ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO
Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Kauppatieteiden laitos
ERP-JÄRJESTELMÄN HYÖTYJEN KONKRETISOITUMISEEN VAIKUTTAVAT TEKI- JÄT KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPIDON TOTEUTUKSESSA
Case Kansaneläkelaitos
Pro gradu -tutkielma, Laskentatoimi ja rahoitus Jani Tanninen (284357)
29.04.2021
TIIVISTELMÄ
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO
Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Kauppatieteiden laitos
Laskentatoimi ja rahoitus
TANNINEN, JANI: ERP-järjestelmän hyötyjen konkretisoitumiseen vaikuttavat tekijät käyt- töomaisuuskirjanpidon toteutuksessa.
Influencing factors in concretization of ERP-system benefits in fixed asset accounting.
Pro gradu tutkielma, 78 sivua
Tutkielman ohjaaja: KTT Teittinen Henri Huhtikuu 2021
Avainsanat: ERP-järjestelmät, ERP-järjestelmien hyödyt, ERP-järjestelmien haasteet ja ongel- mat
ERP-järjestelmät mielletään usein työtehtäviä helpottavina järjestelminä, jolloin esimerkiksi kirjanpidolliset prosessit ja työtehtävät automatisoituvat ja rutiininomaiset työtehtävät ja -vai- heet vähenevät ja parhaassa tapauksessa jopa häviävät kokonaan. Kirjanpidollisten prosessien suhteen parannuksia ilmenee, esimerkiksi datan käsittelyn suoraviivaistumisena ja ajan käytön vähentymisenä tilinpäätösraportoinnin osalta. Ongelmattomia ERP-järjestelmät eivät kuiten- kaan ole, sillä toteutuakseen ERP-järjestelmästä saatavat hyödyt vaativat monien ongelmien ja haasteiden huomioonottamisen ERP-järjestelmän määrittelyssä ja käyttöönotossa.
Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää ERP-järjestelmästä saatavien hyötyjen konkretisoi- tumiseen vaikuttavia tekijöitä käyttöomaisuuskirjanpidon toteutuksessa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena tarkastelemalla Kelan käyttöomaisuuskirjanpitoa ja ERP-jär- jestelmää ja niissä ilmenneitä ongelmia ja haasteita. Kelalla ongelmat ovat liittyneet, esimer- kiksi tilinpäätöksen raportoinnin haasteisiin ja käyttöomaisuuden arvonmäärityksiin. Ongel- mien uskottiin johtuvan nykyisestä ERP-järjestelmästä.
Aineisto kerättiin puolistrukturoidulla teemahaastattelulla haastattelemalla Kelan maksulii- kenne- ja kirjanpitoryhmän asiantuntijoita. Aineistoa analysoitiin laadullisen sisällön analyysin keinoin Atlas.ti ohjelmiston avulla. Haastatteluaineiston pohjalta arvioitiin ERP-järjestelmistä saatavien hyötyjen konkretisoitumiseen vaikuttavia tekijöitä käyttöomaisuuskirjanpidon toteu- tuksessa.
Tutkimustulosten mukaan ERP-järjestelmistä saatavien hyötyjen konkretisoitumiseen vaikut- tavat tekijät käyttöomaisuuskirjanpidon toteutuksessa liittyivät organisatorisiin tekijöihin, jotka aiheuttivat ERP-järjestelmän ja käyttöomaisuuskirjanpidon suhteen ongelmia ja haasteita, ku- ten manuaalisia työvaiheita ja kirjauksia sekä käyttöomaisuuskirjanpidon raportoinnin ongel- mia. Organisatoriset tekijät estävät ERP-järjestelmistä saatavien hyötyjen konkretisoitumisen, jos ERP-järjestelmää ei ole määritelty niin, että ERP-järjestelmä olisi yhteensopiva organisaa- tion omien rakenteiden suhteen.
SISÄLTÖ
1 JOHDANTO ………...……...………5
1.1 Tutkielman tausta ……….……….…...…...5
1.2 Tutkielman tavoite ……….………...………6
1.3 Tutkielman metodologia ………...………….………..8
1.4 Tutkielman rakenne ……….……….…………...8
2 KÄYTTÖOMAISUUS JA KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO ……….……10
2.1 Kirjanpidon tausta ………...………10
2.2 Käyttöomaisuus ja käyttöomaisuuskirjanpito ……….11
2.3 Suunnitelman mukaiset poistot ………..…...14
2.4 Käyttöomaisuuden arvostusperusteet ………..…....15
3 LASKENTATOIMEN TIETOJÄRJESTELMÄT OSANA ERP-JÄRJESTELMIÄ ..18
3.1 Laskentatoimen tietojärjestelmät osana ERP-järjestelmiä ………..…....…18
3.2 ERP-järjestelmän hyödyt ………21
3.3 ERP-järjestelmän käyttöönottoon liittyvät kriittiset menestystekijät ………...25
3.4 ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeiset haasteet ja ongelmakohdat ……….…...35
4 TUTKIMUSMENETELMÄT JA AINEISTO ………....…...…….40
5 CASE: KANSANELÄKELAITOS ………...…44
5.1 Kansaneläkelaitos ………....………...……44
5.2 Kelan rahoitusperusteet ………..…………45
5.3 Kelan tilinpäätöksen rakenne, perusteet ja arvostusperusteet ………...….……46
6 TUTKIMUSTULOKSET JA ANALYYSI ………..……….49
6.1 Kelan ERP -järjestelmä ja siihen liittyvät ongelmat ja haasteet ……….49
6.1.1 ERP-järjestelmään liittyvä koulutus ………...…...…………51
6.1.2 Transaktiot ……….………55
6.2 Kelan käyttöomaisuus, käyttöomaisuuskirjanpito ja siihen liittyvät ongelmat ………..57
6.3 Organisatoriset erityispiirteet ongelmien ja haasteiden taustalla ………...61
7 JOHTOPÄÄTÖKSET JA YHTEENVETO ………..…..66
7.1 Johtopäätökset ………..……..66
7.2 Tutkimuksen luotettavuus ………..………....…72 7.3 Jatkotutkimusaiheita ……….……….……...72 LÄHTEET ………...……75
1. JOHDANTO
1.1 Tutkielman tausta
Organisaatioissa ja yrityksissä tarve luotettavalla tiedolle on päätöksenteon ja toiminnan kan- nalta elintärkeää. Tiedon hyödynnettävyyden ja luotettavuuden kannalta laskentatoimea voi- daan pitää avaintekijänä, jolla tämä tarve täytetään. Laskentatoimi voidaan nähdä prosessiksi, jossa kerätään, tallennetaan ja mitataan organisaation ja yrityksen informaatiota, jota hyödyn- netään päätöksenteossa ja toiminnan suunnittelussa. Laskentatoimen ytimen muodostaa kirjan- pito, jonka tehtävänä on tallentaa ja luokitella taloudellisia tapahtumia. Tästä taloudellisesta informaatiosta ovat kiinnostuneita, esimerkiksi yrityksen johto ja muut sidosryhmät, jotka hyö- dyntävät informaatiota päätöksenteossaan. Informaation tulee olla nopeaa ja reaaliaikaista, jotta se on hyödynnettävissä. Tästä syystä laskentatoimi toteutetaan nykyaikana erilaisten tietojär- jestelmien avulla. (Ikäheimo, Malmi & Walden 2019, 11–18.)
Asioiden käsittely ja dokumentointi tapahtuu nykyaikana yhä enemmissä määrin digitaalisessa eli sähköisessä muodossa. Paperit ja muut konkreettiset asiakirjat alkavat olla jo mennyttä elä- mää, johon on syynä se, että digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on perinteiseen fyysiseen muotoon verrattuna helpompi hallita. Sitä on myös helpompi käsitellä, esittää, siirtää ja varas- toida. (Lahti & Salminen 2014, 19.)
Kirjanpidon kirjausten tekeminen on nykyisin hajautettu pitkälti yrityksen operatiivisiin pro- sesseihin, koska kirjausten alkulähteet ovat yhä useimmiten myynnistä, varastosta tai ostoista.
Toimintojen ollessa irrallisia toisistaan, tavoitteena on saada tiedot näistä esijärjestelmistä tai moduuleista automaattisesti yhteiseen tietokantaan ja samalla myös kirjaukset automatisoitua kirjanpitoon. (Lahti & Salminen 2014, 42.) Tätä varten yritykset joutuvat turvautumaan lasken- tatoimen tietojärjestelmien suhteen yhä useimmiten integroituihin toiminnanohjausjärjestel- miin eli ERP-järjestelmiin.
ERP-järjestelmät alkoivat yleistyä 1990-luvulla yritysten järjestelmien ja toimintojen kasvaessa ja tarve integroida järjestelmiä yhteen nähtiin mahdollisuudeksi. Aikaisimmat laskentatoimen tietojärjestelmät ovat muodostaneetkin ytimen nykyaikaisille ERP-järjestelmille. (Grabski, Leech & Schmidt 2011.)
Yritysten näkökulmasta ERP-järjestelmät ovat suurimpia ja vaativimpia tietojärjestelmiä käyt- töönotettavaksi ja ne ovat usein myös arvoltaan suurimpia investointeja. ERP-järjestelmä
vaikuttaa suurimpaan osaan yrityksen työntekijöistä ja kokonaisuutena se on hyvin laaja ja mo- nimutkainen (Grabski ym. 2011.)
ERP-järjestelmät mielletään usein työtehtäviä helpottavina järjestelminä, jolloin esimerkiksi rutiininomaiset työtehtävät ja -vaiheet vähenevät ja parhaassa tapauksessa katoavat kokonaan (Grandlund & Malmi 2002; Scapens & Jazayeri 2003). Myös Lahden & Salmisen (2014, 31.) mukaan taloushallinnon työt tulevat tehostumaan digitalisaation tuoman automaation myötä, kun rutiininomaiset työtehtävät häviävät. Kirjanpidollisten prosessien suhteen parannuksia il- menee, esimerkiksi datan käsittelyn suoraviivaistumisena sekä ajan käytön vähentymisenä, esi- merkiksi tilinpäätösraportoinnin suhteen (Kanellou & Spathis 2013). Laskentatoimen suhteen hyödyt voidaan nähdä erittäin merkittävinä ja laskentatoimea itsessään parantavina tekijöinä.
Vaikkakin ERP-järjestelmästä saatavat hyödyt ovat merkittäviä, niin täysin ongelmattomia las- kentatoimentietojärjestelmiä ne eivät kuitenkaan ole. ERP-järjestelmän menestymiseen vaikut- taa moni tekijä ja se vaatii onnistuakseen järjestelmällistä ja laajaa suunnittelua, jotta myös edellä mainitut hyödyt voivat toteutua. Huomiota tulee kiinnittää moniin eri asioihin, kuten organisaation omiin rakenteisiin ja prosesseihin (Holland & Light 1999). ERP-järjestelmän pää- asiallisia käyttäjiä ovat ihmiset, jolloin huomiota tulee kohdistaa myös ihmisten toimintaan ja käyttäytymiseen. ERP-järjestelmien käyttöönotto ei aina hoidu täysin ongelmitta ja monelle yritykselle on aiheutunut uuden järjestelmän käyttöönotosta monia ongelmia. Ongelmien lista ei ole tyhjentävä eikä tietty ongelma tai haaste nouse erityisesti esille vaan useimmiten pienem- mistä ongelmista saattaa muodostua yksi isompi kokonaisuus. Tämä johtaa siihen, että ERP- järjestelmästäkään saatavat hyödyt eivät välttämättä konkretisoidu aina.
1.2 Tutkielman tavoite
Tämän tutkielman tavoitteena on selvittää ERP-järjestelmistä saatavien hyötyjen konkretisoi- tumiseen vaikuttavia tekijöitä käyttöomaisuuskirjanpidon toteuttamisessa. Toteutuvatko ERP- järjestelmistä saatavat hyödyt, kun yritys tai organisaatio on ottanut käyttöönsä ERP-järjestel- män käyttöomaisuuskirjanpidossaan ja millaisia tekijöitä hyötyjen konkretisoitumisen taustalla on. Tutkimuksen kohteena on Kelan käyttöomaisuuskirjanpito ja ERP-järjestelmä, joista teh- dään havaintoja ERP-järjestelmistä saatavien hyötyjen konkretisoitumiseen vaikuttavien teki- jöiden selvittämiseksi käyttöomaisuuskirjanpidossa. Kelalla on ollut ongelmia käyttöomaisuus- kirjanpidon hallinnassa ja ylläpidossa, kun kirjanpidon osalta siirryttiin aikoinaan ERP-
järjestelmään. Tarkoituksena on jälleen siirtyä uuteen ERP-järjestelmään muutaman vuoden päästä ja samat ongelmat haluttaisiin tällä kertaa välttää. Ongelmat ja haasteet ovat liittyneet, esimerkiksi rakennusten, kiinteistöjen ja toimisto-osakkeiden arvoihin ja niiden raportointiin.
Ongelmien ja haasteiden uskotaan johtuvan nykyisetä ERP-järjestelmästä.
Aiemman tutkimuskirjallisuuden mukaan ERP-järjestelmät mielletään työtehtäviä ja -vaiheita helpottavina järjestelminä, esimerkiksi laskentatoimen suhteen, mutta Kelalla ilmenneiden on- gelmien perusteella voidaan päätellä, että ERP-järjestelmistä saatavat hyödyt eivät olisi aina- kaan käyttöomaisuuskirjanpidon osalta konkretisoituneet siirryttäessä ERP-järjestelmään.
Tämä muodostaa tutkimuksen kannalta keskeisen ongelmakohdan. Onko niin, että ERP-järjes- telmästä saatavat hyödyt eivät välttämättä toteudukaan käyttöomaisuuskirjanpidon toteutuk- sessa. Tutkielmassa pyritään löytämään vastausta tähän ristiriitaan ja kasvattamaan ymmärrystä ERP-järjestelmien hyötyjen konkretisoitumiseen vaikuttavista tekijöistä käyttöomaisuuskirjan- pidon toteuttamisessa.
Aiempi tutkimuskirjallisuus käsittelee ERP-järjestelmään liittyviä haasteita ja ongelmia myös näkökulmista, jotka liittyvät merkittävissä määrin ERP-käyttäjäkuntaan liittyviin haasteisiin ja ongelmiin sekä organisatorisiin tekijöihin. ERP-käyttäjäkuntaan liittyvissä ongelmissa nousee esille, esimerkiksi järjestelmänkäyttäjien koulutus ja organisatorisissa tekijöissä, esimerkiksi liiketoimintaprosessit ja organisatoriset rakenteet. Aiempi tutkimus ei noteeraa yhtä keskeistä ongelmaa tai haastetta, joka olisi merkittävin huomioon otettava seikka, esimerkiksi ERP-jär- jestelmien käyttöönotossa ja suunnittelussa, eikä varsinaisesti vertaile näitä haasteita ja ongel- mia, että mikä olisi kaikkein merkityksellisin.
On syytä muistaa, että ERP-järjestelmiin liittyy myös monia muitakin ongelmia, jolloin karkea jako ongelmien ja haasteiden välillä saattaa olla kyseenalainen, mutta aiemman tutkimuskirjal- lisuuden perusteella ERP-järjestelmiin liittyvät keskeiset haasteet ja ongelmakohdat voidaan jakaa edellä mainitulla tavalla kahtia, sillä aiempi tutkimus painottaa ERP-järjestelmän käyttä- jistä ja organisatorisista seikoista kumpuavia haasteita ja ongelmia ERP-järjestelmien menes- tymisen suhteen. Tutkielma hahmottaa myös tätä näkökulmaa, että mitkä tekijät ovat korostu- neessa asemassa ERP-järjestelmästä saatavien hyötyjen konkretisoitumisen taustalla käyttö- omaisuuskirjanpidon suhteen.
Tutkielma toimii myös suunnannäyttäjänä, kun Kelalla suunnitellaan uuteen ERP-järjestelmään siirtymistä. Millaisiin asioihin tulee kiinnittää erityistä huomiota, kun uutta ERP-järjestelmää implementoidaan Kelaan.
Tutkielman tutkimuskysymys muodostetaan näin ollen seuraavanlaiseksi:
1. Millaiset tekijät vaikuttavat ERP-järjestelmästä saatavien hyötyjen konkretisoitumiseen käyttöomaisuuskirjanpidon toteutuksessa.
1.3 Tutkielman metodologia
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa tutkittiin Kelan käyttöomaisuus- kirjanpitoon ja ERP-järjestelmään liittyviä käyttäjäkokemuksia ja havaintoja. Tutkimuksen ai- neisto kerättiin haastattelemalla 5 eri Kelan kirjanpito- ja maksuliikenneryhmän asiantuntijaa, joilla oli käytännön kokemusta käyttöomaisuuskirjanpidosta sekä ERP-järjestelmästä. Haastat- telut toteutettiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna, jolloin haastattelut eivät noudattaneet tietynlaista tiukkaa kaavaa vaan haastateltaville annettiin liikkumatilaa vastaustensa suhteen.
Haastatteluaineisto litteroitiin eli kirjoitettiin puhtaaksi tekstimuotoon, jonka jälkeen aineistoa käytiin läpi ja analysoitiin Atlas.ti ohjelmiston avulla, joka soveltuu hyvin, esimerkiksi aineis- tolähtöisen analyysin tekemiseen. Aineistoa analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin keinoin, jolloin tarkoituksena oli selvittää aineistosta olennaisimmat ja merkityksellisimmät havainnot liittyen Kelan ERP-järjestelmään ja käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyviin haasteisiin ja ongel- miin. Pääpaino oli aineistolähtöisessä tarkastelussa sen sijaan, että aineistoa olisi lähestytty jon- kin aiemman teorian suhteen.
1.4 Tutkielman rakenne
Tutkielman rakenne koostuu johdanto-osan jälkeen käyttöomaisuuteen liittyvästä luvusta, jossa käydään läpi käyttöomaisuus ja käyttöomaisuuskirjanpidon takana olevaa teoriaa ja sääntely- taustaa, jonka tarkoituksena on avata tarkemmin käyttöomaisuuskirjanpitoa, jotta voidaan ym- märtää myös Kelan käyttöomaisuuskirjanpitoa ja siinä piileviä ongelmia ja haasteita ERP-jär- jestelmien suhteen. ERP-järjestelmien tutkimukseen liittyvän osan tarkoituksena on avata ja hahmottaa laskentatoimentietojärjestelmiä osana ERP-järjestelmää ja käsitellä ERP-järjestel- miin liittyvää aiempaa tutkimustietoa ja teoriaa, kuten hyötyjä ja haasteita. Nämä kaksi lukua muodostavat tämän tutkielman teoreettisen rungon.
Tutkimusmenetelmien ja aineiston käsittelyä koskevassa luvussa käydään läpi tutkimusmeto- dologiaa koskevia asioita, kuten tutkimushaastattelua ja sen toteutusta sekä aineiston analyysin keinoja. Kelaa koskevassa luvussa kerrotaan Kelan organisatorisia piirteitä, rahoitusperusteita sekä kirjanpidollisia seikkoja. Kelaa koskevan luvun tarkoituksena on hahmottaa Kelan organi- satorista erityisasemaa ja siihen liittyviä erityisluonteisia piirteitä
Tutkimuksen tulokset ja analyysi -luvussa käydään läpi tutkimuksen haastatteluaineistoa ERP- järjestelmään sekä käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyvistä haasteista ja ongelmista, pohditaan yhteyttä ongelmien ja haasteiden välillä sekä muodostetaan näkemys ERP-järjestelmän hyöty- jen konkretisoitumiseen vaikuttavista tekijöistä käyttöomaisuuskirjanpidon toteutuksessa. Lu- vun lopussa esitetään käyttöomaisuuskirjanpidon ja ERP-järjestelmän ongelmien ja haasteiden yhteys toisiinsa, joka havainnollistaa erityisesti organisatoristen tekijöiden vaikutusta käyttö- omaisuuskirjanpidon ja ERP-järjestelmän välillä vallinneisiin ongelmiin ja ERP-järjestelmistä saatavien hyötyjen konkretisoitumiseen käyttöomaisuuskirjanpidon toteuttamisessa. Viimei- sessä luvussa tutkielma kiteytetään yhteen ja luodaan johtopäätökset tutkielmasta. Pohditaan tutkielman tieteellistä uutuusarvoa ja esitetään jatkotutkimusaiheita.
2 KÄYTTÖOMAISUUS JA KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO
2.1 Kirjanpidon tausta
Juokseva kirjanpito ja tilinpäätös ja niiden tuottama rahamääräinen data kuuluvat olennaisesti taloudelliseen ja yritysten liiketoiminnan kulttuuriin. Kirjanpito mahdollistaa kirjanpitovelvol- listen ulkopuolisen arvioinnin, mahdollisuuden toiminnan kehittämiseen ja se tukee myös pää- töksentekoa ja turvaa lakisääteisten velvoitteiden täyttymisen. (Leppiniemi & Kykkänen 2019, 10). Kirjanpidon pääasiallisena tehtävänä on pitää yrityksen varat, tulot ja menot erillään yrit- täjän omista varoista sekä muiden yritysten varoista. Kirjanpito jakautuu karkeasti pääkirjanpi- toon, josta johdetaan vuosittain tilinpäätös sekä osakirjanpitoon, josta tiedot ohjataan pääkir- janpitoon yhdistelmäkirjauksina. (Kerbs 2020, 11.)
Yritysten kirjanpidon tarkoituksena on yritysten liiketapahtuminen merkitseminen muistiin.
Liiketapahtumia ovat yrityksen tulot, kulut ja rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirto- merkinnät. Kulu syntyy, kun yritys hankkii itselleen tuotannontekijöitä, kuten raaka-aineita tai palveluita. Tulo syntyy yritysten myydessä suoritteitaan, tavaroita ja palveluita. Rahoitustapah- tumat liittyvät, esimerkiksi omistajien saamiin pääomien palautuksiin yrityksestä, voitonjakoon tai rahallisiin sijoituksiin suoraan yritykseen. (Leppiniemi & Kykkänen 2019, 19–20.)
Kirjanpidon sääntelyn ja sen lakisääteisten velvoitteiden kannalta keskeisenä lakina voidaan pitää kirjanpitolakia, jossa on säädetty kirjanpitoa koskevista yleisistä säännöksistä, kuten hy- västä kirjanpitotavasta ja kirjanpitovelvollisuudesta. Kirjanpitolaki (KPL) pitää myös sisällään, esimerkiksi säännökset liiketapahtumien kirjaamisesta ja kirjanpitoaineistosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta, arvostus- ja jaksotussäännöksistä sekä konsernitilinpäätöstä ja kan- sainvälisten tilinpäätösstandardien mukaan laadittavista tilinpäätöksistä. (KPL 2-6 luvut.) Toi- nen merkittävä kirjanpitoa koskeva säännös on kirjanpitoasetus (KPA), jossa on säädetty, esi- merkiksi tuloslaskelma- ja tasekaavoista, rahoituslaskelmasta ja liitetiedoista sekä konsernitu- loslaskelmasta ja konsernitaseesta (KPA 1-3 luvut).
Muita kirjanpitovelvollisia koskevia merkittäviä lakeja ovat, esimerkiksi yhtiömuodosta riip- puen tietyt yhteisölait, kuten laki avoimesta yhtiöstä ja kommandiittiyhtiöstä tai osakeyhtiölaki sekä verolainsäädäntö. Myös kirjanpitolautakunta ohjaa esimerkiksi hyvää kirjanpitotapaa omilla lausunnoillaan ja ohjeillaan. Kirjanpitovelvolliselle on kuitenkin jätetty liikkumatilaa ja vapautta kehittää myös itse vaihtoehtoisia, parempia järjestelmiä ja ratkaisuja, mutta pitäen kui- tenkin mielessä kirjanpitovelvollisen merkittävän vastuun toiminnastaan. (Kerbs 2020, 13.)
Nykyaikainen kirjanpito kuin myös käyttöomaisuuskirjanpitokin hoidetaan pitkälti tietojärjes- telmien avulla. Yrityskoosta riippumatta kaikilla organisaatioilla ja yrityksillä on käytössään tietojärjestelmien avulla toteutettu taloushallinnon järjestelmä. Pienillä yrityksillä riittää tyypil- lisesti tavallinen standardikirjanpito-ohjelma, jonka kautta taloushallintoa hoidetaan, kun taas isommat yritykset joutuvat turvautumaan organisaation rakenteiden ja toimintojen monimut- kaistuessa ERP-järjestelmiin (Lahti & Salminen 2014, 36–37.)
Laskentatoimentietojärjestelmien ja ERP-järjestelmien osalta pienille yrityksille käyttöomai- suuskirjanpidon osalta riittää usein Excelin kaltainen laskentatyökalu, jos käyttöomaisuutta on vähän ja poistot lasketaan EVL-poistoina. Suuremmilla yrityksillä käyttöomaisuutta on usein paljon ja poistojen osalta on yleensä tarpeen seurata rinnakkain suunnitelman mukaisia poistoja, EVL-poistoja ja joskus myös erikseen IRRS-poistoja. Tällöin ei ole ihanteellista käyttää perin- teisiä laskentatyökaluja käyttöomaisuuskirjanpidossa, vaan käyttöomaisuuskirjanpito on pa- rasta hoitaa erillisellä käyttöomaisuusohjelmalla, joka löytyy useimmiten taloushallinnon jär- jestelmien moduuleista. Etuina erillisessä käyttöomaisuusohjelmassa ovat, esimerkiksi auto- maattinen poistolaskenta ja kirjaus pääkirjanpitoon, poistojen automatisoitu erottelu sekä käyt- töomaisuuskirjanpidon automaattiset raportit. (Lahti & Salminen 2014, 130–131.) Laskentatoi- mentietojärjestelmiä ja ERP-järjestelmiä ja niihin liittyviä ongelmia ja haasteita käsitellään tar- kemmin luvussa 3
Lähtökohtaisesti jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa on velvollinen kirjanpito- lain nojalla pitämään kirjanpitoa (Ihantola & Leppänen 2004, 13). Näin ollen yritysten kirjanpitoa voidaan pitää merkittävänä yhteiskunnallisena instituutiona, joka vaikuttaa monipuolisesti yhteiskunnan toimivuuteen ja rakenteisiin. Tämän luvun tarkoituksena on kuvata käyttöomaisuuskirjanpitoa ja siihen liittyviä kirjanpidollisia menettelytapoja, jotta pystytään muodostamaan ymmärrys Kelan käyttöomaisuuskirjanpidosta ja siinä piilevistä haasteista ja ongelmakohdista.
2.2 Käyttöomaisuus ja käyttöomaisuuskirjanpito
Käyttöomaisuudella tarkoitetaan pitkäaikaisia investointeja (pysyvät vastaavat), joita on tarkoi- tus hyödyntää kolmen tai useamman vuoden ajan. Käyttöomaisuus kirjataan vaikutusaikanaan kuluksi poistoina, jotka tehdään niin, että ne vastaavat hankitun hyödykkeen taloudellista kulu- mista. Poistolaskennassa otetaan huomioon erikseen suunnitelman mukaiset poistot ja EVL-
poistot. (Lahti & Salminen 2014, 130.) EVL-poistoilla tarkoitetaan elinkeinoverolain (Laki elinkeinotulon verottamisesta, 360/1968) mukaisia tulon ja menon jaksottamista koskevia sään- nöksiä liittyen eri omaisuuslajeihin. Esimerkiksi elinkeinoverolain 3 luvussa on säännelty käyt- töomaisuuden hankintamenon jaksottamisesta (Elinkeinoverolaki 3 luku). Elinkeinoverolain käyttöomaisuuteen liittyviä asioita ei kuitenkaan tässä tutkimuksessa käydä läpi, sillä Kela on määritelty tuloverolain 3 luvun 20 §:ssä tuloverosta vapaaksi yhteisöksi, jolloin verojuridiik- kaan liittyviä käyttöomaisuuden asioita ei ole tarpeen käydä läpi (Tuloverolaki 3 luku, 20 §).
Pysyvien vastaavien kirjanpito toteutetaan osakirjanpitona, joka pitää sisällään sellaiset pysy- viin vastaaviin kuuluvat hyödykkeet, joilla on vielä taloudellista vaikutusaikaa. Pysyvistä vas- taavista tulee ilmetä kunkin hyödykkeen tunnistetiedot, hankintameno ja hankinta-ajankohta, poistomenetelmä ja poistoaika. Erillinen osakirjanpitona toteutettava pysyvien vastaavien kir- janpito tulee täsmäyttää ainakin tilikausittain pääkirjanpidon kanssa. (Tomperi 2019, 21–22.) Pysyvät vastaavat esitetään yrityksen kirjanpidossa taseen vastaavaa-puolella, josta voidaan käyttää myös nimitystä ’’varat’’. Pysyvät vastaavat jaetaan pääsääntöisesti aineettomiin ja ai- neellisiin hyödykkeisiin, joiden alaan kuuluu erinäisiä alahyödykelajeja (Kerbs 2020, 64). Tau- lukossa 1 on esitetty aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden alalajit.
Taulukko 1: Aineettomat ja aineelliset hyödykkeet
Aineettomat hyödykkeet Aineelliset hyödykkeet
Kehittämismenot Maa- ja vesialueet
Aineettomat oikeudet Rakennukset ja rakennelmat
Liikearvo Koneet ja kalusto
Muut aineettomat hyödykkeet Muut aineelliset hyödykkeet
Ennakkomaksut Ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat
Lähde: Kerbs 2020, 64-66.
Kehittämismenoilla tarkoitetaan, esimerkiksi uusien tai parannettujen tuotevaihtoehtojen arvioimista, suunnittelua ja testausta (Ihantola & Leppänen 2004, 197). Ne voidaan aktvioida
eli kirjata taseeseen aineettomina hyödykkeinä, jos niden odotetaan tuottavan tuloa useampana tilikautena, jolloin poistoaika voi olla enintään 10 vuotta. (Kerbs 2020, 64).
Aineettomiin oikeuksiin luetaan tyypillisesti, esimerkiksi yrityksen hankkimat patentit, tavaramerkit ja muut vastaavat oikeudet, joista hankintameno poistetaan sunnitelman mukaisesti niiden vaikutusaikanaan. Hankinta voidaan kirjata kokonaisuudessaan muihin pitkävaikutteisiin menoihin, mutta esimerkiksi tietokoneohjelmistojen osalta maksetut lisenssit voi kirjata aineettomiin oikeuksiin ja muilta osin pitkävaikutteisiin menoihin. (Kerbs 2020, 64.) Liikearvolla tarkoitetaan, esimerkiksi yrityksen nimeen, asiakkaisiin ja brändiin liittyviä arvoja, jotka voivat ylittää yrityksen varallisuuden arvon (Ihantola & Leppänen 2004, 197). Liikearvoa syntyy tyypillisesti yrityskauppojen yhteydessä, kun yrityksen kauppahinta on ollut korkeampi kuin taseen osoittama nettovarallisuus (Kerbs 2020, 64).
Muut aineettomat hyödykkeet voivat olla esimerkiksi vuokrahuoneiston perusparannusmenoja.
Muut aineettomat hyödykkeet -erän aktivoinnin edellytyksenä on vastainen tulonodotus, jolloin yrityksellä täytyy olla olemassa sellainen tulon-odotus, johon menojen aktivointi perustuu.
(Kerbs 2020, 65.)
Ennakkomaksut ovat aineettomissa hyödykkeissä ennen hyödykkeen vastaanottamista maksettuja ennakkomaksuja. Ennakkomaksuja ei lähtökohtaisesti jaksoteta, koska ne ovat luonteeltaan saamisia. (Ihantola & Leppänen 2004, 197.)
Aineelliset hyödykkeet voidaan jakaa maa- ja vesialueisiin, rakennuksiin ja rakennelmiin, koneisiin ja kalustoon sekä rahoituksellisina erinä ennakkomaksuihin ja keskeneräisiin hankintoihin (Leppiniemi & Kykkänen 2019, 117). Aineellisten hyödykkeiden hankintamenoon voidaan lukea, esimerkiksi hyödykkeen ostohinnan lisäksi myös rahtikustannukset ja kiinteistössä myös varainsiirtovero. Itse valmistettujen hyödykkeiden hankintamenoon voidaan sisällyttää myös tietyissä tapauksissa kiinteitä menoja ja valmistusaikaisia korkoja. (Kerbs 2020, 65.)
Maa- ja vesialueet sisältävät, esimerkiksi maa- ja metsäalueiden tonttien hankintamenot ja niihin tehdyt arvonkorotukset (Ihantola & Leppänen 2004, 197). Maa- ja vesialueista ei tehdä poistoja. Mahdolliset arvonmuutokset kirjataan, esimerkiksi tilaneessa, jossa maa-alueen arvo on todennäköisesti pysyvästi alentunut kuin mitä on aiemmin taseeseen kirjattu hankintamenoksi. (Kerbs 2020, 65.)
Rakennukset ja rakennelmat sisältävät, esimerkiksi teollisuus- ja hallintorakennukset ja niihin kuuluvat varastot, säilöt ja muut rakennelmat (Ihantola & Leppänen 2004, 197). Pien- ja mikroyritykset voivat noudattaa rakennusten ja rakennelmien osalta EVL:n eli elinkeinoverolain mukaisia poistoja suunnitelman mukaisina poistoina, kun taas suuremmat kirjanpitovelvolliset joutuvat tekemään poistosunnitelman hyödykkeen taloudellisen vaikutusajan perusteella (Kerbs 2020, 65).
Koneet ja kalusto erään kirjataan käyttöiältään pitkävaikuttaiset hankinnat, joiden käyttöikä ylittää 1 vuoden käyttöiän. Pienemmät koneet ja laitteet voidaan kuitenkin kirjata kuluksi yhdellä kertaa, kun todellinen käyttöikä olisi enintään 3 vuotta. Koneisiin ja kalustoon liittyvät poistot kirjataan sunnitelman mukaisina poistoina. (Kerbs 2020, 66.)
Muut aineelliset hyödykkeet sisältävät, esimerkiksi kaivokset, sillat, taide-esineet ja käyttöomaisuuteen kuuluvat eläimet. Poistoaika voi vaihdella viidestä kymmeneen vuoteen.
Taide-esineistä ei voi kuitenkaan tehdä poistoja. (Kerbs 2020, 66.)
Ennakkomaksut ovat samoin kuin aineettomista hyödykkeistäkin maksettuja ennakkomaksuja ulkopuolisille, esimerkiksi rakennusliikkelle maksettu ennakkomaksu rakennushankkeen osalta. Ennakkomaksuista ja keskeneräisistä hankinnoista ei voi tehdä poistoja. (Kerbs 2020, 66.)
2.3 Suunnitelman mukaiset poistot
Aiemmassa käyttöomaisuutta käsittelevässä osiossa sivuttiin myös poistoja, jotka kuuluvat keskeisesti käyttöomaisuuskirjanpitoon. Kirjanpitolain 5 luvun 5 §:n mukaan pysyviin vastaaviin kuuluvan aineellisen hyödykkeen hankintameno poistetaan merkitsemällä se suunnitelman mukaan kuluksi kullekin tilikaudella hyödykkeen vaikutusaikana. Hankintameno aktvioidaan niin, että tilikaudelle kuuluvalla poistolla vähennetty jäännös hankintamenosta merkitään taseessa pysyviin vastaaviin. (KPL 5 luku , 5 §.)
Näillä suunnitelman mukaisilla poistoilla ns. sumu-poistoilla tarkoitetaan, esimerkiksi pysyviin vastaaviin kuuluvien rakennusten ja kaluston hankintamenon kirjaamista kuluksi etukäteen laaditun suunnitelman mukaisesti taloudellisen vaikutusajan perusteella. Taloudellisena vaikutusaikana pidetään hyödykkeen tuottamaa taloudellista hyötyä kirjanpitovelvollisella.
Yleensä taloudellinen pitoaika on kutenkin lyhyempi kuin esimerkiki hyödykkeen varsinainen
tekninen pitoaika ja käyttökelpoisuus yrityksen käytännön liiketoiminnassa. Poistojen ensisijainena tarkoituksena on vähentää hyödykkeen hankintameno yrityksen tuotoista hyödykkeen taloudellisena käyttöaikana. Suunnitelmapoistojen pohjana on käyttöoomaisuushyödykkeen hankintameno, johon luetaan sen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet välittömät menot. (Tomperi 2019, 19.)
Poistosuunnitelmaa voidaan joutua muuttamaan, jos tulonodotukset käyttöomaisuushyödykkeessä muuttuvat olennaisesti. Tällöin poistosuunnitelman mutos koskee vain muutostilikautta ja sitä seuraavien tilikausien suuunnitelmapoistoja, jolloin aiempien tilikausian poistoja ei tarvitse oikaista. Tulonodotusten heikentyessä voidaan joutua tekemään myös arvonalentumispoisto, jolloin hyödykkeen poistamatta oleva hankintameno asetetaan vastaamaan realistisia tulonodotuksia. (Tomperi 2019, 25.)
2.4 Käyttöomaisuuden arvostusperusteet
Käyttöomaisuuden arvostusperusteita voidaan lähestyä kansainvälisten tilinpäätösstandardien, IFRS- ja IAS:n standardien kautta, joissa on määritelty, esimerkiksi varojen arvostamista kos- kevia standardeja. Vaikkakin kansainvälisten tilinpäätösstandardien soveltaminen koskee lä- hinnä julkisesti listautuneita yhtiöitä, niin niitä voidaan myös kirjanpitolain 7a luvun 2 § mu- kaan soveltaa vapaaehtoisesti, jolloin tilinpäätös tulee laatia kansainvälisiä tilinpäätösstandar- deja noudattaen (KPL 7a luku, 2 §). Tämän tutkimuksen tutkimustuloksissa tullaan havaitse- maan viitteitä käypään arvoon arvostamisesta Kelan käyttöomaisuuskirjanpidossa, jolloin nii- den läpikäyminen on käyttöomaisuuskirjanpidon ymmärtämisen kannalta perusteltua. IAS- standardien mukaan varojen arvostamisessa voidaan hyödyntää neljää eri vaihtoehtoa:
1. Alkuperäinen hankintameno 2. Jälleenhankinta-arvo
3. Realisointiarvo 4. Nykyarvo
Alkuperäisellä hankintamenolla viitataan arvoon, joka vastaa omaisuudesta aiemmin maksettua rahamäärää ja se on yksi käytetyimpiä käyttöomaisuuden arvostustapoja. Jälleenhankinta-ar- volla tarkoitetaan sitä arvoa, joka vastaisi kyseisellä hetkellä maksettua vastaavaa hintaa omai- suuserästä. Realisointiarvo on rahamäärä, joka omaisuuserästä saataisiin, jos se myytäisiin tar- kasteluhetkellä eli tällöin puhutaan markkina-arvosta. Nykyarvo vastaa omaisuuserän
nykyhetkeen diskontattuja nettorahavirtoja, joita omaisuuserän odotetaan tuottavan liiketoimin- nassa. (Tomperi 2019, 121.)
IAS 16 standardissa on säädetty aineellisista käyttöomaisuushyödykkeistä. IAS 16:n mukaan aineellinen käyttöomaisuushyödyke voidaan arvostaa alkuperäiseen hankinta-arvoonsa, jonka jälkeen alkuperäistä kirjausta voidaan käsitellä kahdella vaihtoehtoisella tavalla. Ensisijaisena menettelytapana voidaan jatkaa alkuperäiseen hankintamenoon kirjaamista, jolloin taseeseen kirjataan hyödykkeen hankintameno kertyneillä poistoilla ja mahdollisilla arvonalentumistap- pioilla. Toinen vaihtoehto on merkitä aineellinen käyttöomaisuushyödyke taseeseen uudelleen- arvostukseen perustuvaan määrään eli uudelleenarvostamispäivän käypään arvoon. Käypä arvo määritetään ensisijaisesti markkinahinnan mukaan, mutta toimivien markkinoiden puuttuessa käypänä arvona voidaan käyttää hyödykkeen jälleenhankinta-arvoa, josta on vähennetty käyt- töajan kertyneet poistot ja mahdolliset arvonalentumistappiot. IFRS-standardit mahdollistavat myös käyttöomaisuuden uudelleenarvostuksen, joka tulee tehdä tarpeeksi säännöllisesti, jotta kirjanpitoarvo vastaa tilinpäätöspäivän käypää arvoa, eikä poikkea siitä olennaisesti. (Tomperi, 2019, 121.)
Koneiden ja kaluston käypä arvo on tavallisesti niiden markkina-arvo tai ne voidaan arvostaa myös jälleenhankinta-arvoonsa, jos markkina-arvoa ei voida määrittää. Maa-alueiden ja raken- nusten suhteen käypä arvo on tavallisesti myös markkina-arvo. Hyödykkeen uudelleenarvosta- misessa tapahtuneet arvonnousut merkitään uudelleenarvostusrahastoon. Jos käyttöomaisuus- hyödykkeen arvo laskee, niin vähennys tulee kirjata ensisijaisesti uudelleenarvostusrahaston aikaisemmin tehtyä arvonousua vastaan. Jos arvo laskee enemmän kuin mitä aiempaan arvon- nousua on kirjattu, niin jäännös arvonvähennyksestä tulee kirjata tulosvaikutteisesti. Jos arvon- nousua tapahtuu tämän jälkeen, niin sitä kirjataan tulosvaikutteisesti siinä määrin, että aiempi arvonvähennys on katettu. (Tomperi 2019, 122.)
Aineettomista hyödykkeistä ja niiden arvostusperusteista on säädetty IAS 38 standardissa. Stan- dardin mukaan aineeton hyödyke merkitään taseeseen vain silloin, kun on todennäköistä, että hyödykkeestä johtuva taloudellinen hyöty voidaan osoittaa yritykselle ja että hyödykkeen han- kintameno on luotettavasti määriteltävissä. Aineettomien hyödykkeiden arvostamisperusteet vastaavat aineellisien hyödykkeiden arvostamisperusteita. (Tomperi 2019, 122.)
Kaiken kaikkiaan käyttöomaisuuskirjanpito on itsessään erityislaatuinen laskentatoimen ja kir- janpidon osa-alue, johon liittyy keskeisesti lainsäädännölliset periaatteet ja ohjeet. Käytännössä käyttöomaisuuskirjanpito ei ole täysin ongelmaton, sillä käyttöomaisuuskirjanpito riippuu
hyvin paljon siitä, että missä määrin käyttöomaisuutta organisaatiolla ja yrityksellä on tasees- saan, jolloin käyttöomaisuuskirjanpitokin pitää määrittää, niin että se vastaisi organisaation ja yrityksen tarpeita. Jos käyttöomaisuutta on paljon, niin tällöin tietojärjestelmiltäkin vaaditaan paljon enemmän, kuten Lahti & Salminenkin (2014) totesivat. Koska nykyaikainen laskenta- toimi ja toteutetaan pitkälti tietojärjestelmien avulla, niin painoarvoa tulisi antaa näiden tieto- järjestelmien määrittelyille ja rakenteille, jotta ne pystyvät toteuttamaan niiltä vaaditut toimen- piteet ja tehtävät joustavasti ja luotettavasti. Seuraavassa luvussa käydään läpi tarkemmin las- kentatoimentietojärjestelmiä osana ERP-järjestelmiä.
3 LASKENTATOIMEN TIETOJÄRJESTELMÄT OSANA ERP- JÄRJESTELMIÄ
3.1 Laskentatoimen tietojärjestelmät osana ERP-järjestelmiä
Nykyaikainen yritysten taloushallinto ja laskentatoimi toteutetaan pitkälti digitaalisessa muo- dossa. Lahti & Salminen (2014) kuvaavat digitaalisen taloushallinnon olevan taloushallinnon kaikkien tietovirtojen ja käsittelyvaiheiden automatisoitumista ja käsittelyä digitaalisessa muo- dossa. Digitaalisessa taloushallinnossa kaikkia kirjanpidon asiakirjoja, prosesseja ja tietovirtoja tulee tarkastella ennen kaikkea yrityksen sisäisestä näkökulmasta, mutta tulee myös huomioida yritys- ja sidosryhmärajojen ylittävä tarkastelu, jossa kaikki taloushallinnon tietovirrat hoide- taan sähköisesti kaikkien yrityksen sidosryhmien kanssa. (Lahti & Salminen 2014, 24–25.) Digitaalisen taloushallinnon tavoitteena on myös poistaa turhat ja aikaa vievät käsittelyvaiheet taloushallintomateriaalin käsittelyssä (Lahti & Salminen 2014, 24–25). Myös Järvenpään (2007) mukaan nykyaikaiset laskentatoimen tietojärjestelmät luovat mahdollisuuksia uusille johdon laskentatoimen käytänteille, jolloin rutiininomaisten työtehtävien hoitaminen tehostuu ja raportoinnista tulee nopeampaa ja joustavampaa, jolla on myös vaikutusta koko organisaa- tiokulttuuriin (Järvenpää 2007).
Digitaalinen automatisoitu taloushallinto tarjoaa enemmän etuja verrattuna manuaalisiin pro- sesseihin ja perinteiseen paperiseen käsittelyyn. Ensisijaisina etuina ovat tehokkuus ja nopeus.
Samalla arkistointitilan tarve vähenee olennaisesti ja erilaisten resurssien tarve vähenee. Toi- minnan laatu parane ja muuttuu läpinäkyvämmäksi samalla vähentäen virheiden määrää. Se on myös ekologinen ratkaisu. Ne organisaatiot, jotka ovat siirtyneet digitaaliseen taloushallintoon ovat saavuttaneet noin 30–50 % parannuksen tehokkuudessaan. (Lahti & Salminen 2014, 32.) Kilpailukyvyn ylläpitämistä varten yritysten tietojärjestelmät ovat avainasemassa sillä infor- maatio voidaan nähdä koneiden ja kaluston tavoin yrityksen yhtenä tuotannontekijänä. Lasken- tatoimen osalta tietojärjestelmät tunnistavat, keräävät, prosessoivat ja kommunikoivat taloudel- lista informaatiota laajasti eri henkilöryhmille. (Bodnar & Hopwood 2013, 1.)
Laskentatoimen tietojärjestelmiä voidaan pitää työkaluna, jotka on suunniteltu erityisesti yri- tyksen taloushallintoon liittyvien asioiden hallintaa ja valvontaa varten. Laskentatoimen tieto- järjestelmät kattavat kaikki ne laskentatoimeen liittyvät komponentit, jotka toimivat yhdessä ja
keräävät ja tallentavat dataa suunnittelua, valvontaa, koordinointia ja päätöksentekoa varten.
(Soudani 2012.)
Laskentatoimen tietojärjestelmät ovat yrityksen resurssien kokoelma, kuten ihmiset ja laitteet, joiden tarkoituksena on muuttaa taloudellinen ja muu yrityksen käytössä oleva data tiedoksi ja tämä tietokokonaisuus välittyy kaikille yrityksen päätöksentekijöille. Nämä tietojärjestelmät suorittavat kyseisen tietomuutoksen oli kyseessä sitten manuaalinen tai perusteellisesti automa- tisoitu järjestelmä. (Bodnar & Hopwood 2013, 1.)
Taloushallinon ja laskentatoimen tietojärjestelmäratkaisut luokitellaan pääsääntöisesti kahteen ryhmään: toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP) ja taloushallinnon erillisjärjestelmiin. Valinta riippuu pitkälti yrityksen tilanteesta ja tarpeista. Pienemmille yrityksille riittää yleensä standar- dikirjanpito-ohjelma, joka kattaa taloushallinnon perusasiat, kuten asiakasrekisterin ja myynti- laskutuksen, kun taas suuremmat yritykset joutuvat turvautumaan ERP-järjestelmiin liiketoi- mintaprosessien monimutkaistuessa. (Lahti & Salminen 2014, 36–38.)
Toiminnanohjausjärjestelmät eli ERP-järjestelmät koostuvat toisiinsa integroiduista modulaa- risista sovelluksista, joilla on käytössään sama keskitetty tietokanta. Lyhenne ERP tulee sa- noista Enterprise Resource Planning. Riippuen organisaatiorakenteesta, nämä modulaariset so- vellukset sisältävät, esimerkiksi myyntitoiminnot, tuotannon, projektinhallinnan, logistiikan, henkilöstöhallinnon sekä talousallinnon. Erityisesti taloushallintoa voidaan pitää merkittävänä ja keskeisenä muiden moduulien kannalta, koska taloushallinon perustiedoissa on määritelty suuri joukko ohjaustietoja (Master data), jotka ovat yhteydessä muihin moduuleihin ja sovel- luksiin ja tämä ohjaustietojoukko toimii ohjaavana parametrina moduuleissa. Ohjaustieto- joukko kattaa, esimerkiksi organisaatiorakenteen ja kustannuspaikka- ja muut seurantakohde- tiedot. (Lahti & Salminen 2014, 40.) Kuvio 1 havainnollistaa edellä mainittujen esimerkkitoi- mintojen välistä integraatiota.
Kuvio 1: Esimerkki ERP-järjestelmän rakenteesta
Ydintoimintojen ollessa keskitettyjä, ERP-järjestelmä mahdollistaa nopeamman päätöksenteon organisaatiossa, luo kustannussäästöjä ja myös johdon valvonta on tehokkaampaa (Holland &
Light 1999). Yleisesti toiminnanohjausjärjestelmät ovat osa digitalisaatiota, jossa korostuvat sähköinen kaupankäynti ja internetin laaja hyödyntäminen. Yhä useampi toiminnanohjausjär- jestelmä toimiikin juuri internetin välityksellä. (Granlund & Malmi 2002.)
ERP-järjestelmien käyttöönottoa ei voida pitää tyypillisenä funktionaalisesti orientoituneena IT-järjestelmänä, koska ERP-järjestelmän käyttöönotossa ja toteutuksessa joudutaan usein kos- ketukseen organisaation ytimeen, kuten operatiivisiin rakenteisiin ja liiketoimintaprosesseihin, mikä edellyttää yhteisiä toimenpiteitä eri toiminnoissa ja prosessien uudelleensuunnittelussa sekä ERP-järjestelmän kokoonpanossa. ERP-järjestelmän käyttöönotto on monimutkainen ja haastava tehtävä ja monet tekijät vaikuttavat yhdessä organisaation saavuttamaan menestyk- seen. (Grabski ym. 2011.)
ERP-järjestelmien kehitys on viime aikoina painottunutkin vahvasti erilaisiin toimialakohtai- siin ja organisaatiokohtaisiin ratkaisuihin, jolloin esimerkiksi suuryrityksille räätälöidyt ERP- järjestelmät ovat hyvin avoimia, mutta toisaalta paljon muokkausta vaativia kokonaisuuksia.
ERP-järjestelmästä riippuen toiminnot saattavat olla vahvempia tietyissä toiminnoissa verrat- tuna muihin toimintoihin, jolloin esimerkiksi suuryrityksissä joudutaan tekemään paljon omaa ohjelmistokehitystä, jotta ERP-järjestelmä sopii organisaation rakenteisiin. (Lahti & Salminen 2014, 40–41.)
Useimmiten yrityksen valitsemat toiminnanohjausratkaisut ovat eräänlaisia välimuoto- tai yh- distelmäratkaisuja, joissa ERP-järjestelmästä käytetään sovelluksia ydinliiketoimintaprosessei- hin ja taloushallinnon moduuleista hyödynnetään, esimerkiksi pääkirjanpitoa ja perusraportoin- tia. Muut prosessisovellukset, kuten esimerkiksi käyttöomaisuuskirjanpito sekä johdon rapor- tointi hankitaan usein erillisratkaisuna, jotka integroidaan ERP-järjestelmään. (Lahti & Salmi- nen 2014, 44.)
Kaiken kaikkiaan laskentatoimentietojärjestelmiä käsittelevä tutkimuskenttä kattaa suuren määrän erilaisia tutkimusalueita. Kirjanpitokäytäntöjen laatu on kehittynyt huomattavasti vuo- sien varrella tietojärjestelmien kehittyessä. 2000-luvun tyypillisimpiä kirjanpidollisia kysy- myksiä ovatkin, esimerkiksi tietoturvaan ja pilvipalveluihin liittyvät asiat. (Kocsis, 2019.)
3.2 ERP-järjestelmän hyödyt
ERP-järjestelmien käyttöönotosta ja käytöstä saatavien hyötyjen ja etujen kirjo on hyvin laaja, joten kaikkia mahdollisia hyötyjä ei ole mahdollista tuoda esille tässä tutkielmassa, mutta aina- kin keskeisimpiä hyötyjä on tarpeen tarkastella, jotta voidaan ymmärtää ERP-järjestelmien merkitystä organisaatioiden näkökulmasta ja arvioida Kelan käyttöomaisuuskirjanpidon ja ERP-järjestelmään liittyen ongelmien ja haasteiden vaikutusta ERP-järjestelmästä saatavien hyötyjen konkretisoitumiseen käyttöomaisuuskirjanpidon toteutuksessa.
Menestyksekäs ERP-projekti voi tuoda mukanaan säästöjä käyttökustannuksissa, tuottaa tar- kempia kysyntäennusteita ja raportteja, nopeuttaa tuotantosyklejä ja parantaa huomattavasti asiakaspalvelua, mikä kaikki voi säästää yritykselle miljoonia pitkällä aikavälillä. ERP-järjes- telmät auttavat parantamaan kassanhallintaa, vähentämään henkilöstövaatimuksia ja vähentä- mään yleisiä IT-kustannuksia poistamalla turhia tietojärjestelmiä. (Umble, Haft & Umble 2003.)
Hyödyt voivat liittyä organisaation eri toimintoihin ja prosesseihin. Shang ja Seddon (2002) ovat tutkineet hyötyjä, joita organisaatiot voivat saavuttaa, kun ne ovat investoineet ERP-
järjestelmään ja ottaneet sen käyttöönsä. Heidän esittämässään mallissa ERP-järjestelmän hyö- dyt on jaettu 5 eri ulottuvuuteen:
1) Operatiivinen 2) Liikkeenjohdollinen 3) Strateginen
4) IT-infrastruktuuri 5) Organisatorinen
Operatiivinen ulottuvuus pitää sisällään organisaation päivittäiset toiminnot ja tehtävät, joihin kuuluu, esimerkiksi tuotannontekijöiden hankkimista ja kuluttamista. Näille toiminnoille ja teh- täville on tyypillistä tietynlainen toistuvuus ja säännönmukainen periodi organisaation toimin- nassa. ERP-järjestelmä mahdollistaa näiden toimintojen ja tehtävien automatisoitumisen, josta syntyy, esimerkiksi kustannussäästöjä, kiertoaikojen nopeutumista, tuotannon sekä laadun pa- rantumista. (Shang & Seddon 2002.)
Liikkeenjohdolliseen ulottuvuuteen kuuluu organisaation resurssien allokointia ja kontrolloin- tia, toimintojen valvontaa sekä liiketoiminnan kannalta strategisissa päätöksissä tarvittavaa tu- kea. Tutkijoiden mukaan ERP-järjestelmä voi vaikuttaa tämän ulottuvuuden osalta ainakin sii- hen, että resurssien hallinta paranee, päätöksenteko ja suunnittelu muuttuvat tehokkaammaksi ja organisaation suorituskyky paranee. (Shang & Seddon 2002.)
Strategisessa ulottuvuudessa painottuvat pitkän tähtäimen suunnittelu liittyen organisaation suurimpiin päätöksiin, kuten liiketoiminnan yhdistymisiin ja hankintoihin, tuotesuunnitteluun ja asiakkuuksien säilyttämiseen. ERP-järjestelmän avulla voidaan luoda uusia mahdollisuuksia, esimerkiksi tuotedifferoinnin sekä innovaation suhteen. (Shang & Seddon 2002.)
IT-infrastruktuuri koostuu jaettavista ja uudelleenkäytettävistä IT-resursseista, jotka antavat pe- rustan nykyisille ja tuleville liiketoimintasovelluksille. ERP-järjestelmällä voidaan tehdä liike- toiminnasta joustavampaa tulevaisuutta silmällä pitäen. Se myös mahdollistaa säästämisen IT- kustannuksissa ja luo edellytyksiä uusien sovellusten nopealle käyttöönotolle. (Shang & Sed- don 2002.)
Organisatorisen ulottuvuuden osalta edut syntyvät, kun ERP-järjestelmän käytöstä on hyötyä organisaatiolle keskittymisen, yhteenkuuluvuuden, oppimisen ja valitsemansa strategian toteut- tamisen kannalta. Käytännössä hyödyt näkyvät, esimerkiksi muuttuneissa työtoimintatavoissa,
työntekijöiden oppimisessa ja organisaation vision parantuneena käsityksenä koko organisaa- tiossa. (Shang & Seddon 2002.)
Shangin ja Seddonin (2002) tutkimuksen tavoitteena on ollut laatia kattava luettelo ERP-järjes- telmän tuomista eduista, jotka soveltuvat, esimerkiksi talousjohdolle, jotka arvioivat mahdolli- sia etuja, mitä ERP-järjestelmä voisi tuoda omaan organisaatioon. Viisiulotteinen kehys perus- tuu suurelle joukolle aiempia IT-hyötyjä koskevia tutkimuksia, jotka on organisoitu operatiivi- sen tehokkuuden sekä hallinnan ja strategisten vaikutusten luokkiin. Dataa on kerätty myös järjestelmäntarjoajien omista aineistoista, kuten internet-sivuilta. Tämän osalta tutkijat to- teavatkin, että järjestelmäntarjoajat saattavat esittää asiat mahdollisesti epäluotettavassa valossa tai väärin tulkittuna, joka luo tutkimukselle keskeisen rajoitteen. (Shang & Seddon 2002.) Tutkijoiden Spathis ja Ananiadis (2005) mielestä ERP-järjestelmien hyödyt tiedostetaan erityi- sesti kirjanpidollisessa informaatiossa ja sen hallinnassa. Heidän mukaansa ensisijaiset hyödyt saavutetaan liikkeenjohdollisissa tehtävissä, johon kuuluu, esimerkiksi organisaation varojen parantunut seuraaminen ja taloudellisten resurssien tehostunut hyödyntäminen. Toiminnalliset edut katsottiin olevan merkittävä muutos, joita tutkimuksen vastaajat kokivat uuden ERP-jär- jestelmän myötä saavuttaneen. Tähän kuului, esimerkiksi ERP-järjestelmän raporttien parantu- nut laatu ja ajankäytön vähentyminen liittyen raporttien laatimiseen. Tutkimuksessa oli käsi- telty myös IT-infrastruktuuriin liittyviä etuja, joita olivat, esimerkiksi pienentyneet toiminta- kustannukset ja yhteisten tietokantojen parantunut ylläpito. (Spathis & Ananiadis 2005.) Granlund ja Malmi (2002) ovat tutkineet ERP-järjestelmien tuomia hyötyjä johdon laskentatoi- men kannalta. Heidän mukaansa suurin hyöty on tullut siinä, että ERP-järjestelmä on mahdol- listanut enemmän aikaa analysoinnille, kun rutiininomaiset työtehtävät ovat vähentyneet. Tut- kijat kuitenkin huomauttavat, että nämä vaikutukset näyttävät olevan epäjohdonmukaisia tut- kittavien organisaatioiden välillä, sillä ERP-projektit ovat pitkälti organisaatiokohtaisia. Muu- toin ERP-järjestelmän vaikutus johdon laskentatoimeen on ollut melko vähäistä. Useimmissa tutkittavissa yhtiöissä kokemukset ERP-järjestelmistä olivat olleet melko tuoreita ja osa toimin- noista sekä kirjanpidollisista laskutavoista, esimerkiksi budjetointi oli toteutettu erillisen järjes- telmän kautta. (Granlund & Malmi 2002.)
Myös Scapens ja Jazayeri (2003) ovat tutkimuksessaan pyrkineet selvittämään, että millainen vaikutus ERP-järjestelmän käyttöönotolla on johdon laskentatoimeen. Tutkimus oli toteutettu tapaustutkimuksena, jossa yhdysvaltalainen suuryritys oli ottanut käyttöön SAP-toiminnanoh- jausjärjestelmän toiminnoissaan. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että muutokset johdon
laskentatoimeen ilmenivät, esimerkiksi rutiininomaisten työvaiheiden häviämisenä, johdon las- kentatoimen tietotaitojen parantumisena, lisääntyneenä tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon hyödyntämisenä sekä johdon laskentatoimen kirjanpitäjien laajentuneena roolina organisaa- tiossa. Tutkijat kuitenkin painottavat, että SAP ei itsessään olisi edellä mainittujen muutosten ajuri vaan muutokset mahdollistuisivat pikemminkin SAP:n ominaispiirteiden, kuten integroin- nin, tehtävien toteutusten ja keskittämisten kautta. (Scapens & Jazayeri 2003.)
Kanellou ja Spathis (2013) ovat tutkimuksessaan osoittaneet, että ERP-järjestelmillä on useita hyötyjä, esimerkiksi kirjanpidollisten prosessien suhteen. Heidän tutkimuksessaan nousi esille, esimerkiksi ERP-järjestelmän tehokkuus, joka ilmeni nopeampana datan käsittelynä ja nope- ampana tulosten tuottamisena. Tilinpäätösraportointi ja siihen käytetty aika nähtiin myös vä- hentyneen ERP-järjestelmän myötä ja joustavuuden sekä integraation nähtiin kasvaneen kirjan- pitosovelluksissa. Tutkimuksessa havaittiin myös se, että ERP-järjestelmän luomat hyödyt liit- tyen kirjanpidollisiin prosesseihin olivat positiivisesti yhteydessä ERP-järjestelmän käyttäjien tyytyväisyyden tasoon. (Kanellou & Spathis 2013.)
Poston ja Grabski (2001) olivat tutkimuksessaan pyrkineet selvittämään mitä taloudellisia vai- kutuksia ERP-järjestelmä on tuonut organisaatioille. Tutkimuksen empiiriset havainnot osoit- tavat, että yritysten kustannuksissa ei ole tapahtunut merkittävää prosentuaalista muutosta lii- kevaihdon kautta tarkasteltuna 3 vuoden sisällä ERP-järjestelmän käyttöönotosta. Esimerkiksi myynnin yleisiin ja hallinnollisiin kustannuksiin ei kohdistunut merkittäviä vähennyksiä. (Pos- ton & Grabski 2001.)
Postonin ja Grabskin (2001) tutkimuksen kannalta merkittävää oli kuitenkin se, että henkilös- tömäärä laski prosentuaalisesti verrattuna liikevaihtoon 3 vuoden ajan ERP-järjestelmän käyt- töönoton jälkeen. Paradoksaalisesti ne yritykset, joilla oli vähemmän työntekijöitä, näyttivät suurempia tuottoja, mutta samanaikaisesti kustannus- ja tuottosuhteet koettiin suurimmiksi sen jälkeen, kun ERP-järjestelmä oli otettu käyttöön. Tutkijat arvelevat tämän johtuvan, esimerkiksi siitä, että yritykset voivat vähentää kustannuksiaan virtaviivaistamalla asioiden käsittelyä ja poistamalla toimistotehtäviä, mutta samalla palkkaamaan kalliita tietokoneinsinöörejä ylläpitä- mään nykyistä ERP-järjestelmää. Myös ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen tehtävät kor- jaukset ja asennusten hienosäätö voivat jatkua vielä pitkään ERP-järjestelmän käyttöönoton jäl- keen, joka voi johtaa kustannusten prosentuaaliseen kasvuun. (Poston & Grabski 2001.) ERP-järjestelmistä saatavia hyötyjä voidaan pitää merkittävinä ja moniulotteisina. Kuviossa 2 on kiteytetty aiemmin käsiteltyjä aiemman tutkimustiedon mukaisia ERP-järjestelmistä
saatavia hyötyjä. Täytyy kuitenkin muistaa, että hyödyt eivät ole universaaleja, jolloin välttä- mättä kaikki hyödyt eivät toteudu yhtä aikaa organisaatiossa tai vain osa hyödyistä toteutuu sillä ERP-järjestelmät kokonaisuudessaan ovat hyvin pitkälle organisaatiokohtaisia, kuten Granlund & Malmi (2002) mainitsikin. ERP-järjestelmästä saadut hyödyt eivät myöskään ra- joitu ainoastaan edellä mainittuihin, vaan hyötyjen kirjo on laaja. Kuvio 2 havainnollistaa kui- tenkin hyötyjen moninaisuutta.
Kuvio 2: ERP-järjestelmästä saatavia hyötyjä
3.3 ERP-järjestelmän käyttöönottoon liittyvät kriittiset menestystekijät
Laskentatoimentietojärjestelmien ja erityisesti toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoon liittyy usein monia haasteita, ja järjestelmien käyttöönotto ei usein suju täysin ongelmitta. Teo- riassa yritysten saama hyöty vaihdettaessa tietojärjestelmä monimutkaisesta ja manuaalisesta järjestelmästä yksinkertaiseen järjestelmäratkaisuun pitäisi olla suurempi, mutta käytännössä moni yritys on kuitenkin havahtunut siihen, että esimerkiksi järjestelmän käyttöönotto on osoit- tautunut erittäin kalliiksi ja monimutkaiseksi prosessiksi. (Bodnar & Hopwood 2013, 7.) Myös järjestelmien päivittäminen uudempaan versioon voi tulla kalliiksi, kun päivitys koskee useita erilaisia tietojärjestelmiä ja kun siirrytään uuden sukupolven ratkaisuihin (Granlund & Malmi 2002).
Lahden ja Salmisen (2014) mukaan esteinä ja rajoitteina järjestelmien käyttöönotolle on ollut muun muassa ihmisten ja organisaatioiden ajallisesti rajallinen kyky omaksua uusia järjestelmiä ja toimintamalleja nopeasti. Myös pula sopivista taloushallintajärjestelmistä on nähty esteenä.
Kuitenkin tarjonta ja järjestelmien kehittyminen ovat osittain poistaneet näitä ongelmia. Myös digitaalisuus asettaa taloushallinnon työntekijöille uusia osaamisvaatimuksia toimenkuvien ja työtehtävien muuttuessa. Työ muuttuu enemmän kontrollinomaiseksi ja prosessiohjaukseksi.
(Lahti & Salminen 2014, 30–31.)
ERP-järjestelmän käyttöönottoon tulisi myös varata runsaasti aikaa. Mitä enemmän aikaa on käytetty käyttöönottovaiheessa, niin sitä enemmän yritys voi odottaa saavansa hyötyä ja tun- nistaa ne asiat, joissa on tapahtunut muutoksia verrattuna siihen, että alkuvaiheessa aikaa on käytetty vähemmän ja tällöin mahdolliset hyötyvaikutukset on huomattu vasta paljon myöhem- min. (Nicolaou 2004.)
Sen lisäksi, että ERP-järjestelmien käyttöönotto vie paljon aikaa ja rahaa, niin sillä voi olla myös vaikutusta organisaatiokulttuuriin. Se voi myös luoda tarpeita koulutukselle ja jopa johtaa tuottavuuden laskuun ja väärin hoidettuihin asiakastilaisuuksiin, joka lyhyellä aikavälillä on haitallista yrityksen tuloksen kannalta. (Umble ym. 2003.)
ERP-järjestelmän palveluntarjoajan valinta voi myös vaikuttaa yrityksen kykyyn arvioida ja saavuttaa taloudellisia hyötyjä, vaikka suurin osa palveluntarjoajista pyrkivätkin siihen, että palvelut ja tuotteet olisivat käyttökelpoisia kaikille organisaatioille. Kuitenkin organisaatioilla on useimmiten erityisiä omanlaisia vaatimuksia, jolloin yhteensopivuutta ERP-järjestelmän kanssa ei välttämättä saavuteta. (Nicolaou, 2004.)
ERP-järjestelmiin liittyy monia kriittisiä menetystekijöitä erityisesti niiden käyttöönotossa. Esi- merkiksi, organisaation muutosten hallinta, liiketoimintaprosessit, johdon tuki, koulutus sekä organisaation sitoutuminen on tunnistettu olevan kriittisiä menestystekijöitä ERP-järjestelmän onnistuneelle käyttöönotolle. Myös yritysten koolla ja toimialalla on nähty olevan vaikutusta ERP-järjestelmien käyttöönotossa ja suunnittelussa. (Grabski ym. 2011.)
Muutosten hallinta kriittisenä menestystekijänä perustuu organisaation hallinnan ja tietojärjes- telmien tieteenalojen tutkimukseen. Organisaation muutosten hallinnassa arvioidaan enna- koivasti muutoksia, joihin ERP-järjestelmän käyttöönotto voi vaikuttaa ja samalla suositellaan erilaisia taktiikoita muutoksiin vastaamiseksi, kuten koulutusohjelmia, muutoksenarviointia sekä organisaatiorakenteiden muutoksia. (Grabski ym. 2011.)
Muutosten hallinnan osalta, esimerkiksi Lui ja Chan (2008) ovat tutkineet tapaustutkimuksena erästä yritystä, jossa yrityksen johtohenkilöstö onnistui viemään ongelmallisen ERP-projektin läpi organisaatiossa. Tapauksessa organisaation ylin johto käänsi epäonnistuneen projektin on- nistuneeksi ilman IT-taustatukea uudelleen organisoimalla projektitiimin. Tutkijoiden mukaan kyseinen tapaus on osoittanut sen, että aina ei tarvitse havaita ongelmien perimmäisiä syitä, kun IT-hankkeita yritetään pelastaa. Tutkijoiden mukaan, kun ongelma kytkeytyy kahteen tai use- ampaan projektitiimin alaryhmiin, niin tällöin on tarpeen lisätä avoimuutta ja läpinäkyvyyttä näiden alaryhmien kesken. Parempi lähestymistapa ongelmiin on tällöin rajoittaa ongelma en- sin yhdelle prosessialueelle yhden tiimipäällikön alaisuuteen ja vasta sitten uudelleen järjestää projektiryhmä siten, että vastuullisuus, läpinäkyvyys ja vastuullisuus ovat yhteydessä ongel- maan. Tutkijat kuitenkin huomauttavat, että projektitiimin muuttaminen ei ole ainoa avaintekijä ongelmiin vastattaessa, sillä yhden yritystapauksen osalta ei voida yleistää, että projektitiimin muuttaminen toimisi organisaatiossa kuin organisaatiossa. (Lui & Chan 2008.)
Liiketoimintaprosessien kannalta Holland ja Light (1999) ovat tarkastelleet ERP-järjestelmien kriittisiä menestystekijöitä strategisesta ja taktisesta näkökulmasta. Nämä näkökulmat ja niihin liittyvät kriittiset menestystekijät on esitetty taulukossa 2. Tutkijat kuitenkin avaavat ainoastaan keskeisimmät kriittisimmät menestystekijät liittyen ERP-järjestelmien käyttöönottoon.
Taulukko 2: ERP-järjestelmien käyttöönottoon liittyvät strategiset ja taktiset kriittiset menes- tystekijät
Lähde: Holland & Light 1999.
Liiketoimintaprosessien johtaminen uuteen ERP-järjestelmään on tutkijoiden mukaan keskei- nen asia ja johon erityisesti taktiset kriittiset menestystekijät vaikuttavat. Organisaatioiden on tunnistettava ja ymmärrettävä nykyinen liiketoimintarakenteensa ja siihen liittyvät IT-prosessit, jotta ne voidaan myös yhdistää ERP-järjestelmän sisältämiin liiketoimintaprosesseihin. Strate- gisista tekijöistä tutkijat painottavat erityisesti organisaation vanhojen tietojärjestelmien sekä ERP-strategian merkitystä, kun organisaatio on aikeissa ottaa käyttöönsä uuden ERP-järjestel- män. Vanhoissa tietojärjestelmissä tiivistyy yhteen olemassa olevat liiketoimintaprosessit, or- ganisaation rakenne ja kulttuuri ja tietoteknologia, jotka nähdään olevan keskeisiä ja vaikeim- min hallittavia kokonaisuuksia organisaatiossa. Uuden ERP-järjestelmän implementoinnissa tulisi tunnistaa nämä seikat ja arvioida tarpeen mukaan mahdolliset riskit, joita voi aiheutua siirryttäessä uuteen teknologiaan. Mitä monimutkaisemmasta tietojärjestelmästä on kyse niin sitä useammin tarvittavia muutoksia ja riskienarviointia on tehtävä. (Holland & Light 1999.) ERP-strategian osalta organisaation alttius muutoksille vaikuttaa myös ERP-strategian valin- taan. ERP-strategia voi olla hitaasti etenevä, jolloin ERP-järjestelmää rakennetaan hiljattain osa osalta, joka mahdollistaa vanhan tietojärjestelmän osien liittämisen osaksi uutta ERP-järjestel- mää. Nopeasti etenevässä ERP-strategiassa uusi järjestelmä saadaan käyttöön nopeasti, mutta tällöin uusi järjestelmä ei välttämättä vastaa aiempaa vanhaa järjestelmää, jolloin mahdollisiin ongelmiin voidaan havahtua myöhemmin, kun uutta järjestelmää konkreettisesti hyödynnetään.
Myös ERP-järjestelmien moduulien käyttöönotto yksitellen pitäen rinnalla vanhaa tietojärjes- telmää voi olla toimiva strategia. (Holland & Light 1999.)
Laskentatoimen tietojärjestelmien ja ERP-järjestelmien kehittämisen ja käyttöönoton kannalta niiden käyttäjiä ja kehittäjiä voidaan pitää avaimena menestykseen. Monet tutkimukset ovat osoittaneet, että onnistunut toteutus ja järjestelmän käyttöönotto, vaikuttaa koko projektin on- nistumiseen sekä taloudelliseen menestymiseen. Erityisesti henkilöstön koulutus järjestelmän- käytön suhteen on osoitettu olevan keskeinen menestykseen vaikuttava asia. (Kocsis 2019.) ERP-järjestelmien käyttäjien koulutuksen tarkoituksena ja tavoitteena on antaa käyttäjille mah- dollisuus hyödyntää järjestelmää menestyksekkäästi ja motivoida työntekijöitä hyväksymään uusi ERP-järjestelmä (Grabski ym. 2011).
ERP-järjestelmän käyttöönoton toteuttavat yleensä siihen tarkoitetut henkilöt, joilla on omat metodologinsa siihen. Toteutus on tyypillisesti organisoitu järjestelmän moduulien ympärille, jolloin ensisijainen vastuu niiden kokoonpanosta jää kirjanpitäjille. (Granlund & Malmi 2002.)
Umblen, Haftin ja Umblen (2003) mielestä koulutusta voidaan pitää yleisimmin tunnustettuna kriittisenä menestystekijänä ERP-järjestelmän käyttöönoton suhteen, koska käyttäjien ymmär- rys ERP-järjestelmästä ja osallistuminen ovat ensisijaisen tärkeitä menestykseen vaikuttavia seikkoja. ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii suuren määrän kriittistä tietoa, jotta käyttäjät voivat ratkaista ongelmia ERP-järjestelmän puitteissa. Jos järjestelmän käyttäjät eivät ymmärrä, että miten ERP-järjestelmä toimii, niin he saattavat keksiä omanlaisia toimintatapoja käyttä- mällä niitä osia järjestelmästä, joita voi muokata ja manipuloida. (Umble ym. 2003.)
ERP-järjestelmään liittyvä koulutus on syytä aloittaa jo hyvin varhaisessa vaiheessa ennen ERP-järjestelmän käyttöönottoa, koska yleensä koulutuksen tärkeys saatetaan aliarvioida, joka voi johtaa lopulta ongelmiin. Tutkijoiden mukaan koulutuksen tulisi olla merkittävä osa ERP- budjettia. Heidän mielestänsä 10–15 % ERP-budjetista tulisi kohdistua koulutukseen, jolloin ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisen todennäköisyys voi nousta 80 %:iin organisaa- tiossa. Myöskään ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeistä lisäkoulutusta ei tule unohtaa, sillä säännölliset tapaamiset järjestelmän käyttäjien kesken voivat auttaa tunnistamaan järjestelmään liittyviä ongelmia ja rohkaisemaan käyttökokemusten ja tietojen vaihtoon, joka lisää järjestel- män tuntemusta järjestelmäkäyttäjien kesken. (Umble ym. 2003.)
Umble ym. (2003) mielestä ERP-järjestelmän sisältämän datan tulee olla myös tarkkaa ja datan näppäilyvirheitä tulee välttää, sillä integroituun järjestelmään väärin syötetty data voi aiheuttaa negatiivisen dominoefektin koko organisaation sisällä. Tästä syystä käyttäjien koulutuksessa tulisikin panostaa datan tarkkuuden ja oikeiden tietojen syöttömenettelyjen opettelemiseen, jotta virheet eivät pääsisi kulminoitumaan. (Umble ym. 2003.)
Chang, Cheung, Cheng ja Yeung, (2008) ovat tutkineet ERP-järjestelmien käyttöönottoa jär- jestelmänkäyttäjien hyväksynnän ja organisaation sitoutumisen suhteen. Heidän mukaansa eri- tyisesti sosiaaliset tekijät ovat avainasemassa ERP-järjestelmän käyttöönoton kannalta, koska ERP-järjestelmän menestyksellinen käyttöönotto vaatii yhteistyötä eri sidosryhmien kesken.
Tutkimuksessa vastaajat kokivat olleensa alttiita kollegoiden ja esimiesten aiheuttamalla sosi- aaliselle painostukselle ERP-projektin onnistumisen suhteen. (Chang ym. 2008.)
Lim, Pan ja Tan, (2005) ovat tutkimuksessaan selvittäneet, että mitkä ovat merkittävimmät te- kijät, jotka aiheuttavat muutosvastarintaa ERP-järjestelmän suhteen järjestelmänkäyttäjien odo- tusten ja johdon toimien näkökulmista ja miten näihin tekijöihin voidaan vaikuttaa, jotta järjes- telmänkäyttäjien hyväksyntä ERP-järjestelmän suhteen parantuisi. Heidän mukaansa kognitii- vinen dissonanssi tai epäsuhta käyttäjien kognitiivisten kokemusten ja johdon toimenpiteiden
suhteen voi johtaa muutosvastarintaan ERP-järjestelmän suhteen. Epäsuhta voi nousta esiin kolmen eri havainnollisen ominaisuuden kautta, jotka ovat: odotus vaivannäöstä suoritukseen nähden, suorituskykyyn ja lopputulokseen liittyvä käsitys sekä lopputulokseen perustuva psy- kologinen valenssi. (Lim, ym. 2005.)
Odotus vaivannäöstä suoritukseen nähden voidaan havainnollistaa järjestelmän käyttäjien ko- kemuksena, että ERP-järjestelmän monimutkaisuus ja suuri koulutuksen tarve ei johda suhteel- lisesti parempaan suorituskykyyn. Tätä kognitiivista epäsuhtaa voi edistää myös se, että johto aliarvioi järjestelmänkäyttäjien psykologisia esteitä sekä vaatimuksia ERP-järjestelmän käyt- töönoton suhteen. (Lim ym. 2005.)
Suorituskykyyn ja lopputulokseen liittyvä käsitys voidaan havainnoida siten, että järjestelmän- käyttäjät kokevat, että ERP-järjestelmän mukanaan tuoma parantunut työnteon tehokkuus ei ole palkitsevaa niille käyttäjille, jotka vapaaehtoisesti käyttävät ERP-järjestelmää. Näkemystä edis- tää se, että johto painottaa ainoastaan itse ERP-järjestelmän merkitystä tehokkuuden osalta ja ei huomioi laisinkaan järjestelmänkäyttäjien panostusta parantuneessa suorituskyvyssä. (Lim ym. 2005.)
Lopputulokseen perustuva psykologinen valenssi viittaa järjestelmän käyttäjien näkemykseen siitä, että ERP-järjestelmän strategisointi osaksi organisaatiota johtaa tarpeettomiin lomautuk- siin. Näkemys voi johtua johdon epäonnistuneista vakuutteluista tai tunnutuksista liittyen jär- jestelmänkäyttäjien merkitykseen ja rooliin ERP-projektissa. (Lim ym. 2005.)
Tutkijoiden mukaan tutkimus osoittaa, että järjestelmän käyttäjät ja johto eivät useinkaan jaa johdonmukaista näkemystä ERP-järjestelmän kehittämisessä ja käyttöönotossa. Organisaa- tiohierarkia ja vastakkaiset asemat voivat muodostaa eriäviä näkemyksiä, esimerkiksi ERP-jär- jestelmän hyödyistä. Järjestelmänkäyttäjien ja johdon välisten näkemysten ratkaisemiseksi joh- don tietoisuutta järjestelmänkäyttäjien tarpeista tulisi lisätä ja räätälöidä tarpeisiin nähden sopi- vat muutoksenhallintastrategiat. (Lim ym. 2005.)
Bradley (2008) on tutkimuksessaan tarkastellut kriittisiä menestystekijöitä toiminnanohjausjär- jestelmän käyttöönottoon liittyen klassisen johtamisteorian näkökulmasta, jossa korostuu ERP- järjestelmän suunnitteluun liittyvä integraation taso. Aiemman tutkimustiedon valossa hän on tarkastellut kriittisiä menestystekijöitä ja niiden vaikutusta ERP-järjestelmän käyttöönottoon tutkimalla yrityksiä, jotka ovat joko toteuttaneet ERP-käyttöönottoprojektin tai ovat vielä vie- mässä projektia läpi. Hänen mukaansa erityisesti käyttöönottoprojektiin valittu projektinjohtaja
tulisi valita huolella, jotta työtekijöiden koulutus liittyen toiminnanohjausjärjestelmän käyt- töönottoon olisi mahdollisimman laadukasta ja määrältään riittävää. Niillä projektinjohtajilla, jotka olivat onnistuneet viemään ERP-projektin läpi organisaatiossa menestyksekkäästi, oli enemmän johtamis- ja liiketoimintakokemusta kuin niillä projektinjohtajilla, jotka olivat olleet mukana epäonnistuneissa ERP-projekteissa. (Bradley 2008.)
Muita merkittäviä havaintoja tutkimuksen kannalta olivat myös konsulttien käyttö ja johdon rooli, joiden katsottiin olevan ratkaisevia tekijöitä muutosvastarinnan ehkäisyssä. Sen sijaan liiketoimintaan ja IT-suunnitteluun liittyvä korkeampi integraatio, projektijohtajan raportoinnin määrä sekä toimitusjohtajan tai pääjohtajan osallistuminen nähtiin olevan merkityksettömiä te- kijöitä ERP-projektin kannalta. (Bradley 2008.)
Tutkijat Markus, Axline, Petrie ja Tanis (2000) ovat tutkineet ERP-järjestelmien käyttöönotto- projekteihin kytkeytyviä ongelmia ja seurauksia. Tutkimuksen tarkoituksena on ollut selvittää miten yritykset ovat menestyneet eri vaiheissa ERP-järjestelmän käyttöönottoa kohti kokonais- valtaista hyödyntämistä. Samalla on haluttu selvittää keskeisiä ongelmia, joita eri vaiheisiin liittyy. Tutkimuksessa on käytetty hyödyksi projektin menestymiseen perustuvaa kolmekate- gorista mallia, jossa projektien menestystä on mitattu eri tavoilla ja eri vaiheissa. Tutkijat lis- taavat vaiheet seuraavasti:
1.) Projektivaihe 2.) Sopeutumisvaihe
3.) ’’Eteen- ja ylöspäin’’ -vaihe
Projektivaihe kattaa suurimman osan projektiin liittyvästä suunnittelusta ja pitää sisällään myös ERP-järjestelmän käyttöönoton. Projektivaiheessa organisaatio ottaa ERP-järjestelmän käyt- töön ja projektille luodaan oma tiimi ja heille järjestetään koulutusta. Samalla määritetään pro- jektin kustannukset, aikataulu sekä määritellään ERP-järjestelmän toimivuus projektin tarkoi- tukseen nähden. ERP-järjestelmän mahdolliset lisäosat, muunnelmat sekä rajapinta tulee ottaa huomioon kuin myös päättäminen sekä päätöksentekoon liittyvästä tuesta että raportointiin liit- tyvistä tarpeista. Tutkijoiden mukaan tämän vaiheen yleisimmät ongelmakohdat liittyvät pro- jektiin liittyvien henkilöiden riittämättömään tietotaitoon ja asiantuntemukseen, ristiriitoihin ja konflikteihin erilaisten näkemysten välillä sekä henkilöiden vaihtumiseen projektin aikana.
Myös merkittävät muutokset projektin päämäärissä sen jälkeen, kun projekti on jo aloitettu, voi aiheuttaa ongelmia. (Markus ym. 2000.)
