TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTON VAIKUTUS

(1)

VAASAN YLIOPISTO

KAUPPATIETEELLINEN TIEDEKUNTA LASKENTATOIMEN JA RAHOITUKSEN YKSIKKÖ

Lassi Liimatainen

TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTON VAIKUTUS YRITYKSEN KANNATTAVUUTEEN

Implementoinnin vaikutus suomalaissa yrityksissä 1999-2015

Laskentatoimen ja rahoituksen pro gradu -tutkielma

VAASA 2018

(2)

SISÄLLYSLUETTELO 1

TIIVISTELMÄ 4

1 JOHDANTO 5

1.1 Taustaa ja merkitys 5

1.2 Tavoitteet ja rajaukset 7

1.3 Tutkielman rakenne 11

2 TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄT 13

2.1 Perinteiset järjestelmät 14

2.2 ERP-järjestelmien toiminta 15

2.3 Rakenne 17

2.4 Hyödyt 18

2.5 Riskit 21

2.6 Yhteenveto 24

3 VAIKUTUKSET YRITYKSEN KANNATTAVUUTEEN 26

3.1 Suora vaikutus 28

3.2 Epäsuora vaikutus 29

4 AIKAISEMMAT TUTKIMUKSET JA HYPOTEESIEN MUODOSTUS 31

4.1 Positiivinen tulosvaikutus 33

4.2 Vaikutus liiketoiminnan muihin kuluihin 39

4.3 Vaikutus aine- ja materiaalikustannuksiin 40 4.4 Vaikutus henkilöstömäärään suhteessa yrityksen tuloihin 41

4.5 Yhteenveto 41

5 TUTKIMUKSEN AINEISTO JA METODIT 43

5.1 Tutkimuksen lähestymistapa 43

5.2 Tutkimusaineisto- ja otos 44

(3)

5.3 Tutkimusmenetelmät 46

5.3.1 Toistomittausten varianssianalyysi 46

5.3.2 T-testi parivertailulle 48

5.4 Tutkimuksen validiteetti ja reliabiliteetti 50 5.5 Tutkimuksessa käytettävät suorituskyvyn tunnusluvut 52

5.5.1 Liikevoittoprosentti 52

5.5.2 Ostot suhteessa liikevaihtoon 53

5.5.3 Liiketoiminnan muut kulut suhteessa liikevaihtoon 53 5.5.4 Henkilöstökulut suhteessa liikevaihtoon 54

5.5.5 Kokonaispääoman tuotto (ROA) 55

6 TUTKIMUKSEN EMPIIRISET TULOKSET 56

6.1 Havaintoaineiston kuvailu 56

6.2 T-testi parivertailulle 60

6.3 Toistomittausten varianssianalyysi 62

7 JOHTOPÄÄTÖS 68

7.1 Tulosten yhteenveto 68

7.2 Tutkimuksen puutteet 69

7.3 Jatkotutkimusehdotuksia 71

LÄHTEET 72

(4)

(5)

VAASAN YLIOPISTO

Kauppatieteellinen tiedekunta

Tekijä(t): Lassi Liimatainen

Tutkielman nimi: Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton vaikutus yrityksen kannattavuuteen: Implemen- toinnin vaikutus suorituskykyyn suomalaissa yrityksissä 1999-2015.

Ohjaaja: Erkki K. Laitinen

Tutkinto: Kauppatieteiden maisteri

Yksikkö: Laskentatoimen ja rahoituksen yksikkö Oppiaine: Laskentatoimi ja rahoitus

Linja (tai koulutusohjelma):

Aloitusvuosi: 2015

Valmistumisvuosi: 2018 Sivumäärä: 71

TIIVISTELMÄ

Tässä tutkielmassa tutkitaan kuinka toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on vaikuttanut yrityksen tulokseen ja suorituskykyyn suomalaisissa yrityksissä 1999-2015. Tavoitteena on testata empiirisesti aiheuttaako toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto merkittäviä säästöjä, yrityksen toiminnan tehokkuuden parannuksia ja muutoksia yrityksen kannattavuudessa.

Toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmät integroivat yrityksen eri toimintoja esimerkiksi logistiik- kaa, tuotantoa, kirjanpitoa, varastointia ja laskutusta yhteen järjestelmään ja näin ollen tehostavat yrityksen toimintaa useiden eri järjestelmien käytön sijaan. Onkin tärkeää selvittää kuinka toi- minnanohjausjärjestelmien käyttöönotto on vaikuttanut yritysten kannattavuuteen ja voidaanko investointi nähdä tuottavana.

Aikaisempien tutkimusten perusteella tulokset ovat ristiriitaisia; tutkimukset osoittavat, että vaikka ERP- järjestelmien käyttöönotto tutkitusti vaikuttaa ei-rahamääräisiin mittareihin, vaikutusta rahamääräisiin mittareihin ei aina pystytä todistamaan. Yritysten kannalta mielenkiintoista onkin ovatko kalliit ERP-järjestelmät, sekä niiden implementointiprosessit todella kannattavia investointeja.

Tutkimuksen empiirisessä osiossa selvitettiin toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton vaikutuksia suorituskykyyn suomalaisissa yhtiöissä, jotka ovat implementoineet toiminnanohjausjär- jestelmän vuosina 1999-2015. Aineistona on käytetty julkisuudessa ilmoitettuja järjestelmähank- keita sekä tilinpäätöstietoja implementointiprosessin jälkeisiltä sekä edeltäviltä vuosilta. Suori- tuskyvyn muutosta on seurattu vertailemalla suorituskyvyn ja kannattavuuden muutosta implementoinnin jälkeen. Tutkimus on suoritettu määrällisenä tutkimuksena ja tilastollisina menetel- minä on käytetty toistomittausten varianssianalyysiä sekä t-testiä parivertailulle. Tutkimuksessa havaittiin, että näyttäisi siltä, ettei toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotolla ei ole ollut vaikutusta kohdeyhtiöiden rahamääräiseen suorituskykyyn.

AVAINSANAT: Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, kannattavuus, implementointi, suorituskyky

(6)

1 JOHDANTO

Yritysten on kyettävä jatkuvasti kehittämään ja tehostamaan toimintojaan ja tek- nologian alati kiihtyvä kehitys vaatii jatkuvaa muutosta yritysten prosesseihin.

Alati laajeneva globaali kilpailu, sekä talouden suhdanteet, luovat yrityksille jatkuvaa tarvetta uusien toimintatapojen löytämiseen ja vanhojen kehittämiseen.

Erityisen tärkeää on että yritysten johto kykenee tekemään nopeita päätöksiä ja reagoimaan markkinoiden muutoksiin. Tästä syystä yritykset pyrkivät kehittä- mään tietojärjestelmistään jatkuvasti reaaliaikaisempia ja joustavampia. Samalla työntekijöiden työnkuvaa on pyritty muuttamaan toistuvasta kuukausirapor- toinnista analyyttisempaan suuntaan ja tuottamaan yrityksille enemmän lisäar- voa. Tarkemmat ja kehittyneemmät analyysit helpottavat johdon toimintaa ja mahdollistavat nopeamman reaktiokyvyn. Samalla robotisaation ja automaation vuoksi perinteiset työtehtävät vähenevät ja uudet kehittyneet ohjelmistot vaativat entistä enemmän yritysten omilta tietojärjestelmiltä. Tehostetut tietojärjestel- mät eivät ole enää ainoastaan yritysten kilpailuetuja, vaan nykyaikana jopa vält- tämättömiä markkinoilla selviytymiseen. Uusia järjestelmiä syntyy ja ne kehitty- vät jatkuvasti. Yksi tällaisista toimintatavoista on toiminnanohjausjärjestelmät.

(Davenport 1998.)

1.1 Taustaa ja merkitys

Toiminnanohjausjärjestelmien tarkoituksena on integroida yrityksen eri toimintoja, tehostaa ja yksinkertaistaa prosesseja sekä yhdistää yritysten ydinliiketoiminnan kannalta kriittiset prosessit samaan tietojärjestelmään ja ohjelmistoon.

Perinteisessä järjestelmäympäristössä haasteena on, että kullakin liiketoiminta- prosessilla on omat järjestelmänsä ja erillisten järjestelmien linkittäminen toisiinsa tuottaa yrityksissä merkittäviä ongelmia ja turhaa työtä. Toiminnanoh- jausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) yhdistää yrityksen useat eri toiminnot samaan ohjelmistoon. Tällaisia toimintoja saattavat olla esimerkiksi tuotanto, logistiikka, informaatio- ja materiaalivirrat, varastointi, laskutus sekä kirjanpito. Liiketapahtumat uivat järjestelmissä liiketapahtumista kirjanpitoon, maksuliikenteeseen yms. yhtiön järjestelmiin reaaliajassa. Samalla toiminnanohjausjärjestelmät luovat automaattisesti tietoa yrityksen taloushallin-

(7)

non ja johdon käyttöön. Järjestelmät tekevät automaattisesti esimerkiksi tilinpää- tösraportit ja samalla laskevat yritykselle merkittäviä tunnuslukuja. (Davenport 1998; Shtub 1999.)

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö on yleistynyt huomattavasti viime vuosina ja ohjelmistokehittäjät ovat esittäneet kuinka ERP-järjestelmät ovat auttaneet yri- tyksiä tehostamaan toimintojaan. Järjestelmien avulla on pystytty esimerkiksi vä- hentämään inventaarioiden määrää, lyhentämään myyntisaamisten ja varaston kiertoaikoja, pienentämään kustannuksia ja parantamaan kokonaisvaltaisesti yritysten toimitusketjujen hallintaa. Toiminnanohjausjärjestelmien markkinoiden on arvioitu kasvavan noin 7,2 % vuosittain ajanjaksolla 2014–2020 (Allied Market Research, 2013.). Kasvu on toki hidastunut 2000-luvun huippuvuosista, mutta sittemmin järjestelmistä on tullut merkittävä osa yritysten jokapäiväistä toimintaa. Esimerkiksi, O’Learyn tutkimuksen mukaan, jopa 60 % suurista mo- nikansallisista amerikkalaisista yrityksistä käyttää SAP-toiminnanohjausjärjes- telmää, joka on vain yksi toiminnanohjausjärjestelmiä tuottavista palveluntarjo- ajista (O’Leary 2004; Minhan 1998; Hendricks, Singhal & Stratman 2007.)

Aiemmat kyselytutkimukset osoittavat, että valtaosassa yrityksistä keskitettyjen tietojärjestelmien hankintaa on suunniteltu tai se on jo aloitettu (Minhan 1998.).

Toisaalta osassa tutkimuksia on järjestelmien tuomia etuja kyseenalaistettu ja todettu, ettei ERP-järjestelmien tuomasta rahamääräisestä edusta ole tarvittavaa empiiristä näyttöä ja vaikuttaisikin siltä, että järjestelmähankinta ei vaikuttakaan yritysten toimintaan rahamääräisinä etuina, vaan niiden hyödyt on todettavissa vain ei-rahamääräisillä mittareilla. ERP-järjestelmät ovat myös investointeina hyvin kalliita ja niiden implementointi aiheuttaa hankkijayritykselle sekä sisäisiä, että ulkoisia kustannuksia. Suuret investoinnit taas merkitsevät yhtiöille merkit- täviä riskejä. Riskejä aiheuttaa etenkin implementointiprosessin hallinta sekä muutosvastarinta yritysten sisällä. (Hendricks ym. 2007.)

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto itsessään on iso riski. Epäonnistunut implementointi saattaa aiheuttaa yritykselle merkittäviä kustannuksia ja pahim- massa tapauksessa aiheuttaa sen, että investointi osoittautuu kannattamatto- maksi. Samalla yhtiön ydinprosessit kärsivät, sillä toiminnanohjausjärjestelmän toimimattomuus heijastuu yleensä koko tuotantoketjuun. Myös negatiivisen jul- kisuuden aiheuttamat menetykset ja sidosryhmien luottamuspula ovat mahdollisia (Hendricks ym. 2007.). Suomessa esimerkkinä implementoinnin ongelmista

(8)

toimii esimerkiksi lääkkeiden tukkukauppaa harjoittavan Oriolan SAP projekti 2017. Toiminnanohjausjärjestelmän ylösajo aiheutti yrityksessä merkittäviä ongelmia läpi Oriolan tuotantoketjun ja tästä johtuen lääkkeidenjakelu pysähtyi hetkellisesti täysin (Vänskä 2017). Toimialan ollessa sidosryhmille hyvin kriitti- nen, ongelmat heijastuivat nopeasti apteekkeihin läpi Suomen.

Hankkeen epäonnistuminen saattaa siis aiheuttaa yritykselle suuriakin tappioita.

Tällaiset taloudelliset uhkat ovat merkittäviä. Vaikeaa on myös havaita mihin toimintoihin ja prosesseihin ERP-järjestelmä käytännössä vaikuttaa ja kuinka näitä vaikutuksia voidaan tarkasti mitata (Minhan 1998; Hendricks ym. 2007.).

Tämä luokin tarvetta tutkimukselle, jossa selvitetään tuovatko toiminnanohjaus- järjestelmät todellisuudessa yrityksille rahamääräisenä mitattavia etuja.

META Groupin 1999 tehdyn tutkimuksen mukaan toiminnanohjausjärjestelmien keskimääräinen hinta, hankinta ja ylläpitokustannukset mukaan lukien, on noin 15 miljoonaa dollaria. Tämän lisäksi aikaa implementointiin kuluu keskimäärin 23 kuukautta. Kustannukset ovat kuitenkin muuttuneet määrältään ja luonteel- taan merkittävästi. Nykyään ERP-järjestelmistä laskutetaan pääosin käyttäjien määrän mukaan keskimäärin arviolta 1500–4000 € per käyttäjä. Lisäksi palvelun- tarjoajien välillä on merkittävää vaihtelua hinnoissa. (Zuyderduyn 2011.) Ky- seessä on kuitenkin poikkeuksetta aina merkittävä investointi, joten on tärkeää selvittää vaikuttaako keskitetyn tietojärjestelmän käyttöönotto todella yrityksen tulokseen ja, jos vaikuttaa, mihin tunnuslukuihin. (Poston ym. 2001)

1.2 Tavoitteet ja rajaukset

Tässä tutkimuksessa on tarkoitus selvittää vaikuttaako toiminnanohjausjärjestel- män käyttöönottaminen positiivisesti yrityksen suorituskykyyn ja tulokseen. Ta- voitteena on antaa informaatiota siitä, ovatko aiemmin Suomessa tehdyt investoinnit ERP-järjestelmiin olleet kannattavia, ja ovatko ne tuoneet yrityksille mitattavia rahamääräisiä hyötyjä. Tutkielmassa käsitellään aihetta ensin luoden kä- sitellylle aiheelle viitekehys ja sen jälkeen aiempien tutkimusten perusteella ver- taillen ja arvioiden niiden saamia tuloksia. Empiirisessä osiossa suorituskyvyn muutosta mitataan valittujen tunnuslukujen osalta suomalaisissa yhtiöissä tilastollisesti kahden riippuvan otoksen t-testin sekä toistomittausten varianssiana- lyysin avulla.

(9)

Tutkielmassa aihetta on tarkoitus käsitellä sisäisen laskentatoimen näkökul- masta. Tutkimuksessa ei käsitellä tarkemmin toiminnanohjausjärjestelmien tek- nisiä piirteitä tai järjestelmien käyttöönottoa tietoteknisestä näkökulmasta. Teo- riaosassa toiminnanohjausjärjestelmien rakennetta sekä toimintaa selvitetään pääpiirteittäin, mutta tietotekniseltä tasolta esittely jää hyvin yleisluontoiseksi.

Aiempien tutkimusten ja hypoteesien laadinnan yhteydessä määritellään tunnusluvut, joihin toiminnanohjausjärjestelmän tulisi tutkimusten mukaan vaikuttaa ja joiden katsotaan vaikuttavan yrityksen kannattavuuteen. Samalla käydään läpi mihin tilinpäätöseriin ja tunnuslukuihin vaikuttavia hyötyjä toiminnanoh- jausjärjestelmien on todettu aiheuttavan aiemman empiirisen tutkimuksen perusteella. Aiemmat tutkimukset käsittelevät pääsääntöisesti yrityksiä, jotka käyt- tävät markkinaosuudeltaan suurimpia toiminnanohjausjärjestelmiä (ks. Kuvio 1). Tästä johtuen myös tämän tutkielman empiirisessä osiossa ja otoksen valin- nassa tutkittavien yritysten joukkoon on valittu vain yrityksiä, joissa toiminnan- ohjausjärjestelmä on yleisesti käytetty ja tunnettu. Huomionarvoista on, että ns.

suurten toimittajien lisäksi markkinoilla on lukuisia pienempiä järjestelmiä, joilla on samoja ominaisuuksia, kuin tunnetuilla toiminnanohjausjärjestelmillä.

(10)

Kuvio 1. Globaalit ERP-järjestelmien markkinaosuudet 2013.

Tutkielmassa rajataan myös tutkittavat mittarit ja tunnusluvut vain sellaisiin, joilla on yritykselle rahamääräistä hyötyä ja joiden hyödyt on todettavissa yritysten tilinpäätöstiedoista laskettavista tunnusluvuista. Ei- rahamääräisiä mittareita esitellään aiempien tutkimusten yhteydessä, mutta niihin ei keskitytä sen tarkemmin, eikä niiden vaikutusta huomioida. Tutkimuksessa ei myöskään arvi- oida, kuinka toiminnanohjausjärjestelmät helpottavat johdon päätöksentekoa tai helpottavat tai muokkaavat työntekijöiden työtehtäviä, ellei vaikutusta yrityksen taloudelliseen tulokseen voida esittää. Ainoastaan suorat, valittuihin tunnuslukuihin todettavissa olevat vaikutukset, ovat tutkimuksen keskiössä.

Aihe itsessään on suhteellisen tuore, mutta sitä on tutkittu hyvinkin paljon ja laa- jasti. Mielenkiintoisen aiheesta tekeekin erilaiset tutkimukset ja niiden tulokset.

Useiden tutkimusten tulokset ovat ristiriitaisia. ERP-järjestelmien taloudellisista vaikutuksista kiistellään. Ei- rahamääräisistä mittareista ollaan pääosin yksimie- lisiä ja toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton katsotaan vaikuttavan niihin

(11)

positiivisesti (Ruivo, Oliveira & Neto 2012). Rahamääräisten mittareiden osalta tulokset eriävät merkittävästi.

Otoksessa on käytetty Suomalaisia yrityksiä, jotka ovat implementoineet toimin- nanohjausjärjestelmän vuosina 1999-2012. Järjestelmähankkeen implementoin- tiajankohta on varmennettu julkisista lähteistä (mm. pörssitiedotteet ja uutiset) sekä yritysten tilinpäätöstiedoista. Yritysten tilinpäätöstiedot on kerätty Voitto+

tietokannasta. Tilinpäätöstiedot on ajettu sekä implementointia edeltävästä sekä implementointia seuraavien kolmen vuoden osalta.

Ongelmia tutkimukselle teettää tarkastelujakson pituuden valinta ja valinnan vaikutus tutkimustulokseen. Alle kolmen vuoden tarkastelujakso saattaa olla liian lyhyt, sillä toiminnanohjausjärjestelmän todelliset tulosvaikutukset eivät välttämättä ole vielä mitattavissa. Pidemmällä tarkastelujaksolla on taas vaikeaa määrittää liittyvätkö kannattavuuden kasvu suoraan implementoituihin ERP- järjestelmiin vai selittyykö suorituskyvyn muutos muilla ulkopuolisilla tekijöillä.

Sama ongelma on myös järjestelmämuutosten mittauksissa ylipäätään. Liiketoi- mintaympäristön muutosta muiden tekijöiden vaikutusta on vaikea eliminoida tutkimuksesta. Tämä vähentää osittain saatujen tulosten luotettavuutta. (Poston ym. 2001; Wieder, Booth, Matolcsy & Ossimitz 2006.)

Ohessa esitetään hypoteesit, joiden avulla toiminnanohjausjärjestelmien vaikutusta yrityksen kannattavuuteen tutkitaan:

H1 ja H5: Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto vaikuttaa positiivisesti yrityksen kannattavuuteen ja tulokseen,

H2: Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto pienentää liiketoiminnan yleiskuluja,

H3: Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto pienentää myytyjen tuotteiden kustannuksia suhteessa liikevaihtoon

ja

H4: Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto pienentää henkilöstökuluja suhteessa yrityksen liiketoiminnan volyymiin

(12)

Hypoteesit perustuvat aikaisempiin tutkimuksiin aiheesta ja niiden muoto ja si- sältö johdetaan tarkemmin myöhemmin tutkimuksen teoriaosassa.

Tutkimuksen pohjalla on käytetty Robin Postonin ja Severin Grabsikin vuonna 2001 tekemää tutkimusta, jossa tutkittiin toiminnanohjausjärjestelmien käyttöön- oton taloudellisia vaikutuksia amerikkalaisyrityksissä 90-luvun lopulla. Tätä tutkimusta pidetään työn esikuvatutkimuksena. Samalla on tarkoitus päivittää ha- vainnot ja verrata tuloksia Suomen markkina-alueeseen.

1.3 Tutkielman rakenne

Ensimmäisessä luvussa määritellään tutkimuksen tarkoitus. Tarkoitus on selven- tää tarkemmin mitä toiminnanohjauksella tarkoitetaan ja mistä näkökulmasta niitä tutkitaan. Samalla määritellään tutkimuksen rajoitukset ja aiheen rajaukset.

Luvussa esitellään myös tutkimusongelmat, joista muodostetaan hypoteesit.

Toisessa luvussa käsitellään ERP-järjestelmien teoriaa ja laaditaan tutkielman viitekehys. Tarkoitus on selventää mitä ERP-järjestelmät ovat ja mikä on niiden merkitys yritysten tietojärjestelmäkokonaisuudessa. Samalla eritellään toimin- nanohjausjärjestelmiä sekä niiden rakennetta. Tarkoitus on samalla selventää aiempien tutkimuksien avulla mitä hyötyjä ja haittoja toiminnanohjausjärjestel- mästä aiheutuu tai saattaa aiheutua. Luvussa esitellään lisäksi tarkemmin mittarit joita järjestelmien tehokkuuden mittaamiseen on tarkoitus käyttää ja niiden vaikutuksista yrityksen kannattavuuteen. Lisäksi esitellään aiempia tutkimuksia aiheesta. Kolmannessa luvussa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmien vaikutusta suorituskykyyn.

Aikaisemmat tutkimukset ja tutkielman hypoteesien johtaminen -luvussa esitel- lään yhteenveto aiheesta, sekä päätelmiä siitä vaikuttavatkoinvestoinnit toimin- nanohjausjärjestelmiin positiivisesti yritysten tulokseen ja rahamääräisiin mittareihin aiempien tutkimusten perusteella. Tarkoitus on myös tutkia osaltaan risti- riitoja eri tutkimuksien välillä. Samalla vertaillaan aikaisempien tutkimuksien perusteella vaikuttavatko ERP-järjestelmät valittuihin tunnuslukuihin ja yrityksen suorituskykyyn. Lopussa aiempien tutkimuksien pohjalta laaditaan tutkielman hypoteesit ja mitattavat tunnusluvut.

(13)

Tutkimuksen aineisto ja metodit -luvussa esitellään tutkimusotos ja tutkimuksessa käytettä aineisto, aineiston rajaukset ja kuinka aineisto on kerätty. Luvussa esitellään lisäksi käytettävät tilastoanalyysimenetelmät sekä mitattavat tunnusluvut, joiden pohjalta kannattavuutta on tarkoitus mitata. Tutkimuksen empiiriset tulokset -luvussa käydään läpi tutkimuksessa saadut tulokset kummankin analyysin osalta.

Viimeisessä luvussa esitetään yhteenveto koko tutkielmasta ja peilataan saatuja tutkimustuloksia asetettuihin tavoitteisiin, aiempiin tutkimuksiin ja tutkimuksen taustoihin. Samalla esitetään tutkimuksen rajaukset ja merkitykset tieteelle ja käytännölle. Lopuksi hahmotellaan mahdollisia jatkotutkimusaiheita.

(14)

2 TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄT

Luvussa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmien teoriaa ja selvennetään tarkemmin mitä toiminnanohjausjärjestelmillä itse asiassa tarkoitetaan. Alussa ker- rotaan yleistä tietoa järjestelmien rakenteesta ja käyttöönotosta. Tämän jälkeen selvennetään millaisia tulosvaikutuksia ja riskejä järjestelmien käyttöönotolla on todettu olevan ja miten järjestelmien odotetaan vaikuttavan kannattavuuden mittareihin. Lopussa vertaillaan aikaisempien tutkimusten päätelmiä toisiinsa artikkeleita käsittelemällä ja vertailemalla.

ERP-järjestelmät ovat kehittyneet pitkän ajan saatossa ja ne pohjautuvat 1950 – luvulla kehitettyihin MRP (Material Requirements Planning) järjestelmiin, joilla määriteltiin yritysten tarvitsemien materiaalien saatavuus. Näillä järjestelmillä pystyttiin jo varastoimaan dataa, mutta vasta 70 -luvulla kehitetyt MRPII (Manu- facturing Resource Planning) järjestelmät pystyivät hallitsemaan koko tuotanto- ketjua ja tekemään tuotantoa koskevia suunnitelmia. Uudet suunnat yrityksien näkemyksissä kuitenkin loivat tarpeen järjestelmälle, joka tuotannon lisäksi pys- tyy tehokkaaseen kustannuslaskentaan, ja jonka avulla voidaan tarkastella yrityksen tehokkuutta ja lisäarvon muodostumista, sekä tarkkailla kokonaisuutta asiakastyytyväisyyden näkökulmasta. Näin syntyi käsite ERP-järjestelmistä.

(Klaus ym. 2000.)

Toiminnanohjausjärjestelmät voidaan määritellä usein eri tavoin. Helmut Klaus (2000) määritteli ERP-järjestelmän seuraavasti:

”A comprehensive package of software solutions which seek to integrate the com- plete range of business processes and functions in order to present a holistic view of the business from a single information and IT architecture”(Klaus, Rosemann

& Gable 2000.)

Robin Poston ja Severin Grabski (2001) sen sijaan määrittelivät ERP-järjestelmän:

“ERP software is the integration between modules, data storing/retrieving pro- cesses, and management and analysis functionalities. ERP provides the same functionalities of previous stand-alone systems while allowing access to enter- prise-wide information by employees throughout the entire company on a con- trolled basis.”(Poston ym. 2001.)

(15)

Kaikkia määritelmiä yhdistää integrointi. Toiminnanohjausjärjestelmät ovat tie- tokoneohjelmia, jotka integroivat yrityksen toiminnot. ERP-järjestelmissä yhdis- tyy toimitusketjun hallinta, asiakkuuksien hallinta, tuotteiden elinkaaren hallinta ja taloushallinto. Järjestelmän tehtävänä on kerätä aineistoa ja dataa eri moduuleista ja toiminnoista ja yhdistää tämä tieto. Järjestelmä myös säilyttää datan reaaliaikaisesti toimintojen käytettäväksi. (Davenport 1998)

Jokainen moduuli on järjestelmässä liiketoimintaprosessikohtainen ja käyttää yleensä samaa pohjadataa. Lisäksi järjestelmä on sama sekä käyttöliittymä että IT-järjestelmämielessä. Tällä tarkoitetaan sitä, että toiminnanohjausjärjestelmän päälle ei ole luotu erillistä käyttöliittymää vaan sama ohjelmistotarjoaja koko ko- konaisuuden. (Rizzi and Zamboni, 1999.)

2.1 Perinteiset järjestelmät

Perinteisissä järjestelmissä kirjanpito, varastointi, henkilöstöhallinto, myynti, markkinointi, asiakkuuksien hallinta, tuotanto yms. toiminnot ovat yleensä kaikki omissa tietojärjestelmissään. Useiden järjestelmien käytössä on usein ongelmana tiedonsiirto järjestelmien välillä. Järjestelmien välinen tiedonsiirto on mahdollisesti tehtävä manuaalisesti ja samalla on pystyttävä varmistamaan poh- jadatan muuttumattomuus. On myös varmistuttava siitä että kaikki data siirtyy järjestelmien välillä eikä siirto sisällä ylimääräistä tietoa. (Baray, Hameed & Badii 2006.)

Yleensä järjestelmien ylläpito, tiedonsiirrot ja päivitykset vaativat organisaatiolta suuren määrän manuaalista työtä. Tämä luo ongelmia myös liiketoiminnan reaa- liaikaiseen seurantaan ja päätöksentekoon. Johdolla kuluu aikaa informaation keräämiseen eri toiminnoista ja järjestelmistä. Eri järjestelmissä omalla tavallaan järjestetty tai esitetty data on vaikea muuttaa yhtenäiseksi. Näin yrityksen toimintojen kokonaiskuvaa on vaikea tai jopa mahdoton hahmottaa reaaliaikaisesti.

(Baray, Hameed & Badii 2006.)

Perinteisissä tietojärjestelmissä tieto on yleensä hajanaista. Yrityksellä saattaa olla käytössään kymmenistä satoihin eri järjestelmiä, joiden datan kokoaminen

(16)

on kallista. (Ks. Kuvio 2). Huomattavaa on, että vaikealukuisuuden lisäksi useiden järjestelmien ylläpito on raskaampaa sekä kalliimpaa ja sitoo työntekijöitä datan keräys- ja muokkaustöihin. Raskaassa järjestelmäympäristössä normaalit raportointitoimenpiteet voivat edellyttää suuren määrän manuaalista työtä (Ba- ray, Hameed & Badii 2006; Tsai, Chen, Hwang & Hsu 2010.)

Kuvio 2. Perinteisten järjestelmien rakenne. (Tsai, Chen, Hwang & Hsu 2010)

2.2 ERP-järjestelmien toiminta

Toiminnanohjausjärjestelmien tarkoitus on hoitaa yrityksen ydinprosesseja, koota kaikki toiminnot eli moduulit yhteen ja luoda reaaliaikainen datapankki liiketoiminnan hallintaan (ks. Kuvio 3). Perinteisten toimintojen lisäksi ERP-jär- jestelmiin on mahdollista sisällyttää esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen laskennan raportointityökaluja. Useat palveluntarjoajat tarjoavat myös mahdollisuutta rää- tälöidä järjestelmiä yrityksen omaan toimintaympäristöön ja toimialaan sopiviksi. Esimerkiksi sairaaloille voidaan luoda erikseen potilastietomoduuli ja ra- kennusyhtiöille keskeneräisten hankkeiden seurantamoduuli. (Klaus ym. 2000.)

(17)

Kuvio 3. ERP-järjestelmän malli. (Tsai, Chen, Hwang & Hsu 2010)

Toiminnanohjausjärjestelmät toimivat pääsääntöisesti automaattisesti. Tietoja ei tarvitse syöttää useaan kohtaan vaan esimerkiksi tieto myyntitilauksesta kulkee automaattisesti myyntiin, myyntireskontraan, varastokirjapitoon, asiakkuuksien hallintaan sekä pääkirjanpitoon. Useiden järjestelmien tietojärjestelmäympäris- tössä sama tieto on usein syötettävä manuaalisesti kuhunkin järjestelmään erikseen. Informaatiovirta kulkee toiminnanohjausjärjestelmissä koko yrityksen läpi.

ERP-järjestelmissä esimerkiksi tilaus ja toimitus tapahtuvat usein järjestelmämie- lessä automaattisesti. Esimerkkinä tästä voidaan nähdä esimerkiksi päivittäista- varakauppojen tilaus-toimitusketju, jossa yksittäisten toimipaikkojen varastosal- doja pystytään seuraamaan ja täydentämään automaattisesti ilman manuaalisia välivaiheita. Toimipaikkojen varastomäärien laskiessa sovittuun pisteeseen, jär- jestelmä itse tilaa täydennyksen, ja kun yritys vastaavasti saa tilauksen, tapahtuu toimituskäsky automaattisesti. Tarkoituksena on vähentää toimitusten ja tilaus- ten kiertoaikoja ja nopeutta sekä vähentää ylimääräisiä manuaalisia työvaiheita.

(Hendricks ym. 2007 ; Bavarsad, Rahimi & Norozy 2013.)

ERP-järjestelmän tarkoituksena on tehokkaasti suunnitella ja hallita yrityksen eri toimintoja. Se myös helpottaa yrityksen strategista suunnittelua. Järjestelmien avulla on vaivattomampaa seurata tuotteiden arvonmääritystä, tuotteiden elin-

(18)

kaarta ja toimintojen sekä tuotteiden kustannusrakennetta. Samalla sidotaan ali- hankkijat ja muut sidosryhmät tarkemmin yrityksen toimintoihin. Yrityksen reaaliaikainen tilanne ja data ovat saatavilla kaikissa yksiköissä kaikkialla. Työnte- kijöiden kanssakäyminen ja kommunikaatio perustuu siis samaan tietoon joka on kaikkien saatavilla. Eri osastojen välinen yhteistyö helpottuu. ERP-järjestel- mät osaltaan helpottavat näin huomattavasti monikansallisten yritysten toimintaa. Data pysyy samana maasta tai yrityksen toimiston sijainnista riippumatta.

(Newman & Westrup 2005; Baray ym. 2006; Hendricks ym. 2007.)

2.3 Rakenne

Toiminnanohjausjärjestelmien rakenne on riippuvainen yrityksen valitsemasta sovellusvalikoimasta. Kuten aiemmin todettu, yrityksen vaihtoehtona on usein hankkia valmis sovelluspaketti tai vastaavasti ERP-järjestelmät räätälöidään vastaamaan juuri asiakkaiden tarpeita. Ohjelmistoyritykset tarjoavat yleensä mah- dollisuuden niin perusmalliseen kuin tarkasti kohdeyrityksen tarpeita vastaa- vaan mukautetun ratkaisun. Perusmallissa yrityksille annetaan käyttöön ohjelma ilman tarkempaa mukauttamista. Räätälöidyissä ratkaisuissa yritys saa itse päät- tää toiminnanohjausjärjestelmän moduuleista, sekä niiden toiminnoista. Oh- jelma mukautetaan vastaamaan erikseen esimerkiksi tuotantoyritysten ja jälleen- myyntiyritysten tarpeita. Yksilöllisessä versiossa toiminnanohjausjärjestelmän li- sensoidut konsultit rakentavat ERP-järjestelmän alusta alkaen vastaamaan yrityksen tarpeita. Laaja muokattavuus saattaakin tehdä toiminnanohjausjärjestel- mästä yritykselle entistä hyödyllisemmän. Toisaalta ero muokattavuudessa vaihtelee suuresti ohjelmistoittain. (Klaus ym. 2000.)

Kuten aiemmin todettu, ERP-järjestelmät koostuvat moduuleista, yrityksen toiminnoista, jotka on yhdistetty samaan datavarastoon. Näin esimerkiksi pääkir- janpito ja rahatapahtumat pysyvät kaikilla moduuleilla ajankohtaisena ja tämä mahdollistaa informaation virtauksen järjestelmän moduuleista toisiinsa. Mo- duulit hakevat, tai niihin syötetään dataa tietopankin kautta, joka ohjaa tiedon kaikkialle järjestelmään. Tietopankki mahdollistaa manuaalisten välivaiheiden poistamisen moduulien tiedonsiirron väliltä. Informaation liike tapahtuu myös yrityksen ulkopuolelle. Yrityksen sidosryhmien tiedot ja toiminta on yleensä in- tegroitu osaksi toiminnanohjausjärjestelmää (ks. Kuvio 4). Käytännössä tämä tar-

(19)

koittaa yleensä yritysten sidosryhmämoduulien (asiakkuuksien hallinta yms.) in- tegrointia, mutta nykyisin enenevässä määrin asiakkaiden IT-järjestelmät saate- taan linkittää osaksi toiminnanjärjestelmäkokonaisuutta. (Klaus ym. 2000; Baray

ym. 2006.)

Kuvio 4. ERP-järjestelmän rakenne. (Baray ym. 2006)

2.4 Hyödyt

Mitä käytännön hyötyjä yritykset ovat ERP-järjestelmillä saavuttaneet ja inves- tointien avulla pyritään saavuttamaan? Kuten jo edellä mainittu, ERP-järjestel- mät integroivat yrityksen operatiiviset toiminnot (Ks. Taulukko 1). Esimerkiksi hankinta, logistiikka, myynti, markkinointi, kontrollointi, mittarit ja kirjanpito käsitellään yhdellä ohjelmistolla, joten tietojärjestelmien päällekkäisyys ja kuor- mitus helpottuu. ERP-järjestelmä vähentää tietotekniikan kustannuksia ja kuor- mittavuutta sitomalla kaiken yhden ohjelmiston alle. (Davenport 1998.)

(20)

Taulukko 1 SAP R/3 ERP-järjestelmän moduulit (Davenport 1998.)

Toimintojen yhdistelemisellä pyritään helpottamaan työntekijöiden työmäärää ja nopeuttamaan toimintoja, mutta myös luomaan yrityksen päätöksentekoa hel- pottavia tietoja ja ajureita. Näin yrityksen taloudellinen seuranta (mm. kuukau- siraportointi) helpottuu ja täten myös päätöksenteko kehittyy tehokkaammaksi ja laadukkaammaksi. Samalla yrityksen toimintoja kustannuslaskenta, kirjanpito ja varasto pysyvät jatkuvasti ajan tasalla ja niiden seuranta helpottuu. Yri- tyksen sisällä tämä mahdollistaa taloushallinnon työntekijöiden työn siirtymisen enemmänkin analysointitehtäviin manuaalisesti tehtävien raporttien luomisen sijaan. Reaaliaikainen tieto on jatkuvasti yrityksen saatavilla. Tätä kautta muutosten kontrollointi parantuu ja yrityksen johdon reagointikyky paranee. (Daven- port 1998; Shtub 1999.)

Nykyään lähes poikkeuksetta suuret yritykset keräävät, luovat, varastoivat ja analysoivat valtavaa määrää dataa. Datan valtava määrä luo haasteita tietojen säilyttämiseen. Käytännössä yritysten tietomassa tallennetaan usein sähköisille

(21)

servereille, joko ulkoisen palveluntarjoajan toimesta tai yritysten omiin varastoihin. Nämä niin kutsututut datavarastot ovat raskaita ylläpitää ja tieto on yleensä raakadatana, josta se on vielä muokattava hyödynnettävään muotoon. Perintei- sissä järjestelmissä data saattaa lisäksi olla hajautuneena useiden eri järjestelmien välille. Myös tietomassa on vanhoissa järjestelmissä usein varastoituna useaan eri datapankkiin, joten datapankkien ja varastojen ylläpito on kallista. ERP-jär- jestelmät keskittävät datavaraston ja operatiiviset toiminnot, jotta yrityksen tie- tojärjestelmään kertynyt data on valmiina käyttöön eikä eri ohjelmistojen datan muokkausta samaan muotoon tarvita. (Davenport 1998.)

ERP-järjestelmät luovat yhteyden, jossa esimerkiksi myynti ja logistiikka, ostot ja logistiikka, sekä myynti ja johdon ohjausjärjestelmät ovat jatkuvasti ajan tasalla ja kommunikaatio eri toimintojen välillä helpottuu. Tiedon syöttämisessä järjes- telmään tarvitaan vain yksi kerta, jonka jälkeen muutos näkyy ympäri yrityksen eri toimintoja. Näin myös tieto eri osastojen välillä kulkee jatkuvasti ja yrityksen toimintojen on helpompaa reagoida muutoksiin. Budjetoinnit ja materiaalitar- peet on saatavilla jatkuvasti ja ne päivittyvät automaattisesti. Kun tilaus-toimitusketju sekä muut toiminnot nopeutuvat ja automatisoituvat, vähenevät toimi- tusajat ja varaston kiertoaika lyhenee. (Davenport 1998.)

Globaalien yritysten käytössä tieto välittyy eri maiden organisaatioiden välillä ja maakohtaiset ehdot päivittyvät automaattisesti. Esimerkiksi Suomalaisen yrityksen myynnit Yhdysvalloissa kirjataan dollareina ja Kiinan osaston hankinnat ren- minbeina. Järjestelmä lisäksi määrittää kirjanpidon sekä esim. tuloslaskelman ja taseen maakohtaisiin standardeihin sopiviksi. Silti tieto välittyy euromääräisenä ympäri organisaation. Myös kommunikointi eri maiden yksiköiden välillä helpottuu, sillä kaikkialla käytetään samaa järjestelmää, joten tekninen kieli ja käy- tettävät toiminnot ovat samoja. Näin kommunikointi eri yksiköiden välillä nopeutuu ja helpottuu. (Davenport 1998.)

Toiminnanohjausjärjestelmillä pyritään vähentämään myös virheiden määrää.

Kun data syötetään järjestelmään vain kerran, korostuu ensimmäisen kirjauksen oikeellisuus, mutta tämän jälkeen syötteen tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen.

Kun taas käytössä on useita järjestelmiä, pitää jokaisessa järjestelmässä tai yrityksen toimipaikassa syöttää tiedot aina uudestaan. Näin virheiden mahdollisuus kasvaa. (Velcu 2007)

(22)

Yritykset pyrkivät saavuttamaan liiketoiminnallisia hyötyjä ERP-järjestelmien implementoinnilla. Järjestelmien avulla pyritään esimerkiksi mahdollistamaan kasvua, tehostamaan yrityksen eri toimintoja ja vähentämään hallinnollisia ja operatiivisia kustannuksia. Usein toiminnanohjausjärjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa yritykselle mahdollisimman kattava kustannuslaskentajärjestelmä.

Tämän avulla yrityksen on helpompaa seurata ja kohdistaa toimintojen kustannuksia ja vähentää toimintoja, jotka eivät tuota lisäarvoa. Näin yrityksen arvo- ketju tehostuu. (Velcu 2007)

Automatisoitu varastointi ja muut logistiikan toiminnot pyrkivät merkittäviin säästöihin yrityksen logistiikassa. Esimerkkinä automatisoitu varastokirjanpito, jonka avulla johto voi jatkuvasti tarkkailla ja olla ajan tasalla yrityksen vaihto- omaisuuden määrästä. Vaihto-omaisuuden seuranta ei välttämättä ole enää riippuvainen inventaariosta, kun varaston kehitystä voidaan seurata reaaliajassa. Li- säksi automatisoitu maksu- ja hälytysjärjestelmä helpottaa lähetysten sekä mak- sujen myöhästymisen ehkäisemisessä. Järjestelmä saattaa esimerkiksi maksaa os- tolaskun automaattisesti viimeisenä päivänä ja ilmoittaa, ellei sovittua toimitusta ole vielä tapahtunut, tai sitä ei ole kirjattu. Automatisoinnin tarkoituksen on vä- hentää tavaran läpimenoaikaa yrityksessä ja näin vaikuttaa positiivisesti tehok- kuuteen. (Velcu 2007)

Toiminnanohjausjärjestelmät siis pyrkivät helpottamaan yritysten operatiivisia toimintoja ja keskittämään yrityksen tietotekniikkaa. Teknisten etujen lisäksi jär- jestelmillä pyritään vaikuttamaan välittömästi yritysten suorituskykyyn. Toi- minnanohjausjärjestelmän onnistunutta implementointia pidetäänkin merkittä- vänä kilpailukykyä parantavana tekijänä. (Velcu 2007)

2.5 Riskit

Toiminnanohjausjärjestelmien investoinnin mielekkyyttä arvioitaessa on otet- tava huomioon järjestelmien mukanaan tuomat riskit. Epäonnistumisprosentti käyttöönotolla on erittäin suuri. Arviolta 66 - 70 prosenttia implementoinneista epäonnistuvat (Davenport 2000). Monimutkaiset järjestelmät vaativat aikaa, ra- haa ja ammattitaitoa. Vaikka toiminnanohjausjärjestelmät ovatkin merkittävä osa nykyaikaista tietoteknistä osaamista ja niiden tarkoitus on parantaa yritysten kil- pailukykyä, huomattava osa ERP-implementoinneista päättyy pettymyksiin tai,

(23)

jopa katastrofeihin. Epäonnistuneet ERP-implementoinnit voivat ajaa yrityksen konkurssiin. Useat yritykset ovat havainneet implementoinnin ongelmalliseksi johtuen ERP-järjestelmien monimutkaisuudesta. Lisäksi IT järjestelmien tulos- vaikutuksen mittaamista on pidetty hankalana. (Davenport 2000; Poba-Nzaou, Raymond & Fabi 2008; Tsai ym. 2010.)

Miksi toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto epäonnistuu? Järjestelmiin kohdistetut odotukset ovat usein mahdottomia eikä järjestelmän tuoma tulonli- säys ole toivotun suuruinen. Aina systeemi ei myöskään vastaa kaikkia asiak- kaan vaatimuksia. Ongelmana on myös kustannusten vaikea määrittäminen. Im- plementointiin panostettu budjetti saattaa ylittyä tai ylläpito- ja koulutuskustan- nukset ovat odotettuja suuremmat. Implementointiprosessi on jokaiselle yritykselle erilainen. Usein myös järjestelmähankkeen aikataulua (esim. käyttöönotto- päivää ja implementoinnin takarajaa) on vaikea määrittää. Uusi järjestelmä luo haasteita myös henkilökunnalle. Jotta ERP-järjestelmä saataisiin mahdollisimman hyvin käyttöön, pitää sen käyttö ja toiminta perehdyttää työntekijöille. Vail- linainen koulutus lisää muutosvastarintaa ja edesauttaa käyttöönoton epäonnis- tumiseen. (Ghosh 2012)

ERP-järjestelmän käyttöönoton ollessa merkittävän kallis prosessi, tulee sen myös olla tarkoin suunniteltu. Hinta määräytyy yrityksen koon ja halutun räätä- löinnin mukaan. Usein toiminnanohjausjärjestelmien hinta kuitenkin kohoaa useisiin miljooniin euroihin. Julkisuudessa on useita tapauksia, joissa yrityksille on aiheutunut merkittäviä kustannuksia epäonnistuneista toiminnanohjausjär- jestelmähankkeista. Esimerkkejä epäonnistuneista ERP-hankkeista ovat mm.

Hersey Foods, Nike ja Suomessa Oriola. Hersey Foods menetti vuonna 1999 100 miljoonan dollarin halloween tuotot epäonnistuneen käyttöönoton johdosta.

Nike taas menetti myös 1000 miljoonaa dollaria vuonna 2000 epäonnistuneen ERP-implementoinnin vuoksi. Tapauksien johdosta Hersey Foodin osakekurssi putosi 8 % ja Niken 20 % (Wailgum 2009.) Samankaltaisia tapauksia on myös mm. Hewlett & Packardilla, Waste Managemantilla, ja Massachusettsin yliopis- tolla, joissa huonosti suunnitellut ja epäonnistuneet implementoinnit ovat ai- heuttaneet useiden miljoonien dollareiden menetyksiä ja osakkeiden laskua.

Myös FoxMayer Drug Company, Dell, Apple ja Whirlpool ovat esimerkkejä yri- tyksistä, joilla on esiintynyt merkittäviä ongelmia ERP-järjestelmän implemen- toinnissa. (Tsai ym. 2010; Ghosh 2012)

(24)

Vaikka toiminnanohjausjärjestelmillä pyritään parantamaan yrityksen taloudellista tulosta, välittömät vaikutukset voivat kuitenkin olla toisenlaisia. Organisaa- tioilla on usein vaikeuksia liittää uusi ERP-järjestelmä jo olemassa oleviin data- varastoihin ja järjestelmiin. Etenkin tilanteet, joissa vanhaa ohjelmistoa halutaan käyttää toiminnanohjausjärjestelmän rinnalla tuottavat usein ongelmia. Toimin- nanohjausjärjestelmän käyttöönotto tuo mukanaan usein huomattavan määrän uusia toimintatapoja ja käytäntöjä ja osittain yritys saattaa joutua muuttamaan omia ydinprosessejaan saadakseen ne yhteensopiviksi raskaiden toiminnanoh- jausjärjestelmien kanssa. ERP-järjestelmän hankinnasta itsessään aiheutuu suu- ria kustannuksia, mutta huomattavia lisäkustannuksia tuovat implementointi ja henkilökunnan koulutus. Jos taas halutaan ulkoista konsultointia, ovat nämäkin palvelut usein hyvin kalliita. Järjestelmien implementointi kestää keskimäärin kolmesta viiteen vuoteen, joten lisäkustannuksia syntyy hyvin pitkällä aikavä- lillä ja samaan aikaan yrityksen pitäisi kuitenkin pystyä hoitamaan liiketoimin- tansa normaalisti. (Poston ym. 2001.)

Koska ERP-järjestelmät perustuvat automaatioon ja ohjelmoituihin prosesseihin, voi järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa negatiivisesti integroitujen operatiivisten toimintojen kehittämiseen. Järjestelmän automaatio voi johtaa tilanteeseen, jossa uusia innovaatioita ei synny tai niihin ei keskitytä, sillä toimintoja pidetään automaattisesti tehokkaina. Toiminnanohjausjärjestelmät lisäävät myös yrityksen hierarkiaa, johtuen toimintojen automatisoinnista. Tämä taas ei välttämättä tue yritysten toimintaa. (Poston ym. 2001.)

ERP-järjestelmät vaativat yleensä tietojen syöttöön vain yhden kerran ja näin py- ritään ehkäisemään useista käsittelykerroista johtuvat virheet. Jos kuitenkin jär- jestelmään syötetään virheellistä tietoa, on sen korjaaminen ja huomaaminen vai- valloisempaa ja virheen kohdistaminen ajoittain mahdotonta, sillä väärä data le- viää automaattisesti läpi koko organisaation järjestelmän. Näin pienetkin virheet esimerkiksi lukujen syöttämisessä, voivat aiheuttaa merkittäviä muutoksia koko yrityksen tiedoissa tai esimerkiksi tunnusluvuissa. (Poston ym. 2001.)

Ongelmia tuottaa myös toiminnanohjausjärjestelmän joustavuuden takaaminen.

Vaikka järjestelmän pyrkimyksenä on helpottaa yrityksen päätöksentekoa ja tehdä siitä ketterämpää yhdistämällä organisaation eri toimintoja, voi ERP-jär- jestelmä olla ydinliiketoiminnan kannalta hyvin jäykkä työkalu. Järjestelmien lo- giikka vaati muutoksia yrityksen organisaatioon ja yrityskulttuuriin. Vaikka

(25)

ERP-järjestelmien toimittajat panostavat muokattavuuteen, on todellisuus usein toinen. ERP-järjestelmien mukanaan tuomat uudet toimintatavat voivat olla ris- tiriidassa yritysten omien toimintatapojen ja tarpeiden kanssa. Ohjelmistot, jotka on alun perinkin suunniteltu hallitsemaan vain yhtä toimintoa, esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin työkalu tai erillinen kirjanpito-ohjelmisto, voi olla yritykselle tehokkaampi ja hyödyllisempi ohjelmien paremman erikoistumisen vuoksi. Ohjelmistot, jotka pyrkivät täyttämään vain yhden yrityksen ohjelmisto- tarpeesta, ovat yleensä ketterämpiä ja muokattavampia kuin raskaat ERP-järjes- telmät. (Davenport 1998; Al-Mashari 2002.)

Yritykset pyrkivät sopeutumaan järjestelmään sen sijaan, että järjestelmä sulau- tuisi yritykseen. Erilliset ohjelmistot myös usein kehittyvät nopeammin ja päivi- tysaikataulu saattaa olla lyhyempi. Standardoidut toiminnanohjausjärjestelmät saattavat olla jo käytössä usealla saman toimialan eri yrityksellä. Näin yrityksen on mahdotonta erottautua omilla toimintatavoillaan ja saada implementoinnista merkittävää kilpailuetua. Erikoistuminen voikin olla yritykselle parempi kilpai- lukeino toiminnanohjausjärjestelmään verrattuna. (Davenport 1998; Al-Mashari 2002.)

Tärkein, ja yleensä kriittisin, toiminnanohjausjärjestelmän onnistuneeseen käyt- töönottoon liittyvä prosessi on onnistunut implementointi. Jokaisen yrityksen täytyy löytää itselle sopiva ja oikea metodi järjestelmän käyttöönottoon. Useat ERP-järjestelmien implementoinnista tehdyt ”best practice” mallit eivät välttä- mättä kuvaa parhaiten juuri oman yrityksen ja toimialan järjestelmän käyttöön- ottoa. Lisäksi mallit vanhentuvat yritysten ja toimialojen kehittyessä. (Poston 2001.)

2.6 Yhteenveto

Toiminnanohjausjärjestelmät eroavat osittain merkittävästikin perinteisistä jär- jestelmistä ja tehostavat yrityksen toimintoja. Samalla on kuitenkin huomattava, että investointi on yleensä hyvin merkittävä sekä rahallisesti että organisaation muutoksen kannalta. Implementointi sisältää aina merkittävän riskin. ERP-jär- jestelmien mukanaan tuoma kannattavuuden ja kustannustehokkuuden lisäys näkyykin nimenomaan tehostettuina prosesseina sekä manuaalisten työtehtä-

(26)

vien automatisointina. Seuraavassa luvussa käydään läpi tarkemmin kuinka toi- minnanohjausjärjestelmät vaikuttavat tilinpäätöseräkohtaisesti yrityksen koko- naiskannattavuuteen ja suorituskykyyn.

(27)

3 VAIKUTUKSET YRITYKSEN KANNATTAVUUTEEN

ERP-järjestelmien vaikutuksella yrityksen kannattavuuteen tarkoitetaan toimin- nanohjausjärjestelmän käyttöönoton vaikutuksia yrityksen tulokseen. Käytän- nössä tietojärjestelmien tuoma kannattavuuden parannus aiheutuu yleensä kustannusten pienentämisen muodossa. Kustannusten pienentymisen on nähtävissä kannattavuuden mittareiden muutoksissa. Kannattavuus ja suorituskyky laske- taan yrityksistä saatavista taloudellisista raporteista ja niistä saatavista tunnusluvuista. Merkittävimpinä kannattavuuden tunnuslukuina pidetään esim. oman pääoman tuottoastetta (Hitt & Brynjolfsson 1996).

Kannattavuudella tarkoitetaan taloudellisten tulosten vertailua niiden vaatimiin kustannuksiin. Näin määritellään onko tehdyt ratkaisut ja esimerkiksi investoinnit vaikuttaneet yrityksen arvoon positiivisesti vai negatiivisesti. ERP-järjestel- män kannattavuudella tarkoitetaan järjestelmän kykyä tuottaa organisaatiolle etuja ja hyötyjä. Investoinnin hyödyllisyyden arvioinnissa onkin tärkeää pystyä mittaamaan toiminnanohjausjärjestelmien tuomaa hyötyä. Edut ja hyödyt olla esimerkiksi taloudellisia tai kilpailullisia. (Hitt & Brynjolfsson 1996; Hunton, Lip- pincott & Reck 2003.)

Toiminnanohjausjärjestelmien vaikutuksessa yrityksen talouteen on huomioita- vaa pitkä aikajänne. Nicolaun ja Bhattacharyan tutkimuksen mukaan yrityksellä kestää ainakin noin kaksi vuotta ennen kuin implementoinnin taloudelliset vaikutukset alkavat näkyä (2006). Implementointiprosessi ei lakkaa, kun järjestelmä otetaan käyttöön. Käyttöönoton jälkeen kuluu aikaa, kun yrityksen strategia ja toimintatavat mukautuvat uuteen järjestelmään. Vasta tämän jälkeen varsinaiset vaikutukset alkavat näkyä. (Hitt & Brynjolfsson 1996; Hunton, Lippincott & Reck 2003; Nicolaou & Bhattacharya 2006; Ruivo ym. 2012.)

Toiminnanohjausjärjestelmien vaikutusta yrityksen suorituskykyyn pyritään yleensä mittaamaan yrityksen taloudellisilla tunnusluvuilla. Tutkijat eivät kuitenkaan ole päässeet yhteisymmärrykseen tunnusluvuista, jotka parhaiten mää- rittelevät yrityksen kehitystä ja toimintaa, arvioiden samalla ERP-järjestelmien käyttöönoton vaikutusta tulokseen. Merkittävinä mittareina voidaan kuitenkin pitää esimerkiksi voittomarginaalia, käyttöpääoman kiertoaikaa, käyttöomai- suuden kiertonopeutta, myyntisaamisten kiertoaikaa, ostovelkojen kiertoaikaa,

(28)

sijoitetun oman pääoman tuottoa, kokonaispääoman tuottoa, myynnin kasvua ja varaston kiertoaikaa. (Hitt ym. 1996; Wieder ym. 2006.)

Jensenin ja Mecklingin (1973) mukaan yritys koostuu agenttisopimuksista, joilla työnantaja työllistää työntekijät (agentit) toimimaan yrityksessä puolestaan. Ole- tuksena asettelussa on, että agentti on omaa hyötyään maksimoiva toimija, jonka pyrkimyksenä on saada enemmän palkkioita vähemmällä työmäärällä. Teorian mukaan agentti ei kuitenkaan piittaa ei-rahamääräisistä hyödyistä. Agenttikus- tannukset syntyvät eroista omistajan ja agentin päämäärien välillä. Kustannukset syntyvät, kun työnantaja joutuu valvomaan agentin toimintaa. Valvonta on havaittavissa esimerkiksi sopimuksina, raportointivaatimuksina ja dokumentteina.

Lisäksi kustannuksia syntyy väärinymmärryksistä ja tehottomuuksista työnan- tajan ja agentin välillä. Tietoteknologian ja toiminnanohjausjärjestelmien roolina on pienentää valvonnan kustannuksia ja helpottavat työnantajan mahdollisuutta valvoa agenttia informaatiomielessä. (Jensen ym. 1973; Poston ym. 2001)

Toiminnanohjausjärjestelmän erikoispiirteenä on, että järjestelmä vähentää valvonnan kustannuksia automatisoimalla prosesseja sekä lisäämällä tai helpotta- malla työntekijöiden tekemien töiden seurantaa. Seurantatyökalut pitävät sisäl- lään esimerkiksi lokitietoja ja tehtyjen työsuoritusten jälkikäteistä seurantaa. Kun koko henkilökunnalla on mahdollinen pääsy järjestelmään, valvonta voidaan jär- jestää ajantasaisesti ja tehokkaasti. Myös hyväksyntätoimenpiteiden ja tarkastus- ten tekeminen helpottuu. (Gurbaxani ym. 1991)

Yleisesti ERP-järjestelmien tulisi siis helpottaa ylipäätään valvontatoimenpiteitä ja vähentää virheitä, joten oletuksena on että järjestelmän käyttöönotto vähentää liiketoiminnan muita kuluja. Lisäksi järjestelmä vähentää itse tuotannon valvo- misen kuluja, joten vaikutus tulisi näkyä myös aine- ja tarvikekuluissa. (Poston ym. 2001.)

Henkilöstökulujen seuranta ja tehtyjen työtuntien raportointi on yrityksessä usein aikaa vievää ja vaivaa vaativaa (Gurbaxani ym. 1991). ERP-järjestelmän tulisi automatisoida tuntienseurantaprosessia ja helpottaa tuntien syöttämisen käy- täntöjä. Tämä taas vähentää mahdollisten back office -toimintojen määrää. Toi- minnanohjausjärjestelmien käyttöönotto tulisi siis näkyä suoraan liiketoiminnan muiden kulujen vähennyksenä ja välillisesti henkilöstökulujen pienenemisen muodossa. (Poston ym. 2001)

(29)

Päätösoikeuksien teorian mukaan organisaation alatasoilla henkilöstöllä on yleensä parempi pääsy ja yhteys oman toimialansa jatkuvasti muuttuviin tietoihin. Jos kaikki lopullinen päätöksenteko tapahtuu kuitenkin organisaation yläta- soilla, yrityksen on prosessoitava informaatio läpi koko organisaation. Tämä johtaa informaatioprosessikuluihin. Kuluja saattaa aiheutua yleisesti kommunikaa- tiosta, väärinymmärryksistä tai kommunikaatioviiveistä. Ilman oikea-aikaista ja paikkansapitävää tietoa informaatio voi johtaa epäoptimaalisiin tuloksiin. Mitä ylemmäksi informaatio täytyy organisaatiotasolla kuljettaa, sitä suuremmat ovat informaatioprosessikulut. Taas mitä lähempänä päätöksenteko-oikeus on suhteessa organisaation alatasoa ja asiakasrajapintaa, sitä helpommin informaatio on saatavilla. Tämä taas tuottaa ongelmia agenttiteorian osalta, mikäli päätöksen- teko eriytetään organisaatiossa kauemmaksi omistajista. Yritysten tulisikin pyr- kiä mahdollisimman tehokkaaseen informaatioprosessiratkaisuun. Toiminnan- ohjausjärjestelmät pyrkivät pienentämään tiedonhausta ja jakamisesta aiheutu- via kustannuksia ja helpottamaan informaation saatavuutta läpi organisaation.

(Jensen ja Mecklin, 1992.)

Koska ERP-järjestelmän tavoitteena on tuottaa ajantasaisempaa ja tarkempaa informaatiota läpi yrityksen päätöksenteon tueksi, informaatioprosessikustannus- ten ja huonon informaation aiheuttamien kustannusten tulisi pienentyä. Kustan- nusten pienentyminen tulisi näkyä niin liiketoiminnan muissa kuluissa kuin aine- ja materiaalikuluissa. (Poston ym. 2001.)

Ulkoisten koordinointikustannusten osalta ERP-järjestelmien odotetaan ylläpitä- vän tarkkaa ja laadukasta datavarastoa, jonka tietoihin on helppo päästä käsiksi ja tehostuneen informaatiovirran avulla järjestelmän tulisi vähentää hallinnon tiedonhakukuluja, kuljetuskuluja, varastoinnin kuluja sekä kommunikoinnin yleiskuluja. Koska hankinnan, varastoinnin ja käsittelyn kustannuksia on vaikea allokoida tuotteille, kulut kirjataan usein kunkin tilikauden tulokseen (Kieso &

Weygandt, 1989.). Kyseiset kulut lisäävät liiketoiminnan muiden kulujen mää- rää. Toiminnanohjausjärjestelmien tulisi kyetä parantamaan kustannuslasken- nan tehokkuutta ja oikeellisuutta ja näin vähentämään liiketoiminnan muiden kulujen määrää. (Poston ym. 2001.)

3.1 Suora vaikutus

(30)

Kuten todettu toiminnanohjausjärjestelmän taloudelliset hyödyt tulevat näky- viin yleensä vähentyneistä kustannuksista, lisääntyneistä kassavirroista ja markkina-arvon kasvusta. Toimintoihin liittyvien kustannuksien odotetaan laskevan.

Esimerkiksi Myynnin ja hallinnollisten kustannusten vähentymisen odotetaan vaikuttavan suoraan yrityksen tulokseen. (Velcu 2007.)

Tutkimusten mukaan ERP-järjestelmään investointi nostaa yrityksen osakkeen markkina-arvoa. (Hayes 2001;Ranganathan & Samarah 2003) Markkinoilla on ta- pana reagoida muutenkin positiivisesti uusiin IT-investointeihin. On kuitenkin huomattavaa, että tällainen markkina-arvon kasvu voidaan luokitella epänor- maaliksi osakkeen arvon muutokseksi, jossa arvon kasvulle ei ole vielä nähtä- vissä järkevää perustetta. Arvonnousu perustuu oletukseen tulevista investoinnin tuomista rahavirroista. Näin ollen osakkeen arvon muutosta täytyy käyttää ERP-investoinnin onnistumisen mittarina varoen. Tärkeämpää on tarkastella osakkeen hinnan pitkäaikaista kehitystä lyhytaikaisten muutosten sijaan, jotta saadaan paremmin selville onko investointi ollut kannattava. (Hendricks ym.

2007.)

Toiminnanohjausjärjestelmät pienentävät kustannuksia vähentämällä tarvitta- vien työntekijöiden määrää. Tämän lisäksi toiminnanohjausjärjestelmä vähentää henkilökuntaan liittyvien muiden kustannusten määrää. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi työntekijöiden valvontaan liittyvät kustannukset, työntekijöi- den tehtävät, jotka eivät tuota lisäarvoa ja väärinymmärryksistä aiheutuneet kustannukset. Suomessa korostuu erityisesti myös niin pakollisten kuin vapaaeh- toistenkin henkilösivujen rooli. ERP-järjestelmän automatisoidessa työtehtäviä, työtehtävien valvonta helpottuu ja prosessit yksinkertaistuvat. Näin vähenne- tään mahdollisten virheiden määrää. Henkilöstön vähentyessä vähenee yleensä myös muut kuten energiasta, valaistuksesta ja lämmityksestä aiheutuvat kustannukset. (Poston ym. 2001.)

3.2 Epäsuora vaikutus

Toiminnanohjausjärjestelmän tulosvaikutus voi ilmetä myös epäsuorasti. Toi- minnan tehokkuuden lisäys on seurausta toimintojen nopeutumisesta, nopeutu- neesta päätöksenteosta ja ympäristön muutoksiin reagoimisesta. Näiden hyöty- jen mitattavuus ja suora vaikutus tulokseen ja näin investoinnin kannattavuuteen

(31)

voi olla kuitenkin vaikeasti havaittavissa. Muutokset näkyvät pitkällä aikavälillä ja niiden kohdistaminen ERP-järjestelmän käyttöönottoon on hankalaa. (Velcu 2007.)

Sisäisten prosessien epäsuorina hyötyinä katsotaan olevan kustannusten kohdistaminen, mittakaavaedut, lyhentyneet palveluajat, informaation saatavuuden nopeutuminen, prosessien johtamisen helpottuminen ja lyhyemmät kiertoajat.

Taloudelliset edut tulevat myös asiakkaiden parantuneesta palvelusta. ERP-jär- jestelmän implementoinnin jälkeen asiakkaita pystytään palvelemaan tehok- kaammin. Asiakastyytyväisyyden parannuksen voidaan nähdä kasvattavan myyntiä. Suurimpina etuina on myynnin ja laskutuksen tehostuminen ja paran- tunut asiakkaiden palvelu. (Velcu 2007.)

Informaatio ja päätöksentekokustannukset vähenevät. Kun hierarkkisessa järjes- telmässä työntekijöiden ei enää tarvitse raportoida johdolle erikseen, vaan informaatio kulkee automaattisesti ja nopeasti yrityksen läpi, päätöksenteko helpottuu ja nopeutuu. Näin vältetään vääristä päätöksistä johtuvia kustannuksia.

Myös väärästä informaatiosta aiheutuvat kustannukset pienenevät. (Poston ym.

2001.)

(32)

4 AIKAISEMMAT TUTKIMUKSET JA HYPOTEESIEN MUODOSTUS

Luvussa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmien vaikutusta yrityksen kannattavuuteen aiempien tutkimusten valossa. Aiheen käsittelyn jälkeen muodostetaan tutkimushypoteesit aiempien tutkimusten pohjalta ja käsitellään niiden joh- tamista. Toiminnanohjausjärjestelmistä on useita tutkimuksia ja tässä painote- taan juuri ERP-järjestelmien rahamääräisesti mitattavissa oleviin taloudellisiin vaikutuksiin. Näkökanta vaihtelee tutkimuksittain ja osassa tutkimuksia käsitel- lään aihetta enemmän tietotekniikan, kuin taloustieteen kannalta. Myös tutki- muskohteiden lukumäärä ja tutkimuskohteiksi valitut yritykset ja henkilöt vaih- televat.

Tutkimusalueetkin eroavat toisistaan. Osa tutkimuksista käsittelee etenkin im- plementointiprosessia ja sen vaikutuksia. Etenkin uudemmissa tutkimuksissa pääpaino siirtyy enemmänkin ERP-järjestelmän implementointiprosessiin. Or- ganisationaalisiin vaikutuksiin keskittyvät tutkimukset käsittelevät aihetta pro- sessilähtöisestä näkökulmasta. Kaikissa tutkimuksissa suorat taloudelliset vaikutukset eivät ole keskiössä. Tutkimukset esitellään aikajärjestyksessä ja huomionarvoista on, että vaikka tutkimusten määrä onkin laaja, on yritysten käyttämien aiempien tutkimusten pohja hyvin samanlainen.

Gubaxanin ja Whangin (1991) tutkimuksen viitekehys osoittaa kuinka ERP-jär- jestelmät vaikuttavat yrityksen kannattavuuteen ja suorituskykyyn. Kannatta- vuuteen parantavasti vaikuttavia tekijöitä ovat:

1. Yrityksen operatiivinen toiminta tehostuu 2. Liiketapahtumien tehostuminen

3. Ajantasaisen informaation kerääminen päätöksenteon tueksi 4. Työntekijöiden suorituskyvyn monitorointi ja tehostaminen

5. Informaation jakaminen pienemmillä kustannuksilla ja liiketoiminnan lukujen tallentaminen

Taulukko 2. ERP-järjestelmien käyttöönoton vaikutus kustannuslajeihin ja tilin- päätöseriin. (Gubaxani & Whang 1991)

(33)

SISÄISET KUSTANNUKSET Agenttikustannukset

Jäännösvauriot -Ei vaikutusta - -

Päätöksentekoon liittyvät kustannukset

-Kommunikaatio

-Dokumentaatio

ULKOISET-JA TRANSAKTIOKUSTANNUKSET Opratiiviset

-Tiedonhaun kustannukset

-Kuljetuskustannukset

-Varastoinnin kustannukset -Kommunikaatiokustannukset

Sopimuksiin liittyvät kustannukset -Sopimusten laatiminen

-Sopimusten valvonta -Huonon informaation aiheuttamat kustannukset

-Tehostaa päätöksentekoa:

kasvattaa liikevaihtoa ja/tai pienentää kuluja

-Pienentää kokonaiskuluja, kasvattaa liikevaihtoa ERP-järjestelmän

vaikutus yrityksen kuluihin

Tilinpäätöserä, johon kuluvaikutus kohdistuu (kustannuslajikohtainen)

-Vähentää johdon raportoinnin kustannuksia

-Pienentää liiketoiminnan muita kuluja

-Pienentää aine-ja materiaalikuluja

Tilinpäätöserä, johon kuluvaikutus kohdistuu

(toimintokohtainen)

-Pienentää myynnin-, yleis -ja

hallintokustannuksia -Pienentää myytyjen tuotteiden

kustannuksia -Pienentää myynnin-, yleis -ja

hallintokustannuksia

-Pienentää kokonaiskuluja, kasvattaa liikevaihtoa

-Pienentää

kokonaiskuluja, kasvattaa liikevaihtoa

-Tehostaa päätöksentekoa:

kasvattaa liikevaihtoa ja/tai pienentää kuluja -Tehostaa

päätöksentekoa:

kasvattaa liikevaihtoa ja/tai pienentää kuluja -Tehostaa

päätöksentekoa:

kasvattaa liikevaihtoa ja/tai pienentää kuluja

-Pienentää

-Vähentää hallintokuluja

-Vähentää yleiskuluja -Pienentää myynnin-, yleis -ja

-Pienentää aine-ja materiaalikuluja -Vähentää

varastointikustannuksi -Vähentää

hallintokuluja

-Pienentää myytyjen tuotteiden

-Pienentää aine-ja materiaalikuluja

-Ei vaikutusta -Ei vaikutusta

-

- -

- -Monitorointikustannukset -Vähentää valvonnan

kustannuksia -Vähentää tuotteiden vikoja ja informaation virheellisyyttä -Sitoutumiskustannukset

-Informaation käsittelykustannukset

(34)

Jotta ERP-järjestelmien vaikutus tiettyihin kustannuslajeihin ja tilinpäätöseriin voidaan selvittää, käytetään Gurbaxani ja Whangin organisaation kulukategori- oita. Taulukossa määritellään ensiksi kustannuslaji, joihin toiminnanohjausjär- jestelmien toivotaan vaikuttavan. Tämän jälkeen arvioidaan toiminnanohjausjär- jestelmän vaikutus kyseiseen erään ja lopuksi kuinka vaikutus näkyy yrityksen tilinpäätöserissä (ks. Taulukko 1). Johtuen eroista tilinpäätöskäytännöissä ja Suo- messa yleisemmin käytettävästä kululajikohtaisesta tuloslaskelmakaavasta, al- kuperäiseen taulukkoon on lisätty Geurbaxanin ym. käyttämän tilinpäätöserän lisäksi kustannuslajikohtaisen tuloslaskelman erä, johon kustannusten voidaan nähdä eniten vaikuttavan.

4.1 Positiivinen tulosvaikutus

Postonin ja Grabskin (2001) tutkimuksessa tutkittiin toiminnanohjausjärjestel- mien taloudellista vaikutusta. Tutkimusaineisto kerättiin vuosien 1993 ja 1997 välisenä aikana ja tutkimuskohteena olivat toiminnanohjausjärjestelmän käyt- töönottaneet yritykset. Tutkimus pohjautui informaatiosysteemien odotettuihin taloudellisiin vaikutuksiin: yrityksen skaalaedut kasvavat, liiketoimien proses- sointi tehostuu, ajankohtaisen informaation keräys ja analysointi päätöksenteon tukena helpottuu, työntekijöiden valvonta ja tehokkuuden mittaaminen tehostuu ja yrityksen funktioiden ja kustannusten hallinta tehostuu. Hypoteeseina tutkimuksessa oli, että myynnin kustannukset, yleiskustannukset, hallinnolliset kustannukset olisivat vähentyneet ensimmäisenä, toisena ja kolmantena vuonna.

Toinen hypoteesi määritteli, että kustannukset kokonaisuudessaan vähenisivät ja liikevoitto kasvaisi. Kolmannen hypoteesin mukaan työntekijöiden määrä suhteessa liikevaihtoon vähenee. (Poston ym. 2001.)

Tutkimuskohteina oli 54 yritystä, joissa oli käytössä tunnetuimpia toiminnanoh- jausjärjestelmiä (SAP, PeopleSoft, Oracle, Baan, and J.D. Edwards). Tutkimustu- lokset eivät vastanneet hypoteeseja, eivätkä järjestelmien käyttöönoton nähty vaikuttaneen juurikaan yrityksen tulokseen. Tulosten mukaan yrityksissä ei kolmen vuoden aikana näkynyt tilastollisesti merkittävää kustannusten muutosta.

Kolmantena vuonna laski ainoastaan ostettujen hyödykkeiden suhde myyntiin.

Huomattava muutos tapahtui kuitenkin työntekijöiden määrän suhteessa liikevaihtoon. Tutkimuksessa huomattiin myös rajoitteita, jotka vaikuttivat tutkimus- tuloksiin. Esimerkiksi kolmen vuoden aikajänne on saattanut olla tutkimukselle

(35)

liian lyhyt aika. Lisäksi ulkoisten vaikutusten roolia tunnuslukuihin on vaikea häivyttää. (Poston ym. 2001.)

Hunton, Lippincott ja Reck (2003) vertailivat yrityksen tuloksia toiminnanohjaus- järjestelmää käyttävien ja käyttämättömien yritysten välillä. Tutkimuksessa ver- tailtiin 63 ERP-järjestelmää käyttävän ja 63 järjestelmää käyttämättömän yrityksen taloudellisia tuloksia. Tässäkin tutkimuksessa aikajänne oli kolme vuotta.

Tutkittavina tunnuslukuina käytettiin ROI, ROS, ATO ja ROA lukuja. Hypotee- sina oli, että suorituskyky olisi parempi ERP-järjestelmää käyttävillä yrityksillä.

ROA, ATO ja ROI tunnuslukujen katsottiinkin olevan parempi toiminnanohjaus- järjestelmää käyttävillä yrityksillä. (Hunton ym. 2003.)

Tutkittaessa ennen ja jälkeen implementoinnin huomattiin, etteivät ERP-järjestel- män käyttöönottajien tunnusluvut juuri muuttuneet, mutta yritysten, jotka ERP- järjestelmää eivät käyttäneet, tunnusluvut laskivat. Kuitenkaan suurta eroa ennen ja jälkeen implementoinnin ei tässäkään tutkimuksessa huomattu ja ERP-jär- jestelmien tuottavuusparadoksi katsottiin edelleen olemassa olevaksi. Tutkimuk- sen katsottiin kuitenkin hieman valaisevan aihetta, että toiminnanohjausjärjestel- mien käyttöönotto vaikuttaa yritysten suorituskykyyn ja tuo etuja esimerkiksi halvempien kuluttajahintojen avulla. (Hunton ym. 2003.)

O’Learyn (2004) tutkimus keskittyi toiminnanohjausjärjestelmien hyötyihin yleisesti. Tutkimus keskittyi 25 Case -tutkimukseen valmistus- ja tietotekniikkateol- lisuudessa. Pohjana käytettiin Deloitte Consulting yhteisön julkaisemaa tutkimusta, jossa ERP-järjestelmien hyödyt luokiteltiin konkreettisiin ja epäkonkreet- tisiin. Siinä 62 yritykseltä kysyttiin, mitä hyötyjä ERP-järjestelmien käyttöön- otossa oli realisoitunut (Ks. Taulukko 3 ja 4). O’Learyn tutkimuksessa yrityksiä oli 25. Tutkimuksessa todettiin 43 konkreettista ja 70 epäkonkreettista hyötyä toi- minnanohjausjärjestelmistä. Tutkimus toi yritysten sisäisen näkökulman suorituskyvyn arviointiin ja löysi huomattavan määrän hyötyjä, joita ERP-järjestel- millä voidaan saavuttaa. (O’Leary 2004.)

O’Learyn (2004) tutkimuksen perusteella merkittävät konkreettiset hyödyt perustuvat varaston pienentämiseen.

(36)

Taulukko 3. ERP-järjestelmän käyttöönoton konkreettiset hyödyt.

Teollisuus HW/SW Yhteensä Z-tulos

Varaston pienentäminen 4 0 4 1,93*

Henkilöstön väheneminen 1 2 3 0,84

Tuottavuuden kasvu 2 3 5 0,81

Tilaustenhallinnan kehitys 6 3 9 0,81

Läpimenoaikojen lyhentyminen 6 5 11 0,13

IT-kulujen lasku 1 1 2 0,18

Hankinnan kulujen pienentyminen 1 2 3 0,84

Rahaliikenteen tehostuminen 1 0 1 0,90

Myynnin/voiton lisäys 1 1 2 0,17

Logistiikkakulujen pienentyminen 1 0 1 0,90

Ylläpitokulujen pienentyminen 1 0 1 0,90

Toimitukset ajallaan 0 1 1 1,15

*,** merkittävä 0,1 ja 0,03 tasolla

erikseen

Epäkonkreettiset hyödyt näyttäisivät realisoituneen uusien kehittyneiden prosessien, kustannuksen laskun, integraation, joustavuuden, globalisaation ja Y2K osalta.

Taulukko 4. ERP-järjestelmän käyttöönoton epäkonkreettiset hyödyt.

Teollisuus HW/SW Yhteensä Z-tulos

Informaation saatavuus 10 6 16 0,87

Uudet kehittyneet prosessit 4 0 4 1,93**

Asiakaslähtöisyys 7 3 10 1,15

Kustannusten lasku 2 0 2 1,31*

Integraatio 8 3 11 1,49*

Standardointi 3 4 7 0,83

Joustavuus 2 8 10 2,96*

Globalisaatio 2 4 6 1,28*