Ergonomian keinoin voidaan vähentää toimistotyössä esiintyviä tuki- ja liikuntaelimistön kipuja kuten niskan alueen kipuja (Niskakipu: Käypä hoito -suositus 2017). Istumisen kohdalla ergonomisen ohjauksen ja neuvonnan avulla on voitu muuttaa kehonhallintaa paremmaksi vähentäen tuki- ja liikuntaelimistön terveyteen kohdistuvia riskitekijöitä (Robertson ym. 2009, Healy ym. 2013). Ergonomian ohjauksella, yhdessä istumaseisomatyöpisteen kanssa, voidaan vähentää epämukavuuden tunnetta työssä (Robertson ym. 2013). Niskan kuormituksen tasaamisessa tulee työssä huomioida niskan ja selän neutraali asento (Viikari-Juntura ja Takala 2011). Esimerkiksi näytön sijoittaminen joko oikealle tai vasemmalle käyttäjästään, nähdään riskitekijäksi niskan ja/tai alaselän kipuun (Ye ym. 2017).
Ergonomian ohjauksen ja liikkumisen hyödyntämisellä nähdään olevan hyötyä työntekoon. Ergonomian ohjauksella ja liikkumisen lisäämisellä työssä nähdään olevan kognitiivista suorituskykyä kohentava ja stressiä vähentävä vaikutus (Lurati 2018).
Hamilton ym. (2008) totesivat tutkimuksessaan liikunnan lisäämisen työaikaan lisäävän työn tuottavuutta. Toisaalta samassa tutkimuksessa todetaan liikunnan sisällyttämisen työaikaan olevan hankalaa johtuen työntekijöiden pelosta tuottavuuden laskuun.
Ohjauksen toteutuksella voidaan lisätä työntekijöiden fyysistä aktiviteettia työpäivän aikana. Asvold ym. (2017) esittivät fyysisen aktiivisuuden lisäämistä työhön niille, jotka istuvat yli seitsemän tuntia päivässä. Asvold (2017) esitti runsaasti istuvalle fyysisen aktiivisuuden lisäämistä, kolmen minuutin ajan, 30 minuutin välein.
2.5.1 Työtilat
Monitoimitilojen yleistyminen on seurausta yritysten halusta lisätä tilojen käyttöastetta.
Tekniikan kehityksen myötä ovat monet toimiston kalustukseen liittyvät rajoitteet
vähentyneet, jolloin yritysten toimistotiloja voidaan muuttaa perinteisistä huonetiloista avomalliseen toimistotilaan. Useimmiten avomallinen toimistotila valitaan kustannussyistä. Avotoimistoa suosivia tekijöitä ovat tilankäytön tehokkuus sekä helposti toteutettavat muutokset ja uudelleenjärjestelyt. Toimistotyössä keskustelua on herättänyt työntekijöiden työtila, sen pinta-ala ja muoto sekä työntekijämäärä.
Avotoimistomallin etuna pidetään myös tiedonkulun helppoutta ja vertaistuen saatavuutta (Ketola 2007, Launis ja Lehtelä 2011, Työterveyslaitos 2017a).
Avotoimiston mahdollisia haittatekijöitä ovat rauhattomuus, jota aiheuttavat koneiden ja ihmisten tuottamat äänet sekä liikkuminen. Tästä voi seurata keskittymisvaikeuksia sekä yksityisyyden puute (Launis ja Lehtelä 2011).
Lainsäädännössä ei mainita optimaalista toimistopinta-alaa neliöissä, vaan minimipinta-alan arvio ja suositus perustuu ilmatilan vaatimukseen, joka on 10 m3 henkilöä kohden (Launis ja Lehtelä 2011). Normaalina huonekorkeutena pidetään 2,5 metriä, joka tarkoittaa minimipinta-alassa 4 m2 tilaa yhtä henkilöä kohden. Kun toimistossa työskennellään pöytätilaa hyödyntäen, arvioitu pinta-ala yhtä henkilöä kohden avotilassa on 7-8 m2 ja suljetussa huoneessa 10-12 m2 (Launis ym. 2011, Työterveyslaitos 2017a).
Työtilan suunnittelussa tulee ottaa huomioon myös toimintatarkoitus, tilan välineistö ja varastointitarve (Launis ja Lehtelä 2011). Tilasuunnittelussa tulee ottaa huomioon työn samanlaisuus ja mahdolliset eri toiminnot sekä niihin käytettävä aika ja toistettavuus (Ketola 2007, Launis ja Lehtelä 2011). Useimmiten tila suunnitellaan niin, että liikkuminen toteutuu vain vähäisessä määrin (Ketola 2007). Kuitenkin käytettävien kalusteiden, koneiden ja laitteiden hyvällä sijoittamisella voidaan mahdollistaa vapaa liikkuminen (Launis ja Lehtelä 2011).
2.5.2 Työpisteen kalusteet
Työpisteen mitoitusta ja säädettävyyttä helpottaa erilaisten pöytä- ja tuolimalliratkaisujen yleistyminen. Työpöydän mallin ja rakenteen valinnassa otetaan huomioon soveltuvuus kyseiseen työhön sekä ottaa huomioon mahdolliset odotettavissa olevat muutokset työssä ja sen ympäristössä. Korkeussäädettävä pöytä mahdollistaa monipuolisen työasentojen vaihtelun (Launis ja Lehtelä 2011). Toimintaympäristön
muuttaminen helposti korkeussäädettäviin kalusteisiin lisää myös käyttäjien fyysistä aktiivisuutta (Pierce ym. 2019). Ratkaisu on tarpeellinen, kun samassa työpisteessä työskentelee useampi henkilö (Launis ja Lehtelä 2011).
Istuminen on yleistä toimistotyössä. Cormac ym. (2011) totesivat tutkimuksessaan yhtämittaisen istumisen olevan ajallisia suosituksia pidempiaikaisia. Istumisen ajallinen vaihtelu oli 25–67 %, kun pitkäkestoisten tapahtumien määräosuus vaihteli 5-20 % riippuen suosituksista. Istuin on usein jatkuvassa käytössä, jolloin sen merkitys fyysiselle hyvinvoinnille on suuri. Hyvä istuin lisää työn tuottavuutta ja tehoa (Launis ja Lehtelä 2011). Hyvä työtuoli on käyttäjälle sopivaksi säädettävissä oleva malli (Ketola 2007, Launis ja Lehtelä 2011, Dainoff ym. 2012).
Tyypillisesti toimistossa käytettäviä tuoleja ovat perinteiset työtuolit. Perinteisissä tuoleissa muotoilulla ja säätöominaisuuksilla voidaan määritellä käyttäjän asentoa, tukea sekä liikkumismahdollisuuksia. Mitoiltaan sopiva tuoli soveltuu parhaiten työn osoittamaan käyttötarkoitukseen (Launis ja Lehtelä 2011). Hyvässä tuolissa voidaan säätää istuinkorkeutta, kaltevuutta ja –syvyyttä sekä selkänojan korkeutta ja kaltevuutta.
Tuolista tulisi olla säädettävissä käsinojien korkeus, etäisyys istujaan sekä käsituen paikka kyynärvarren alueella (Dainoff ym. 2012). Uusimmissa tuolimalleissa käsinojan tukiosa on säädettävissä horisontaalisella tasolla. Tuolin peitemateriaali tulee olla myös työhön soveltuva. Toimistotyötä pidetään yleisesti siistinä työnä, jolloin peitemateriaaliksi valikoituu kangas tai nahka (Ketola 2007, Launis ja Lehtelä 2011).
Toimistossa on yleistynyt eri istumakorkeuksille säädettävät erikoistuolit, joita käytetään korkeussäädettävän työpöydän kanssa (Launis ja Lehtelä 2011). Istuma-seisomatuolit (kuva 2) mahdollistavat puolittaisen seisominen työssä (Ketola 2007, Dainoff ym. 2012). Korkeammalla istumisen etuna on nähty lantiokulman avautuminen, joka mahdollistaa luonnollisen selän kaaren verrattuna perinteiseen istumiseen 90 asteen suorassa kulmassa (Launis ja Lehtelä 2011). Lantiokulman avaamisen etuna on nähty myös aineenvaihdunnan ja verenkierron paranemisen verrattuna perinteiseen istuma-asentoon (Ketola 2007). Satulatuolia käyttävällä suositellaan lantiokulman avautuvan noin 130 asteeseen (Launis ja Lehtelä 2011). Säädettävällä työtuolilla sekä ergonomian ohjauksella voidaan työasentojen muutoksin vähentää näkemiseen liittyvien oireiden esiintyvyyttä (Amick ym. 2012).
Kuva 2. Istumaseisomatuolin hyödyntäminen toimistotyössä (Martela 2019; kuvan julkaisu Martelan luvalla)
2.5.3 Näytöt ja ohjaimet
Suurin osa toimistotyössä tarvittavasta informaatiosta saadaan näytön tai kuvaruudun kautta. Tiedon käsittelyn kannalta merkityksellistä on lukemisen helppous. Jopa 85 % työssä käytettävästä tiedosta välittyy näköaistin välityksellä, osa kuuloaistin avulla. Eri ohjelmistojen avulla tietoa voidaan esittää eri tavoin esimerkiksi tekstinä, taulukoina tai piirroksin. Näyttöjen koon kasvun myötä niiden terävyys on parantunut, jolla on vaikutusta tekstikokoon (Launis ja Lehtelä 2011).
Näytön koosta riippuen suositeltu ruudun etäisyys käyttäjään on 50-80 cm. Näytön sijoitus etäälle vaikuttaa käyttäjän työasennon valintaan, joka voi lisätä riskiä lisääntyneeseen fyysiseen kuormitukseen. Näkemiseen vaikuttavia tekijöitä ovat tekstin koko, polariteetti, muoto, typografia sekä kontrasti. Näkemisen kannalta sopivalla katseluetäisyydellä tekstikoko on 50 cm:n etäisyydellä 3 mm ja 80 cm kohdalla 5 mm.
Taustan ja tekstin kontrastisuhteeksi (kirkkausero) suositellaan 3:1 ja 6:1 välillä (Launis ja Lehtelä 2011).
Niskan neutraalin asennon lisäksi niskan ja lavan alueen tuki- ja liikuntaelinoireita voidaan vähentää lisäämällä käsivarren tuentaa, kun käytetään konventionaalista
hiiriohjainta (Hoe ym. 2013). Konventionaalisella hiirellä tarkoitetaan perinteistä hiiriohjainta, jossa kämmenalue on ohjaimen päällä. Perinteisen ja vaihtoehtoisen hiiren käytön vertailussa ei ole havaittu merkittävää oireilun vähenemistä kaulan, olkapään ja oikean yläraajan kohdalla (Hoe ym. 2013). Myöskään yläraajan tuenta ei vähennä niskan, hartian ja oikean yläraajan oireita (Hoe ym. 2018). Kuvaruudun ja näppäimistön sijoituksella on merkitystä niskan ja pään asennonhallintaan. Lihasjännitystä voidaan vähentää riittävällä tauotuksella sekä työnkierrolla (Viikari-Juntura ja Takala 2011).
2.5.4 Toimistotilan sisäympäristö
Toimistotyötilan sisäympäristön toimivuudella on todettu olevan merkitystä hyvinvoinnille (Hongisto ym. 2012). Tässä työssä sisäympäristöllä tarkoitetaan toimiston fysikaalisia ympäristötekijöitä kuten lämpötila, valaistus ja akustiikka.
Sisäilman lämpötilan raja-arvot kevyessä fyysisessä toimistotyössä on asetettu 21-25 Celsius-asteeseen. Lämpötilan tasaisuus on määritelty niin, että lämpötilaero nilkan ja niskan välillä tulisi olla alle 2 oC riippumatta työskennelläänkö seisten tai istuen. Vedon aistimuksen vähenemisellä voidaan vähentää lihasjännitystä muun muassa niskahartiaseudun alueella (Lehtelä ja Launis 2011).
Avotoimistossa ilmanvaihdon ja valaistuksen saavuttaminen optimaaliseksi kaikille käyttäjille on haasteellista ja vaatii hyvää suunnittelua. Haittatekijöiden vaikutuksia pyritään lievittämään muun muassa siirrettävillä yksityisyyden ja äänivaikutusten osalta väliseinäkkeillä ja seinä- ja kattopintamateriaaleilla (esimerkiksi akustiikkalevyt).
Toimistohuoneessa, jossa työskentelee useampi henkilö, taustamelun arvo on 35-45dB.
Sopivaa taustamelua voidaan hyödyntää avotoimistoissa häivyttämään toisten työntekijöiden aiheuttamia ääniä (Launis ja Lehtelä 2011).
Toimistotyössä suositeltava vähimmäisvoimakkuutena valaistuksen kohdalla pidetään 500 luxia. Valaistuksessa suositaan epäsuoraa valaisimen käyttöä, joka vaikuttaa tilan kokonaisvalon määrään. Tilan valaistusvoimakkuuden lisäksi tulee kontrasti muiden pintojen kanssa olla riittävä. Luonnonvalon hyödyntämisellä sälekaihtimien ja ikkunapinta-alan avulla voidaan vaikuttaa avotoimisto valaistuksen toimivuuteen (Launis ja Lehtelä 2011). Keinotekoisen ja luonnonvalon välisistä vaikuttavuuseroista ei ole tehty tutkimuksia (Pachito ym. 2018).
Valaistuksen helppo säädettävyys auttaa jokaista käyttäjää säätämään valaistuksen oman tarpeen mukaisesti (Launis ja Lehtelä 2011).
2.5.5 Säädettävät työpisteet
Työpisteiden muuttaminen helposti säädettäviksi on yksi näkökulma, jolla voidaan edistää pitkäaikaisen istumisen vähenemistä toimistotyössä (Leavy ja Jansen 2016).
Helposti säädettävien työpisteiden käytöllä voidaan lyhytkestoisesti vähentää istuma-aikaa työssä (Chau ym. 2014, Li ym. 2017). Leavy ja Jansen (2016) totesivat tutkimuksessaan säädettävien työpisteiden hyödyntämisen tukevan pitkän aikavälin terveyden edistämistä sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta.
Säädettävän työpisteen hyödystä asennonvaihteluun ja terveyteen ei ole pitkäaikaisia tutkimuksia. Säädettävän työpisteen vähäiseen käyttämiseen vaikuttavat työpisteen suunnittelu ja työssä toteutuvat tehtävät ja työtavat. Myös sosiaalisen kanssakäymisen muuttuminen työympäristössä nähdään osaltaan työpisteen käytön vähenemiseen (Graves ym. 2015). Istuma-ajan vähentymisellä on nähty vain vähän tai ei ollenkaan vaikutusta vapaa-ajan liikunnan määrään (Li ym. 2017) Pierce (2019) työryhmänsä kanssa toteavat sähköisesti korkeussäädettävien työpöytien käytön lisänneen fyysisen aktiivisuutta ja vähentäneen istumiseen käytettyä aikaa.