raport-teja niin kurssi- ja hotellivarausjärjestelmästä, kuin taloushallinnon oh-jelmistostakin. Lähtökohtana on, että arvonlisäverojen laskentavaiheessa kohdekuukauden arvonlisäverollinen toiminta-aste ei enää muutu, ja käyttöasteraportit ovat valmiita muodostettaviksi. Myös kirjanpidossa kaikki kohdekuukauden kirjaukset ja täsmäytykset tulee olla tehtynä vii-meistään raporttien muodostamisajankohtana.
Taloushallinnon ohjelmistolla muodostetaan tarvittavat kirjanpidon ra-portit kohdekuukauden arvonlisäverollisen toiminnan tuotoista ja kuluis-ta. Jälkikäteistarkastusten sujuvoittamiseksi, raportit on syytä käsitellä niin, että niistä lopulliselle arvonlisäverolaskelmalle siirrettävät luvut on helppo todentaa. Koska arvonlisäverollisille myynneille on olemassa omat tilinsä, voidaan niiden osalta muodostaa yksi kirjanpidon pääkirja, jossa on huomioitu kaikki tilit. Myynnin arvonlisäverovelkojen täsmäyttämistä
TILATYYPPI: %-OSUUS
(JAKOPERUSTE) JAKO: KÄYTTÖASTE: KP
(kiinteistö) KP (siivous) Majoitus- ja majoituksen aputilat 1 35,09 % 2-vaiheinen Majoitusvuorokaudet 162 140 Majoitus- ja majoituksen aputilat 2,
KiRa:n osuus 1,26 % 161 141
Luokka- ja luokkatilojen aputilat 1 20,78 % 2-vaiheinen Käyttöaste 164 145 Luokka- ja luokkatilojen aputilat 2,
HUMAK 13,14 % 161 141
Toimistotilat 1, hallinto 0,16 % 1-vaiheinen 571 571
Toimistotilat 2, hallinto 0,90 % 2-vaiheinen Liikevaihtojen suhde 165 146
Toimistotilat 3, HUMAK & opettajat 1,76 % 161 141
Liikuntatilat 9,72 % 2-vaiheinen Käyttöaste 166 147
Rantasauna ja kota 1,31 % 2-vaiheinen Käyttöaste 167 148
Uimahalli pesutiloineen 4,27 % 2-vaiheinen Majoitusvuorokaudet 168 149
Keittö ja ruokasali 3,50 % 161 141
Keittiö ja ruokasali, KiRa:n osuus 1,63 % 161 141
Varastot ja verstastilat 5,26 % 161 141
R-talo 1,23 % 161 141
varten, kirjanpidon pääkirjaan on sisällytetty myös myynnin arvonlisäve-rovelkatilin tapahtumat ja loppusaldo.
Samalla tavoin, kuin arvonlisäverolliset myynnit, voidaan myös yhteisö-hankinnat raportoida tilikohtaisella pääkirjalla. Yhteisöyhteisö-hankinnat on kir-janpidossa jaettu siten, että tavaroille ja palveluille on omat tilinsä. Myös yhteisöhankintojen arvonlisäverovelat ja –saamiset kirjautuvat omille ti-leilleen. Yhteisöhankintatilien tapahtumien osalta voidaan luoda yksi kir-janpidon pääkirja, johon on sisällytetty kaikki neljä tiliä. Näin myös yhtei-söhankintojen maksettavat ja vähennettävät arvonlisäverot saadaan las-kelmavaiheessa täsmäytettyä kirjanpitoon. Seuraavissa kuvissa on otan-nat arvonlisäverollisten myyntien ja yhteisöhankintatilien kirjanpidon pääkirjasta:
Kuva 10. Otanta arvonlisäverollisten myyntien tilikohtaisesta kirjanpidon pääkirjasta.
Palkansaajien koul.säätiö sr Tiliote 11:45 28.03.2018 Sivu 1
EmCe 2018 (7.18.11) 1.2.2018 - 28.2.2018 ALV Palkansaajien koulutussäätiö
Tili Tilin nimi
Tositepvm Tos.laji Tos.nro Rivi Debet Kredit Saldo Alvk.
29XX Myynnin alv-velka kk:lta 0,00 Alkusaldo
21.02.2018 80 460 30 204,00 204,00 61800XX,21.02.2018
28.02.2018 09 12 40 175,30 379,30 MYYNNIT 02/2018
28.02.2018 09 16 30 17,87 397,17 Asiakas XXXX
28.02.2018 80 461 20 185,81 582,98 571XXXX,28.02.2018
28.02.2018 80 462 30 753,42 1 336,40 5712XXX,28.02.2018.
28.02.2018 80 642 40 1 589,88 2 926,28 571XXXX,21.03.2018
Tili 29XX yhteensä 0,00 2 926,28 2 926,28 Loppusaldo
3XXX Asiantuntijapalvelut 24 % 0,00 Alkusaldo
28.02.2018 09 16 20 74,46 74,46 Asiakas XXXX
Tili 3XXX yhteensä 0,00 74,46 74,46 Loppusaldo
3XXX Toimistopalvelutuotot 24 % 3 877,33 Alkusaldo
28.02.2018 80 642 10 3 915,35 7 792,68 571XXXX,21.03.2018
Tili 3XXX yhteensä 0,00 3 915,35 7 792,68 Loppusaldo
3XXX Maj./maksull. palv. 10 % 5 445,45 Alkusaldo
28.02.2018 09 12 10 1 402,73 6 848,18 MYYNNIT 02/2018
28.02.2018 80 462 10 5 147,72 11 995,90 5712XXX,28.02.2018.
Tili 3XXX yhteensä 0,00 6 550,45 11 995,90 Loppusaldo
3XXX Muut majoituksen tulot 24 % 734,13 Alkusaldo
28.02.2018 80 642 30 652,16 1 386,29 5712XXX,28.02.2018.
Tili 3XXX yhteensä 0,00 652,16 1 386,29 Loppusaldo
Kuva 11. Otanta arvonlisäverollisten myyntien tilikohtaisesta kirjanpidon pääkirjasta.
Toisin kuin myyntien, kustannusten osalta tilikohtainen kirjanpidon pää-kirja ei ole riittävä, sillä arvonlisäverollisen toiminnan kustannuksilla ei ole omia tilejä. Osittain tai kokonaan arvonlisäverovähennykseen oikeutta-vien kustannusten selvittämiseksi, taloushallinnon ohjelmistosta muodos-tetaan niin sanottu kohdepääkirja, johon on sisällytetty kaikki osittain tai kokonaan arvonlisäverolliseen toimintaan liittyvät kustannuspaikat. Koh-depääkirjaan ei tarvitse tehdä tilirajauksia, sillä raportille tulostuu ainoas-taan ne tilit, joissa on kustannuspaikkarajauksella määritettyjen kustan-nuspaikkojen vientejä. Alla olevassa kuvassa on otanta arvonlisäverojen laskentaa varten tarvittavasta kohdepääkirjasta majoitus ja aputilojen osalta:
Kuva 12. Otanta majoitus ja aputilojen kustannuspaikkaa koskevasta kohdepääkirjasta.
Palkansaajien koul.säätiö sr Tiliote 14:01 03.11.2018 Sivu 1
EmCe 2018 (7.18.59) 1.2.2018 - 28.2.2018 Yhteisöhankinnat Palkansaajien koulutussäätiö Tili Tilin nimi
Tositepvm Tos.laji Tos.nro Rivi Debet Kredit Saldo Alvk.
2xxx Yhteisöhankintojen alv-velka kk:lta 0,00 Alkusaldo
31.08.2018 50 915 50 0,42 -4,80 SEB Kort Bank/FRB alv
31.08.2018 50 915 80 4,32 -0,48 SEB Kort Bank/fb marmainon
31.08.2018 50 915 110 0,48 0,00 SEB Kort Bank/ alv fb markk
Tili 2xxx yhteensä 5,22 5,22 Loppusaldo
4xxx Yhteisöhankinnat (Tavarat) -966,66 Alkusaldo
Tili 4xxx yhteensä 0,00 0,00 -966,66 Loppusaldo
4xxx Yhteisöhankinnat (Palvelut) -357,82 Alkusaldo
31.08.2018 50 915 10 1,75 -359,57 SEB KORT BANK
31.08.2018 50 915 60 18,00 -377,57 SEB Kort Bank/fb marmainon
31.08.2018 50 915 90 2,00 -379,57 SEB Kort Bank/fb markk
Tili 4xxx yhteensä 21,75 0,00 -379,57 Loppusaldo
Kaikki viennit yhteensä: 7 kpl 21,75 5,22
Palkansaajien koul.säätiö sr Kohdetiliote 12:38 28.03.2018 Sivu 1
EmCe 2018 (7.18.11) 162 Majoitus ja aputilat 01.02.2018 - 28.02.2018 ALV uusiPalkansaajien koulutussäätiö CkohdeKohteen nimi
Tili Tilin nimi
Tositepvm Tos.lajiTos.nro Debet Kredit Saldo Selite 162
4XXX Rakennust. & laitteid. korj.&huolto 0,00 Alkusaldo 0,0
06.02.2018 50 127 1 188,57 0,00 -1 188,57 Yritys X Ky
21.02.2018 50 197 1 587,33 0,00 -2 775,90 Yritys Y Oy /Jako 19,03%
28.02.2018 50 235 316,76 0,00 -3 092,66 Yritys XY Oy
Tili 4XXX yhteensä 3 092,66 0,00 -3 092,66 Loppusaldo
4XXX Alueiden kunnossapito 0,00 Alkusaldo 0,0
17.02.2018 50 177 24,49 0,00 -24,49 Alueyritys Oy
26.02.2018 50 199 171,42 0,00 -195,91 Alueyritys Oy
26.02.2018 50 200 171,42 0,00 -367,33 Alueyritys Oy
Tili 4XXX yhteensä 367,33 0,00 -367,33 Loppusaldo
4XXX Jätehuolto 0,00 Alkusaldo 0,0
28.02.2018 50 227 506,67 0,00 -506,67 Jäte ja huolto Oy
Tili 4XXX yhteensä 506,67 0,00 -506,67 Loppusaldo
4XXX Lämmitys 0,00 Alkusaldo 0,0
09.02.2018 50 171 1 056,96 0,00 -1 056,96 Lämmityskulut
27.02.2018 50 218 1 453,32 0,00 -2 510,28 Lämmityskulut
27.02.2018 50 219 6 182,86 0,00 -8 693,14 Lämmityskulut
28.02.2018 50 229 3 662,81 0,00 -12 355,95 Lämmityskulut 28.02.2018 50 247 2 280,43 0,00 -14 636,38 Lämmityskulut Tili 4XXX yhteensä 14 636,38 0,00 -14 636,38 Loppusaldo
Eri tilatyyppien kustannusjaoissa käytettävät käyttöasteet saadaan ensisi-jaisesti kurssi- ja hotellivarausjärjestelmästä. Samasta järjestelmästä saa-daan myös kävijämääräraportti, jossa kokonaiskävijämäärä on jaettu tilai-suuksittain. Raportit eivät ole suoraan järjestelmästä tulostamisen jäl-keen täysin valmiita käytettäväksi, vaan ne vaativat jonkin verran niin sa-nottua jälkikäteiskäsittelyä. Jälkikäteen raportteihin ei kuitenkaan enää syötetä tietoja, vaan jälkikäteiskäsittelyssä pääsääntöisesti lasketaan eri toimintotyyppien prosentuaalisia osuuksia. Järjestelmä muodostaa lähes kaikki raportit sinne syötettyjen varaustietojen mukaisesti niin, että se erottelee arvonlisäverolliseen toimintaan liittyvät varaukset arvonlisäve-rottomaan toimintaan liittyvistä varauksista. Ainoastaan kävijämäärära-portista joudutaan jälkikäteiskäsittelyn yhteydessä manuaalisesti erotte-lemaan arvonlisäverollisten ja –verottomien tapahtumien kävijät. Myös käyttöasteraporttien osalta on syytä muistaa, että jälkikäteistarkastuksien sujuvoittamiseksi, arvonlisäveroihin vaikuttavat luvut on hyvä merkitä si-ten, että ne voidaan helposti todentaa.
Luokka- ja liikuntatilojen, sekä rantasaunan ja kodan kyseessä ollessa erottelu arvonlisäverollisen ja –verottoman toiminnan välillä tapahtuu varaukseen syötettävän arvonlisäverokannan mukaisesti. Mikäli kyseessä on arvonlisäverottomaan tapahtumaan liittyvä varaus, jätetään arvonli-säverokanta nollaksi, jolloin ohjelmisto jättää kyseisen varauksen lisää-mättä arvonlisäverollisen toiminnan käyttöasteeseen. Alla olevassa ku-vassa on esitettynä kurssi- ja hotellivarausjärjestelmästä tulostettu tila-kohtainen käyttöasteraportti:
Kuva 13. Tilakohtainen käyttöasteraportti.
Kun ohjelmistosta on tulostettu tilakohtainen käyttöasteraportti, syöte-tään arvonlisäverollisen toiminnan käyttöasteet erilliseen excel-taulukkoon, joka laskee kaikille eri tilatyypeille keskiarvoisen arvonlisäve-rollisen käyttöasteen. Luokka– ja liikuntatiloille lasketaan omat keskiar-voiset käyttöasteet, ja virkistyskäytössä oleville rantasaunalle ja kodalle yhdistetty keskiarvoinen käyttöaste. Alla on otanta taulukosta, jota käyte-tään keskiarvoisen käyttöasteen laskemisessa:
Taulukko 5. Otanta käyttöasteiden keskiarvonlaskelmataulukosta.
Majoitusvarauksissa erottelu tapahtuu siten, että majoitukseen merki-tään myös majoitustyyppi, joka voi olla hotelli-, kurssi- tai kuukausivuok-ramajoitusta, tai ammatilliseen koulutukseen liittyvää majoitusta. Majoi-tustyypeistä kurssi- ja kuukausivuokramajoitus, sekä ammatilliseen koulu-tukseen liittyvät majoitus ovat kaikki arvonlisäverottomia. Kiinteistöhal-lintapalveluiden arvonlisäveron ja tuloverotuksen kannalta nämäkin eri-tyyppiset majoitusvuorokaudet on kuitenkin saatava eroteltua toisistaan.
Kurssi- ja hotellivarausjärjestelmästä majoitusvuorokausiraportti siirre-tään Excel-ohjelmistoon, jossa lasketaan jokaiselle majoitustyypille pro-senttiperusteinen osuus kokonaismajoitusmäärästä. Seuraavan sivun ku-vassa on käyttövalmis yhden kuukauden majoitusvuorokausilaskelma:
Luokka- ja aputilojen, sekä liikunta- ja rantatilojen käyttöasteet v. 2018
TILA: D301 D302 D304 D305 Auditorio
Tilan pinta-ala (m2) 63,7 63,7 64,6 63,7 141,04
Aputilojen pinta-ala (m2) 20,91 20,91 20,91 20,91 37,35 Pinta-ala (m2) yht. 84,61 84,61 85,51 84,61 178,39
%:a kokonais pinta-alasta 0,74 % 0,74 % 0,75 % 0,74 % 1,56 % Verollinen käyttö: % / kk % / kk % / kk % / kk % / kk
hh / kk yht. 0 0 0 0 0
Käyttöaste %:ia 6,50 % 0,00 % 3,20 % 16,10 % 9,70 %
Luokka-ja kokoustilojen verollisen käytön keskiarvo 08/2018: 5,0810 %
=KESKIARVO(B149:V149)
Taulukko 6. Käyttövalmis majoitusvuorokausilaskelma.
Kävijämääräraportissa järjestelmä ei tee erottelua arvonlisäverollisen ja -verottoman toiminnan kesken, vaan jakaa kävijät ainoastaan tilaisuuksien kesken. Tästä syystä jako arvonlisäverollisten ja –verottomien tapahtu-mien kesken on tehtävä jälkikäteisesti ja manuaalisesti. Pääsääntöisesti arvonlisäverollisen tapahtuman erottaa arvonlisäverottomasta vastaavas-ta nimen ja vastaavas-tapahtuman numerosarjan perusteella. Ainoan poikkeuksen muodostavat arvonlisäverottomaan toimintaan kuuluvat, lyhytaikaiset kiinteistön käyttöoikeuden luovutukset, jotka kirjataan samoilla numero-sarjoilla, kuin hotellitapahtumat. Tällaisissa tapauksissa erottelu pysty-tään kuitenkin tekemään tapahtuman nimen perusteella. Jakoa ja
osuuk-Tammi Maalis Huhti Kesä Heinä
0 0 0 0 0
Tammi Maalis Huhti Kesä Heinä
0 0 0 0 0
Tammi Maalis Huhti Kesä Heinä
0 0 0 0 0
Maalis Huhti Kesä Heinä
Yhteensä 0 0 0 0
Tammi Maalis Huhti Kesä Heinä
0 0 0 0 0
OPISTOTOIMINNAN OSUUS YHT: 1150
Ajalla 01.02.2018 - 28.02.2018 1150 : 1499 = 76,72%
KILJAVANRANNAN OSUUS: 349
Ajalla 01.02.2018 - 28.02.2018 349 : 1499 = 23,28%
KIINTEISTÖNHALLINTAPALV. TARKISTETTU:
HUOMIOITAVAT MAJOITUKSET YHT. 1191
OPISTOTOIMINNAN OSUUS KPL: 842
OPISTOTOIMINNAN OSUUS %:IA: 70,70%
KILJAVAN OPISTO 20.3.2018
MAJOITUSVUOROKAUDET ASIAKASTYYPEITTÄIN 1.2.2018 - 28.2.2018
Kurssimajoitus
sien laskentaa varten kävijämääräraportti muunnetaan Excel-muotoon.
Kun arvonlisäverollisten tapahtumien kävijät on saatu selville ja merkityk-si, lasketaan niiden prosenttiperusteinen osuus kokonaiskävijämäärästä.
Alla olevassa kuvassa on otanta valmiista kävijämäärälaskelmasta:
Taulukko 7. Otanta käyttövalmiista kävijämääräraportista. Raportissa arvonlisäverolliset tapahtumat on merkitty keltaisella värillä.
KÄVIJÄMÄÄRÄT 01.02.2018 - 28.02.2018
Kesto Nro Tilaisuus Majoittuvia Ei majoittuvia
26.02.2018-28.02.2018 74740 MAJOITUS JA AAMIAINEN/ Yritys Oy 2 0
26.02.2018-28.02.2018 477215 Reppumatkailija 1 0
27.02.2018-01.03.2018 74716 OPISKELIJOIDEN LÄHIJAKSO / MAJOITUS 7 0
27.02.2018-27.02.2018 74676 Salibandy 0 10
27.11.2017-25.05.2018 476279 Reppumatkailija 1 0
28.02.2018-02.03.2018 477263 Reppumatkailija 1 0
28.02.2018-28.02.2018 74591 LENTOPALLO / FIRMA OY 0 10
28.02.2018-28.02.2018 74603 ILLANVIETTO/Kurssi 1 0 19
28.02.2018-28.02.2018 74698 Salibandy / Ryhmä C 0 10
28.02.2018-28.02.2018 74753 ILLANVIETTO / VISIITTI / Kurssi 2 0 17 29.01.2018-01.02.2018 74671 MAJOITUS JA AAMIAINEN/ KIOSKI OY 1 0
29.01.2018-02.02.2018 22180 Kurssi 3 4 1
30.08.2017-31.05.2018 472971 Reppumatkailija 1 0
31.08.2017-31.05.2018 472994 Reppumatkailija 1 0
364 853
Kaikki kävijät yht (KIO:n kiinteistö): 1217
Verollisten tapahtumien kävijät (KIO:n kiinteistö): 110 149
Verollisten tapahtumien kävijät yht (KIO:n kiinteistö): 259
Verollisten kävijöiden osuus kokonaiskävijämäärästä (KIO:n kiinteistö): 21,28 %
6 ARVONLISÄVEROLASKELMAN LAADINTA
Arvonlisäverolaskelman laadinta aloitetaan vasta, kun kohdekuukauden kaikki kirjanpidon kirjaukset on tehty, ja reskontrat täsmäytetty. Laskelma on laadittu siten, että se laskee mahdollisimman automaattisesti sekä myynnin, että ostojen arvonlisäveroja ja tuottaa lopuksi maksettavan ar-vonlisäveron loppusumman. Laskelmasta löytyy valmiina kaikki tarvitta-vat laskentakaatarvitta-vat, sekä sellaiset prosenttipohjaiset laskentaperusteet, jotka eivät kuukausittain muutu. Arvonlisäverolaskelmaan tarvitsee täy-tön yhteydessä lisätä siis ainoastaan kohdekuukauden arvonlisäverolliset myynnit, ostot ja yhteisöhankinnat, kiinteistönhallintapalveluiden palkka-kustannukset, sekä erikseen määritetyt käyttöasteet ja täsmäytyskohteet.
Täytön yhteydessä laskelma laatii erillisille välilehdille varsinaisen arvonli-säverotositteen liitteen, sekä liitteet, joilla kiinteistön ja siivouksen yli-määräiset kustannuspaikat saadaan kirjattua tyhjiksi. Alla olevan kuvan alareunassa näkyy arvonlisäverolaskelman apulaskelmia sisältäviä välileh-tiä:
Kuva 14. Kuva arvonlisäverolaskelman välilehtirakenteesta.