VERKOSTOITUMINEN OSANA TILIPALVELU YRITYSTEN TOIMINTAA JA SELVIYTYMISKEINONA TULEVAISUUDEN HAASTEISTA
Esimerkkinä Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentoimistot ja niiden verkostoituminen
Helsingin
ipakorkeakoulun
Laskentatoimen tutkielma Katja Nännimäinen Syyslukukausi 1997
Laskentatoimen laitoksen
laitosneuvoston kokouksessaü / jj 1997 hyväksytty arvosanalla hyvä ( 7op )_____________________
KTT Vei.jo Riistämä KTT Markku Koskela
VERKOSTOITUMINEN OSANA TILIPALVELUYRITYSTEN TOIMINTAA JA SELVIYTYMISKEINONA TULEVAISUUDEN HAASTEISTA
- esimerkkinä Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsenyritykset ja niiden verkostoituminen Tutkielman tavoitteet
Tutkielman tarkoituksena on antaa tietoa suomalaisten tilitoimistojen toimikentästä sekä alan tulevaisuuden haasteista. Tarkoituksena on myös selvittää miten alan yritykset pystyisivät näistä haasteista selviytymään. Verkostoitumisajatus on tässä tutkielmassa nostettu tärkeimmäksi esimerkiksi selviytymiskeinosta alan yhä kovenevassa vaatimuskentässä. Tutkielmassa selvitetään myös, millaista verkostoituminen tilipalveluyrityksissä tällä hetkellä on. Lisäksi Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentoimistot ja niiden verkostoituminen toimivat esimerkkinä ja tässä tutkielmassa pyritäänkin selvittämään kuinka hyvin verkostoitumisajatus sopii tilitoimistoihin, millaiset yritykset pyrkivät verkostoitumaan sekä mikä on se kanava, joka olisi kaikkein sopivin yhteistoiminnan luomiseen.
Lähdeaineisto
Tutkielman teoriaosuus perustuu lähinnä aiheeseen liittyvään kotimaiseen kirjallisuuteen ja artikkeleihin. Ulkomainen kirjallisuus on jäänyt vähäiseksi johtuen siitä, että tarkasteltavat asiat ja yritystyyppi ovat sellaisia, että lähinnä vain kotimainen lähdeaineisto on tarkasteluun sopivaa.
Tutkielman empiiriseen osaan tutkimusaineistoa on kerätty kahdella eri kyselytutkimuksella.
Kohderyhmänä oli osa Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentoimistoista.
Aineiston käsittely
Teoreettisen lähdeaineiston avulla luotiin kuva verkostoitumisesta ja sen tuomista mahdollisuuksista ja ongelmista sekä verkostoitumisen hyödyn määrittämistavoista. Empiirisen aineiston avulla kerättiin tietoa tilitoimistojen verkostoitumistavoista ja verkostoitumisen yleisyydestä. Empiiristä osaa verrattiin sen jälkeen teoriaan ja tästä saatiin vastaukset tutki m usongelmaan.
Tulokset
Empiirinen tarkastelu osoitti, että tilitoimistoilla on paljon erilaista yhteistyötä muiden yritysten ja alan ammattilaisten kanssa. Tarkastelu osoitti myös, että tilitoimistojen omaehtoinen verkostoituminen näyttäisi olevan aktiivisempaa ja tuloksellisempaa kuin esimerkiksi Kirjanpitotoimistojen Liiton alkuunpaneman keskusteluverkon toiminta. Tutkimus osoitti, että verkostoitumista on ollut tilitoimistoissa jo pitkään ja se on tilitoimistoille luontainen sopeutumiskeino tulevaisuuden haasteisiin.
Teoreettisen ja empiirisen osion vertailu osoitti, että tilitoimistojen verkostoitumisessa on sekä teorian mukaisia että siitä poikkeavia piirteitä. Teorian mukaista verkostoitumiselle oli vastavuoroisuuden periaate ja siitä poikkeavaa runsas yhteydenpito kilpailijoihin.
Avainsanat
Tilitoimisto, verkostoituminen, Kirjanpitotoimistojen Liitto
1.1 Taustaa 1 1.2 Tutkielman tarkoitus ja aiheen rajaus 5
1.3 Tutkimusmenetelmät 7
1.4 Tutkielman keskeisiä käsitteitä ja olettamuksia 9
2 TILIPALVELU YRITYKSET SUOMESSA 11
2.1 Tilitoimistopalvelut Suomessa 11 2.1.1 Toimialan kannattavuus- ja muita
tunnuslukuja 13
2.1.2 Investointikohteet alalla 16 2.1.3 Alan ongelmat ja menestystekijät 17 2.1.4 Kehittämistarpeet ja kehittämisen
esteet 18
2.1.5 Tilitoimisto- ja tilintarkastusalan vertailua muihin liike-elämän palvelualoihin 20 2.2 Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentoimistot 23
3 TILITOIMISTOJEN UUDET HAASTEET 26
3.1 Tulevaisuuden haasteet 26
3.2 Laatuajattelu 28
3.2.1 Laatuajattelun perusteet tilitoimistoissa 30
3.2.2 Standardoinnista 32
3.2.3 Tilitoimistojen laadunkehittäminen 34
3.3 Lakimuutokset ja EU 40
4 VERKOSTOITUMINEN JA YHTEISTOIMINTA 46
4.1 Verkostoitumisen lähtökohdat 46
4.2 Verkostoitumisen käsitteet 49
4.3 Keskeisiä verkostoitumisen ja yhteistyön piirteitä 52 4.4 Verkostoitumisen tavoitteet ja hyödyt 57
4.5 Verkostoitumisen ongelmat 59
4.5.1 Organisaation esteet 62
4.5.2 Yksilötason esteet 62
4.6 Verkostoitumisen onnistumisen edellytykset 64 4.7 Verkostoitumisen tuoman hyödyn määrittäminen 69
4.7.1 Arvoketjuajattelu 69
4.7.2 Jalostusarvolaskelma 73 4.7.3 Kokonaiskustannusajattelu 76 4.8 Verkoston tutkimisen lähestymistapa,
verkostoanalyysi 80
alalla 83 5.2 Perustiedot jäsentoimistoista 85 5.3 Tämänhetkinen yhteistyö muiden yritysten kanssa 88 5.4 Kirjanpitotoimistojen Liiton keskusteluverkko 92 5.5 Keskusteluverkon tulevaisuus 94
6 YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET 96
6.1 Tutkielman keskeisiä havaintoja ja tuloksia 96 6.1.1 Verkostoitumisen ajankohtaisuus 96 6.1.2 Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentoimistojen
verkostoituminen 98
6.1.3 Kiijanpitotoimistojen Liiton alkuunpaneman keskusteluverkon kehittäminen 101 6.2 Tilitoimistojen toiminnan kehittämisehdotuksia 103
KÄYTETYT LÄHTEET LIITTEET
Liite 1 Kyselylomake 1 Liite 2 Kyselylomake 2
1.1 Taustaa
Suomessa kirjanpitotoiminta käynnistyi merkittävässä määrin 1850-luvulla.
Perustana tähän oli voimakkaan sahateollisuuden ja tervanvalmistuksen kasvu.
Tällöin sai alkunsa kirjanpitäjien ammattikunta, joskin varsinaisesti yritysmuotoisena toimintana kirjanpidon ja tilintarkastuksen voidaan katsoa alkaneen vasta 1970-luvun alussa. Tähän sysäyksen antoi kirjanpitolainsäädännön uudistus vuonna 1973, jolloin kaikki ammatti- ja liiketoimintaa harjoittavat yksityis- ja oikeushenkilöt säädettiin kirjanpitovelvollisiksi. (KTM yrityspalvelu
1995a, 18)
Kiijanpitotoimintaan läheisesti liittyvä tilintarkastus- ja tilintarkastajainstituutio ovat kehittyneet yritystoiminnan kehittymisen rinnalla. Yrittäjien itsensä ollessa yritysten ainoita omistajia ja johtajia ei ulkopuolisia tilien tarkastajia tarvittu.
Omistuksen ja yritysten johtajuuden erkaantuessa syntyi tarve valvoa omistajan intressiä. Tämä väistämättä tapahtui yritystoiminnan laajentuessa ja yritysten omaisuuden alkaessa erota erillisvarallisuudeksi yrittäjän varallisuudesta. Syntyi tilintarkastajien ammattikunta omistajien luottamusta nauttivana valvontaelimenä.
Tarve säännellä tilintarkastusta voimistui vähitellen siinä määrin, että yhteisölainsäädäntöön sisällytettiin tilintarkastusta koskevia säännöksiä. (Aho &
Vänskä 1996, 1)
Kun tilitoimisto- ja tilintarkastustoiminta tuolloin 1970-luvulla käynnistyi, tilitoimistoja oli arviolta noin 1 000 ja tilintarkastajia (KHT ja HTM) noin'600.
Tällä hetkellä tilitoimistoja on noin 1 750. Vastaavasti KHT-tilintarkastajia on 544 (KHT-yhteisöjä 22) ja HTM-tilintarkastajia 1 195 (HTM-yhteisöjä 25).
Toimialan yritysten todellista lukumäärää on kuitenkin aivan tarkkaan mahdotonta määritellä, sillä alalla työskentelee yrittäjiä mm. sivutoimisesti.
Esimerkiksi Kirjanpitotoimistojen Liiton omaan rekisteriin on kiijattu kaikkiaan runsaat 3 000 kiijanpitoalan yritystä, kun taas Tilastokeskuksen 6/95 laatimassa sen hetkisen tilanteen mukaisessa rekisterissä kirjanpitotoimialan nimikkeen alla on peräti 4 166 yritystä. (KTM yrityspalvelu 1995a, 20) Kaikkiaan ala on keskittynyt Etelä-Suomeen sekä Vaasan ja Oulun lääneihin. (Järvinen 1996, 49)
Tällä hetkellä varsinkin tilitoimistojen keskeisenä ongelmana on yrityskoon pienuus ja siihen liittyvä resurssien puute. Viime vuosien nopeat verotuksen, lainsäädännön ja yritysten kansainvälistymiseen liittyvät uudistukset sekä alan tekninen kehitys ovat kokonaisuutena ja yhtäaikaisesti tapahtuneina aiheuttaneet toimialan pienille yrityksille ylivoimaisia ongelmia säilyttää kokonaisvaltainen tiedollinen ja taidollinen taso riittävänä. (KTM yrityspalvelu 1995a, 35-36)
Kilpailun kiristyminen ja kansainvälistymisvaatimusten yleistyminen varsinkin Suomen liityttyä EU:hun on asettanut pk-yritykset uuden tilanteen eteen. Niiden on kaikin keinoin pyrittävä kustannustehokkuuden parantamiseen ollakseen kilpailukykyisiä kotimarkkinoilla ja pystyäkseen välttämättömään kansainvälistymiseen. Eräs tärkeä keino tähän on niiden yhteistyön kehittäminen ja tehostaminen. Toimimalla yhteistyössä eli verkostoitumalla ne voivat lisätä
pienen koon takia puuttuvia resurssejaan. (LTT 1995,1)
Verkostoituminen on tämän päivän ilmiönä erittäin kiinnostava alue. Siitä puhutaan paljon ja siitä on kirjoitettu paljon. Verkostoitumista on esimerkiksi monien muiden johtamisen ajankohtaisten oppien tavoin tarjottu lääkkeeksi niin lamaan kuin työttömyyteenkin, jolloin erikoistuvat pienet yritykset tarjoavat joustavuutta ja kilpailuvastusta suuremmille yrityksille tai muodostamalla yhteistyöverkostoja pystyvät itse lähtemään maailmanvalloitukseen. Leimaa antavaa keskustelulle on kuitenkin ollut sen liikkuminen varsin yleisellä tasolla.
Toimintamalleja verkostoitumiseen on pystytty antamaan hyvin vähän.
Lähtökohtana on ollut pikemminkin toimialojen välillä tapahtuva yhteistyö, verkostoituminen ja verkostotalous käsitteenä tai julkisen vallan rooli luomassa pk-sektorille yleisiä kilpailuedellytyksiä.(Koskinen ym. 1996, 3)
Verkostoituminen onkin ilmiönä periaatteessa rajattoman laaja. Verkostoitumisen avulla tavoiteltavia välittömiä etuja ovat tyypillisesti joustavuus, markkinoillepääsyn nopeuttaminen, kustannussäästöt ja lisämarkkinoiden avaaminen. Pidemmällä aikavälillä pyritään usein hankkimaan uutta osaamista ja teknologiaa, hallitsemaan sekä jakamaan riskejä paremmin, varmistamaan läsnäolo uusilla markkinoilla ja omaksumaan uusia johtamistapoja, (mt. 6)
Yritysten syvenevä keskinäinen integroituminen edellyttää yritysten keskinäistä luottamusta, syvälliselle yhteistyölle myönteistä asennetta sekä avointa ja nopeaa tiedon kulkua yritysten välillä. Tarvittavan luottamuksen syntyminen ja lisääminen asettaa erityishaasteita yritysten välisen yhteistyön johtamiselle. (LTT 1995,1)
Verkostotoiminta on perusluonteeltaan erilaista kuin asioiden hoitaminen traditionaalisissa puitteissa. Se ei - sosiaalisista verkoista puhuttaessa - vaadi suuria materiaalisia sijoituksia, vaan toimijoiden yhteistyökykyä. Ytimenä on
”yhdessätekemisen filosofia”, jonka myötä seuraa lukuisia asennemuutoksia pienemmissä asioissa. Juuri asennoitumiseen kiteytyvät verkostoitumisen mahdollisuudet ja potentiaalinen epäonnistuminen. (Peuramäki 1994, 45) Aikaisempien tutkimusten perusteella on saatu viitteitä siitä, että keskeisenä kapeikkotekijänä ovat kielteiset asenteet ja ennakkokäsitykset verkostoitumisesta.
(LTT 1995, 1)
Verkostoitumisen lähtökohdat voivat olla paikalliset, toimialakohtaiset tai molempia. Paikallinen aktiivisuus antaa yritysyhteistyölle luontevan lähtökohdan, mutta hyvin usein paikallista aktiivisuutta on tuettava ulkopuolisella osaamisella.
Useasta pienestä ja osaamiseltaan puutteellisesta yrityksestä ei synny nopeasti suurempaa osaavaa kokonaisuutta, jos kompetenssin parantamiseen ei saada selkeää ulkopuolista tukea. Verkostojen kokoaminen siten, että niihin tulee riittävä kilpailukyky on tärkeää ja tästä syystä verkostomeklaritoiminta ja konsulttituki kokoamisvaiheessa auttaa yhteistyön käynnistymistä. (Linkola 1996, 7-8)
Verkostoitumista voi tapahtua myös henkilötasolla, kun ihmiset luovat itselleen ja tavoitteilleen sopivaa sosiaalista verkostoa kontakteista, joista voi hyötyä tai joiden kanssa on tuottavaa olla yhteistyössä. Hyvä esimerkki määrätietoisesta henkilökohtaisesta verkostoitumisesta on suhteiden luominen vaikkapa poliittisiin päättäjiin. Tällöin pyritään varmistamaan, että omat näkökannat tulisivat paremmin huomioiduiksi ja omat edut turvatuksi. Vähemmän tavoitteellisesta henkilöverkostoitumisesta käyvät esimerkiksi vaikkapa useimmat yhdistykset ja yhteisöt, kuten rotaryt, leijonat ja ammatilliset yhdistykset. (Koskinen ym. 1996, 6)
Yritysyhteistyön tämänhetkistä laajuutta kuvastaa pk-sektorin näkökulmasta mm.
se, että kauppa- ja teollisuusministeriön Pk-yritysbarometrissa 1/95 joka kuudes pk-yritys oli mukana yhteisyrityksessä ja joka kolmas usean yrityksen yhteistyöprojektissa. Runsas kolmannes pk-yrityksistä toimi alihankkijana ja lähes kaksi kolmasosaa käytti alihankkijoita. (Linkola 1996, 11-12)
Suomessa on verkostoitumisesta siis jo paljon kokemuksia, vaikka maamme sanotaankin olevan verkostoitumisen jälkijunassa. Verkostoitumisen edistämishankkeisiin on myös käytetty julkista rahoitusta. Valtion budjettitalouden (KTM, Tekes, Työministeriö vm.) ohella verkkoja on tuettu kunnallisista varoista, (mt. 12)
1.2 Tutkielman tarkoitus ja aiheen rajaus
Yritysten välinen yhteistyö on yritystoiminnan kehittämistä koskevissa kirjoituksissa ja kirjallisuudessa tullut varsin yleiseksi keskustelunaiheeksi ja suosituksi tutkimuskohteeksi. Yhteistyö on yleistymässä myös käytännön tasolla monissa muodoissa ja monentyyppisin tuloksin. 90-luvun menestystekijäksi on nousemassa pk-yritysten verkostoituminen ja sen edistämiseen ollaan panostamassa yhä enemmän julkisia varoja. Taloudellisen tuen ja asiantuntijatuen mahdollisimman oikea kohdentaminen edellyttää tietoa erilaisten yhteistyömuotojen tuloksellisuudesta ja onnistumisen edellytyksistä.
Tämän tutkielman tarkoituksena on antaa tietoa suomalaisten tilitoimistojen toimikentästä sekä alan tulevaisuuden haasteista. Lisäksi selvitetään, miten alan yritykset pystyisivät näistä haasteista selviytymään. Ajallisesti tutkimus on rajattu
lähinnä vuosiin 1994 - 1997.
Verkostoitumisajatus on tässä tutkielmassa nostettu tärkeimmäksi esimerkiksi selviytymiskeinosta alan yhä kovenevassa vaatimuskentässä. Tutkielmassa selvitetään myös, millaista verkostoituminen tilipalveluyrityksissä tällä hetkellä on. Lisäksi Kirjanpitotoimistojen Liiton verkostoituinaan pyrkivät jäsentilitoimistot toimivat esimerkkiyrityksinä ja tässä tutkielmassa pyritäänkin selvittämään kuinka hyvin verkostoitumisajatus sopii tilitoimistoihin, millaiset yritykset pyrkivät verkostoitumaan sekä mikä on se kanava, joka olisi kaikkein sopivin yhteistoiminnan luomiseen.
Tutkielman lähtökohtana oli selkeitä kysymyksiä: Onko verkostoituminen myös tilitoimistoille sopiva kehitystrendi, jonka edistämistä kannattaa tukea, miten verkostoista on hyötyä tilitoimistoille, minkälaisista verkoista on hyötyä, millaisissa tilanteissa verkostoitumisesta on hyötyä ja miksi verkostoituminen voi olla myös ongelmallista. Ratkaistavana oli myös yksi toimintapoliittinen päätösongelma, johon haettiin ratkaisua: miksi ja miten tilitoimistojen verkostoitumista kannattaisi edistää Kirjanpitotoimistojen Liiton taholta.
Ongelmaa lähestytään ensin perusjäsentelyn saamiseksi tutustumalla luvussa kaksi tilitoimistojen toimialaan sekä luvussa kolme tilitoimistoalan tämänhetkisiin suurimpiin tulevaisuuden haasteisiin, joista selviytymisen kirjoittaja olettaa olevan tärkeimmän taustatekijän tilitoimistojen verkostoitumistarpeelle. Luvussa neljä tutustutaan verkostoitumisen teoriaan, josta haetaan vinkkejä siihen, miten tilitoimistot voisivat verkostoitumisen avulla selviytyä tulevaisuuden haasteistaan.
Luvussa viisi selvitetään Kiijanpitotoimistojen Liiton jäsenten tämänhetkistä verkostoitumista yhteistyökumppaneidensa kanssa sekä Kiijanpitotoimistojen Liiton alkuunpaneman keskusteluverkon toiminnan onnistumista. Luvussa kuusi
tehdään johtopäätöksiä siitä, ovatko tilitoimistot verkostuneita ja jos ovat, olivatko syyt verkostoitumiseen oletetun kaltaisia ja millaista hyötyä verkostoituminen niille tuo. Lisäksi luvussa kuusi selvitetään miten tilitoimistojen verkostoituminen poikkeaa verkostoitumisen teoriassa ymmärretystä verkostoitumisesta sekä miten Kirjanpitotoimistojen Liitto voisi kehittää keskusteluverkkohankettaan.
Kaiken kaikkiaan tilitoimistotoiminnan kehittymisen kerrotaan alkaneen Iso- Britanniasta. Sieltä kirjanpitopalveluiden ammatilliset perusteet levisivät ympäri Eurooppaa ja niihin liitettiin paikallisia piirteitä, ohjeita sekä sääntöjä. Toimialaa kansainvälisesti tarkasteltaessa olisi otettava huomioon kulttuurierot eri maiden välillä. Lisäksi esimerkiksi termi kiijanpitopalvelu (accounting) sisältää suomalaisesta näkökulmasta katsottuna sekä tilitoimisto- että tilintarkastustehtäviä. Niinpä toimialan kansainvälistä vertailua on vaikea tehdä.
(KTM yrityspalvelu 1995a, 9) Siksi tässä tutkielmassa keskitytäänkin vain suomalaisiin tilitoimistoihin ja niiden toiminnan tutkimiseen.
1.3 Tutkimusmenetelmät
Edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi tarkastellaan aihetta sekä teoreettiselta että empiiriseltä pohjalta. Tutkielman teoreettinen osuus luo pohjan empiirisen osan tarkastelulle ja teoreettisen ja empiirisen osan vertailulla pystyttäneen löytämään vastaukset tutkimusongelmaan.
Tutkielman teoriaosuus perustuu lähinnä aiheeseen liittyvään kotimaiseen kirjallisuuteen ja artikkeleihin. Ulkomainen kirjallisuus on jäänyt vähäiseksi johtuen siitä, että tarkasteltavat asiat ja yritystyyppi ovat sellaisia, että lähinnä vain kotimainen lähdeaineisto on tarkasteluun sopivaa. Lisäksi joissain kohdin
tutkielman teoriaosassa kerrotaan tietoja sekä tili- että tilintarkastustoimistoista, sillä esimerkiksi Tilastokeskus määrittelee ne saman toimialan sisään ja erillisiä tietoja niistä on vaikea saada.
Tutkielman empiiriseen osaan tutkimusaineistoa on kerätty kahdella eri kyselytutkimuksella. Ensimmäinen näistä toteutettiin huhtikuussa -97 ja toinen syyskuussa -97. Kirjanpitotoimistojen Liitto oli aikaisemmin kysynyt jäseniltään näiden kiinnostuksesta Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentenvälisen verkon (keskusteluverkon) aloittamiseen. Kaikki nämä halukkuutensa ilmoittaneet 41 jäsentä kuuluivat tutkimuksen perusjoukkoon.
Kyse lytutki mus kaavakkeet lähetettiin sekä ensimmäisessä että toisessa kyselyssä 41 tilitoimistolaiselle ympäri Suomea. Kohderyhmään oli siis valittu kaikki ne, jotka olivat ilmoittaneet halukkuutensa osallistua Kirjanpitotoimistojen Liiton
keskusteluverkkoon.
Vastauksia tuli ensimmäiseen kyselyyn 19 kappaletta eli 46,3 % kyselylomakkeen saaneista vastasi kyselyyn. Toisen, ehkä hieman vaikeamman kyselyn vastausprosentti jäi 41,5 %:iin, mutta näistä seitsemästätoista vastanneesta kuusitoista oli vastannut myös edelliseen kyselyyn, mitä voidaan pitää hyvänä kyselyiden tuoman tiedon kohdentamisen kannalta. Toinen kysely perustui pääosin ensimmäisen kyselyn jättämille aukoille ja monien tietojen tarkentamiselle.
1.4 Tutkielman keskeisiä käsitteitä ja olettamuksia
Tässä tutkielmassa määritellään verkko seuraavasti:
Verkko on pitkäaikaiseksi tarkoitettua yritysten tai yrittäjäluonteista toimintaa harjoittavien ainakin jossain määrin juridisesti riippumattomien talousyksikköjen tiedon vaihtoa ja yhteistoimintaa arvonlisäyksen aikaansaamiseksi.
Verkko voi tämän määritelmän mukaan jäsentensä institutionaalisen aseman ja tavoitteidensa perusteella kuulua johonkin neljästä ryhmästä:
1. Yritysverkot (business networks), esim. yritysten suora omaehtoinen yhteistyö, tutkimuslaitosten verkot EU-hankkeissa, konsulttien verkot
2. Toimialaverkot (industry networks), esim. järjestöt
3. Kaupalliset verkot (commercial networks), esim. Synergiapörssi Oy
4. Henkilöverkot (personal networks), esim. Suomen laatuyhdistys, tutkijoiden verkot. (Murto-Koivisto & Vesalainen 1995, 14)
Eri ryhmiin kuuluvat verkot poikkeavat toisistaan myös tavoitteeltaan.
Yritysverkot pyrkivät useimmiten yhdistämään jäsenten toisiaan täydentävää osaamista tai kasvattamaan kokonaiskapasiteettia riittävälle tasolle.
Toimialaverkot puolestaan liittävät yhteen saman tyyppisiä yrityksiä, joilla on yhteinen etu tai asia ajettavanaan ja valvottavanaan. Kaupalliset verkot ovat yritysyhteistoiminnan kaupallisia kehittämispalveluja ja henkilöverkot tukevat kehittymistä ja tiedon kulkua yksilötasolla yleensä vastavuoroisuuden periaatteella, (mt. 15)
Ensiarvoisen tärkeää verkostojen ja yritysyhteistyön kehittämisessä on se, että kehittäjä tietää minkälaista yhteistyöhanketta ollaan tavoittelemassa. Tässä tutkielmassa lähdetään siitä, että yhteistyöhankkeet voidaan asettaa jatkumolle intensiivisyytensä mukaan. Määrittelyssä tätä jatkumoa kuvaa viisi vaihetta, jotka ovat: 1. benchmarking
2. yhteistyörengas 3. projektiryhmä 4. yhteisyritys ja 5. fuusio
Yhteistyön kehittyessä intensiivisemmäksi, siihen tulee mukaan uusia elementtejä entisten silti välttämättä häviämättä: 1. informaation välitys, 2. kustannustenjako, 3. yhteisen omaisuuden hankkiminen, 4. yhteisen liiketoiminnan kehittäminen ja 5. toiminnan yhdistäminen. (Murto-Koivisto & Vesalainen 1995, 72)
Tässä tutkielmassa perusolettamuksena on, että tilitoimistojen verkostoituminen on kahden ensimmäisen tyypin kaltaista:
Benchmarking eli hyvistä esimerkeistä oppiminen on yhteistyömuoto, jossa tarkoituksena on ainoastaan yritysten tai yrittäjien välinen liiketoimintaan liittyvän hyödyllisen informaation välittäminen. On havaittu kahden tyyppistä pk- yritysten välillä tapahtuvaa benchmarkingia. Niistä ensimmäinen toteutuu yritystasolla, joilloin kahden yrityksen välille kehitetään vastavuoroiseen vierailuperiaatteeseen perustuva käytäntö, jossa yrityksen vastuuhenkilöille taijoutuu ryhmissä ja kahdenkeskisissä tapaamisissa mahdollisuus esitellä toimintaansa tai oppia toisiltaan. Tällainen yhteistyösuhde toimii mm. Etelä- Pohjanmaalla KTM:n verkostomeklarin alkuunpanemana. Toinen tavoitteeltaan vastaava yhteistyösuhde perustuu yrittäjätasolla tapahtuvaan tiedonvälitykseen ja oppimiseen. Etelä-Pohjanmaalla 1990-luvun alussa käynnistyneet
Yhteistyörengas puolestaan on yhteistyömuoto, jossa informaation välittämisen lisäksi ryhdytään resurssien yhteiskäyttöön tai kustannusten jakamiseen. Ehkä nykyisin yleistynyt ”vientirengas” on tyypillistä tämän tyyppistä yhteistyötä.
Yhteistyörengas -tyyppinen toiminta ymmärretään niin, että kyse on pelkästään jonkin yhteisen resurssin tai kustannustekijän (esim. toimitilojen, koulutuksen tms.) jakamisesta niin, että kullekin yritykselle syntyy kustannussäästöjä.
Yritykset eivät kuitenkaan ole millään tavoin liiketoiminnallisesti (strategisesti) yhteistyössä, (mt 72)
2 TILIPALVELUYRITYKSET SUOMESSA
2.1 Tilitoimistopalvelut Suomessa
Sekä kiijanpito että tilintarkastus ovat perinteisiä liike-elämän palveluja.
Tilitoimistot hoitavat asiakkaan kiijanpidon, tilinpäätöksen ja vero-ilmoitusten laadinnan. Lisäksi ne suorittavat erillistoimeksiantoina mm. palkanmaksuja asiakkaidensa puolesta sekä antavat erityyppistä konsultointia yrityksen toiminnan, talouden, verotuksen, rahoituksen ja investointien suunnittelussa sekä tuottavat eri tyyppisiä atk-palveluja asiakasyrityksilleen. (KTM yrityspalvelu 1995a, 23 - 24) Tilitoimistojen palvelut ovat huomattavasti moninaisemmat kuin tilintarkastustoimistojen, jotka keskittyvät yleensä vain päätoimintaansa tilintarkastukseen sekä konsultointiin.
Tili- ja tilintarkastustoimistojen yhteenlaskettu liikevaihto on 1990-luvulla ollut noin 1,6 - 1,7 mrd mk vuodessa. Alalla työskentelee noin 5 400 henkilöä ja
yritysten määrä on reilut 1 700. Alan yrityksistä lähes 90 % on pieniä ja alle 5 henkilöä työllistäviä. Toimialan suurimmat yritykset ovat yleensä tilintarkastustoimistoja. (Järvinen 1995, 260)
Sekä tili- että tilintarkastustoimistot toimivat yleensä vain paikallisilla tai maakunnallisilla markkinoilla. Valtakunnallisesti yrityksistä toimii vain 1 - 3 % ja viennin osuus liikevaihdosta on varsin mitätön, (mt. 260) Suomalaisista tilintarkastusyhtiöistä 9 %:lla on vientiä ja 12 %:lla tuontia. Kirjanpitopalveluita myydään jonkin verran lähialueille, yleensä Viroon, Venäjälle, Tanskaan ja Ruotsiin. Tilitoimisto voi laajentaa toimialuettaan esimerkiksi perustamalla ulkomaille toimipisteen hoitamaan lähinnä kotimaisten vientiyritysten toimeksiantoja kohdemaissa. Suuremmilla tilintarkastusyhtiöillä saattaa olla yhteistyösopimuksia alan kansainvälisten yritysten kanssa. Niinpä ulkomaisten yritysten yksiköitä Suomessa tarkastaa kotimainen tilintarkastaja ja vientimaissa yrityksen sikäläinen yhteistyökumppani. (KTM yrityspalvelu 1995a, 9)
Tilitoimistoille ja tilintarkastajille kauppa, ammatinhaijoittajat ja teollisuus muodostavat merkittävimmät asiakastoimialat. Asiakasrakenteessa on tapahtunut muutosta lähinnä siten, että teollisuuden suhteellinen osuus on kasvanut parin viime vuoden kuluessa. (Järvinen 1996, 49) Tilitoimistojen asiakkaat ovat yleensä pieniä tai keskisuuria yrityksiä.
Työvoimakustannukset ovat suurin yksittäinen menoerä toimialalla (Järvinen 1995, 264). Tilitoimistojen keskimääräinen kapasiteetin käyttöaste on ollut 1990- luvulla 92,1 % ja tilintarkastusyrityksillä 93,5 % (KTM yrityspalvelu 1995a, 8).
Näin ollen alan yritysten voidaan sanoa olleen keskimäärin hyvin työllistetyt.
2.1.1 Toimialan kannattavuus- ja muita tunnuslukuja
Käytettävissä olevien tilinpäätöslukujen valossa kirjanpitopalveluala on myös laman aikana menestynyt tyydyttävän hyvin. Toimialalla heilahtelut ovat olleet yleensä vähäisiä. Vuosi 1993 oli poikkeus. Tuolloin alan liikevaihto laski 7,5 % ja henkilöstön määrä supistui n. 8 %. Alan yritysten asiakkaiden huono taloudellinen tila ja heikko maksuvalmius heijastuivat tilitoimistojen toimintaan ja toimintoja jouduttiin organisoimaan uudelleen. (KTM yrityspalvelu 1995a, 6)
Toimialan yksittäisten yritysten taloudellinen tilanne vaihtelee huomattavasti, mutta keskimääräinen kannattavuus on parantunut tasaisesti koko 1990-luvun ajan. ( Järvinen 1995, 260) Pääosa alan yrityksistä on alle viisi henkeä työllistäviä avoimia yhtiöitä tai kommandiittiyhtiöitä. Omistajat nostavat palkan usein yksityisottoina, minkä johdosta alan yrityksien oma pääoma on negatiivinen. Siten myös alan yritysten omavaraisuusaste vaihtelee merkittävästi. (Järvinen 1995, 264) Oman pääoman osuus taseesta on kasvanut kuitenkin huomattavasti ja näin toimialan omavaraisuusaste on noussut. (Tilastokeskus 1995, 2) Vieraan pääoman määrä on edelleen lähes 70 % liikevaihdosta (KTM yrityspalvelu 1995a, 40).
Kuten taulukosta 1 selviää, ovat käyttökate, rahoitustulos sekä nettotulos toimialalla koko tämän vuosikymmenen ajan pysyneet positiivisina. Vuoden 1994 tulostaso osoittaa toimialan selvinneen lamasta. Huomattavaa on, että omavaraisuusasteprosentti ei ole täysin vertailukelpoinen aikaisempiin vuosiin nähden, koska omia pääomia ei enää rasiteta kertyneillä alipoistoilla. (mt. 34)
KirjanpitopaIvelualan toimintaa kuvaavia keskiipääräisiä tunnuslukuja (mediaanit):
Vuosi 1991 1992 1993 1994
Myyntikate % 97,0 98,0 98,0 98,0
Käyttökate % 16,8 15,7 17,1 19,1
Rahoitustulos % 7,6 6,0 6,2 10,2
Nettotulos % 2,5 1,8 1,5 5,2
Sipo: n tuotto % 17,0 16,9 16,8 17,9
Omavaraisuusaste % 10,9 9,0 10,7 16,0
Velat/ liikevaihto % 74,2 70,3 75,8 69,9
Current ratio 1,5 1,5 1,6 1,6
Taulukko 1 (Lähde: Merkittävimpien rahoittajien tilinpäätösanalyysit/KTM yrityspalvelun toimialaraportti 1995, 34)
Vuonna 1994 tili- ja tilintarkastustoimistoalan liikevaihto oli 1,7 miljardia markkaa, missä oli kasvua kuutisen prosenttia edellisvuoteen verrattuna.
(Tilastokeskus 1995,2) Liikevaihto/henkilö oli kirjanpito-ja tilinpäätöspalveluissa 287 000 mk ja tilintarkastuspalveluissa 530 000 mk vuodessa. Vastaavasti liikevaihto/yritys oli kirjanpito- ja tilinpäätöspalveluissa 579 000 mk ja tilintarkastuspalveluissa 1 306 000 mk vuodessa. Palkka/palkansaaja oli 128 000 mk kirjanpito-ja tilinpäätöspalveluissa ja 221 000 mk tilintarkastuspalveluissa.
(Tilastokeskus 1996a, 38)
Vuonna 1994 ala maksoi kokonaisuudessaan henkilöstökuluja 950 miljoonaa markkaa, mikä on noin 56 % liikevaihdosta. Jalostusarvo/työntekijä oli kirjanpitopalvelualalla 235 000 mk. (Tilastokeskus 1995, 2)
Käyttöomaisuuden osuus 1,3 miljardin mk:n taseesta oli 42 %. Lähes kaksi kolmasosaa, 340 Mmk, käyttöomaisuudesta oli osakkeita ja osuuksia, joita omistivat erityisesti pienet yritykset. Nettoinvestoinnit kasvoivat 15 Mmk edellisvuodesta ja olivat 80 Mmk. Koneisiin, kalustoon ja kuljetusvälineisiin investoitiin 36 Mmk. (mt. 2)
Keskimäärin tilitoimistojen kannattavuus ke hi ty s on ollut suhteellisen tasaista ja tyydyttävää. Kovin suuria heilahteluja eri vuosina toimialalla ei ole tapahtunut.
Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsenkyselyn (1995, 11) mukaan vastanneista jäsenyrityksistä 26 % ilmoitti tilitoimistotoiminnan olevan joko kannattavaa tai erittäin kannattavaa. Vastanneista 58 % ilmoitti toiminnan olevan välttävän kannattavaa. Toiminnan tappiollisuudesta ilmoitti 2 % vastanneista ja vastausta ei antanut 14 % kyselyyn vastanneista.
Kauppa- ja teollisuusministeriön pk-toimialabarometrin (syksy/95) tutkimuksen mukaan lähes kaksi kolmasosaa (63 %) tilitoimistoista arvioi yrityksen kannattavuuden säilyvän nykytasollaan seuraavat puoli vuotta eteenpäin ja lähes kolmasosa (31 %) arvioi kannattavuuden paranevan. Vastaavasti tilintarkastusyrityksistä 55 % arvioi yrityksen kannattavuuden paranevan lähimmän puolen vuoden aikana. 36 % arvioi kannattavuuden säilyvän ainakin ennallaan. Kannattavuuden suhteen toimialalla on kokonaisuutena myönteinen näkemys tulevaisuuden suhteen. (KTM yrityspalvelu 1995a, 33)
2.1.2 Investointikohteet alalla
Nykyaikainen tili- tai tilintarkastustoimisto ei enää toimi ilman tietotekniikan välineitä. Esimerkiksi tilitoimiston tarvitsemat tietojärjestelmät ovat yrityksen tuotantovälineitä ja kirjanpitäjän työkaluja. Tietojärjestelmän on tuettava tilitoimiston liikeidean kehittämistä. (KTM yrityspalvelu 1995a, 30)
Toimiala onkin investoinut pääasiassa uusiin atk-laitteistoihin ja ohjelmistoihin sekä työasemiin. 1990-luvun aikana investointien taso on laman myötä kuitenkin laskenut vuosittain. Erityisesti tilitoimistojen laitteistokanta on pääosin suhteellisen vanhaa. Tili-ja tilintarkastustoimistoissa investointeja tarvitaan myös omien menetelmien kehittämiseen sekä omaan osaamiseen ja tekniikkaan.(mt.
23)
Kauppa- ja teollisuusministeriön pk-yritysten suhdannekyselyn mukaan syksyllä 1995 tilitoimistoista kolme neljäsosaa ilmoitti investointiensa lähimmän puolen vuoden aikana säilyvän ennallaan. Viidennes arvioi lisäävänsä investointejaan.
Vastaavasti tilintarkastusalan yrityksistä 85 % arvioi investointitasonsa säilyvän nykyisellään ja vain 13 % ilmoitti lisäävänsä investointeja. Vuonna 1994 toimialan nettoinvestoinnit olivat 78,3 Mmk, mikä on 13,3 Mmk enemmän kuin edellisenä vuonna, (mt. 23)
Tämän pohjalta näyttäisi siltä, että tili- ja tilintarkastustoimistoissa on huomattu investointien tärkeys ja investointien määrä olisi vähitellen kasvussa.
Huomattavaa on kuitenkin, että vaikka tietotekniikkainvestoinnit ovat hallitsevia toimialalla, ei sovi unohtaa henkilökunnan jatkuvaa kouluttamista ja kehittämistä.
Ilman pätevää henkilökuntaa kun nykyaikaisista koneista ei saa täyttä hyötyä yritykselle.
2.1.3 Alan ongelmat ja menestystekijät
Toimialan keskeisenä ongelmana on yrityskoon pienuus ja siihen liittyvä resurssien puute. Viime vuosien nopeat verotuksen, lainsäädännön ja yritysten kansainvälistymiseen liittyvät uudistukset sekä alan tekninen kehitys ovat kokonaisuutena ja yhtäaikaisesti tapahtuneina aiheuttaneet toimialan pienille yrityksille ylivoimaisia ongelmia säilyttää kokonaisvaltainen tiedollinen ja taidollinen taso riittävänä. Toimialan nopea kehittyminen edellyttääkin riittävää opintopohjaa alalla työskenteleviltä. Mielellään koulutukseen tulisi kuulua toimialan tutkinto (esim. tilitoimistoissa Kiijanpitotoimistojen Liiton KLT- tutkinto). Peruskoulutuksen lisäksi henkilökunnan jatkuva ajankohtaisasioihin perehtyminen on edellytys riittävän ammattitaidon pitämiseksi ja henkilökunnan luomiseksi yhdeksi alan menestystekijöistä. (KTM yrityspalvelu 1995a, 35 - 36)
Nopeiden muutosten tuottamaksi ongelmaksi on koettu sekä tilitoimisto- että tilintarkastusalalla vastuukysymysten määrittäminen, koska selkeitä oikeustapauksia ei ole riittävästi. Vastuukysymyksiä selvitettäessä hankaluutena on toimialaan liittyvien asioiden odotuskuilu. Tehdyn tai tekemättömän työn seuraukset havaitaan usein vasta vuosien kuluttua. Tilitoimiston työmenetelmiä ja tekniikkaa kehitettäessä voi tilintarkastuksen ongelmaksi muodostua tositteen tapahtumahetken ja tilinpäätöksen välisen aukottoman kirjausketjun todentaminen, (mt. 36)
Matala kynnys päästä toimialalle aiheuttaa sen, että erityisesti tilitoimistoissa työskentelee yrittäjiä joko sivutoimisesti tai lähinnä harrastuspohjalta. Tietotaidon taso vaihtelee suuresti. Hinnoittelu on kirjavaa ja aiheuttaa häiriötä koko toimialan yrityskentässä. Esimerkiksi useat menestyvät tilitoimistot ovat erikoistuneet hoitamaan tietyn toimialan tai toimialojen toimeksiantoja.
Tilitoimisto tuottaa asiakasyrityksestään jatkuvasti taloudellista informaatiota yrityksen johdon käyttöön. Asiakkaan toimialalla taloudelliset ja muut tekijät muuttuvat alinomaan. Tilitoimiston on kyettävä löytämään asiakkaan toimialan eri tyyppisiin ongelmiin uusia ratkaisuja. Asiakastoimialan tuntemus helpottaa merkittävästi tätä tehtäväkenttää. (KTM yrityspalvelu 1995, 35 - 36) Erikoistuminen puolestaan helpottaa asiakastoimialaan tutustumista ja tätä kautta erikoistumisesta tulee yksi yrityksen menestystekijä.
Henkilöstön vaihtuvuus etenkin tilitoimistoissa on vähäistä, joten henkilöstö on päässyt ikääntymään. Ikääntymisen myötä halukkuus ja kyky joustavuuteen sekä uusien asioiden omaksuminen saattaa heikentyä. Siten uhkaksi voi muodostua yrityksen palvelutuotteiden kokonaislaadun säilyttäminen riittävänä, (mt. 37) Monissa toimialan yrityksissä henkilöstö on nähtävä yhdeksi tärkeimmistä menestystekijöistä, joten yrityksissä olisi pidettävä huoli siitä, ettei henkilöstöstä tule uhkaaja ongelmaa yrityksen toiminnan jatkuvuudelle.
2.1.4 Kehittämistarpeet ja kehittämisen esteet
Kauppa- ja teollisuusministeriön tuottaman pk-toimialabarometrin (syksy/95) mukaan henkilöstön kehittämisen merkitys korostuu sekä tilitoimisto että tilintarkastusalan yrityksissä. 61 % vastanneista tilitoimistoista ilmoitti oman henkilökunnan kehittämisen kuuluvan niihin asioihin, joissa yrityksellä on eniten kehittämistarvetta. Muita tärkeitä kohteita olivat markkinointi (46 %), liiketoiminnan koko kehittäminen (32 %) ja tuotekehitys (28 %).
Tilintarkastusalan yrityksistä 55 % ilmoitti kehittämistarpeen keskittyvän markkinointiin, 42 % henkilöstöön ja 28 % tuotekehitykseen. Merkittävää on, että tilintarkastusyrityksistä viidennes (21 %) ilmoitti kansainvälistymisen olevan keskeinen kehittämistarve. Tilitoimistoista vain 3 % koki kehittämistarvetta
kansainvälistymiseen. (KTM yrityspalvelu 1995a, 31) Kuviossa 1 kehittämistarpeet ovat eriteltyinä erikseen tili-ja tilintarkastustoimistoittain.
Tili- ja tilintarkastustoimistojen kehittämistarpeet
Kansainvälis tyninen
Liikkeenjohtotaito
Tuotekehitys Liiketoiminnan kokonais kehittä ninen
Markkinointi Henkilöstön kehittärrinen
_
!
зш. as
■ 1 .
_
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
H Tilintarkastuspalvelut
□ Tilitoimistopa lv elut
Kuvio 1 (Lähde: KTM yrityspalvelu 1995a, 31)
Tili- ja tilintarkastustoimistot kokevat oman henkilöstönsä osaamisen merkittävimmäksi kehittämisen esteeksi. Alalla on tapahtunut huomattavia muutoksia, jotka ovat koskeneet erityisesti atk-alan tuotekehitystoimintaa, yrityslai nsäädäntöä ja verotusta. Palvelualan yritysten henkilökunnalta edellytetään huomattavaa perehtyneisyyttä, jotta se kykenisi laadukkaasti suoriutumaan alan asettamista jatkuvasti uusiutuvista haasteista. (KTM yrityspalvelu 1995b, 18)
Kauppa- ja teollisuusministeriön pk-toimialabarometrin mukaan puolet tilitoimistoista kokeekin kehittämisen pahimmaksi esteeksi henkilöstön ja tilintarkastusalan yrityksistä lähes kolmannes (31 %). Toimiala on ollut kokonaisuutena suhteellisen vakaa ja henkilöstön vaihtuvuus on ollut vähäistä.
Viime vuosien nopeat muutokset ovat aiheuttaneet toimialan yrityksille aktiivista uusien asioiden perehdyttämistä ja ikääntyvä henkilökunta koetaan tällöin kehittämisen esteeksi. Muita merkittäviä kehittämisen esteitä ovat suhdannetilanne (merkitys kuitenkin laskenut) ja lainsäädäntö. Nopeat, usein tapahtuvat lainmuutokset ilman soveltamisohjeita tuottavat toimialan yrityksille käytännön hankaluuksia. (KTM yrityspalvelu 199^a, 32)
Muita kehittämisen esteitä tili- ja tilintarkastustoimistoissa ovat tuotekehitys, rahoitus ja työvoimakustannukset, (mt. 32) Kaiken kaikkiaan on huomattava, että tili- ja tilintarkastustoimistojen kehittämistarpeet ja kehittämisesteet ovat hyvin samankaltaisia, mikä voi luoda yrityksen sisälle erilaisia ristiriitatilanteita.
2.1.5 Tilitoimisto-ja tilintarkastusalan vertailua muihin liike-elämän palvelualoihin
Tili-ja tilintarkastustoimistojen lisäksi liike-elämän palvelualoihin luetaan:
- liiketoiminnan ja johdon konsultointi - lakiasiain palvelut
- mainostoimistot ja
- muu markkinointipalvelu. (Tilastokeskus 1995, 1)
Vertailtaessa tili- ja tilintarkastustoimistoja muihin liike-elämälle palveluja tuottaviin yrityksiin ei esiin noussut mitään erityistä. Toimialojen yhteensä noin 6 000 yrityksen liikevaihto vuonna 1994 oli lähes yhdeksän miljardia markkaa.
Liiketoiminnan ja johdon konsultoinnin osuus tuosta summasta oli 1,6 mrd markkaa, tili- ja tilintarkastustoimistojen 1,7 mrd markkaa, lakiasiain palvelujen 1,3 mrd markkaa, mainostoimistojen 3,5 mrd markkaa (Tilastokeskus 1996b, 237) ja muun markkinointipalvelun 820 Mmk. (Tilastokeskus 1995, 1 - 4)
Vuosi 1994 oli kaikille liike-elämälle palveluja tarjoaville yrityksille lievän kasvun vuosi. Lakiasiaintoimistojen liikevaihto on jo neljän vuoden ajan kasvanut ja vuonna 1994 muutkin toimialat pystyivät parantamaan liikevaihtoaan edellisvuodesta. Toimialojen kannattavuuskin koheni lukuunottamatta tili- ja tilintarkastustoimistoja. (Tilastokeskus 1995, 1)
Taulukosta 2 selviävät eri toimialojen tärkeimmät tunnusluvut.
Tunnusluvut toimialoittain:
Konsul
tointi
Tilitoim. ja tilintark.
Lakiasiain palvelut
Mainos
toimistot
Muu mark.
palvelu Kokonaistulos
liikevaihdosta %
5,9 11,6 23,4 6,8 6,8
Käyttökate liikevaihdosta %
12,7 18,8 32,9 14,8
my.katteesta
13,7
Omavaraisuusaste % 32,9 30,2 36,6 29,8 49,5
Quick ratio 1,4 1,5 1,7 1,4 1,9
Taulukko 2 (Lähteet: Tilastokeskus 1996b, 226-236 ja Tilastokeskus 1995, 1-4)
Muista huomioitavista tunnusluvuista mainittakoon liikevaihto/henkilöstö, palkat/henkilöstö sekä jalostusarvo/henkilöstö, joista on tehty vertailu kuvioon 2.
Muita tunnuslukuja eri toimialoilta
1200,0
,
1000,0
И liikevaihto/henkilöstö В palkat/henkilöstö
□ jalostusarvo/henkilöstö ¡ 800,0
600,0
400,0
200,0
'ro
Kuvio 2 (Lähde: Tilastokeskus 1996b, 226-236)
Toimialojen yritykset työllistivät yhteensä noin 17 000 henkilöä suurimman yksittäisen toimialan ollessa tili-ja tilintarkastustoimistopalvelun. Toiseksi suurin työnantajatoimiala oli liiketoiminnan ja johdon konsultointi 3 500 henkilöllä.
Mainostoimistot työllistivät puolestaan 3 400 henkilöä ja Lakiasiainpalvelut 2 200 henkilöä. Muut markkinointipalvelut antoivat työpaikan 1 800 henkilölle.
(Tilastokeskus 1995, 1 - 4)
Konkurssiin haettiin yhteensä 125 liike-elämälle palveluja tuottavaa yritystä, jotka yhteensä työllistivät noin 300 henkilöä. Vuonna 1993 konkurssiin haettuja toimialojen yrityksiä oli 158 ja niissä oli työntekijöitä lähes 800. Suurin muutos tapahtui markkinointipalveluja tarjoavien yritysten osalta. Vuonna 1994 konkurssiin haettiin 48 markkinointipalveluyritys(ä ja ne työllistivät 120 henkilöä
kun edellisvuonna konkurssiin menneiden yritysten lukumäärä oli 85 ja niissä oli työntekijöitä 570. (Tilastokeskus 1995, 1)
2.2 Kirjanpitotoimistojen Liiton jäsentilitoimistot
Vuonna 1968 kolmetoista tilitoimistoa perusti Kirjanpitotoimistojen Liitto ry:n.
Tammikuun 1996 tilanteen mukaan jäseniä on 550 toimistoa eri puolilla Suomea.
Tiedotus, koulutus, edunvalvonta ja hyvän tilitoimistotavan edistäminen ovat liiton tärkeimpiä toimintamuotoja. (Kirjanpitotoimistojen Liitto 1996, 8)
Kirjanpitotoimistojen Liitto perusti Tili-instituuttisäätiön vuonna 1980 auktorisoimaan tilitoimistoja ja järjestämään KLT-tutkintoa laskenta-alan ammattilaisille. Säätiön toiminnassa on mukana Kirjanpitotoimistojen Liiton, verohallinnon, korkeakoulujen, kauppaoppilaitosten, kauppakamarilaitoksen ja yrittäjäjäijestojen edustajia. KLT-kiijanpitäjiä on tällä hetkellä noin 1058 ja auktorisoituja tilitoimistoja 375. (mt. 8)
Kirjanpitotoimistojen Liiton jäseniksi pääsevät vain luotettavat tilitoimistot.
Ennen jäseneksi hyväksymistä toimisto tarkastetaan. Jäsenvaatimukset tarkistetaan jäseneksi haettaessa ja säännöllisin väliajoin jäsenyyden aikana.
Jäsenvaatimuksena on, että tilitoimiston vastuullisella hoitajalla tulee olla kaupallinen koulutus, KLT-tutkinto (kirjanpidon ja laskentatoimen tutkinto) sekä laskenta-alan kokemusta vähintään 5 vuotta. Lisäksi tilitoimiston tulee olla toiminut vähintään 2 vuotta päätoimisesti, olla omistussuhteiltaan riippumaton, pitää yllä henkilöstönsä ammattitaitoa, hoitaa asiakastoimeksiannot hyvän tilitoimistotavan mukaisesti sekä läpäistä liiton tarkastus, (mt. 8)
Joka toinen vuosi Kirjanpitotoimistojen Liitto tekee jäsenilleen kyselyn, jolla kerätään tietoja mm. tilitoimistojen palveluista, henkilökunnan koulutuksesta ja palkoista, hinnoista sekä tunnusluvuista. Seuraavassa muutama maininta jäsenkyselystä vuodelta 1995.
Henkilökunnan ja johtajien koulutus
Jäsentilitoimistojen henkilökunta on hyvin koulutettua. 92 %:lla työntekijöistä on kaupallinen koulutus; 74 % on merkonomeja, 12 % merkantteja tai vastaavia ja 6
% ekonomeja tai muita akateemisen loppututkinnon suorittaneita.
Tilitoimiston johtajista 59 % on merkonomeja, 29 % ekonomeja tai muita akateemisen loppututkinnon suorittaneita ja 7 % merkantteja.
Asiakkaat
Jäsentilitoimistoilla on yhteensä noin 60 000 asiakasta. Asiakkaiden keskimääräinen liikevaihto on 1,5 Mmk. Henkilökuntaa asiakkailla on keskimäärin 2,6 henkilöä. (Tilastokeskuksen mukaan Suomen kaikkien yritysten vastaava luku on 5,6)
Tilitoimistotyöntekijällä on keskimäärin 23 asiakasta. Paikkakunnittain keskiarvo vaihtelee pääkaupunkiseudun 17:sta Hämeen läänin 26:een. Erot selittyvät osin pääkaupunkiseudun suuremmilla asiakasyrityksillä.
Asiakkaiden liikevaihtojen vertailu tilitoimiston koon mukaan näyttäisi pienten yritysten asioivan pienissä jäsentoimistoissa ja suurten asiakkaiden suuremmissa jäsentoimistoissa.
Asiakkaiden toimialat suuruusjärjestyksessä:
palvelut 34 % teollisuus 24 %, kiinteistö-ja asoyt 12 % maatilatalous 5 %
kauppa 22 %, muut 8 %.
Asiakkaista on:
osakeyhtiöitä 44 % henkilöyhtiöitä 23 % yksityisliikkeitä 27 % muita 6 %
Tilitoimistojen palvelut
Tilitoimistolla voi olla hyvinkin erilainen palveluvalikoima. Jatkuvaan toimeksiantoon perustuen kaikki toimistot tekevät liki kaikille asiakkailleen seuraavia töitä:
- pääkirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen - verotukseen liittyvät toimet
Usein tehtäviä töitä ovat myös:
- palkanlaskenta
- tilinpäätöksen analysointi
Vain osassa toimeksiantoja on sovittu siitä, että tehdään:
- keskeisten tunnuslukujen laskentaa tai muuta jakson analysointia tilikauden aikana
- myyntilaskutusten hoitamista - taloudellista konsultointia yleensä - yhtiöoikeudellisia asioita
Jotkut jäsenet tekevät jatkuvaan toimeksiantoon perustuen myös seuraavia töitä:
- konsernitilinpäätöksen laatiminen - kansainvälisen tilinpäätöksen laatiminen - konekieliset pankkiyhteydet
- myyntilaskutus
Veloitukset
Tilitoimistojen veloitukset vaihtelevat todella paljon toimistoittain ja paikkakunnittain. Hinnoittelurakenne vaihtelee myös toimistoittain. Usein juoksevan kirjanpidon hinta muodostuu perusveloituksesta, tunti- tai
vientihinnasta ja atk-kuluista.
Juoksevan kirjanpidon tuntiveloitukset vaihtelivat välillä 150-250 mk/h.
Tilinpäätöksen ja konsultoinnin hinnat olivat jonkin verran korkeammat.
3 TILITOIMISTOJEN UUDET HAASTEET
3.1 Tulevaisuuden haasteet
Kirjanpitopalvelun toimialan visio on myönteinen, sillä alan kysyntä lisääntynee tulevaisuudessa. Syitä kysynnän kasvuun on useita, sillä sekä yritystoimintaan kohdistuva lainsäädäntö että verotus säädöksineen muuttuvat nopeasti.
Tietotekniikan ja tiedonsiirron kehittyminen tarjoavat uusia mahdollisuuksia hoitaa entistä nopeammin ja joustavammin yhtiöiden toimintaan liittyviä hallinnollisia asioita. Myös erilaiset rahoitusmahdollisuudet monipuolistuvat ja niiden järjestelyissä esimerkiksi tilitoimisto voi jatkossa tarjota konsultoivaa palvelua. (Järvinen 1995, 264)
Yritysten kansainvälistyminen asettaa niiden kjrjanpitoyhtiöille aivan erityisiä haasteita. Täsmällistä ja luotettavaa palvelua tarvitsevat esim. vientitoimintaa käynnistävät asiakasyritykset, joista saatava kokonaiskäsitys muodostuu myös yhtiön tilasta ja toimintatavoista. Tässä asiantuntevalla tilitoimistolla on mahdollisuus tarjota erityispalveluja asiakkailleen. (Järvinen 1995, 264) Myös tilintarkastus elää muutospaineissa. Paineet merkitsevät uhkia, mutta tarjoavat mahdollisuuden selviytyä niille, jotka osaavat sopeutua muuttuneisiin olosuhteisiin ja suunnata toimintansa passiivisesta sopeutujasta aktiiviseksi muutoksen johtajaksi. (Lohi 1995, 287)
Kehitys edellyttää kuitenkin tilitoimistojen henkilökunnalta entistä monipuolisempaa ja syvällisempää toiminnan kokonaishallintaa. Etenkin pienten tilitoimistojen uhkaksi nousee resurssien puute riittävän tietotason sekä palvelukyvyn saavuttamisessa ja säilyttämisessä. (Järvinen 1995, 265)
Tässä luvussa tarkastellaan kahta erilliseltä tuntuvaa asiakokonaisuutta:
laatuajattelun heräämistä alalla sekä alaa säätelevien lakien muuttumista ja EU:n niihin tuomia muutoksia. Huomioitavaa on, että loppujen lopuksi molempien näiden asioiden huomioonottaminen on tärkeää, jotta yritykset säilyttäisivät kilpailukykynsä ja houkuttelevuutensa asiakkaidensa silmissä. Lisäksi tässä tutkielmassa oletetaan, että juuri nämä kaksi asiaa ovat tärkeimpinä syinä tilitoimistojen verkostottumistarpeisiin. Toisin sanoen tilitoimistot verkostoituvat, jotta ne selviäisivät kilpailukykyisinä alan asettamista, yhä kovenevista haasteista.
3.2 Laatuajattelu
Perinteisesti laadusta puhuttaessa ajatukset kohdistuvat tavaran laatuun. Yritysten ympäristössä tapahtuvat muutokset ovat kuitenkin pakottaneet yritykset tarkastelemaan laatua laajemmasta näkökulmasta. Laadun käsite onkin jatkuvasti muuttunut ja laajentunut, eikä täysin selvää määritelmää laadulle ole olemassa.
Erityisen hankalaksi laadun määritteleminen tulee, kun arvioidaan sen liittymistä liikkeenjohdon käyttämiin käsitteisiin ja työkaluihin. Laatua voidaan myös tarkastella eri taajuustasoilla kuten tuotteen laatuna, prosessin laatuna tai laatua koko organisaation yleisfilosofiana. (Kankkunen ym. 1995, 147)
Palveluyritykset voidaan jakaa karkeasti kolmeen ryhmään: työpalveluyritykset, itsepalveluyritykset ja asiantuntijapalveluyritykset. Työpalveluyritykset tuottavat rutiininomaisia palveluita. Niissä sama suoritus toistetaan samanlaisena eri asiakkaille. Itsepalveluyritykset puolestaan tarjoavat mahdollisuuden tuottaa palvelu itse joko kokonaan tai osittain. Asiantuntijapalveluyritykset sen sijaan tarjoavat tilannekohtaisten ongelmien ratkaisuja. (Mäkinen 1995a, 258)
Tilitoimistot luetaan samaan joukkoon muiden palveluyritysten kanssa, kun niiden laatuasioita käsitellään. Asiantuntijapalveluja tuottavina niiden luonne poikkeaa merkittävästi esimerkiksi ravintoloista, urheiluhalleista, partureista ja hotelleista. Yleinen palvelujen laatukäsitteistö soveltuu huonosti asiantuntijapalveluihin, koska asiantuntijayrityksissä henkilökunnan koulutustaso on korkea. Työhön liittyy monimutkaista ongelmanratkaisua ja ongelmat ovat tilannekohtaisia. Vaikka asiantuntijayritykset ovat palveluyrityksiä, ne ovat luonteeltaan selvästi erilaisia kuin työ- ja itsepalveluyritykset. Niiden laatutekijät ovat erilaisia, (ma. 258)
Palveluyrityksen laatua arvioidaan yleensä sillä, miten asiakkaat kokevat palvelun. Asiakkaan myönteinen mielikuva tarkoittaa hyvää laatua ja kielteinen huonoa laatua. Asiantuntijayrityksen laatu rakennetaan luotettavuuden, yhteistyön ja informaation peruspilareille. Tärkein ominaisuus asiantuntijayrityksen laadussa on yrityksen ja asiakkaan välinen luottamus. Asiakkaan on luotettava valitsemaansa yritykseen, saamaansa palvelun pätevyyteen ja palvelun tulosten vaikuttavuuteen. (Mäkinen 1995a, 258-259)
Asiantuntijapa!veiuyrityksen laadun voi tiivistää karkeasti muutamaan sanaan:
”Tehdään tehokkaasti hyvää työtä, josta asiakkaalle on hyötyä”. Kun yrityksen sisällä pelin palaset ovat selvillä ja tiedetään, mitä asiakkaalle taijotaan, on helpompi korottaa hieman rimaa ja tehdä asiat hieman sovittua paremminkin, jolloin asiakas kokee palvelun positiivisena. (Väyrynen 1996, 6-7)
Asiantuntijapalveluissa asiakas tekee oman osuutensa palvelun tuottamisessa, vaikka palveluyritys ja asiakas ovatkin usein hyvin erilaisin tiedoin varustetut.
Asiantuntijapalvelujen tuottaminen on tietojen käsittelyä. Tietoa on monentasoista: raakatietoa eli dataa, informaatiota ja osaamista. Käytetyn tiedon taso ilmaisee palvelun tason. Jos yritys tuottaa pelkkää raakatietoa, laatutaso on alhainen. Siinä vastuu tietojen tulkinnasta jää asiakkaalle. Hyvätasoisen informaation ja vahvan osaamispanoksen yhdistelmä merkitsee korkeinta laatutasoa. (Mäkinen 1995a, 259)
3.2.1 Laatuajattelut perusteet tilitoimistossa
Tilitoimistojen tuotantoprosessi on vaiheittainen tapahtumasarja, jonka tuloksena syntyy asiakkaan palvelupaketti. Palvelupaketti muodostuu ydinpalvelusta ja lisäpalveluista. Asiakas määrittelee koko palveluprosessin ja lopputuloksen laadun. Asiakkaan laatukokemukseen liittyy lisäksi oleellisena tekijänä se, millaisen yrityskuvan asiakas muodostaa tilitoimistosta. Laatuajattelutavan ydin on, että asiakas on kaiken liiketoiminnan lähtökohta. Vain tyytyväinen asiakas turvaa yrityksen kannattavuuden. (KTM yrityspalvelu 1995a, 35)
Tilitoimistoissa hyvä asiakastyytyväisyys saavutetaan sillä, että palvelun kokonaislaatu on kunnossa. Kokonaislaatu muodostuu teknisestä ja toiminnallisesta laadusta sekä imagosta. Tekninen laatu on palveluprosessin tuloksen laatu. Se on kaikkea sitä, mitä asiakkaalle jää, kun tuotantoprosessi ja vuorovaikutus yrityksen henkilökunnan ja asiakkaan välillä on ohi. (mt. 36)
Toiminnallinen laatu tarkoittaa puolestaan sitä, miten asiakas saa palvelun ja miten hän kokee samanaikaisen tuotanto- ja kulutusprosessin. Imago puolestaan on laadun kokemisen suodatin. Myönteisen imagon vallitessa asiakas antaa pienet virheet ehkä anteeksi. Kielteinen imago sen sijaan tuo kaikki virheet korostetusti esille, (mt. 36)
Palveluyritysten laatu on ollut pitkään vaikeasti hahmotettava käsite. Yleisellä tasolla laadusta on puhuttu paljon, mutta mitä pienempiin yrityksiin on menty, sitä kirjavamman kuvan laadun käsitteestä on saatu. Eivätkä etenkään tilitoimistot ole tehneet siinä poikkeusta. Viime aikoina tilanne on kuitenkin kohentunut ja on alettu nähdä yrityksen sisäisen toiminnan laadun merkitys ja ennen kaikkea, mitä
se sisältää. Palveluyrityksissä on alettu tarkastella omia tuotoksia yhä ahkerammin asiakkaan tarpeiden näkökulmasta. (Väyrynen 1996, 6)
Mäkisen (1995a, 259) mukaan parhaassa tapauksessa tilitoimisto on kuin sairaala.
Se mittaa asiakasyrityksen terveyttä ja ehdottaa toimenpiteitä ongelmien ratkaisemiseksi. Tilitoimiston asiakkaat eivät tunne riittävästi tilitoimistopalvelua puuttuakseen sen henkilökunnan tekemisiin ja heidän onkin vain luotettava saamansa palvelun laatuun ja tehtävä oma osuutensa työstä tilitoimiston antamien ohjeiden mukaan. Tilintarkastustoimistoa hän puolestaan vertaa vakuutusyhtiöön.
Se varmistaa mm. tilitoimiston tekemän työn oikeellisuuden ja virheettömyyden.
Tilintarkastaja on kirjanpitoasioista tietämättömälle yritysjohtajalle tilitoimiston laadun tae.
Mäkisen (ma. 259) mukaan tili- ja tilintarkastustoimistojen nykyiset roolit ovat kuitenkin ongelmallisia. Esimerkiksi tilitoimistot keskittyvät yleensä palvelemaan mm. verohallintoa paremmin kuin yrityksen johtoa, jolle sen tuottamasta kirjanpitoinformaatiosta olisi hyötyä ja joka sen laskut maksaa.
Tilintarkastustoimistot tuottavat puolestaan informaatiota yrityksen kirjanpidosta ja hallinnosta yrityksen omistajille. Yrityksen johto on osa hallintoa, joka on tarkastuksen kohteena ja koska lähes kaikissa yrityksissä omistajat ovat yrityksen johdossa, ristiriita on Mäkisen mukaan vaikea.
Kaiken kaikkiaan tilitoimistojen on tulevaisuudessa tehtävä enemmän kuin lait vaativat. Kirjanpito-, vero- ja yhtiölainsäädäntö asettavat minimirajat, mutta niiden määräysten toteuttaminen ei ole palvelun tarkoitus vaan sivutuote.
Esimerkiksi tilitoimistopalveluiden ja niihin liittyvien oheispalvelujen tarkoituksena on tuottaa informaatiota yrityksen taloudesta kuukausittain ja mahdollisimman nopeasti kuukauden päättymisen jälkeen. Lisäksi tilitoimiston on
välitettävä kirjanpitoinformaatio asiakasyrityksen johdolle siten, että se pystyy käyttämään sitä päätöksenteossaan yrityksen menestyksen varmistamiseksi. Nyt tilitoimistolta olisi löydyttävä myös valmiuksia opastaa yritystä talouden karikoissa. (Mäkinen 1995a, 259) Ilman tätä neuvovaa puolta asiakas ei koe saavansa korkeatasoista palvelua.
3.2.2 Standardoinnista
Viime vuosikymmenen puolivälissä ilmestyneistä ISO 9000 -laadunhallinta- standardeista on tullut maailman suosituimpia ja tunnetuimpia standardeja.
Sertifikaatti taas on todistus siitä, että kyseiset laatustandardit tai -vaatimukset on täytetty. Yksinkertaistaen ISO 9000 -perheen standardeissa kerrotaan, mitkä laatuun liittyvät asiat yrityksen pitäisi toteuttaa toiminnassaan. (Poisalo 1996,40)
Sinänsä laatustandardeissa ei ole mitään mystistä. Kyse on laadunvarmistuksen hoitamisesta: johdon vastuusta, laatujäijestelmistä, sopimuskatselmuksesta, suunnittelun ohjauksesta, asiakirjojen ja tietojen valvonnasta jne. Standardien ja sertifioinnin ansiosta yritys ikään kuin siivoaa itsensä ja tekee perusasioista näkyviä. Jos yritys on hoitanut asiansa säntillisesti, se ei välttämättä löydä standardeista mitään ihmeellistä, mikä ei tavalla tai toisella olisi ollut sen toiminnassa jo mukana. Laatujärjestelmää voisi kuvailla näinkin: se on sitoutumista asioiden ja ongelmien pohtimiseen ja hoitamiseen loppuun saakka, (ma. 41)
Kun yritys on saanut laatujärjestelmänsä toimimaan siten, että sen avulla voidaan osoittaa asiakkaiden kokeman laadun paranevan ja yrityksen sisäisen epäjärjestyksen vähenevän, niin yrityksen seuraava kehityksen vaihe voi olla laatujärjestelmäsertifikaatin tavoitteleminen. Sertifikaatti osoittaa, että yrityksen
laatujärjestelmä on kehitetty ISO 9000:n periaatteiden mukaisesti ja että laatujärjestelmä toimii tehokkaasti. Sen sijaan sertifikaatti ei todista, että yrityksen tuotteet tai palvelut olisivat välttämättä erityisen korkeatasoisia.
(Pesonen & Saarinen 1995, 94 - 95)
Sertifiointiprosessiksi kutsutaan koko sitä pitkää tapahtumaa, jonka lopputuloksena yritys saa sertifikaatin. Prosessi alkaa yhteydenotolla ulkopuoliseen auditoijatahoon ja päättyy sertifikaatin luovuttamiseen. Koko sertifiointiprosessi kestää yhdestä kuukaudesta viiteen kuukauteen.
Sertifiointi prosessin aikana ulkopuolinen auditoija käy yrityksessä arvioimassa yrityksen laatujärjestelmän. Sertifiointiprosessi alkaakin puhelinsoitolla sertifiointioikeudet omaavalle taholle. Näitä on Suomessa neljä: Suomen Standardoimisliitto SFS ry, Det Norske Veritas, Lloyd's Register ja Bureau Veritas, (mt. 94 - 96)
Laatujärjestelmäsertifikaatti kertoo, että yrityksen toimintamallit ovat sellaiset, että asiakas saa sitä, mitä hän uskookin saavansa ja että yrityksen oma sisäinen toiminta on hallinnassa ja se kehittyy jatkuvasti, (mt. 95) Laatusertifikaattiin ei liity arvoasteikkoa, toisin kuin esimerkiksi laatupalkintoihin. Sertifikaatti merkitsee yrityksessä on/off -tilannetta, eli laadun perusasiat ovat kunnossa tai sitten eivät. (Poisalo 1996,41)
Laatustandardit ovat sitä varten, että yrityksen tuottamien palvelujen ja tuotteiden laatu paranisi ja eri sidosryhmien tyytyväisyys kasvaisi. Useissa maissa tehtyjen selvitysten mukaan laatutyö sertifikaatteineen näkyy myös liikevaihdossa.
Sertifikaatti on eräänlainen laatumerkki, se lisää uskottavuutta, (ma. 40) ISO 9000 -laatustandardisarjaan perustuvan laadunparannustyön on havaittu vaikuttavan yrityksen yleiseen kilpailukykyyn ja menestykseen. Esimerkiksi määritellyt
toimintamallit ovat tuoneet parannusta yhteistyöhön alihankkijan kanssa, mikä on näkynyt parantuneena hankintojen laatuna. Yrityksen sisäisessä laaduntuottoprosessissa laatukustannukset ovat alentuneet, työn tuottavuus on parantunut, tilauskanta on lisääntynyt, markkinaosuus on parantunut samoin kuin pääoman tuotto ja tulos. Lisäksi asiakastyytyväisyys on parantunut kuten myös laatumaine. (Laatuviesti 2/1994, 13)
Yrityksen motiivit hakea laatusertifikaattia ovat monet. Joskus asiakas suorastaan vaatii, että kauppaa ei synny ennen kuin myyjäyritys on hoitanut sertifioinnin kuntoon. Huomattavaa on, että asiakasyritysten käydessä kansainvälistä kauppaa tulee yhä useammin esille kunkin asiakasyrityksen kokonaisvaltaisen laatujärjestelmän rakenne. Tähän rakenteeseen kuuluvat myös kirjanpitopalvelut, mikä edellyttää yhä suuremmassa määrin laatujäijestelmien rakentamista myös kiijanpitoalan yrityksille. Tosin EU-alueella eivät ISO 9000 -laatujäijestelmät toistaiseksi ole toimialalla yleisiä. (KTM yrityspalvelu 1995a, 14)
3.2.3 Tilitoimistojen laadunkehittäminen
Kirjanpitotoimistojen Liitto sekä kauppa- ja teollisuusministeriö käynnistivät yhteistyössä vuonna 1994 ensimmäisen ISO 9000 -laatustandardiin perustuvan kehittämisprojektin. Vuoden 1995 aikana laatuprojektissa on ollut mukana jo noin 20 tilitoimistoa. (Järvinen 1996, 49) Lappeenrantalainen Konsulttitoimisto Oy sai kunnian olla ensimmäinen suomalainen ja pienellä varauksella myös ensimmäinen pohjoismainen tilitoimisto, jolle myönnettiin 1995 kansainvälisen ISO 9000 -järjestelmän mukainen laatusertifikaatti. (Tilisanomat 6/1995, 88)
Tilitoimistojen laatutaso Suomessa on kirjava. Kirjanpitotoimistojen Liiton alullepanemassa tilitoimistojen laatuprojektissa hankkeessa mukana olevat yritykset joutuivat valitsemaan, ovatko ne vain työpalveluja tarjoavia tilitoimistoja vai asiantuntijayrityksiä. Työpalvelun valinneet yhtiöt rakentavat ISO 9000 - laatustandardia tarkasti noudattavan ohjeiston, jolla yrityksen työt muokataan täsmällisesti määritellyiksi tuotteiksi. Näille tuotteille puolestaan luvataan korkea laatu. (KTM yrityspalvelu 1995a, 35)
Tilitoimistojen tuotteet ja palvelut sisältävät runsaasti elementtejä, joiden olemassaolon ratkaisevat aivan muut tekijät kuin itse tuote tai palvelu.
Toimistojen kilpailukentässä kisaavat yritystoimistot ja ammatinharjoittajat.
Molemmat tahot tuottavat samoja palveluja ja tuotteita ja kumpaakin tahoa tarvitaan. Tuotteista ei voi yksin muodostua kilpailuetua yritystoimistoille, koska kustannustekijät ovat aivan toista luokkaa kuin ammatinharjoittajalla. Näin ollen pärjätäkseen yritystoimiston on kyettävä työstämään nämä tuotteet ennennäkemättömän tehokkaasti. Näin ovat useat tilitoimistot asian myös ratkaisseet, mistä on ollut seurauksena kestämätön kiire. Laatuprojektissa mukana olevat yritykset ovat kuitenkin päättäneet, että näin ei tule jatkumaan. (Suominen
1995, 38-39)
Tilitoimiston työketjussa on kaksi luonteeltaan erilaista osaa. Alkupää sisältää runsaasti rutiinitöitä ja loppupää asiantuntemusta edellyttäviä töitä. Kerätyn raakatiedon pohjalta luodaan informaatiota yrityksen talouden kehityksestä ja tilasta. Tämän informaation perusteella ratkotaan mahdollisesti taloudessa ilmenneitä ongelmia. Informaatiosta ja erilaisiin taloudellisiin ongelmiin liittyvästä neuvonnasta yritykset ovat valmiit maksamaan moninkertaisesti rutiinityöhön verrattuna. Kun halutaan sovittaa yhteen ristiriitaiset kustannustehokkuus ja informaation laatu, rutiineja on automatisoitava.
Tilitoimiston rutiinitöiden automatisointi edellyttää työketjujen miettimistä uudelleen. Työvaiheet, tietorakenteet ja järjestelmät on pelkistettävä palvelemaan korkeatasoisen informaation tuottamista. (Mäkinen 1995b, 48)
Laadunkehittämisohjelman puitteissa jokaisessa tilitoimistossa tehdään kehittämistyötä vain ja ainoastaan toimiston omista lähtökohdista ja tarpeista. Ei ole kahta samanlaista tilitoimistoa ja siksi ei voi olla kahta samanlaista toimintatapaa eli laatujärjestelmää. Kaikki toimistot ovat kehittämistyössä mukana parantaakseen toimintaansa entistä paremmin kestämään tulevaisuuden kilpailutilanteet. Huomattavaa on kuitenkin, että tilitoimistojen laatuprojektit eivät ole toimistojen henkilöstön ammattitaidon kehittämisprojekteja. Sen sijaan tähdätään voimallisesti ammattitaidon suuntaamiseen entistä paremmin asiakastarpeiden tunnistamiseen ja täyttämiseen. (Suominen 1995, 38 -41)
Käynnissäolevissa tilitoimistojen laatuprojekteissa on toimistoja kahden henkilön toimistoista usean kymmenen henkilön toimistoon. Nyt tiedetään myös tilitoimistoalalla, että ISO 9000 -laatujärjestelmä soveltuu kaikkeen yritystoimintaan kokoon ja laatuun katsomatta, mutta se on pidettävä työkaluna.
Sitä ei pidä päästää ohjaamaan toiminnan kehittämistä, (ma. 39) Laatujärjestelmän tulisikin olla tilitoimistoille väline, jolla palvelun kokonaisvaltainen ja tavoitteeksi asetettu taso voidaan saavuttaa. Oleellista laatujärjestelmän rakentamisessa on se, että riittävä ohjaus ja varmistus kattaa kaikki palvelun laatuun vaikuttavat liiketoiminnalliset prosessit.
Laatujärjestelmän tulee korostaa ehkäiseviä toimenpiteitä, joiden avulla vältetään ongelmien ilmaantuminen. Esiin tulevat puutteet on korjattava välittömästi, kun sellaisia esiintyy. (KTM yrityspalvelu 1995a, 27)
Laatujärjestelmää luodessa eri palveluprosessien suoritusvaatimukset spesifioidaan huolellisesti mm. markkinointi, suunnittelu ja palvelun toimittaminen. Laatujärjestelmän kehittämisen aloittava tilitoimisto kokee laatujärjestelmän olevan tehokas keino, jolla kilpailuetua markkinoilla voidaan saavuttaa ja säilyttää tietty asema asiansa osaavana laskentatoimen palveluyrityksenä. Erityisesti harkittaessa laadun kehittämistä tilitoimistossa esiin nousee lukuisia eri syitä kuten tilitoimiston koko henkilökunnan motivaation lisääminen, jatkuvan kouluttautumistarpeen sisäistämistarve, halu tehdä muutakin kuin vain asiakastoimeksiantojen perustyöt sekä toimialan kiristynyt kilpailu.
(KTM yrityspalvelu 1995a, 27-28)
Laatuprojektin onnistuminen tilitoimistossa vaatii:
1. Yritysjohdon sitoutumista ja esimerkkiä
2. Panostusta sekä johdon että henkilöstön laatukoulutukseen 3. Tavoitteiden ja päämäärien asettamista ja tulosten mittaamista 4. Asenteiden kasvattamista toiminnan muutoksien hyväksymiseen 5. Ensin kehitetään toimintaa ja sitten vasta kirjoitetaan ohjeita
6. Sen ymmärtämistä, että yrityksen toiminta ja laatujärjestelmä on sama asra.
Jos yhden tai kahden laadunkehittämistyövuoden jälkeen tilitoimistossa toiminta on selkeytynyt, on tilitoimisto onnistunut saavuttamaan kaikkien kehittämisprojektien ihannetilan ja tärkeimmän tavoitteen: jatkuvan kehittämisen kulttuurin. (Suominen 1995,41)
Kirjanpitotoimistojen Liitto on näiden laadunkehittämisprojektien lisäksi pyrkinyt parantamaan jäsentensä asiakkaiden kokemaa palvelun laadun tasoa luomalla toimeksiantosopimusmallin. Näin on yritetty varmistaa sitä, että sekä tilitoimisto että asiakas tietäisivät minkälaisista palveluista on sovittu. Näin asiakkaan
kokema hyvä palvelun varmistuu kun häneltä poistuu epävarmuus siitä, minkälaisen suorituksen hän tilitoimistolta tulee saamaan.
Toimeksiannon suorittamiseen liittyy tiiviisti rrjyös kirjanpitäjän työpaperit.
Kirjanpitäjän työpaperit on käsitteenä melko vähän käytetty. Kirjanpitäjän työpapereilla tarkoitetaan kaikkea tilitoimiston asiakkaan toimeksiantoa hoidettaessa syntyvää, tilitoimiston haltuun jäävää kirjallista materiaalia. (Alander
1997, 11)
Työpapereiden avulla tilitoimisto pystyy osoittamaan hoitaneensa toimeksiannon sopimuksen mukaisesti sekä hyvää tilitoimistotapaa noudattaen. Tämä ei kuitenkaan ole työpapereiden ainoa tarkoitus, vaan käytännön työssä hyvin hoidetut työpaperit nopeuttavat toimeksiannon hoitoa, varmistavat asioiden oikeellisuuden ja kirjanpidon jatkuvuuden, (ma. 11) Ja samalla myös siis vaikuttavat asiakkaan kokemaan palvelun laatuun.
Työpapereille ei ole tarkoituksenmukaista määrätä tiettyä vakiomuotoa tai täsmällistä sisältöä. Jokaisesta työpaperista tulisi kuitenkin ilmetä asiakkaan nimi, päiväys sekä laatija. Vain sellaisia työpapereita tulisi laatia, joista on hyötyä toimeksiannon suorittamisessa ja työn dokumentoinnissa. Silloin kun on tarkoituksenmukaista, tulisi käyttää jäljennöksiä asiakkaan asiakirjoista. (Alander
1997, 11)
Kirjanpitäjän työpaperit voidaan jakaa tilitoimistokohtaisiin ja asiakaskohtaisiin dokumentteihin. Asiakaskohtaiset työpaperit voidaan jakaa edelleen perustietoihin ja tilikausikohtaisiin tietoihin. Tilitoimistokohtaiset työpaperit ovat puolestaan hyvin yksilöllisiä ja riippuvaisia tilitoimiston koosta ja työtavoista. Ne
voivat olla myös toimisto- tai kirjanpitäjäkohtaisia kuten esimerkiksi asiakas- tai ajantasalistat. (Alander 1997, 11)
Hyvään tilitoimistotapaan liittyvissä eettisissä ohjeissa todetaan, että toimeksiantoon liittyvät tehtävät ja päätökset tulee dokumentoida kirjallisesti.
Yleisten sopimusehtojen mukaan tilitoimistolla on oikeus säilyttää perustiedot ja kopiot tuottamastaan aineistosta sopimuskauden jälkeenkin. Työpaperit ovatkin siis kirjanpitotoimiston omaisuutta. Niiden säilyttämisestä on myös huolehdittava asianmukaisesti. Työpaperit on säilytettävä riittävän kauan vielä toimeksiannon päätyttyäkin, (ma. 12)
Laatujärjestelmä on tuonut monissa tilitoimistoissa mukanaan dokumentoinnin selkiytymisen ja täsmällisyyden. Työpapereiden päivääminen, nimikirjaimet ym.
asiat, joihin aiemmin kiinnitettiin vähemmän huomiota, ovat muodostuneet vakiintuneeksi toimintatavaksi. Laatujärjestelmän myötä ollaan opittu myös ns.
sisäisten laatutarkastusten avulla seuraamaan ja valvomaan sovittujen asioiden toteutumista. Sisäisen laatutarkastuksen analysoinnin ja palautekeskustelujen yhteydessä löydetään usein myös uusia kehittämiskohteita toiminnassa.
Laatujärjestelmän avulla koko henkilöstö saadaan mukaan yrityksen kehittämiseen ja sitoutumaan laatujärjestelmään, (ma. 12)
Yritysjohto joutuu laatujärjestelmän mukana systemaattisesti ottamaan kantaa yrityksessä tapahtuviin asioihin sekä dokumentoimaan omat kannanottonsa.
Lipsuminen sovituista pelisäännöistä yrityksessä vähenee kaikilla tasoilla.
Laatujärjestelmä jatkuvana prosessina antaa myös varman lähtökohdan pysyvälle osaamiselle tilitoimistoissa, (ma 12)
