9. Vertailu rakennusliikkeen käyttämään toimintamalliin
9.4 Kehitysehdotukset
Vertailun perusteella tutkimuksessa kehitettyä mallia voidaan parantaa mm.
seuraavien osa-alueitten suhteen:
– Toimintaohjeiden jatkoksi olisi kehitettävä yksityiskohtaisempia ohjeita toteutuksen tueksi, mm. tarkentamista kaipaavat erityisesti menettelyt on-gelmien ratkaisemiksi prosesseissa, uusien prosessien toimivuuden arvioin-tiin liittyvät toiminnot ja erityisesti muutoksen toteuttamiseen liittyvät toi-minnot.
– Päätöksentekopisteiden tunnistaminen ja päätöksentekokriteerien selkeyttä-minen antaisivat kehitetylle mallille selkeää lisäarvoa. Develoop-malliin ver-rattuna tämä on selkeä puute. Päätöksenteon osalta tutkimuksessa kehitet-tyyn malliin tulisi erityisesti puuttua niihin vaiheisiin, joissa projektiin osal-listuvien sitoutumista täytyy punnita uudelleen, esimerkiksi koerakennus-kohteiden käynnistämisestä päätettäessä. Myös erilaisten mittareiden tuotta-man tiedon pohjalta tehtävä päätöksenteko on syytä ottaa huomioon otuotta-mana erityiskohteenaan.
– Hankkeen organisoinnin tehokkaampi ohjeistaminen ja erilaisten roolien, niihin liittyvien vastuiden, valtuuksien ja osaamisen kuvaaminen tarkemmin on eräs edellytyksistä tutkimuksessa kehitetyn mallin saattamiseksi käyttö-kelpoisempaan muotoon.
Projektin laadunvarmistukseen liittyvien seikkojen ottaminen huomioon paran-taisi myös tutkimuksessa kehitetyn mallin käytettävyyttä ja pienentäisi kehitys-hankkeeseen liittyviä riskejä. Malliin tulisi lisätä mm.
– Kuvauksia erilaisten katselmusten tekemisestä ja niiden perusteella tehtävien korjaavien toimenpiteiden toteuttamisesta.
– Menettelyjä projektissa tapahtuvien muutosten hallitsemiseksi.
– Tapoja ja työkaluja analysoida kehittämiseen liittyviä riskejä.
– Develoop-mallin jatkokehityksen ja soveltuvuuden laajentaminen osalta tässä esitetään kehitysehdotuksia nimenomaan rakennusprosessin parantami-sen ja tämän tutkimukparantami-sen näkökulmasta. Develoop-mallia voidaan varmasti soveltaa yleisemmin myös muuhun kehittämiseen.
Eräs keskeisistä kehitysehdotuksista on Develoop-mallin sovellettavuuden pa-rantaminen yritysryhmähankkeissa. Tämän papa-rantaminen kaipaa osakseen seu-raavia muutoksia:
– Kehityshankkeen määrittelyvaiheessa erityistä huomiota tulisi kiinnittää strategiavaiheeseen. Käytössä olevasta Develoop-mallin versiosta tämän vaiheen ohjeistus todetaan olevan kehitteillä. Strategiaa laadittaessa yritys-ryhmähankkeelle, on syytä saada riittävällä tarkkuudella selville yksittäisten yritysten tarpeet ja odotukset hankkeen suhteen. Siksi on syytä kuulla yri-tyksiä sekä erikseen että järjestää yhteisiä tilaisuuksia tarpeiden selvittämi-seksi. Lisäksi ryhmähankkeen osalta on syytä panostaa strategiaa luotaessa toimintaympäristön (esim. kilpailevien vaihtoehtojen) analysointiin.
– Projektiorganisaatiomäärittelyissä on otettava huomioon osallistujien kuu-luminen eri organisaatioihin. Sinänsä organisaatiomäärittelyssä on jo koros-tettu varsinaisten kehitysryhmien poikkialaisuutta. Tämän ottamiseksi huo-mioon ehdotetaan, että kehitysprojektin johtoryhmä muodostetaan eri yri-tysten edustajista. Vastaavasti projektiorganisaatiota ja määriteltäessä tulee ottaa huomioon se, että osallistuvien yritysten näkökulmat on otettu riittä-vällä tavalla huomioon.
– Ryhmähankkeissa kriittiseksi tekijäksi nousee tiedottaminen. Develoop-mallissa ei puututa siihen, milloin, miten ja kenelle hankkeesta, sen käyn-nistämisestä ja etenemisestä tulisi tiedottaa.
– Aikataulujen laatiminen, budjetointi ja resursointi hankkeelle on syytä tehdä kahdella tasolla: yksittäisen yrityksen osalta sekä koko kehityshankkeen yh-teenvetona. Yritysten osalta ko. kohdat on syytä säilyttää yrityksen sisäisenä tietona. Aikataulussa pysymisen, budjettivalvonnan sekä resurssien käytön suhteen on laadittava omat pelisäännöt. Niissä on syytä selkeästi sopia toi-mintatavasta poikkeamien osalta.
– Projektin mitattavien tavoitteiden osalta menettelyjä tulisi muuttaa yritys-ryhmälle sopivammaksi. Mm. erilaisten vaikuttavuustavoitteiden kirjaami-seen tarjolla olevat työkalut voidaan helposti muuntaa koskemaan yhteisiä tavoitteita. Tavoitteissa pysymisen seurantaa varten suositellaan mittareiden nykytason kuvaamista jatkossa tapahtuvaa vertailua silmällä pitäen.
Mikäli Develoop-mallia halutaan kehittää soveltuvaksi tehokkaammin proses-sien kehittämiseen voitaisiin, siinä ottaa huomioon seuraavia seikkoja:
– Kehittämisen kokeilu rakennushankkeissa tulisi ohjeistaa tehokkaammin.
Nyt mallissa on esitetty ainoastaan hallinnollisia toimenpiteitä kehittämisen tulosten käyttöönottamiseksi, mutta niissä ei oteta kantaa siihen, miten uusia prosesseja ja toimintatapoja voidaan testata rakennushankkeissa eri osa-puolten kesken.
– Mallintamistyökalujen käyttöä prosessien parantamisessa tulisi ohjeistaa.
Prosessien kehittämisessä on lähes välttämätöntä kyetä mallintamaan ja ku-vaamaan prosessit systemaattisella tavalla. Mallintamistyökaluja on run-saasti käytössä ja niiden ohjeistusta tulisi harkita, mikäli Develoop-mallia käytetään liiketoimintaprosessien kehittämiseen tai muuhun prosessien ke-hittämistyöhön. Kehityshankkeen organisoinnissa olisi syytä ottaa huomioon myös se, että prosessien kuvaamisen osalta on varmistettava riittävä mallin-tamisosaaminen.
– Mittavien tavoitteiden seurannan osalta mallissa on ohjeita vain tavoitteiden seurannan tekemiseen. Malli kaipaa ohjeita ja esimerkkejä siitä, miten mitta-reita voidaan luoda ja kehittää kriittisistä menestystekijöistä, miten tietoa ke-rätään halutuista kohteista ja miten saatua tietoa voidaan hyödyntää.
Edellä mainitut kehitysehdotukset lähetettiin Develoop-mallin käytöstä ja jatko-kehityksestä vastaavalle henkilölle kommentoitavaksi. Kehitysehdotukset ar-vioitiin seuraavasti [Karlsson, 2001]:
– Strategiavaiheen kehittämistä koskeva kommentti koettiin tarpeelliseksi.
Jatkossa kiinnitetään enemmän huomiota henkilöiden sitouttamiseen myös aikaisemmin kuin muodollista ”projektisopimusta” tehtäessä.
– Projektin muodostumista eri organisaatioiden kesken on päästy jo kokeile-maan. Sen perusteella ongelma on riittävän selkeiden roolien määrittelyssä eri toimijoiden kesken. Erityisesti projektin omistajan ja johtoryhmän roo-lien määrittely on keskeistä.
– Projektin tiedottamista ja kommunikointia koskeva ehdotus koettiin tär-keimpänä Develoopin kannalta. Jatkoehdotuksena suositellaan tässä tutki-muksessa ehdotettavien mallien soveltamista käytäntöön (mm. parannuksista tiedottaminen B34, tulosten julkistaminen, B44).
– Ohjausta ja valvontaa koskevaan kommenttiin todettiin, että projektin osalta asia on kunnossa, mutta yksilön tai organisaation tasolla asiaan ei ole vielä
puututtu. Näiden nivomiseksi yhteen voitaisiin soveltaa kehittämisestä vas-taavan henkilön mukaan tasapainotetun tuloskortin ajattelumallia. Jatkotoi-menpiteenä ehdotetaan Develoop-malliin sovellettavaksi tutkimuksen mallin toimintaohjeita B12 (odotusten, resurssien ja kriittisten menestystekijöiden määrittely) ja mittareiden luomista koskevaa ohjetta B22.
– Edellinen koskee myös kommenttia tavoitteiden, mittareiden ja pelisääntöjen laatimiseksi yritysryhmälle sopivaksi. Keskeisin lisä, mitä tutkimuksessa kehitetty malli voi antaa Develoop-mallille, on tavoitteiden asetannan, mit-taamisen ja seurannan soveltamista ryhmähankkeelle. Kehityksestä vastaa-van henkilön kommenttien perusteella tälle on selvästi olemassa tarve.
– Päätöksentekopisteitä koskevan kommentin osalta todettiin, että Develoop-mallin käyttö voidaan yhdistää tuotekehitystä koskeviin ohjeisiin ja sitä kautta saavuttaa toimiva lähestymistapa. Sama koskee myös pilot-hankkeita ja niiden sovittamista yhteen kehityshankkeen kanssa.
– Mallinnustyökalujen käyttö tuntui kommentoinnin perusteella vieraalta eikä siitä ollut aiempaa kokemusta. Etenkin siitä saatava hyöty kyseenalaistettiin.