Tilaisuuden pääpuhujana toiminut toimitusjoh- taja Seppo Määttä kertoi esityksessään muutok- sen eri tulkinnoista ja niiden huomioimisesta muutosjohtamisessa, kun taas kirjastosektorien edustajat lähestyivät teemaa alan konkreettisten muutoshankkeiden kautta.
Kirjastotoimenjohtaja Rebekka Pilppula kertoi uuden Joensuun seutukirjaston muodostumises- ta, Haaga-Helia ammattikorkeakoulun tietopal- velupäällikkö Eeva Klinga-Hyöty esitteli kahden ammattikorkeakoulun ja niiden kirjastojen yh- distymishanketta. Kirjastonhoitaja Ritva Hänni- nen kuvasi Ilmatieteen- ja Merentutkimuslaitos- ten kirjastojen välisiä yhteistyömuotoja ja kirjas- tonjohtaja Heli Myllys taas Helsingin yliopiston kirjastojen rakenteellista kehittämistä.
Opetusministeriön puheenvuoroista vastasivat Anne Lehto ja Barbro Wigell-Ryynänen, jotka antoivat tilannekatsauksen toimialan ajankoh-
taisista trendeistä. Kansalliskirjaston palveluiden ajankohtaisista asioista kertoivat Esa-Pekka Kes- kitalo, Annu Jauhiainen ja Ari Rouvari.
Yksilölliset tulkinnat ja johtaminen
Toimitusjohtaja Seppo Määttä nosti puheenvuo- rossaan esiin muutoksen diskursiivisen luonteen, joka tulisi huomioida myös johtamisessa. Muu- tosta ei voi määritellä yhdellä oikealla tavalla, sil- lä jokaisella saattaa olla siitä oma näkemyksen- sä. Muutoshankkeiden läpiviemisessä nouseekin keskeiseksi tekijäksi erilaisten muutosta tulkitse- vien näkemysten arviointi.Määtän mukaan muutoksen johtamisessa kes- kitytään liian usein organisaation muodollisiin rakenteisiin. Johtamista saatetaan lähestyä vain konkreettisten menetelmien ja käytäntöjen, ku- ten suunnittelu- ja mittaamisjärjestelmien näkö- kulmasta. Sitä vastoin yksilöiden ja ryhmien nä- kemykset jäävät usein liian vähälle huomiolle.
Määtän käyttämä käsitepari yhteisöllinen pe- litila kuvaa hyvin diskursiivista lähestymistapaa ja luo raamit muutoksen johtamiselle. Peliti- la rakentuu vuorovaikutuksesta, yhteisestä ko- kemushistoriasta, kielestä sekä luottamuksesta.
Johtamisen kannalta on haasteellista, että näke- mykset myös pelitilasta saattavat vaihdella. Peli- tila voi olla yksilön kokemuksesta riippuen joko avoin tai suppea. Jos jokin tekijä, kuten luotta- mus koetaan puutteelliseksi, pelitila on rajoittu-
Muutoksen johtaminen mahdollisuutena
Aki Kangas & Taina Lepistö
Mikään ei ole kirjastoalalla pysyvää - paitsi muutos. Kansalliskirjaston ja kirjas- toverkon yhteistyönä järjestämä vuotuinen Kirjastoverkkopäivä pidettiin maa- liskuussa jo kuudennen kerran. Päivän teemaa, muutosta, käsiteltiin useista näkökulmista: esityksissä tutustuttiin muutoksen johtamisen yleisiin periaat- teisiin sekä kirjastosektoreilla jo toteutettuihin ja suunnitteilla oleviin muutos- hankkeisiin. Vaikka pienten ja suurten kirjastojen, sekä kirjastosektoreiden muutostenhankkeiden välillä on eroja, myös yhteisiä teemoja löytyi paljon.
nut. Tällöin esimerkiksi kollegojen välinen vuo- rovaikutus voi estyä.
Määttä totesi muutoksen olevan myös yhteis- kunnallisesti ajankohtainen aihe, joka on laajasti esillä mediassa. Se herättääkin työpaikoilla kes- kustelua myös virallisten kokousten ulkopuolel- la. Epäviralliset keskustelut tulisi nähdä luovina ja innovatiivisina foorumeina, sillä virallisten ko- kousten vaarana on rajoittua jo valmisteltujen ja päätettyjen asioiden vahvistamiseen.
Määttä painotti erityisesti, miten pelkkä kes- kustelun mahdollistaminen ei yksin riitä muu- toksen johtamiseksi, vaan johtajan on tehtävä keskustelusta myös yhteenvetoa ja synteesiä asi- oiden eteenpäin viemiseksi. Määtän sanoin mo- niäänisyydestä on jalostettava yksiäänisyyttä.
Keskittymisen haasteet ja mahdollisuudet
Kirjastosektorien esityksissä ilmeni, että vallitse- vana trendinä on keskittyminen suurempiin yk- siköihin. Tämä voi tarkoittaa joko hallinnollista tai fyysistä yhdistymistä, tai molempia.
Rebekka Pilppulan esittelemässä Joensuun seu- tukirjastossa useamman kunnan kirjasto oli yh- distetty yhdeksi hallinnolliseksi kokonaisuudek- si, mutta toimipisteiden määrä säilyi ennallaan.
Heli Myllyksen kuvaamassa Helsingin yliopiston kirjastojen rakenteellisen kehittämisen hankkees- sa taas on tarkoitus yhdistää myös fyysisiä toimi- paikkoja suuremmaksi kokonaisuudeksi.
Kun organisaation koko kasvaa, lisääntyy myös haaste hallinnoida yhteisöllistä pelitilaa. On suun- niteltava aiempaa tarkemmin, kuinka henkilös- tö motivoidaan ja eri näkemykset saadaan kuu- luviin. Tiedonkulun järjestäminen suuressa orga- nisaatiossa on haaste. Eri kirjastosektoreiden pu- heenvuoroissa painotettiinkin muutosviestinnän oikea-aikaisuuden ja kattavuuden merkitystä.
Haaga-Helia – ammattikorkeakoulun yhdisty- minen on esimerkki nopeasta muutoksesta, sil- lä yhdistymisprosessi oli käytännössä vain run- saan vuoden mittainen. Aikataulusta huolimatta henkilöstö pystyi osallistumaan muutoksen suun-
nitteluun joustavasti, sillä henkilöstöä on kirjas- tossa noin parikymmentä. Yhteisöllisyys raken- tui luontevasti työryhmissä, jotka olivat samal- la myös muutoksen välineitä ja käytännön to- teuttajia. Muutoshankkeen valmistelun yhtey- dessä työryhmät myös arvioivat vallitsevia käy- täntöjen ja pohtivat uusia malleja toiminnan ke- hittämiseksi.
Kuultujen esimerkkien perusteella keskittymi- sessä voidaan saavuttaa konkreettisia etuja, kun jokaisen asiantuntemus on käytettävissä laajem- massa organisaatiossa. Rebekka Pilppula kuvasi Joensuun seutukirjaston sisältä löytyneen yllättä- vässä määrin erikoisasiantuntemusta ja sisäisellä koulutuksella on jo päästy hyviin kehittämistu- loksiin. Useissa esityksissä henkilöstön motivaat- toriksi ja muutoksen positiiviseksi tulokseksi ko- ettiin myös uudet työtoverit ja mahdollisuus uu- den oppimiseen.
Työkaluja muutoksen läpiviemiseksi
Kirjastosektorien esityksissä listattiin konkreetti- sia kokemuksia muutoksen läpivientiä tukevista tai haittaavista tekijöistä. Henkilöstön sitoutumi- sen lisäksi myös kehysorganisaation johdon tuki koettiin ensiarvoisen tärkeäksi.
Rebekka Pilppula toi esiin, että Joensuun alu- eella aiemmin toteutetut seutuyhteistyöhankkeet loivat hyvän pohjan myös seutukirjaston läpi- viennille. Aiemmista yhteistyöhankkeista pys-
tyttiin ottamaan oppia ja päättäjien suhtautumi- nen oli rakentavaa alusta lähtien. Onnistuneel- la muutoshankkeella tuotettiin positiivista julki- suutta kirjastotoimelle.
Kirjastonjohtaja Heli Myllyksen kuvaama Hel- singin yliopiston kirjastolaitoksen kehittämis- hanke oli esimerkki laajasti valmistellusta pitkän aikavälin muutoksesta. Myllys korosti kehysorga- nisaatiossa vallitsevan tahtotilan vaikutusta muu- toksen onnistuneeseen läpivientiin, sillä Helsin- gin yliopiston taholta tullut tuki vauhditti kirjas- tolaitoksen uudistuksia. Myllyksen sanojen mu- kaan vastaavan mittakaavan hankkeet tarvitse- vatkin huolellisen valmistelun lisäksi taustalleen
”isokenkäisiä” tukijoita.
Pienemmän organisaation muutoshankkeesta hyvä esimerkki oli Ilmatieteenlaitoksen ja Me- rentutkimuslaitoksen kirjastojen välinen yhteis- työ. Kirjastonhoitaja Ritva Hänninen kertoi et- tä kirjastojen henkilökunnan suurikaan valmi- us muutokseen ei yksin riitä muutoksen läpivie- miseen, vaan kehysorganisaation muun henki- lökunnan on myös oltava motivoitunutta. Hän- ninen painotti kuitenkin avointa suhtautumis- ta tulevaisuuteen, uudistuksia voidaan toteuttaa myös vähitellen.
Positiivinen muutos
Muutokseen liitetään usein mielikuvia resurssien vähentymisestä ja työn kuormittavuuden lisään- tymisestä. Vastapainona tälle alasajolle Määttä painotti esityksessään muutoksen ”ylösajologiik- kaa”. Oikealla muutosjohtamisella voidaan luo- da aktiivista ilmapiiriä ja rakentaa positiivista tu- levaisuuskuvaa.
Määttä painotti että kirjastojen on vastattava yhteiskunnassa vaikuttavaan muutokseen. Muu-
Tietoa kirjoittajista:
Taina Lepistö, tiedottaja,
kansalliset kirjastoverkkopalvelut, Kansalliskirjasto
email. taina.lepisto@helsinki.fi Aki Kangas, suunnittelija, kansalliset kirjastoverkkopalvelut, Kansalliskirjasto
email. aki.kangas@helsinki.fi
toksen suuntaa ja vauhtia voidaan ohjata strate- gisella suunnittelulla. Myös kirjastosektoreiden edustajien puheenvuoroissa välittyi aktiivinen ja sitoutunut, erilaiset näkemykset huomioon otta- va johtamistapa sekä muutoshankkeiden positii- viset vaikutukset. !&
Kirjastoverkkopäivän esitykset ovat luettavissa Kan- salliskirjaston verkkosivuilla osoitteessa:
http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/kirjastoverk- kopalvelut/kv-paiva07.htm
