Tuukka Teivaala
5D-PROJEKTINHALLINTAJÄRJESTEL- MÄN KÄYTTÖÖNOTTOPROSESSIN
ONNISTUMISEN ARVIOINTI
Diplomityö Rakennetun ympäristön tiedekunta Tarkastaja: Professori Arto Saari Tarkastaja: Väitöskirjatutkija Matti Tauriainen 5/2021
Tuukka Teivaala: 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumisen arviointi
Diplomityö
Tampereen yliopisto
Rakennustekniikan diplomi-insinöörin tutkinto-ohjelma Toukokuu 2021
Tarkastajat: Professori, TkT Arto Saari ja väitöskirjatutkija, TkL Matti Tauriainen
Tämän tutkimuksen tavoitteena oli määrittää kohdeyrityksen 5D-projektinhallintajärjes- telmän käyttöönottoon soveltuvat onnistumisen arviointimenetelmät, joiden avulla voi- daan luotettavasti tarkastella käyttöönottoprosessia ja luoda tarvittavia kehitysehdotuksia käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi. Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena ja tutkimusaineiston kerääminen toteutettiin kirjallisuustutkimuksen, yksilöhaastattelututki- musten ja käyttötestaustutkimuksen avulla.
Diplomityö kostuu teoriaosuudesta, jossa tarkasteltiin rakennusprojektien hallin- taa, 5D-projektinhallintajärjestelmästä tehtyjä edeltäviä tutkimuksia, järjestelmien käyt- töönottoprosessien arvioinnin teoriaa sekä tutkimuksessa käytettävien tutkimusmenetel- mien teoriaa. Teoriaosuuden pohjalta luotiin kohdeyrityksen käyttöönottoprosessin arvi- ointia varten arviointimalli sekä määriteltiin arviointimallissa tarkasteltavat ulottuvuudet ja tekijät. Luodun arviointimallin pohjalta kehitettiin yksilöhaastattelututkimuksessa käy- tetty haastattelurunko. Lisäksi järjestelmän käytön tehokuuden arviointia varten kehitet- tiin erikseen 5D-projektinhallintajärjestelmän tutkimiseen soveltuva käyttötestausmene- telmä.
Luotua yksilöhaastattelurunkoa hyödyntäen toteutettiin tutkimuksen empiirisessä osuudessa haastattelut kohdeyrityksen kehitysorganisaatiolle sekä tuotannon loppukäyt- täjille. Lisäksi kehitettyä käyttötestausmenetelmää hyödynnettiin käyttäjien käytön te- hokkuuden ja järjestelmän käytettävyyden tutkimiseen. Tutkimuksen tuloksena luodut ar- viointimallit ja tutkimusmenetelmät todettiin soveltuvan hyvin tutkittavan 5D-projektin- hallintajärjestelmän käyttöönottoprosessin arviointiin.
Ensimmäisen arvioinnin perusteella käyttöönottoprosessi on tähän mennessä on- nistunut, mutta tutkimuksessa havaittiin, että erityisesti organisaation sitoutumisella, ylemmän johdon tuella, muutosjohtamisella, käyttökoulutusten rakenteella, käyttäjätuella sekä yrityksen strategian konkreettisuudella on iso rooli käyttöönottoprosessin onnistu- misessa ja niissä on vielä parannettavaa. Kaikista näistä ulottuvuuksista luotiin myös ke- hitysehdotukset niiden positiivisten vaikutusten saavuttamiseksi. Käyttötestin perusteella voitiin myös havaita, että tutkittava järjestelmä vaatii paljon opettelua sekä uusien toi- mintatapojen omaksumista, sillä aloittelevan käyttäjän suhteellinen tehokkuus oli tutki- mustulosten perusteella vain noin 20 % täysin käytön omaavan henkilön käyttötehokkuu- desta. Käyttötestin tuloksien perusteella löydettiin myös useita järjestelmän kehityskoh- teita, joiden avulla voidaan pyrkiä parantamaan järjestelmän helppokäyttöisyyttä ja käy- tön tehokkuutta.
Avainsanat: 5D-projektinhallinta, projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton arviointi Tämän julkaisun alkuperäisyys on tarkastettu Turnitin OriginalityCheck –ohjelmalla.
Tuukka Teivaala: Evaluation of a 5D Project Management Environment’s Implementation Process
Master’s Thesis Tampere University
Master’s Degree Programme in Civil Engineering May 2021
Examiners: Professor D.Sc. Arto Saari and D.Sc. Candidate Matti Tauriainen
The objective of this study was to define a reliable method to evaluate and measure the target company’s implementation process of a 5D project management environment and make necessary improvement proposals from the made evaluation. The research for this paper was performed by action research and the data was gathered using individual interviews and the usage testing method.
The first part of this thesis is the theory section, which consist of literature research about construction management, past research of a 5D project management environment, theories of evaluating information systems and enterprise resource systems, and theories of the used research methods. A new evaluating model for 5D project management envi- ronments was created based on the theories and the important features of a 5D project management environment. The evaluating model consists of defined dimensions and fac- tors affecting the implementation process. Interview questionnaires were then created based on our evaluation model. A usage measurement method for 5D project management environments was also created based on the evaluation model and theories of usage test- ing found in the literature research.
In the empirical part of this study, the created evaluation model, interview ques- tionnaire, and usage testing method were used to conduct the evaluation portion of the implementation process. Individual interviews were performed for the company’s devel- opment team and end users from construction projects. Usage performances were meas- ured by using the created usage testing method. Through this study, the created methods were proven to be successful at evaluating a 5D project management environment’s im- plementation process.
Based on the made evaluation, the implementation process of a 5D project man- agement environment has been successful. However, during the study we also discovered that many factors also need development and improvement. These factors include organ- izational commitment, senior management support, change management, structures of user training, and strategies. Based on the usage testing, a lot of user training is needed to successfully implement a 5D project management environment. The measured relative usage performance was around 20% of an experienced user’s performance. During the usage testing many other development proposals for the 5D project management environ- ment were also identified for developing an improved environment to suit the company’s operations even more.
Keywords: 5D Project Management, Evaluating Project Management Software’s Implementation Process
The originality of this thesis has been checked using the Turnitin OriginalityCheck ser- vice.
Tämä diplomityö tehtiin Lujatalo Oy:n toimeksiannosta ja työ toimii opinnäytteenä Tam- pereen yliopiston rakennustekniikan diplomi-insinöörin tutkintoa varten.
Kiitokset työn valvojana ja ohjaajana toimineelle Tampereen yliopiston professorille Arto Saarelle sekä erityiskiitos esimiehelleni Lujatalon digitaalisen rakentamisen johtajalle Matti Tauriaiselle mielenkiintoisen aiheen antamisesta sekä työn ohjaamisesta. Kiitokset kuuluvat myös koko Lujatalo Oy:lle, erityisesti Tietomallintamisen yksikölle, Pirkan- maan alueyksikölle ja kaikille tutkimukseeni osallistuneille henkilöille, jotka mahdollis- tivat työn toteutuksen.
Lopuksi haluan vielä kiittää kaikkia läheisiäni ja ystäviäni, jotka ovat olleet tukenani koko opintojeni ajan.
Tampereella, 6.5.2021
Tuukka Teivaala
1. JOHDANTO ... 1
1.1 Tutkimuksen tausta ... 1
1.2 Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimuskysymykset ... 2
1.3 Tutkimusmenetelmä ja tutkimuksen suoritus ... 3
1.4 Tutkimuksen rakenne ja rajaukset ... 7
2. RAKENNUSPROJEKTIN HALLINTA JA 5D- PROJEKTINHALLINTAJÄRJESTELMÄ ... 10
2.1 Rakennusprojektin hallinta ja toiminnanohjausjärjestelmät ... 10
2.2 5D- projektinhallintajärjestelmä ... 11
2.2.1 5D-projektinhallintajärjestelmän hyödyt ja haasteet ... 13
3. TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO JA ONNISTUMISEN ARVIOINTI ... 16
3.1 Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto ja käyttöönoton kriittiset menestystekijät ... 16
3.2 Tietojärjestelmien arviointi ... 19
3.2.1 Tietojärjestelmien käyttöönoton arviointimallit... 20
3.2.2 Tietojärjestelmien käytön arvioinnin mallit ... 24
4. TUTKIMUSMENETELMÄT ... 27
4.1 Toimintatutkimus menetelmänä ... 27
4.2 Yksilöhaastattelu tutkimusmenetelmänä ... 31
4.3 Käyttötestaus tutkimusmenetelmänä ... 32
4.3.1 Käyttötestin mittaaminen ja arviointi ... 34
5. 5D- PROJEKTINHALLINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTOPROSESSIN ARVIOINTI KOHDEYRITYKSESSÄ ... 36
5.1 Tutkimuskohteen kuvaus... 36
5.2 Järjestelmän käyttöönotto kohdeyrityksessä ... 37
5.2.1 Järjestelmän tuotanto-osuuden käyttökoulutukset ... 37
5.3 Järjestelmän käyttö osana kohdeyrityksen projektinhallintaa ... 39
5.4 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton onnistumisen arviointi ... 45
5.5 Yksilöhaastattelututkimus ... 50
5.5.1 Haastattelurunko ja kysymykset ... 50
5.5.2 Yksilöhaastatteluiden suoritus ... 50
5.5.3 Haastatteluaineistojen käsittely ja tulosten analysointi ... 52
5.6 Käyttötestaus ... 53
5.6.3 Käytön vaikuttavuuden mittaaminen ja arviointi ... 58
5.6.4 Käytön tarkkuuden mittaaminen ja arviointi ... 61
5.6.5 Käyttötestin tulosten käsittely ja analysointi ... 63
6. TUTKIMUSTULOKSET ... 67
6.1 Yksilöhaastatteluiden tulosten yhteenveto ja virheen arviointi... 67
6.2 Kehitysorganisaation yksilöhaastatteluiden tulokset ... 71
6.3 Tuotannon loppukäyttäjien yksilöhaastatteluiden tulokset ... 77
6.4 Käyttötestin tutkimustulokset tehtäväkohtaisesti ... 89
6.5 Käyttötestin tulosten yhteenveto ja kehitysideat ... 97
6.6 Käyttötestin menetelmän arviointi ja virheen määritys... 100
7. TUTKIMUSTULOSTEN POHDINTA ... 104
7.1 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessin arviointi ... 104
7.1.1 Tutkimuksessa havaitut kriittiset menestystekijät ja kehitysideat kohdeyrityksen käyttöönottoprosessiin ... 107
7.2 5D-projektinhallintajärjestelmän havaitut nettohyödyt ja haasteet ... 111
7.3 Käyttötesti osana 5D-projektinhallintajärjestelmän käytön tutkimista ... 113
7.4 Tulosten luotettavuus ja yleistettävyys ... 116
8. JOHTOPÄÄTÖKSET ... 118
8.1 Diplomityön tavoitteiden saavuttaminen ... 118
8.1.1 Jatkotutkimusehdotukset ... 119
LÄHTEET ... 121
LIITTEET ... 126
Kuva 1. Tutkimuksen rakenne ... 8
Kuva 2. Alkuperäinen tietojärjestelmien menestysmalli (DeLone & McLean 1992 mukaillen) ... 21
Kuva 3. Päivitetty tietojärjestelmän menestysmalli (DeLone & McLean 2003) ... 21
Kuva 4. Tietojärjestelmän menestysmallin vahvimmat vuorovaikutussuhteet (Petter et. al 2008 mukaan) ... 22
Kuva 5. Yksinkertaistettu 3D- malli tietojärjestelmän vaikutusten arviontiin (Balatine et. al 1996 mukaillen) ... 23
Kuva 6. Alkuperäinen TAM-malli (Davis 1985) ... 25
Kuva 7. UTAUT-malli. (Venkatesh et. al 2003) ... 26
Kuva 8. Tutkijan asema ja rooli tämän tutkimuksen toteutuksessa ... 29
Kuva 9. Toimintatutkimuksen prosessimalli (kts. esim. Juuti & Puusa 2020) ... 30
Kuva 10. iTWO 5D-projketinhallintajärjestelmä (RIB Software AG 2018 mukaillen) ... 36
Kuva 11. 5D-projektinhallintajärjestelmän projektinäkymä ... 40
Kuva 12. Urakkalaskelma- moduuli projektin kustannusten hallintaan ... 41
Kuva 13. Tehtävämalli- moduuli projektin aikatauluhallintaan... 42
Kuva 14. AM/LM määrät- moduuli projektin toteumatiedon kirjaamiseen ... 43
Kuva 15. Valvonta- moduuli projektin valvontaan ja ennustamiseen ... 44
Kuva 16. Kuvitellun esimerkkiprojektin 5D-visualisointi ... 45
Kuva 17. 5D-projektinhallitajärjestelmän käyttöönoton arviointimalli ... 46
Kuva 18. 5D-projektinhallintajärjestelmän arvioinnin viitekehys... 47
Kuva 19. Käyttötestin arviointimalli ... 57
Kuva 20. Käyttötestauksen arviointilomake (osa) ... 58
Kuva 21. Suoritusajan kirjaaminen käyttötestin arviointilomakkeella ... 59
Kuva 22. Tulosten vertailu- työkirja ... 66
Kuva 23. Tehtävän 1 arviointi ... 89
Kuva 24. Tehtävän 2 arviointi ... 90
Kuva 25. Tehtävän 3 arviointi ... 91
Kuva 26. Tehtävän 4 arviointi ... 91
Kuva 27. Tehtävän 5 arviointi ... 92
Kuva 28. Tehtävän 6 arviointi ... 94
Kuva 29. Tehtävän 7 arviointi ... 94
Kuva 30. Tehtävän 8 arviointi ... 95
Kuva 31. Tehtävän 9 arviointi ... 95
Kuva 32. Tehtävän 10 arviointi ... 96
Kuva 33. Käyttötestien mitatut suhteelliset tehokkuudet ... 97
Kuva 34. Havaittujen suoritusongelmien ja virheiden mukaan suodatetut käyttötestaustulokset. ... 98
Kuva 35. Käyttöönoton jatkuva arviointiprosessi ... 120
1. JOHDANTO
1.1 Tutkimuksen tausta
Rakennusala on jo pitkään kärsinyt muita teollisuuden aloja heikommasta kannattavuu- den kehittymisestä. Kannattavuuden parantamista on jo pitkään pyritty kehittämään esi- merkiksi tietomallintamisella, Lean ja JIT- menetelmien soveltamisella sekä tuotannon- ohjauksen ja projektinhallinnan parantamisella. Projektinhallinnan tehostamisen kannalta etenkin toiminnanohjausjärjestelmien kehittäminen ja käyttöönottaminen on nähty isoksi tekijäksi, jolla voidaan mahdollistaa tehokkaampaa rakennusprojektien kustannus- ja ai- katauluhallintaa. Toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntäminen on ollut kuitenkin raken- nusalalla paljon muita teollisuuden aloja heikompaa ja kehitystyö on jäänyt pahasti jäl- keen. Syynä tähän on usein rakennusalan suuri heterogeenisyys ja konservatiivisuus ver- rattuna muihin teollisuuden aloihin (Hewavitharana et al. 2019). Heterogeenisyyden ja konservatiivisuuden takia projekteja on usein haastavaa yhdistää ja toiminta tukeutuukin usein vahvasti kokemusperäiseen tietoon järjestelmien tuottaman tiedon sijasta kaikissa projektin vaiheissa
Tässä tutkimuksessa tarkastellaan kohdeyrityksen käyttöönottamaa uutta 5D-projektin- hallintajärjestelmää, jolla korvataan kohdeyrityksen jo pitkään käytössä ollut vanha pro- jektinhallintajärjestelmä. Uudistuksella pyritään hakemaan parannuksia kohdeyrityksen projektinhallintaan integroimalla kustannus- ja aikatauluhallinta samaan tietokanta- ja tie- tomallipohjaiseen koko projektin toteutuksen integroivaan projektinhallintajärjestel- mään. Uudistuksella tavoitellaan myös kohdeyrityksen eri alueyksiköiden toimintatapo- jen yhdistymistä ja siten parannusta koko kohdeyrityksen toimintaan ja kannattavuuteen samanaikaisesti. Integroidun projektinhallintajärjestelmän avulla voidaan myös päästä eroon useiden ohjelmien ja erilaisten toimintatapojen kirjosta, jolla voidaan vähentää tie- don hukkaa ja toisaalta lisätä käytettävän tiedon määrää ja laatua.
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto on kuitenkin todettu historiassa haasteel- liseksi ja vaikka järjestelmä olisi toimiva sekä soveltuisi yrityksen ja käyttäjien toimin- taan, voi järjestelmän käyttöönotto epäonnistua useista eri syistä. Jotta uusi projektinhal- lintajärjestelmä mahdollistaisi maksimaalisen lisäarvon organisaatiolle ja järjestelmän käyttäjille, on järjestelmä saatava osaksi yrityksen päivittäistä käyttöä tehokkaan ja toi- mivan käyttöönottoprosessin avulla. Jokainen käyttöönottoprosessi on uniikki ja vaatii organisaatioilta sekä yksilöitä paljon työtä käyttöönoton onnistumiseksi. Käyttöönotto- prosessin onnistumisen ei tulekaan olettaa onnistuvan ilman, että käyttöönottoprosessia arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti käyttöönottoprosessin kuluessa.
Monimutkaisten järjestelmien käyttöönottoprosessien arviointi on kuitenkin tutkimuk- sissa todettu hyvin haastavaksi, sillä käyttöönottoprosessiin liittyy useita tekijöitä, joista useat eivät ole myöskään mitattavissa määrällisesti (Petter et al. 2012). Tästä syystä uni- versaaleja käyttöönottoprosessien arviointiin ja mittaamiseen soveltuvia arviointimalleja ei ole onnistuttu, eikä toisaalta voida myöskään luoda, vaan jokaista käyttöönottoproses- sia tulee arvioida käyttöönottoprosessin ominaisuudet huomioiden (Turunen 2001).
1.2 Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimuskysymykset
Tutkimuksen tavoitteena on luoda arvio kohdeyrityksen 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumisesta ja esittää luodun arvion pohjalta kehitysideoita käyttöönottoprosessin parantamiseksi. Arviointia varten tutkimuksessa tulee kuitenkin ensin selvittää mitkä tekijät vaikuttavat 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon ja sen onnistumiseen. Ensimmäinen tutkimuskysymys voidaankin kuvailla seuraavasti:
1. Mitä asioita tulee huomioida 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottopro- sessin onnistumisen edellytyksinä?
Koska järjestelmien käyttöönoton arvioinnissa tulee huomioida tutkitun järjestelmän ja käyttöönottoprosessin ominaispiirteet (Turunen 2001; Petter et. al 2008; 2012), eikä tut- kittavasta 5D-projektihallintajärjestelmästä ole edeltävissä tutkimuksissa laadittuja arvi- ointimenetelmiä tai mittaristoja, on tutkimuksen tavoitteena luoda kyseisen 5D-projek- tinhallintajärjestelmän arviointiin soveltuva arviointimalli ja mittaristo. Toinen tutkimus- kysymys voidaan tiivistää seuraavasti:
2. Kuinka voidaan arvioida 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton onnistu- mista ja mitkä ovat tutkittavan käyttöönottoprosessin kehitystarpeet?
Koska järjestelmällä saatavat hyödyt riippuvat suuresti siitä, kuinka järjestelmä saadaan otettua käyttöön yrityksen arkisessa toiminnassa, liittyy käyttöönottoon aina isona teki- jänä järjestelmän käyttö ja käytön tehokkuus. Osana järjestelmän käyttöönoton arviointia tutkimuksessa kehitetään järjestelmän käytön tehokkuuden mittaamiseen soveltuva arvi- ointimalli, jota voidaan käyttää myös jatkossa käyttötehokkuuden kehittymisen tutkimi- seen ja mittaamiseen. Tämän tavoitteen pohjalta on muodostettu kolmas tutkimuskysy- mys:
3. Kuinka voidaan luotettavasti arvioida ja mitata 5D-projektinhallintajärjestelmän käytön tehokkuutta ja sen kehittymistä?
Koska tutkittavan 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on hyvin pitkäkestoinen ja laaja projekti, rajautuu tämä tutkimus lähinnä arviointimallien, menetelmien ja mitta- ristojen kehittämiseen. Tutkimuksen pohjalta luodaan ensimmäinen arvio käyttöönotto- prosessin onnistumisesta, mutta käyttöönottoprosessin arviointi ja tutkimustietojen ke- räys ovat tärkeitä jatkotutkimusaiheita, jotta tutkittavan järjestelmän käyttöönotto onnis- tuu suunnitellusti.
1.3 Tutkimusmenetelmä ja tutkimuksen suoritus
Diplomityön tutkimusmenetelmänä on toimintatutkimus, missä tutkija osallistui koh- deyrityksen järjestelmän käyttöönottoprosessin tehtäviin ja käytön seurantaan kolmen al- kavan rakennusprojektin osalta. Tutkimuksen ominaispiirteet, jotka vaikuttivat tutkimus- menetelmän valintaan:
• Uuden projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on sosiotekninen haaste, mikä vaikuttaa organisaation toimintatapoihin ja aiheuttaa toimintatapojen muutostar- vetta.
Tutkimuksissa on todettu, että tutkittavien toimijoiden osallistaminen on tärkeää kehitet- täessä organisaation toimintatapoja (Carr & Kemmis 1986; Juuti& Puusa 2020 mukaan).
Tässä tutkimuksessa tutkittavat toimijat ovat järjestelmän tuotanto-osuuden loppukäyttä- jät, ja toimintatutkimuksessa tutkijan tavoitteena onkin oman toimintansa tutkimisen ohella osallistaa loppukäyttäjiä reflektoimaan omaa toimintaansa. Tämän pohjalta tutkija pyrkii toimintatutkimuksessa teorisoimaan nykyisiä toimintatapoja ja löytämään niiden muutostarpeita. Toimintatutkimuksen keskiössä tuleekin olla tavoite aktiiviseen toimin- tatapojen muutokseen (Suojanen 2004). Yhteistoiminnan tutkittavien kanssa on todettu myös parantavan muutosmyönteisyyttä, sillä muutokseen sitoutumisen nähdään olevan vahvinta silloin, kun toimijat ovat itse osana päätöksentekoa. (Kuula 1999; Willis & Ed- wards 2014;) Kääntäen on havaittu, että mikäli työntekijöitä ei osallisteta oman toimin- tansa kehittämiseen vaan muutokset annetaan ulkopuolelta, ei toimintatapojen muutosta tämän pohjalta todellisuudessa tapahdu. (Suojanen, U. 2004; Juuti& Puusa 2020)
• Loppukäyttäjien käyttökoulutukset ovat isossa osassa käyttöönottoprosessia.
Toimintatutkimuksen voidaan nähdä yhdistävän tutkimuksen, koulutuksen ja toiminnan yhdeksi prosessiksi (Hall 1981). Koulutuspainotteisessa toimintatutkimuksessa tutkimus liittyy usein tietyn ryhmän tai organisaation kouluttamiseen, kun taas hankepainotteisessa toimintatutkimuksessa tutkimuksen tarkoituksena on kehittää toiminnan tuotosta, esimer- kiksi tuotetta. Suojanen (2004) mukaan usein toimintatutkimuksissa kuitenkin esiintyy nämä molemmat näkökulmat. Kuten tässäkin tutkimuksessa, tutkittavana on silloin tyy- pillisesti organisaatio, jossa pyritään kouluttautumaan yhdessä ja samalla kehittämään or- ganisaation toimintaa. Toimintatutkimuksen on nähty sopivan tällaiseen tutkimukseen hyvin. (Suojanen 2004).
• Tutkija on kuulunut kohdeyritykseen jo pidemmän aikaa.
Toimintatutkimuksessa tutkijan tulee olla tiiviissä yhteistyössä tutkittavien kanssa ja tut- kia näiden toimintaa tarpeeksi läheltä, jotta voidaan varmistua tutkimuksesta saatavan tiedon oikeellisuudesta, tarpeellisuudesta ja riittävyydestä. Koska tutkija on tässä tapauk- sessa ollut osana tutkittavaa yritystä jo pidemmän aikaa, ymmärtää tutkija tutkittavien toimintaa ja toimintaympäristöä, sekä käyttää yhteistä ammattikieltä tutkittavien kanssa.
Nämä asiat voidaan nähdä tukevan tiiviimmän ja avoimemman yhteistyön saavuttamista.
Tutkija myös ymmärtää tutkittavien toimintaa ja toimintaympäristöä, sekä käyttää yh- teistä ammattikieltä tutkittavien kanssa. Nämä asiat auttavat luomaan keskustelevan ja
avoimen ilmapiirin, mikä nähdään onnistuneen toimintatutkimuksen edellytyksenä (Suo- janen 2004). Toimintatutkimusta menetelmänä on kuvattu tarkemmin työn kappaleessa 4.
• Tutkittavana on ainutkertainen ja laajamittainen käyttöönottoprosessi
Tutkimus suoritetaan kvalitatiivisena, koska tutkittavana tapauksena on vain yksi uniikki käyttöönottoprosessi, jolloin tutkimustuloksia on vaikea käsitellä luotettavasti kvantita- tiivisin menetelmin. Kvalitatiivinen tutkimus on myös käyttöönottamisen kohdalla järke- vää, sillä uusien järjestelmien käyttöönotto ja käyttö ovat hyvin yksilökohtaisia, jolloin tutkimustulokset voivat olla hyvin vaihtelevia ja vaikeasti yhdisteltävissä kvantitatiivi- sesti. Toimintatutkimuksen valintaa tutkimusmenetelmäksi tukee sen hyvä soveltuvuus laadulliseen tutkimukseen (Suojanen 2004).
Osana toimintatutkimusta käytetään päätiedonkeruumenetelminä kirjallisuuskatsausta, yksilöhaastattelututkimusta sekä käyttötestaustutkimusta. Kirjallisuuskatsauksella pyri- tään vastaamaan osittain kaikkiin kolmeen tutkimuskysymykseen. Siinä kartoitetaan teh- tyjä tutkimuksia liittyen projektinhallintaan, projektinhallintajärjestelmiin sekä järjestel- mien käyttöönottoprosessiin ja sen arviointiin sekä mittaamiseen. Tämän kartoituksen pohjalta luodaan tutkimuksen teoriaosuus, joka toimii pohjana tutkimuksen empiirisen osuuden toteutukselle.
Yksilöhaastattelututkimus valikoitui tutkimuksen tiedonkeruumenetelmäksi sen ollessa helppo toteuttaa ja sen avulla pystytään saamaan tutkimustietoa jokaiselta käyttöönotto- prosessiin osallistuneelta henkilöltä. Yksilöhaastattelu toteutetaan pääosin puoliavoimilla ja avoimilla kysymyksillä, joilla pyritään saamaan haastateltavat vastaamaan käyttöön- oton arvioinnin kannalta tärkeiksi määriteltyihin tekijöihin ja tuomaan esiin käyttöönoton ja toimintatapojen kehitystarpeita. Näiden haastatteluiden pohjalta pyritään vastaamaan tutkimuskysymyksiin 1 & 2.
Käyttötestauksella pyritään vastaamaan tutkimuskysymykseen 3 kehittämällä luotettava tapa mitata järjestelmän käytön tehokkuutta. Suoritettujen mittauksien perusteella pyri-
tään vastaamaan osittain myös tutkimuskysymykseen 1 luomalla tarvittavia kehitysehdo- tuksia järjestelmän käyttöön liittyen. Kaikki käytetyt tiedonkeruumenetelmät, sekä tutki- muskohteet ovat esitettynä taulukossa 1.
Taulukko 1. Tiedonkeruumenetelmät, menetelmien tarkoitukset ja tutkimuskohteet Tiedonkeruu-
menetelmä
Menetelmän tarkoitus Tutkimuskohde
Kirjallisuus- katsaus
Luoda tutkimuksen teoriaosuus, jossa kä- sitellään projektinhallintajärjestelmiä, jär- jestelmien käyttöönottoa ja käyttöönoton arviointia.
Vastaus tutkimuskysymyksiin 1, 2 & 3.
Tehdyt tutkimukset ja muut tieteelliset lähteet
Haastattelutut- kimus
Haastattelututkimuksen avulla kartoite- taan käyttäjien näkemyksiä käyttöönotto- prosessista ja järjestelmän käytöstä. Haas- tattelun tulosten pohjalta pyritään muo- dostamaan arvio käyttöönottoprosessin onnistumisesta.
Vastaus tutkimuskysymyksiin 1 & 2
Järjestelmän käyttöön- ottoon osallistuvat tuo- tannon toimihenkilöt ja kehitysorganisaation henkilöstö
Käyttötestaus Kehitetään menetelmä ja mittaristo käytön tehokkuuden mittaamiseen, jonka avulla voidaan tutkia käyttäjien järjestelmän käyttötehokuutta ja sen kehittymistä.
Vastaus tutkimuskysymykseen 1 & 3.
Valitut tuotannon toimi- henkilöt
Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa luodaan yleiskäsitys projektinhallinnasta, 5D-pro- jektinhallintajärjestelmästä sekä toimintatutkimuksesta tutkimusmetodina. Tämän vai- heen aikana tutkija käy kirjallisuuskatselmuksen avulla läpi toimintatutkimuksen omi- naispiirteet ja sisäistää toimintatutkimuksen suoritukselle oleelliset menetelmät, ja suun- nittelee tutkimuksen suorituksen. Tutkimuksen ensimmäisen vaiheen tuloksena kirjoite- taan tutkimuksen teoriaosuutta, sekä kuvaus toimintatutkimuksesta menetelmänä.
Tutkimuksen toisessa vaiheessa tutkija osallistuu järjestelmän tuotannon käyttökoulutuk- siin yhdessä tutkittavina toimivien tuotannon loppukäyttäjien kanssa. Tutkija osallistuu jokaisen kohdeyrityksen alueyksikön käyttökoulutuksiin, joissa myös itse opettelee jär-
jestelmän käytön ja reflektoi näin omaa oppimistaan koulutusten ja järjestelmän arvioin- nissa. Tutkija nauhoittaa käyttökoulutukset ja kirjoittaa niistä myös muistiinpanot, joiden pohjalta voidaan työn myöhemmässä vaiheessa arvioida koulutuksien läpivientiä ja on- nistumista. Koulutuksista kerätään myös loppukäyttäjiltä saatava palaute ja kehitysideat.
Tutkimuksen kolmannessa vaiheessa tutkija muodostaa käyttöönoton arvioinnin ja käyt- tötestauksen teoriaosuuden kirjallisuusselvityksen avulla, sekä suunnittelee tutkimusme- netelmät ja tutkimusmenetelmien suorituksen. Tämän jälkeen tutkija suunnittelee tutki- muskysymyksen 2 & 3 mukaisesti käyttöönoton ja käyttötutkimuksen arviointimallit ja mittaristot.
Arviointimallien ja mittaristojen luomisen jälkeen suoritetaan tutkimusaineiston kerää- minen noin kuukausi käyttökoulutusten jälkeen. Näin pyritään antamaan loppukäyttäjille aikaa kerätä järjestelmän käyttökokemusta, jolloin voidaan nähdä tutkimusaineiston ke- räämisen yksilöhaastatteluilla sekä käyttötestauksella tuottavan parempia tutkimustulok- sia. Tutkimuksen viimeisessä vaiheessa esitetään saadut tutkimustulokset ja niiden ana- lysoinnin pohjalta vastataan asetettuihin tutkimuskysymyksiin.
1.4 Tutkimuksen rakenne ja rajaukset
Tämä tutkimusraportti koostuu seitsemästä pääluvusta, jotka ovat esitettynä kuvassa 1.
Tämän johdantokappaleen jälkeen, pääluvussa kaksi, esitetään työn teoreettinen tausta rakennusprojektin hallinnasta sekä tarkastellaan tutkittavasta 5D-projektinhallintajärjes- telmästä tehtyjä edeltäviä tutkimuksia ja näiden tuloksia. Tutkimusraportin kolmannessa pääluvussa on esitettynä teoreettinen tausta järjestelmien käyttöönotosta ja sen arvioin- nista. Pääluvussa neljä on kuvattuna tarkemmin tutkimuksessa käytettävät tutkimusme- netelmät ja niiden käyttäminen. Tässä yhteydessä myös luotiin teoreettinen tausta käyttö- testaukselle sekä käytön tehokkuuden arvioinnille ja mittaamiselle. Tutkimusraportin vii- dennessä pääluvussa on kuvattuna tutkittava kohdeyritys sekä tutkimusmenetelmien to- teutus. Viimeisessä pääluvussa on esitetty tutkimustuloset ja johtopäätökset sekä tutki- muksen onnistumisen arviointi sekä jatkotutkimusehdotukset.
Kuva 1. Tutkimuksen rakenne
Tutkimus rajautuu 5D-projektinhallintajärjestelmän tuotannon osuuden käyttöönottoon.
Tutkimus toteutetaan tutkimalla kolmen eri alueyksikön ja kolmen eri projektin käyttöön- ottoprosessia ja sen onnistumista. Tästä syystä tutkimuksessa ei erikseen tutkita esimer- kiksi muiden yksiköiden toimintaa, muiden ohjelmistojen ja järjestelmien käyttämistä tai muita järjestelmän kokonaisuuksia kuten laskentaa tai tietomallien käsittelyä. Tutkitta- essa koko yrityksen toimintaa integroivaa järjestelmää, on kuitenkin välttämätöntä ym- märtää ja selventää myös koko järjestelmän toimintaa sekä eri osien ja työtehtävien liit- tymistä toisiinsa. Tästä syystä tutkimuksessa tarkastellaan osin järjestelmän toimintaa myös laajemmassa kuvassa.
Tutkimus myös rajautuu ajallisesti tuotannon osuuden käyttöönottoprosessin alkuvaihee- seen, jolloin tutkimuksella ei voida vielä saavuttaa täydellistä kuvaa järjestelmän käyt- töönottoprosessin onnistumisesta vaan tutkimus rajoittuu arvioinnin ja mittaamisen me- netelmien laatimiseen, sekä näiden pohjalta saatuun ensimmäiseen onnistumisen arvioon sekä kehityskohteisiin. Tästä syystä tutkimuksessa tulee erityisesti kiinnittää huomiota tutkimuksessa luotujen arviointimenetelmien toistettavuuteen, jolloin niitä voidaan hyö- dyntää käyttöönoton arviointiin myös jatkotutkimuksissa.
2. RAKENNUSPROJEKTIN HALLINTA JA 5D- PROJEKTINHALLINTAJÄRJESTELMÄ
2.1 Rakennusprojektin hallinta ja toiminnanohjausjärjestelmät
Rakennusprojektit ovat luonteeltaan kompleksisia ja dynaamisia, mikä asettaa rakennus- projektin hallinnalle perinteisistä lineaarista ja järjestelmällisistä projekteista poikkeavia vaatimuksia. Suurimmat erot useisiin perinteisempiin projekteihin tuo projektien laajuus sekä projektien ainutkertaisuus sijainnin, tuotoksen ja organisaation suhteen. Rakennus- projektit ovat ajallisesti ja kustannuksiltaan suuria ja projektien toteutus vaatii useiden eri toimijoiden ja työtehtävien hallintaa sekä yhteensovittamista. Jokaiselle rakennusprojek- tille määritellään oma projektiorganisaatio, joka on vastuussa projektin toteuttamisesta ja hallinnasta. Rakennusprojekteissa on useita hallittavia ulottuvuuksia kuten aika, laatu, kustannukset ja ihmiset. Näiden kaikkien ulottuvuuksien hallinta projektin tavoitteiden saavuttamiseksi vaatii tehokasta projektinhallintaa. (Bertelsen 2003)
Edellä mainittujen ominaisuuksien takia rakennusprojektien hallinnassa tulisi keskittyä etenkin kokonaisuuksien hallintaan, mihin projektinhallintaan käytettävien integroitujen toiminnanohjausjärjestelmät on nähty tuovan paljon etuja. Integroiduilla toiminnanoh- jausjärjestelmillä on todettu olevan useita hyötyjä rakennusalalla. Hewavitharana et al.
(2019) mukaan tutkimuksissa on todettu, että toiminnanohjausjärjestelmiä käyttävät ra- kennusalanyritykset hahmottavat paremmin liiketoimintansa kokonaiskuvan, mikä sisäl- tää kaikki yrityksen toiminnot ja osastot. Tämän lisäksi yrityksellä on toiminnanohjaus- järjestelmillä mahdollisuus ylläpitää vain yhtä tietokantaa, mihin voidaan kerätä kaikki yrityksen tiedot, jolloin tiedon hukka vähenee ja tietoa on enemmän saatavilla esimerkiksi ennustamiseen ja raportointiin. Näiden kahden suurimman hyödyn lisäksi tutkimuksissa on todettu toiminnanohjausjärjestelmillä olevan rakennusprojektien hallinnassa myös muita positiivisia vaikutuksia, kuten projektin kokonaiskustannusten aleneminen, läpi- menoajan lyheneminen, tuottavuuden parantuminen, varastokokojen pieneneminen, asia- kastyytyväisyyden kasvu sekä kilpailuedun saaminen. (Tatari et al. 2008; Hewavitharana et al. 2019)
Toiminnanohjausjärjestelmien haasteiksi on kuitenkin tutkimuksissa nähty esimerkiksi kustannusten nousu, resurssien lisääntynyt tarve, uusien toiminnanohjausjärjestelmien vaatimat toimintatapojen muutokset, tietoteknisten laitteiden ja taitojen lisääntyneet vaa- timukset ja vaativien muutosjohtamistaitojen hallitseminen etenkin ylemmällä johdolla.
(Tatari et al. 2008; Hewavitharana et al. 2019)
2.2 5D- projektinhallintajärjestelmä
Rakennusprojektin tietomallinnus on moniulotteinen prosessi, joka edesauttaa rakennus- projektin sidosryhmien kommunikointia ja tiedonvälitystä (Vigenault et al. 2019). Raken- nuksen tietomallinnuksen tasoa voidaan kuvata käyttäen eri ulottuvuusasteita, missä ulot- tuvuuksien määrä riippuu siitä, kuinka paljon tietoa tietomalli sisältää. 5D-tietomallinnus on alun perin kehitelty jo vuonna 2008 ja sitä on yleisesti kuvattu 3D-tietomalliin poh- jautuvaksi ominaisuudeksi, jonka tarkoituksena on parantaa rakennusprojektin kustan- nushallintaa ja parantaa sen tarkkuutta. (Yujuan et. al 2020) 5D-projektinhallintajärjes- telmällä tarkoitetaan sellaista viisi ulotteista tietomallinnukseen pohjautuvaa järjestel- mää, joka yhdistää tietomallin (3D), aikataulun (4D) ja kustannukset (5D). Tarkastelta- essa 5D-projektinhallintajärjestelmän ominaisuuksia ja käyttökohteita, voidaan ensin kä- sitellä kaikkien ulottuvuuksien käyttöä ja hyötyjä erikseen ja lopuksi näiden yhteisvaiku- tusta 5D-projektinhallintajärjestelmässä.
Perinteinen kolmiulotteinen tietomalli sisältää paljon geometrista ja numeraalista tietoa rakennusprojektista. Tyypillisesti se sisältää esimerkiksi arkkitehtuuriset ominaisuudet, rakenteet, tilat ja talotekniikan. Nämä tiedot ovat mallinnettu kolmiulotteiseksi tietomal- liksi, joka visualisoi rakennusprojektin lopputuotosta. 3D-mallinnus on nykyään yleisty- nyt jo etenkin suurien ja keskisuurten rakennushankkeiden kohdalla merkittävästi. 3D- tietomallinnuksella voidaan kuvata tarkemmin hankkeen kokonaisuutta ja suorittaa esi- merkiksi risteilytarkastelut eri suunnitelmien välillä. Tästä syystä sen on todettu paranta- van hankkeen informaationkulkua, projektinhallintaa ja projektin kokonaislaatua.
(D’Amico et. al 2020; Vigenault et al. 2019)
Linkittämällä kolmiulotteiseen tietomalliin projektin aikataulu, saadaan tietomallista nel- jäulotteinen. Linkitys voidaan tehdä halutulla tarkkuusasteella, jolloin halutessaan voitai-
siin tarkastella etenemistä aina objektitasolla asti. 4D-tietomallissa rakennuksen tietomal- lin ja siihen linkitetyn aikataulun avulla voidaan havainnollistaa rakennusprojektin val- miusastetta missä tahansa tarkasteltavassa ajanhetkessä. 4D-mallissa rakennusprojektia voidaan havainnollistaa valmistuneilla, työn alla olevilla tai tekemättömillä töillä missä tahansa projektin rakennusvaiheessa. Tämä visualisointi helpottaa suunnittelemaan tuo- tannon aikataulutusta ja työjärjestyksiä, jonka avulla voidaan esimerkiksi vertailla eri to- teutusvaihtoehtojen vaikutusta projektin läpimenoaikaan. (Chau et. al 2004, Vigenault et al. 2019) 4D- aikataulun käytön yhtenä haasteena on kuitenkin tyypillisesti 4D-aikataulun irrallisuus muista aikatauluohjelmista ja projektinhallinnan tehtävistä, jolloin siitä saavu- tettavat hyödyt tuotannossa on koettu työmäärään nähden liian pieniksi (Lopperi, 2019).
Kun tietomalliin ja siihen linkitettyyn aikatauluun yhdistetään projektin kustannukset, tu- lot ja budjetti, saadaan tietomallista viisiulotteinen. 5D-tietomallissa kustannukset ja tulot kertyvät projektille rakennusosien ja aikataulun kanssa integroituna. Perinteisessä raken- nusprojektin hallinnassa aikataulua ja kustannuksia on tyypillisesti tarkasteltu erillisillä järjestelmillä tai ohjelmilla ja sitten verrattu näitä keskenään. Tämän lisäksi 3D-tietomal- lin tarkastelu suoritetaan vielä näistä erillisellä ohjelmalla. 5D-projektinhallintajärjestel- mässä kaikki ulottuvuudet sisältyvät samaan kokonaisuuteen, jolloin niitä voidaan tarkas- tella samanaikaisesti yhden järjestelmän sisällä ja muutoksien kaikki vaikutukset ovat nähtävillä yhdestä järjestelmästä samanaikaisesti. (D’Amigo et. al 2020; Chau et. al 2004)
Tämän lisäksi 5D-projektinhallinta integroi tuotannon toiminnan lisäksi rakennusprojek- tin myös sen koko elinkaaren ajalta aina hankekehitysvaiheesta projektin loppuun asti.
Tarjouslaskenta voidaan järjestelmällä tehdä ottamalla määrätiedot tietomallista ja edel- leen hinnoittelemalla määrätietojen nimikkeet panoshinnoittelua hyödyntäen, missä ni- mikkeen hinta muodostuu resursseista ja resurssien hinnoista. Tämän voidaan nähdä ole- van muutos kohti tarkempaa ja nopeampaa laskentaa, missä laskijan oma kokemustieto ja arviot korvataan läpinäkyvämmällä laskentatiedolla. Näin laskettuna kaikki laskenta- ja hinnoittelutiedot ovat 5D-projektinhallintajärjestelmän sisällä ja siten saatavilla myös tuotannon hyödynnettäväksi (Lee et al. 2016). Näin järjestelmään lasketulla projektilla kustannusmuutokset myös päivittyvät samaan tietomalliin linkitettyyn aikatauluun auto- maattisesti, jolloin projektinhallinnassa voidaan heti nähdä muutosten vaikutukset kai- kissa projektinhallinnan ulottuvuuksissa. (Kala et al. 2010; Lopperi 2019)
2.2.1 5D-projektinhallintajärjestelmän hyödyt ja haasteet
5D-projektinhallintajärjestelmistä, sen hyödyistä ja haasteista, sekä käyttöönotosta on historiassa tehty jonkin verran tutkimusta. Lisäksi tietomallintamisen hyödyntämisestä rakennusprojekteilla on tehty paljon tutkimusta, jonka tutkimustuloksia voidaan yhdistää myös tutkittavaan 5D-projektinhallintajärjestelmään.
Ding et. al (2014) tutkimuksessa kartoitettiin tehtyjä tutkimuksia liittyen yleisesti tieto- mallintamisen käyttökohteisiin rakennushankkeiden projektinhallinnassa. Tutkimuksen mukaan tietomallinuksella pyritään parantamaan esimerkiksi suunnitelmien tarkastelua, energiatehokkuutta, aikataulun ja kulujen hallintaa, kiinteistön elinkaareen aikaista hal- lintaa, työturvallisuutta ja rakentamisen laatua. Tehdyt tutkimukset olivat kuitenkin pää- osin keskittyneet suunnitelmien tarkasteluun, energiatehokkuuteen sekä aikataulujen ja kulujen hallintaan. Tämä selittyy Ding et. al (2014) mukaan sidosryhmien ensisijaiseen tarkoitukseen maksimoida projektin tuotot ja laatu, johon pyritään paremmalla aikataulu- ja kustannustehokkuudella sekä suunnitelmien laadun parantamisella.
Näiden tietomallinnuksesta saatavien hyötyjen lisäksi 5D-projektinhallintajärjestelmän nähdään parantavan projektin tiedonkulkua, koska kaikki ulottuvuudet ja projektivaiheet ovat linkitettyinä toisiinsa ja saatavilla yhdessä järjestelmässä, jossa kaikki työskentelevät samanaikaisesti. Tämän voidaan nähdä vaikuttavan positiivisesti etenkin työmaaorgani- saation ja työmaan tukiorganisaatioiden väliseen yhteistyöhön. (Liu et al. 2014; Lee et al.
2016; Hakanen 2017) Tiedonkulun parantumisen lisäksi käytettävissä olevan tiedon määrä kasvaa tutkimusten mukaan merkittävästi 5D-projektinhallintajärjestelmän käyt- töönoton ansiosta. (kts esim. Hakanen 2017; Vigenault et al. 2019)
5D- projektinhallintajärjestelmä myös lisää automaattista informaation käsittelyä, jolloin inhimillisten riskien määrän nähdään pienenevän. Tämän on nähty vaikuttavan positiivi- sesti etenkin projektien kustannuslaskennan tarkkuuteen ja siten myös rakentamisvaiheen kustannustehokkuuteen. (Chan et. al 2004; Moses et. al 2020) Tyypillisesti kustannusseu-
ranta ja aikatauluseuranta ovat toisistaan erillään ja niiden tuloksia yhdistetään ja verra- taan manuaalisesti. Aikataulun ja kustannustiedon integraation ja tiedonkulun kehittymi- sen ansiosta 5D-projektinhallintajärjestelmä mahdollistaa paremman kustannus- ja aika- tauluseurannan lisäksi esimerkiksi tehokkaampaa resurssien hallintaa, työvaiheiden suun- nittelua, projektin seurantaa ja raportointia. (kts esim. Liu et al. 2014; Lee et al. 2016;
Moses et. al 2020)
5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton ja käytön haasteina kirjallisuusselvityksen mukaan ovat kuitenkin esimerkiksi toimintatapojen muutokset, yleinen muutosvastarinta ja uusien tietoteknisten taitojen tarve (Hakanen 2017; Lopperi 2019) Osittain haasteena voi olla myös uuden järjestelmän integroiminen käytössä olevien muiden ohjelmien ja järjestelmien kanssa (Kala et al. 2010). Hakanen (2017) mainitsee diplomityössään myös käyttökoulutusten suuren määrän, tietomallitiedon puutteet sekä järjestelmän tuomat in- vestointi kustannukset. Taulukossa 2 on koostettuna edeltävissä tutkimuksissa esille tuo- tuja 5D-projektinhallintajärjestelmällä saavutettavia hyötyjä. Lisäksi taulukossa 3 on koostettuna kirjallisuudessa esitettyjä 5D-projektinhallintajärjestelmän käytön haasteita ja ongelmia.
Taulukko 2. Kirjallisuudessa esitetyt 5D-projektinhallintajärjestelmän havaitut hyödyt
• Käytettävissä olevan tiedon määrän kasvu (1,5,6,7,8)
• Tiedonkulun parantuminen (5,7,9)
• Parantunut tietojenkäsittelyn automatisaatio ja päätösten teko (2,3,4,5,7)
• Toimintojen integraatio (3,5,7,8,9)
• Nopeammat ja joustavammat kustannusennusteet (1,9)
• Parantunut kustannusarvion tarkkuus (1,2,3,5,6,7,8,9)
• Parantunut kustannustenhallinta ja kustannussäästöt (1,2,3,4,5,7,9)
• Parantunut aikataulunhallinta (4,5,6,8,9)
• Parantunut ennustamisen tarkkuus ja tehokkuus (4,5,7,6)
• Reaaliaikainen ja tehokkaampi raportointi (4,5)
• Projektin toteutuksen visualisointi (6,5,7)
1. Vigenault et al. (2019), 2. Moses et. al (2020) 3. Chan et. al (2004) 4. Tatari O. et. al (2008) 5. Hakanen (2017) 6. Ding et. al (2014) 7. Lee et al. (2016) 8. Kala et al. (2010) 9. Liu et al. (2014) 10. Lopperi (2019)
Taulukko 3. Kirjallisuudessa esitetyt 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöön- oton ja käytön haasteet
• Muutosvastarinta (5,8,10)
• Toimintatapojen muutos (9,5,10)
• Tarvittava tietotekninen osaaminen kasvaa (5,7,10)
• Suuri käyttökoulutusten määrä isoissa organisaatioissa (5,8)
• Osittain haastava integrointi muihin käytössä oleviin järjestelmiin. (8)
• Puutteet tietomallin tarkkuudessa (9,5,8)
• Järjestelmän kustannukset (5)
1. Vigenault et al. (2019), 2. Moses et. al (2020) 3. Chan et. al (2004) 4. Tatari O. et. al (2008) 5. Hakanen (2017) 6. Ding et. al (2014) 7. Lee et al. (2016) 8. Kala et al. (2010) 9. Liu et al. (2014) 10. Lopperi (2019)
Kirjallisuuskatsauksen tuloksien perusteella voidaan havaita, että tyypilliset haasteet 5D- projektinhallintajärjestelmän käytölle liittyvät järjestelmän käyttöönottoon ja käytön opetteluun. Esimerkiksi muutosvastarinta, toimintatapojen muutokset, tietoteknisten tai- tojen lisääntynyt tarve ja käyttökoulutusten tarve voidaan nähdä olevan haasteena lähes kaikkien uusien tietojärjestelmien käyttöönotossa. Tästä syystä tuleekin huomioida, että useimmat kirjallisuudessa esitetyt käytön ja käyttöönoton haasteet eivät varsinaisesti ku- vaa vain kyseiselle 5D-projektinhallintajärjestelmälle ominaisia haasteita vaan tietojär- jestelmien käyttöönottoprosessien haasteita yleisesti. Koska 5D-projektinhallintajärjes- telmistä on tehty vain vähän tutkimuksia, sovelletaankin tutkimuksen seuraavassa kappa- leessa yleisesti tietojärjestelmien käyttöönotosta tehtyjä tutkimuksia tutkittavan 5D-pro- jektinhallintajärjestelmän arviointia varten.
3. TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO JA ONNISTUMISEN ARVIOINTI
Koska edeltävää tutkimustietoa 5D-projektinjärjestelmistä on saatavilla vain vähän, so- velletaan onnistumisen arviointiin yleistä tietojärjestelmien käyttöönottamisen teoriaa ja tutkimustietoa laajemmin. Tässä kappaleessa perehdytään tieto- ja toiminnanohjausjär- jestelmien käyttöönoton teoriatietoon kirjallisuustutkimuksen avulla.
Kirjallisuuskatsauksessa pyritään löytämään tutkimustietoa mahdollisimman hyvin tar- kasteltavaa 5D-projektinhallintajärjestelmää vastaavista järjestelmistä. 5D-projektinhal- lintajärjestelmä voidaan esimerkiksi luokitella tietojärjestelmäksi ja tietojärjestelmien si- sällä edelleen toiminnanohjausjärjestelmäksi. Tietojärjestelmistä ja toiminnanohjausjär- jestelmistä on tehty paljon tutkimuksia ja näiden tutkimusten tuloksia voidaan hyvin so- veltaa tutkittavan 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton arviointiin. Arvioin- nissa tulee kuitenkin myös huomioida tutkittavan järjestelmän ja käyttöönottoprosessin ominaispiirteet ja niiden vaikutukset tiedon sovellettavuuteen.
3.1 Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto ja käyttöönoton kriittiset menestystekijät
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprosesseja on tarkasteltu kirjallisuudessa pal- jon, mikä kuvastaa hyvin käyttöönoton onnistumisen merkitystä koko toiminnanohjaus- järjestelmien onnistumista arvioitaessa. Kirjallisuudessa on nähty erityisesti organisaa- tioon liittyvien tekijöiden vaikuttavan suuresti käyttöönottoprosessien onnistumiseen (Kronbichler et al. 2009) Yksi syy organisaatioon liittyvien tekijöiden suureen vaikutta- vuuteen on nähty olevan uusien järjestelmien vaativan myös toimintatapojen muutosta.
Tutkimusten mukaan toimintatapojen muutoksen tuomat haasteet ovat suurimpia silloin, kun järjestelmän toimittajan ja käyttöönottavan toimijan näkemyserot ovat suuria. Tyy- pillisesti järjestelmän toimittajat pyrkivät kehittämään järjestelmiä laajemmalle koh- deyleisölle, kun taas käyttöönottavat osapuolet pyrkivät kehittämään toiminnastaan mah- dollisimman hyvin omaa liiketoimintastrategiaansa noudattelevaa (Swan et al. 1999).
Toisaalta esimerkiksi Otieno (2010) mukaan toiminnanohjausjärjestelmien nähdään myös olevan usein organisaation toimintatapojen muutoksen ajurina, jolloin järjestelmien
käyttöönottamisen tarkoituksena on myös kehittää organisaation toimintatapoja järjestel- millä haettavien teknisten hyötyjen lisäksi.
Organisaation toimintatapojen muutoksessa kriittisinä menestystekijöinä on useissa tut- kimuksissa korostettu organisaation sitoutumista käyttöönottoon. Organisaation sitoutu- misella tarkoitetaan kaikkien organisaatioiden toimijoiden järjestelmän käyttöönottoa sa- manaikaisesta, ja sitoutumista uuden järjestelmän käyttöön. Sitoutuneessa organisaa- tiossa järjestelmällä voidaan nähdä olevan parhaat edellytykset sisäistyä käyttäjien arki- päiväiseen käyttöön. (Sunmer 2000; Umble et al. 2003; Bart & Koch 2019)
Organisaation sitoutumisen lisäksi ylemmän johdon tuki ja muutosjohtamisen taidot näh- dään tärkeiksi menestystekijöiksi (Sunmer 2000; Umble et al. 2003; Ahmad & Cuenca 2013; Stoean 2015; Bart & Koch 2019). Ylemmän johdon tärkeimmiksi tehtäviksi toi- minnanohjausjärjestelmien käyttöönotossa on kirjallisuudessa esitetty ainakin yleisen hämmennyksen ja muutosvastarinnan torjuminen, riittävä viestintä ja kommunikointi sekä motivoiminen järjestelmän käyttöön. Motivointi järjestelmien käyttöönotossa tapah- tuu esimerkiksi tuomalla esiin yrityksen strategia ja visio muutoksen taustalla, sekä vies- tiä järjestelmän käyttöönotosta saatavia hyötyjä organisaatio- ja yksilötason toiminnassa.
(Umble et al. 2003; Finney & Corbett 2009; Kronbichler et al. 2009; Sunmer 2000)
Organisaation sitoutumisen ja ylemmän johdon tuen lisäksi muita organisaationallisia käyttöönoton kriittisiä menestystekijöitä ovat esimerkiksi: hyvä käyttöönoton projektin- johtaminen sekä projektiorganisaation rakenne ja toiminta (Umbel et al. 2003;Somers &
Nelson 2004; Lopperi 2019), järjestelmän toimittajan palvelun riittävä määrä ja laatu (So- mers 2004; Ahmad & Cuenca 2013), riittävät resurssit käyttöönotolle huomioiden yrityk- sen muut projektit (Stoean 2015; Barth & Koch 2019), laadukas ja riittävä käyttäjäkoulu- tus suhteessa käyttöönotettavan järjestelmän käyttöön ja sen haastavuuteen (Umble et al.
2003; Kronbichler et. al 2009; Ahmad & Cuenca 2013), Toimiva IT-organisaatio käyt- töönoton tukena(Finney & Corbett 2009) sekä käyttöönottoprosessin jatkuva arviointi ja kehittäminen (Ahmad & Cuenca 2013)
Toisaalta organisaatioiden toimintatapoja ei voida kuitenkaan koskaan kehittää pelkäs- tään toiminnanohjausjärjestelmien vaatimusten perusteella, minkä takia toiminnanoh- jausjärjestelmien käyttöönotossa tulee tarkastella myös järjestelmien laatuun liittyviä
ulottuvuuksia. Tärkeiksi järjestelmiä koskeviksi menestystekijöiksi on nähty muun mu- assa järjestelmien muokattavuus osaksi organisaation toimintaa (Rothenberger & Strite 2009; Ahmad & Cuenca 2013; Stoean 2015), järjestelmän tiedon laatu ja tarkkuus (Umble et al. 2003; Kronbichler et al. 2009), järjestelmän konfigurointi mahdollisuudet (Ahmad
& Cuenca 2013), järjestelmän helppokäyttöisyys (van Everdingen et al. 2000; Sunmer 2000) sekä järjestelmän käytettävyys (Yassien et al. 2017).
Käyttöönottoprosessin arvioinnissa ei myöskään tule sivuuttaa mitattavien tekijöiden vai- kutuksia ja mittaamisen tarvetta. Järjestelmien käyttöönoton onnistumiseen liittyviä mi- tattavia kriittisiä menestystekijöitä ovat esimerkiksi aikataulussa pysyminen, kehityskus- tannukset sekä käytön tuomat parannukset työskentely tehokkuudessa. (Stoean 2015; Bart
& Koch 2019)
Umble et al. (2003) ovat myös tutkimusten perusteella tiivistäneet toiminnanohjausjär- jestelmien käyttöönoton epäonnistumisen tyypilliset syyt kymmeneen tyypillisimpään syyhyn, jotka ovat:
1) Strategiset tavoitteet eivät ole selvästi määritelty
2) Ylempi johto ei ole täysin sitoutunut järjestelmän käyttöönottoon 3) Käyttöönoton projektinjohtaminen on heikkoa
4) Organisaatio ei ole sitoutunut käyttöönottoon 5) Käyttöönoton projektitiimi ei ole tarkasti määritelty 6) Käyttökoulutukset ovat huolimattomasti toteutettuja
7) Järjestelmän tiedot eivät ole tarpeeksi tarkkoja tai laadukkaita
8) Käyttöönoton arviointia ei ole tehty tarpeeksi hyvin, jotta voitaisiin varmistua käyttöönoton onnistumisesta
9) Järjestelmän integrointi osaksi kohdeyrityksen toimintaa on epäonnistunut 10) Järjestelmän tekniset ongelmat estävät järjestelmän hyödyntämisen.
Kuten voidaan huomata, suurin osa listatuista tekijöistä on myös mainittuna aikaisemmin tässä työssä useammissa eri tutkimuksissa ja kirjallisuudessa, jolloin listaa voidaan pitää luotettavana ja listattuja asioita voidaan pitää erityisen tärkeinä kriittisinä menestysteki- jöinä arvioitaessa toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoa.
3.2 Tietojärjestelmien arviointi
Tässä kappaleessa tuodaan esille muutamia tunnetuimpia kirjallisuudessa esitettyjä tieto- järjestelmien käyttöönoton onnistumisen arviointimalleja ja mitattavia tekijöitä, joita so- veltamalla tutkimuksen kolmannessa kappaleessa kehitetään tutkittavalle käyttöönotto- prosessille sopiva arviointimalli ja mittaristo käyttöönoton onnistumisen arviontiin. Tie- tojärjestelmien arviointimallit sisältävät usein edellisessä kappaleessa mainittuja kriittisiä menestystekijöitä, mutta mallien tarkoituksena on yhdistellä kriittisiä menestystekijöitä ja luoda yhteyksiä niiden välille, joka auttaa arviointien suorittamisessa ja vaikuttavuuk- sien tutkimisessa.
Tutkimuksia järjestelmien käyttöönoton onnistumisen arvioimisesta on tehty historiassa useita, mutta kokonaisvaltaisten ja universaalien mittareiden rakentaminen on todettu vai- keaksi (Turunen 2001; Petter et. al 2008; 2012). Tärkeimpiä syitä yksittäisten universaa- lien arviointimenetelmien puuttumiselle on Turusen (2001) mukaan neljä:
1) Tietojärjestelmien arvioinnissa tulokseen vaikuttavat tutkijan arvot ja valinnat. Vaikka tutkimus pyritään tekemään mahdollisimman objektiivisesti, liittyy järjestelmien käyt- töön paljon vaikuttavia tekijöitä, joista monia on myös vaikea mitata luotettavasti. Tutkija joutuu tekemään valintoja tutkittavien arvojen välillä ja nämä valinnat vaikuttavat arvi- oinnin tulokseen.
2) Tietojärjestelmien arvioinnissa tulee ottaa huomioon useita muuttuvia tekijöitä. Esi- merkiksi tietojärjestelmän tyyppi ja kehitysvaihe, toimiala, tutkimuksen taso, tutkimuk- sen ajankohta ja arvioinnin tavoitteet vaikuttavat arviointimenetelmien valintaan.
3) Tietojärjestelmien vaikutusten mittaaminen on epätarkkaa, mutta arvioinnilta vaadi- taan tarkkuutta.
4) Arviointiin on kehitetty useita erilaisia mittareita ja tekniikoita, mikä vaikeuttaa arvi- ointia ja eri tutkimusten vertailua.
Lisäksi myös järjestelmien tuomia suoria vaikutuksia on lähes aina mahdotonta nähdä, jolloin esimerkiksi perinteisten investoinnin nettonykyarvon kaltaisten taloudellisten mit- tareiden käyttäminen on vaikeaa. (Petter et. al 2008; 2012) Tietojärjestelmien tuomat kus- tannukset ovat yhä isommassa roolissa nykypäivän liiketoiminnassa, jolloin on tärkeää pyrkiä rakentamaan yhä parempia tietojärjestelmien onnistumista arvioivia menetelmiä.
Menetelmien tulisi ottaa yhä tarkemmin huomioon eri tekijöiden vaikutuksia. Useat teki- jät ovat epäsuoria ja niihin vaikuttavat esimerkiksi organisaatio, inhimilliset tekijät ja vuorovaikutus ympäristöön. (Koivulahti-Ojala 2008) Näiden tekijöiden mittaaminen on keskeinen haaste arvioitaessa tietojärjestelmien käyttöönoton onnistumista.
Usein tutkimuksissa onkin keskitytty lähinnä yksittäisten ulottuvuuksien ja tekijöiden tut- kimiseen, jolloin luotettavia kokonaisvaltaisia tuloksia käyttöönoton onnistumisesta ei ole mahdollista saavuttaa. Historiassa on kuitenkin tehty myös joitakin tutkimuksia, joissa näitä tunnistettuja yksittäisiä tekijöitä on pyritty saattamaan saman kehyksen sisälle tut- kimalla useita ulottuvuuksista ja näiden vuorovaikutuksia. (Petter et. al 2008) Yksi tun- netuimmista käyttöönoton onnistumista laajemmin kuvaavista malleista on DeLone &
McLean (1992; 2003) laajan kirjallisuustutkimuksen pohjalta kehittämä tietojärjestel- mien menestymismalli, jota ovat täydentäneet esimerkiksi Seddon (1997), Balantine et.
al (1996) ja Petter (2008).
3.2.1 Tietojärjestelmien käyttöönoton arviointimallit
Käyttöönottotutkimuksissa laajasti viitattu DeLone & McLean (1992) tietojärjestelmän menestymismallia (kuva 2) voidaan pitää eräänlaisena käyttöönottotutkimuksen standar- dina. Sen pohjalta on myös tehty useita jatkotutkimuksia, mitkä ovat täydentäneet ja tar- kastelleet aihetta eri näkökulmista. Alkuperäisen tietojärjestelmien menestysmallin mu- kaan järjestelmän käyttöön ja käyttäjätyytyväisyyteen vaikuttavat systeemin- ja informaa- tion laatu. Näihin laatutekijöihin pohjautuvat järjestelemän käyttö ja käyttäjätyytyväi- syys, jotka ovat vahvassa vuorovaikutuksessa toisiinsa. Tietojärjestelmien käytöstä seu- raa vaikutukset yksilön toimintaan ja lopulta yksilöiden toiminnan seurauksena vaikutuk- set voidaan havaita myös organisaatiotasolla.
Kuva 2. Alkuperäinen tietojärjestelmien menestysmalli (DeLone & McLean 1992 mukaillen)
Myöhemmin DeLone & McLean (2003) päivittivät mallia jatkotutkimusten perusteella ja lisäsivät malliin myös palvelun laadun, käytön aikomuksen, sekä nettohyödyn, joka sisäl- tää sekä yksilön, että organisaation hyödyt. Malli on havainnollistettu kuvassa 3. Mallin on todettu ottavan hyvin kantaa sekä järjestelmän ominaisuuksiin, että käyttöönottopro- sessiin sosioteknisenä haasteena ja yhdistävän nämä molemmat ulottuvuudet onnistu- neesti samaan kehykseen.
Kuva 3. Päivitetty tietojärjestelmän menestysmalli (DeLone & McLean 2003)
Edelleen jatkotutkimuksena DeLone & E. McLean (1992; 2003) kehittämälle mallille on tehty mm. Petter et al. (2008) toimesta tutkimus, jossa tutkittiin kirjallisuustutkimuksen avulla mallin jäsenten vuorovaikutuksien merkittävyyksiä 90 empiirisen tutkimuksen pe- rusteella. Tämän tutkimuksen tuloksen perusteella on kuvassa 4 havainnollistettu merkit- tävimmiksi todettuja vuorovaikutussuhteita. Tutkimuksen perusteella DeLone & McLean mallin todettiin toimivan hyvin tietojärjestelmien arviointiin, kun tutkimustietoa oli tar- peeksi saatavilla. (Petter et al. 2008)
Kuva 4. Tietojärjestelmän menestysmallin vahvimmat vuorovaikutussuhteet (Petter et. al 2008 mukaan)
Balatine et al. (1996) muokkasivat DeLone & McLean (1992) mallia niin, että siitä on eroteltavissa teknisen kehittämisen, käyttöönoton ja liiketoiminnan tehostumisen ulottu- vuudet, joiden välissä on suodattimina onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä. Mallin kaikki ulottuvuudet ovat sidottuna jatkuvan oppimisen ja kehittämisen prosessiin. Tämän jatku- van prosessin myötä malli on nimetty 3D-malliksi, joka muodostuu englannin kielen ter- meistä development, deployment ja delivery (suom. Kehitys, jalkauttaminen ja toimitus).
3D-mallissa eri ulottuvuuksien välistä vuorovaikutusta on kuvattu kaikkien ulottuvuuk- sien läpi kulkevana jatkuvana oppimisen ympyränä, missä suunnittelu, operationalisointi ja onnistuminen toistuvat jatkuvassa kehittämisprosessissa. Esimerkiksi järjestelmän tuottaman tiedon hyödyntämisessä havaittuihin ongelmiin tulee suunnitella kehitysehdo- tuksia, jotka ajetaan uudestaan prosessin läpi teknisestä kehittämisestä käyttäjien toimin- taan ja lopulta parannus voidaan havaita taas liiketoiminnan tehostumisena. (Ballatine et al. 1996) Yksinkertaistettu 3D-malli on esitettynä kuvassa 5. Alkuperäisessä mallissa lii- ketoiminnan tehostumisen jälkeen on vielä ympäristön suodatin (eng. environmental fil- ter), joka kuvaa liiketoiminnan ja liiketoimintaympäristön välistä vaikutusta. Tämä tutki- mus kuitenkin rajoittuu tarkastelemaan vain yrityksen sisäistä toimintaa, minkä takia tämä suodatin on kuvattuna mallissa harmaana.
Kuva 5. Yksinkertaistettu 3D- malli tietojärjestelmän vaikutusten arviontiin (Bala- tine et. al 1996 mukaillen)
3D-mallin ulottuvuuksien sisältöä ja vaikuttavia tekijöitä on tarkemmin esiteltynä taulu- kossa 4. Tässä tutkimuksessa tärkeimpinä mallin ulottuvuuksista voidaan pitää imple- mentoinnin suodatinta sekä käyttöönoton ja levittäytymisen ulottuvuutta. Muita ulottu- vuuksia ei kuitenkaan voida sivuuttaa kokonaan, sillä kuten DeLone & McLean (1992;2003) tietojärjestelmien menestysmallissa, ovat kaikki ulottuvuudet vuorovaiku- tuksessa keskenään. Ballatine et. al (1996) mallin tekijät voidaan nähdä vastaavan osit- tain myös aiemmin tässä teoriaosuudessa käsiteltyjä toiminnanohjausjärjestelmien kriit- tisiä menestystekijöitä. Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton tutkimuksissa on kuitenkin painotettu hyvin paljon organisaatioon liittyvien tekijöiden vaikutusta. Nämä sisältyvät Ballatine et al. (1996) 3D-mallissa integrointisuodattimen ja liiketoiminnan te- hostumisen ulottuvuuksiin. Tässä mallissa on kuitenkin organisaation tarkastelun sijaan painotettu paljon enemmän käyttäjien kokemiin tekijöihin järjestelmän käyttöönottami- sessa henkilökohtaisella tasolla. Tällaisia ulottuvuuksia ovat esimerkiksi käyttökokemuk- set, käyttäjien odotukset ja käytön pakollisuus tai vapaaehtoisuus.
Taulukko 4. Balatine et. al (1996) 3D-mallin ulottuvuudet ja vaikuttavat tekijät
3.2.2 Tietojärjestelmien käytön arvioinnin mallit
Tässä kappaleessa tutkitaan tarkemmin käytön, käyttöaikomuksen ja käyttäjätyytyväisyy- den arviontiin kehitettyjä teorioita ja malleja, joiden avulla pyritään laajentamaan tieto- järjestelmien menestysmallin keskellä olevia käyttöön liittyviä ulottuvuuksia.
Tietojärjestelmien käyttöönottamiseen ja käyttämiseen liittyviä tekijöitä on tunnistettu historiassa paljon ja niitä voitaisiin listata lähes äärettömästi, johtuen tietojärjestelmien monimutkaisuuksista ja käyttämisestä sosioteknisenä haasteena. Tästä syystä tutkijat ovat pyrkineet rakentamaan yksinkertaisia malleja, joilla voitaisiin tehokkaasti tutkia tietojär- jestelmien käyttöaikomuksiin ja käyttöön vaikuttavia tekijöitä. (Legris et. al 2003)
Useimmat näistä tutkimuksista pohjautuvat Davis (1985) väitöskirjassaan esittämään tek- nologian hyväksymismalliin, TAM-malliin (eng. Technology Acceptance Model), joka
Ulottuvuus Vaikuttavat tekijät Tekninen kehittä-
minen (Tekniikka)
Teknologia,
käyttäjien osallistaminen, tietojärjestelmien
käyttötaidot ja kokemus, tiedon laatu,
järjestelmän tyyppi,
epävarmuustekijät, monimutkaisuus, kehitysprosessi,
kehitysprojektin hallinta
Implementointi suodatin
Käyttäjien osallistaminen, käyttäjien odotukset, käytön pakollisuus tai vapaaehtoisuus,
käyttökokemukset,
muut tietojärjestelmät ja tiedon lähteet,
käyttäjätuki Käyttöönotto ja le-
vittäytyminen (Yksilötason toi- minta)
Tehtävien tyyppi, käyttäjätyytyväisyys, käyttäjien taidot, tehtävien vaikuttavuus,
resurssit,
käytetyn tiedon laatu, tukitoimet
Integraatio suoda- tin
Strategia, toimintatavat, organisaatiorakenne,
status, kulttuuri,
järjestelmän sopivuus organi- saation toimintaan
Liiketoiminnan te- hostuminen (Organisaatio taso)
Tulosten hyödynnettävyys, henkilökohtaisten ja organisaation
tavoitteiden yhteensopivuus,
ylemmän johdon tuki, resurssit,
organisaation muutoskyky,
luo yhteyden ulkoisten vaikutusten, henkilön omien sisäisten muuttujien ja todellisen käytön välille. Alkuperäisessä TAM- mallissa vaikuttavia tekijöitä on viisi: ulkoiset muuttujat, havaittu hyödyllisyys, havaittu käytön helppous, asenne käyttöä kohtaan ja käyttöaikomus. Näistä tekijöistä Davis (1985) mukaan tärkeimmät ovat käytön havaittu helppous ja havaittu hyödyllisyys. Alkuperäinen teknologian hyväksymismalli on esitetty kuvassa 6. Myöhemmin Venkatesh & Davis (2000) esittivät myös päivitetyn TAM2-mal- lin, joka ottaa paremmin huomioon yksilöiden subjektiivisia normeja kuten kokemusta ja vapaaehtoisuutta.
TAM- ja TAM2-malleja on myöhemmin hyödynnetty ja testattu empiirisesti useita ker- toja erilaisissa tutkimuksissa. Näiden tutkimusten perusteella TAM-mallien on havaittu antavan tilastollisesti luotettavia tuloksia, vaikkakin mallien on nähty kattavan vain noin 40 % järjestelmien käyttöön vaikuttavista tekijöistä ja siksi TAM-malleja tulisikin hyö- dyntää osana laajempia malleja. Tutkimuksien perusteella TAM-mallien tärkeimmiksi ja luotettavimmiksi tekijöiksi nousevat koettu hyödyllisyys ja käytön helppous, mikä vah- vistaa alkuperäisen mallin tutkimustuloksia. (Legris et. al 2003)
Kuva 6. Alkuperäinen TAM-malli (Davis 1985)
TAM mallin lisäksi malleja ja teorioita yksilön teknologian hyväksymisestä on tehty myös useita, jotka keskittyvät usein hieman erilaisten muuttujien välisten yhteyksien muodostamiseen tai useiden mallien yhdistämiseen. Venkatesh et. al (2003) tarkasteli kahdeksaa erilaista teknologian hyväksymismallia ja -teoriaa, TAM-mallit mukaan lu- kien, ja yhdisti näistä yhdistetyn teknologian hyväksymisen ja teknologian käytön UTAUT-mallin (eng. Unified Theory of Acceptance and Use of Technology). UTAUT- mallissa käytönaikomus ja käyttö riippuvat neljästä tekijästä: tehokkuuden odotusarvosta, vaivan odotusarvosta, sosiaalisista vaikutteista ja vallitsevista olosuhteista. Näiden teki- jöiden vaikuttavuus ja sisältö riippuvat myös neljästä subjektiivisesta tekijästä: sukupuo- lesta, iästä, kokemuksesta ja käytön vapaaehtoisuudesta. UTAUT-malli on esitettynä ku- vassa 7.
Kuva 7. UTAUT-malli. (Venkatesh et. al 2003)
Venkatesh et. al (2003) testasivat mallia myös empiirisesti yhdistäen edeltävää tutki- musdataa neljästä organisaatiosta ja lisäten näihin vielä kahdesta organisaatiosta saatuja uusia tutkimustuloksia. Empiirisen tutkimuksen tulokset vahvistivat mallin toimivuutta ja tutkimusten perusteella UTAUT-mallin nähdään kattavan noin 70 % kaikista käyttöai- komuksen muuttujista. Mallia on ajansaatossa tutkittu ja jatkokehitetty paljon, mutta mal- lin keskeinen sisältö on säilynyt samanlaisena ja se on todettu toimivaksi käyttöönotta- misen ja käytön arviointiin (Venkatesh et. al 2013).
4. TUTKIMUSMENETELMÄT
Tässä kappaleessa esitellään tarkemmin tutkimuksessa käytettyjen tutkimusmenetelmien teoriaa. Tutkimuksen päätutkimuskeinona on toimintatutkimus, mikä asettaa tutkimuk- selle tietyt ominaispiirteet ja haasteet, joiden huomioimiseksi toimintatutkimusmenetel- mää tarkasteltiin erikseen kirjallisuuskatsauksella. Lisäksi tässä kappaleessa ovat esitel- tyinä tutkimuksen tiedonkeruumenetelminä toimineet haastattelututkimus ja käyttötes- taustutkimus, joiden teoriatiedon pohjalta on toteutettu tutkimuksen yksilöhaastattelu ja käyttötestausmenetelmien kehittäminen ja toteutus työn kappaleessa 5.
4.1 Toimintatutkimus menetelmänä
Toimintatutkimukselle ei ole kyetty muodostamaan täysin yksiselitteistä määritelmää ja toimintatutkimuksen on nähty kehittyvän eri koulukuntien mukaisesti vuosien saatossa.
Toimintatutkimuksille yhteisiä ominaispiirteitä ovat kuitenkin teorian ja käytännön toi- minnan yhdistäminen ja ajatus siitä, että tutkija ja tutkittava yhteisö toimivat yhdessä tar- koituksenaan kehittää ja havaita muutostarpeita nykyisiin toimintoihin ja toimintatapoi- hin. Toisaalta toimintatutkimus voidaan mieltää ennemmin tapana lähestyä tutkimuskoh- detta, eikä niinkään erityisenä tutkimusmenetelmänä (Suojanen U. 2004; Juuti & Puusa 2020)
Toimintatutkimus perustuu siihen ajatukseen, että käytännön toimintaan vaikuttavat vah- vasti toimijan aikaisemmat kokemukset, joiden pohjalta toimija rakentaa itselleen käy- tännön taidon. Tämän pohjalta Schönin (1983) reflektiivisen asiantuntijuuden mallissa asiantuntija ja tilanne ovat vuorovaikutuksessa, jota tutkija ja toimija pyrkivät yhdessä analysoimaan. (Schön 1983 Juuti & Puusa 2020 mukaan) Toimintatutkimus pyrkii tuo- maan käytännön teorian ja tiedon paremmin mukaan tutkimukseen rikkoen perinteistä
”tutkija ja tutkittavat” hierarkiaa, mikä mahdollistaa paremman vuorovaikutuksen tutki- jan ja tutkittavan yhteisön välille (Kindon et al. 2010). Parantuneen vuorovaikutuksen voidaan nähdä tehostavan päätöksentekoa ja mahdollistavan parempien ratkaisujen saa- vuttamisen (Willis & Edwards 2014).
Koska tutkittavan yhteisön toimijat ovat oman toimintansa ja tutkittavan yhteisön käytän- nön teorian ammattilaisia, omaavat he yleensä hyvän näkemyksen nykyisestä toiminnasta ja sen kehitystarpeista. Tästä syystä onkin luontevaa osallistaa tutkittavia toimijoita mah- dollisimman tehokkaasti järjestelmien ja toimintatapojen kehitystyössä (Juuti & Puusa 2020). Tutkijan ja tutkittavan yhteisön lisäksi toimintatutkimuksessa myös tieteellinen teoria ja käytännön teoria ovat vahvasti vuorovaikutuksessa keskenään. Tutkittavasta yh- teisöstä saatavan käytännön teorian tutkimisen lisäksi tulee tutkijan lähestyä tutkimusta ulkoisesti tieteellisten näkökulmien avulla ja pystyttävä pitämään tutkimus hyvien tieteel- listen käytäntöjen mukaisena. (Eikeland 2012) Tieteellisen ja käytännön tutkimustyön tu- lee olla tasapainossa keskenään ja niiden tulee täydentää tutkimuksessa toisiaan (Kemmis
& McTaggart 1988; Willis 2014 mukaan). Tässä tutkimuksessa tutkittavina toimijoina ovat järjestelmän tuotannon loppukäyttäjät. Tutkijan tavoitteena onkin pyrkiä tarkastele- maan 5D-projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoa sekä loppukäyttäjien näkökulmasta että järjestelmän näkökulmasta, ja siten yhdistää arvioinnissa käytännön teoriaa ja tieteel- listä teoriaa keskenään.
Tutkijan rooli ja tärkein tehtävä toimintatutkimuksessa on oman toimintansa tutkimisen lisäksi mahdollistaa tutkittavan yhteisön toimijoiden oman toiminnan tutkiminen ja saada toimijat tuomaan esille kehitystarpeita oman toiminnan reflektoimisen pohjalta (Juuti &
Puusa 2020). Reflektiivisellä ajattelulla tarkoitetaan henkilön omaa ajattelua, asioiden ja toimintatapojen pohtimista ja kyseenalaistamista. Reflektoinnissa henkilö ikään kuin pyr- kii tarkastelemaan omaa toimintaansa ulkoapäin ja tiedostaa omaa toimintaansa ja toi- minnan kehitystarpeita. Reflektointi edellyttää henkilöltä halua muuttua ja kehittyä, ky- kyä nähdä ongelmia, sekä kyseenalaistaa asioita. Tutkijan on myös tärkeä tarvittaessa ohjata tutkittavat toimijat kriittiseen reflektointiin, missä toimija ymmärtää tilanteeseen vaikuttavat muuttujat, ei vain itse toimintaa. (Suojanen U. 2004) Tässä tutkimuksessa tut- kijan voidaan nähdä asettuvan kehitysorganisaation ja projektiorganisaatioiden väliin.
Kehitysorganisaatio voidaan nähdä tässä tutkimustapauksessa olevan vahvasti yhteydessä tieteelliseen teoriaan, kun projektiorganisaatiot taas vastaavasti käytännön teoriaan ja osaamiseen. Tämä ajattelumalli on kuitenkin hieman korostettu ja todellisuudessa mo- lemmat organisaatiot omaavat kumpaakin teoriatietoa. Tutkija toimii kuitenkin näiden organisaatioiden ja teoriatietojen yhdistäjänä. Tarkemmin tutkijan asemaa ja roolia dip- lomityössä on havainnollistettu kuvassa 8.
