Kauppatieteiden laitos
PIENTEN TILITOIMISTOJEN TULEVAISUUS ROBOTIIKAN VALOSSA
Pro gradu –tutkielma Tilintarkastus Anu Kemppainen (245060) 19.12.2019
Tiivistelmä
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO Tiedekunta
Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta YksikköKauppatieteiden laitos
Tekijä
Anu Kemppainen
Ohjaaja
Mervi Niskanen
Työn nimi (suomeksi ja englanniksi)
Pienten tilitoimistojen tulevaisuus robotiikan valossa
Pääaine
Tilintarkastus
Työn laji
Pro gradu –tutkielma
Aika
11/2019
Sivuja
70
Tiivistelmä
Tilitoimistojen ala on murroksessa, digitalisaatio ja robotiikka tulevat vähentämään rutiinityötä, jolloin alalla joudutaan miettimään minkälaista työtä tilitoimistot tekevät tulevaisuudessa. Ala koostuu isoista tilitoimistoketjuista, joissa tehokkuutta haetaan keskittämällä toimintoja sekä pienistä tilitoimistoista, joilla etuina on henkilökohtainen palvelu. Ohjelmistorobotiikkaa tulee muuttamaan kirjanpitäjän työtä merkittävästi, sen avulla on mahdollista automatisoida tositteiden tiliöinti, tehdä täsmäytyksiä sekä hoitaa muita sääntöihin pohjautuvia ja tiettyä logiikkaa noudattavia tehtäviä.
Tässä Pro gradu – tutkimuksessa käsitellään ohjelmistorobotiikan käytön hyötyjä sekä haasteita pienissä tilitoimistoissa. Lisäksi tutkimuksessa on selvitetty miten ohjelmistorobotiikan sekä digitalisaation lisääntyminen tulee vaikuttamaan kirjanpitäjien työhön tulevaisuudessa. Tutkimus on toteutettu teemahaastatteluilla Kainuulaisille tilitoimistoille sekä ohjelmistotalon edustajille.
Tutkimustulosten perusteella ohjelmistorobotiikka sekä digitalisaation hyödyt kiinnostavat tilitoimistoja, mutta niiden käytöstä on vielä vähän kokemusta. Kun digitalisaatio lisääntyy, niin rutiinityöt tulevat vähenemään ja työ muuttaa muotoaan.
Kirjanpitäjän toimenkuva muuttuu entistä enemmän konsultoivaan suuntaan. Kun rutiinityöt vähenevät, niin aikaa jää siihen, että kirjanpitäjät voivat entistä tehokkaammin olla mukana asiakkaiden liiketoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä.
Pienten tilitoimistojen haasteena kuitenkin nähdään asiakkaiden haluttomuus sähköiseen taloushallintoon ja sähköisten taloushallinto-ohjelmistojen hinnat. Ohjelmistotalon puolelta haasteena pienissä tilitoimistoissa näkyy resurssien puute, ei ole tarpeeksi aikaa paneutua ohjelmiston käyttöönottoon. Taloushallintoalalla olisi paljon potentiaalia tehostaa toimintaa muun muassa sähköistämällä prosesseja ja siirtämällä tietoa ohjelmistojen välillä integraatioiden avulla. Pienissä tilitoimistoissa tähän kuitenkin tarvitaan verkoston tukea, että suuriin muutoksiin pystytään lähtemään mukaan.
Avainsanat
Ohjelmistorobotiikka, digitalisaatio, tilitoimistot, taloushallinto, verkostoituminen
SISÄLTÖ
1 JOHDANTO ...5
1.1 Tutkimuksen taustaa ...5
1.2 Tutkimuksen tarkoitus ...7
1.3 Tutkimusongelma ja rakenne...8
2 MUUTTUVAT TILITOIMISTOT ... 10
2.1 Tilitoimistojen murros Suomessa ... 11
2.2 Tilitoimistojen sähköistyminen ... 12
2.2 Tilitoimistojen verkostoituminen ... 17
2.3 Avoin innovaatio ... 18
2.4 Kirjanpitäjän tulevaisuus ... 19
3 TILITOIMISTON PROSESSIT ... 21
3.1 Ostolaskuprosessi ja verkkolasku ... 22
3.2 Myyntilaskuprosessi ... 23
3.3 Maksuliikenneprosessi ... 24
3.4 Palkanlaskenta ... 25
3.5 Raportointi ja täsmäytys ... 27
3.6 Aineiston säilyttäminen ... 28
3.7 Järjestelmien integraatio ... 29
3.8 Ohjelmistorobotille sopivat prosessit tilitoimistossa ... 32
4 OHJELMISTOROBOTIIKKA ... 35
4.1 Ohjelmistorobotiikan määritelmä ... 35
4.2 Ohjelmistorobotiikan hyödyt ja haasteet ... 37
4.3 Ohjelmistorobotiikan soveltuvuuden arviointi tilitoimiston prosesseihin ... 41
5 AINEISTO ... 43
5.1 Tutkimusmenetelmät ... 43
5.2 Aineiston keräys ... 45
5.3 Kyselytutkimukseen haastateltavat ... 46
5.5 Haastattelujen analysointi ... 48
6 TULOKSET ... 50
6.1 Ohjelmistorobotiikka pienissä tilitoimistoissa ... 50
6.2 Ohjelmistorobotiikan hyödyt ... 52
6.3 Ohjelmistorobotiikan haasteet ... 54
6.3 Ohjelmistorobottien hyödyntäminen tulevaisuudessa ... 57
6.4 Ohjelmistorobotiikan vaikutus kirjanpitäjän työhön tulevaisuudessa ... 58
7 JOHTOPÄÄTÖKSET ... 60
7.1 Validiteetti ja reliabiliteetti ... 62
7.2 Jatkotutkimusaiheet ... 63
LÄHTEET ... 65
KUVIOLUETTELO
Kuvio 1: Sähköisen taloushallinnon kehitys Suomessa.
Kuvio 2: Vastauksia ”Tilitoimistojen asenteet taloushallinnon sähköistämistä kohtaan” – tutkimuksesta (Pajunen & Saastamoinen 2017)
Kuvio 3: Robotiikka ja automaatio tehostavat kontrolleja (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 164) Kuvio 4: Integroitu taloushallinto (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 44)
Kuvio 5: Kolme merkittävää digitalisaation mahdollistajaa (Teknologiateollisuus 2019) Kuvio 6: Ohjelmistorobotiikan käyttö eri työtehtävissä (Kääriäinen ym. 2018)
Kuvio 7: Ohjelmistorobotiikan ja älykkään automaation työkaluja (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 52)
Kuvio 8: Tehtävien soveltuvuus ohjelmistorobotiikalle (Asatiani & Pellinen 2016, 69)
1 JOHDANTO
Tilitoimistot ja kirjanpitäjän ammattikunta ovat tällä hetkellä voimakkaassa murroksessa. Isot ketjut laajentuvat ja pienten yksilöllisten tilitoimistojen määrä pienenee. Rutiinitehtävät vähenevät ja asiantuntijatyö tulee korostumaan tulevaisuudessa. Tilitoimistot automatisoivat työtehtäviään koko ajan, ja yksi automaation työkalu on ohjelmistorobotti. Ohjelmistorobotti jäljittelee ihmisen tekemää työtä ja näin nopeuttaa työn tekemistä. Ohjelmistorobotiikka vie automaation uudelle tasolle älykkyyden ja mukautumiskykynsä ansiosta. Ohjelmistoroboteille sopivimpia kohteita ovat laajamittaiset, standardoidut työtehtävät ja sellaiset työnkulut, josta saadaan valtava taloudellinen hyöty esimerkiksi autotehtaissa. Taloushallinnossa prosessit ovat standardoituja ja säännönmukaisia, jonka vuoksi alalla voidaan hyvin soveltaa ohjelmistorobotiikka. Ohjelmistorobotin käyttö täytyy olla taloudellisesti kannattavaa, joten pienissä tehtävissä, jossa joudutaan opettamaan paljon erillisiä tehtäviä, voi olla hyödytöntä ottaa käyttöön ohjelmistorobottia. Taloushallinnon aloista säätiöit, maatalous ja autokauppayritykset sisältävät paljon erilaisia poikkeuksia, jonka vuoksi niihin ohjelmistorobotiikka tulee todennäköisesti viimeisenä. (Fredman 2018) Tässä työssä keskitytään pienten tilitoimistojen tulevaisuuteen robotiikan valossa, kun massat ovat pienempiä ja kaikki asiakkaat eivät välttämättä ole valmiita sähköistymään.
1.1 Tutkimuksen taustaa
Millainen tulee olemaan tulevaisuuden kirjanpitäjän toimenkuva? Oppilaitokset ovat
aloittaneet muokkaamaan koulutuksia vastamaan paremmin työelämän muuttuvia tarpeita.
Työt automatisoituvat, osa työvaiheista poistuu ja uudistuu sekä työnkuva muuttuu.
Kirjanpitäjän työnkuva mullistuu niin paljon, että voidaanko tulevaisuudessa puhua enää kirjanpitäjistä vai olisiko sopivampi työnimike asiantuntija, joka auttaa yrittäjää ohjaamaan yritystä oikeaan suuntaan ja jolla tulisi olemaan keskeinen rooli yrityksen liiketoiminnan ohjauksessa. Kirjanpitäjän työ ei tulevaisuudessa ole enää tiedon tallentamista vaan entistä enemmän tiedon jalostamista, jolloin tarvitaan taitoa katsoa tulevaisuuteen ja tulkita yrityksen tietoja yrittäjille sekä yritysjohtajille.
Kirjanpitäjältä vaaditaan aivan uudenlaisia ominaisuuksia. Rohkeus, vuorovaikutustaidot, ulospäin suuntautuneisuus, luovuus, analyyttisyys, verkostoitumistaidot, myyntitaidot sekä ongelmanratkaisukyky tulevat olemaan tärkeimpiä taitoja, joita vaaditaan tulevaisuuden kirjanpitäjältä. (Suomalainen 2017).
Automaation ja robotiikan vaikutuksista työelämään ja talouskasvuun on hyvin erilaisia näkemyksiä. Karabarbounisin ja Neimanin julkaisemassa artikkelissa asiaa on tutkittu pitkällä aikavälillä. He ovat analysoineet tilastoja 56 maasta ja saaneet selville, että 36 maassa työvoiman osuus kansantulosta oli pienentynyt merkittävästi. Japanissa, Kanadassa, Ranskassa, Italiassa, Saksassa ja Kiinassa työvoiman osuus oli pienentynyt enemmän, kun Yhdysvalloissa. Erityisen suurta pudotusta oli ollut Kiinassa, työvoiman osuus pieneni kolme kertaa nopeammin kuin Yhdysvalloissa. Syynä tähän pidettiin teollisuusalojen tehokkuutta, joka useimmiten johtui tietotekniikan ja tietokoneaikakauden edistysaskelista.
(Kabarbounis & Neiman 2013).
Suomessa tulojakauma on lähtökohtaisesti erilainen kuin edellä mainituissa maissa, mutta myös Suomessa tuloerot ovat kasvaneet. Vuonna 2018 valmistuneen selvityksen mukaan Suomen talouskasvu robotiikan valossa nähdään kuitenkin hyvin eri tavalla. Vaikka robotit tulevat korvaamaan ihmisiä työpaikoilla, niin ne ovat myös vauhdittamassa Suomen talouskasvua. Uskotaan, että vuoteen 2030 mennessä kansantuotteen vuosikasvu kasvaa vajaalla puolella prosentilla. Kasvun odotetaan perustuvan siihen, että robotiikka ja automaatio parantavat työn tuottavuutta, luovat uudistusta perinteisille aloille sekä mahdollistavat yrityksille luoda uusia toimialoja. Työn tuottavuuden paraneminen automaation ja robotiikan avulla tarkoittaa myös työpaikkarakenteen muuttumista, jossa heikon tuottavuuden työpaikat korvataan sellaisilla tehtävillä, jossa työn tuottavuus on korkeampaa. (Ventä ym. 2018).
Yhteiskunnallisella tasolla on otettu tavoitteeksi, että tekoälyä pystyttäisiin hyödyntämään entistä paremmin Suomessa ja, että Suomesta tulisi tekoälyä soveltavien maiden kärkijoukkoa. (Työ- ja elinkeinoministeriö 2017). Accenturen raportissa ennustetaan Suomen sijoittuvan toiseksi, kun arvioidaan tekoälyn mahdollistamaa talouskasvupotentiaalia.
Raportin perusteella tekoäly voi kaksinkertaistaa kehittyvien talouksien vuosittaisen talouskasvun vuoteen 2035 mennessä. (Purdy & Daugherty 2016).
Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisussa on visio tekoälystä Suomessa viiden vuoden kuluttua ja sen mukaan tekoäly on aktiivisesti mukana jokaisen suomalaisen arjessa. Tavoitteena on, että Suomi hyödyntää kaikilla yhteiskunnan alueilla rohkeasti, eettisesti ja ennakkoluulottomasti tekoälyä aina terveydenhuollosta teollisuuteen. (Työ- ja elinkeinoministeriö 2017). Tähän tavoitteeseen ollaan vastaamassa Nordic Smart Government – hankkeella (NSG). Hankeen ovat perustaneet pohjoismaiset kaupparekisteriviranomaiset ja sen avulla on tarkoitus automatisoida taloustiedon kulku yritysten välillä pohjoismaissa. Suomessa hanketta on vetämässä Patentti- ja rekisterihallitus yhteistyössä Valtiokonttorin ja Verohallinnon kanssa. Valtiokonttori on ollut kehittämässä verkkolaskutusta ja sähköistä kuittia ja Verohallinto haluaa aktiivisesti kehittää taloushallinnon automatisointia, joka sujuvoittaisi samalla myös yritysverotusta.
(Verohallinto, Nordic Smart Government).
Tekoälyn ja robotiikan ansiosta syntyneitä innovaatiota tulee koko ajan julkisuuteen lisää ja osassa on jo huomattu, kuinka paljon niillä voidaan helpottaa myös arkisia asioita. Tästä hyvänä esimerkkinä toimii Helsingin Korkeavuorenkadulla sijaitsevaan arvotaloon rakennettu robottiautotalli. Helsingin kantakaupungin pysäköintipaikoista on huutava pula ja normaalilla autotallilla tilaan ei olisi mahtunut tarpeeksi autopaikkoja, joten ongelmaan löydettiin ratkaisu robotiikasta. (Pajuriutta 2019). Automaation, ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn aika on vasta alkamassa, eikä kukaan osaa ennustaa miten paljon maailmamme tulee näiden myötä muuttumaan. Robotiikkaa on verrattu 90-luvun ulkoistamistrendiin, jonka vaikutukset liiketoiminnalle ovat olleet valtavat ja jatkuvat edelleen. Ohjelmistorobotiikka on yritykselle vielä houkuttelevampi, koska se on nopea ja kustannustehokas, eikä työpaikkoja tarvitse siirtää muualle. (Casale 2015)
1.2 Tutkimuksen tarkoitus
Taloushallintoalan voimakas automatisointi lähivuosina tulee vaikuttamaan suuresti kirjanpitäjän työnkuvaan, mutta myös koko taloushallintoalaan. Accountorin toimitusjohtajan Asko Schrey arvioi, että yli 50 % koko taloushallintoalan työmäärästä katoaa. Tähän on syynä se, että alan työtehtävät ovat osittain matalakatteisia ja sen vuoksi on haettava tehokkuutta ja synergiaetuja yhdistämällä tilitoimistoja isompien toimijoiden kanssa. Perinteisten kirjanpitäjien määrä tulee vähenemään ja työnkuva tulee keskittymään entistä enemmän konsultointiin ja asiantuntijatyöhön. (Heiskanen 2018). Taloushallinto Suomessa on
kehittynyt edellisen kolmenkymmenen vuoden aikana tietojen siirtymisen, organisaatioiden sekä järjestelmien välillä. Nyt kun suuri osa tiedoista kulkee jo sähköisesti, niin on aika siirtyä hyödyntämään automaatiota, jonka avulla järjestelmä voi itse tehdä toimenpiteitä, joihin ennen on tarvittu henkilöresursseja. Näin henkilöstölle jää poikkeustapausten käsittely sekä sääntöjen luominen. (Lahti & Salminen 2014, 27)
Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation) tuo taloushallintoon uusia mahdollisuuksia siirtää rutiinitöitä robotin tehtäväksi. Ohjelmistorobotiikan käyttöä liiketoimintaprosesseihin on tutkittu vielä vähän, eikä tutkimuksia ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä tilitoimistoon tai taloushallinnon eri prosesseihin vielä ole. Ensimmäiset ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäneet yritykset havaitsivat, että robotiikka tulee muuttamaan yrityksen tukitoimintoja radikaalisti. Automatisoinnin ja robotiikan avulla tukitoiminnot pystytään tekemään entistä kustannustehokkaammin ja samalla myös laatu kasvaa ja palveluajat lyhenevät. Mutta kuten kaikissa uusissa innovaatioissa, myös robotiikassa yrityksien on opittava hallitsemaan ohjelmistorobotiikan käyttöä, jotta siitä saadaan mahdollisimman suuri hyöty. (Willcocks, Lacity, Craig, 2015a). Automaation rakentaminen ei kuitenkaan ole kaikille tilitoimistoille mahdollista, koska se vaatii määrittelyä, testausta sekä pilotointia ja nämä vaativat yritykseltä rahallista panostusta. Tässä tutkimuksessa on tarkoituksena saada käsitystä siitä millaisena yrittäjät ja ohjelmistokehittäjät näkevät pienten tilitoimistojen tulevaisuuden automaationa ja robotiikan valossa.
1.3 Tutkimusongelma ja rakenne
Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, miten ohjelmistorobotiikkaa voisi hyödyntää pienissä
tilitoimistoissa ja onko pienillä tilitoimistoilla tulevaisuutta kun automatiikka ja robotiikka tulevat poistamaan rutiinityöt ja tilitoimistoala polarisoituu entisestään. Pienissä tilitoimistoissa on paljon pieniä asiakkaita ja pieniä massoja, joihin robotiikkaa ei ole ollut kustannustehokasta hyödyntää. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on kallista ja sen hyötyjä pieniin tilitoimistoihin ei ole vielä tarkasti tutkittu. Asiaa tarkastellaan tilitoimistoyrittäjien näkökulmasta sekä ohjelmistotalojen tarjoamien palveluiden näkökulmasta. Tutkimuksessa haetaan vastauksia siihen mitä hyötyä ja haasteita robotiikka tuo pienten tilitoimistojen tulevaisuuteen ja miten siihen on varauduttu. Tavoitteena olisi saavuttaa mahdollisimman
kattava käsitys siitä, miten robotiikka ja tekoäly tulisivat vaikuttamaan tilitoimistojen tulevaisuuteen ja mikä pienten tilitoimistojen tulevaisuus on.
Tutkimuksen tavoitteena on löytää haastateltavien kanssa alueita, joihin robotiikkaa voisi hyödyntää. Näihin tutkimusongelmiin kytkeytyy vahvasti myös se mikä tulee olemaan kirjanpitäjän työnkuva tulevaisuudessa, tämän vuoksi se on otettu kolmanneksi tutkimusongelmaksi. Alla on vielä tutkimusongelmat tiivistettynä.
Mitä hyötyjä ja haasteita robotiikka tuo pienille tilitoimistoille?
Mihin osa-alueisiin robotiikka voisi soveltua pienissä tilitoimistoissa?
Miten ohjelmistorobotiikka tulee vaikuttamaan pienten tilitoimistojen tulevaisuuteen?
Tutkimus on rajattu Kainuulaisiin tilitoimistoihin, jotka työllistävät alle 10 henkilöä.
Tutkimuksessa keskitytään selvittämään ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä kustannustehokkaasti myös pienissä tilitoimistoissa. Tutkimusta pohjustetaan tutkimalla ohjelmistorobotiikkaa sekä tunnistamalla tilitoimiston prosessit, joissa robotiikkaa on mahdollista hyödyntää. Työstä on rajattu pois ohjelmistorobotiikkaan liittyvät tekniset tiedot.
Työstä rajataan pois myös hyötyjen mittaaminen eri prosesseissa, hyötyä tarkastellaan koko tilitoimiston kannalta, ei yksittäisen prosessin. Tutkimuksessa toteutetaan haastattelut neljälle Kainuulaiselle tilitoimistolle sekä kahdelle robotiikkasovellusta tarjoavalle yritykselle.
Työn luvut 2-4 käsittelevät kirjallisuuskatsausta. Ensimmäiseksi käsitellään tilitoimistojen tilannetta, millaisten ongelmien kanssa pienet tilitoimistot kamppailevat ja miten sähköisiä tilitoimistot ovat tällä hetkellä. Kappale 3 käsittelee tilitoimistojen prosesseja, miten automatiikka ja robotiikka näkyvät prosesseissa tällä hetkellä ja miten niitä vielä voisi kehittää. Kappaleessa 4 mennään ohjelmistorobotiikkaan, sen hyötyihin, haasteisiin sekä tulevaisuuden käyttökohteisiin pienten tilitoimistojen näkökulmasta. Kappaleessa 5 käydään läpi aineisto, miten aineistoa on käsitelty, miten se on kerätty ja ketä tutkimuksessa on tutkittu. Kappaleissa 6 ja 7 on esitelty tutkimuksen tulokset, sekä pohdittu jatkotutkimusaiheita.
2 MUUTTUVAT TILITOIMISTOT
Vuoden 2016 tietojen mukaan Suomessa oli 4 235 tilitoimistoa, alan liikevaihto oli 970 miljoonaa euroa ja alalla työskentelee yli 11 000 henkilöä. Tilitoimistojen koot vaihtelevat 1 hengen toimistoista yli 50 hengen toimistoihin. Liikevaihdoltaan sekä henkilöstömäärältään suurimmat yrityksen sijaitsevat Uudellamaalla, Pirkanmaalla sekä Varsinais-Suomessa.
Suomessa toimivista tilitoimistosta noin 800 on auktorisoituja. (Taloushallintoliitto) Myös asiakkaat vaihtelevat suurista monen sadan hengen yrityksistä yhden hengen työllistäviin toiminimiin. Koska asiakkaiden kirjo on niin laaja, täytyy tilitoimistonkin valita, millaisiin asiakkaisiin haluaa toimintansa keskittää. BDO:n ja Suomen taloushallintoliiton (2015) toteuttaman tutkimuksen mukaan keskisuuret yritykset Suomessa ovat vasta alussa taloushallinnon ulkoistamisessa. Tutkimukseen osallistuneista keskisuurista yrityksistä alle puolet on ulkoistanut taloushallinnon prosessejaan. Pienissä yrityksissä taloushallinnon palvelut on ulkoistettu tilitoimistoille 90 % yrityksistä.
Paperittomasta ja sähköisestä taloushallinnosta on puhuttu jo usean vuosikymmenen ajan.
Viime vuosina käsite digitalisaatio on kuitenkin yleistynyt ja se kuvaa paremmin sitä, että kyse ei ole vain sähköisten työvälineiden käyttöönotosta, vaan laajemmin digitaalisten palveluiden hyödyntämisestä, prosessien tehostamisesta sekä lisäarvon luomisesta. (TietoAkseli Oy & Jyväskylän ammattikorkeakoulu 2015). Taloushallinnon toimintamallien muuttuminen ravistelee alaa, joka tarjoaa toisille mahdollisuudet kasvuun ja kehittymiseen ja toiset jäävät kehityksen jalkoihin ja häviävät. (Ainasvuori 2018.) Tässä luvussa käsitellään tilitoimistojen nykytilaa Suomessa sekä tilitoimistojen keskeisiä prosesseja digitalisaation ja robotiikan valossa.
Freyn ja Osbornen (2013) tutkimuksen mukaan seuraavan 20 vuoden aikana teknologia korvaa kirjanpitäjän työn 94 % todennäköisyydellä. McKinseyn (2017) arvion mukaan tekoäly tulee hävittämään noin 15 % Suomen työpaikoista vuoteen 2030 mennessä ja tulee lisäksi muuttamaan työn luonnetta huomattavasti useammassa työtehtävässä. Arvion mukaan miljoonan suomalaisen tulee varautua kouluttamaan uudelleen. On hyvä kuitenkin muistaa, että suomalaisista yrityksistä 93,2 % on alle 10 hengen yrityksiä ja pienet yritykset eivät todennäköisesti ole ensimmäisenä ottamassa käyttöön uutta teknologiaa (Suomen
Yrittäjät, Finnvera Oyj, työ- ja elinkeinoministeriö 2019). Lisäksi arvion mukaan 44 %:lta eurooppalaisia puuttuu vielä digitaidot, joten tekoälyaikaan lienee vielä pitempi matka mitä tällä hetkellä ennustetaan. (European Comission 2017.)
2.1 Tilitoimistojen murros Suomessa
Taloushallinto on järjestelmä, jolla seurataan yrityksen taloudellisia tapahtumia ja voidaan raportoida niistä eteenpäin sidosryhmille. Taloushallinto voidaan jakaa sisäiseen sekä ulkoiseen laskentatoimeen. Ulkoinen laskentatoimi tuottaa informaatiota yrityksen ulkopuolisille sidosryhmille kuten omistajille, työntekijöille, asiakkaille ja toimittajille, kun taas sisäinen laskentatoimi palvelee johtoa. (Riistama & Jyrkkiö 1996.) Taloushallinnolla on tärkeä rooli yrityksen menestyksessä, koska taloushallinto vastaa yrityksen taloudellisen tilan raportoinnista ja välittää tiedon eteenpäin yrityksen päätöksenteon tueksi. Taloushallinnon järjestelmien vastuulla on analysoida, valvoa ja arvioida yrityksen taloudellista tilaa sekä valmistella tarvittavat dokumentit sekä tuottaa informaatiota yrityksen sidosryhmille. (Yadav 2015, 19)
Suomessa tarkkaan säännelty lainsäädäntö muokkaa pitkälti yritysten toimintatapoja, näin myös tilitoimistoissa. Suomessa ensimmäinen varsinainen kirjanpitolaki annettiin Helsingissä 14. päivä helmikuuta 1925. Lakia täydennettiin vuonna 1928 lailla tilinpäätöksen julkisuudesta. Sotien jälkeen vuonna 1945 tuli toinen kirjanpitolaki, joka vahvisti kirjanpidon merkityksen yhteiskunnassa. Kirjanpidon käyttökelpoisuus ja julkisuus laajenivat, kun kirjanpitolainsäädäntöön sisällytettiin vielä yhtenäiset tuloslaskelmat sekä tasekaavat.
Seuraavan kerran kirjanpitolakia uudistettiin vuonna 1973. Kirjanpitolainsäädännön uudistamista pidettiin tärkeänä etenkin pääomamarkkinoiden kehittymisen kannalta, uudistuksella haluttiin taata, että tilinpäätös antaa riittävästi tietoa siitä kiinnostuneille ja näin lisäisi kiinnostusta sijoittamiseen ja kehittäisi rahoitusmarkkinoita. (Virtanen 2007)
Kirjanpidon seuraavia vaiheita muokkasi kansainvälistyminen. Yhteisen eurooppalaisen kirjanpitonormiston myötä myös Suomen tuli mukautua uuteen normistoon, jotta suomalaisten yritysten tilinpäätösinformaatio vastasi kansainvälisten käyttäjien tiedontarvetta.
(Virtanen 2007) Sähköisen taloushallinnon leviämisen taustalla Suomessa on ollut pankit ja valtio. Pankeilla on ollut merkittävä rooli koneellisen maksuliikenteen ja verkkolaskutuksen
kehittäjänä. Julkinen valta on lainsäädännön avulla mahdollistanut sähköisen taloushallinnon.
(Jaatinen 2009, 206) Vuonna 1997 voimaan tullut kirjanpitolaki sallii kaikkien tositteiden, kirjanpitomerkintöjen sekä erittelyjen säilyttämisen sähköisenä ja mahdollistaa paperittomuuden. (Kirjanpitolaki 2:10 §.)
Valtio on omilla toimenpiteillään ollut mahdollistajana sekä edelläkävijänä sähköisessä taloushallinnossa, valtio on ollut käynnistämässä tietoyhteiskuntaa tukevia hankkeita, jotka ovat osaltaan raivanneet tietä sähköiselle taloushallinnolle. (Jaatinen 2009, 206). Juha Sipilän hallitusohjelman teemana oli digitaalisuus ja teema huomioitiin lähes jokaisessa kärkihankkeessa. Digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihankkeen avulla, on saatu aikaan muun muassa kansallinen Tulorekisteri. (Valtionvarainministeriö).
2.2 Tilitoimistojen sähköistyminen
Mäkisen ja Vuorion (2002, 85–87) mukaan sähköinen taloushallinto on koko taloushallinnon sähköistämisestä. Taloushallinnon kokonaisjärjestelmä muodostuu yrityksen rahaprosessin eri vaiheista ja erilaisista osatoiminnoista, jotka tuottavat tarvittavan tiedon kirjanpitoon.
Sähköinen automatisoitu taloushallinto on parhaimmillaan silloin kun taloushallinnon kokonaisjärjestelmä ja sen kaikki osatoiminnot on sähköistetty ja osatoiminnot toimivat saumattomasti keskenään. Sähköinen taloushallinto merkitsee kirjanpidon rutiinitöiden vähentymistä automaation avulla. Sähköisen taloushallintojärjestelmän ytimenä voidaan pitää tietokantaa, johon eri ihmiset ovat yhteydessä internetin kautta mistä tahansa ja milloin tahansa. Maksuliikenteen on toimittava yhdessä reskontran kanssa niin, että saapuvat viitesuoritukset kuittaavat automaattisesti myyntisaatavan maksetuksi ja maksutapahtumista, viitesiirroista ja tiliotteista muodostuu automaattisesti tiliöintimerkinnät.
Fredmanin (2017) mukaan automatisoinnin tärkein yksittäinen toimenpide on standardointi, joka mahdollistaa tehokkaan toiminnan taloushallinnon eri tehtävissä ja sen voidaan sanoa olevan tärkein yhtenäinen tekijä suomalaisen taloushallinnon kehitystyölle. Standardoinnin ansiosta eri yritysten taloushallinnot toimivat samoilla määrityksillä. Ohjelmistoja tarjoavat yritykset ovat valmiita kehittämään standartointeja, koska monet yritykset pystyvät niitä hyödyntämään. Kaarlejärven ja Salmisen (2018) mukaan Suomen taloushallinnon digitalisoituminen on edennyt 1900 – luvun paperittomasta kirjanpidosta, 2000 – luvun
sähköiseen taloushallintoon, 2010 – luvun digitaaliseen taloushallintoon ja 2020 – luvulla tullaan saavuttamaan älykäs taloushallinto, jossa hyödynnetään ohjelmistorobotiikan lisäksi tekoälyä ja koneoppimista.
Kuvio 1 Taloushallinnon digitalisoituminen: kehitys paperittomasta kirjanpidosta älykkääseen taloushallintoon. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 16)
Sähköisyyden alkaessa yleistyä 1990-luvun lopulla paperiton kirjanpito -termiä käytettiin paljon, tämä ei kuitenkaan ole sama asia kuin digitaalinen taloushallinto. Paperittomassa kirjanpidossa tositteiden esitystapa on sähköisessä muodossa, mutta se ei vielä tarkoita, että taloushallintoprosessi olisi tehokas ja automaattinen. Keskeistä sähköisessä taloushallinnossa on, että manuaalisista työvaiheista päästään eroon automatisoimalla työvaiheita. (Gullkvist 2005). Digitaalisessa taloushallinnossa digitalisoidaan tietovirtoja organisaatioiden ja tietojärjestelmien välillä, joka mahdollistaa sen, että järjestelmä voi tehdä itsenäisesti rutiininomaisia toimenpiteitä, joihin ennen on tarvittu henkilöstöresursseja. (Kaarlejärvi &
Salminen 2018, 17).
Sähköistyminen on luonut perustan muutokselle taloushallinnon alalla, vanhoilla toimintamalleilla ei enää pärjää, koska digitalisaatio ja robotiikka mahdollistavat uusien asiakasarvoa tuottavien toimintamallien, palveluiden ja tuotteiden kehittämisen sekä jakelun tavalla, jota ei ole mahdollista toteuttaa perinteisin keinoin. (Ainasvuori 2018). TietoAkseli
Oy:n ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu ovat toteuttaneet valtakunnallisen kyselytutkimuksen syyskuussa 2015, johon on vastannut 400 pk-yrityksen omistajaa tai liiketoiminnasta ja taloushallinnosta vastaavaa henkilöä. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että 80 % vastanneista hyödyntää digitaalista taloushallintoa jollain asteella ja suurin osa on siirtynyt digitaalisten palveluiden ja työvälineiden hyödyntämiseen viimeisen viiden vuoden aikana. Digitaalisen taloushallinnon hyödyntämisestä selkein merkki on, kun osto- ja myyntilaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen tapahtuu sähköisesti. (TietoAkseli Oy & Jyväskylän ammattikorkeakoulu 2015.) Suomen Yrittäjät, Finnvera ja työ- ja elinkeinoministeriö tekevät kaksi kertaa vuodessa yritysbarometrin, jossa selvitetään pienten ja keskisuurten yritysten toimintaa ja taloudellista toimintaympäristöä. Syksyllä 2019 julkaistun barometrin mukaan kokonaisvaltaisesti digitalisaatio etenee yrityksissä kuitenkin hitaasti. Tutkimuksen mukaan 36 prosenttia tekee ostoja verkon kautta, mutta verkkokauppa osana liiketoimintaa on vain 14 prosentilla yrityksistä. Pk-yritysbarometrin tulokset pohjautuvat yli 6 000 pk-yrityksen vastauksiin, joten tulokset kuvaavat hyvin kattavasti suomalaisten pk-yritysten taloudellisten toimintaympäristön muutoksia sekä yritysten liiketoimintaan ja kehitysnäkymiin vaikuttavia tekijöitä.
Digitalisaation ja sähköisen taloushallinnon vauhdittajana monella yrittäjällä toimii oma tilitoimisto, tilitoimistojen asenteella sähköistymistä kohtaan on merkitystä siihen miten paljon asiakkaat sähköistävät omia toimintojaan. Visma Software Oy on toteuttanut Moderni tilitoimisto – kyselyn ajalla 25.3.2016 - 29.1.2019, tämän tutkimuksen tulokset osoittavat, että sähköistyminen ei ole vielä ajankohtainen läheskään kaikilla tilitoimistoilla. Tutkimuksen mukaan 36 % vastaajista kertoi, että heillä ei ole tavoitteita siirtää asiakkaitaan käyttämään sähköisiä palveluita. (Moderni tilitoimisto – kyselyn tuloksia). Myös Lappeenrannan teknillinen yliopisto on yhdessä Itä-Suomen yliopiston kanssa tehnyt tutkimuksen tilitoimistojen asenteista sekä ajatuksista sähköistymistä kohtaan. Tutkimuksessa tilitoimistot ovat jakautuneet ryhmiin sähköisen taloushallinnon soveltamisen suhteen. Osalle tilitoimistoista on positiivinen asenne sähköistä taloushallintoa kohtaan ja tyypillisesti näillä toimistoilla toimintoja on jo sähköistetty pitkälle. Myönteisesti suhtautuvat toimistot ovat useimmiten suuria ja auktorisoituja. Lähes kaikki tilitoimistot suhtautuvat myönteisesti mahdollisten uusien tuotteiden tai palveluiden suunnittelemiseen, mutta vain osa tilitoimistoista tekee tätä työtä aktiivisesti. Osalla tilitoimistosta on ollut taloushallinnon sähköistämistä kohtaan ennakkoluuloja, mutta kun käytännön toiminnassa on tullut esiin
sähköistymisen hyödyt, niin sen myötä myös ennakkoluulot ovat hävinneet. (Pajunen &
Saastamoinen 2017).
Pajusen ja Saastamoisen tutkimuksessa oli mukana myös toimistoja, jotka eivät olleet sähköistäneet toimintojaan ollenkaan. Heidän mukaan sähköistyminen ei ole soveltunut heidän asiakkailleen, ohjelmistot ovat olleet liian kalliita, osaaminen ei ole ollut riittävää uuden teknologien käyttöönottoon eikä sähköisen taloushallinto-ohjelmiston ole katsottu tuovan riittävästi hyötyjä. Alla olevasta kuviosta näkee vielä tarkemmin vastausten jakautumisen. (Pajunen & Saastamoinen 2017).
Kuvio 2. Vastauksia ”Tilitoimistojen asenteet taloushallinnon sähköistämistä kohtaan” – tutkimuksesta (Pajunen & Saastamoinen 2017)
Myös Jyväskylän ammattikorkeakoulun vuonna 2013 tekemän tutkimuksen mukaan sähköistyminen ei ole ollut ensisijainen tapa tehostaa oman tilitoimiston toimintaa.
Tilitoimistot ovat olleet halukkaita pitäytymään totutuissa työtavoissa sekä tekniikoissa, ja kasvattavat liikevaihtoaan mieluummin lisäämällä asiakasmäärää, kuin muuttamalla
toimintatapojaan. Tutkimuksessa on annettu pienille tilitoimistoille mielikuvia uudenlaisista toimintatavoista ja haastettu päästämään irti entisistä työmenetelmistä ja siirtymään oman mukavuusalueen ulkopuolelle. Ennakointi, toteutus ja seuranta on oltava mahdollisimman reaaliaikaista, asiakasyritysten liiketoiminnan kokonaisvaltainen hoitaminen on sekä tilitoimiston, että asiakkaan etu.
Gullkvist on tutkinut kirjanpitäjien sekä tilintarkastajien asenteita paperitonta kirjanpitoa kohtaan, tutkimuksen mukaan muutosten tekeminen on helpompaa silloin kun uudet toimintatavat eivät haasta olemassa olevia rutiineja. Kun uudet työtavat ovat ristiriidassa nykyisten rutiinien kanssa, niin muutosta on vaikeampi toteuttaa. (Gullkvist 2002, 93). Sakar ja Ayranc (2014) ovat tutkineet Turkissa taloushallinnon ammattilaisten asenteita sähköistyvää taloushallintoa kohtaan. Heidän tutkimuksensa mukaan asenteet riippuvat viidestä tekijästä, joita ovat: helppous, tehokkuus, innokkuus, virheiden välttäminen sekä eettiset arvot. Näistä voimakkain vaikutus asenteisiin on uskomus siihen, että työskentely tulee helpottumaan.
Tilitoimistojen sähköistyminen ei kuitenkaan ole pelkästään kiinni yrityksen omasta halusta vaan myös siitä ovatko tilitoimiston asiakkaat siihen valmiita. Asiakkaiden tarpeet ovat merkittävä tekijä, kun tilitoimisto miettii palvelutarjontaansa. Pajusen ja Saastamoisen (2017) tutkimuksen mukaan kaikille asiakkaille ei sähköinen taloushallinto sovi. Asiakkailla voi olla puutteita tietoteknisissä taidoissa tai asiakas ei ole motivoitunut ottamaan käyttöön sähköistä taloushallintoa tai heillä on ennakkoluuloja asian suhteen. Joidenkin asiakkaiden liiketoiminta on niin pientä, ettei sähköinen taloushallintojärjestelmä toisi merkittävää etua paperiseen kirjanpitoon verrattuna. Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että ennakkoluulot sähköistä taloushallintoa kohtaan ovat hävinneet, kun on huomattu hyödyt ja tehokkuus käytännössä.
Kokemuksen puute lienee yksi syy ennakkoluuloihin.
Suomen Taloushallintoliitto ry on ollut vetämässä TALTIO-hanketta, jonka tavoitteena on saada taloushallinnon informaatio täysin rakenteiseksi ja digitaaliseksi. Tämä helpottaa järjestelmien yhteen toimivuutta esimerkiksi silloin kun tiedon jatkojalostus tapahtuu toisessa ohjelmistossa. Kun kaikki taloushallinnon järjestelmät pystyvät hyödyntämään ja tuottamaan kirjanpidon aineistot TALTIO-muodossa, niin sen jälkeen ne ovat yhteensopivia keskenään.
Tällöin myös järjestelmien vaihto toiseen helpottuu, kun kirjanpidon aineiston saa helposti siirrettyä uuteen ohjelmaan. TALTIO-hankkeen yhtenä tavoitteena on ollut myös edistää
tilitoimistojen mahdollisuuksia kehittää uutta liiketoimintaa hyödyntämällä rakenteista tietoa.
(Taltio 2017).
2.2 Tilitoimistojen verkostoituminen
Taloushallintoala tulee polarisoitumaan lähitulevaisuudessa. Alalla on muutamia suuria tilitoimistoketjuja, jotka aktiivisesti kasvavat ostamalla pieniä ja keskisuuria tilitoimistoja itselleen. Tehokkuutta haetaan myös keskittämällä toimintoja ja siirtämällä rutiinitöitä halvemman palkkatason maihin. Taloushallintoalan toinen ääripää on hyvin pienet tilitoimistot, jotka panostavat henkilökohtaiseen palveluun antamalla mahdollisimman kokonaisvaltaista taloushallintoa yhdestä paikasta. Usein pienyrittäjät ovatkin hyvin uskollisia asiakkaita eivätkä halua luopua hyvästä palvelusta. (Metsä-Tokila 2019).
Pienillä tilitoimistoilla on kuitenkin haasteensa, yrittäjät voivat olla eläköitymässä ja yhden asiantuntijan merkitys yritykselle on hyvin suuri. Myös sähköisiin järjestelmiin panostaminen voi tulla pienelle yrittäjälle liian kalliiksi. Taloushallinnon sähköistyminen ja sen johdosta syntyvä polarisoituminen vaikeuttaa toimintaa ja osa tilitoimistoista joutuu miettimään toiminnan lopettamista. (Metsä-Tokila 2019). Tilitoimiston verkostointi katsotaan erittäin tärkeäksi ja merkittäväksi liiketoiminnan kehittämismahdollisuudeksi. (Vuorio & Kananen ym. 2013, 35)
Verkostoitumisen tavoitteena olisi tulojen kasvattaminen, osaamisen lisääminen, kustannustehokkuus tai riskien jakaminen. Verkostoitumisen ydinajatuksena on, että yhdessä saavutetaan jotain sellaista mihin yksin ei kyettäisi. Verkostoitumisen lisääntyminen on muuttamassa myös yrittäjyyttä. Verkostoitumien edellyttää vuorovaikutustaitoja sekä taitoa toimia yhdessä muiden yrittäjien kanssa. Täydentävän osaamisen hankkiminen kumppanuuksien kautta, avoimuus, aktiivisuus ja luottamus ovat nousemassa keskeisiksi yhteistoimintaa ohjaaviksi tekijöiksi. Verkostojen yhteistyökumppanit tulisi kokea tukena, mutta joskus yrittävät voivat kokea nämä myös uhkana omalle liiketoiminnalleen. (Toivola, 2005). Marja-Liisa Tenhunen on tarkastellut tilitoimistoyrittäjien yhteistyöhalukkuutta, miksi tilitoimistoyrittäjä valitsee ennemmin yksinyrittämisen kuin pienyrittämisen toisten tilitoimistojen kanssa, vaikka tiedostetaankin hyödyt, joita saavutetaan yhteistyöllä. Tutkimus osoittaa, että tilitoimistoyrittäjät haluaisivat tehdä yhteistyötä toisten yrittäjien kanssa, mutta
toisaalta siinä pelätään samalla, että menetetään oma vapaus. Tenhusen mukaan pienimmät tilitoimistoyritykset tarvitsevat muutosjohtajan, joka voi olla ulkopuolinenkin asiantuntija.
Tilitoimistoalan ammattitaidon ja osaamisen kehittäminen verkostojen ja ketjuuntumishankkeiden avulla edistää suomalaista yrittäjyyttä ja on myös sen vuoksi tärkeää.
Strategia sekä erikoistuminen puuttuvat monesti pieniltä tilitoimistoilta, strategiana voi olla, että palvellaan kaikkia ympärillä olevia asiakasyrityksiä, jolloin ydinosaamista on vaikea määritellä. Tällöin on vaikea nähdä mitä etuja yhteistyö muiden tilitoimistojen kanssa voisi tuoda omalle liiketoiminnalle eikä intoa yhteistyöhön ole. Professionaalistumisen edistäminen suomessa veisi Tenhusen mukaan eteenpäin tilitoimistojen yhteistyön kehittymistä. Jos ala olisi säännelty, niin se toisi alalle yhteistoiminnallisuutta, jonka kautta ymmärrettäisiin selkeämmin yhteistyön hyödyt. (Tenhunen 2007).
2.3 Avoin innovaatio
Digitaalisen taloushallinnon kehittämisen edellytys on yhteistoiminta keskeisten sidosryhmien välillä. Tehokas tiedonsiirto sidosryhmien välillä kuten tietojen siirtäminen verottajalle vaatii yhteistoimintaa sidosryhmien väliltä. Henry Chesbrough (2003) on lanseerannut termin
“avoin innovaatio” kirjassaan Open Innovation: New Imperative for Creating and Profiting from Technology. Avoin innovaatio vastaa nykypäivän uusiin haasteisiin ja kannustaa yrityksiä avaamaan tuotekehitysprosessejaan sekä yrityksen rajapintaa. Yrityksen sisäisen tutkimus- ja kehitystoiminnan on ajateltu olevan etu ja vahva kilpailutekijä. Suljetun innovaation toimintamallissa yritys ajattelee, että ideat pitää ja kannattaa itse kehittää, markkinoida ja tuottaa. Toimintatavoissa korostuu, että hyvään lopputulokseen päästään silloin kun prosessi pysyy omissa käsissä. (Chesbrough 2003.)
Suhtautuminen innovointiin ja tuotekehitykseen on kuitenkin jo joillain toimialoilla muuttunut. Korkeasti koulutettujen työntekijöiden saatavuus ja liikkuvuus on vuosien saatossa muuttunut ja kasvanut, jonka johdosta tutkimuslaboratorioiden ulkopuolella on paljon tietoa.
Tämän lisäksi työntekijöiden vaihtaessa työpaikkaa tietoa liikkuu paljon yritysten välillä.
Näiden asioiden myötä yritykset ovat alkaneet etsiä uusia toimintatapoja innovaatioprosessien tehostamiseksi sekä tuottavuuden parantamiseksi. Aktiivinen ideoiden ja teknologioiden etsintä yrityksen ulkopuolelta sekä yhteistyö toimittajien ja kilpailijoiden kanssa on huomattu olevan tehokas keino kehittää myös omia prosesseja. Avoimessa innovaatiossa ulkopuolinen
osaaminen nostetaan yhtä tärkeäksi kuin yrityksen oma osaaminen. Innovointiajattelussa yrityksen ja ulkoisen toimintaympäristön raja ei ole enää niin selkeä, etenkin ideat ja tuotekehitys kulkee vaivattomammin yhtiön rajojen molemmille puolin silloin kun intressit kohtaavat. (Chesbrough 2003.)
2.4 Kirjanpitäjän tulevaisuus
Automaatio on muuttanut ja tulee muuttamaan kirjanpitäjän ja palkanlaskijan työnkuvaa tehokkaissa tilitoimistoissa ja yrityksissä. Toistuvan rutiinityön määrä vähenee ja asiantuntijantyö tulee kasvamaan. (Fredman 2018). Yksinkertaistettuna robotille sopivat työt hoitaa robotti ja ihmiset tekevät muita töitä (Ainasvuori 2018.) Tällä hetkellä tilitoimistojen työ sisältää paljon rutiininomaista työtä, koska asiakkaan kirjanpitoaineisto on samankaltainen kuukaudesta toiseen ja se käsitellään hyvin samalla tavalla joka kuukausi. Pienenkin tilitoimiston taloushallintoon kuitenkin liittyy ajoittain monimutkaisia ja vaativia kysymyksiä esimerkiksi verotukseen liittyen, joita selvitellään oman työn ohessa ilman erillistä veloitusta.
Moni konsultti elää ratkomalla näitä vaativia kysymyksiä ja laskuttaa näistä. Kirjanpitäjän oletetaan olevan rutiinityöntekijä sekä samalla aikaa asiantuntija, joka ratkaisee ammatillisesti vaativia ongelmia. Kun sähköistyminen ja robotiikka poistaisivat kirjanpitäjältä rutiinityön, niin sen jälkeen kirjanpitäjällä jäisi aikaa selvittää vaativia ongelmia ja myös työnkuva muuttuisi entistä enemmän asiantuntijatyöksi. (Aho 2019, 24)
Tilitoimistossa tulee olla laaja osaaminen ja ymmärtäminen yrityksien taloudesta sekä tuottamastaan informaatiosta. Tämän asiantuntijuuden lisäksi tilitoimiston tulisi tuottaa tätä palvelua kilpailukykyiseen hintaan asiakkailleen. (Siponen 2014). TietoAkselin ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun teettämässä tutkimuksessa on selvitetty pk-yritysten tarpeita tulevaisuudessa ja myös näiden tulosten valossa tilitoimistojen asiantuntijapalvelut tulevat olemaan tulevaisuuden työnkuvaa. Tulosten mukaan pk-yritykset tarvitsevat tulevaisuudessa asiantuntija-apua erityisesti verotuksen erityiskysymyksin (36,1 %), yritysjärjestelyihin (33,5
%) sekä liiketoiminnan kehittämiseen (30,8 %).
Henkilöstöä tarvitaan tekemään automaatio- ja käsittelysääntöjä poikkeamia varten, tarkastamaan ja täsmäyttämään lopputuloksia, sekä tulkitsemaan lopputuotoksia sekä ennustamaan tulevaa. Älykkäässä taloushallinnossa järjestelmät luovat itse käsittelysääntöjä
sekä tunnistavat ja selvittävät poikkeustilanteita, täsmäyttävät lopputulokset sekä ennustavat tulevaisuutta. Prosessit on suunniteltu tarkoituksenmukaisiksi ja ne ovat korvanneet ihmisen rutiininomaiset tehtävät ja ovat henkilöstön tukena päättelyä sekä ongelmanratkaisua vaativissa tehtävissä. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 17).
Itsenäinen työskentely ja kyky toimia aktiivisesti verkostoissa ovat talouden työntekijän tärkeimpiä valmiuksia. Castellsin (2006) mukaan yritykset haluavat töihin näitä itseohjautuvia (self-programmable) työntekijöitä, koska he ovat tuottavuuden ja innovaatioiden pääasiallinen lähde. Tilitoimistot voivatkin varautua tulevaisuuteen panostamalla työntekijöihin, nostamalla heidän substanssiosaamistaan ja erikoistumista entistä enemmän neuvontaan sekä konsultointiin. Kiinnostus IT-osaamista kohtaan sekä yhteistyö ohjelmistotalojen kanssa tuo tilitoimistoille myös kilpailuedun muihin tilitoimistoihin verrattuna. Myös tilitoimiston profilointi, erikoistuminen johonkin alaan, panostus asiakkaisiin ja tilitoimiston koon kasvattaminen ovat tulevaisuuden tilitoimiston avaimia menestykseen. (Fredman 2018).
3 TILITOIMISTON PROSESSIT
Tilitoimistoissa on asiakkaasta riippuen hyvin erilaisia prosesseja. Pääasiassa pienissä tilitoimistoissa keskitytään tekemään asiakkaiden kuukausittainen kirjanpito. Lisäksi asiakas on voinut ulkoistaa yrityksen palkanlaskennan sekä osto- ja myyntireskontran tilitoimistolle.
Näiden prosessien hoitaminen voi tapahtua eri tavoin, riippuen siitä miten asiakas toimittaa tarvittavan materiaalin tilitoimistolle. Osa luottaa perinteiseen tapaan ja toimittaa kaikki tositteet paperisena ja osa on voinut ottaa käyttöön erilaisia sähköisiä apuvälineitä kuten eTaskun ja valokuvaa kuitit suoraan sinne, jolloin tilitoimiston työ helpottuu huomattavasti.
TIEKEN julkaisussa on tullut ilmi, että tilitoimistojen suurin ero on siinä, miten teknologiaa hyödynnetään eri tilitoimistoissa. Isoissa tilitoimistoissa osataan paremmin muokata ja vaikuttaa käyttämäänsä teknologiaan, joka antaa laajemmat mahdollisuudet teknologian hyödyntämiseen. (Sipponen 2014). Digitaalinen taloushallinto tarjoaa paljon etuja tilitoimiston manuaalisiin prosesseihin ja näistä kiistattomia ovat nopeus, joustavuus ja tiedonlaadun paraneminen (TietoAkseli Oy & Jyväskylän ammattikorkeakoulu 2015.)
Digitaalisuus mahdollistaa esimerkiksi yrityksen ostolaskujen käsittelyn paikasta riippumatta ja prosessien ajantasaisuus mahdollistaa, että päätöksiä pystytään tekemään lähes reaaliajassa olevan kirjanpidon pohjalta. Käyttäjillä on mahdollisuus hakea tarvitsemansa tieto ja raportit juuri silloin kun niitä tarvitaan. (Pajunen & Saastamoinen 2017). Automaatio ja digitaalisuus vähentävät myös virheiden määrää, kun järjestelmät hoitavat suuren osan rutiinityöstä ja inhimilliset tallennus- ja laskuvirheet vähenevät huomattavasti. Kun yrityksen rutiinitehtävät on automatisoitu, niin taloushallinnon ammattilaiset voivat käyttää työajan niihin työtehtäviin, joissa vaaditaan päättelyä ja ongelmanratkaisutaitoja. Toimintatavoista riippumatta, tavoitteena on toimittaa kaikki tarvittavat viranomaisilmoitukset asiakkaan puolesta, tehdä asiakkaalle tilinpäätös tilikauden päättyessä sekä raportoida kuukausittain yrittäjälle yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Näitä toimenpiteitä varten tilitoimisto tarvitsee monia eri yhteensopivia laitteistoja sekä järjestelmiä ja mikäli niihin saisi yhdistettyä myös robotiikkaa, niin kuinka paljon kirjanpitäjän työajasta voisi jäädä asiantuntijatyöhön. (Kaarlejärvi &
Salminen, 2018)
3.1 Ostolaskuprosessi ja verkkolasku
Ostolaskujen käsittely on useimmiten eniten resursseja vievä prosessi yrityksessä. Lisäksi se työllistää myös muuta organisaatiota laskujen tarkastuksen, hyväksynnän sekä täsmäytysten osalta. Ostolaskuprosesseja onkin kehitetty paljon ja niiden tarkastukseen sekä kierrätykseen on kehitetty paljon automaatiota. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 96). Ostolaskuprosessin automatisointi toteutetaan sähköisessä taloushallintajärjestelmässä niin, että ohjelmistoon luodaan sääntöjä, joiden perusteella saapuvat laskut siirretään suoraan maksuun tai lähetetään määrätyille henkilöille tarkistettavaksi. Suurin hyöty on siinä, että kaksi prosessia muuttuu yhdeksi, kun enää ei tarvitse tehdä samoja asioita, vaan järjestelmään kirjautuvat tapahtumat ovat saman tien nähtävillä kaikille niitä tarvitseville. Tämä mahdollistaa myös reaaliaikaisen taloushallintoprosessin, jolloin talouden seuranta ja tulevaisuuden ennakointi helpottuu, johdolla on huomattavasti tarkempaa tietoa yrityksen taloudesta päätöksenteon tueksi.
(Rumpu 2019).
Tilitoimistoissa asiakkaat voivat hoitaa itse ostoreskontran, jolloin ostolaskujen vastaanotto tapahtuu asiakkaan omissa järjestelmissä ja he toimittavat ostolaskut tilitoimistoon sähköisesti tai yhteisen järjestelmän kautta. Mikäli ostolaskut saadaan tuotua sähköisesti tilitoimiston järjestelmiin, niin koneoppimisella on mahdollista automatisoida tiliöintisääntöjä aiempien laskujen tiliöintien perusteella. Sähköisen käsittelyn etuna on myös se, että ostolaskut arkistoituvat sähköisesti, mikä mahdollistaa sen, että käyttäjät löytävät laskut tarvittaessa vaivattomasti suoraan ohjelmasta. Ostoreskontra täsmäytetään pääkirjanpitoon vertaamalla ostoreskontran listausta avoimista ostolaskuista kirjanpidon velkatilin saldoon, tämä toimenpide voidaan automatisoida ohjelmistorobotiikalla. Kirjanpidossa tulee myös seurata vielä saapumatta olevia ostolaskuja, jotka kuuluvat kaudelle ja niiden summat ovat olennaisia.
Nämä laskut tulisi tunnistaa ja tarkastaa mitkä laskut puuttuvat ja automatisoida puuttuvien laskujen kirjaus. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 109). Taloushallinnon ohjelmistot eivät ainoastaan tarkasta laskuja vaan ne voidaan ohjelmoida muistuttamaan, jos jokin säännöllinen lasku on jäänyt tulematta. Lisäksi ohjelmisto on armoton virheille ja huijausyrityksille, eikä päästä läpi virheelliselle viitenumerolla tai tilinumerolla olevia laskuja. (Rumpu 2019).
Suomessa valtaosa yrityksistä lähettää laskut verkkolaskuina ja vastaanotettavien verkkolaskujen osuus yrityksissä oli vuonna 2013 tehdyn tilaston mukaan jo 60 %.
(Tilastokeskus 2013). Tällä hetkellä luku on vielä suurempi, koska monet yritykset ovat päättäneet vastaanottaa ostolaskuja ainoastaan verkkolaskuina. Verkkolaskutukseen siirtyminen tehostaa toimintaa ja vapauttaa resursseja parempaan palveluun.
Verkkolaskutuksessa säästyvän ajan on havaittu olevan merkittävä, kun kertyneitä säästöjä katsotaan suurilla määrillä. Verkkolaskutuksessa myös hiilijalanjälki jää huomattavasti paperilaskua pienemmäksi. Sen lisäksi, että verkkolaskua ei tarvitse kuljettaa vastaanottajalle, niin vielä ympäristöystävällisemmäksi vaihtoehdoksi verkkolaskun tekee resurssien tehokas kohdistaminen, joka johtaa päästöjen vähenemiseen ja sitä kautta kustannussäästöihin.
Verkkolasku on keskimäärin neljä kertaa ilmastoystävällisempi vaihtoehto kuin paperilasku.
(Finanssialan keskusliitto 2010).
Helpointa verkkolaskujen osuutta on kasvattaa yrityksissä, jotka vastaanottavat laskunsa pääasiassa suomalaisilta suurilta ja keskisuurilta yrityksiltä. Verkkolaskujen osuuden kasvattamista yleensä jarruttaa toimittajien suuri määrä, toimittajien pieni koko ja ulkomaisten toimittajien suuri osuus. Monissa organisaatioissa paperimuodossa saapuvat laskut skannataan sähköiseen muotoon, tämä on kuitenkin huomattavasti työläämpää sekä virhealttiimpaa, minkä vuoksi tulisi pyrkiä saamaan laskut mahdollisimman automatisoiduksi, joka poistaisi turhat manuaaliset työvaiheet. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 96). Huhtikuussa 2019 voimaan astunut verkkolaskulaki velvoittaa erityisesti julkishallintoa vastaanottamaan sekä käsittelemään EU-standardin määrittelyyn perustuvia sähköisiä laskuja. Tämä laki vahvistaa sähköisen laskun asemaa entisestään. (Laki hankintayksiköiden ja elinkeinoharjoittajien sähköisesti laskutuksesta 2019)
3.2 Myyntilaskuprosessi
Myyntilaskutus on yritykselle hyvin kriittinen toimenpide, koska viiveet ja virheet voivat heikentää yrityksen maksuvalmiutta ja koko toiminta vaarantuu. Laskutus on myös osa yrityksen imagoa ja yrityksen asiakaspalvelua. Myyntilaskutusprosessi käynnistyy, kun lasku laaditaan asiakkaalle ja päättyy kun vastaanottajan maksusuoritus on kohdistettu oikein kirjanpidossa. Myyntilasku voidaan muodostaa joko manuaalisesti tai järjestelmien sisältämän datan perusteella automaattisesti. Yrityksen liiketoimintaa määrää hyvin pitkälle se millainen
laskun laatimisprosessi yrityksellä on. Kun tavoitellaan mahdollisimman tehokasta laskutusjärjestelmää, niin laskutusjärjestelmään tulisi saada data automaattisesti toisista sovelluksista, joissa tieto on jo olemassa. Ideaalitilanne on, että laskuun tulevia asioita ei tarvitsisi syöttää kuin kerran ja tiedot kulkisivat sen jälkeen oikeaan paikkaan, parhaimmillaan asiakas itse tallentaa omat tiedot järjestelmään ja lasku muodostuu niiden perusteella, kuten verkkokaupassa. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 120)
Suomessa edistyksellinen pankkijärjestelmä ja viitenumerokäsittely mahdollistavat sen, että yritykset pystyvät parhaimmillaan hoitamaan myyntireskontran kokonaan automaattisesti.
Mikäli asiakas maksaa suorituksen oikealla viitteellä, niin tapahtuma voidaan kohdistaa automaattisesti myyntireskontran viiteaineistolla. Myös maksukehotuksen lähettäminen onnistuu asiakkaalle useissa järjestelmissä automaattisesti. Järjestelmään määritellään säännöt millä viiveillä muistutukset lähetetään, millaisella huomautustekstillä ja kuinka pitkän ajan päästä eräpäivästä. Myös viivästyskorkojen laskutus voidaan automatisoida. (Kaarlejärvi &
Salminen 2018, 130)
Myyntilaskuprosesseihin liittyy olennaisesti myös asiakkuudenhallinta. Asiakkaan perustiedot ovat olennainen osa laskutusprosessia ja olennaista on, että tietojen ylläpito tapahtuu järkevästi eikä samaa tietoa tarvitse ylläpitää moneen eri paikkaan. Verkkolaskutuksen osalta tehokkainta on, kun laskutusosoite haetaan verkkolaskuosoitteistosta reaaliaikaisesti aina laskun lähetyksen yhteydessä, jolloin rekistereitä ei tarvitse manuaalisesti ylläpitää.
(Kaarlejärvi & Salminen 2018, 129)
3.3 Maksuliikenneprosessi
Maksuliikenne tarkoittaa maksutapahtumien välitystä taloushallintojärjestelmien välillä sekä maksutapahtumien käsittelyä taloushallintojärjestelmissä. Rahaliikenteen kokonaisuus raportoidaan pankin toimesta tiliotteella, josta saadaan muodostettua kirjaukset automaattisesti kirjanpidon pankkitileille. Maksuliikennettä hoidetaan taloushallintajärjestelmän omalla maksuliikennemoduulilla tai niin sanotuilla Middlaware – ohjelmistoilla, jotka ovat erikseen rahaliikenteen hallintaa varten luotuja ohjelmistoja. Nämä välittäjäväylät siirtävät rahaliikennettä taloushallintajärjestelmän ja pankkien välillä.
Tarkoituksena on, että näillä kerätään maksuaineistoa ostoreskontrasta, palkka- ja
matkalaskujärjestelmästä ja välitetään pankkiin ja pankista tulee tiliote-, viitesuoritus- ja valuuttakurssitiedot välitettäväksi taloushallintajärjestelmään. Osto- ja matkalaskut pystytään automatisoimaan ja ajastamaan maksuerien muodostus tiettynä ajankohtana. Myyntilaskuissa sisään tulevat maksut saa automatisoitua viiteaineiston avulla. Viitteiden avulla myyntireskontra kuittaa laskut maksetuiksi ja manuaalisesti käsiteltäväksi jää vain ne, jotka on maksettu ilman viitettä, virheellisellä viitteellä tai virheellisellä summalla. Edistyneissä maksujärjestelmissä myös virheellisillä tiedoilla maksetut laskut voidaan kohdistaa oikein tilastollisten sääntöjen avulla, jolloin myyntisuoritusten kohdistaminen saadaan parhaimmillaan täysin automaattiseksi kirjanpitoon asti. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 133–
137).
Konekielisen tiliotteen TITO (tiliote tositteena) avulla tiliotetapahtumien kirjaus ja täsmäytys kirjanpitoon voidaan automatisoida. Tito-tiliöinti tarkoittaa sitä, että tiliote saapuu pankista elektronisesti ja rahaliikennejärjestelmä tunnistaa automaattisesti tiliotteen tapahtumatietojen perusteella käytettävän tiliöintimallin, jolloin manuaalisesti kirjattavaksi jää vain ne tapahtumat, joita automaatio ei osaa tiliöidä. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 138). Myös paperikuitit ovat häviämässä, jossa tavoitteena on ympäristöystävällisyyden lisäksi, että kuitin tiedot ovat digitaalisessa muodossa siirrettävissä ohjelmasta toiseen. EKuitti-ekosysteemin visiona on päästä eroon maksamisen yhteydessä syntyvistä paperikuiteista ja siirtyä rakenteisen kuittitiedon hyödyntämiseen niin, että vuoden 2020 loppuun mennessä 90 % kuluttajien kuiteista on rakenteisessa muodossa. (Teknologiateollisuus 2018)
3.4 Palkanlaskenta
Palkkahallinto on monessa yrityksessä varsin merkittävässä roolissa ja yksi suurimmista kulueristä. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä palkkahallinto on osa yrityksen taloushallintoa ja sen tekeminen on ulkoistettu tilitoimistolle. Taloushallinnon prosesseja kehitettäessä on syytä antaa suuri painoarvo palkkahallinnolle. Työmäärältään palkkahallinto on yksi suurimmista taloushallinnon prosesseista ja manuaalisesti hoidettuna palkkahallinnon hoitaminen vie paljon työaikaa. (Lahti & Salminen, 2014). Palkkahallintoon liittyy paljon raportointia eri viranomaisille ja tähän on nyt tullut helpotuksena tulorekisteri, joka on kansallinen sähköinen tietokanta ja sisältää henkilöiden reaaliaikaiset palkka-, työsuhde-, eläke- ja etuustiedot. Tulorekisteri on Verohallinnon palvelu, joka on otettu käyttöön
1.1.2019. Yksi rekisteri ja yhdenmukainen tapa ilmoittaa palkka- ja etuustietoja helpottaa työnantajien sekä palkansaajien asiointia, palkkatiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien käytettävissä ja myös palkansaaja saa reaaliaikaisen tiedon omista palkka-, eläke- ja etuustiedoista. Tulorekisteri parantaa myös tilastojen laatua sekä nopeuttaa tilastojen julkaisemista. (Tulorekisteri)
Palkkahallinnon prosessi on huomattavasti laajempi käsite kuin pelkkä palkan laskeminen ja sen maksaminen. Prosessiin liittyy palkansaajan toimenpiteet, esimiehen toimenpiteet, palkkahallinnon toimenpiteet, taloushallinnon raportoinnin tarpeet sekä yrityksen ulkopuolelle toimitettavat raportit. Tehokkuuden kannalta merkittävin työvaihe palkanlaskennassa on yleensä oikean palkka-aineiston saaminen palkkahallintoon, muuttuneet työajat, lomat ja sairauspoissaolot muuttavat palkan muodostumista. Kun oikea tieto on kasassa, niin tulisi se muuttaa oikeaan muotoon eli palkkalajeiksi, jonka perusteella palkkalaskennan voi suorittaa.
Tämä tulkintavaihe on yksi keskeisimmistä vaiheista, kun tavoitellaan automatisoitua palkanlaskennan prosessia. Mikäli tämän vaiheen automatisointi toteutetaan huonosti, niin tulkintaa joudutaan tekemään kokonaan tai osittain manuaalisesti, esimerkiksi työpäivän pituus on ollut 10 tuntia, niin ohjelman pitää pystyä itse tunnistamaan mitkä tunneista käsitellään lisätyönä mitkä ylityönä ja kuuluuko palkkaan maksaa vuorolisiä. (Lahti &
Salminen, 2014).
Kun kaikki tarvittava tieto on kasassa ja oikeassa muodossa, niin palkanlaskenta on parhaimmillaan varsin tehokas ja automaattinen toimenpide. Automatisoidussa palkkahallinnon prosessissa tämä on ajo, jonka perusteella ohjelma laskee automaattisesti tarvittavat vähennykset sekä työntekijälle maksettavan nettopalkan, tekevät tarvittavat kirjaukset kirjanpitoon, toimittaa palkkalaskelman palkansaajalle sekä lähettää maksuaineiston pankkiin. (Lahti & Salminen, 2014).
Varsinaisen palkka-ajon lisäksi palkkahallintoon ja liittyy läheisesti myös henkilötietojen sekä muiden palkkahallinnossa tarvittavien perustietojen ylläpito. Tietojen jouheva päivitys korostuu etenkin organisaatioissa, jossa vaihtuvuus on suurta. Työsuhteen alkaminen, päättyminen sekä pitkien poissaolojen päivittyminen järjestelmään lähes reaaliaikaisesti on välttämätöntä, ettei palkansaajalle makseta palkkaa aiheetta tai että palkka tulee sovittuna ajankohtana. (Lahti & Salminen, 2014).
3.5 Raportointi ja täsmäytys
Kirjanpidon tilien täsmäytyksellä on tarkoitus varmistua siitä, että tilinpäätöksen eheys säilyy.
Täsmäyttämisellä tarkoitetaan sitä, että tilien summia tai tapahtumamääriä vertaillaan esimerkiksi kahden kirjanpitovelvollisen kesken. Kaikkien täsmäytysten perusta on pankkitilien täsmäytys. Älykkäässä taloushallinnossa täsmäytyksiä voidaan automatisoida tarkistuslaskelmilla, hälytyksillä tai automaattisilla raporteilla, jolloin mahdolliset erot on helpompi havaita ja korjata nopeasti. Automaation avulla täsmäytyksiä voidaan tehdä päivittäin, jos ne ihmisen toimesta ehdittäisiin tehdä kerran kuukaudessa. Riski virheistä johtuvista taloudellisista menetyksistä on pienempi kuin kontrollointia tehdään useammin.
Myös kirjanpitäjän työaikaa vapautuu monimutkaisempiin työtehtäviin, kun täsmäytysten kautta löytyneiden virheiden korjaamiseen. Esimerkiksi tase-erittelyitä ei ole aikaa laatia monissakaan yrityksissä kuukausittain, automaation avulla tase-erittelyissä olevat virheet saataisiin korjattua ja vuoden aikana tuottama raportointi päätöksen teon tueksi olisi mahdollisimman oikeaa. Alla olevassa kuviossa on kuvattu robotiikan ja automaation apu kontrolleihin ja riskienhallintaan. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 150).
Kuvio 3. Robotiikka ja automaatio tehostavat kontrolleja ja riskienhallintaa (Kaarlejärvi &
Salminen 2018, 164)
Automaatiolla saadaan tehostettua huomattavasti taloushallinnon kontrollointia. Automaatio tuo prosesseihin paljon lisää raportointia sekä tietoa toimivuudesta ja mahdollisista virhetilanteista. Virhetilanteita on helpompi korjata, kun päästään nopeasti kiinni lokitietoja avulla ongelmakohtiin. Mitä automaattisempia prosessit ovat, niin sitä vähemmän on tarvetta tarkastaa ja korjata ihmisen tekemiä virheitä tai väärinkäytöksiä. Ihmisten väärinkäytöstä pyritään minimoimaan prosesseissa käyttämällä neljän silmän periaatetta, jolloin yksi ihminen ei hoida tehtävää loppuun asti, vaan mukana on myös toinen henkilö. Tämä voi aiheuttaa prosessissa odotusaikoja ja tehottomuutta, kun tehtävät siirretään henkilöiltä toiselle. Kun nämä tehtävät saadaan automatisoitua, poistuu riski väärinkäytöksiin ja työaikaa vapautuu muihin tehtäviin. Kontrollien perustana on, että prosessit on dokumentoitu ja niiden toteutumista seurataan, eivätkä ne itsessään aiheuta liikaa byrokratiaa ja lisätyötä. (Kaarlejärvi
& Salminen 2018, 163)
3.6 Aineiston säilyttäminen
Kirjanpitolain (KPL 30.12.1997/1336) mukaan kirjanpitoaineiston säilytys on tehtävä huolellisesti ja niin, että sen tarkastelu on mahdollista Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä. Tämä koskee sekä tilikauden aikana tapahtuvaa säilytystä sekä sen jälkeistä säilytysaikaa. Säilytys voi tapahtua paperisena tai sähköisenä, kunhan aineistoon päästään viipymättä käsiksi. Kirjanpitolaista on poistettu kaikki esteet sähköisen kehityksen täydelliselle hyödyntämiselle taloushallinnossa. Olosuhteista riippumaton kirjanpitoaineiston tarkastelu helpottaa myös tilintarkastajan työtä sekä helpottaa harmaan talouden torjuntaa.
Kirjanpitolaki edellyttää, että tilinpäätöstä, toimintakertomusta, kirjanpitoa sekä tililuetteloa on säilytettävä 10 vuotta ja tositteita kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Paperisten asiakirjojen säilyttäminen vaatii kirjanpitovelvolliselta paljon säilytystilaa, kun sähköisen taloushallinto-ohjelman avulla arkisto siirtyy suoraan pilvipalveluun.
Pilvipohjainen taloushallintajärjestelmä arkistoi samalla kaiken sinne tallennetun materiaalin sekä mahdollistaa yrityksen sekä tilitoimiston yhteistyön samassa ohjelmassa reaaliaikaisesti ja pääsyn samoihin tietoihin. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen pilvipalveluiden avulla on poistanut monia kirjanpitoaineistoja uhkaavia riskejä kuten tulipalo tai vesivahinko. Lisäksi yksittäisen tositteen katoaminen ja etsiminen on huomattavasti helpompaa, kun aineisto on sähköisessä muodossa. (Rumpu 2019).
3.7 Järjestelmien integraatio
Tänä päivänä automatisoitua digitaalista taloushallintoa voidaan kutsua myös integroiduksi taloushallinnoksi. Integraatio ei koske pelkästään oman yrityksen toimintoja ja työntekijöitä vaan myös liittymiä sidosryhmiin, viranomaisiin, asiakkaisiin, toimittajiin ja alihankkijoihin.
Tehokkaan toiminnan sekä aidon digitaalisen taloushallinnon löytämiseksi toimiva integraatio on välttämättömyys. Integrointi ja reaaliaikainen tieto ovat keskeisiä toiminnan edellytyksiä.
(Kaarlejärvi & Salminen 2018, 43). Integraation merkittävä hyöty on tietojen päivityksessä, tietoja ei tarvitse tallentaa useaan eri tietokantaan vaan yksi päivittäminen riittää muuttamaan tiedon kaikkiin tarpeellisiin paikkoihin. Näin myös minimoidaan virheellinen tieto järjestelmissä. Kuviossa 4 on kuvattu integroidun taloushallinnon tuomia mahdollisuuksia.
Kuvio 4. Integroitu taloushallinto (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 44).
Integrointi nopeuttaa tiedon hakemista sekä päivittämistä. (Chapman & Kihn 2009, 4).
Tutkimukset ovat kuitenkin osoittaneet, että integraation toteuttaminen voi olla haastava
prosessi ja joskus voidaan päätyä tilanteeseen, jossa osa informaatiosta joudutaan hävittämään, että olemassa olevan informaation integrointi on mahdollista. (Dechow ym.
2007, 46). Finagon tekemän kyselyn perusteella alle 10 % tilitoimistoista hyödyntää järjestelmäintegraatiota omien ja asiakkaiden järjestelmien välillä, vaikka integraatioiden avulla olisi mahdollista saavuttaa huomattavasti suurempaa tehokkuutta. (Fredman 2018.) Saman suuntaiset tulokset ovat tulleet TietoAkseli Oy:n ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun tutkimuksessa, jossa yritysten kassajärjestelmä sekä verkkokauppa ovat integroituna alle 10
%:lla vastaajista.
Koko yrityksen kattavia informaatiojärjestelmiä kutsutaan toiminnanohjausjärjestelmiksi (Enterprise Resource Planning, ERP), joiden avulla hallinnoidaan kaikkia yrityksen resursseja, informaatiota sekä toimintoja. Näihin keskitetään kaikki yrityksen informaatio jokaiselta osa-alueelta. (Dechow & Mouritsen 2005). Hyvösen (2003) tutkimus oli ensimmäinen kotimainen tutkimus, jossa on tutkittu ERP-järjestelmän käyttöönoton hyötyjä taloushallinnolle. Hyvönen on tutkinut ERP- sekä erillisjärjestelmien ryhmäkohtaisia eroja.
Tutkimuksessa kävi ilmi, että nimenomaan taloushallinto on ajanut yrityksiä tietojärjestelmien muuttamiseen. (Hyvönen 2003, 168–169). Tutkimusten mukaan ajankohtaisen tiedon tarve, tarve saada tietoa päätöksenteon tueksi sekä yhteistyön kasvattaminen toimintojen välillä saa yrityksen ottamaan käyttöön ERP-järjestelmän (Spathis & Constantinides 2003)
Kun integroidut järjestelmät kattavat yrityksen kaikki toiminnot, niin suurin osa kirjanpidon kirjauksista saadaan integraation kautta ja kirjanpitäjän tehtäväksi jää tallennustyön sijaan mahdollisten virhetilanteiden selvittäminen sekä täsmäyttäminen. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 43). EYritys-ekosysteemi rakentaa digitaalista ympäristöä, jossa kaikki tarvittavat tiedot ovat digitaalisesti ja automaattisesti saatavilla ja yritysten kasvu ja rahoitus tehostuvat.
eYrityksellä on kolme merkittävää osa-aluetta, joita edistetään pilottien ja kokeilujen avulla.
Näitä ovat reaaliaikainen taloushallinto, digitaalinen rahoitus ja kasvu sekä datatalous, digitaalinen identiteetti ja tiedon luvitus.
Kuvio 5. Kolme merkittävää digitalisaation mahdollistajaa (Teknologiateollisuus 2019)
EYrityksen visiona on, että vuonna 2022 Suomessa on reaaliaikainen taloushallinto ja 90 % uusista yrityksistä perustetaan, omistetaan ja hallinnoidaan täysin digitaalisesti. Suomesta halutaan myös kansainvälisesti helppo paikka perustaa yritys sekä luoda kasvua. Suomen mallista tehdään myyntituote, joka myydään Eurooppaan ja Aasiaan, Suomi myy palveluna digitaalisen yrityksen infrastruktuuria muille valtiolle vuonna 2020. (Teknologiateollisuus 2019). Integraatioiden hyödyntäminen vaatii kuitenkin käyttäjiltä entistä parempaa järjestelmäosaamista sekä ymmärrystä ohjelmien toiminnasta, tällöin ohjelmista saadaan kaikki hyöty irti. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 43).
PRH julkaisi ohjelmistotaloille kevään 2019 aikana uuden digitaalisen rajapinnan, jolla tilinpäätöksen voi toimittaa virheettömänä ja koneellisesti luettavana Inline XBRL – dokumenttina. Tämän ansiosta talousraportteja voi muodostaa ja käsitellä koneellisesti.
Tietojen esittäminen tapahtuu standardien ja luokitusten mukaisesti yhtenäisellä tavalla, joka vähentää riskiä siitä, että oleellisia tietoja puuttuu. Tilinpäätöksen iXBRL-sanomamuoto mahdollistaa, että tilinpäätös voidaan muodostaa, käsitellä ja toimittaa eteenpäin täysin digitaalisesti ohjelmistosta toiseen. (Kalliovaara 2019).
Fennoa Oy on ensimmäisenä Suomessa muodostanut yhteistyössä Patentti ja rekisterihallituksen sekä Teknologiateollisuuden kanssa digitaalisen tilinpäätöksen,
allekirjoittamisen sekä julkisen version lähettämisen PRH:lle. Digitaalisuuden ansiosta etäisyyksillä ei ole merkitystä, vaan taloushallinto-ohjelma lähettää kaikille valituille henkilöille kutsut tulla allekirjoittamaan tilinpäätös omalla tietokoneella. Ohjelma seuraa itse kirjanpitäjän puolesta, että kaikki vaaditut allekirjoitukset on saatu ja vasta kun koko hallitus on allekirjoittanut tilinpäätöksen, niin tilintarkastaja saa allekirjoituskutsun. Myös allekirjoitusten päiväykset tulevat todellisen allekirjoitushetken mukaan. Digitaalisen tilinpäätöksen ansiosta pankkien ja tilintarkastajien työ tehostuu, ja myös ulkomaiset sijoittavat saavat suomalaisen yrityksen taloudellisesta asemasta helpommin oikean kuvan.
(Kalliovaara 2019).
3.8 Ohjelmistorobotille sopivat prosessit tilitoimistossa
Tilitoimistoalan pirstaleisuus, pienet asiakkaat ja pienet volyymit ovat syynä siihen, että automaatio tilitoimistoissa on ollut aika hidasta. Automatiikkaa olisi mahdollista hyödyntää myös perinteisissä taloushallinnon ohjelmissa. Monissa ohjelmistoissa on mahdollista määrittää laskutusjärjestelmään tiliöintisääntöjä asiakkaan tai tuotekoodin perusteella, jolloin ohjelma osaa kohdistaa ne oikeille tileille. Ostolaskujärjestelmissä ostolasku voidaan tiliöidä toimittaja-tuotekoodiparin perusteella tai lasku lähetetään kiertoon verkkolaskun tilaajakentän perusteella oikeille henkilöille. Myös työaikajärjestelmä osaa tulkita työaikaa oikeille palkkalajeille TES-määritysten perusteella. Vaikka näitä ominaisuuksia on ollut tarjolla vuosia, niin näitä ominaisuuksia käytetään yrityksissä vähän, koska tilitoimistoyrittäjät eivät näistä tiedä tai eivät ehdi tutustua niiden käyttöön kaiken muun kiireen keskellä. Näiden hyödyntäminen kannattaa, koska investointi maksaa itsensä takaisin nopeasti. (Fredman 2018)
Robotiikan mukana tuomat edut on otettu tehokkaasti käyttöön suurissa tilitoimistoissa, muun muassa kuntaomisteisella Monetra Oy:llä on ollut robottihankkeita jo kolmen vuoden ajan.
Monetra on mukana valtakunnallisessa PaRot hankkeessa, jossa työntekijöitä valmennetaan toimimaan yhteistyössä robottien kanssa. Monetralla robotit on otettu myönteisesti vastaan, robottien tekemä työ on helpottanut ja tuonut varmuutta prosesseihin. (Starck 2018).
Automatisaation täydellinen läpimurto tapahtuu silloin, kun seuraavat asiat toteutuvat:
Tositteiden kaikki informaatio on digitaalisessa muodossa
Kaikki tositteet syntyvät ja liikkuvat digitaalisessa muodossa
