Järjestelmän käyttö yrityksessä

Yrityksessä 1 järjestelmää käytettiin osana yrityksen intranet-ratkaisua. Tietojärjes­

telmän käyttö oli jaettu erillisiin työtiloihin siten, että yksittäisessä työtilassa käsitel­

tiin yhteen, ennalta määrättyyn aihepiiriin liittyviä innovaatioita. Työtilat olivat sisäl­

löllisesti irrallisia toisistaan; esimerkiksi ideoiden siirtäminen yhdestä työtilasta toi­

seen oli sallittu ainoastaan sisällöntuottaja-ja pääkäyttäjille.

Työtilojen aihepiirit käsittelivät pääosin yrityksen harjoittamaa tuotekehitystä. Jokai­

selle yrityksen toimittamalle tietojärjestelmälle oli luotu oma työtila. Lisäksi yksi yrityksen tiimi oli luonut oman työtilan käyttöönsä. Kaikki työtilat olivat avoimia kaikille yrityksen työntekijöille. Jokainen työntekijä kykeni siten jättämään idean mihin tahansa työtiloista. Työtilat esitettiin intranet-järjestelmässä muiden - esimer­

kiksi projektia tai prosessia varten - luotujen työtilojen yhteydessä. Työtilan tilaami­

nen määrättyyn innovaatiotarkoitukseen oli sallittua jokaiselle työntekijälle. Tätä mahdollisuutta hyödynnettiin kuitenkin vähän.

Yrityksen kolmesta liiketoimintayksiköstä erityisesti yksi oli aktiivinen innovaatio- työtilojen käyttäjä. Muissa liiketoimintayksiköissä osallistumisaste oli huomattavasti vähäisempi: muodostuen tyypillisesti vain muutamasta, satunnaisesta käyttäjästä.

Työtiloihin syötettyjä ideoita käsiteltiin työtilakohtaisesti. Osassa tuotekehityksen työtiloista järjestettiin arvostelukokouksia, joissa valittiin innovaatioprosessin front end -vaiheesta konseptivaiheeseen siirrettävät ideat. Osassa työtiloista tuotekehityk­

sestä vastaava yrityksen työntekijä valitsi jatkokehitettävät ideat pääsääntöisesti yk­

sin.

Ideoiden syötön ja palkitsemisen käytännöt

Suurin osa haastatelluista käyttäjistä syötti ideoita järjestelmään muutamia kertoja kuukaudessa. Tuotteessa, jonka tuotekehitysprosessin käytännöissä työtila oli kiinte­

ästi mukana, työntekijä saattoi syöttää ideoita jopa päivittäin. Suurin osa haastatel­

luista ei seurannut, mitä ideoilleen syöttämisen jälkeen tapahtui.

Kohdeyrityksessä työntekijöitä ei palkittu ideoiden syöttämisestä järjestelmään. Niin ikään esimerkiksi työnkuvaan liittyviä velvollisuuksia ideoiden syöttöön, tai muun­

laisia insentiivejä, ei oltu otettu käyttöön. Suurin osa haastatelluista suhtautui palkit- semisjärjestelmän potentiaaliseen käyttöönottoon myönteisesti. Arviot palkitsemis- käytäntöjen heijastumisesta ideoihin kuitenkin vaihtelivat: osa käyttäjistä arveli syöt­

tävänsä laadukkaampia ideoita ”porkkanan” toivossa ja ideoinnin yleisen aktiivisuu­

den lisääntyvän, osa taas korosti heikompilaatuisten, palkkion toivossa syötettyjen, ideoiden yleistymistä. Palkitsemisen muotoina nähtiin suoran rahapalkkien lisäksi aktiivisten ideoijien tai hyvien ideoiden huomiointi, esimerkiksi organisaation johdon toimesta. Toisaalta jo ideoiden syöttämisen luoman vaikutusmahdollisuuden arvioi­

tiin itsessään riittävän palkkioksi.

Järjestelmän käytön vaikutukset organisaatioon

Arviot siitä, onko tietojärjestelmän käyttöönotto vaikuttanut yrityksessä sovellettui­

hin käytäntöihin tai tapoihin, vaihtelivat sen mukaan, missä yrityksen alaorganisaati­

ossa haastateltava työskenteli. Tietojärjestelmää aktiivisesti käyttäneessä tuotekehi- tysorganisaatiossa muutosta aiempiin käytäntöihin korostettiin. Konkreettisina esi­

merkkeinä vaikutuksista kuvattiin yrityksen tuottamien tietojärjestelmien julkaisu- käytäntöjen vahvistuminen: tietojärjestelmän kautta kommunikoitavan innovaatio- prosessin myötä tuotekehitykseen nähtiin tulevan rytmiä ja asioiden tapahtuvan tiet­

tyä aikataulua noudattaen. Vastaavasti suuremman joukon saaminen mukaan uusien toiminnallisuuksien ideointiin ja tuotekehityksen seuraamiseen nähtiin positiivisena, tietojärjestelmän käyttöönottoa seuranneena käänteenä. Tuotekehityksen ulkopuolel­

la muuttuneet käytännöt liittyivät sähköpostikommunikaation vähenemiseen ideoiden kommentoinnin myötä; toisaalta kommentointia ei pidetty kovin aktiivisena.

Tietojärjestelmän kautta toteutuvat vaikutusmahdollisuudet liitettiin erityisesti tuote­

kehitysprosessin tuloksiin. Yrityksen tuotteiden konkreettisiin ominaisuuksiin vaikut­

taminen nähtiin realistisena; vaikutusmahdollisuuksiin koko yrityksen tasolla suhtau­

duttiin kuitenkin skeptisesti. Vaikutusmahdollisuuksia heikentävinä seikkoina pidet­

tiin yleisesti eteenpäinkehitettävien ideoiden valinnasta vastaavien henkilöiden tai ryhmien toiminnan vähäistä läpinäkyvyyttä: vaikka järjestelmään syötetty idea saisi kannatusta, lopullinen valta on ideoiden eteenpäinvalitsijoilla eikä käyttäjien demo­

kratialla.

Käyttötavat ja käytön laajentaminen

Arviot siitä, millaiseen käyttöön tietojärjestelmä sopisi parhaiten, vaihtelivat haasta­

teltavan toimenkuvan mukaan. Kaikki haastatellut suhtautuivat myönteisesti tietojär­

jestelmän käytön laajentamiseen organisaation sisällä.

Asiakkaiden osallistaminen tietojärjestelmän käyttöön nähtiin pääosin positiivisena mahdollisuutena. Ne haastatellut, joiden työtehtävät liittyivät kokonaan tai suurilta osin asiakasrajapintaan, suhtautuivat asiakkaiden mukaan ottamiseen kategorisesti muita haastateltuja myönteisemmin. Avoimen innovaatioprosessin toteuttavan järjes­

telmän hyödyiksi nähtiin asiakkaille välittyvä tunne asiakaspalautteiden oikeasta välittymisestä eteenpäin. Vastaavasti asiakkaiden keskinäisen keskustelun seuraami­

nen arvioitiin mielenkiintoisena mahdollisuutena. Avoimen innovaatiojärjestelmän haittapuolina esitettiin arvioita järjestelmän teknisestä toteutusmahdollisuudesta. Mi­

ten yrityksen sisäiset ideat saadaan luotettavasti eristettyä asiakkaiden näkyvillä ole­

vista ideoista?

Käytön laajentamiseen liittyviä näkemyksiä yhdistäväksi tekijäksi nousi tietojärjes­

telmään syötettävien ideoiden rajaaminen käyttäjät huomioivin kriteerein. Ideoiden rajatun aihepiirin arveltiin synnyttävän käyttäjille riittävän motivaation järjestelmän käyttöön. Osa informanteista näki yleiseen, geneeristen ideoiden syöttöön suunnitel­

lun järjestelmän, jopa passivoivana.

Haastateltujen käyttäjien esiinnostamat järjestelmän ja sen käyttötapojen muutostar­

peet liittyivät yhtäältä käyttöliittymän parantamiseen ja teknisiin toiminnallisuuksiin, toisaalta suuremman käyttäjämäärän aktivointitarpeeseen. Teknisiin toiminnallisuuk­

siin ja käyttöliittymään kohdistuvat parannusehdotukset yksilöitiin tyypillisesti tar­

kasti: esiinnousseita tarpeita olivat käyttöliittymän värityksen muutokset ja järjestel­

mäintegraatio toiseen käytettyyn ohjelmistoon. Uusien käyttäjien aktivointitarve ma­

nifestoitui ”sisäisen tietoisuuden lisäämisenä” - tähän mennessä järjestelmää vähän käyttäneiden liiketoimintayksiköiden aktivoinnista mukaan käyttöön. Aktivointiin yhdistettiin käyttäjien sitouttaminen henkilötasolla ja käytön tärkeyden kommuni­

kointi: tietojärjestelmän käytön yhteys arjen helpottumiseen tulisi tuoda koko organi­

saation tietoisuuteen. Osa haastatelluista näki tarvetta järjestelmän ”re-launch”:lle yrityksen sisällä.