Saarikan palveluohjausyksikön Lean-kehittämisen pilotin ohjausryhmä Muistio Aika: 8.10.2015 klo 12.00-14.00
Paikka: Saarijärvi
Läsnä: Anu Kinnunen, Kristiina Saarela, Merja Pekkanen, Kristiina korpirinne, Hanna Kalenius, Soili
Riihimäki, Satu Rautio-Hämäläinen, Terttu Mäkiniemi, Taija Rossi, Heli Vertanen, Eija-Maria Leppänen, Päivi Aniranta, Taina Hämäläinen, Marja Liimatainen, Anu Pihl (siht)
1. Taina Hämäläinen esitteli ohjausryhmälle pilotin taustaa, tavoitteita, työryhmän työskentelyä sekä palautettiin mieliin Lean ajattelua (liite1). Käytiin läpi työryhmän työskentelyn sisältöjä:
a. Työryhmän ensimmäinen tapaaminen:
i. asiakkuuden määrittely – alku ja loppu ii. ARVO – mistä arvo asiakkaalle muodostuu
iii. nykytilan kuvaaminen arvovirtakartoituksen avulla
b. Työryhmän toinen tapaaminen i. työstetty arvovirtakuvausta
ii. Työstämisen edetessä rajattu kuvattavaa koskemaan vain palveluohjauksen kotihoidon palveluiden prosessia. Lisäksi käsitelty erikseen kiireellinen ja ei kiireellisen asian käsittely
iii. Työryhmäläiset tehneet välitehtäviä työssä kuormittavista asioista. Kuormittavia tehtäviä arvioitu 5 x miksi menetelmällä ja kalanruotomallilla
iv. Lean Sprarauksen aikana toiminta jäsentynyt ja pyritty huomaamaan ”mysteerejä”, jotka tulee laputtaa omina prosessina. Työn tiivistäminen, saatu ohje viedä
arvovirtakuvaus exceliin paperitaulusta c. Työryhmän kolmas tapaaminen
i. aikojen lisääminen liimalappuihin, arvovirtakuvaus viety aikoineen exceliin 2. Mietittiin miten t tästä eteenpäin?
a. Seuraavalla kerralla tahtotilan kuvaukseen – kun nykytila on ensin kuvattu huolella b. Tahtotilan kuvaaminen tapahtuu tyhjien uimaratojen avulla - Ilman ennakkoon määrättyä
prosessia
c. työryhmällä on jäljellä kolme tapaamiskertaa: 20.10; 26.10 ja 10.11. Seuraava OR 5.11.
i. Ohjausryhmä päätti, että työskentelyryhmä voi tarvittaessa kokoontua myös neljännen kerran ennalta sovittujen, kolmen jäljellä olevan kerran lisäksi. Lisättiin myös ohjausryhmälle lisätapaaminen 25.11.2015.
3. Yhteenveto
a. Lean työskentelyn alku on ollut erittäin hyvää, aktiivista ja motivoitunutta. Osallistujien arvio omasta motivaatiosta osallistua työskentelyyn 3,6 (asteikolla 1-5)
b. Jatkuva parantaminen ja osaamisen kehittäminen ollut tärkeää.
c. Aika on resurssi työssämme – vähäiseltäkin tuntuvat muutokset vapauttavat aikaa arki työskentelylle – tästä on hyvä jatkaa!
Muistion kirjasi Anu Pihl
