UUTISIA
H
elsingin konferenssin valmistelutyöt pääsivät toden teolla alkamaan vasta elokuussa pidetyn Puerto Ricon IFLA 2011 -konferenssin jälkeen.Tällöin kokousjärjestelyistä vastaamaan valittu saksalaissyntyinen kansainvälinen kongressitoi- misto K.I.T. http://www.kit.de/ aloitti virallisen toimintansa.
Lokakuun lopulla kansallisen komitean työ- valiokunta tapasi Helsingissä vierailleet IFLA:n pääsihteeri Jennefer Nicholsonin ja koordinaat- tori Josche Ouwerkerkin sekä K.I.T:n edustajia.
Tapaamisessa keskusteltiin konferenssin tehtä- vistä ja sovittiin niihin liittyvistä aikatauluista se- kä tarkennettiin budjettia. K.I.T. huolehtii neu- votteluista mahdollisten sponsorien kanssa, mut- ta ehdotuksia sponsoreiksi toivotaan kirjastovä- eltä. Ehdotuksia, joissa on mahdollisen sponso- rin lisäksi yhteyshenkilön nimi, kokoaa Päivi Lit- manen-Peitsala (paivi.litmanen-peitsala@hel.fi).
Suomalaisten osuuteen kuuluu myös avajais- ten ohjelmaan liittyvien puhujien ja esiintyjien ehdottaminen IFLA:lle. Tästä aiheesta käytiin keskustelua, jota on valmisteltu kansallisessa ko- miteassa pitkin kesää ja syksyä. Päätökset ehdo- tetuista puhujista ja esiintyjistä tekee lopullises- ti IFLA. Vieraat kävivät lounaalla ja tutustumas- sa tiloihin myös Vanhassa satamassa, jota suun- nitellaan ns. ”social event” -paikaksi.
Vapaaehtoisten rekrytoinnissa edistytään
Vapaaehtoisten koordinointiryhmän jäsenet ovat kevään ja kesän aikana haastatelleet konferenssin vapaaehtoistöihin ilmoittautuneet 329 henkilöä.
Haastatteluissa kiinnitettiin huomiota ilmoittau- tuneiden kielitaitoon, kirjastojen ja kirjastover- kon tuntemukseen sekä toisaalta pääkaupunki- seudun kirjastojen ja liikenneyhteyksien tunte- mukseen.
Kaikilta haastatelluilta kysyttiin myös kuinka suuren osan viikosta he arvioivat voivansa työs- kennellä, sekä kyseltiin heidän mahdollisuuksi- aan tarvittaessa ajaa autoa pääkaupunkiseudulla.
Osa haastateltiin puhelimessa, mutta suuri osa haastatteluista käytiin henkilökohtaisesti. Haas- tatteluissa arvioitiin myös henkilön soveltuvuut- ta erilaisiin tehtäviin ja keskusteltiin henkilön ai- emmista kokemuksista vapaaehtoistyöstä ja kon- ferenssijärjestelyistä.
Haastattelukierroksen jälkeen osa henkilöistä on muuttanut toisiin tehtäviin tai muusta syys- tä peruuttanut osallistumisensa. Jäljellä on noin 300 henkilöä, joista kaikki näyttävät soveltuvan tehtävään. Heistä 130 tulee pääkaupunkiseudun ulkopuolelta. 130 ilmoittaa työnantajakseen ylei- sen kirjaston, muut ovat erilaisista tieteellisistä kirjastoista. Mukana on myös opiskelijoita eri
IFLA 2012–konferenssin valmistelut jatkuvat
25
oppilaitoksista ja joitakin eläkkeelle siirtyneitä IFLA -konkareita.
Kongressitoimiston laskelmien mukaan tar- vitaan n. 170 kokoaikaista vapaaehtoista, mut- ta koska tarjolla on enemmän halukkaita, voim- me antaa osalle heistä osa-aikatehtäviä. Pieni osa jäänee eri syistä varalle, esim. he, jotka ilmoitti- vat osallistumismahdollisuutensa hyvin pieniksi, tai ne joiden työnantaja maksaa henkilön koko- aikaisen osallistumisen konferenssiin.
Osa tehtävistä on erikoistehtäviä, jotka vaati- vat saman henkilön tiivistä läsnä oloa koko vii- kon ajan. Päivittäin vapaaehtoisia tarvitaan kon- gressikeskuksessa klo 8-18, jolloin työskennel- lään kahdessa vuorossa. Vapaaehtoisille pyritään varaamaan mahdollisuus osallistua haluamiinsa
ohjelmiin työaikajärjestelyin.
Vapaaehtoisten rekrytointivaihe pyritään saa- maan päätökseen marraskuussa, jolloin heille tie- dotetaan tarkemmin jatkosta. Koordinointiryh- mä järjestää vapaaehtoisille ja heidän esimiehil- leen tiedotustilaisuuksia kevään 2012 aikana Hel- singissä (tammikuussa), Turussa (helmikuussa), Tampereella (maaliskuussa) sekä jossain pohjois- ja Itä-Suomesta tuleville sopivassa paikassa (huh- tikuussa). Varsinainen yhteinen koulutus kaikil- le vapaaehtoisille tapahtuu myöhemmin Messu- keskuksessa ja se tuotetaan yhteistyössä kongres- sitoimiston kanssa.
- Tuula Ruhanen
