LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTAJÄRJESTELMÄN MENESTYSTEKIJÄT JULKISELLA SEKTORILLA
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO TIETOJENKÄSITTELYTIETEIDEN LAITOS
2017
Kitinoja, Teemu
Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän menestystekijät julkisella sektorilla Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2017, 53 s.
Tietojärjestelmätiede, pro gradu -tutkielma Ohjaaja: Pulkkinen, Mirja
Tutkimuksen tavoitteena on tarkastella kohdeorganisaation liiketoimintatiedon hallintajärjestelmää ja sen kykyä vastata organisaation tavoitteisiin sekä luoda suuntaa kohdeorganisaation liiketoimintatiedon hallinnalle. Tutkimuksen tar- koituksena on tuottaa tietoa julkisen organisaation tietojärjestelmien kehittämi- sen ja hankintojen tueksi. Liiketoimintatiedon hallintaa ja tietojärjestelmien me- nestystekijöitä on tutkittu kansainvälisesti jo parinkymmenen vuoden ajan.
Tämän tutkimuksen teoreettisena perustana on pääosin DeLone ja McLeanin (1992, 2003) teoria tietojärjestelmien menestystekijöistä ja siihen liittyvistä jatko- tutkimuksista. Vastaavaa tietojärjestelmien menestystekijöihin liittyvää liike- toimintatiedon hallinnan tutkimusta ei ole tehty julkisella sektorilla merkittä- västi, joten sovelletusta teoriapohjasta valtaosa on yksityisen sektorin tutki- muksista. Tutkielma toteutetaan laadullisena tapaustutkimuksena tekemällä teemahaastatteluja kohdeorganisaation henkilöstölle. Tutkimuksen teema- alueina ovat järjestelmän laatu, informaation laatu ja palvelun laatu sekä niiden vaikutukset järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen. Tutkimus on ra- jattu koskemaan näitä kolmea laadullista tekijää ja lisäksi on selvitetty, nousee- ko aineistoa analysoitaessa esiin muita menestystekijöitä. Tutkimuksen tulok- sena on todettu, että jokaisella kolmella osa-alueella on assosiaatioita järjestel- män käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen. Erityisesti informaation laadun vaiku- tuksia järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen voidaan pitää vahvistet- tuina. Julkishallinnon kohdeorganisaatiossa on noussut esiin tärkeinä tekijöinä kriittisissä menestystekijöissäkin mainitut johdon rooli, sitoutuminen järjestel- män elinkaaren ajan ja resurssien riittävyys, jotka ovat merkittäviä elementtejä liiketoimintatiedon hallintajärjestelmien käytössä. Suosituksena voidaan myös mainita, että järjestelmähankintoja tehtäessä tulisi organisaatiossa oleva tieto- jenkäsittely sekä kriittiset toiminnot määritellä hyvin ja käyttäjäorientoidusti, sillä yleismallisilla sovelluksilla ei välttämättä pystytä vastaamaan kaikenlai- seen tietojenkäsittelyn tarpeeseen.
Asiasanat: liiketoimintatiedon hallinta, menestystekijät, tietojärjestelmät, julki- nen sektori
Kitinoja, Teemu
Success factors of the business intelligence system in a public sector Jyväskylä: University of Jyväskylä, 2017, 53 p.
Information Systems, Master’s Thesis Supervisor: Pulkkinen, Mirja
The aim of the study is to look at the business intelligence information system of an organization in public sector and its ability to respond to the goals of the organization. The aim is to create a direction for business intelligence and ana- lytics. The purpose of the research is to provide information for the develop- ment and procurement of public sector organization’s information systems.
Business intelligence and the success factors of information systems have been explored for over twenty years. The theoretical basis of this study is mainly the theory of DeLone and McLean (1992, 2003) on the success factors of information systems and the related follow-up studies. Business intelligence research related to the success factors of IT systems in the public sector has not been much in as a research topic, so many of the studies come from a private sector research.
The thesis has been carried out as a qualitative research and the research meth- od was single case study. The mode of data collection was theme interviews.
Target group was staff members in the public organization. The themes of the research are the quality of the system, the quality of the information and the quality of the service, and their impact on system usage and user satisfaction.
The study is limited to these three qualitative factors, but the research also de- termined if there are other factors of success. As a result of this study it was found, that each of the three themes has associations with the system use and user satisfaction. In particular, the impact of information quality on system use and user satisfaction can be verified. The role of management in the public sec- tor is highlighted as an important factor, as well as the sufficiency of resources which have also been mentioned in some earlier studies as critical success fac- tors. Commitment of the managers in the organization is important throughout the lifecycle of the system use. It can also be mentioned that, when system pur- chases are made, data processing and critical functions in the organization should be defined well and in a user-oriented manner, as all applications may not be able to respond to all kind of data processing needs.
Keywords: business intelligence, data systems, success factors, public sector
KUVIO 1 Liiketoimintatiedon hallinnan prosessi ... 11
KUVIO 2 Business Intelligencen informaatiosyötteet ... 13
KUVIO 3 Malli liiketoimintatiedon hallinnan roolille johtamisessa ... 16
KUVIO 4 Alkuperäinen malli tietojärjestelmien menestystekijöistä ... 19
KUVIO 5 Päivitetty malli tietojärjestelmien menestystekijöistä ... 20
KUVIO 6 Maksetut tuet tukiryhmittäin ... 29
KUVIO 7 Maaseutuviraston tietopolitiikan strategiakartta ... 31
TAULUKOT
TAULUKKO 1 Petter ja Mcleanin (2009) testaamat hypoteesit ... 21TAULUKKO 2 Wang ja Liaon (2006) testaamat hypoteesit ... 22
TIIVISTELMÄ... 2
ABSTRACT ... 3
KUVIOT ... 4
TAULUKOT ... 4
SISÄLLYS ... 5
1 JOHDANTO ... 7
1.1 Tutkimuksen rakenne ... 8
1.2 Käsitehakemisto ... 9
2 LIIKETOIMINTATIETO ORGANISAATIOSSA ... 10
2.1 Liiketoimintatiedon hallinta ... 11
2.2 Johtamisen tukijärjestelmät julkisella sektorilla ... 14
2.3 Liiketoimintatiedolla johtaminen ... 15
2.4 Yhteenveto ... 16
3 TIETOJÄRJESTELMIEN MENESTYSTEKIJÄT ... 18
3.1 DeLone & McLeanin teoria tietojärjestelmien menestystekijöistä ... 18
3.2 D&M teoriaa testaavat ja muut aiheeseen liittyvät tutkimukset ... 21
3.3 Tietojärjestelmien epäonnistumiseen johtavia riskitekijöitä ... 24
3.4 Yhteenveto ... 24
4 TUTKIMUKSEN TAVOITTEET JA TOTEUTUS ... 27
4.1 Tutkimuskysymykset ... 27
4.2 Maaseutuvirasto kohdeorganisaationa ... 28
4.3 Tutkimusmenetelmä ... 31
4.4 Teemahaastattelu tiedonkeruumenetelmänä ... 32
4.5 Teemahaastattelujen teemat ... 32
4.6 Aineiston kerääminen ... 33
4.7 Aineiston analysointi ... 34
5 TUTKIMUSTULOKSET ... 35
5.1 Järjestelmän laadun vaikutukset järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen ... 35
5.2 Informaation laadun vaikutukset järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen ... 37
käyttäjätyytyväisyyteen ... 39
5.4 Muiden tekijöiden vaikutukset järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen ... 39
6 POHDINTA ... 41
7 JOHTOPÄÄTÖKSET ... 43
LÄHTEET ... 46
LIITE 1 HAASTATTELUTEEMAT ... 50
1 JOHDANTO
Liiketoimintatiedon hallinta on merkittävässä osassa tämän päivän organisaati- oissa. Tehokkuutta vaaditaan sekä yksityisellä että julkisella sektorilla, mikä vaikuttaa siihen, että tiedonhallinnan sujuvuutta pidetään tärkeänä. Tutkija kiinnostui aiheesta, koska se on hänelle läheinen. Työskennellessään julkisessa organisaatiossa, työnkuvaan liittyy vahvasti liiketoimintatiedon hallinta, tiedon käyttö ja jalostaminen päätöksenteon tueksi.
Tutkimuksen tavoitteena on tarkastella kohdeorganisaation liiketoiminta- tiedon hallintajärjestelmän hyödyllisyyttä ja sen kykyä vastata tavoitteisiin sekä luoda suuntaa liiketoimintatiedon keräämiselle tulevaisuudessa. Tutkimukselle koetaan olevan tarvetta julkishallinnossa, koska palvelujen sähköistäminen on lisännyt huomattavasti järjestelmissä saatavilla olevan tiedon määrää. Suuri tiedon määrä vaatii tehokasta hallintaa hyödyn maksimoimiseksi. Tutkimuksen merkitystä julkiselle sektorille voidaan pitää myös ajankohdallisesti sopivana, koska sektorilla on meneillään useita tehokkuutta kasvattavia toimenpiteitä.
Tutkimus myös täydentää kohdeorganisaation tietopolitiikkaa 2016 – 2019, jos- sa käsitellään tietojohtamisen ja tiedon hallinnan strategisia painopistealueita tulevaisuudessa. Tutkimuksen avulla saatava tieto auttaa julkisen organisaation tietojärjestelmien kehittämisessä ja hankinnoissa.
Tutkimuskysymykset ovat muodostuneet teorioiden pohjalta ja ne ovat ja- lostuneet lopulliseen muotoonsa tutkimuksen edetessä. Tutkimuksessa pyritään saamaan vastaus kolmeen tutkimuskysymykseen. Kohdeorganisaatiossa käyte- tään liiketoimintatiedon hallintaan soveltuvia tietojärjestelmäratkaisuja, joita hyödynnetään organisaation toiminnassa. Ensimmäinen tutkimuskysymys liit- tyy organisaation liiketoimintatiedon hallinnan nykytilan kartoittamiseen.
1. Millaisena liiketoimintatiedon hallintajärjestelmä koetaan kohdeorgani- saatiossa?
Tiedon määrä ja hallinnan tarve kasvaa maailmassa vauhdilla. Teoriapohjaa käytetään laajasti yksityisen sektorin tutkimuksessa ja tässä työssä sitä sovelle- taan julkiselle sektorille. Toisella tutkimuskysymyksellä selvitetään, esiintyykö
julkisella sektorilla samanlaisia liiketoimintatiedon hallinnan menestystekijöitä kun yksityisellä sektorilla.
2. Millaiset tekijät vaikuttavat julkisen sektorin liiketoimintatiedon hallinta- järjestelmän menestykseen?
Haastatteluissa esiin nousevien menestystekijöiden pohjalta pyritään saamaan vastaus kolmanteen tutkimuskysymykseen, joka käsittelee näiden tekijöiden toteutumista kohdeorganisaatiossa.
3. Miten tietojärjestelmien menestystekijät toteutuvat kohdeorganisaatiossa?
Tutkimuksen aiheena olevaa liiketoimintatiedon hallintaa ja tietojärjestelmien menestystekijöitä on tutkittu jo parinkymmenen vuoden ajan ympäri maailmaa.
Tämän tutkimuksen teoreettinen pohja pohjautuu pääosin DeLone ja McLeanin (1992, 2003) teoriaan tietojärjestelmien menestystekijöistä ja siihen liittyvistä jatkotutkimuksista. Kyseinen teoria on yksi siteeratuimmista informaatiotekno- logian teorioista. Tämän työn teoreettisen osan alussa esitellään tarkemmin tutkimuksessa käytettäviä käsitteitä ja lopussa perehdytään aikaisempiin tut- kimuksiin. Tutkimus on merkittävä myös alkuperäisen teorian kannalta, koska teoriaa sovelletaan tässä tutkimuksessa julkiseen organisaatioon.
Keskeisenä käsitteenä työssä on liiketoimintatiedon hallinta. Toinen työssä esiintyvä käsite on tietojärjestelmän menestystekijät, joka pohjautuu DeLone ja McLeanin teoriaan tekijöistä, jotka vaikuttavat tietojärjestelmän käytöstä saata- vaan hyötyyn. Kolmantena käsitteenä työssä on tietojohtaminen, jota käsitel- lään kappaleessa liiketoimintatiedolla johtaminen.
Tutkimus toteutetaan julkishallinnon organisaatiossa, Maaseutuvirastossa (myöh. Mavi), joka toimii tukien maksajavirastona Maa- ja Metsätalousministe- riön hallinnonalalla. Empiirisessä tutkimusosiossa toteutetaan teemahaastatte- luja ja tältä pohjalta verrataan tuloksia aiempiin tutkimustuloksiin.
1.1 Tutkimuksen rakenne
Tutkimuksen rakenne jakautuu kahdeksaan osaan. Ensimmäisessä osassa lukija johdatellaan aiheeseen ja kappaleessa kerrotaan tutkimustyön taustoista sekä käsitteistä. Toisessa kappaleessa käsitellään liiketoimintatiedon teoriaa sekä sitä miten se näyttäytyy organisaatioissa. Kolmannessa osassa perehdytään tietojär- jestelmien menestystekijöiden teoriaan ja aiempiin tutkimuksiin, jonka jälkeen tutkimukselle asetetaan tavoitteet ja tutkimuskysymykset. Viides osio pitää si- sällään tutkimusmenetelmän valinnan ja empiirisen aineiston keräämisen sekä analysoinnin. Kuudennessa osiossa esitellään tutkimustulokset, joiden perus- teella tehdään pohdinta ja johtopäätökset.
1.2 Käsitehakemisto
BI = Business Intelligence, liiketoimintatiedon hallinta
BI&A= Business Intelligence & Analytics, liiketoimintatiedon hallinta DM = Data Mining, tiedon louhinta
DSS = Decision Support System, päätöksenteon tukijärjestelmät DW = Data Warehousing, tietovarastointi
EIS = Executive Information System, johtamistietojärjestelmät ERP = Enterprise Resource Planning, toiminnanohjausjärjestelmä G2B= Government to Business, e-hallintoa liiketoiminnalle G2C= Government to Citizen, e-hallintoa kansalaisille G2G= Government to Government, e-hallintoa hallinnolle IS= Information System, tietojärjestelmä
OLAP = Online Analytical Processing, tietokantojen järjestelytekniikka SaaS = Software as a Service, palveluohjelmisto
2 LIIKETOIMINTATIETO ORGANISAATIOSSA
Liiketoimintatieto on organisaation ympäristöstä kerättävää informaatiota, jota analysoidaan ja käytetään päätöksenteon apuna. Informaatio voi liittyä markki- noihin, asiakkaisiin, kilpailijoihin, toimialan rakenteisiin, trendeihin, teknologi- aan tai taloudellisiin, poliittisiin ja sosiaalisiin tekijöihin. Organisaation ulko- puolelta tulevaa tietoa nimitetään usein strukturoimattomaksi kvalitatiiviseksi tiedoksi ja sisältäpäin tuleva tieto on hyvin usein strukturoimatonta kvantitatii- vista tietoa (Seppälä & Seppälä, 2005). Vastaavasti Laihonen ym. (2013) ovat määritelleet liiketoimintatiedon kattamaan kaiken organisaation sisällä synty- vän ja ulkoa tulevan tiedon, jota tulee arvonmuodostamiseksi johtaa asianmu- kaisesti. Osa organisaation tarvitsemasta tiedosta on yleensä jo olemassa sen rakenteissa, mutta itse tiedon hyödyntäminen vain puuttuu (Mäkipää, 2004).
Tiedosta jalostetaan informaatiota, josta tietämyksen avulla luodaan kilpailue- tua muihin toimijoihin nähden. Tehdyn tutkimuksen mukaan liiketoimintatie- don hyödyntäminen on Suomessa kuitenkin vielä kehitysasteella ja analysointi painottuu lähinnä menneeseen aikaan eikä tuleviin ennusteisiin ja trendeihin.
(Valli & Ahlgren, 2013.)
Negashin (2004) mukaan strukturoimattomassa liiketoimintatiedossa voi olla mukana esimerkiksi keskusteluita, tekstejä, grafiikkaa, kuvia, videoita, uu- tisia, internet-sivuja ja liiketoimintaprosesseja. Strukturoitu tieto voi sisältää hänen mukaan informaation nopeaa ja analyyttistä prosessointia (OLAP, Onli- ne Analytical Processing), tietovarastointia (DW, Data Warehousing), tiedon louhintaa (DM, Data Mining), päätöksenteon tukijärjestelmiä (DSS, Decision Support System) ja johtamistietojärjestelmiä (EIS, Executive Information System) sekä toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP, Enterprise Resource Planning).
Dekkers ym. (2006) tutkimuksen mukaan julkinen sektori tuottaa suu- rimmat tietomäärät Euroopassa ja Norjassa. Tuotetun tiedon arvoksi on arvioitu karkeasti noin 27 miljardia euroa, joka on noin 0,25 % Euroopan ja Norjan brut- tokansantuotteesta. Tämä toimii hyvänä perusteena sille, että valtavan tieto- määrän hallitseminen ja hyödyntäminen edellyttää asianmukaisia liiketoiminta- tiedon hallinnan ratkaisuja myös julkisella sektorilla. Tässä tutkimuksessa kes- kitytään Negashin määritelmän mukaiseen kohdeorganisaation strukturoituun
tietoon, jossa liiketoimintatiedon hallintajärjestelmällä käsitellään tietovarasto- kokonaisuudessa olevaa tietoa.
2.1 Liiketoimintatiedon hallinta
Liiketoimintatiedon hallinnan tavoitteena on tiedonpalasten kerääminen, niiden analysointi ja ymmärtäminen (Laihonen ym., 2013). Liiketoimintatiedon hallin- taan kuuluu myös informaatioteknologian hyödyntäminen tiedon käsittelyssä kun kyseessä on isoja tietomassoja (Doom, 2009). Liiketoimintatiedon hallinta voidaan määritellä organisoiduksi prosessiksi, jolla voidaan tarjota ajantasaista ja analysoitua tietoa liiketoiminnan tarpeisiin (Hannula & Pirttimäki, 2003).
Laihonen ym. (2013) kirjoittavat myös liiketoimintatiedon hallinnan prosessista, joka heidän mukaan alkaa tarpeiden määrittelystä ja hankinnasta, edeten pro- sessointiin ja analysointiin. Kahdessa viimeisessä vaiheessa tietoa jaetaan ja hyödynnetään sekä annetaan palautetta. Herralan (2009, 14) mukaan Sydän- maanlakka (2001) on määritellyt liiketoimintatiedon hallintaprosessin tiedon luomiseen, -hankintaan, -varastointiin, -jakamiseen ja –soveltamiseen. Choo (1995) on vastaavasti määritellyt liiketoimintatiedon hallintaprosessin (kuvio 1) alkamaan määrittelystä, jossa arvioidaan millaista tietoa tarvitaan. Määrittelyn jälkeen tietoa hankitaan, organisoidaan, varastoidaan ja jaetaan, jonka yhtey- dessä myös kehitetään tietopalveluja ja –tuotteita. Prosessin lopussa tietoa hyö- dynnetään, joka luo toimintaa, tuloksia ja vaikuttavuutta. Tutkija on kääntänyt seuraavan kuvion suomen kielelle alkuperäisestä mallista.
KUVIO 1 Liiketoimintatiedon hallinnan prosessi (Choo, 1995, 85)
Liiketoimintatiedon hallintaa voidaan katsoa myös hieman laajemmin. Mun- teanin (2012) mukaan liiketoimintatiedon hallinta on ikään kuin sateenvarjo, joka kätkee alleen erilaisia lähestymistapoja. Hän esittää tutkimuksessaan yksi- toista erilaista määritelmää ja lähestymistapaa:
L1: Liiketoimintatiedon hallinta on tiedon jalostamista liiketoimintaeduksi
L2: Liiketoimintatiedon hallinta toimii arvoketjuna organisaation päätök- sentekoprosesseissa
L3: Liiketoimintatiedon hallinta jalostaa tiedosta informaatiota, tietämystä ja lopulta tuottoa
L4: Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmillä voidaan hoitaa kaikenlai- nen organisaation raportointi, analysointi ja suorituskyvyn johtami- sen tehtäviä
L5: Liiketoimintatiedon hallinnan arkkitehtuuri toimii IT-henkilöiden lä- hestymistapana kohdassa kaksi mainitulle arvoketjun muodostami- selle
L6: Liiketoimintatiedon hallinta koostuu tietovarasto-ympäristöstä, johon kerätään lähdejärjestelmien tietoa jatkojalostettavaksi
L7: Liiketoimintatiedon hallinta voi olla myös paikkatietojen ja maantie- teellisyyden liittämistä liiketoimintatietoon
L8: Liiketoimintatiedon hallinta voi toimia myös mobiililähestymistapana, jolloin se on käytössä missä tahansa
L9: Liiketoimintatiedon hallinta voi toimia SaaS-lähestymistavan (pilvi- palvelu) mukaisesti ja tietoon päästään käsiksi internet-selaimien kautta
L10: Liiketoimintatiedon hallintaa voidaan lähestyä myös sosiaalisen tie- don keräämisellä, jota hyödynnetään organisaation päätöksenteossa L11: Liiketoimintatiedon hallinta voi myös yhdistää esimerkiksi paikka-
tiedonhallinnan, sosiaalisen tiedon hallinnan ja tiedon hallinnan mo- biililaitteilla pilvipalveluna
Business Intelligence (BI) yhdistää analysointityökalun avulla (kuvio 2) tiedon keskittämisen, tiedon säilyttämisen ja tiedonhallinnan, joiden perusteella voi- daan luoda sisäistä sekä kilpailukykyistä tietoa päätöksenteon avuksi (Negash, 2004). Seuraavassa kuviossa on esitetty alkuperäinen malli tutkijan toimesta suomen kielelle käännettynä.
KUVIO 2 Business Intelligencen informaatiosyötteet(Negash, 2004, 178)
Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmät keräävät tietoa organisaation operatii- visesta toiminnasta ja käyttävät analysointityökaluja monipuolisen ja kilpailu- kykyisen tiedon tuottamiseen johtoa tai suunnittelijoita varten. Järjestelmien tarkoituksena on parantaa päätöksentekoon vaikuttavien tekijöiden laatua (Ne- gash, 2004). Samanlaisia asioita tuli esille myös Olszak ja Ziemban (2003) tutki- muksessa, jonka mukaan liiketoimintatiedon hallintajärjestelmät luovat mah- dollisuuden tehokkaaseen organisaation johtamiseen, mutta toteutuakseen asi- assa tarvitaan taitoa tiedon analysointiin, suunnitteluun, käyttöön ja kehittämi- seen. Näiden lisäksi vaaditaan korkeaa liiketoiminta-, tieto- ja organisaatiokult- tuuria.
Chen et al. (2012) on puolestaan määritellyt käsitteen Business Intelligence and Analytics (BI&A) laajempana. Tämän määritelmän mukaan BI&A käsittää tekniikat, teknologiat, järjestelmät, käytänteet, menetelmät ja sovellukset, joilla analysoidaan kriittistä liiketoimintatietoa ja autetaan tämän avulla organisaatio- ta ymmärtämään paremmin omaa liiketoimintaansa ja markkinoita sekä teke- mään oikea-aikaisia liiketoimintaan liittyviä päätöksiä.
Oleellista liiketoimintatiedon hallinnassa ovat sen liiketoimintalähtöisyys, analyyttinen ote, kattavuus koko organisaation tasolla, tiedon jalostaminen ja faktoihin perustuva johtaminen. Liiketoimintatiedon hallintaan yleensä panos- tetaan, koska se auttaa tunnistamaan uhkia ja mahdollisuuksia sekä sillä voi- daan vaikuttaa strategian suunnitteluun ja sen arviointiin. Liiketoimintatiedon avulla pystytään myös arvioimaan organisaation suhdetta sen kilpailijoihin.
(Seppälä & Seppälä, 2004.)
Liiketoimintatiedon hallinnan trendeistä tehtiin kyselytutkimus Suomessa vuonna 2013, jonka mukaan aiheen suuntana seuraavana viitenä vuotena tule- vat olemaan tiedonmäärän kasvu ja nopeat muutokset, reaaliaikaisuus, tiedon
siirtyminen mobiililaitteisiin, analysoinnin lisääntyminen, teknologian kehitty- minen, integraatiot, liittyminen jokapäiväiseen elämään, interaktiivisuus ja ver- kottuminen sekä liiketoimintatiedon hallinnan muuttuminen tärkeämmäksi.
Tutkimuksessa todettiin, että edellä mainituista koetaan todennäköisesti tär- keimmiksi tietomäärän kasvu ja nopeat muutokset, mobiililaitteisiin siirtymi- nen sekä reaaliaikaisuus ja tiedon analysoinnin tärkeyden kasvaminen. (Tyr- väinen, 2013.) Vastaavasti Muntean (2012) näkee tulevaisuuden trendeinä pilvi-, mobiili- ja sosiaalisen median palvelut sekä big datan.
Liiketoimintatiedon hallinta – käsitettä ovat eri tutkijat määritelleet hie- man eri tavoin ja englanninkielisinä käsitteinä käytetään muun muassa käsittei- tä Business Intelligence ja Business Intelligence & Analytics (BI&A). Tässä tut- kimuksessa käytetään suomenkielistä käsitettä liiketoimintatiedon hallinta, joka nähdään tässä tutkimuksessa olevan lähinnä BI&A -käsitteen määrittelyä.
Tässä kappaleessa on esitelty liiketoimintatiedon hallintaan liittyviä ele- menttejä. Tutkimuksessa keskitytään kuitenkin erityisesti liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän menestystekijöihin, jotka ovat osa liiketoimintatiedon hal- linnan kokonaisprosessia. Tietojärjestelmien menestystekijöitä käsitellään tut- kimuksen kolmannessa luvussa.
2.2 Johtamisen tukijärjestelmät julkisella sektorilla
Julkisen sektorin päätöksentekoprosessi alkaa tyypillisesti päämäärien ja tavoit- teiden asettamisella. Syntyvät päätökset ovat usein poliittisten keskustelujen ja kompromissien tuloksia. Julkisen sektorin läpinäkyvyyden säilyttämiseksi päämäärien tulee olla hyvin selvillä ja tietoa kerätään vasta tarkkojen määritte- lyjen jälkeen. Julkinen sektori eroaa yksityisestä puolesta erityisesti sen toimin- nan luonteella, jossa ei tavoitella voittoa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettei jul- kisella puolella elettäisi samanlaisten taloudellisten haasteiden parissa kuin yk- sityiselläkin puolella. Säästöjä on tehtävä, mutta samaan aikaan täytyy löytyä tuottavuutta ja palveluilta laatua. Yksityisellä puolella tehokkuutta voidaan arvioida usein laskemalla pääoman tuottoa investoinnissa, mutta julkisella puo- lella keskitytään ennemminkin tuotettavan palvelun ja käytäntöjen parantami- seen. (Boselli, Cesarini & Mezzanzanica, 2011.) Barbieri (2012) vastaavasti esit- tää, että yksityisellä puolella järjestelmissä voidaan mitata ja parantaa kilpailu- kykyä, kun taas julkisella puolella mitataan yleensä suorituskykyä ja tehokkuu- den kasvattamista.
Boselli ym. (2011) ovat tutkineet liiketoimintatiedon hallintaa ja johtami- sen tukijärjestelmiä julkisella sektorilla. Tutkimuksessa suoritettiin kirjallisuus- katsaus, jonka perusteella tehtiin havaintoja avaintekijöistä ja arvonmuodostuk- sesta edellä mainittuihin tekniikoihin liittyen. Heidän mukaan liiketoimintatie- don hallinta tuo myös julkisella sektorilla hyötyä päätöksenteon avuksi, mikäli tarpeet on oikein määritelty, avuksi on luotu mittaristo, informaation laatu varmistettu ja tekninen tuki on saatavilla. Tutkijat suosittelevat tutkimukses- saan julkiselle sektorille liiketoimintatiedon hallintajärjestelmiä, jotka todennä-
köisesti toisivat parannusta palvelun laatuun ja lisäisivät taloudellisten järjes- telmien seurantaa sekä tietämyksen- ja toimintoketjun hallintaa.
Barbieri (2012) puolestaan kirjoittaa omassa tutkimuksessaan julkisen sek- torin liiketoimintatiedon hallinnan ja tiedon louhinnan hyödyntämisestä. Hä- nen mukaan näitä prosesseja ja tekniikoita käytetään jo laajasti niin yksityisellä, kuin julkisellakin puolella. Tutkijan mukaan näiden järjestelmien päätehtävänä on esimerkiksi huijausten, rikosten ja tehottomuuden välttäminen. Tutkimuk- sessa annettiin esimerkki Italian verohallinnon hyödyntämästä liiketoimintatie- don hallinnasta, jossa he tekevät riskianalyysiin perustuvaa otantaa yrityksistä kerätystä kokonaisinformaatiosta. Otantaan joutuneisiin yrityksiin sovelletaan tehostettua tarkastustoimintaa. Julkisen hallinnon tehokkuutta voidaan mitata myös liiketoimintatiedon hallintajärjestelmällä asettamalla ensin mitattavat ta- voitteet ja odotetut tulokset, joihin järjestelmä vertaa tosiasiallisesti saavutettuja tuloksia. Tällä tavoin voidaan tarjota julkisen sektorin johdolle apuvälineitä ta- voitejohtamiseen.
Kohdeorganisaation liiketoimintatiedon hallintajärjestelmässä käsiteltävä tieto on monelta osin johtamisen sekä hallinnon ohjaamisen apuna käytettävää informaatiota. Tässä kappaleessa on esitelty julkisen organisaation päätöksen- tekoon liittyviä elementtejä ja niiden suhdetta aiemmassa kappaleessa esitel- tyyn liiketoimintatiedon hallinnan kokonaisprosessiin.
2.3 Liiketoimintatiedolla johtaminen
Liiketoimintatiedon hallinta mielletään usein osaksi tietojohtamista ja lisäksi siihen kuuluu olennaisesti tiedon analysointi (Ritvanen & Sinipuro, 2013; Lai- honen ym., 2013). Tietojohtaminen on ”tietoyhteiskunta-aikakauden johtamis- paradigma, joka on erikoistunut tietoon liittyviin johtamiskysymyksiin ja tarjo- aa ajattelumalleja sekä työkaluja tietonäkökulman haltuunottoon organisaatios- sa” (Laihonen ym., 2013). Valli ja Ahlgrenin (2013) mukaan organisaatio tarvit- see päätöksenteon tueksi laaja-alaista informaatiota, jonka hyödyntämistä kut- sutaan tiedolla johtamiseksi.
Perusajatuksena johtamisprosessien kehittämisessä tietojohtamisen kautta on arvioida kerättävän tiedon arvo. Organisaatiolle tulee luoda määrittelyn kautta tietokokonaisuus, jolla pystytään saavuttamaan lisäarvoa (Laihonen ym., 2013). Määrittelyssä voidaan kartoittaa ensimmäisenä, millaista tietoa organi- saatiossa jo löytyy ja mihin tätä tietoa tarvitaan sekä millaista uutta informaatio- ta yhteisö tarvitsee tavoitteiden saavuttamiseksi. Tiedolla johtamisen kehittä- minen vaatii kokonaisarkkitehtuurin liittämistä yhä vahvemmin liiketoiminnan, järjestelmien ja teknologioiden yhteensovittamiseen. Kokonaisarkkitehtuurissa liitetään organisaation liiketoiminta ja sen suunnittelu yhteen tiedonhallinnan ja järjestelmien kanssa. (Ritvanen & Sinipuro, 2013.)
Liiketoimintatiedolla on erityinen rooli organisaation strategioiden toteut- tamisessa. Mikäli organisaatiota johdetaan ennalta mietittyjen strategioiden pohjalta, niin liiketoimintatiedon hallintajärjestelmä voi toimia hyvin ylimmän johdon apuvälineenä. Silti strategioiden toteuttamisessa koko organisaation
kattava ymmärrys ja tiedon hyödyntäminen luo lyhyempiä reagointiaikoja ym- päristön muutoksiin. Kaikkea strategisesti tärkeää tietoa ei silti voida välttämät- tä jakaa koko organisaatiolle liiketoimintatiedon hallintajärjestelmässä sen arka- luonteisuuden vuoksi. (Mäkipää, 2004.)
Mäkipää (2004) esitteli oman tutkimuksensa tuloksena alla olevan mallin (kuvio 3), jonka avulla liiketoimintatiedon hallinta yhdistetään strategiseen joh- tamiseen. Mallin mukaan organisaation ylin johto luo strategisen kehikon, jota päätösvaltaiset työntekijät toteuttavat liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän tukemana. Toimijoiden välissä vallitsee vuorovaikutussuhteita, joiden mukaan strategia muovautuu ja sitä viedään eteenpäin.
KUVIO 3 Malli liiketoimintatiedon hallinnan roolille johtamisessa (Mäkipää, 2004, 114)
Liiketoimintatiedolla johtaminen tulisi olla yrityksissä ja julkisissa organisaati- oissa yksi painopistealueista. Myös tämän tutkimuksen kohdeorganisaation tietopolitiikassa liiketoimintatiedolla johtamista korostetaan tulevaisuudessa.
Tässä kappaleessa on esitelty liiketoimintatiedolla johtamista eri näkökulmista.
Tutkimuksen kohteena oleva liiketoimintatiedon hallintajärjestelmä on Ne- gashin (2004) mukaan osa tätä liiketoimintatiedolla johtamista.
2.4 Yhteenveto
Liiketoimintatieto on organisaation läheltä kerättävää informaatiota, jota käyte- tään päätöksenteossa. Suomessa liiketoimintatiedon hyödyt ovat vielä osittain tunnistamatta ja analytiikkaan ei ole panostettu kovin suuresti. Suurimmat tie- tomassat arvioidaan julkisen sektorin tuottamaksi, jonka arvo on noin 27 mil- jardia euroa.
Liiketoimintatiedon hallinnan perusajatuksena on kerätä, analysoida ja ymmärtää tietoa. Liiketoimintatiedon hallinnassa tärkeää on liiketoimintaläh- töisyys, analyyttinen ote, kattavuus organisaatiossa, tiedon jalostaminen ja fak- taperusteinen johtaminen. Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmien käytöllä päästään tehokkaaseen organisaation johtamiseen, mutta tämä vaatii osaamista tiedon analysointiin, suunnitteluun, käyttöön ja kehittämiseen. Hallintaproses- sin onnistumiseksi tarvitaan lisäksi korkeaa liiketoiminta-, tieto- ja organisaa- tiokulttuuria.
Liiketoimintatiedon hallinta ajatellaan usein osana tietojohtamista. Lähtö- kohtana johtamisprosessien kehittämisessä tietojohtamisen mallilla on arvioida tiedon arvo organisaatiolle. Organisaatiolle tulee luoda tietokokonaisuus, jolla pystytään saavuttamaan lisäarvoa toimintaan. Tietojohtaminen vaatii kokonais- arkkitehtuurin käyttöönottoa liiketoiminnan, järjestelmien ja teknologioiden yhteensovittamiseksi. Mikäli johtaminen tapahtuu valmiiden strategioiden poh- jalta, niin liiketoimintatiedon hallintajärjestelmä voidaan liittää hyvin ylimmän johdon apuvälineeksi.
Julkisella sektorilla päätöksenteko lähtee tyypillisesti päämäärien ja tavoit- teiden asettamisesta. Julkiset yhteisöt eroavat yksityisestä puolesta erityisesti niiden voittoa tavoittelemattomalla luonteella. Yksityisellä puolella voidaan mitata ja parantaa kilpailukykyä, kun taas julkisella sektorilla mittaroidaan usein suorituskykyä ja tehokkuuden lisäämistä. Sektoreiden eroista huolimatta liiketoimintatiedon hallinta voi tuoda julkisella sektorilla hyötyä päätöksenteon avuksi, mikäli määrittelyt on tehty oikein, informaatiolla on laadunvarmistus ja käytöntukea on saatavilla.
Tässä työssä tutkimuksen kohteena on liiketoimintatiedon hallintajärjes- telmä, joka on osa liiketoimintatiedon hallinnan kokonaisprosessia kuten muun muassa Negash (2004) on kuvannut omassa teoriassaan. Tietojärjestelmien me- nestystekijöitä osana tätä hallintajärjestelmää käsitellään tutkimuksen kolman- nessa luvussa.
3 TIETOJÄRJESTELMIEN MENESTYSTEKIJÄT
Nelson, Todd ja Wixomin (2005) mukaan menestyksekäs informaatioteknologi- an adaptaatio pohjautuu lähinnä laadun, käyttäjätyytyväisyyden ja käytön vä- listen suhteiden ymmärtämiseen. Laatu voidaan jakaa vielä kolmeen osaan, jär- jestelmien laatuun, informaation laatuun ja palvelun laatuun (DeLone & Mc- Lean, 2003). Tässä kappaleessa käydään läpi DeLone & McLeanin teorian histo- riaa ja tarkastellaan siihen liittyviä muita tutkimuksia sekä muuta menestysteki- jäkirjallisuutta. Tutkimuksen teoriapohja on valittu sillä perusteella, että se on tietojärjestelmätutkimuksessa yksi siteeratuimmista teorioista.
3.1 DeLone & McLeanin teoria tietojärjestelmien menestysteki- jöistä
William DeLone toimii informaatioteknologian professorina amerikkalaisessa Kogodin yliopistossa Washingtonissa. Hän on kansainvälisesti tunnettu tietojär- jestelmien tehokkuuden mittaamiseen liittyvästä tutkimuksestaan. (American University, 2014.)
Ephraim McLean toimii puolestaan tietojärjestelmätieteen professorina amerikkalaisessa Robinsonin yliopistossa Atlantassa. Hän työskentelee laaja- alaisesti tietojärjestelmiin liittyvien tutkimussuuntausten kanssa. Vuonna 2007 tehdyn tutkimuksen mukaan DeLone & McLeanin teoria tietojärjestelmien me- nestystekijöistä oli yksi siteeratuimmista tietojärjestelmäteorioista 15 vuoteen.
(Georgia State University, 2014.)
Delone ja McLean (2003) esittelivät teorian tietojärjestelmien menestysteki- jöistä (IS success model) ensimmäisen kerran jo 90-luvun alussa. Mallilla on py- ritty tunnistamaan niitä tekijöitä, jotka vaikuttavat tietojärjestelmien menestyk- seen ja tehokkuuteen. Saavutetuilla tutkimustuloksilla on suuri merkitys tieto- hallinnon johtamiselle ja tietojärjestelmäinvestoinneille. Malliin (kuvio 4) kuului julkistamisvaiheessa kuusi menestystekijää, joita olivat järjestelmän laatu, in- formaation laatu, käyttö, käyttäjätyytyväisyys, yksilövaikutukset ja organisaa-
tiovaikutukset (Delone & McLean, 1992). Kuvio on esitetty alkuperäisen mallin mukaisena tutkijan toimesta suomen kielelle käännettynä.
KUVIO 4 Alkuperäinen malli tietojärjestelmien menestystekijöistä(Delone & McLean, 1992, 87)
Alkuperäisen malliin viitattiin kymmenen vuoden aikana (1992–2002) lähes kolmessasadassa artikkelissa, jotka käsittelivät mallin toimivuuden testaamista (Delone & McLean, 2003). Tässä tutkimuksessa ei perehdytä tarkemmin DeLone
& McLeanin mallin ensimmäiseen versioon vaan keskitytään kymmenen vuotta myöhemmin muodostettuun uuteen malliin.
Päivitetty malli (kuvio 5) sisältää aiempaa enemmän assosiaatioita, joissa esimerkiksi laatu on jaettu kolmeen dimensioon, joita tulee mitata erikseen. Tie- tojärjestelmän käyttöä voidaan jossain tapauksissa mitata aikomuksena käyttää järjestelmää, koska toinen viittaa käytökseen (behaviour) ja toinen asenteeseen (attention to use). Näillä taas on vahva assosiaatio käyttäjän tyytyväisyyteen.
Käytöstä ja tyytyväisyydestä seuraa uutena dimensiona nettohyödyt, jonka kir- joittajat kokevat tärkeimmäksi tekijäksi mallissa. Nettohyödyt ovat joko positii- visia tai negatiivisia ja ne ovat assosiaatiossa käyttöön ja tyytyväisyyteen. Mit- kään hyödyt eivät ole kokonaan positiivisia, joten siksi tätä dimensiota kutsu- taan nimellä nettohyödyt. Mallissa ei kuitenkaan ole kuvattu syyperäisiä vaiku- tuksia, vaan ne vaihtelevat tapauksesta riippuen. (Delone & McLean, 2003.) Seuraava kuvio on esitetty alkuperäisen mallin mukaisena tutkijan toimesta suomen kielelle käännettynä.
KUVIO 5 Päivitetty malli tietojärjestelmien menestystekijöistä(Delone & McLean, 2003, 24)
DeLone & McLeanin (2003) mukaan mallissa eri dimensiot pitävät sisällään alla lueteltuja mittareita.
• Järjestelmän laatu Internet-ympäristössä pitää sisällään muun muas- sa käytettävyyden, saatavuuden, luotettavuuden, sopeutuvuuden ja vasteajan.
• Informaation laatu kattaa kaiken järjestelmästä löytyvän sisällön, jonka tulisi olla personoitua, kattavaa, relevanttia, ymmärrettävää ja turvallista.
• Palvelun laatu käsittää palveluntarjoajan antaman kokonaistuen jär- jestelmän käytölle riippumatta siitä, onko tuen tarjoaja tietohallinto tai ulkoistettu tukipalvelu. Kokonaistuki pitää sisällään vasteajan, empatian ja varmuuden tuen saamisesta.
• Käyttö määrittää kaiken järjestelmässä vierailemisesta sen hyödyn- tämiseen. Käyttö voi sisältää selaamista, informaation hakemista tai muita toimenpiteitä järjestelmässä. Käyttö voidaan määritellä sen luonteen, navigaatiopolkujen sekä käyntien määrän mukaan.
• Käyttäjätyytyväisyys sisältää järjestelmän käyttäjän kokemukset ko- konaisprosessista ja sen osista järjestelmän käytön eri tilanteissa.
Käyttäjätyytyväisyyttä voidaan mitata vierailujen määrästä ja järjes- telmän toistuvasta käytöstä sekä käyttäjäkyselyn avulla.
• Nettohyötyjä voidaan mitata joko yksilö-, organisaatio- tai joukkota- solla. Jos tutkimuksessa tarkastellaan organisaatiotasoa, niin netto- hyödyt voidaan jakaa kolmeen kategoriaan ja niiden alajaotteluun, jotka ovat tärkeitä tietojärjestelmän menestyksen mittaamisessa. Stra- tegiset hyödyt voidaan jakaa kilpailuetuun, linjauksiin ja asiakassuh- teisiin. Informatiiviset hyödyt sisältävät informaation saatavuuden, laadun ja joustavuuden. Käytön hyödyt jakautuvat viestinnän-, järjes- telmän- ja liiketoiminnan kehityksen toimivuuteen. Nettohyötyjä voidaan mitata vaikkapa rahallisilla säästöillä, laajentuneilla markki- na-alueilla, myynnin kasvulla, vähentyneillä tiedonetsintäkustannuk- silla tai ajansäästöllä.
3.2 D&M teoriaa testaavat ja muut aiheeseen liittyvät tutkimuk- set
Petter ja McLean (2009) testasivat tutkimuksessaan meta-analyysin avulla tieto- järjestelmien menestystekijöiden päivitettyä mallia ja siinä esiintyvien muuttu- jien välisiä korrelaatioita. Tutkijat esittivät 14 väittämää (taulukko 1), joiden mukaan dimensioiden välillä esiintyy vahvaa korrelaatiota. Tutkimuksen tu- loksissa havaittiin pääosin keskinkertaisia ja vahvoja riippuvaisuuksia eri di- mensioiden välillä. Järjestelmän käytön ja käyttäjän tyytyväisyyden välillä (H7) havaittiin heikkoa yhteyttä. Samaan tulokseen oli päätynyt myös 26 aiempaa tutkimusta (Petter & McLean, 2009). Ainoastaan palvelun laadun ja käyttäjän tyytyväisyyden sekä käytön välillä (H6, H14) ei ollut juurikaan riippuvaisuutta.
Tutkijoiden mukaan tietojärjestelmän käytön vapaaehtoisuuden aste saattaa vaikuttaa jollain tasolla tutkimuksessa esitettyihin tuloksiin.
TAULUKKO 1 Petter ja Mcleanin (2009) testaamat hypoteesit
Hypoteesit Dimensio 1 Dimensio 2
H1 Järjestelmän laatu Aikomus käyttää
H2 Järjestelmän laatu Käyttäjän tyytyväisyys
H3 Informaation laatu Aikomus käyttää
H4 Informaation laatu Käyttäjän tyytyväisyys
H5 Palvelun laatu Aikomus käyttää
H6 Palvelun laatu Käyttäjän tyytyväisyys
H7 Käyttö Käyttäjän tyytyväisyys
H8 Käyttäjän tyytyväisyys Aikomus käyttää
H9 Käyttö Nettohyödyt
H10 Käyttäjän tyytyväisyys Nettohyödyt
H11 Nettohyödyt Aikomus käyttää
H12 Järjestelmän laatu Käyttö
H13 Informaation laatu Käyttö
H14 Palvelun laatu Käyttö
Taiwanilaiset Wang ja Liao (2006) testasivat omassa e-hallinnointi (e- government) tutkimuksessaan myös tietojärjestelmien menestystekijöiden teo- riaa. Heidän tutkimuksessaan käsiteltiin e-hallinnointia kansalaisen näkökul- masta (government to citizen, G2C). Tutkimuksessa vahvistettiin suurin osa esitetyistä hypoteeseista joko täydellisesti tai keskinkertaisesti (taulukko 2). Jär- jestelmän käytöllä huomattiin olevan suurin vaikutus saavutettuun netto- hyötyyn. Hypoteeseista ainoastaan järjestelmän laadun vaikutusta käyttöön ei voitu vahvistaa. Tutkijoiden mukaan informaation laatu järjestelmän käyttämi- sessä, käyttäjätyytyväisyys ja saavutetut nettohyödyt omaavat suuremman merkityksen, kuin järjestelmän ja palvelun laatu.
Tutkimustulosten perusteella e-hallinnoinnin kontekstissa viranomaisten tulisikin kiinnittää yhä enemmän huomiota informaation laatuun. Tehdyssä tutkimuksessa tiettyjä rajoitteita asettivat otoksen laajuus ja nettohyötyjen mit- taamisessa ei ollut mukana kaikkia variaatioita. Tutkimus olisi hyvä toteuttaa myös muissa e-hallinnoinnin konteksteissa, kuten e-hallintoa hallinnolle (G2G) ja e-hallintoa liiketoiminnalle (G2B). (Wang & Liao, 2006.)
TAULUKKO 2 Wang ja Liaon (2006) testaamat hypoteesit
Urbach, Smolnik ja Riempp (2008) ovat tehneet kirjallisuuskatsauksen tietojär- jestelmien menestystekijöihin liittyviin 41 empiiriseen tutkimukseen, joita on tehty vuosina 2003 – 2007. Tutkimuksellaan he pyrkivät kokoamaan havaintoja DeLone ja McLeanin kehittämästä päivitetystä tietojärjestelmien menestysteki- jöiden mallista, joka julkaistiin vuonna 2003.
Tutkijoiden mukaan vahvin assosiaatio on havaittu järjestelmän laadun ja käyttäjän tyytyväisyyden välillä. Kahdestatoista tutkimuksesta kymmenen piti näiden dimensioiden välistä suhdetta merkityksellisimpänä. Tutkitun empiiri- sen aineiston mukaan vahvaa suhdetta on havaittu myös informaation laadun ja käyttäjän tyytyväisyyden, käytön aikomuksen ja käyttäjän tyytyväisyyden sekä järjestelmän laadun ja käytön aikomuksen välillä. Täytyy huomioida, että yksikään empiirisistä tutkimuksista ei tutkinut järjestelmän laadun suhdetta muihin dimensioihin, joten DeLone ja McLeanin mallia ei kokonaisuudessaan ole vahvistettu. (Urbach, Smolnik ja Riempp, 2008.)
Hypoteesit Dimensio 1 Dimensio 2
H1 Informaation laatu Käyttö
H2 Järjestelmän laatu Käyttö
H3 Palvelun laatu Käyttö
H4 Informaation laatu Käyttäjän tyytyväisyys
H5 Järjestelmän laatu Käyttäjän tyytyväisyys
H6 Palvelun laatu Käyttäjän tyytyväisyys
H7 Käyttö Käyttäjän tyytyväisyys
H8 Käyttö Nettohyödyt
H9 Käyttäjän tyytyväisyys Nettohyödyt
Oja (2010) on tutkinut Jyväskylän yliopistoon tehdyssä pro gradu – tut- kielmassaan DeLone & McLeanin mallista informaatio- ja palvelun laatu – di- mensioiden vaikutusta tietojärjestelmien menestykseen. Tutkimus toteutettiin survey-tyyppisenä kyselynä, mutta tekijän mukaan haastattelututkimuksella olisi mahdollisesti saavutettu syvällisempiä ja laajempia vastauksia. Tietoa hyödynnettiin kahden asiantuntijaorganisaation selainpohjaisen raportointijär- jestelmän kehityksessä.
Tutkimuksen tuloksissa mainittiin, että raporteilta toivottiin erityisesti re- aaliaikaista informaatiota koskien yrityksen liiketoimintaa ja henkilöstöä sekä myynnin ennustamista. Raporttien tulisi olla tiiviitä ja niissä tulisi olla tunnus- lukujen ymmärrettävyyttä parantavaa ohjeistusta. Graafinen esitystapa todet- tiin myös tärkeäksi seikaksi. Palvelun laadun kannalta tärkeäksi koettiin palve- luntarjoajan asiantuntemus ja nopea reagointi apua vaativissa tilanteissa. Palve- lua voitaisiin myös kehittää koulutuksilla, joissa paneuduttaisiin yksittäisten raporttien ymmärtämiseen ja käytettävyyteen. (Oja, 2010.)
Kaur & Aggrawalin (2013) kirjallisuuskatsauksessa käytiin läpi kriittisiin menestystekijöihin liittyvää kirjallisuutta, jossa mukana oli myös DeLone &
McLeanin teoria tietojärjestelmien menestystekijöistä. Tutkimuksen lopputu- loksena tutkijat esittivät oman näkemyksen tietojärjestelmien kriittisistä menes- tystekijöistä, joihin kuuluu olennaisena osana henkilöresurssi-, suunnittelu-, käyttöönotto-, tasapainotus-, kehitys- ja arviointitekijät. Jokaiseen menestysteki- jään oli myös nimetty alakategorioita 1-5 kappaletta.
DeLone & McLeanin mallista lähemmäksi liiketoimintatiedon hallintaa me- nivät Mungree, Morien & Rudra (2013), jotka muodostivat kirjallisuuskatsauk- sen perusteella oman mallinsa kriittisistä menestystekijöistä liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän implementoinnissa. Heidän mallistaan löytyi kymmenen erilaista tekijää:
1. Sitoutunut johdon tuki 2. Tiimin riittävä taitotaso
3. Joustava ja soveltuva teknologinen viitekehys
4. Liiketoimintatiedon hallinnan ja toiminnan tavoitteiden linkittäminen 5. Selkeä visio ja järjestelmätarpeet
6. Käyttäjäorientoitunut jatkuva kehitys 7. Tehokas tiedonhallinta
8. Sitoutunut projektinvetäjä 9. Asianmukaiset resurssit 10. Resurssienhallinta
Tärkeimmiksi menestystekijöiksi Mungree ym. (2013) havaitsivat tutkimuksen perusteella johdon tuen ja sitoutuneen projektinvetäjän. Heidän mukaansa lii- ketoimintaorientoitunut lähestyminen luo paremmat lähtökohdat liiketoiminta- tiedon hallinnan käyttöönottoon.
Samanlaisia havaintoja tehtiin myös Poon & Wagnerin (2001) tutkimuk- sessa, jossa testattiin alun perin Rockart & DeLongin (1988) kehittämää mallia
kriittisistä menestystekijöistä lisättynä kahdella uudella tekijällä. Voidaan ha- vaita, että edellä mainitusta listasta nousivat esiin kohdat 1, 2, 3, 4, 5 ja 7. Lisäksi heidän tutkimuksessaan nostettiin esille muutosvastarinnan hallinta, järjestel- män evoluution hallinta ja sopiva kehitysmetodi. Tutkijoiden mukaan on kui- tenkin kolme tärkeää tekijää, joiden tulee toteutua, että tietojärjestelmä voi olla menestynyt; järjestelmän hyödyllisyyden havaitseminen organisaation eri ta- soilla, oikeanlaiset resurssit ja järjestelmän linkitys liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.
3.3 Tietojärjestelmien epäonnistumiseen johtavia riskitekijöitä
Tutkielma tarjoaa näkökulmia pääosin tietojärjestelmien menestykseen vaikut- taviin tekijöihin, mutta tässä kappaleessa perehdytään lyhyesti myös tietojärjes- telmien riskitekijöihin. Lyytisen (1987) mukaan tietojärjestelmien kehitysproses- sissa yleisimmät ongelmat liittyvät epäselvästi määriteltyihin tavoitteisiin, ke- hittämisprosessin ymmärtämiseen ja organisaationäkökulmaan. Tietojärjestel- män käyttöprosessissa ongelmat ovat liittyneet usein järjestelmän monimutkai- suuteen, konseptiin ja käyttäjien reaktioihin sekä järjestelmien omaksumiseen.
Yeon (2002) mukaan tietojärjestelmien epäonnistumiseen vaikuttavat riski- tekijät voidaan jakaa kolmeen kategoriaan, joita ovat prosessi-, konteksti- ja si- sältötekijät. Prosessikategoriassa tärkeimpänä tekijänä tuli esille projektiin ku- luvan ajan aliarvioiminen, kontekstiluokassa esiin nousi käyttäjien sitoutumat- tomuus projektiin ja sisältökategoriassa isoin riskitekijä oli projektin keston tai kompleksisuuden aliarvioiminen konsultin tai järjestelmäntoimittajan toimesta.
Yeo myös listasi tutkimustulosten perusteella kymmenen tekijää, jotka ovat esiintyneet useimmin epäonnistuneissa tietojärjestelmäprojekteissa:
1. Projektisuunnittelu 2. Organisaatiokulttuuri
3. Projektin johtaminen ja hallinta
4. Liiketoimintaprosessit ja järjestelmäsuunnittelu 5. IT-henkilöstö
6. Teknologia 7. Käyttäjät
8. Organisaation johto 9. Politiikka
10. Liiketoimintasuunnittelu
3.4 Yhteenveto
Tämän tutkielman pohjana ollut DeLone & McLeanin (2003) teoria on yksi si- teeratuimmista informaatioteknologian alan lähteistä. Esitettyjen tutkimusten mukaan menestyksekäs informaatioteknologian käyttöönotto ja käyttö pohjau- tuvat lähinnä laadun, käyttäjätyytyväisyyden ja käytön välisten suhteiden ym-
märtämiseen. Laatua voidaan tarkastella vielä kolmessa eri osassa; järjestelmien laatuna, informaation laatuna ja palvelun laatuna.
Tietojärjestelmän käyttöä voidaan myös mitata aikomuksena käyttää jär- jestelmää, käytöksenä (behaviour) ja asenteena (attention to use). Käytöllä on vahva assosiaatio käyttäjän tyytyväisyyteen. Käytöstä ja tyytyväisyydestä voi- daan assosioida organisaation saavuttamat nettohyödyt.
Alkuperäistä teoriaa on tutkittu paljon. Useiden tutkijoiden mukaan pal- velun laadun ja käyttäjän tyytyväisyyden sekä käytön välillä ei ole ollut juuri- kaan riippuvaisuutta ja joidenkin mukaan järjestelmän laadun vaikutusta käyt- töön ei voitu vahvistaa. Järjestelmän käytön ja käyttäjän tyytyväisyyden välillä on sen sijaan havaittu heikkoa yhteyttä ja järjestelmän käytöllä on huomattu olevan suuri vaikutus saavutettuun nettohyötyyn. Useiden tutkijoiden mukaan informaation laatu järjestelmän käyttämisessä, käyttäjätyytyväisyys ja saavute- tut nettohyödyt omaavat suuremman merkityksen, kuin järjestelmän ja palve- lun laatu. Julkista sektoria koskevien tutkimustulosten mukaan sähköisissä hal- linnointijärjestelmissä viranomaisten tulisi kiinnittää yhä enemmän huomiota informaation laatuun.
Laajahkon kirjallisuuskatsauksen 41 empiiriseen tutkimukseen alkuperäi- sestä mallista tehneiden tutkijoiden mukaan vahvin assosiaatio on havaittu jär- jestelmän laadun ja käyttäjän tyytyväisyyden välillä. Katsauksen mukaan vah- vaa yhteyttä on havaittu myös informaation laadun ja käyttäjän tyytyväisyyden, käytön aikomuksen ja käyttäjän tyytyväisyyden sekä järjestelmän laadun ja käytön aikomuksen välillä.
Alkuperäistä teoriaa siteeranneissa tutkimuksissa on myös nostettu esille muutamia erilaisia kriittisiä menestystekijöitä, joita ovat henkilöresurssi-, suun- nittelu-, käyttöönotto-, tasapainotus-, kehitys- ja arviointitekijät. Toisessa tutki- muksessa muodostettiin tärkeiksi kriittisiksi tekijöiksi sitoutunut johdon tuki, tiimin riittävä taitotaso, joustava ja soveltuva teknologinen viitekehys, liiketoi- mintatiedon hallinnan ja toiminnan tavoitteiden linkittäminen, selkeä visio ja järjestelmätarpeet, käyttäjäorientoitunut jatkuva kehitys, tehokas tiedonhallinta, sitoutunut projektinvetäjä, asianmukaiset resurssit ja resurssienhallinta. Edellä mainituista tärkeimmiksi kriittisiksi tekijöiksi nousivat johdon tuki ja sitoutunut projektinvetäjä.
Tietojärjestelmäprojektien epäonnistumisessa on tutkimusten mukaan on- gelmana useimmiten epäselvästi määritellyt tavoitteet, kehittämisprosessin ymmärtäminen ja organisaationäkökulma. Haasteita voi luoda usein myös jär- jestelmän monimutkaisuus, konsepti, käyttäjien reaktiot sekä järjestelmien omaksuminen. Riskitekijät voidaan jakaa kolmeen osaan, joita ovat prosessi-, konteksti- ja sisältötekijät.
Tämän tutkimuksen teoreettisena taustana on käytetty erityisesti DeLone
& McLeanin (2003) teoriaa. Tavoitteena on myös tarkastella, nouseeko tutki- muksessa esiin aikaisemmissa tutkimuksissa mainittuja kriittisiä menestysteki- jöitä.
Tässä kappaleessa esitellyt tietojärjestelmien menestystekijöihin liittyvät teoriat ovat yksityisen sektorin tutkimuksista, jolloin täytyy huomioida muun
muassa järjestelmien käyttöönottoon ja käyttöön liittyvät erilaiset piirteet julki- sen ja yksityisen sektorin välillä. Julkishallinnon organisaatiossa yksilöllä saat- taa olla erilaiset mahdollisuudet päättää käyttöönotosta tai käytöstä kuin yri- tyksissä. Toisaalta manuaaliset tavat hallita liiketoimintatietoa saattaa luoda valintamahdollisuuden myös julkishallinnossa järjestelmän käyttöönotolle tai käytölle.
4 TUTKIMUKSEN TAVOITTEET JA TOTEUTUS
Tutkimustyön tavoitteena on kartoittaa kohdeorganisaation liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän toimivuutta ja luoda pohjaa sen kehittämiselle. Työn tulok- sia verrataan aiempiin tutkimuksiin ja tarkastellaan, löytyykö tutkimuksista yhteisiä tekijöitä, jotka ovat mukana vaikuttamassa järjestelmän menestykseen.
Kohdeorganisaatio luo omalta osaltaan odotuksia työn lopputulokselle, joten tuloksista ja havainnoista raportoidaan organisaatiolle työn päätyttyä.
Tutkimustuloksia voidaan hyödyntää esimerkiksi julkisen sektorin orga- nisaatioissa, jotka ovat implementoimassa liiketoimintatiedon hallintajärjestel- mää käyttöönsä ja näin ollen pystyvät huomioimaan ne tekijät, jotka vaikuttavat käyttöönoton ja käytön onnistumiseen. Tutkimustuloksien tavoitteena on myös antaa pohjaa aiheen jatkotutkimusta varten.
Tutkimustyö on aloitettu syksyllä 2013 kirjoittamalla aiheanalyysi ja tut- kimussuunnitelma Jyväskylän yliopiston Pro Gradu – seminaariin. Teoriataus- taa on laadittu vuoden 2015 alkuun saakka, jonka jälkeen toteutetaan tutkimuk- sen empiirinen osio haastatteluineen kohdeorganisaatiossa. Tutkimustyö val- mistuu vuoden 2017 aikana.
4.1 Tutkimuskysymykset
Tutkimuksessa pyritään saamaan vastaus kolmeen tutkimuskysymykseen.
Kohdeorganisaatiossa käytetään liiketoimintatiedon hallintaan soveltuvia tieto- järjestelmäratkaisuja, joita hyödynnetään organisaation toiminnassa. Ensim- mäinen tutkimuskysymys liittyy organisaation liiketoimintatiedon hallinnan nykytilan kartoittamiseen. Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän sijoittumista liiketoimintatiedon hallinnan prosessissa on kuvannut muun muassa Negash (2004) omassa tutkimuksessaan.
Mäkipää (2004) puolestaan esitteli oman tutkimuksensa tuloksena mallin liiketoimintatiedolla johtamisesta. Mallin mukaan johto luo strategian, jota työntekijät vievät eteenpäin liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän tukemana.
Näiden teorioiden pohjalta on luotu ensimmäinen tutkimuskysymys.
1. Millaisena liiketoimintatiedon hallintajärjestelmä koetaan kohdeorgani- saatiossa?
Tiedon määrä ja hallinnan tarve kasvaa maailmassa vauhdilla. Teoriapohjaa käytetään laajasti yksityisen sektorin tutkimuksessa ja tässä työssä sitä sovelle- taan julkiselle sektorille. Toisella tutkimuskysymyksellä selvitetään, esiintyykö julkisella sektorilla samanlaisia liiketoimintatiedon hallinnan menestystekijöitä kun yksityisellä sektorilla. DeLone & McLeanin (2003) teorian mukaan järjes- telmän-, informaation- ja palvelun laatu vaikuttavat järjestelmän käyttöön tai aikomukseen käyttää, josta puolestaan syntyy organisaation saavuttamat netto- hyödyt. Järjestelmän käyttöön tai aikomukseen käyttää saattaa olla erilaisia vai- kuttavia tekijöitä tai eroja yksityisellä ja julkisella sektorilla, jota pyritään selvit- tämään toisella tutkimuskysymyksellä.
2. Millaiset tekijät vaikuttavat julkisen sektorin liiketoimintatiedon hallinta- järjestelmän menestykseen ?
Haastatteluissa esiin nousevien menestystekijöiden pohjalta pyritään saamaan vastaus kolmanteen tutkimuskysymykseen, joka käsittelee näiden tekijöiden toteutumista kohdeorganisaatiossa. DeLone & McLeanin tutkimusta siteeran- neissa jatkotutkimuksissa (Kaur & Aggrawal 2013, Mungree ym. 2013) nousi esiin kriittisiä menestystekijöitä, joten kolmannessa tutkimuskysymyksessä tar- kastellaan myös näiden tekijöiden esiintymistä.
3. Miten tietojärjestelmien menestystekijät toteutuvat kohdeorganisaatiossa?
Tutkimuskysymykset ovat muotoutuneet tutkimuksen edetessä ja teoreettisen osan rakentuessa lopulliseen muotoonsa. Myös koehaastattelut vaikuttivat tut- kimuskysymysten lopulliseen muotoon.
4.2 Maaseutuvirasto kohdeorganisaationa
Maaseutuviraston (Mavi) toimipaikka on Etelä-Pohjanmaan maakunnassa Sei- näjoella. Mavissa toimii kolme ydinprosessit muodostavaa osastoa: maaseudun kehittämisosasto, maatalousosasto ja markkinaosasto, joita tukee kaksi toimin- tokokonaisuutta: varainhoito- ja hallintopalvelut sekä tieto- ja teknologiapalve- lut. Näiden lisäksi organisaatiossa on sisäinen tarkastus, laadunvalvontayksik- kö ja viestintä. Henkilöstömäärä Mavissa on noin 210, joista pieni osa työsken- telee muilla paikkakunnilla. Mavi vastaa Euroopan unionin maataloustuki- ja maaseuturahaston varojen käytöstä Suomessa ja toimii maksajavirastona, joka hallinnoi vuosittain yli kahden miljardin euron tukia (kuvio 6). (Maaseutuviras- to, 2016.)
KUVIO 6 Maksetut tuet tukiryhmittäin(Maaseutuvirasto, 2016)
Mavi hoitaa viljelijätukien, maaseudun rakenne-, yritys- ja hanketukien sekä markkinatukien toimeenpanon. Toiminnallaan virasto palvelee viljelijöitä, yrit- täjiä, yrityksiä ja maaseudun kehittäjiä. Mavin asiakkaita ovat myös elintarvike- teollisuus ja elintarvikkeiden kauppaa harjoittavat yritykset, koulut, kunnat, seurakunnat ja järjestöt sekä interventiovarastoinnin palveluja tarjoavat yrityk- set. Tukihallinnossa Mavi ohjaa ja neuvoo työ- ja elinkeinokeskuksia sekä kun- tien maaseutuelinkeinoviranomaisia. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Organisaation toiminta-ajatuksena on ”kumppanuutta ja hyvää hallintoa elinvoimaisen maaseudun parhaaksi” ja strategiassa tärkeimmäksi tehtäväksi on mainittu 2015 alkaneen uuden EU-ohjelmakauden tukijärjestelmien toi- meenpano eri sidosryhmien kanssa. Mavin tarkoituksena on luoda yksinkertai- nen ja tehokkaasti toimiva tukijärjestelmä, johon pyritään muun muassa säh- köistämällä maaseutuhallinnon prosesseja. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Mavin visiona on tuottaa palvelua ”sähköisesti enemmän vähemmällä”, jota tavoitellaan prosessien kokonaisvaltaisella sähköistämisellä. Prosessien ja asiointipalvelujen sähköistämisellä pyritään säästämään niin omia, kuin hallin- non sisäisten sidosryhmienkin resursseja. Sähköistämisellä pystytään huomi- oimaan paremmin myös asiakkaan oikeusturva ja tarpeet. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Maaseutuvirastossa kolmen ydinprosessin toimintaa tukee tieto- ja tekno- logiapalvelut sekä varainhoito ja hallinto. IT-kokonaisuuden hallintaa ja kehit- tämistä varten Mavi on solminut palvelusopimuksen valtionhallinnon sisällä, jonka toisena osapuolena on Maanmittauslaitoksen tietotekniikan palvelukes- kus Mitpa. Tietojärjestelmien rakentamisessa ja kehittämisessä on mukana myös jonkin verran ostopalvelua yksityiseltä sektorilta. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Mavin tietohallintoa ja tiedon hallintaa ohjaa muiden valtion- ja kuntahal- linnon organisaatioiden tavoin valtiovarainministeriö, joka tekee ylimmän ta- son tietopoliittiset linjaukset. Virastotasolla Mavissa on aloitettu 2015 - 2016 ai- kana viraston oman tietopolitiikan muodostaminen. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Viraston tietopolitiikassa 2016 – 2019 on laadittu nykytilan kuvaus ja stra- tegia tiedon käsittelylle tulevaisuudessa. Julkishallinnon toiminta perustuu isol- ta osalta tiedon käsittelemiseen, jota on kerätty julkisin varoin ja sitä on käsitel- tävä tehokkaasti sekä läpinäkyvästi. Mavin tiedonhallinnan perusta on tieto- arkkitehtuuri, jossa käsitellään tiedon ja tietovarastojen välisiä suhteita. Hallin- non prosessit toimivat paremmin, kun osataan kerätä oikeaa tietoa tietovaras- toihin ja hyödyntämään sitä seurannassa, ennakoinnissa, optimoinnissa ja joh- tamisessa. Viranomaisten tiedon päällekkäisyyttä tulisi välttää ja tätä vasten luoda puitteet eri hallinnonalojen yhteneville tiedon käsittelyn ratkaisuille. Tie- donhallinta pitää sisällään menetelmiä ja toimenpiteitä tiedon saatavuuden, eheyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Tutkimuksen kannalta mer- kittävä tieto on, että luotettavuus on määritelty Mavin tietopolitiikassa yhdeksi menestystekijäksi. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Valtionhallinnossa on tärkeää kokonaisuutta hallitseva tietojohtaminen.
Mavin tietopolitiikassa tietojohtamisella tarkoitetaan kokonaisuuden hallintaa, prosesseja ja toimenpiteitä organisaation tehokkuuden kasvattamiseksi. Tieto- johtaminen on riippuvaisin organisaation omista valinnoista, joten suunnittelua ja arviointia tarvitaan jatkuvasti. Organisaation yhtenä painopistealueena onkin, että toimintaa tulee johtaa tiedolla. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Mavin tietopoliittisten linjausten mukaan toiminnan on oltava avointa ja tiedon hyödynnettävissä. Tiedon avoimuus onkin kansainvälisesti tunnistettu suuntaus, jonka yhteydessä puhutaan usein big datasta. Tiedosta on muodos- tunut kasvun ja kansantalouden kilpailukyvyn hyödyke. (Maaseutuvirasto, 2016.)
Tulevaisuuden painopisteenä mainitaan, että tietorakenteiden tulee olla yhteentoimivia, niiden tulee tukea palveluiden kehittämistä ja tietosuojavaati- mukset tulee täyttää aukottomasti. Mavin tietopolitiikan valmistelun tuloksena on tehty strategiakartta (kuvio 7), jossa määritellään painopisteet tulevaisuu- dessa. Mavin tietojohtamisen tavoitteiden saavuttaminen varmistetaan tietopo- litiikan ohjausmallin avulla, kunhan toiminnalle on luotu riittävät edellytykset ja valtuudet. (Maaseutuvirasto, 2016.)
KUVIO 7 Maaseutuviraston tietopolitiikan strategiakartta (Maaseutuvirasto, 2016, 19)
Mavin toiminnassa sähköisiä palveluita tarjoavat Vipu-viljelijän verkkoasiointi, Tukisovellus, Nekka ja Hyrrä-asiointipalvelu. Palvelut toimivat G2B, G2C, G2G periaatteiden mukaisesti tarjoamalla e-hallintoa eri sidosryhmille. Sähköisten palveluiden ja hallinnon tietojärjestelmien tuottama tieto välitetään tietovaras- toon, jossa sitä käsitellään liiketoimintatiedon hallinnan mukaisesti eri muo- doissa esimerkiksi alaisen hallinnon ohjaamiseen, johtamiseen ja tukihallintoon.
Tietovarastossa eri järjestelmistä tai palveluista tulevia kokonaisuuksia voidaan yhdistellä, josta voidaan käyttää termiä tiedon louhinta. Tiedon louhinnassa Mavilla on käytössä SaaS-palveluohjelmisto, joka on lisenssipohjainen ja sitä käytetään viranomaisverkossa. (Maaseutuvirasto, 2016.)
4.3 Tutkimusmenetelmä
Empiirisessä osassa tutkimusote on laadullinen eli kvalitatiivinen ja tutkimus- menetelmänä käytetään tapaustutkimusta. Tutkimusaineisto kerätään kohde- organisaatiossa suoritettavien teemahaastattelujen avulla. Teemahaastattelun teemat ja keskustelunohjaus pohjautuvat aiempien aiheeseen liittyvien tutki- muksien tuloksiin.
Kvalitatiivisen tutkimuksen peruspiirre on tiedon kokonaisvaltainen han- kinta luonnollisissa tilanteissa, joissa suositaan ihmistä tiedonkeruun apuna.
Tutkimusmetodina voi olla esimerkiksi haastattelu, jota on sovellettu tässäkin tutkimuksessa teemahaastattelujen muodossa. (Hirsjärvi, Remes & Sajavaara,
2009.) Tutkielman tutkimusmetodi valikoitui osittain Jyväskylän yliopistossa tehdyn tutkielman (Oja, 2010) perusteella, jossa tutkittiin myös tietojärjestelmi- en menestykseen johtavia laadullisia tekijöitä. Tässä tutkielmassa esitettiin ha- vaintona, että haastattelumetodi survey-tyyppisen kyselyn sijaan saattaisi tuoda laajemmin tietoa tutkittavaan aiheeseen.
Tapaustutkimuksessa tutkija tarkastelee yhtä tai useampia tapauksia ja analysoi sekä kuvailee tutkimuskohdetta. Tutkimuksen avulla voidaan luoda uusia malleja, teorioita tai käsiterakenteita. Intensiivimetodeita tapaustutki- muksessa ovat esimerkiksi narratiivi-, taulukointi- ja selittävä- sekä tulkitseva case-metodi. Näillä metodeilla voidaan saavuttaa yksilön, ryhmän tai organi- saation asioiden intensiivistä ymmärtämistä. (Järvinen & Järvinen, 2011.)
4.4 Teemahaastattelu tiedonkeruumenetelmänä
Teemahaastattelu asettuu strukturoidun- ja avoimen haastattelun väliin niin sanottuna puolistrukturoituna haastatteluna. Kyseiselle haastattelumuodolle on tyypillistä muodostetut teema-alueet, mutta varsinaiset etukäteen asetetut ky- symykset puuttuvat. (Hirsjärvi & Hurme, 2009.) Teemahaastattelun eduksi on todettu, että se tuo haastateltavan äänen paremmin kuuluviin ja siinä koroste- taan ihmisten omia tulkintoja asiasta sekä merkityksellisyyttä. (Tuomi & Sara- järvi, 2009.)
Teemahaastattelussa yhdenmukaisuus vaihtelee laadullisen tutkimuksen perinteelle tyypilliseen tapaan. Kysymyksillä ei välttämättä ole tarkkaa järjes- tystä ja niitä ei ehkä esitetä kaikille tiedonantajille samalla tavoin. Kuitenkin on tärkeää hakea tutkimusongelmien kannalta merkityksellisiä vastauksia ja tee- mojen onkin hyvä pohjautua jo aiemmin asiasta tiedettyihin seikkoihin. (Tuomi
& Sarajärvi, 2009.)
4.5 Teemahaastattelujen teemat
Tutkimuksen teemat on muodostettu DeLone & McLeanin tietojärjestelmien menestystekijöiden uudistetun mallin pohjalta. Tutkimusta on rajattu laajuuden vuoksi koskemaan kolmen laadullisen tekijän vaikutuksia järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen.
Ensimmäinen teema sisältää järjestelmän laadun käsittelyä, jossa keskity- tään muun muassa Mavin BI-raportointityökalun käytettävyyteen, saatavuu- teen, luotettavuuteen, sopeutuvuuteen ja vasteaikoihin. Tarkoituksena on pyr- kiä selvittämään, onko järjestelmän laadulla vaikutusta järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen? Toisessa teemassa keskitytään informaation laatuun, jossa haastateltavilta kysytään raportointityökalun sisällöstä. Tutkimuksessa kiinnostaa, onko tietosisältö personoitua, kattavaa, relevanttia, ymmärrettävää ja turvallista. Teemassa pyritään selvittämään, onko informaation laadulla vai- kutusta järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen? Kolmas teema käsit- tää palvelun laadun, jossa tarkastellaan käytöntuen toimivuutta, joka Mavin
tapauksessa tulee osittain talon sisältä ja osittain Maanmittauslaitokselta. Ko- konaistuki pitää sisällään vasteajan, empatian ja varmuuden tuen saamisesta.
Teemassa pyritään selvittämään, onko palvelun laadulla vaikutusta järjestel- män käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen? Viimeinen kohta sisältää muiden tie- tojärjestelmien menestystekijöiden kartoittamisen, jossa tarkoituksena on tutkia, nouseeko haastatteluissa esiin esimerkiksi kriittisiin menestystekijöihin viittaa- via seikkoja, joita on esitelty kappaleessa 3.2.
4.6 Aineiston kerääminen
Kvalitatiivisessa teemahaastattelussa puhutaan yleensä harkinnanvaraisten näytteiden keräämisestä otoksen sijaan, koska tarkoituksena on ymmärtää jo- tain tapahtumaa syvällisemmin tilastollisen yleistyksen sijaan. (Hirsjärvi &
Hurme, 2009.)
Ennen varsinaista aineiston keräämistä suoritettiin koehaastattelut, joilla testattiin teemoittelun ja haastattelun toimivuutta. Koehaastatteluissa nousi esiin, että tukipaperissa olevien keskustelua ohjaavien kysymysten asettelu saattaa joissain kohdissa olla liian johdattelevaa ja tältä pohjalta niitä muokat- tiin hieman uuteen muotoon. Koehaastattelujen avulla testattiin myös nauhoi- tuksen ja tiedon tallennuksen toimivuus.
Harkinnanvaraisten näytteiden kerääminen on rajattu Maaseutuviraston henkilöstön erilaisia tehtävänkuvia ja kokemustaustaa painottaen. Haastatelta- viksi pyrittiin valitsemaan molemmista sukupuolista eri-ikäisiä järjestelmän käyttäjiä, joilla oli eritasoista kokemusta liiketoimintatiedon hallinnasta tai sen hyödyntämisestä. Kaikki vastaajat olivat asiantuntijatehtävissä ja ikä oli välillä 28 – 43 vuotta. Tutkimuksessa ei määritelty etukäteen tarkkaa näytteiden lu- kumäärää, vaan se muuttui tarpeen mukaan aineiston karttuessa.
Haastattelut tehtiin vuoden 2016 aikana ja yhden henkilön haastattelun kesto oli kokonaisuudessaan puolesta tunnista tuntiin. Keskustelujen rakenne vaihteli haastateltavien välillä ja jotkut vastailivat kysymyksiin lyhyemmin ja suoremmin, kun taas joidenkin kanssa asiasta syntyi enemmän keskustelua.
Kaikki teemat läpikäytiin keskusteluissa ja tarvittaessa aiheesta esitettiin lisäky- symyksiä. Haastattelut nauhoitettiin ja tallennettiin pilvipalveluun myöhempää tutkimusta varten.
Tutkimukseen valikoitui ensimmäisenä 44-vuotias asiantuntija (Haastatel- tava H44), joka osallistuu alaisen hallinnon ohjaamiseen ja toimii liiketoiminta- tiedon hyödyntäjänä ilman varsinaista kokemusta tietovarastoinnista. Toinen haastateltu oli 32-vuotias käyttäjä (H32), joka hyödyntää rakennettuja tietova- rastoraportteja työssään. Vastaaja oli myös ollut mukana määrittelemässä oman toiminta-alueensa raportteja. Kolmas haastattelussa ollut 29-vuotias henkilö (H29) oli ollut mukana raporttien määrittelyssä ja käyttää raportteja säännölli- sesti omassa työssään, mutta ei omaa varsinaista tietovarastointikokemusta.
Neljäntenä ja viidentenä suoritettiin yhteishaastattelu, johon osallistui 37- ja 39- vuotiaat henkilöt (H37 ja H39), jotka käyttävät tietovarastoraportteja päivittäi- sessä työssään ja ovat myös osallistuneet raporttitarpeiden määrittelyyn. Lopul-
