Aineisto sisältää kohdeyrityksen kaikkien tiimien 1. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun sarakkeet 2. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun filtterit
3. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun kumulatiivisen virtauskaavion (Cumulative Flow Diagram, CFD)
4. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun ControlChart-kaavion ja sen datan
Aineisto on esitetty tiimeittäin järjestettynä. T1-tiimillä on käytössään kaksi Jira-taulua.
Esitysjärjestys
A1
A2
T1, A-taulu
T1, B-taulu
T2
Tiimikohtaisen esityksen tehostamiseksi ja selkeyttämiseksi ControlChart-kaa-vion selitys (legend) on esitetty tässä.
A1-Tiimi
1. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun sarakkeet:
A1-tiimi valkotaulun sarakkeet ovat järjestelmän oletusasetuksen mukaiset.
Tiimi ei käytä taulullaan eksplisiittisiä WIP-limiittejä.
2. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun filtterit
Filtterit ovat järjestelmän oletusasetusten mukaiset. Kohtien 1 ja 2 perusteella val-kotaulun räätälöinnin aste on alhainen.
3. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun kumulatiivinen virtauskaavio (Cu-mulative Flow Diagram, CFD)
Jira-järjestelmän valkotaulu on otettu systemaattisesti käyttöön 2013 kesäkuussa, jolloin valkotaululla olevien työtehtävien määrä lähtee vahvaan kasvuun. Käyttö hidastuu syyskuussa 2013 todennäköisesti kvartaalinvaihteen aiheuttaman kii-reen johdosta. Tämän jälkeen käyttö jää joulukuuhun asti jatkuvalle hitaammalle uralle, jonka jälkeen käyttö tyrehtyy lomakauden vaikutuksesta.
Työnvirtaus on kaavion perusteella sujuva. Sarakkeisiin ei muodostu ”kup-lia”, jotka indikoisivat ongelmista virtauksessa. Lisäksi työtehtävien määrän yl-täessä lähes 300 kappaleeseen, on perusteltua olettaa että vähintään puolet mer-kittävistä työtehtävistä on kulkenut Jira-järjestelmän kautta.
4. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun ControlChart ja niiden data
A1-Tiimin ControlChart-kaaviossa on selvästi havaittavissa sama kehitys kuin kumulatiivisessa virtauskaaviossakin. Keskimääräinen työtehtävän läpimeno-aika (30 päivän liukuva keskiarvo) alkaa laskea voimakkaasti kesällä 2013. Vir-taus pysyy läpimenoajan suhteen stabiilina marraskuuhun asti, jolloin käytön hi-dastuminen ja kvartaalikiire alkavat näkyä. Loppuvuotta kohti Kanban-taulun käyttöaktiivisuus laskee ja keskimääräinen läpimenoaika nousee korkeaksi.
A2-Tiimi
1. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun sarakkeet
A2-tiimin käyttämän valkotaulun sarakkeet poikkeavat järjestelmän oletuksesta.
Lisäksi tiimi käyttää eksplisiittisiä WIP-limiittejä sarakkeissaan ”Teossa” ja ”Va-lidointi”.
2. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun filtterit
Tiimin käyttämät valkotaulun filttereitä on monipuolistettu järjestelmän lähtöti-lannetta merkittävästi pidemmälle. Tämä yhdessä kohdan 1 kanssa kielii korke-asta räätälöinnin tasosta.
3. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun kumulatiivinen virtauskaavio (Cu-mulative Flow Diagram, CFD)
A2-tiimi on ottanut oman valkotaulunsa käyttöön, kun uusi organisaatio astui voimaan marraskuun 2013 alussa. Tarkasteltava jakso on siis melko lyhyt.
Kaavion perusteella työn virtaus on stabiloitunut alun pienen omaksumis-vaiheen jälkeen. Huomionarvioisinta kaaviossa on kuitenkin automaattisen työ-tehtävien generoinnin käyttöönoton aiheuttamat pomput ”tulossa”-sarakkeessa joulu- ja tammikuun ensimmäisenä päivänä. Kuten joulukuun osalta nähdään, automaattisella generoinnilla pystyttiin luomaan yli puolet kaikista joulukuun
työtehtävistä. Tämä kertoo myös A2-tiimin Jira-järjestelmässä näkyvien työteh-tävien luonteesta; suuri osa niistä on aikataulutettuja kuukausittain tai kvartaa-leittain toteutettavia toistuvia työtehtäviä.
4. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun ControlChart ja niiden data
A2-tiimin työn tuottavuus on työn läpimenoajan suhteen kehittynyt stabiloitu-misen myötä myönteisesti. Työn läpimenoajan liukuva keskiarvo on pysynyt las-kevana koko tarkastelujakson. Tarkasteltava ajanjakso on kuitenkin melko lyhyt, eikä esimerkiksi sisällä yhtään kokonaista kvartaalikiertoa. Suoraa päätelmää Jira-järjestelmän käyttöönoton vaikutuksesta työn tehostumiseen ei siis yksin tä-män perusteella voida tehdä.
T1-Tiimi, A-taulu
1. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun sarakkeet
T1-tiimin A-taulun sarakerakenne on järjestelmän oletusrakenne, eikä sarake-kohtaisia WIP-limiittejä ole käytössä.
2. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun filtterit
A-taulun filtterit ovat järjestelmän oletusfiltterit. Kohtien 1 ja 2 perusteella T1-tiimin A-taulun räätälöinnin taso on vähäinen.
3. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun kumulatiivinen virtauskaavio (Cu-mulative Flow Diagram, CFD)
T1-tiimi on aloittanut A-taulunsa käytön jo vuoden 2012 puolella. Työn virtaus on kaavion perusteella hyvin stabiili ja taulun käyttö rutiininomaista. ”Vali-dointi”-sarakkeeseen on syntynyt hetkellisiä kuplia huhti-toukokuussa 2013. Sa-moin loppuvuonna validointi on kestänyt hieman alkuvuotta ja kesää pidem-pään. Merkittävistä ongelmista ei kuitenkaan ole kysymys.
4. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun ControlChart ja niiden data
Syyskuuhun 2013 asti läpimenoajan kehityksen voi katsoa toteutuvan stabiilin virran mukaisena. Huhti-toukokuun pieni validointikupla näkyy 30 päivän liu-kuvan läpimenoajan pidentymisenä kyseisenä ajanjaksona.
Syyskuussa työtehtävien generointi tehtiin kootusti hyvin lyhyessä ajassa (todennäköisesti yhden päivän aikana). Samaan aikaan B-taulu otettiin tehok-kaammin systemaattiseen käyttöön. Tämä näkyy selvästi pidempänä läpimeno-aikana (pomppuna) lokakuun alussa. Marraskuun voi vielä katsoa jokseenkin palaavan samalle läpimenoajan trendille, mutta joulukuussa taulun luonne on jo erilainen.
T1-Tiimi, B-taulu
1. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun sarakkeet
T1-tiimin B-taulun sarakkeet ovat vakiomuotoisia, eikä niihin ole määritelty eks-plisiittisiä WIP-limiittejä.
2. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun filtterit
Valkotaulun filtterit ovat Jira-järjestelmän oletusten mukaiset. B-taulua ei siis ole räätälöity tiimin käyttöön kohtien 1 ja 2 osalta mitenkään.
3. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun kumulatiivinen virtauskaavio (Cu-mulative Flow Diagram, CFD)
Kumulatiivisessa virtauskaaviossa näkyy selvästi taulun systemaattisempi käyt-töönotto syyskuussa 2013. Noin yksi kolmasosa vuoden aikana tehdyistä työteh-tävistä on generoitu taululle tammi-syyskuussa ja kaksi kolmasosaa syyskuun jälkeen. Työn virtaaminen on syyskuusta eteenpäin melko tasaista ja jatkuvaa – joululomien vaikutus kuitenkin näkyy pienenä hidastumisena.
4. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun ControlChart ja niiden data
B-taulun ControlChart-kaavion läpimenoaika paljastaa, että B-taulun käyttö on ollut satunnaisempaa ennen syyskuista käytön tehostumista. Siitä eteenpäin lä-pimenoajat ovat stabiloituneet hyvin ennustettavaksi.
T2-Tiimi
1. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun sarakkeet
T2-tiimin sarakkeita on räätälöity tiimin yksilöllisiin tarpeisiin. WIP-limiittejä sa-rakkeisiin ei kuitenkaan ole määritelty.
2. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun filtterit
Valkotaulun filttereitä on monipuolistettu tiimin tarpeen mukaan. Kohtien 1 ja 2 perusteella voidaan todeta, että T2-tiimin käyttämä valkotaulu on räätälöity tii-mille sopivaksi.
3. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun kumulatiivinen virtauskaavio (Cu-mulative Flow Diagram, CFD)
T2-tiimin valkotaulun käyttö on virtauskaavion perusteella pisimmälle kehitty-nyttä ja kypsintä. Virtaus pysyy tasaisena ja työtehtävien määrä on suuri. Taulu on otettu käyttöön huhtikuussa 2013 ja alle vuoden kuluessa siinä näkyvien työ-tehtävien määrä on ylittänyt 450 kappaleen rajan. Lomien vaikutus näkyy hiljai-sempana vaiheena elokuussa ja joulukuun lopussa.
Virtaus on kokonaisuutena vakaata, eikä suuria kuplia työvaiheisiin synny.
Marraskuun tienoilla ”teossa”-sarakkeen leveys hivenen korostuu, muttei mer-kittävästi.
4. Jira-järjestelmässä olevan valkotaulun ControlChart ja niiden data
ControlChart-kaaviossa näkyy selvästi Jira-järjestelmän käytön kypsyys. Työn läpimenoajan liukuva 30 päivän keskiarvo vaihtelee päivittäin, jolloin taulun voi todeta olevan tehokkaasti päivittäisessä käytössä. Lisäksi alun omaksumisvai-heen jälkeen läpimenoaika on stabiloitunut lähelle todellista keskiarvoa (yksittäi-nen kaavion läpäisevä viiva). Marraskuun tienoille osunut ”teossa”-vaiheen pieni kupla näkyy selvästi kohonneina läpimenoaikoina.
T2-tiimin voi näiden havaintojen perusteella todeta omaksuneen Jira-järjes-telmän osaksi työnteon rutiiniaan.