Itsearvioinnista pohjaa kehittämistyölle näkymä

(1)

19

Itsearvioinnista pohjaa kehittämistyölle

Mirja Laitinen & Eeva Koponen

Jyväskylän yliopiston kaikki opetusta antavat laitokset arvioivat oman koulutuk- sensa, kirjasto muiden mukana. Kirjaston arvioinnin tulokset eivät olleet yllä- tyksellisiä, mutta voimakkaimmin esiin nousseet vahvuudet ja kehittämiskoh- teet hämmästyttivät. Arviointiprosessi oli rohkaiseva ja mielenkiintoa herät- tänyt yhteisöllinen kokemus, ja kehittämisehdotusten toteuttaminen käytän- nössä on ollut motivoivaa. Merkittävimmässä kehittämiskohteessa, yliopis- toyhteistyön vahvistamisessa, kirjasto on arvioinnin jälkeen jo saavuttanut näkyvyyttä ja tunnustusta.

J

yväskylän yliopiston kaikki opetusta antavat laitokset arvioivat oman koulutuksensa lukuvuon- na 2012-13. Korkeakoulujen arviointineuvosto auditoi Jyväskylän yliopiston laadunhallintajär- jestelmän tammikuussa 2015 ja keskeisenä koh- teena on koulutus.

Auditointiaineiston keskeisenä osana toimii yliopiston koulutuksen itsearviointiraporteista koottu kokonaisuus. Itsearviointi oli valinnai- nen kirjastolle, ja päätimme osallistua siihen, koska koulutustyössämme onnistumisesta ja tehtä- vän asemoinnista yliopiston muuhun toimintaan tarvittiin tietoa.

Kirjasto on useiden vuosien ajan systemaatti- sesti kehittänyt tiedonhankinnan opetusta monin tavoin ja hankkinut yhteistyökumppaneita yliopistoyhteisöstä. Koska tiedonhankinnan opetus ei ole kuulunut Jyväskylän yliopiston opetuksen ylärakenteisiin, kehittämistyössä on käytetty kaksoisstrategiaa: on menty ”pääovesta” eli edet- ty virallisia teitä silloin kun se on ollut mahdol- lista. Muuten on käytetty ”keittiönovea” ja pääs- ty mukaan muun muassa yliopiston kehittämis- ryhmiin oman aktiivisuuden ansiosta.

Koulutuksen itsearviointi nähtiin oivallisena mahdollisuutena paitsi arvioida omaa kehittä- mistyötämme, myös tehdä kirjaston opetusta nä- kyvämmäksi yliopiston rakenteissa. Merkittävää

arviointiin osallistumishalukkuudessa oli myös kirjaston hyvä ja luottamuksellinen yhteistyö yliopiston laatuasiantuntijoiden kanssa.

Koulutuksen arviointiin räätälöity EFQM

Laatutyötä Jyväskylän yliopistossa on pitkäjäntei- sesti toteutettu STAK-mallin mukaisesti (suun- nittele, toteuta, arvioi, kehitä). Yliopisto on vuo- desta 2010 lähtien käyttänyt arvioinneissaan Eu- ropean Foundation for Quality Management -mal- lia (EFQM). Mallin perusajatus on, että erin- omaisen suorituskyvyn - joka on yliopiston laa- tupolitiikassa kaikkeen toimintaan asetettu tavoi- te - voi saavuttaa monin eri tavoin.

Kirjasto pilotoi mallin Jyväskylän yliopiston ensimmäisenä yksikkönä arvioimalla sillä koko- naistoimintansa loppuvuodesta 2010. Arviointi- prosessista kerätyn osallistujapalautteen mukaan malli koettiin ensin haastavaksi, koska kysymykset eivät suoraan liittyneet yliopistokirjaston toimintaan. Hyvällä valmistautumisella pilotoinnis- sa saavutettiin kuitenkin selkeä ja kirjaston koko- naiskehitystä edistävä tulos.

EFQM-mallia on ilmeisesti käytetty muissakin Suomen yliopistoissa joidenkin toimintojen arvioinnissa, muttei tietääksemme tiedonhankinnan opetuksen laadunarvioinnissa. Jyväskylän

Signum 1/2014

(2)

20

yliopiston laadunhallinnan asiantuntijat laativat EFQM-mallista koulutuksen itsearviointiin so- veltuvat konkreettisemmat kysymykset. Niitä ei ohjattu noudattamaan tarkasti vaan käyttämään johdatteluna arviointikeskusteluihin.

Itsearvioinnin arviointialueet

Kirjastossa koulutuksen arviointi käynnistyi ai- empaa kokemusta vaivattomammin, vaikka kaikki kysymykset eivät olleet relevantteja tiedonhankinnan opetuksen kannalta. Koulutuksen itsearviointi kattoi seuraavat arviointialueet:

• johtaminen

• strategia

• henkilöstö

• kumppanuudet ja resurssit

• prosessit

• keskeiset tulokset

• opiskelijatulokset

(EFQM-mallissa asiakastulokset)

• henkilöstötulokset

• yhteiskunnalliset tulokset

Arviointiprosessi on tarkasti strukturoitu työs- kentely- ja raportointitavoiltaan, jotta arviointi- menetelmää voidaan jälkikäteen auditoida. Kir- jaston arvioinnin toteutti laitoksen oma opetuksen kehittämisryhmä täydennettynä muutamalla esimiehellä ja opiskelijalla. Tästä joukosta muo- dostettiin kolme ryhmää, joiden kesken arviointialueet jaettiin. Jokaiselle ryhmälle tuli näin kolme aluetta.

Opiskelijakyselystä tuoretta palautetta

Ryhmien käyttöön koottiin saatavilla olevaa do- kumentti- ja tilastotietoa. Koska tuoretta ja kat- tavaa opiskelijapalautetta tiedonhankinnan opetuksesta oli vain vähän käytettävissä, kirjasto laa- ti ja toteutti ennen arviointia oman opiskelijaky- selyn, joka lähetettiin kaikille Jyväskylän yliopiston 3. vuoden opiskelijoille. Kyselyssä opiskeli- jat arvioivat omia tiedonhankintataitojaan ja an- toivat palautetta tiedonhankinnan opetuksesta.

Vain osa vastaajista oli osallistunut kandidaat-

tivaiheen tiedonhankinnan opetukseen. Vastaa- jat arvioivat tiedonhankinnan, julkaisukäytäntö- jen tuntemuksen ja lähteiden käsittelytaitojaan.

Havaitsimme, että näissä asioissa opetusta saa- neet tunsivat itsensä merkittävästi minäpystyvim- mäksi opetukseen osallistumattomiin verrattuna.

Osallistuneet keskustelivat merkittävästi enem- män löydetystä aineistosta ja käyttivät aikaa ha- kutermien pohtimiseen sekä jalostivat tiedonha- kusuunnitelmaansa. Lähdeluettelot, tietokannat, hakuteokset, review-artikkelit ja opinnäytteet olivat tärkeämpiä tiedonlähteitä opetuksen käyneil- le, vastaavasti avoimen verkon sivut tärkeämpiä niille, jotka eivät osallistuneet opetukseen.

Henkilökohtaiseen ohjaukseen tarvetta

Tiedonhankinnan opetuksen määrää pidettiin joko sopivana tai liian vähäisenä. Vain hyvin har- va katsoi opetusta olleen liikaa. Sen sijoittumi- nen kandidaattityön vaiheisiin nähtiin yleensä joko sopivana tai liian aikaisena. Vastaajat arvioivat opetuksen työskentelytapoja: yleisohjaus- ta ja keskustelua oli sopivasti, mutta vertaistyös- kentelyä ja henkilökohtaista ohjausta olisi kai- vattu enemmän.

Vaikka kirjasto sai avoimissa vastauksissa monin tavoin kiitosta opetuksestaan ja palveluistaan, kritiikkiä tuli oppituntien liian runsaasta asiasi- sällöstä sekä siitä, että viitteidenhallinnan oppiminen jäi puutteelliseksi. Tiedonhankintataito- jen vaikutusta kandidaattityön edistymiseen ei voitu tilastollisesti merkittävästi todentaa, min- kä syynä oli paljolti myös se, että vain osa vastan- neista oli saanut työnsä valmiiksi tai oli sitä vie- lä edes tekemässä.

Arvioinnin toteutus

Kirjaston arviointi toteutettiin toukokuussa 2013. Ennen arviointipäivää koko arviointiryh- mä osallistui yliopiston laatupäällikön järjestä- mään koulutukseen ja ryhmät kokoontuivat sen lisäksi ainakin kerran tarkastelemaan omaa teh- täväaluettaan. Ryhmille oli valittu puheenjohta-

Signum 1/2014

(3)

21

ja, alustaja ja sihteeri. Alustaja valmisti esityksen ryhmän arviointialueista pei- laten mallissa esitettyjä kysymyksiä kou- lutustamme kuvaaviin dokumentteihin.

Arviointipäivä oli tarkkaan aikataulu- tettu. Aamupäivällä ryhmät työskenteli- vät omien aiheidensa parissa. Alustuksen ja keskustelun jälkeen ryhmät kirjasivat aihealueiltaan esiin nousseet vahvuudet ja parantamisalueet. Koulutukseen muo- kattu arviointimalli on niin konkreetti- nen, että sen avulla oli helppo tunnistaa oman opetustyömme rakenteita ja sisäl- töjä sekä niihin liittyviä prosesseja.

Iltapäivällä ryhmät esittelivät tuotok- sensa toisilleen. Vahvuuksista ja paran- tamisalueista päästiin sitten yhdessä kes- kustellen seulomaan ja nimeämään kes- keisimmät. Vaikka jokainen ryhmä oli tarkastellut omia osa-alueitaan, havain- not olivat hyvin samansisältöisiä. Näin oli itse asiassa käynyt monella muulla- kin laitoksella.

Osaaminen vahvuutena, kehittämistä yhteistyössä

Arviointiin osallistuneiden opiskelijajä- senten näkemykset vahvistivat monilta osin omia käsityksiämme, mutta toivat myös uutta ajateltavaa ja toteutettavia ideoita.

Priorisoituja vahvuuksia olivat:

• Henkilökunnan osaaminen

• Opetusmenetelmät ja -materiaalit, infra

• Yhteistyö (kirjastot)

• Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Priorisoituja kehittämiskohteita taas:

• Yliopistoyhteistyö

• Viestintä ja markkinointi

• Palaute ja mittaaminen

• Opetusmenetelmät ja -materiaalit, infra

Yhteistyön tavoitteet täsmentyvät

Parantamisalueiden monimuotoisuuden vuoksi

osa ideoista ja aloitteista pystyttiin toteuttamaan välittömästi, osa lisättiin kirjaston toiminta- ja ta- loussuunnitelmaan tai opetuksen kehittämisryh- män tehtävälistalle. Yhteistyö ylioppilaskunnan kanssa nousi koko kirjastoa koskevaksi toimenpi- teeksi. Osana yliopiston laatuprosesseja esittelim- me muulle yliopistolle keskeisiä vahvuuksiamme.

Vuonna 2014 yliopisto toteuttaa systemaattisen kehittämistyön etenemisen seurannan samalla kun valmistaudutaan vuoden 2015 auditointiin.

Keskeisin havaintomme oli, että kirjaston asiantuntijuuden näkyminen yliopiston opetuksen ja oppimisen kumppanina akateemisissa pro- sesseissa vaatii nykyistä vankempaa yhteistyötä se- kä viestinnällistä ja palveluja markkinoivaa otet- ta. Yliopiston rakenteita on vaikea muuttaa, jo-

Kuva: Pirjo Halonen

Itsearvioinnin kooste seinätauluna

Signum 1/2014

(4)

22

ten esimerkiksi tiedekuntien autonomia edellyt- tää opetussuunnittelutyössä kirjaston ja tiedekuntien yhteistyön vakiinnuttamista säännölli- sin tiedekuntatapaamisin. Yhteistyötä tukemaan kirjasto uudisti heti itsearvioinnin jälkeen oman opetussuunnitelmansa ainelaitosten opetussuun- nitelmakielelle ja terävöitti siinä asiantuntijuuden kehittymisen tavoitteita ja sisältöjä, joihin tiedon- hankintataitojen opetus voi vaikuttaa.

”Keittiönovi”-periaatteella kirjasto on syksyn 2013 aikana saavuttanut kehittämistavoitteiden mukaisia tuloksia. Onnistuminen on edellyttä- nyt verkostoitumista asiastamme ja asiantunti- juudestamme vakuuttuneiden yliopiston opetusta hallinnoivien ja kehittävien yhteistyökumppa- neiden kanssa. Lisäksi systemaattinen akateemis- ten taitojen harjaannuttaminen asiantuntijaosaa- miseksi on edellyttänyt yhteistyön tiivistämistä ja työnjaon selventämistä muiden yleisiä valmi- ustaitoja opettavien yksiköiden kanssa (kielikes- kus, IT-palvelut).

Opetusmenetelmät kehittämiskohteeksi

Opetusmenetelmät ja -materiaalit, infrastruktuu- ri nousi arvioinnissa sekä vahvuudeksi että ke- hittämiskohteeksi. Vaikka olemme systemaatti- sesti kehittäneet tätä laajaa kokonaisuutta, teh- tävää sen eri osa-alueilla riittää edelleen. Tavoit- teenamme on muun muassa rikastaa oppimate- riaaleja oppimista tukevilla, interaktiivisilla ja it- senäisesti suoritettavilla ongelmanratkaisutehtä- villä ja muulla havaintomateriaalilla.

Jo ennen itsearviointia tehdystä opiskelijakyse- lystä havaitsimme, ja itsearvioinnissa tuli esille, että kirjaston opetusperinne ja opetustilat tuke- vat yksilötyöskentelyä, jolloin ryhmäoppimisen tarpeet eivät toteudu. Käytämme nykyisin toi- minnallisia, vuorovaikutteisia oppimismenetel- miä kaikessa opetuksessamme. Näitä pilotoim- me menestyksellisesti Jyväskylän yliopiston ”In- teraktiivinen opetus ja oppiminen” -hankkeessa keväällä 2013.

Kehittämistyöhön lisäarvoa arvioinnista

Kirjastossa osalle opetuksen itsearviointiin osal- listuneista menetelmä oli tuttu vuoden 2010 ko- konaisarvioinnissa mukanaolon myötä. Aiem- man arviointiprosessin kokemukset olivat herät- täneet yleistä luottamusta: prosessi oli toteutettu hyvin perehdyttäen ja strukturoidusti. Se oli ollut tuloksellista ja antanut tietoa vahvuuksista ja kehittämiskohteista.

Ryhmässä toimiminen loi nytkin työhömme rohkaisevan ilmapiirin ja tunteen yhdessä oppi- misesta. Tietoisuus siitä, että kirjasto on samalla viivalla muun yliopiston kanssa, vahvisti motivaa- tiota. Erityisen merkitykselliseksi koimme opis- kelijoiden osallistumisen ja heidän näkemyksis- tään saimme uusia ideoita myös yleisesti kirjaston palvelujen kehittämiseen.

Arvioinnin tulokset eivät yllättäneet, mutta ihmettelimme suurimman vahvuuden ja paran- tamisalueen voimakasta erottumista muista ha- vainnoista. Tiedonhankinnan opetuksen kehit- tämistyö on saanut uutta lisäarvoa arvioinnista ja voimme nyt tietoisemmin suunnata resursseja niihin kohteisiin, jotka itse asiassa olimme jo ai- emmin tunnistaneet. Meillä on vahva tunne sii- tä, että saimme uutta innostusta ja uusia eväitä myös niin sanottuihin ikuisuusprojekteihin, jol- laisina opetussuunnitteluun liittyvät asiat helpos- ti arkityössä näyttäytyvät. &

Tietoa kirjoittajista

Mirja Laitinen, tietopalvelupäällikkö Jyväskylän yliopiston kirjasto email. mirja.p.laitinen@jyu.fi Eeva Koponen, koulutussuunnittelija Jyväskylän yliopiston kirjasto email. eeva.koponen@jyu.fi

Signum 1/2014