Kumppanuuden muodostaminen case-yrityksessä

Case-yrityksen kumppanuuden motiivit ovat, kuten jo aiemmin on todettu, liiketoimintalähtöisiä. Tämä tarkoittaa sitä, että kumppanuuteen liittyvien tuotteiden avulla täydennetään case-yrityksen omaa tarjoomaa. Näin ollen

myös kumppanuuden muodostamiseen tähtäävä prosessi on itsessään varsin myyntisuuntautunut. Seuraavissa kappaleissa esitellään case-yrityksen kumppanuuden muodostamisen vaiheet ja niihin kuuluvat tehtä-vät.

Vaatimusmäärittely

Valmisohjelmistolle tehtävä vaatimusmäärittely eroaa räätälöidyn ohjelmis-ton vaatimusmäärittelystä. Toiminnallisuuden määrittelyn sijasta valmisoh-jelmiston hankintaa varten määritellään liiketoiminnan tarpeet. Vaatimus-määrittelyssä on erittäin tärkeää prosessimainen näkemys, jotta voidaan varmistua siitä, että ohjelmisto tulee palvelemaan asiakkaan liiketoiminta-prosessia alusta loppuun. Mikäli ratkaisuksi on vain yksi vahva tarjokas, on parempi suorittaa soveltuvuusanalyysi vaatimusmäärittelyn sijaan. So-veltuvuusanalyysin tavoitteena ei ole määritellä uusia toiminnallisuuksia, vaan määritellä kuinka olemassa olevaa toiminnallisuutta sovelletaan liike-toiminnassa. Ohjelmistoon tehdään muutoksia vain kun se on todella vält-tämätöntä.

Etsintä ja valinta

Sopivan ratkaisun etsintä seuraa case-yrityksessä määriteltyjä periaattei-ta. Seuraavassa kuvassa on ohjelmiston valintaprosessi pääpiirteissään.

Kuva 11. Case-yrityksen ohjelmiston valintaprosessi

Ratkaisu, jota tarjotaan loppuasiakkaalle, voi myös olla monen ratkaisun tarjoajan tuotteiden yhdistelmä, esimerkiksi POS-järjestelmä yhdeltä toi-mittajalta ja korttimaksujärjestelmä toiselta.

Kumppanuusneuvottelut ja kumppanuussopimus

Kumppanuuden ulkoinen tunnusmerkki on jakelusopimus. Case-yritys edellyttää, että jakelusopimuksen pohja tulee ratkaisun valmistajalta, mihin on juridinen syy. Jakelusopimuksen pohja käydään huolellisesti läpi ja epäedullisista ehdoista on neuvoteltava. Lisäksi jakelusopimukseen liittyy seikkoja, jotka tulee aina tarkistaa. Nämä seikat ovat kuvattu hyvin omas-sa dokumentisomas-saan. Ennen muun kuin myyntimateriaalin luovuttamista toiselle osapuolelle tehdään tavallisesti salassapitosopimus, jotta luotta-muksellinen tieto ei leviäisi asiaankuulumattomille. Tuotteeseen liittyvä liiketoimintasuunnitelma tehdään ja hyväksytetään liiketoimintayksikön tai – alueen johtoryhmässä ennen kumppanuuden aloittamista. Liiketoiminta-suunnitelma pitää sisällään investointi- ja tuottolaskelmat seuraaville vuo-sille sekä tuotteen myyntisuunnitelman.

Kumppanianalyysi

Mahdollinen kumppani tutkitaan ja analysoidaan niin tarkasti kuin mahdol-lista. Näin pyritään välttämään ”huonoon” kumppaniin liittyvät sudenkuopat ja samalla saadaan arvokasta tietoa kumppanin liiketoiminnan tilasta jat-koa silmälläpitäen. Näin siis muodostetaan lähtötilanteen kuva kumppanis-ta. Tätä informaatiota voidaan käyttää myöhemmin kumppanuutta uudel-leen arvioitaessa. Niin ikään kumppanianalyysia suorittavat henkilöt raken-tavat itselleen pohjaa mm. heikkojen signaalien tunnistamiseen ko. kump-panuuteen liittyen. Tärkeimmät tutkittavat kohteet ja niiden merkitykset on kuvattu hyvin omassa dokumentissaan.

Markkinatutkimus

Markkinatutkimus tehdään ennen ensimmäistäkään investointia tuotteen tarjoomaan liittämiseksi. Markkinatutkimuksen tarkoituksena on selvittää tuotteen potentiaali markkinoilla. Case-yrityksessä markkinatutkimusten tekemiseen käytetään ulkoisia tutkimusyhtiöitä. Jos potentiaalisten asiak-kaiden lukumäärä on pieni, tarvitaan yksi varma asiakas ratkaisun ottami-seksi osaksi case-yrityksen tarjoomaa. Tällöin kaikki liiketoimintalaskelmat tulee tehdä olettaen, ettei muita asiakkaita tule. Mikäli asiakas on halukas käyttämään aikaa ratkaisun tarkasteluun, voidaan tuotteen markkinakel-poisuutta kokeilla kumppanuusneuvottelujen alkuvaiheessa. Niin ikään ratkaisun kilpailutilanne on tutkittava tarkasti. Kumppaniehdokas tietää yleensä kilpailutilanteen toimialalla, johon tuote on tarkoitettu.

Yhteistyön aloittaminen

Yhteistyön aloittamisessa on kuusi erillistä tehtävää, jotka ovat osittain päällekkäisiä ja osittain rinnakkaisia. Nämä tehtävät ovat

1) Lokalisointi

Lokalisoinnin tarkoituksena on saattaa ratkaisu kyseessä olevalle markkina-alueelle (esim. maantieteellinen alue) sopivaan tilaan. Tär-kein tehtävä lokalisoinnissa on ratkaisun kielikäännös paikalliseen kie-leen. Käännös pitää sisällään käyttöliittymän, operatiivisten raporttien, järjestelmän antamien ilmoitusten, avustetekstien, käyttöohjeiden ja ohjelmistokäsikirjojen kääntämisen. Myös lainsäädännölliset ja paikalli-set käytännöt tulee tarkistaa, kuten pankki-, perintä-, tulli- ym. yhteyk-sien käsittely. Viranomaisraportointi, liiketoiminnan raportointijaksot (ti-livuodet), valuutat, pyöristykset yms. ovat niin ikään lokalisoinnissa huomioon otettavia asioita.

2) Kompetenssin kehittäminen

Ratkaisun toimittaminen ja ylläpito edellyttää kompetenssia ymmärtää toimialaa, johon ratkaisu on tarkoitettu. Niin ikään järjestelmän tekninen

ratkaisu voi olla sellainen, että se edellyttää uutta teknistä osaamista ja uusien ohjelmistotyökalujen hallintaa. Tähän on varauduttava tekemäl-lä kompetenssin kehittämissuunnitelma jo ennen kumppanuussopi-muksen tekemistä. Kompetenssin kehittämisen tulee alkaa viimeistään kumppanuussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Kouluttautuminen koskee myyntiä, myynnin tukea, tuotepäällikköä, liiketoimintakonsultte-ja, tuotekonsultteliiketoimintakonsultte-ja, kehittäjiä ja teknisiä asiantuntijoita. Ratkaisun tar-joajan on kyettävä antamaan riittävä koulutus.

3) Tukisovellukset ja – palvelut

Joihinkin sovelluksiin tarvitaan tukisovelluksia, kuten korttimaksu- tai muuta tunnistautumisjärjestelmää. Kokonaisjärjestelmää toimitettaes-sa, tällaiset tukisovellukset tulee myös valita ja rakentaa rajapinnat tuotteen ja tukisovelluksen välille. Myynnin edistämiseksi, on tarjottava myös tuotteeseen liittyviä tukipalveluita. Erityisesti pienet asiakkaat tar-vitsevat kokonaistoimituksen, joka pitää sisällään tuotteen, tukisovel-lukset, toimituksen ja sovellushallinnan. Pienille yrityksille sovellus-vuokrauspalvelu (ASP-palvelu) on myös vaihtoehto.

4) Ensimmäinen toimitus

Kumppanuussopimus on tehtävä viimeistään silloin, kun loppuasiak-kaan kanssa on tehty sopimus ja ennen kuin toimitus aloitetaan.

Kumppanuussopimuksessa onkin sovittava siitä, kuinka paljon ja mihin hintaan on mahdollista saada ratkaisun tarjoajan resursseja tukemaan järjestelmätoimituksia. Ensimmäinen toimitus poikkeaa aina muista.

Case-yrityksen asiantuntijat ovat koulutettu, mutta heillä ei vielä ole ko-kemusta ratkaisun toimittamisesta. Sen vuoksi ensimmäisessä toimi-tuksessa pyritään käyttämään ratkaisun tarjoajan resursseja laajasti.

Ensimmäinen toimitus vaatii myös erityistä huomiota hyvän referenssin saamiseksi. Hyvän referenssin merkitys on suuri ratkaisun jatkomyyntiä silmälläpitäen.

5) Ylläpito

Ylläpidon tarkoituksena on turvata loppuasiakkaan investointi siten, et-tä asiakas saa ratkaisusta tarvitsemaansa lisäarvoa ja ratkaisulla on riittävän pitkä elinkaari, jotta asiakas voi katsoa jossakin vaiheessa rat-kaisuun tehdyn investoinnin tulleen takaisinmaksetuksi. Mikäli ratkaisu on toimitettu vain yhdelle asiakkaalle, voidaan yksilöllisesti sopia lop-puasiakkaan kanssa ylläpitopalvelun sisällöstä ja hinnasta. Jos ratkai-su on kuitenkin toimitettu usealle asiakkaalle, on järjestettävä asiak-kaan käyttöön neuvontapalvelu (help-desk) sekä muut tarvittavat tuki-ja ylläpitopalvelut. Järjestelmätoimittatuki-ja vastaa yleensä uusien versioi-den testauksesta ja lokalisoinnista. Tämän tehtävän edellytyksenä ovat sekä inhimilliset voimavarat että soveltuvat tietokoneympäristöt, mikä tulee ottaa huomioon ratkaisun hinnoittelussa.

6) Markkinointi ja myynti

Markkinointi- ja myyntitoimenpiteet tulisi suunnitella ja aloittaa välittö-mästi kumppanuussopimuksen (tai aiesopimuksen) tekemisen jälkeen.

Toimenpiteiden tekemisessä on paljon hyötyä aikaisempien vaiheiden tulosaineistoista, kuten markkinatutkimuksen asiakas-/postitusluettelos-ta. Markkinointi- ja myyntitoimenpiteet kuten markkinointi- ja esittelyma-teriaalien valmistelusta omalle alueelleen, näyttelytoiminnasta, asia-kasseminaareista, henkilökohtaisesta myyntityöstä ja suoramarkki-noinnista vastaa järjestelmätoimittaja. Ratkaisun tarjoaja vastaa oike-astaan vain myyntivalmennuksista.

Jatkuva liiketoiminta

Jatkuvaan liiketoimintaan siirrytään, mikäli tuotteella nähdään olevan ky-syntää jatkossakin. Jatkuvaa liiketoimintaa varten järjestelmätoimittajan on pidettävä huolta järjestelmän ylläpidon järjestämisestä ja kompetenssin säilyttämisestä, markkinoinnista ja myynnistä, sekä päämiesyhteyksistä.

Jatkuvan liiketoiminnan tilassa on säännöllisesti arvioitava vastaako

kumppanuussopimuksessa kuvatut toimintamallit todellisuutta. Tarvittaes-sa tulee kumppanuussopimusta päivittää ja uudistaa. SeuraavisTarvittaes-sa kappa-leissa kuvataan em. kokonaisuuksien sisältö.

1) Ohjelmiston ylläpito

Ohjelmiston ylläpitoa varten perustetaan sovellushallintaorganisaa-tio, jolle varataan tarpeellinen vahvuus ja osaaminen. Ylläpitotyö pi-tää sisällään yhteydenpidon asiakkaaseen, ensisijaisen neuvonta-palvelun, sovellushallinnan, erikseen sovittaessa asiakkaiden kou-luttamisen, ohjelmistopäivitykset, lokalisointitehtävät (omien loka-lisointien siirtäminen uusiin versioihin), ylläpitotyön laskuttamisen ja kompetenssinhallinnan (sertifikaattien lukumäärän säilyttäminen).

Normaalisti case-yritys antaa kaikkea tukea asiakkailleen. Ratkai-sun tarjoaja (päämies) tuottaa toissijaisen tuen case-yritykselle, mi-kä case-yrityksen osaaminen tai valtuudet eivät riitä ongelman rat-kaisemiseksi. Ratkaisun tarjoaja on myös vastuussa perusohjelmis-tosta, mutta korjauspyynnöt tulevat case-yrityksen kautta. Luonnol-lisesti case-yritys on vastuussa muutoksista, jota se on itse totutta-nut.

2) Markkinointi ja myynti

Case-yrityksen tulee tehdä aktiivisesti markkinointi- ja myyntityötä tarjoamalla asiakkaille lisäarvoa ohjelmiston ominaisuuksien hyö-dyntämismahdollisuuksien neuvonnalla ja toteuttamisella. Niin ikään uusasiakashankinta kuuluu case-yrityksen myynnillisiin tehtäviin.

Jatkuvan liiketoiminnan tilassa on aina oltava valmiina näkemään mahdollisuudet omien lisäarvopalveluiden sisällyttämiseen perus-tuotteeseen, varsinkin jos ratkaisulla on muita toimittajia, sillä lisä-arvopalveluiden sisältö erottaa toimittajat kilpailutilanteessa.

3) Päämiesyhteydet

Päämiesyhteyksien ylläpitämisellä tarkoitetaan kosketuspinnan yl-läpitämistä case-yrityksen ja ratkaisun tarjoajan välillä. Yhteyttä on pidettävä organisaation kaikilla tasoilla. Ylläpitopalveluryhmän ja/tai tuotepäällikön tehtäviin kuuluvat myynnin pipeline-raportointi, lop-puasiakkaan maksamien ylläpitomaksujen laskuttaminen ja välittä-minen ratkaisun tarjoajalle, mahdolliset vuosimaksujen hyväksymi-nen ratkaisun tarjoajalle, ohjelmistopäivitysten lokalisoinnit, ratkai-sun tarjoajan tuote- ja teknisen informaation seuraaminen ja myyn-timateriaalien tuottaminen.

Vähemmän kiinteissä suhteissa päämiesyhteyksistä vastaa linjaor-ganisaation johto tai kumppanuuspäällikkö, joiden tehtävät on ku-vattu kappaleessa 3.2. Useimmat ratkaisun tarjoajat järjestävät vuosittaisia järjestelmätoimittajatapaamisia, jotka ovat hyviä tilai-suuksia tuotteeseen liittyvän kehitysinformaation hankkimiseen.

Kumppanuuden tasot case-yrityksessä

Case-yrityksessä nähdään, että kumppanuuden syvyys on riippuvainen tarpeesta. Mikäli konkreettista toimitusta ei ole näkyvissä, ei syvempään kumppanuuteen ole tarvetta, eikä silloin myöskään ole tarvetta neuvotella kumppanuussopimusta. On kuitenkin hyvä ylläpitää henkilökohtaisia suh-teita ratkaisun tarjoajaan tai tehdä aiesopimus ratkaisun myymisestä. Ca-se-yrityksen kumppanuuksille määritellyt syvyysluokat ovat:

Taulukko 5. Kumppanuuksien syvyysluokat case-yrityksessä

Luokka Kuvaus

Prospekti Informaation vaihto ja yhteydenotto

Uusi kumppanuus Liiketoimintayksikön (BU) johto on tehnyt päätöksen tarjoomalähtöisen kumppanuuden muodostamisesta.

Loppuasiakkaalle on jo tehty ensimmäinen tarjous.

Solmitaan kumppanuussopimus ja aloitetaan

koulut-tautuminen ym. aloitustoimenpiteet. Mikäli ratkaisu on tarkoitettu vain yhdelle asiakkaalle, tehdään tapaus-kohtainen sopimus.

Vakiintunut kumppanuus Järjestelmätoimittaja ja ratkaisun valmistaja ovat luo-neet organisaatiot jatkuvaa yhteistyötä silmälläpitäen.

Toimitetaan jatkuvasti, sovellushallinta on käynnissä ja tehdään myyntityötä.

Case-yritys siis luokittelee kumppanuutensa syvyyden kumppanuuden operationaalisen tilan mukaan.