Automatisoinnin hyödyntäminen taloushallinnossa : Case: Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyn kehittäminen

Jenna Ylikorpi

AUTOMATISOINNIN HYÖDYNTÄMINEN TALOUSHALLIN- NOSSA

Case: Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyn kehittäminen

Opinnäytetyö

CENTRIA-AMMATTIKORKEAKOULU Liiketalouden koulutusohjelma

Lokakuu 2019

TIIVISTELMÄ OPINNÄYTETYÖSTÄ Centria-

ammattikorkeakoulu

Aika

Lokakuu 2019

Tekijä/tekijät Jenna Ylikorpi Koulutusohjelma

Liiketalouden koulutusohjelma Työn nimi

AUTOMATISOINNIN HYÖDYNTÄMINEN TALOUSHALLINNOSSA. Case: Opiferus Toimin- nanohjauksen ostolaskujen käsittelyn kehittäminen.

Työn ohjaaja Janne Peltoniemi

Sivumäärä 32+16 Työelämäohjaaja

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten Opiferus Toiminnanohjaus -järjestelmän nykyisiä ostolaskujen käsittelyn toiminnallisuuksia voitaisiin kehittää, jotta ne mahdollistaisivat automatisoidun ja tehokkaan ostolaskujen käsittelyprosessin.

Työn tavoitteiden saavuttamiseksi kehittämistyö pohjautui teoreettiseen viitekehykseen, joka keskittyi taloushallinnon prosesseihin ja niiden automatisointiin sekä taloushallinnon järjestelmiin. Teoriaosuu- den tarkoituksena oli perehtyä siihen, millaisen mahdollistajan roolin taloushallinnon järjestelmät voi- vat ottaa taloushallinnon automatisoinnissa. Lisäksi tutustuttiin taloushallinnon automatisoinnin hyö- tyihin ja mahdollisuuksiin sekä siihen, liittyykö siihen riskejä tai haasteita.

Tässä työssä raportoitu kehittämistyö koski Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelypro- sessin kehittämistä. Työssä otetaan kuitenkin kantaa myös sovelluksen muiden taloushallinnon proses- sien oleellisimpiin kehitystarpeisiin. Tutkimusmenetelmänä tässä työssä käytettiin niin sanottua tutki- muksellista kehittämistyötä, jonka tarkoituksena oli kartoittaa Opiferus Toiminnanohjauksen ostolas- kujen käsittelyprosessin nykytila mahdollisimman kattavasti, jotta prosessin kehityskohteet pystyttiin tunnistamaan. Tärkeimpinä tutkimusmenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä niin sanot- tua benchmarking-analyysia. Tässä opinnäytetyössä raportoitu kehittämistyö on rajattu suunnitteluvai- heeseen, joka sisälsi nykytilan analyysin, kehittämiskohteiden kartoituksen ja kehitysideoiden esittelyn.

Lopuksi kerrottiin, miten kehittämistyö jatkuu tämän opinnäytetyön valmistumisen jälkeen. Kehittä- mistyön raportointi eli opinnäytetyön empiirinen osuus on salattu.

Asiasanat

Automatisoitu taloushallinto, digitaalinen taloushallinto, taloushallinto, toiminnanohjausjärjestelmä

ABSTRACT

Centria University of Applied Sciences

Date

October 2019

Author Jenna Ylikorpi Degree programme

Business Administration Name of thesis

UTILIZATION OF AUTOMATION IN FINANCIAL MANAGEMENT. Case: Developing purchase invoice processing in Opiferus Enterprise Resource Planning -software.

Instructor Janne Peltoniemi

Pages 32+16 Supervisor

The purpose of this thesis was to find out how Opiferus Enterprise Resource Planning software’s exist- ing functionalities in purchase invoice processing could be improved so that they could enable an auto- mated and efficient process.

To achieve the goals of this thesis the development work was based on a theoretical framework. The theoretical part focused on the processes and systems of financial management and how to automate them. The purpose of this theoretical framework was to get acquainted with the role financial manage- ment systems take at automatization of financial management. Also explored were the pros and cons of the automatization of financial administration and if any risks or challenges are involved.

The reporting in this thesis dealt with developing of Opiferus ERP software’s purchase invoice pro- cess but before focusing the report to the purchase invoice process this thesis also discussed the cen- tral development needs of the software’s other financial administration processes. As the research method this thesis used so-called research development that was meant to map out the current state of Opiferus ERP software’s purchase invoice process as comprehensive as possible so that the subjects of development could be identified. The most important research method was the author's committed observation and so-called benchmarking analysis. The development work reported in this thesis was limited to the planning phase that included the analysis of current state of the system, mapping out the subjects of development and presenting ideas for development. Finally, it was reported how develop- ing continues after the completion of this thesis. The empirical part of this theses that is the reporting of development work is confidential.

Key words

Automated financial administration, digital financial administration, enterprise resource planning, fi- nancial administration

TIIVISTELMÄ ABSTRACT SISÄLLYS

1JOHDANTO ... 1

2TALOUSHALLINTO ... 3

2.1Taloushallinnon määritelmä ... 3

2.2Taloushallinnon prosessit ... 4

2.2.1 Osaprosessit ... 5

2.2.2 Pääkirjanpito ... 8

2.2.3 Raportointi ... 9

2.2.4 Kontrollit ... 9

2.3Taloushallinnon digitalisoitumisen kehitysvaiheet ... 10

2.4Digitaalinen taloushallinto... 12

3TALOUSHALLINNON JÄRJESTELMÄT ... 13

3.1Taloushallinnon järjestelmän rooli ja merkitys ... 13

3.2Taloushallinnon järjestelmätyypit ... 14

3.2.1 Erillisjärjestelmät ... 14

3.2.2 ERP-järjestelmät ... 14

4TALOUSHALLINNON AUTOMATISOINTI ... 17

4.1Taloushallinnon prosessien automatisointi ... 17

4.1.1 Ostolaskuprosessin kuvaus ... 19

4.1.2 Myyntilaskuprosessin kuvaus ... 22

4.2Taloushallinnon automatisoinnin hyödyt ja mahdollisuudet ... 23

4.3Taloushallinnon automatisoinnin haasteet ja riskit ... 25

4.4Ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn hyödyntäminen ... 27

5YHTEENVETO ... 29

LÄHTEET ... 31

LIITTEET KUVIOT KUVIO 1. Taloushallinnon prosessikokonaisuus...4

KUVIO 2. Ostolaskuprosessi………...5

KUVIO 3. Myyntilaskuprosessi...6

KUVIO 4. Matka- ja kululaskuprosessi...7

KUVIO 5. Taloushallinnon digitalisoituminen...11

KUVIO 6. ERP-järjestelmän rakenne...15

KUVIO 7. Digitaalinen ostolaskuprosessi...22

TAULUKOT TAULUKKO 1. Ostolaskun käsittelyn automatisoinnin kustannus- ja aikasäästöt...20

1 JOHDANTO

Taloushallinnon alaan kohdistuu odotuksia ketterästä, tehokkaasta ja laadukkaasta taloushallinnosta. Ta- loushallinnon odotetaan pystyvän tukemaan liiketoimintaa sen kasvussa ja muutoksissa. Taloushallin- non rutiinitöiden tulisi sujua tehokkaasti, jotta taloushallinnon asiantuntijoiden aika voitaisiin käyttää talouden analysointiin ja organisaation johdon konsultointiin. Taloushallinnon asiantuntijoilta vaaditaan tietojen analysointi- ja vuorovaikutustaitoja sekä prosessien kehittämisen ymmärrystä enemmän kuin aiemmin. Toisaalta viranomaisraportoinnit ja erilaiset kontrollit ovat lisänneet taloushallinnon työkuor- maa entisestään. (Kaarlejärvi & Salminen 2018; Koskentalo 2014, 17.)

Taloushallinnon digitalisoituminen ja teknologian kehittyminen ovat luoneet uusia mahdollisuuksia ta- loushallinnon prosessien kehittämiselle. Taloushallinnon digitalisoituminen mahdollistaa uudenlaisen työnjaon ihmisten ja tietojärjestelmien välille. Manuaalista tallennustyötä vaativat tehtävät on mahdol- lista siirtää järjestelmien tehtäväksi, jolloin ihmisen tehtäväksi jää tiedon analysointi, eikä niinkään tie- don tallennus. Taloushallinnon rutiinitöitä on mahdollista automatisoida tietojärjestelmien toiminnalli- suuksien avulla. Mitä enemmän taloushallinnon rutiineja pystytään automatisoimaan, sitä paremmin pystytään vastaamaan taloushallinnon laatu- ja tehokkuusvaatimuksiin. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.)

Tämän opinnäytetyön tutkimuksen tavoitteena oli kehittää ja automatisoida Opiferus Toiminnanohjaus -järjestelmän ostolaskujen käsittelyprosessin nykyisiä toiminnallisuuksia niin, että ne vastaisivat parem- min tarpeisiin tehokkaasta ja automatisoidusta taloushallinnosta. Työn empiirisen osuuden keskiössä on Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyprosessin kehittäminen, mutta työssä tullaan otta- maan kantaa myös muiden prosessien kehittämistarpeisiin. Tässä opinnäytetyössä tullaan raportoimaan kehittämistyön suunnitteluvaihe. Suunnitteluvaihe sisältää Opiferus Toiminnanohjauksen ostolaskujen käsittelyprosessin nykytilan analyysin sekä kehittämistarpeiden kartoittamisen ja kehitysideoiden esit- telyn. Työn empiirinen osuus eli kehittämistyön raportointi ja työn tulosten esittely ovat salaisia, joten niitä ei raportoida työn julkisessa versiossa.

Tämä työ koostuu teoriaosuudesta ja työn empiirisestä osuudesta. Teoreettinen viitekehys keskittyy ta- loushallinnon prosesseihin, taloushallinnon tietojärjestelmiin sekä taloushallinnon automatisointiin. Lu- vussa kaksi tutustutaan taloushallintoon ja sen prosesseihin, sekä siihen, miten taloushallinto on kehit- tynyt digitaaliseksi taloushallinnoksi. Kolmannessa luvussa käydään läpi taloushallinnon tietojärjestel- miin liittyvää teoriaa ja tietojärjestelmien merkitystä taloushallinnossa. Lisäksi perehdytään tarkemmin

taloushallinnon tietojärjestelmätyyppeihin ja erityisesti toiminnanohjausjärjestelmiin. Neljännessä lu- vussa keskitytään taloushallinnon prosessien automatisoinnin menetelmiin. Prosesseista kuvataan tar- kemmin ostolaskuprosessi sekä myyntilaskuprosessi. Luvussa käydään lisäksi läpi taloushallinnon au- tomatisoinnin hyötyjä ja mahdollisuuksia sekä haasteita. Lopuksi tutustutaan vielä uusimpaan taloushal- linnossa hyödynnettävään teknologiaan eli ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen. Teoreettinen viiteke- hys muodostuu alan kirjallisuudesta, artikkeleista ja Internet-lähteistä. Työn tärkeimmiksi kirjallisuus- lähteiksi voitaisiin mainita Sanna Kaarlejärven ja Tero Salmisen teos ”Älykäs taloushallinto. Automaa- tion aika.”, joka on julkaistu vuonna 2018 sekä lisäksi Sanna Lahtisen ja Tero Salmisen teos ”Digitaali- nen taloushallinto” vuodelta 2014.

2 TALOUSHALLINTO

Tässä luvussa käsitellään taloushallinnon teoriaa ensin määrittelemällä taloushallinto terminä. Tämän jälkeen käydään läpi taloushallinnon prosessit sekä havainnollistetaan kuinka ne muodostavat taloushal- linnon kokonaisuuden. Taloushallinnon määrittelyn ja prosessien kuvauksen jälkeen tarkastellaan ta- loushallinnon digitalisoitumisen kehitysvaiheita. Kehitysvaiheet kuvataan yleisellä tasolla muun muassa kaavion avulla, josta ilmenee, miten taloushallinto on kehittynyt perinteisestä taloushallinnosta ensin sähköiseen taloushallintoon ja sitten digitaaliseen sekä älykkääseen taloushallintoon. Lopuksi tarkastel- laan vielä tarkemmin sitä, mitä tarkoitetaan digitaalisella taloushallinnolla.

2.1 Taloushallinnon määritelmä

Taloushallinnon avulla organisaation toiminta muutetaan taloudellista informaatiota tuottavaan muo- toon. Taloushallinto koostuu datasta, prosesseista, ihmisistä ja järjestelmistä. Lopputuloksena taloushal- linto tuottaa dokumentteja, raportointia ja rahavirtoja. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 93.) Määritelmänä taloushallinnolla tarkoitetaan organisaation toimintoa ja järjestelmää, jolla se seuraa talouden tapahtu- mia. Talouden seurannan tavoitteena on taloudellisen informaation tuottaminen sidosryhmille. Talous- hallinto voidaan täten jakaa kahteen eri taloudellista informaatiota tuottavaan osa-alueeseen eli ulkoiseen laskentatoimeen ja sisäiseen laskentatoimeen. Ulkoinen laskentatoimi tuottaa informaatiota organisaa- tion ulkopuolisille sidosryhmille, kuten viranomaisilla, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. Sisäisen laskentatoimen tarkoituksena on tuottaa informaatiota taloudesta organisaation johdolle. (Lahti & Sal- minen 2014, 16.)

Taloushallinto koostuu monista organisaatiolle tärkeistä prosesseista, kuten kirjanpidosta, myyntilasku- tuksesta, ostolaskujen käsittelystä, maksuliikenteen hoidosta, palkanlaskennasta ja viranomaisilmoitus- ten laadinnasta (Helanto, Kaisaniemi, Koskinen, Kuntola & Siivola 2013, 28). Organisaation toiminnan kannalta on erittäin tärkeää tietää, kuinka organisaation tai sen osan talous toimii ja onko sen toiminta kannattavaa. Käytännön työkalu talouden seurantaan ja arviointiin on kirjanpito. Kirjanpidosta saatavan taloudellisen informaation avulla organisaation johto sekä omistajat tekevät organisaation kannalta rat- kaisevia päätöksiä. Kirjanpito tuottaa informaatiota myös organisaatiosta ulospäin sidosryhmille sekä toimii lähtökohtana verojen maksulle. (Hirvonen & Nikula 2009, 15.)

2.2 Taloushallinnon prosessit

Taloushallinnon kokonaisuuden katsotaan koostuvan pääkirjanpidosta ja sen osaprosesseista, raportoin- nista ja arkistoinnista sekä kontrolleista. Pääkirjanpitoa voidaan sanoa myös taloushallinnon pääproses- siksi, joka sitoo yhteen osakirjanpidot tai toisin sanoen osaprosessit. Taloushallinnon prosessit voidaan Lahden ja Salmisen (2014, 19) mukaan jaotella seuraavanlaisiin osakokonaisuuksiin:

- Ostolaskuprosessi - Myyntilaskuprosessi

- Matka- ja kululaskuprosessi - Maksuliikenne

- Käyttöomaisuuskirjanpito - Palkkakirjanpito

- Pääkirjanpito - Raportointi - Arkistointi - Kontrollit.

Seuraavaksi kuviossa 1 esitetään, miten nämä eri osaprosessit liittyvät pääkirjanpitoon ja näin muodos- tavat taloushallinnon kokonaisuuden.

KUVIO 1. Taloushallinnon prosessikokonaisuus (mukaillen Lahti & Salminen 2014, 19)

2.2.1 Osaprosessit

Seuraavissa kappaleissa käydään läpi tarkemmin taloushallinnon näkökulmasta oleelliset ja usein eniten resursseja ja aikaa vievät osaprosessit eli ostolaskuprosessi, myyntilaskuprosessi, matka- ja kululasku- prosessi ja palkkahallinnon prosessi. Näiden lisäksi käsitellään myös taloushallinnon rahaliikennejärjes- telmä.

Ostolaskuprosessi vie usein eniten aikaa yrityksen talousosaston tai tilitoimiston taloushallinnon proses- seista. Jos katsotaan ostolaskuprosessia koko hankintakokonaisuuden näkökulmasta, on prosessi usein alkanut jo ennen varsinaisen ostolaskun saapumista yritykselle. Prosessi voi alkaa tilaus- ja toimituspro- sessilla, joka pitää sisällään muun muassa ostoehdotuksen, ostotilauksen ja ostetun tavaran vastaanoton.

Perinteisesti taloushallinnon näkökulmasta ostolaskuprosessi alkaa ostolaskun vastaanottamisella. Tä- män jälkeen ostolasku tiliöidään ja se lähetetään yrityksen sisällä asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Hyväksytty ostolasku siirretään maksatukseen. Maksatuksen jälkeen ostolasku siirretään kirjanpitoon ja arkistoidaan. Viimeiseksi ostolaskuprosessin vaiheeksi jää ostolaskun kuittaaminen suoritetuksi, kun maksusuoritus näkyy yrityksen tiliotteella. (Lahti & Salminen 2014, 52–54.) Seuraavaksi kuviossa 2 on havainnollistettu ostolaskuprosessin eri vaiheet.

KUVIO 2. Ostolaskuprosessi

Myyntilaskuprosessi on yritykselle tärkeä toiminto, joka näkyy yrityksestä ulospäin asiakkaille sekä on osa asiakaspalvelua ja yrityksen imagoa. Myyntilaskuprosessi sisältää myyntikokonaisuuden näkökul- masta myös tarjouksen tekemisen, myyntitilauksen ja myydyn tuotteen toimittamisen. Taloushallinnon prosessin näkökulmasta myyntilaskuprosessin voidaan monesti katsoa alkavan myyntilaskun luonnista.

Myyntilaskun luonnin jälkeen lasku lähetetään asiakkaalle. Tämän jälkeen myyntilasku siirretään kir- janpitoon ja arkistoidaan. Myyntilaskuprosessin viimeiseksi vaiheeksi jää myyntilaskun kuittaaminen suoritetuksi, kun asiakkaan maksusuoritus näkyy yrityksen tiliotteella. (Lahti & Salminen 2014, 78–79.) Seuraavaksi kuviossa 3 on havainnollistettu myyntilaskuprosessi.

KUVIO 3. Myyntilaskuprosessi

Matka- ja kululaskuprosessi syntyy, kun yrityksen työntekijä on oikeutettu lakisääteisiin matkakustan- nusten korvauksiin tai työntekijä kustantaa yritykselle kuuluvia kuluja itse. Lakisääteisiä matkakustan- nusten korvauksia ovat matkustuksesta aiheutuneet kilometrikorvaukset ja päivärahat, joista työntekijän tulee laatia matkalasku. Työntekijälle maksettavia kulukorvauksia voivat olla esimerkiksi työntekijän itse kustantamat matkakulut, kuten hotellilaskut tai matkaliput. Muita työntekijälle korvattavia kuluja voivat olla esimerkiksi työntekijän kustantamat muut pienhankinnat yritykselle. Kulukorvausta saadak- seen työntekijän on laadittava kululasku. (Lahti & Salminen 2014, 101.)

Taloushallinnon näkökulmasta matka- tai kululaskuprosessi alkaa, kun työntekijä laatii matka- tai kulu- laskun. Tämän jälkeen matka- tai kululaskut sekä niihin liittyvät kuitit tarkastetaan. Riippuu yrityksen sisäisistä toimintatavoista, missä vaiheessa matka- ja kululaskut sekä niihin liittyvät tositteet tarkistetaan.

Asianmukaisten tarkastusten jälkeen matka- ja kululaskut siirretään maksatukseen. Tämän jälkeen

matka- ja kululaskut siirretään pääkirjanpitoon sekä arkistoidaan. (Lahti & Salminen 2014, 102.) Seu- raavaksi kuviossa 4 on havainnollistettu matka- ja kululaskuprosessi.

KUVIO 4. Matka- ja kululaskuprosessi

Palkkahallinnon prosessi on monellakin tapaa yritykselle merkittävä osa sen hallintoa. Palkkahallinnon prosessi pitää sisällään palkanlaskennan lisäksi myös henkilöstöhallinnan sekä palkkahallinnon. Palk- kahallinto on monissa yrityksissä merkittävästi aikaa vievä osa taloushallinnon prosesseja. Toimialasta riippuen yrityksen palkkakustannukset ovat usein yrityksen merkittävin kuluerä, joten niiden hallinto, seuraaminen ja raportointi ovat tärkeitä yritykselle. Palkanlaskentaan liittyy myös oleellisesti erilaiset raportointi- ja ilmoittamistehtävät viranomaisia varten. (Lahti & Salminen 2014, 135.) Tarkastellaan kuitenkin tässä tarkemmin taloushallinnon prosessien kannalta oleellista prosessia eli palkanlaskentaa.

Lahti & Salminen (2014, 138) jakavat palkanlaskentaprosessin neljään eri osa-alueeseen. Nämä osa- alueet ovat:

1) palkka- ja työaika-aineistojen kerääminen 2) tietojen tulkinta

3) palkanlaskenta ja palkkakirjanpito 4) raportointi.

Palkka- ja työaika-aineistojen kerääminen pitää sisällään palkanlaskennan perusteena olevan informaa- tion keräämisen. Näitä tietoja ovat muun muassa palkansaajan työsuoritteesta kertovat tapahtumat, kuten työvuorolistat tai työaikakirjaukset. Muita tapahtumia voivat olla palkansaajan sairas- tai

lomapoissaolot. Yleensä ennen näiden tietojen palkanlaskentaan siirtämistä tarkastetaan ja hyväksytään tiedot yrityksen sisäisistä toimintatavoista riippuen esimerkiksi esimiehen toimesta. (Lahti & Salminen 2014, 138-139.)

Palkka-aineistojen keräämisen jälkeen tiedot tulkitaan ja muutetaan palkanlaskennan kannalta oleelli- seen muotoon. Yleisesti tämä tarkoittaa tietojen muuttamista palkkalajeiksi, jonka perusteella palkan- laskenta voidaan suorittaa. Palkkalajeja ovat muun muassa tuntipalkka, lisätyö ja ylityö. Tulkinta teh- dään joko manuaalisena päättelytyönä tai tietojärjestelmän tekemänä tulkintana, joka tuottaa valmiin tietomuodon palkanlaskentaa varten. Palkanlaskennassa suoritetaan palkka-aineistojen tulkinnan jälkeen varsinainen palkkojen laskeminen, joka käsittää muun muassa palkansaajan bruttopalkan, vähennyksien ja nettopalkan laskennan. Palkanlaskennan jälkeen valmiit palkkakaudet viedään kirjanpitoon. (Lahti &

Salminen 2014, 139-140.)

Rahaliikennejärjestelmällä, tai toisin sanoen maksuliikennejärjestelmällä, tarkoitetaan yrityksen talous- hallinnossa pankkien ja taloushallintojärjestelmien välisiä maksutapahtumia sekä niiden käsittelyä ta- loushallintojärjestelmässä. Rahaliikennettä voidaan hoitaa erilaisilla järjestelmillä, kuten taloushallinto- järjestelmään kuuluvilla moduuleilla tai erillisillä rahaliikenteen hallintaan tarkoitetuilla ohjelmistoilla.

(Lahti & Salminen 2014, 116.) Uloslähteviä maksuja voivat yrityksellä olla muun muassa ostolaskujen maksut, matka- ja kululaskujen maksut sekä palkkojen maksut. Tällöin yrityksen uloslähtevä maksu muodostetaan jo taloushallintojärjestelmässä, josta se siirretään maksuliikennejärjestelmään. Tämän jäl- keen pankki veloittaa maksuerän sisältämät veloitukset yrityksen pankkitililtä. (Lahti & Salminen 2014, 118.) Sisääntulevia maksuja voivat yrityksellä olla muun muassa myyntilaskujen suoritukset, käteis- myyntitilitykset sekä luottokorttiyhtiöiden tilitykset. (Lahti & Salminen 2014, 121.)

2.2.2 Pääkirjanpito

Pääkirjanpidon tehtävänä on koostaa tapahtumat osakirjanpidoista, tehdä niiden väliset tarvittavat täs- mäytykset sekä luoda pääkirjanpidon tapahtumien avulla raportointia. Pääkirjanpidon tehtäviksi voidaan nimetä esimerkiksi liittymien, reskontrien ja välitilien täsmäytykset, jaksotukset, verojen käsittely sekä raportointi. (Lahti & Salminen 2014, 17.) Kirjanpidon kirjaukset muodostuvat pääkirjanpitoon osakir- janpitojen tapahtumista, suoraan pääkirjanpitoon kirjattavista tapahtumista tai liiketoimintaprosessien muista tapahtumista. Osakirjanpitojen tapahtumat viedään yleensä pääkirjanpitoon päivä- tai kuukausi- kohtaisina koosteina, mutta ne on mahdollista viedä myös tapahtumakohtaisesti. Pääkirjanpidon

tositteelta tulisi löytyä tieto siitä, mistä osakirjanpidon arkistosta löytyy kyseenomaisen tositteen muo- dostanut alkuperäinen liiketapahtuma. Osakirjanpidot voivat olla samassa taloushallinnon järjestelmässä kuin pääkirjanpito, tai ne voidaan siirtää erillisistä järjestelmistä. Lisäksi kirjanpitoon muodostuu tosit- teita suoraan pääkirjanpitoon tehtävistä tositteista, kuten jaksotuksista, oikaisuista, arvonlisäveroista ja sisäisen laskennan vyörytystositteista. (Lahti & Salminen 2014, 150–152.)

2.2.3 Raportointi

Taloushallinnon muodostamat raportit ovat tärkeä osa yrityksen johdon päätöksenteon tukea sekä yri- tyksen talouden analysointia. Tyypillisimmät taloushallinnon tuottamat raportit ovat kerran kuukaudessa tuotettavat raportit ja yhteenvedot valmistuneen kuukauden talouden luvuista. (Helanto ym. 2013, 50- 51.) Lahden ja Salmisen (2014, 173) mukaan taloushallinnon raportointi voidaan jakaa kahteen pääka- tegoriaan, jotka ovat ulkoinen raportointi ja sisäinen raportointi. Ulkoinen raportointi kattaa viranomai- sille, rahoittajille ja muille sidosryhmille tapahtuvan raportoinnin. Ulkoisen raportoinnin päätehtävä on lakisääteisten raportointitarpeiden kattaminen. Yleisimmät ulkoisen laskennan raportit ovat tase- ja tu- loslaskelmat, pää- ja päiväkirjat sekä viranomaisilmoitukset. Sisäinen raportointi eli johdon raportointi vastaa yrityksen omistajien ja johdon tarpeisiin. Sisäisen laskennan raportteja voivat olla erilaiset kan- nattavuuden seurannan raportit, kustannusten ja myynnin raportit, joita voidaan seurata muun muassa projektikohtaisesti, kustannuspaikkakohtaisesti, toimittajakohtaisesti tai asiakaskohtaisesti. (Lahti &

Salminen 2014, 173.)

2.2.4 Kontrollit

Erilaisten kontrollien avulla pyritään hallitsemaan yrityksen riskejä ja hallintoa. Kontrollit taloushallin- toon liittyen ovat keskeisessä asemassa, vaikka kontrollit koskevatkin kaikkia yrityksen toimintoja.

Kontrolleja ylläpidetään ja valvotaan yrityksen johdon ja hallituksen toimesta asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Kontrollien valvontaan voi osallistua henkilöitä eri tahoilta yrityksen sisältä tai ulkopuolelta.

Esimerkkejä kontrollien valvontaan osallistuvista henkilöistä ovat taloushallinnon henkilöstö, sisäisen tarkastuksen toimintojen henkilöstö tai tilintarkastaja. Sisäisellä kontrollilla tarkoitetaan prosessia, jota organisaation johto, hallitus tai muu henkilöstö suorittaa, jotta voidaan varmistua seuraavien tavoitteiden saavuttamisesta:

- organisaation toimintojen vaikuttavuus ja tehokkuus

- organisaation taloudellisen raportoinnin luotettavuus

- organisaation eri yksikköihin kohdistuvien lakien ja määräyksien noudattaminen.

Sisäisten kontrollien lisäksi on olemassa niin sanottuja yleisiä kontrolleja sekä prosessikohtaisia kont- rolleja. Yleiset kontrollit varmentavat taloudellisten tapahtumien oikeanlaista raportointia yleisesti, eikä niinkään tietyn prosessin kulkua. Esimerkkejä yleisistä kontrolleista ovat esimerkiksi vaarallisten työyh- distelmien estäminen ja seuranta, järjestelmiin määriteltävät pakolliset syöttötiedot, järjestelmissä yllä- pidettävät limiitit sekä syötettyjen arvojen tarkistukset. (Lahti & Salminen 2014, 188–192.)

2.3 Taloushallinnon digitalisoitumisen kehitysvaiheet

Sähköinen taloushallinto on käsitteenä laaja kokonaisuus, jossa taloushallinnon prosessit hoidetaan säh- köisesti nykyaikaisilla menetelmillä. Kokonaisuutena se käsittää perinteisen taloushallinnon tavoin kaikki yrityksen talouteen liittyvät toiminnot sähköistettynä. Verkkolaskujen vastaanotto ja lähetys ovat tunnetuin sähköisen taloushallinnon osa-alue, mutta sähköisen taloushallinnon keskiössä ovat myös muun muassa sähköisesti käsiteltävät tositteet, sähköiset arkistot sekä selaimessa toimiva taloushallin- non järjestelmä. (Helanto ym. 2013, 28.)

Lahti ja Salminen (2014, 15) toteavat, että termien sähköinen ja digitaalinen taloushallinto välillä on olemassa määritelmäero. Sähköinen taloushallinto on tavallaan esiaste digitaaliselle taloushallinnolle.

Sähköisessä taloushallinnossa osa datasta on muutettu sähköiseen muotoon, mutta siinä ei välttämättä ole kaikkia täysin digitaalisesti kulkevan datan hyötyjä. Esimerkkinä Lahti ja Salminen kertovat tilan- teen, jossa yritykselle saapuu paperinen ostolasku, joka skannataan sähköiseksi. Tällöin voidaan puhua sähköisestä taloushallinnosta. Digitaalisessa taloushallinnossa lasku saapuu yritykselle suoraan sähköi- senä verkkolaskuna, jolloin siitä saadaan digitaalisen datan hyöty. Kuitenkin yleisesti sähköisestä ja di- gitaalisesta taloushallinnosta puhuttaessa näistä kahdesta termistä tarkoitetaan usein samaa asiaa. (Lahti

& Salminen 2014, 15.)

Suomessa lainsäädäntö on mahdollistanut sähköiseen taloushallintoon siirtymisen vuodesta 1997. Sitä ennen vähintään aineistojen ja tositteiden arkistoinnin oli lainsäädännön mukaan oltava paperisena. Tä- män vuoksi taloushallinnon kaikki aineistot käsiteltiin pääasiassa manuaalisesti paperisena. (Kaalejärvi

& Salminen 2018, 11.) Kirjanpitolaki on mahdollistanut Suomessa taloushallinnon aineistojen täydelli- sen sähköisen arkistoinnin sen jälkeen, kun kirjanpitolaki uudistettiin vuonna 2015 (Kirjanpitolaki

30.12.2015/1620, § 9). Uudistuksen myötä myös tasekirja eli tilinpäätös voidaan arkistoida sähköisesti.

(Kerbs 2017). Sähköisen taloushallinnon mahdollistamisen jälkeen on kulunut kaksikymmentä vuotta, että Suomessa ollaan tilanteessa, jossa digitaalisuus on pääosassa taloushallintoa (Kaarlejärvi & Salmi- nen 2018, 11). Kaarlejärven ja Salmisen (2018, 16) mukaan digitaalisesta taloushallinnosta ollaan siir- tymässä älykkääseen taloushallintoon, jossa teknologian kehitys mahdollistaa automaation hyödyntämi- sen taloushallinnon kaikilla osa-alueilla.

Terminä sähköistä tai digitaalista taloushallintoa ei pidä sekoittaa paperittomaan taloushallintoon. ”Pa- periton kirjanpito”-termiä käytettiin pääasiassa 1990-luvun lopussa sähköisen taloushallinnon murrok- sessa. Paperiton kirjanpito tarkoittaa yksinkertaistettuna kirjanpidon lakisääteisten tositteiden esittämistä sähköisessä muodossa. Sähköinen tai digitaalinen taloushallinto on myös paperitonta, mutta paperitto- man taloushallinnon voi saavuttaa myös manuaalisissa taloushallintoprosesseissa siten, että paperinen aineisto muutetaan jälkikäteen sähköiseksi. Tällöin ei saada digitaalisen taloushallinnon hyötyjä, vaikka voidaankin puhua paperittomasta tai jopa sähköisestä taloushallinnosta. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 15.) Seuraavaksi kuviossa 5 on esitetty taloushallinnon digitalisoitumisen kehitys Suomessa.

KUVIO 5. Taloushallinnon digitalisoituminen (mukaillen Kaarlejärvi & Salminen 2018, 16)

2.4 Digitaalinen taloushallinto

Digitaalista taloushallintoa tarkasteltaessa on hyvä määritellä ensin termi digitaalisuus. Lahti ja Salmi- nen määrittelevät, että digitaalisuudella tarkoitetaan tiedon esittämistä, käsittelyä, siirtämistä ja varas- tointia sähköisessä muodossa. Tiedon siirto digitaalisesti on tehokkaampaa ja nopeampaa käsitellä kuin perinteisessä fyysisessä muodossa. (2014, 19.) Digitaalinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että kaikki ta- loushallinnon prosessien vaatimat tietolähteet käsitellään digitaalisessa muodossa ja niiden käsittely ta- pahtuu mahdollisimman automaattisesti. Digitaalisesta taloushallinnosta puhutaan joskus myös termillä automaattinen taloushallinto, koska digitaalinen tiedonkäsittely mahdollistaa taloushallinnon tapahtu- mien ja prosessien automatisoinnin. Toisin sanoen kirjanpidon ja sen osaprosessien tapahtumat käsitel- lään ilman paperia mahdollisimman automaattisesti. Digitaalisen taloushallinnon prosessi koostuu ih- misten työstä, tietojärjestelmistä sekä suoraviivaisesta tiedon kulusta, jonka automatisointi poistaa pääl- lekkäisiä ja turhia työvaiheita sähköisessä muodossa olevan taloushallinnon aineiston käsittelystä. (Lahti

& Salminen 2014, 23–25.)

Lahti ja Salminen (2014, 26) toteavat yhteenvetona, että digitaalisessa taloushallinnossa on kyse tiivis- tetysti seuraavista asioista:

- kirjanpidon ja kaiken taloushallinnon materiaalin käsittely tapahtuu sähköisessä muodossa ja kir- janpidon tositteet ovat konekielisessä muodossa

- taloushallinnon tapahtumat ja raportointi ovat automatisoituja

- tiedon siirto sidosryhmien, järjestelmien ja osakirjanpitojen välillä tapahtuu sähköisesti - arkistointi tapahtuu sähköisessä muodossa

- tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa

- järjestelmät ovat integroitu taloushallinnon prosesseihin sidosryhmärajojen yli.

Jotta taloushallinnon digitalisoitumista voitaisiin hyödyntää täydellisesti, tulee kaikki taloushallinnon aineisto käsitellä digitaalisessa muodossa. Tämä edellyttää myös sitä, että sidosryhmiltä vastaanotettu data on digitaalisessa muodossa. Tästä oleellisimpana esimerkkinä toimii toimittajan lähettämä sähköi- nen verkkolasku, joka on digitaalisessa muodossa. Verkkolaskun data on lähetetty suoraan lähettäjän järjestelmästä ja se vastaanotetaan suoraan vastaanottajan järjestelmään. Verkkolaskusta saatavan datan avulla laskun käsittely, tiliöinnit, täsmäytykset ja hyväksyntä voidaan automatisoida. Verkkolaskutus onkin digitaalisen taloushallinnon kannalta erittäin keskeinen yksittäinen osa-alue, joka parantaa talous- hallinnon tehokkuutta huomattavasti. (Lahti & Salminen 2014, 26.)

3 TALOUSHALLINNON JÄRJESTELMÄT

Edellisessä luvussa käsiteltiin taloushallintoa ja sen prosesseja sekä taloushallinnon kehitystä digitaa- liseksi taloushallinnoksi. Digitaalisen taloushallinnon keskiössä ovat teknologia ja sen mahdollistamat muutokset. Jotta voidaan paremmin ymmärtää digitaalista ja automatisoitua taloushallintoa, täytyy ym- märtää taloushallinnon tietojärjestelmien ominaisuudet sekä teknologian merkitys. Tässä luvussa käy- dään läpi keskeiset asiat taloushallinnon järjestelmistä, mikä niiden merkitys on taloushallinnossa ja mitkä ovat taloushallinnon järjestelmien eri tyypit.

3.1 Taloushallinnon järjestelmän rooli ja merkitys

Teknologialla on suuri merkitys taloushallinnossa. Taloushallinnon järjestelmän tulisi pystyä tukemaan organisaation taloushallintoa sekä liiketoiminnan strategiaa ja tavoitteita. Organisaation taloushallinnon järjestelmävalinnoilla on keskeinen merkitys siinä, kuinka digitaaliseen taloushallintoon on mahdollista päästä. (Lahti & Salminen 2014, 34.) Teknologian kehittyminen on tuonut taloushallintoon lisää mah- dollisuuksia sen organisointiin, kehittämiseen, toimenkuviin ja laskentatekniikoihin. Teknologia mah- dollistaa myös taloushallinnon aika- ja paikkariippumattomaksi. (Granlund & Malmi 2004, 14.)

Taloushallinnon järjestelmältä vaaditaan eri toimintaympäristössä eri asioita. Eri kokoisten ja eri toi- mialoilla toimivien organisaatioiden tietojärjestelmätarpeet ovat erilaisia. Pienelle organisaatiolle ta- loushallinnon tarpeisiin voivat hyvinkin riittää standardoidut työkalut, kun taas suurelle globaalisti toi- mivalle organisaatiolle tarpeet ovat hyvinkin vaativia tai räätälöityjä. (Granlund & Malmi 2004, 23.)

Kaarlejärvi ja Salminen tukevat Granlundin ja Malmen teoriaa uusimmassa teoksessaan Älykäs talous- hallinto. Kaarlejärvi ja Salminen (2018, 32) kertovat organisaation tilanteen ja tarpeiden määrittelevän sen, minkälainen järjestelmä vastaa parhaiten organisaation tarpeisiin. Vaikka taloushallinto on laissa säädeltyä ja vakioitua, löytyy eri yrityksillä ja toimialoilla toisistaan paljonkin poikkeavia tarpeita ta- loushallinnon prosesseille. Globaalisti toimivan konsernin tarpeet poikkeavat yleensä merkittävästi esi- merkiksi kotimaassa toimivan pk-yrityksen tarpeista. Kaarlejärvi ja Salminen toteavat, että merkittävim- mät prosessien eroavaisuudet löytyvät yleensä myyntilaskutus- ja raportointiprosesseista. Myös tarpeet taloushallinnon integroitumisesta liiketoiminnan prosesseihin, kuten valmistukseen, varasto- ja projek- tinhallintaan tai käyttöomaisuuteen, vaihtelevat suuresti. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 32.)

3.2 Taloushallinnon järjestelmätyypit

Taloushallinnon tietojärjestelmätyypit voidaan jakaa kahteen ryhmään. Nämä pääryhmät ovat taloushal- linnon erillisjärjestelmät sekä kokonaisvaltaiset integroidut ERP-järjestelmät, jotka yleensä sisältävät myös taloushallinnon moduulin. Organisaation kokoon katsomatta löytyy kaikilta jonkinlainen talous- hallinnon järjestelmä. Organisaation koko ja toimiala määrittävät sen, minkälainen järjestelmä vastaa parhaiten organisaation tarpeita. (Lahti & Salminen 2014, 36.)

3.2.1 Erillisjärjestelmät

Erillisjärjestelmät, eli toisin sanoen pakettisovellukset, ovat tyypillisesti hyvin standardoituja sovelluk- sia, joiden toiminnallisuudet ovat yleisesti hyvin kattavia käyttötarkoituksen mukaiseen prosessiin.

Markkinoilla on tarjolla erilaisia taloushallintoprosesseihin tarkoitettuja ohjelmistoja, jotka toimivat pro- sessikohtaisina erillisratkaisuina. Tällaisia ohjelmistoja ovat muun muassa kirjanpito- ja maksuliikenne- ohjelmistot, ostolaskujen sähköisen käsittelyn sovellukset, matka- ja kululaskusovellukset, laskutusso- vellukset, konserni- ja johdonraportoinninjärjestelmät sekä palkka- ja HR-ohjelmistot. Erillisjärjestel- mien heikkoutena on se, että ne eivät keskustele automaattisesti organisaation muiden ohjelmistojen kanssa, ellei niitä ole integroitu keskenään. Tämän vuoksi erillissovelluksissa on yleensä niin kutsuttuja perusrajapintoja yleisiin tiedonsiirtotarpeisiin, joiden avulla integraatiot muihin järjestelmiin voidaan toteuttaa. Eri sovelluksien välillä löytyy kuitenkin merkittäviä eroja näiden toimivuudessa. (Lahti & Sal- minen 2014, 41.)

3.2.2 ERP-järjestelmät

ERP tarkoittaa lyhennettä sanoista Enterprise Resource Planning. Suomeksi puhutaan toiminnanohjauk- sesta ja toiminnanohjausjärjestelmistä. ERP-järjestelmä määritellään ohjelmistona, jossa kaikki yrityk- sen talouteen, henkilöstöhallintaan, asiakkaisiin ja jalostusketjuun liittyvät tietovirrat ovat integroitu toi- siinsa. ERP-järjestelmässä kaikki data syötetään vain kerran samaan kokonaisvaltaiseen tietokantaan, joka toimii ikään kuin ERP-järjestelmän ytimenä. Tietokannan päälle rakentuvat moduulit ovat integ- roituna keskenään ja ne tukevat yrityksen toimintoja. Moduulit ovat itsenäisiä ohjelmisto-osioita, joita pystytään ottamaan käyttöön ERP-järjestelmästä tarvittaessa erillisinä osina. ERP-järjestelmän tavoit- teena on kuitenkin järjestelmäkokonaisuus, jossa integraatio eri toimintojen välillä mahdollistaa

viivästyksetöntä ja saumatonta tiedonkulkua. (Granlund & Malmi 2004, 31–32.) Seuraavassa kuviossa 6 on havainnollistettu ERP-järjestelmän perusrakenne, jossa tietokanta toimii rakenteen ytimenä ja sen ympärille rakentuu moduulit, joista tietovirrat liikkuvat integroidusti.

KUVIO 6. ERP-järjestelmän rakenne (mukaillen Granlund & Malmi 2004, 33)

Granlundin ja Malmen (2004, 33) mukaan ERP-järjestelmästä löytyy yleensä kaikki taloushallinnon osa- alueet. Näitä osa-alueita ovat ulkoinen ja sisäinen laskenta sekä pääoman hallinta. Järjestelmän ominai- suuksista riippuen nämä osa-alueet sisältävät erilaisia toiminnallisuuksia. Ulkoisen laskennan moduulit sisältävät muun muassa kirjanpidon sekä osto- ja myyntireskontrat. Sisäisen laskennan moduuleihin kuuluvat muun muassa kustannuspaikkalaskenta, kannattavuusanalysointi ja budjetointi. Pääoman hal- linta sisältää yleensä käyttöomaisuuskirjanpidon ja poistojen laskennan. (Granlund & Malmi 2004, 33.)

Lahti ja Salminen korostavat, että taloushallinto on ERP-järjestelmien keskeisessä asemassa. Usein ERP-järjestelmien käyttöönotto lähtee nimenomaan liikkeelle taloushallintomoduulin käyttöönotosta.

Taloushallintomoduulilla on muutenkin keskeinen rooli muiden moduulien kannalta, koska taloushal- linnon perustiedoissa määritellään suuri määrä ohjaustietoja, jotka vaikuttavat muihin moduuleihin ja toimivat ohjaavana datana. Tällaisia ohjaustietoja ovat muun muassa organisaatiorakenne, tilikartta, kus- tannuspaikka- ja muut seurantakohdetiedot. (Lahti & Salminen 2014, 40.)

Lahden ja Salmisen mukaan ERP-järjestelmien vahvuuksissa ja toiminnallisuuksissa löytyy eroavai- suuksia. Heidän mukaansa juuri taloushallinnon toiminnallisuudet saattavat olla jossakin ERP-järjestel- mässä kankeita, kun taas samassa järjestelmässä voi olla erinomaiset myynnin ja asiakkuudenhallinta- järjestelmät. ERP-järjestelmien kyvykkyys hoitaa taloushallintoa ja sen osaprosesseja digitaalisuuden tuomilla mahdollisuuksilla saattaa vaihdella suurestikin. Sen vuoksi usein ERP-järjestelmiin integroi- daan muita taloushallinnon sovelluksia, kuten palkkahallinnon ja raportoinnin erillissovelluksia. (Lahti

& Salminen 2014, 41.)

Efima Oy:n ERP-liiketoiminnan johtaja Kai Lyytinen kirjoittaa blogissaan ERP-päättäjän palapelistä, jossa Lyytinen tuo esille ERP-järjestelmän valinnan haasteet ja moninaisuudet. Laaja ja kokonaisvaltai- nen ERP-järjestelmä on Lyytisen mukaan harvoin markkinoiden paras yksittäisessä prosessissa. Hän kuitenkin toteaa, että järjestelmän tulisi olla riittävän hyvä kaikissa prosesseissa ja mielellään paras jois- sain prosesseissa. Kokonaisvaltaisen ERP-järjestelmän vahvuudeksi hän mainitsee sen, että kertaalleen syötettyä tietoa ei tarvitse enää siirtää mihinkään. Myöskin eri moduuleissa oleva tieto on varmuudella samaa ja eheää sekä tieto on aina saatavilla kaikille käyttäjille. Lyytinen toteaa, että ERP-järjestelmän valinnassa tärkeintä olisi miettiä yrityksen ydinprosessi, mitkä ovat nyt ja tulevaisuudessa kriittisimmät prosessit, joissa tiedon tulisi olla yhtenäistä ja kulkea saumattomasti eteenpäin kokonaisprosessissa.

Lyytinen mainitsee, että yleensä juuri tilaus-tuotanto-toimitus-ketju taloushallintoon yhdistettynä on ydin, joka halutaan pitää yhdessä järjestelmässä. (Lyytinen 2018.)

4 TALOUSHALLINNON AUTOMATISOINTI

Tämän työn aikaisemmissa luvuissa on ensin perehdytty taloushallintoon ja sen prosesseihin sekä digi- taaliseen taloushallintoon. Tämän jälkeen käytiin läpi taloushallinnon järjestelmätyypit ja perehdyttiin niiden toiminnallisuuksiin. Tässä luvussa pyritään antamaan vastauksia siihen, miten prosessit hoidetaan automatisoidussa taloushallinnossa ja miten digitaalista dataa pystytään hyödyntämään näissä proses- seissa. Taloushallinnon prosessien automatisoinnista kerrotaan yleisellä tasolla ikään kuin kaikkien pro- sessien näkökulmasta tiivistetysti, mutta tämän lisäksi kuvataan tarkemmalla tasolla automatisoitu osto- laskuprosessi sekä myyntilaskuprosessi. Tämän jälkeen perehdytään siihen, mitä hyötyjä ja mahdolli- suuksia taloushallinnon automatisointi antaa, sekä siihen onko siihen liittyen olemassa myös riskejä.

Lopuksi tarkastellaan ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn hyödyntämistä taloushallinnossa, joka on auto- matisoidun taloushallinnon näkökulmasta uusinta teknologian hyödyntämistä.

4.1 Taloushallinnon prosessien automatisointi

Kuten tämän opinnäytetyön ensimmäisessä luvussa todettiin, voidaan taloushallinnon katsoa koostuvan prosesseista, joihin sisältyy pääprosessi eli pääkirjanpito sekä sen osaprosessit. Osaprosesseja ovat muun muassa ostolaskuprosessi, matka- ja kululaskuprosessi, maksuliikenne ja raportointi. Kaikissa taloushal- linnon prosesseissa voidaan hyödyntää automatisointia. Eri prosessien osat voivat olla osittain tai jopa täydellisesti automatisoitavissa. Tässä luvussa käydään läpi yksityiskohtaisemmin ostolaskuprosessin automatisointia, koska ostolaskuprosessi toimii tämän opinnäytetyön empiirisen osuuden keskiössä. Li- säksi kuvataan tarkemmin myös myyntilaskuprosessi, koska se on ostolaskuprosessin lisäksi yleensä yksi organisaation tärkeimmistä ja kriittisimmistä taloushallinnon prosesseista.

Digitaalisessa muodossa olevan datan merkitys korostuu, kun puhutaan automatisoinnin hyödyntämi- sestä taloushallinnossa. Taloushallinnossa käsiteltävä hyvälaatuinen data on keskeinen edellytys proses- sien tehostamiselle ja automatisoinnille. Taloushallinto ei kuitenkaan yksinään voi parantaa kaikkea da- taa, vaan sen täytyy tapahtua yhteistyössä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa. Digitaalisen datan laadun parantamiseen liittyviä tekijöitä ovat esimerkiksi paperilla saatavan datan muuttaminen digitaa- liseen muotoon, datassa olevien virheiden korjaaminen, datan muuttaminen rakenteiseen muotoon sekä datan oikeellisuuden varmentaminen erilaisilla kontrolleilla ja täsmäytysrutiineilla. (Kaarlejärvi & Sal- minen 2018, 68– 69.)

Taloushallinnon tapahtumadatalla tarkoitetaan taloushallinnossa käsiteltäviä kirjanpitoon kirjattavia lii- ketapahtumia, joihin liittyy olennaisesti erilaiset dokumentit, joiden avulla kirjaukset muodostetaan. Esi- merkkeinä taloushallinnon tapahtumadatasta ovat ostolaskut, myyntilaskut, matkalaskut ja tiliotteet. Ta- loushallinnon tapahtumadataa pyritään Suomessa jatkuvasti parantamaan erilaisten julkisten hankkeiden avulla. Tällaisten hankkeiden tarkoituksena on kehittää ja parantaa tiedon hyödyntämiseen tarkoitettuja standardeja ja formaatteja. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 69–70.) Yhtenä tällaisena merkittävänä hank- keena voidaan mainita Taloushallintoliiton TALTIO-hanke, jonka tarkoituksena on digitalisoida pk-yri- tysten taloushallintoa. TALTIO-määrityksen mukaisesti kaikki kirjanpitoon menevät liiketapahtumat, kuten verkkolaskut, käteis- ja korttimaksut sekä tiliotteet, ovat saatavissa sähköiseen standardiin muo- toon, joka mahdollistaa datan saumattoman käsittelyn tietojärjestelmissä. Taloushallintoliiton hallituk- sen puheenjohtaja Vuokko Mäkisen mukaan tulevaisuuden taloushallinto tulee perustumaan rakenteisen tiedon hyödyntämiseen. Mäkisen mukaan rakenteinen muoto pitää sisällään kaikki yksityiskohtaiset tie- dot liiketapahtumista, eikä tämän vuoksi käsin tehtävää tallennustyötä tarvita. (Taloushallintoliitto 2016.)

Viimeaikainen teknologia on mahdollistanut taloushallinnon täyden digitalisoitumisen. Kun valtaosa ta- loushallinnon tietovirroista kulkee digitaalisessa muodossa, päästään sitä hyödyntämään taloushallinnon prosessien automatisointia varten. Tähän päivään saakka taloushallinnossa on hyödynnetty lähinnä sään- töpohjaista automatisointia, jossa prosesseja automatisoidaan transaktioiden sisältämän datan perus- teella muun muassa sääntöihin ja validiointeihin pohjautuen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ta- loushallinnon järjestelmiin luodaan erilaisia automaatio- ja käsittelysääntöjä, joiden avulla järjestelmä pystyy tekemään itsenäisesti rutiininomaisia toimenpiteitä, kuten manuaalista tallennustyötä vaativia tehtäviä. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 16–17.)

Yhtenä esimerkkinä manuaalista tallennustyötä vaativista tehtävistä voidaan mainita tiliotteiden käsit- tely. Maksuliikennejärjestelmistä on mahdollisuus saada pankin välittämä elektroninen tiliote, jonka avulla tiliotetapahtumien kirjaus ja täsmäytys pääkirjanpitoon pystytään automatisoida. Elektroninen ti- liote sisältää eri tapahtumatyypeille tietyn koodituksen, jota pystytään hyödyntämään maksuliikennejär- jestelmässä. Järjestelmään pystytään luoda eri tapahtumatyypeille erilaiset tiliöintimallit. Tapahtuma- tyyppejä ovat esimerkiksi myyntireskontran suoritukset tai palkkojen maksut. Tällöin järjestelmä voi tunnistaa tiliotteelta automaattisesti tapahtumatietojen perusteella käytettävän tiliöintimallin, jolloin ti- liotetapahtumien kirjaus pääkirjanpitoon voidaan lähes kokonaan automatisoida. Tiliöinti täytyy tehdä manuaalisesti vain niille tapahtumille, joita automaatio ei ole osannut tiliöidä. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 137.)

4.1.1 Ostolaskuprosessin kuvaus

Ostolaskujen käsittely on useimmiten talousosaston eniten resursseja vievä prosessi, joka on laaja koko- naisuus erilaisia toimintoja ja työvaiheita. Talousosaston lisäksi ostolaskujen käsittely kuormittaa myös muuta organisaatiota laskujen tarkastusten, hyväksynnän ja täsmäytysten osalta. Ostolaskuprosessien kehittämisessä löytyykin paljon tehtävää, vaikka ostolaskuprosessin automaatio onkin viime aikoina ke- hittynyt nopeasti. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 96.)

Ostolaskuprosessin automatisoinnin ytimenä ovat verkkolaskujen vastaanotto ja sähköisten ostolaskujen käsittelyjärjestelmän käyttö. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmän tarkoituksena on laskun vastaanotto, ti- liöinti, täsmäytys mahdolliseen ostotilaukseen tai sopimukseen ja laskun sähköinen hyväksyminen sekä kaikkien edellä mainittujen hallinnointi. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 104.) Sähköisellä ostolaskulla tarkoitetaan sähköisenä vastaanotettavia ja lähetettäviä verkkolaskuja, jotka sisältävät kaikki paperilas- kustakin löytyvät tiedot sähköisessä muodossa. Verkkolasku on yleensä XML-muodossa lähetetty las- kusanoma, jonka verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan, eikä laskun erillistä tulostusta tai skannausta tarvita. Verkkolaskussa oleva data poistaa tarpeen syöttää laskun tietoja manuaalisesti sekä luo pohjan laskun käsittelyn automatisointiin. Verkkolaskujen data-aineistot on mää- ritelty standardein, joten erilaiset laskuliitteet hoidetaan kuvamuotoisella erittelyllä. Laskun kuvaan voi- daan liittää asiakkaan toivomia erittely- tai raportointitietoja. (Lahti & Salminen 2014, 62.)

Ostolaskujen sähköisen vastaanoton ja käsittelyn onkin havaittu olevan tekijä, joka vaikuttaa eniten las- kun käsittelyn automaatioon, ja sitä kautta myös prosessin tehokkuuteen. Helsingin kauppakorkeakoulu on tehnyt vuonna 2008 tutkimuksen, jossa se oli selvittänyt sähköisten laskujen käsittelystä saatujen säästöjen muodostumista mikroyrityksissä. Tutkimuksessa selvitettiin kustannus- ja aikasäästöjä manu- aalisella, puoliautomatisoidulla ja automatisoidulla ostolaskun käsittelyprosessilla. (Helsingin kauppa- korkeakoulu 2008, 15.) Seuraava taulukko 1 havainnollistaa tutkimuksen tulokset sähköisten laskujen käsittelyn kustannus- ja aikasäästöistä.

TAULUKKO 1. Ostolaskun käsittelyn automatisoinnin kustannus- ja aikasäästöt (mukaillen Helsingin kauppakorkeakoulu 2008)

Taulukossa 1. nähtävissä olevista tuloksista ilmenee, että täysin automatisoidusta ostolaskun käsittelystä saadut kustannus- ja aikasäästöt ovat merkittäviä verrattuna täysin manuaaliseen tai jopa puoliautomati- soituun käsittelyyn. Tämän tutkimuksen perusteella voitaisiin siis todeta, että puoliautomatisoidusta os- tolaskun käsittelystä saadaan kyllä hyötyjä manuaaliseen käsittelyyn verrattuna, mutta automatisoidusta ostolaskun käsittelystä saatavat säästöt ovat ylivertaisia. Puoliautomatisoitu ostolaskun käsittely säästää esimerkiksi ajassa neljä minuuttia manuaaliseen käsittelyyn verraten, kun taas täysin automatisoitu kä- sittely säästää 13 minuuttia. Tutkimuksessa esitetty automatisoitu ostolaskun käsittelyprosessi pitää si- sällään prosessien kaikkien muiden vaiheiden automatisoinnin, paitsi laskun hyväksynnän, joka vaatii manuaalista työtä.

Mikäli toimittajan ei ole mahdollista lähettää verkkolaskuja, on paperiset ostolaskut mahdollista skan- nata sähköisiksi. Organisaatio voi joko järjestää skannauksen itse tai ostaa sen palveluna. Laskun skan- naus tapahtuu joko manuaalisesti tai automaattisesti tietojen poiminnan osalta. Manuaalinen skannaus tarkoittaa sitä, että paperinen lasku skannataan sähköiseen muotoon ja laskulla olevat tiedot syötetään manuaalisesti järjestelmään. Tietojen automaattisen poiminnan skannauksessa hyödynnetään OCR-tie- don eli Optical Character Recognation -poimintaohjelmia. Ohjelman avulla laskulta voidaan tunnistaa automaattisesti ostolaskujen käsittelyssä tarvittavia tietoja, jotka pystytään poimimaan laskulle, jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti. (Lahti & Salminen 2014, 64.)

Ostotilauksiin tai ostosopimuksiin perustuvien laskujen käsittely on mahdollista automatisoida täysin siten, että ne eivät vaadi saapuessaan enää yhtään manuaalista työvaihetta. Mikäli tilaukselle tai sopi- mukselle on määriteltynä jo suuri osa ostolaskulla tarvittavista tiedoista, on ne mahdollista periyttää myös vastaanotetulle ostolaskulle. Tämä vaatii sen, että ostolasku saapuu verkkolaskuna ja tilaus- tai sopimusnumero on mainittu laskun perustiedoissa. Tällöin järjestelmän on mahdollista verrata ja täs- mäyttää saapunut ostolasku tilaukseen ja vastaanottoon tai sopimukseen sekä periyttää tiliöinnit laskulle.

Tässä tapauksessa myöskin ostolaskun hyväksyntä on mahdollista korvata järjestelmän tekemällä

täsmäytyksellä, eikä tarkastus- ja hyväksyntäkiertoa tarvita. Lasku olisi täsmäytyksen jälkeen siis valmis maksettavaksi. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 99–100.)

Ostolaskun tiliöinti on mahdollista automatisoida ostotilaukselta tai sopimukselta periyttämisen lisäksi myös muilla tavoilla. Mikäli samalta toimittajalta vastaanotetaan usein ostolaskuja, voidaan toimittajan taakse määritellä oletustiliöinnit. Tällöin tiliöintiä ei tarvitse tallentaa laskuille erikseen, vaan järjestelmä tallentaa automaattisesti toimittajan taakse tehdyt oletustiliöinnit laskuille. Vaihtoehtona on myös hyö- dyntää verkkolaskussa olevaa dataa tiliöimiseen eli laskun perustiedoissa olevan tiliöintikoodin avulla, josta järjestelmä osaa sen poimia ja tallentaa laskulle. Myös muuta verkkolaskun dataa on mahdollista hyödyntää tiliöinnin automaattiseen päättelyyn sääntöjen perusteella. Tiliöintisäännöt perustuvat ihmi- sen luomiin sääntöihin, joiden luonti ja ylläpitäminen toimivat suurilla laskumassoilla. Pienillä lasku- massoilla tiliöintisääntöjen luonti ja ylläpito ovat työläitä, eivätkä välttämättä ole kannattavin vaihtoehto.

(Kaarlejärvi & Salminen 2018, 104–105.)

Ostolaskujen vastaanoton ja tiliöinnin lisäksi myös laskujen hyväksyntä, maksatus, täsmäytys ja jakso- tukset on mahdollista automatisoida. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmiin on mahdollista määritellä orga- nisaation sisäisistä toimintatavoista riippuen erilaisia tarkastus- ja hyväksyntäsääntöjä. Yleisesti organi- saatioissa on käytössä kaksiportainen hyväksymismenettely, jossa laskun tarkastaja on tavaran tai pal- velun tilannut henkilö ja laskun hyväksyjä esimerkiksi tilaajan esimies. Tilaukseen tai sopimukseen pe- rustuvat laskujen tarkastukset on mahdollista automatisoida, jolloin tarkastuskiertoon lähtee vain sellai- set laskut, jotka vaativat tarkastusta. Ostolaskujen nopea kierto mahdollistaa myös siirtymisen harvem- piin maksatuskertoihin, jolloin ostolaskuprosessi tehostuu. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 106–108.)

Kun ostolaskut on hyväksytty joko ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä tai automaattisesti tilaukseen tai sopimukseen perustuen, ei ostolaskujen maksuerälle yleensä ole enää tarpeen vaatia hyväksyntää. Poik- keuksena voivat kuitenkin olla erilaiset maksuliikenneprosessien kontrollit, jolloin maksuerien erilliset hyväksynnät ovat perusteltuja. Muussa tapauksessa ostolaskuprosessin tehostamista varten olisi tarpeel- lista, että jätetään tarpeettomat ja kaksinkertaiset hyväksynnät tekemättä. Myös ostolaskujen maksuker- toja harventamalla voidaan saada prosessiin lisää tehokkuutta. Erääntyneistä ja ennen seuraavaa maksu- päivää erääntyvistä ostolaskuista muodostetaan ostoreskontrassa maksuerä. Maksatukseen siirrettyjen laskujen maksukuittaukset voidaan hoitaa automaattisesti pankin maksupalautteen tai tiliotteen perus- teella. Täsmäytykset ostoreskontran ja pääkirjanpidon välillä on myös mahdollista automatisoida, joko järjestelmän ominaisuuksien tai ohjelmistorobotiikan avulla. Tällöin järjestelmä vertaa automaattisesti ostoreskontran saldoa pääkirjanpidon ostovelka-tiliin ja ilmoittaa mahdollisista erotuksista. (Kaarlejärvi

& Salminen 2018, 109–111.) Seuraavassa kuviossa 7 on havainnollistettu digitaalisen ostolaskuproses- sin vaiheet.

KUVIO 7. Digitaalinen ostolaskuprosessi (mukaillen Kaarlejärvi & Salminen 2018, 99)

4.1.2 Myyntilaskuprosessin kuvaus

Myyntilaskutusprosessin tehostaminen ja automatisointi lähtevät liikkeelle laskun laatimisvaiheesta, jol- loin olisi tärkeää, että laskutustiedot siirtyisivät laskutusjärjestelmään niiden alkulähteestä automaatti- sesti. Laskutustietojen alkulähteellä tarkoitetaan dataa, joka on jo olemassa toisessa sovelluksessa tai moduulissa, josta se voidaan siirtää suoraan laskutusjärjestelmään. Laskun laatimisvaiheessa toisena te- hostuskeinona voidaan käyttää niin sanottua itsepalvelun hyödyntämistä. Tämä tarkoittaa sitä, että liike- toimintojen työntekijät, kumppanit tai asiakkaat syöttävät laskutustiedot laskutus- tai erillisjärjestelmiin itse. Verkkokauppa on hyvä esimerkki tilanteesta, jossa asiakas tallentaa kaikki laskutustiedot järjestel- mään itse. Toisena esimerkkinä voidaan mainita myyjän laatima myyntilaus, johon myyjä tallentaa tar- vittavat laskutustiedot. Kun kaikki tarvittava data saadaan siirtymään suoraan laskutusjärjestelmään, voi- daan varsinainen myyntilasku luoda järjestelmässä automaattisesti. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 122–

123.)

Myyntilaskun lähettäminen asiakkaalle sähköisesti tapahtuu markkinoilla toimivien verkkolaskutusope- raattoreiden kautta. Laskuaineisto käytännössä siirretään laskutusjärjestelmästä operaattorille, jonka teh- tävänä on välittää laskuaineisto eteenpäin asiakkaalle. Mikäli asiakkaalla on mahdollisuus vastaanottaa laskuja verkkolaskuina, välittää operaattori verkkolaskun vastaanottajan operaattorille. Jos taas asiak- kaalla ei ole mahdollisuutta vastaanottaa verkkolaskuja, voi operaattori välittää laskun tulostuspalve- luun, josta se lähetetään asiakkaalle paperisena. Organisaation tehtäväksi jää ylläpitää omassa asiakas- rekisterissään tietoa siitä, mitä kanavaa pitkin lasku toimitetaan asiakkaalle. Asiakkaiden laskutustieto- jen ylläpito voidaan automatisoida tehokkaasti siten, että asiakastietojärjestelmään tehdään automati- soitu päivitys verkkolaskutusosoitteistosta, josta löytyy ajantasaiset tiedot yritysten laskutusosoitteista.

Automatisoitu asiakastietojen päivitys vaatii avoimen rajapinnan teon asiakasrekisterijärjestelmän ja verkkolaskutusosoitteiston välille. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 129–130.)

Myyntireskontran hoidon osalta Suomessa ollaan jo pitkään mahdollistettu täysin sähköistetty prosessi.

Tämä johtuu pääasiassa Suomen edistyksellisestä pankkijärjestelmästä sekä viitenumerokäsittelyistä.

Näiden ansiosta myyntireskontran hoito on parhaimmillaan täysin automatisoitu prosessi. Laskutusjär- jestelmässä luotu myyntilasku on mahdollistaa siirtää myyntireskontraan ja pääkirjanpitoon automaatti- sesti. Tämän jälkeen myyntireskontran tehtäväksi jää myyntilaskujen maksutilanteen seuranta ja rekis- terin pito. Myyntireskontran päätehtäviksi voidaan nimetä asiakkaiden suoritusten kohdistaminen myyn- tilaskuille, avointen myyntisaatavien seuranta sekä perintätoimenpiteiden tekeminen. Viitenumerojär- jestelmää hyödyntämällä on asiakkaan maksama suoritus mahdollista kohdentaa automaattisesti myyn- tilaskuun, mikäli asiakas on maksanut suorituksen oikealla viitteellä. Mikäli viitteessä on ollut virhe tai laskuun kohdistuu liikasuoritus, tulee maksu kohdentaa muilla maksutiedoilla. Virheelliset viitteet pys- tytään välttämään kokonaan siirtymällä verkkolaskuihin, jolloin laskun viitetieto kirjautuu automaatti- sesti oikein laskulle, eikä inhimillisiä virheitä pääse tapahtumaan. Puutteellisella viitetiedolla maksettu lasku pystytään kuitenkin ohjaamaan myyntireskontrassa oikean laskun suoritukseksi hyödyntämällä esimerkiksi maksutiedoissa näkyvää laskun numeroa tai asiakastietoa. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 130–131.)

4.2 Taloushallinnon automatisoinnin hyödyt ja mahdollisuudet

Parhaimmillaan taloushallinto tukee organisaation kasvua ja liiketoiminnan muutoksia sekä toimii liike- toiminnan kumppanin roolissa, eikä näyttäydy vain organisaation tukitoimintona. Taloushallinnon odo- tetaan vastaavan tehokkaasti sisäisiin ja ulkoisiin talouden raportointitarpeisiin. Ulkoiset

raportointivaatimukset tulisi hoitaa mahdollisimman tehokkaasti, jotta tavoite taloushallinnon roolista liiketoiminnan kumppanina voidaan toteuttaa. Taloushallinnon rutiinityön ja prosessien automatisoin- nilla voidaan lisätä tehokkuutta ja poistaa turhia manuaalisia työvaiheita, joiden avulla taloushallinnon asiantuntijan ajankäyttö keskittyy talouden tulkintaan lukujen tuottamisen sijasta. (Kaarlejärvi & Salmi- nen 2018, 11–12.) Tämä taas vähentää resurssien tarvetta, mikä on yrityksen kannalta kustannusteho- kasta. Tehokkuuden lisäksi digitaalisuus tuo taloushallintoon läpinäkyvyyttä, estää väärinkäytösten mahdollisuuksia ja parantaa laatua. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 21–22.)

Teoksessa Taloushallinto nyt (Helanto ym. 2013, 15) käsitellään sähköisen taloushallinnon hyötyjä.

Vaikka teoksessa puhutaan kokonaisuutena sähköisestä taloushallinnosta, voidaan se kuitenkin rinnastaa myös täysin digitaaliseen ja automatisoituun taloushallintoon. Teoksessa käsitellään aihetta pääasiassa taloushallinnon ammattilaisen työn näkökulmasta. Aihetta on myös tärkeä tarkastella tästä näkökul- masta, koska automaatio on taloushallinnon ammattilaisen työnkuvassa merkittävä kehittäjä ja vaikut- taja. Teoksessa tuodaan esille se, että erityistä hyötyä taloushallinnon ja sen rutiinitöiden automatisoin- nilla saadaan nimenomaan siihen, että työaikaa vapautuu talouden asiantuntijatyölle (Helanto ym. 2013, 15). Kaarlejärvi ja Salminen (2018, 23) tuovat myös esille sen, että digitalisaatio ja taloushallinnon au- tomatisointi tuovat lisäarvoa taloushallinnon ammattilaisten työnkuvaan. Kun rutiininomaiset työtehtä- vät on automatisoitu, ihmisten työaika voidaan käyttää älykkyyttä vaativiin työtehtäviin. Kaarlejärven ja Salmisen mukaan ihminen pystyy näin hoitamaan työnsä tehokkaammin ja mielekkäämmin, mikä puolestaan lisää työhyvinvointia. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 23.)

Taloushallinnon ammattilaisen arkeen rutiinien automatisointi vaikuttaa siten, että erityisesti tallennus- työ vähenee ja työn ennustettavuus paranee. Työtä voidaan tehdä joustavasti koko kuukauden ajan ja työkuormaa pystytään jakamaan koko kuukaudelle eikä vain kuukauden katkolle. Kuukauden aikainen raportointi paranee ja on ajantasaista, koska osakirjanpitojen tapahtumat kirjautuvat pääkirjanpitoon re- aaliaikaisena. Toisaalta myös liiketoiminnan kannalta tärkeät raportit saadaan nopeammin kuukauden päätyttyä ja liiketoiminnan tulosta, kassavirtaa ja reskontria voidaan tarkastella joustavasti myös kesken kuukauden. (Helanto ym. 2013, 14–15.)

Taloushallinnon automatisointi tarjoaa muutoksia ja mahdollisuuksia myös tilitoimistoyrittäjille Tilisa- nomien julkaiseman artikkelin mukaan. Artikkelin kirjoittajan Fredmanin mukaan varsinkin isojen yri- tysten keskuudessa on ollut useamman vuoden ajan pyrkimys kustannusten minimointiin. Ensin talous- hallinnon palveluja keskitettiin palvelukeskuksiin ja tämän jälkeen taloushallinnon suorittavia töitä on siirretty ulkomaille halvemman työvoiman maihin. Taloushallinnon automaatioasteen nostaminen voi

artikkelin mukaan saada suuryritysten taloushallinnon toiminnot pysymään Suomessa. Vaikka pk-yri- tysten taloushallinnon toimintoja ei ole siirretty ulkomaille, ovat monet tilitoimistot joutuneet tinkimään katteestaan taloushallinnon peruspalvelujen osalta. Tilitoimistojen hinnoittelu onkin kiristynyt ja monet tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa kiinteähintaisella pakettihinnoittelulla. Tämän vuoksi automaatio- asteen nostaminen takaisi artikkelin mukaan tilitoimistoyrittäjälle kohtuulliset katteet, mutta myöskin asiakasyritykselle kohtuullisen hintatason. Samaan aikaan nostettaisiin myöskin taloushallinnon ammat- tilaisen profiilia, palkkatasoa sekä ammatin vetovoimaa opiskelijoiden joukossa. (Fredman 2017.)

Taloushallinnon automatisoinnin ilmastovaikutuksia on tutkittu Finanssialan Keskusliiton julkaisemassa selvityksessä, joka on julkaistu vuonna 2015. Tutkimuksessa on selvitetty taloushallinnon säästöjä ajan- käytössä sekä hiilijalanjäljessä verraten perinteistä ja automatisoitua taloushallintoa. Tutkimuksen tu- loksista selvisi, että lähes aina yrityskoosta riippumatta taloushallinnon tiedonkäsittelyn automatisointi tuottaisi säästöjä ympäristövaikutuksiin 80-90 prosenttia verrattuna perinteiseen tietojenkäsittelyyn. Sel- vityksessä tuodaan esiin myös taloushallinnon automatisoinnin tuomia säästöjä prosessi- tai tehtäväkoh- taisesti. Tutkimuksessa selvisi, että suurin ajankäytön säästö saataisiin pankkikorttiostokuittien käsitte- lyn automatisoinnilla. Lisäksi suuret hyödyt saadaan saapuvien ja lähtevien laskujen käsittelyn automa- tisoinnilla. Tutkimuksessa todetaan, että jo mikro- ja pienyritysten taloushallinnon automatisoinnista syntyvät hyödyt ja hiilijalanjäljen pienentymisen vaikutukset olisivat Suomen mittapuulla merkittäviä.

(Finanssialan Keskusliitto 2015.)

4.3 Taloushallinnon automatisoinnin haasteet ja riskit

Taloushallinnon automatisoinnin suurimmat haasteet ja riskit voidaan kohdata taloushallinnon järjestel- mien hankinnassa ja käytössä. Kuten tämän opinnäytetyön luvussa 3 käytiin läpi, voivat markkinoilla olevat järjestelmät poiketa suurestikin taloushallinnon toiminnallisuuksiltaan, eikä järjestelmän valinta ole helppoa. Taloushallinnon järjestelmien ominaisuudet määrittävät sen, kuinka automatisoituja talous- hallinnon prosessit voivat yrityksessä olla. Yrityksen käytössä olevan perusjärjestelmän tulisi olla toi- minnallisuuksiltaan riittävän laaja, joustava sekä hyvillä rajapinnoilla varusteltu järjestelmä, joka tukee taloushallinnon automaatiota (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 64).

Kaarlejärvi ja Salminen (2018) tuovat esiin sen, että automaatio ei itsessään tuo tehokkuutta, mikäli taloushallinnon prosessit eivät ole kunnossa. Teknologiasta ei ole hyötyä, jos tarpeetonta tai huonoa prosessia pyritään automatisoimaan. Tämän vuoksi taloushallinnon prosesseja tulisi pyrkiä ensin

kehittämään, jotta automaatiosta saataisiin hyötyjä. Pullonkaulana taloushallinnon automatisoinnissa voivat olla esimerkiksi paperilla käsiteltävät aineistot, virheelliset ja puutteelliset perustiedot datassa sekä epäyhtenäiset prosessit. (Kaarlejärvi & Salminen 2018.)

Ostolaskuprosessin automatisoinnin yhtä isoimmista haasteista voidaan tarkastella esimerkiksi verkko- laskuista hyödynnettävän datan näkökulmasta. Verkkolaskuformaateissa käytettävät standardit tehosta- vat digitaalisen datan hyödyntämistä, mutta on yritysten omissa käsissä, miten niitä tulkitaan ja nouda- tetaan. Suomessa ollaan nimittäin tilanteessa, jossa suurin osa laskuista on mahdollista saada digitaali- sessa muodossa. Tehottomuutta prosessiin aiheuttaa kuitenkin se, kun laskuissa on puuttuvia tai virheel- lisiä yrityksille tärkeitä viitetietoja tai rivitietoja. Toimittajien ohjeistaminen laskuissa vaadittavista vii- tetiedoista ei välttämättä tuota haluttua tulosta, ja pahimmillaan ohjeistamisiin ja puutteiden selvittelyyn saadaan käytettyä paljon aikaa, ilman haluttuja lopputuloksia. Verkkolaskun sisällön oikeellisuuteen vaikuttavat monet asiat. Näitä ovat esimerkiksi toimittajan laskutusjärjestelmän parametrit sekä toimit- tajan laskulle tekemä manuaalityö, laskuoperaattoreiden tekemät muunnokset sekä verkkolaskun käsit- telyjärjestelmän tekemä tietojen sisään luku. Haasteena toimittajayritykseltä saaduissa laskuissa voi olla se, että verkkolaskuja lähettävä yritys ei tiedä miten laskutusjärjestelmän kentät vaikuttavat verkkolas- kutiedoston siirtyvään dataan ja miten vastaanottavan yrityksen laskujen käsittelyjärjestelmä dataa tul- kitsee. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 71.)

Siirtyminen uudenlaisiin digitaalisiin menetelmiin vaatii kokeneeltakin taloushallinnon ammattilaiselta uusien työtapojen opettelua. Kirjanpitäjän rooli tallentajana häviää ja tilalle tulee rooli automaation hal- litsijana. Myös työn vuorovaikutustaidot asiakkuussuhteissa korostuvat. Haasteita taloushallinnon am- mattilaisten uuden roolin omaksumisessa tulee väistämättä. (Helanto ym. 2013, 17.) Tämä voi tarkoittaa kirjanpitäjälle uskallusta astua oman mukavuusalueen ulkopuolelle sekä itsensä haastamista, jotta pystyy täyttämään odotukset muuttuvassa työympäristössä (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 160).

Tilitoimistojen näkökulmasta taloushallinnon digitalisoituminen ja sen tuoma työn tehostuminen muut- tavat tilitoimiston tuottamislogiikkaa merkittävästi. Mikäli tilitoimistolla on käytössä tuntiperusteinen hinnoittelu, on vaarana, että automatisoinnista aiheutunut tehokkuus ajankäytössä menee hukkaan me- netettynä tuntilaskutuksena. Riskinä on siis, että tilitoimisto ei onnistu hinnoittelumallissa, josta sekä tilitoimiston että asiakkaan tulisi hyötyä. Muutoksista johtuvista haasteista huolimatta tulee tilitoimiston pystyä tarjoamaan asiakkaalle nykyaikaisia sähköisiä taloushallintopalveluita, koska mikäli näin ei ole, tilitoimistoa saattaa kohdata asiakasmenetyksen uhka. (Helanto ym. 2013, 18.)

4.4 Ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn hyödyntäminen

Kaarlejärven ja Salmisen (2018, 51) mukaan ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn hyödyntäminen talous- hallinnon automatisoinnissa ovat voimakkaimpia alalla vallitsevia digitaalisuuden tuomia muutoksia.

Monet organisaatiot hyödyntävät ohjelmistorobotiikkaa taloushallinnon prosesseissa ja kaikista uusinta teknologiaa hyödyntävät ovat ottaneet mukaan tekoälyn ja koneoppimisen. 2020-luvulla ohjelmistoro- botiikkaan ja tekoälyyn luokiteltavat teknologiat ovat valtavirtaa taloushallinnossa. (Kaarlejärvi & Sal- minen 2018, 51.)

Ohjelmistorobotiikka on ratkaisu sellaisiin taloushallinnon tehtäviin, joiden automatisointi perinteisiä järjestelmiä hyödyntäen ei ole mahdollista tai taloudellisesti kannattavaa. Ohjelmistorobotti on ohjel- misto, joka osaa käsitellä vain rakenteisessa muodossa olevaa digitaalista dataa. Ohjelmistorobotin voi- daan ajatella työskentelevän niin kuin tavallinen ihminen, mutta digitaalisessa muodossa. Se voi käyttää kaikkia erilaisia ohjelmistoja kuten ihminen, mutta työskentelee nopeammin, tarkemmin, vuorokauden ympäri ja ilman inhimillisiä virheitä. Ohjelmistorobotin käyttöönotto vaatii ihmisen, joka opettaa ohjel- mistorobotille sen tehtävät yksityiskohtaisella tasolla. Tämän jälkeen ohjelmistorobotti voi suorittaa sille opetetut tehtävät haluttuna ajankohtana vuorokauden ympäri. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 53–54.)

Taloushallinnon työkaluna ohjelmistorobotti täydentää perusjärjestelmän, kuten kirjanpito-ohjelman au- tomaatiota. Robotin avulla voidaan tehdä täsmäytyksiä eri tietolähteiden välillä sekä siirtää tietoja niiden välillä, käynnistää erilaisia kirjanpidon ajoja sekä myös hoitaa taloushallinnon prosessia järjestelmän sisällä. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen sopii erityisesti prosesseihin, joissa on paljon rutiininomai- sia manuaalisia työvaiheita, jotka toistuvat samanlaisilla loogisilla säännöillä. Ohjelmistorobotiikkaa voi erityisen hyvin hyödyntää myös tehtävissä, joissa työkuorma jakautuu epätasaisesti kuukauden tai vuo- den ajalle ja ne kuormittavat taloushallintoa. Esimerkiksi kirjanpidon kuukauden sulkemiseen liittyviä toimenpiteitä saatetaan tehdä muutaman työpäivän aikana niin suuri määrä, että aika ei välttämättä riitä laadukkaan lopputuloksen aikaansaamiseen. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 53–54.)

Kaarlejärven ja Salmisen (2018, 54–55) mukaan ohjelmistorobotin käytöstä seuraa vain hyötyjä, mikäli käyttöönotto on tehty huolellisesti. Ohjelmistorobotin käyttöönotto on tavanomaista järjestelmäprojektin käyttöönottoa nopeampi ja kustannustehokkaampi. Sen saa myös käyttöönsä kustannustehokkaammin kuin uuden työntekijän rekrytoimalla ja perehdyttämällä. (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 54–55.) Myös Staria Oyj:n ohjelmistorobotiikka-liiketoiminnasta vastaava johtaja Fischer kertoo Tilisanomien julkai- semassa artikkelissa näkevänsä ohjelmistorobotiikassa huomattavan määrän hyötyjä. Fischerin mukaan