CxO Academy

CxO Mentor Oy

Kehityshankkeen kipupisteet ja niiden lievittäminen

16.11.2011 Reino Myllymäki

CxO Academy

Projektimentorointi on vähän kuin viikkosiivousta.

Ei viikkosiivouksessakaan kodista puhdasta tule mutta sen jälkeen kodissa on

olennaisesti vähemmän pölyä ja likaa.

Mentoroinnin seurauksena projektin kipupisteiden määrä vähenee ja

onnistumisen todennäköisyys paranee.

VAROITUS!

Tämä esitys on tehty todellisista projekteista kertyneiden mentorointikokemusten

pohjalta eikä siis edusta ideaalista eikä tavoitteellista mallia.

Usein projektimentorointi alkaa vasta RFI/RFP-prosessin aloituksen tienoilla.

[Tätä kalvoa ei ole alkuperäisessä esityksessä]

Epäonnistuuko tietojärjestelmä- projekti aina?

24 % = Epä- onnistui 32 % =

Onnistui

Yleisesti ottaen noin…

70 %

tietojärjestelmäprojekteista

keskeytetään tai joutuu

vakaviin vaikeuksiin – tai

tuloksia ei oteta käyttöön

CxO Kehityshankemalli 2.2

CxO Kehityshankemalli 2.2

Alku Loppu

Projektilla on alku ja loppu

Projektin valmistelu-

työ

Varsinainen projektityö

Tulosten käyttöön-

otto

G1 Saa suunnitella G0 Saa valmistella

Idea, jolla linkki strategiaan

Varsinainen projektityö

Projektin valmistelutyö

RFI & RFP - prosessit

Sopimus- neuvottelut

Projektin laajuus

Projektin tavoitteet

Business Case

Prosessit Toiminnot

Arkkitehtuuri

-kysymykset

Projektin alku – idea, josta kaikki alkoi

• Useimmiten idea pohjaa strategiaan, vaikkei yhteys olisikaan kristallinkirkas. Esimerkiksi:

– Jokin järjestelmä on riittämätön liiketoiminnan uusille tarpeille

– Kasvava yritys tarvitsee edes jonkin järjestelmän hallitakseen osto- ja myyntilaskutusta (ja kaikkea sen väliltä)

– Kansainvälistyvä yritys tarvitsee platformin (olemassa olevat poliittisesti mahdottomia?)

• Joskus idean yhteys strategiaan on epäselvä

– ”Toimitusjohtaja haluaa SAPin – ja saa kanssa!”

Projektin alku – idea, josta kaikki alkoi

• Yritysjohdolla on usein idean toteuttamiseen liittyviä rajoitteita, joita on vaikea

kyseenalaistaa:

– Kokemuksia aiemmista projekteista, toimittajista tai järjestelmistä

– Makro- tai mikrotason näkemyksiä siitä, miten asiat pitää hoitaa

– Vastakauppasidonnaisuuksia – Sisäpoliittisia ongelmia

• Yksipuolisten näkemysten avartaminen jää

usein ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi.

Projektin valmistelutyön kipukohdat

Idea, jolla linkki strategiaan

Varsinainen projektityö RFI & RFP -

prosessit

Sopimus- neuvottelut

Projektin laajuus

Projektin tavoitteet

Business Case

Prosessit Toiminnot

Arkkitehtuuri -kysymykset

Mitä mukaan?

Tunnistettu?

Kuvattu?

Omistajat?

Yhteensopivuus, MD Tarvittavat parannustoimet

Kustannusten ali- ja hyötyjen yliarviointi, entä

riskit?

Projektin valmistelutyön kipukohdat

G1 Saa suunnitella G0 Saa valmistella

Idea, jolla linkki strategiaan

Varsinainen projektityö RFI & RFP -

prosessit

Sopimus- neuvottelut

Projektin laajuus

Projektin tavoitteet

Business Case

Prosessit Toiminnot

Arkkitehtuuri -kysymykset

Tunnetaanko ratkaisumarkkinat?

Kaikki vaihtoehdot huomioitava!

RFI- ja RFP-vaiheiden kattavuus ja työläys Vertailut ja valinnat

Aikataulun realistisuus? Neuvottelustrategia Lisenssiehdot. Exit-ehdot. Rahoitusasiat.

Miten saadaan yhteisymmärrys paperille?

Voidaanko allekirjoittaa?

Mitä itse asiassa allekirjoitetaan?

Huono sopimus = kivi kengässä vuosia

• Neuvoteltavia sopimuksia on useita

–

Pää- eli puitesopimus ja toimitussopimus

–

Lisenssisopimus ja lisenssien ylläpito- ja tukipalvelusopimus

• Helposti keskitytään vain toimitussopimukseen. Aikapula voi estää hyvien lisenssiehtojen saavuttamisen.

• Hyvä lisenssisopimus mahdollistaa

–

Riippumattomuuden toimipisteestä, liiketoiminnasta ja toimintamaasta

–

Yrityksen rakenteen muutokset

Yritysten osien myynnit

–

Yritysostot ja liiketoiminnan kasvun

Yrityksen pienenemisen

•

G2

Saa toteuttaa

Saa ottaa käyttöön G3 G1 Saa suunnitella

Sopimus- neuvottelut

Käyttöön- oton valmistelu

Varsinainen projektityö

Määrittely Toteutus ja testaus

Integraatiot Esi-

määrittely

Liiketoiminta- muutosten

toteutus Liiketoiminta-

muutosten suunnittelu

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Projektin organisointi

Toimittajan hallinta

Viestintä

Sopimus- neuvottelut

Käyttöön- oton valmistelu

Varsinaisen projektityön aloittaminen

Määrittely Toteutus ja testaus

Integraatiot Esi-

määrittely

Liiketoiminta- muutosten

toteutus Liiketoiminta-

muutosten suunnittelu

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Projektin organisointi

Toimittajan hallinta

Viestintä

Prosessien omistajat/avainosaajat mukaan Nimilistojen sijaan osallistumista

Kokemus vs. näkemys Älä delegoi tietohallinnolle.

3-tasoinen toimittajanhallinta alusta alkaen Hallitse toimittajaa – ei päinvastoin

Tiukkuus ja reiluus

Viestinnän merkitys usein aliarvioidaan Monikanavainen ja roolipohjainen viestintä

Muutos pohjustetaan viestinnällä

G2

Saa toteuttaa

Saa ottaa käyttöön G3 G1 Saa suunnitella

Sopimus- neuvottelut

Käyttöön- oton valmistelu

Liiketoiminnan on muututtava?

Määrittely Toteutus ja testaus

Integraatiot Esi-

määrittely

Liiketoiminta- muutosten

toteutus Liiketoiminta-

muutosten suunnittelu

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Projektin organisointi

Toimittajan hallinta

Viestintä

”Ei ole kiire, sillä IT-osasto ei ikinä pysy aikataulussa” – ajattelu pois. Älä automatisoi roskaa.

Todelliset hyödyt saadaan toimintatapamuutoksilla.

Pidä kiinni kilpailukyvylle oikeasti tärkeistä asioista.

Muissa asioissa hyväksy valmisjärjestelmän prosessit.

Määrittelyn ongelmat näkyvät toteutuksessa.

Muutokset valmisteltava ajoissa

Uudet toimintatavat ja järjestelmät testattava yhdessä Itekseen ei tapahdu mitään: muutosjohtaminen!

Sopimus- neuvottelut

Käyttöön- oton valmistelu

Tietojärjestelmä rakennetaan

Määrittely Toteutus ja testaus

Integraatiot Esi-

määrittely

Liiketoiminta- muutosten

toteutus Liiketoiminta-

muutosten suunnittelu

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Projektin organisointi

Toimittajan hallinta

Viestintä

Kirjaa ja käsittele muutospyynnöt.

Kaikki muutokset ohjausryhmään!

Määrittelyn ja testauksen väli lyhyeksi.

Harkitse ketteriä menetelmiä. Testaa!

Vain valmista käyttöön! Aikalisä, jos tarpeen.

Mikäli mahdollista: pientä, tärkeää ja toimivaa 1. aallossa: onnistuminen!

Saa lopettaa G4 G3 Saa ottaa käyttöön

Käyttöön- oton valmistelu

Projektin lopetus

Käyttöönotto

Käyttönotto

vaiheittain Käyttö Pilottikäyttö

Tehostettu tuki

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Muutos- johtaminen

Viestintä

Projektin purkaminen

Business Case puntariin

Loppu-

raportti

Käyttöön- oton valmistelu

Projektin lopetus

Käyttöönotto

Käyttönotto

vaiheittain Käyttö Pilottikäyttö

Tehostettu tuki

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Muutos- johtaminen

Viestintä

Projektin purkaminen

Business Case puntariin

Loppu- raportti

Valitse 1. käyttööotto huolella: onnistuminen vai ei?

Taklaa huhut asiallisella viestinnällä.

Taklaa ongelmat tehostetulla

tuella.

Valmistaudu teknisiin murheisiin.

Jatka muutospyyntöjen hallintaa. Siirrä tukiorganisaatiolle.

Pidä käyttöönottoprojekti lämpimänä.

Ota huomioon kulttuurierot.

Saa lopettaa G4 G3 Saa ottaa käyttöön

Käyttöön- oton valmistelu

Projektin lopetus

Projektin lopettaminen

Käyttönotto

vaiheittain Käyttö Pilottikäyttö

Tehostettu tuki

Muutos- pyyntöjen

hallinta

Muutos- johtaminen

Viestintä

Projektin purkaminen

Business Case puntariin

Loppu- raportti

Laske kustannukset, arvioi hyödyt.

Miten kävi?

Lessons learned

Projektijuhla!

Toteutus & käyttöönotto kärsii valmistelusta

• Monet ongelmat pohjustetaan valmisteluvaiheessa

• Ohjausryhmä koolle viimeistään RFI/RFP - prosessin aikana!

• Määrittele tavoitteet, vertaa tarjouksia.

• Sopimuksiin vaiheistukset ja asialliset exit pointit; joskus kannattaa keskeyttää eikä jatkaa.

• Vaadi kunnollista, maksa kunnolla, kirjaa sopimuksiin.

• Investoi aikaa ja osaamista sopimus- neuvotteluihin.

Tavoite Tarjous

x x Ok

x y Ei Ok

x z Ok?

…

CxO:n projektimentorointi

• Valmisteluvaiheessa

– Selventämään yhteistä tahtotilaa – Valmistelun health check

– Business Casen laadinnan tuki

– RFI/RFP/Sopimusneuvottelu -vaiheiden tuki

• Varsinaisen projektin aikana

– Projektipäällikön ja projektin omistajan tuki – Projektityön health check

– Projektipäällikkö verkostosta

– Testausosaamista ja työkaluja verkostosta

• Yrityksen johtamisen kehittäminen

– Avainhenkilöiden tukeminen mentoroinnin keinoin – Kehitys-, projekti- ja sovellussalkun hallinnan valmennus – Arkkitehtuurityön & arkkitehtuurista vastaavien mentorointi – …

Kiitos!

Apu haasteisiisi löytyy täältä:

Sales Director

p. 045 636 5250 Leading Mentor

p. 050 550 5718 Leading Mentor

Managing Mentor Toni Hinkka, p. 044 306 3949 Sales Assistant

Url: www.cxomentor.fi Y-tunnus: 2315788-7

S-posti: etu.suku@cxomentor.fi Osoite: Perintötie 2d, 01510 Vantaa

CxO Mentor Oy

Ennen kuin aloitat, hanki hyviä neuvoja, ja kun sitten olet tehnyt päätöksesi, toimi viipymättä.

-Sallustius