Asiakkuus, uudet palvelut ja tavoitteet avaavat näköaloja Aalto-yliopiston kirjastolle
Jaana Marvia & Ari Muhonen
Opetusministeriö asetti lokakuun lopussa 2006 selvitysryhmän pohtimaan kol
men pääkaupunkiseudun korkeakoulun yhteistyön syventämistä. Ryhmä tekikin jo 19.2.2007 rohkean esityksen näiden yhdistymisestä uudeksi yliopistokoko
naisuudeksi. Aaltoyliopiston suunnittelu on edennyt vauhdilla, tässä on ollut mukana jopa etukenossa myös kirjastolaitos. Kolmen vuoden suunnittelu
työn tulokseksi on saatu yhteinen visio ja luodattu kirjasto kohden uusia tavoit
teita ja palveluja. Asiakaslähtöisyys painottuu kirjaston uusissa näköaloissa.
A
alto-yliopisto on pääosin Helsingissä ja Espoos- sa toimiva säätiömuotoinen yliopisto. Toimin- tansa se aloitti 1.1.2010 kolmen ennen itsenäi- sen korkeakoulun (Helsingin kauppakorkeakou- lu, Taideteollinen korkeakoulu ja Teknillinen kor- keakoulu) yhdistyessä. Yhdistyminen antaa uusia mahdollisuuksia monialaiseen vahvaan opetuk- seen ja tutkimukseen. Aalto-yliopiston päämäärä- nä on kehittyä eri aloillaan ja omaleimaisena ko- konaisuutena yhdeksi maailman kärkiyliopistois- ta. Avajaisia vietettiin Helsingin katukuvassakin näkyvällä värikkäällä tavalla tammikuun alussa.Kolmen vuoden suunnittelutyö
Yhdistettävien korkeakoulujen kirjastonjohtajat eivät aikailleet ryhtyessään pohtimaan yhteistä tulevaisuutta. Ensimmäinen suunnittelutapaami- nen pidettiin jo 8.12.2006 opetusministeriön sel- vitysryhmän työn ollessa vielä kesken. Siitä lähti käyntiin intensiivinen työ, jonka tavoitteena on ollut yhden kirjasto- ja tietopalveluorganisaation luominen uudelle yliopistolle.Opetusministeriö käynnisti Innovaatioyliopis- ton valmistelun heinäkuussa 2007 nimeämällä hankkeelle johtoryhmän. Tämän tukena toimi
Aalto-yliopiston kirjaston suunnittelua ideariihessä.
Riitta-Liisa Leskinen
valmisteluryhmä, joka laati esityksen innovaa- tioyliopistohankkeen yleiseksi toteuttamissuun- nitelmaksi.
Käytännön toiminnan suunnittelu oli luku- vuonna 2007 – 2008 15 teemaryhmän harteil- la, joista yksi pohti kirjasto- ja tietopalveluja. Sen alaisuuteen perustettiin lukuisia työryhmiä omi- ne osatavoitteineen. Toukokuussa 2008 tuleval- le Aalto-yliopiston kirjastolle oli jo saatu luotua missio, visio, ehdotus keskeisimmistä prosesseis- ta, palveluportfolio sekä esitys tarvittavista tieto- järjestelmistä.
Valmistelusta toimeenpanoon
Seuraavassa vaiheessa elokuussa 2008 aloitti- vat työskentelynsä Aalto-yliopistoa valmistele- van muutosorganisaation työryhmät. Kirjasto- asiat kuuluivat yhtenä toimintasektorina Palve- lut ja hallinto -työryhmään, jonka keskeiseksi ta- voitteeksi oli asetettu hallinnon byrokratian vä- hentäminen.Syyskuussa 2009 siirryttiin valmistelusta toi- meenpanoon. Näiden vaiheiden aikana kirjaston suunnittelua ohjasivat Kirjasto- ja informaatio- palveluiden -ohjausryhmä ja kirjastonjohtajien kokous. Kirjastolle perustettiin uusia työryhmiä esimerkiksi e-aineistojen hankinnan, tietopalve- luiden ja lähipalvelujen kehittämiseen.
Aalto-yliopiston kirjaston visiota, asiakkuuksia, keskeisiä palveluita ja toimintatapaa on luonnos- teltu kolmen vuoden ajan yhdessä kaikkien kol- men kirjaston henkilökuntien kanssa. Yhteisti- laisuuksia, niin sanottuja ideariihiä, on järjestet- ty tähän mennessä kymmenkunta, erilaisia työ- ryhmien ja johtoryhmien kokouksia on pidet- ty satakunta, työraportteja on laadittu parikym- mentä ja yhteenvetoraportteja muutama. Myös kirjastossa on siirrytty valmistelusta toimeen- panovaiheeseen.
Tavoitteet ja asiakkuudet lähtökohtina
Jo suunnitteluprosessin aikana kirjaston missioksi ovat kirkastuneet seuraavat päämäärät:
Aalto-yliopiston kirjasto
–tunnistaa asiakkuuksien elinkaaret ja asiakkai- den tiedontarpeet
–tuottaa parasta mahdollista lisäarvoa yliopis- tolle
–tuottaa korkealaatuisia asiakaslähtöisiä palve- luita
–integroituu osaksi yliopiston tutkimus- ja op- pimisprosesseja.
Aalto-yliopistossa akateemiset asiat ovat keski- össä siten, että kaikki toiminnot palvelevat tutki- musta, opetusta ja taiteellista toimintaa. Kirjas-
OPISKELU KANDITYÖ,
GRADU/DIPLOMITYÖ
JATKO-OPINNOT ALUMNI
TYÖELÄMÄ YRITYSASIAKKUUS
PAIKALLISASIAKKUUS
TÄYDENNYSKOULUTUS
ELINIKÄINEN OPPIMINEN
Kuva 1. Asiakkuuden elinkaarimalli.
Uusimpien tutkimustulosten välitys kaksi- suuntaisesti sekä yliopistolle että yliopistolta Palvelutuotannon ja -rakenteen integrointi Palvelujen
yhteis- käyttöisyys:
• yhteinen kirjastokortti • samat palvelut kaikille
kaikilta kampuksilta • painetut ja sähköiset
aineistot yhteiskäytössä Palvelutaso kansainvälisesti vertailukelpoiseksi Uudentyyppisen
tutkimuksen tunnistaminen:
• monitieteisyys • poikkitieteisyys • ongelmalähtöisyys • caset
Taulukko 1. Keskeiset palveluajatukset.
ton tärkeitä arvoja ovat avoimuus ja yhteiskun- nallinen vuorovaikutus.
Kirjaston asiakkuudet ovat olleet suunnitte- lun keskeisimpänä lähtökohtana yliopiston aset- tamien suuntaviivojen lisäksi. Apuna on käytet- ty asiakkaan elinkaarimallia (kuva 1), joka ottaa huomioon eri ikä- ja uravaiheissaan olevien asi- akkaiden erilaiset tiedontarpeet. Osatekijöiden tarkemmalla segmentoinnilla on luotu kirjaston palveluja kuvaava palveluportfolio.
Yhteinen piirre Aalto-korkeakoulun opiskeli- joille, opettajille, tutkijoille ja tutkimusverkos- toille tulee olemaan kansainvälisyys ja suuri liik- kuvuus.
Palvelurakenne uudistuu
Suunnittelun aikana kartoitettiin palvelut, jotka Aalto-yliopiston kirjasto- ja tietopalvelu voi ko- konaisuutena tuottaa. Kirjaston palveluorgani- saatiolle luontevaa on verkostomainen rakenne ja toimintatapa. Kolmella kampuksella toimivan kirjaston resurssit ovat koko asiakaskunnan yh- teisessä käytössä.
Kirjaston keskeiset palveluajatukset on kirjat- tu taulukkoon 1.
Uuden kirjaston keskeiset palvelut näkyvät tau- lukossa 2. Niiden tuottamisessa hyödynnetään kampuskirjastojen vahvuusalueet sekä kansain- välisessä vertailussa havaitut uudet palvelumuo- dot. Tiedonhaun koulutusohjelmia sekä yritys- palveluja laajennetaan, samoin esimerkiksi bib- liometrisia analyysipalveluja.
Kirjastotiloista muodostetaan korkealaatuiset oppimisympäristöt (learning environment), kol- men yliopiston yhteiset kohtaamispaikat. Verk- koon luodaan vastaava virtuaalikampus, tehokas kirjaston käyttöliittymä.
Aineistopalvelut Tietopalvelut
Tiedonhaun koulutusohjelmat Yrityspalvelut
Analyysipalvelut Tutkimusviestintä
”Learning environment”
Taulukko 2. Kirjaston keskeiset palvelut.
Aalto-yliopiston kirjasto 2010
Historian kirjoihin tullaan kirjoittamaan Aalto- yliopiston kirjaston toiminnan käynnistyminen 1.1.2010. Vuoden alkupuolella Aalto-yliopiston kampusten kirjastot ovat näyttäytyneet käyttäjil- le vielä entisenkaltaisina.
Ensimmäinen merkki muutoksesta ovat olleet kirjastoyksiköiden uudet nimet: Aalto-yliopiston kirjasto, Arabia/Otaniemi/Töölö. Kirjasto toi- mii kolmella kampuksella samoissa tiloissa kuin ennenkin. Joidenkin asiakkaiden ilmaisema pel- ko siitä, että kirjasto muuttuu täsmäpalveluja ja tieteenalakohtaisia palveluja tarjoavista lähikir- jastoista yhdeksi anonyymiksi tietotehtaaksi, on jatkossakin turha.
Valmisteluvaiheessa kirjaston keskeisiksi pal- veluiksi valittiin tutkimustulosten välittäminen kaksisuuntaisesti, tutkimustietojärjestelmäpal-
velut, edistyksellisen oppimisympäristön kehit- täminen sekä analyysipalvelut. Vuoden 2009 ai- kana kirjasto esimerkiksi osallistui Aalto-yliopis- ton tutkimuksen arviointiin merkittävällä työpa- noksella tekemällä bibliometrisen analyysin tut- kijoiden julkaisutoiminnasta. Tämä on poikinut jatkotyötä myös tälle vuodelle. Kirjastolla onkin paljon annettavaa yliopiston tutkimuksen rekis- teröinnissä, jakelussa ja arvioinnissa.
Parannus e-aineistojen saatavuudessa
Vuoden vaihteessa on ehditty toteuttamaan yksi asiakkaiden hartaimmista toiveista koskien e-ai- neistojen parempaa saatavuutta. Kirjasto hankkii elektroniset aineistot koko yliopiston käyttöön, mikä on tärkeä edellytys esimerkiksi poikkitie- teelliselle tutkimukselle. Muun muassa yhteistä Nelli-portaalia, kirjastokorttia ja yhteislainaus- ta kampuskirjastojen välillä ollaan toteuttamassa.
Koska kampukset sijaitsevat pääkaupunkiseu- dulla hajallaan, on opiskelijoiden taholta toivot- tu jopa ilmaisia bussivuoroja kirjastojen välille.
Kenties vielä jonain päivänä yliopistolla on kam- pusten välillä sukkuloivia oppimispajabusseja.
Tällä hetkellä kirjasto kuitenkin keskittyy hel- pottamaan painettujen aineistojen lainaamista.
Tutkimuksen tekoa avustetaan yliopiston hen-
kilökunnalle ilmaisella kaukopal- velulla. Vuoden alusta alkaen kir- jastolla on ollut yhteinen kauko- palveluhinnasto.
Organisaatiorakenne johtoryhmän
suunnittelussa
Aalto-yliopisto ja myös sen kirjas- to suuntautuvat vahvasti tulevai- suuteen, mutta toiminta pohjau- tuu yksiköiden yhteiselle pitkälle historialle. Yhdistynyt Aalto-yli- opiston kirjasto on Suomen suu- rimpia yliopistokirjastoja.
Opiskelijoita yliopistossa on 16 500 ja henkilöstöä 4 300, joista professoreja on 300. Kirjastossa työntekijöitä on lähes sata.
Lisäksi Otaniemen kampuksella toimivissa tie- dekunta- ja laitoskirjastoissa on toistakymmen- tä työntekijää.
Kirjaston organisaation valmistelu on edennyt yliopiston määrittämässä tahdissa, takaraja on 1.8.2010. Kirjasto on erillislaitos, joka on suo- raan infrastruktuurista vastaavan vararehtorin alainen. Käytännön toiminnasta vastaa ylikirjas-
tonhoitaja. Tehtävään valittiin joulukuun lopus- sa 2009 Teknillisen korkeakoulun kirjaston yli- kirjastonhoitaja Ari Muhonen.
Vuoden 2010 alkupuolella toimintaa on oh- jannut kampuskirjastojen johtohenkilöistä koot- tu yhteinen johtoryhmä. Kirjaston lopullinen or- ganisaatio tulee koostumaan tiimeistä ja päälli- köistä, mutta sen yksityiskohtainen rakenne on vielä auki.
Muutos on mahdollisuus
Aalto-yliopiston kirjaston suunnitteleminen on tuottanut antoisia yhteistyön hetkiä ja innosta- nut työntekijöitä sellaiseen luovuuteen, mikä ei ehkä muutoin olisi ollut mahdollista. Yhteiset ta- paamiset ja työryhmätyöskentely ovat tutustut- taneet työtekijöitä uusiin kollegoihin. Työnteki- jät voivat nyttemmin tutustua toisten kampuskir- jastojen toimintaan enimmillään viikon pituises- sa työnkierrossa.
Yhteistyön toimivuus koetellaan käytännössä, kun organisaatiota ja toimintaa laitetaan oikeas- ti Aalto-kuosiin. Uuden organisaatiokulttuurin,
joka tulee vähitellen syntymään kolmen erilaisen kirjaston vakiintuneiden kulttuurien pohjalta, olisi vastattava toimintaympäristön muutoksia.
Vain siten todellinen muutos on mahdollinen.
Kirjastoissa yleisesti kysellään tällä hetkellä mil- lainen tulevaisuuden kirjaston tulisi olla. Suuri organisatorinen muutos voi pakottaa kirjaston uudistumaan niin, että se selviää nykyisistä haas- teistaan voittajana. Aalto-yliopiston kunnianhi- moiset tavoitteet asettavat myös sen kirjaston ti- lanteeseen, jossa on tavoiteltava sitäkin mikä ei ole vielä näkyvissä ja mikä ei ole kuulunut kirjas- ton rooliin perinteisesti. &
Tietoa kirjoittajista:
Jaana Marvia, suunnittelija Aaltoyliopiston kirjasto email jaana.marvia@tkk.fi Ari Muhonen, ylikirjastonhoitaja Aaltoyliopiston kirjasto email ari.muhonen@tkk.fi
