Toisessa tutkimuskysymyksessä vastaan neljän eri osaamisalueen näkökulmasta tarjous-kilpailua edistäviin tekijöihin. Osaamisalueet ovat: henkilökohtaiset tiedot ja taidot, sub-stanssiosaaminen, toimitusverkoston hallinta, hankinnan tukitoimet ja liiketoimintaosaa-minen.
4.2.1 Henkilökohtaiset tiedot ja taidot
Tutkimuksessa yhteistyöosaaminen nousi keskeiseksi elementiksi yksilötasolla. Organi-saatioiden välinen yhteistyö koettiin haastateltavien keskuudessa monimuotoisena.
Benchmarkingilla ja verkostoitumisella hankinnoista vastaavat tahot pyrkivät yhtenäistä-mään kilpailutuspolitiikka ja sopimusten muotoilua. Verkostoitumista ja muita yhteistyö-hön pyrkiviä keinoja kuitenkin olisi tärkeää lisätä sujuvoittamaan hankintaprosessia ja valmistautumista kilpailutukseen.
” Jos tarkotettais tämmöstä niinkun benchmarking-tilannetta, niin sitä pi-täis myös ruveta käyttämään entistä enemmän. Eli verkostoitua eri hankin-tayksiköiden asiantuntijoiden kanssa. Ja ei tartteis aina pyörää keksii uu-delleen.” (H3)
Sähköisen kilpailutusjärjestelmän tultua osaksi julkisia hankintoja, yhteistyö toimijoiden välillä on kuitenkin jo lisääntynyt. Neuvojen anto ja kehitysideoiden jakaminen sähköi-sessä vuorovaikutuksessa on ollut kasvussa, mutta se ei poista täysin verkostoitumistar-vetta, jotta hankinnoista vastaavat osaisivat kohdistetummin jakaa ideoitaan esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäjien keskuudessa.
Tutkimuksessa yhteistyökykyisyys eri toimijoiden välillä tunnistettiin tarjouskilpailua edistäväksi taidoksi. On tultava toimeen erilaisten ihmisten kanssa ja monenlaisissa tilan-teissa. Puute yhteistyötaidossa voi pahimmillaan heijastaa epäonnistuneena kilpailutuk-sena ja hankittu palvelu tai tavara ei vastaa asiakkaan tai organisaation tarpeita.
Yhteistyöosaamisen vastinparina voidaan pitää viestintä ja vuorovaikutusosaamista.
Kommunikaatiotaidot julkisten tiedotusten ja toisaalta organisaation sisäisessä viestin-nässä vaikuttavat tarjouskilpailun onnistumiseen unohtamatta toimittaja-suhteisiin liitty-vää viestintää. Vuorovaikutuksen näkökulmasta on tärkeää toimittaja-suhteisiin liittyen se, kuinka neuvotellaan ja mikä on neuvottelujen lopputulema. Neuvottutaidot korostuvat esimerkiksi, jos tavaran tai palvelun tuottaja pyrkii saamaan sopimukset määrämuotoisina läpi, ilman, että hankintayksikkö osaa alkaa neuvottelemaan tarjouskilpailun kannalta tär-keistä asioista.
”..me ei olla enää yks pieni ostaja vaan me ollaan aika iso ostaja. Että meillä on myös mahdollisuus neuvotella ja sanoa vähän juttuja, ja vaatia asioita vähän eri tavalla kuin aikasemmin.” (H1)
Haastateltavat nostivat neuvottelutaitojen ohella henkilökohtaisen vakuuttavuuden vuo-rovaikutusta edistäväksi ominaisuudeksi. Lahjakas, määrätietoinen ja vakuuttava puhuja onnistuu neuvottelutilanteessa ja julkisessa tiedottamisessa huomattavasti paremmin, voi-daan myös puhua karismasta, joka liitetään usein henkilökohtaisiin ominaisuuksiin.
Oikeudellinen osaaminen ja juridiikan kysymykset ovat osa hankintaprosessia ja koros-tuvat erityisesti tarjouskilpailun valmistelussa, jolloin sopimuspaperit ja vaatimukset ovat keskiössä. Ensisijaista on ymmärtää, miksi ja milloin sosiaali- ja terveyspalveluita kilpai-lutetaan ja entä missä tilanteissa palveluita tai tavaroita voidaan hankkia suorahankinnan avulla. Hankintalain tuntemus mahdollistaa ensisijaisuuden lisäksi myös lain tuomat mahdollisuudet, jolloin ei välttämättä tehdä hankintoja asenteella ”näin on tehty ennen-kin”, vaan voidaan harkita innovatiivisuutta hankinnoissa ja tarjouskilpailun valmiste-lussa. Tutkimustulosten mukaan hankintalain soveltaminen on erityisen tärkeää. Oikealla tavalla ja hankintalakia noudattamalla on mahdollisuus ehkäistä menettelyvirheitä, jotka
hidastavat hankintaprosessia tai huonoimmassa tapauksessa johtavat korvausvaatimuk-siin.
”Ne markkinaoikeuteen jouduttavat tilanteet on monta kertaa juuri sitä, että tehdään se menettelyvirhe. Että aika paljon näkee sitä markkinaoikeuden sitä tilanteita, että mennään kesken prosessin muuttamaan vertailuperus-teita tai otetaan vertailuperusteiksi jotakin. Eli tehdään ihan niinkun täm-mösiä omia osaamattomuus..” (H3)
Henkilökohtaiset tiedot ja taidot lisääntyvät hankintakokemuksen myötä. Tutkimuksen tuloksista kuitenkin ilmenee, että hankintakoulutusta tarvitaan lisää, jotta yksilöt pärjää-vät paremmin hankintatilanteissa. Kohdennettua koulutusta tarvittaisiin kolmella tasolla kohdennetusti: johtajat, hankintayksikkö ja substanssin koulutus. Hankinnoista vastaa-ville ja hankintayksiköille sopimusoikeuden kysymykset tuottavat eniten hankaluuksia kilpailutuksessa ja olisi ensiarvoisen tärkeää lisätä hankintayksikön sopimusoikeudellista osaamista, jotta tiedot ja taidot lisääntyvät myös tästä näkökulmasta.
4.2.2 Substanssiosaaminen
Lähtökohtana kaikelle hankintatoimelle on se, että ymmärretään, mitä ollaan kilpailutta-massa. Substanssin tuntemus on kilpailutusvaltti, mutta ei tee hankintayksiköstä kuiten-kaan riippumatonta yksikköä, vaan se tarvitsee ympärilleen vuorovaikutusta, jotta han-kinnat saadaan onnistuneesti kilpailutettua.
”No ymmärtämystä tietenkin siitä mitä ollaan kilpailuttamassa.” (H4)
Yhteistyöosaaminen näkökulmasta myös substanssin osallistaminen tulee esiin tutkimuk-sen tuloksissa. Substanssi nähdään osana hankintatiimiä ja heidän tehtävänsä tarjouskil-pailun valmistelussa on ensisijaisen tärkeä. Hankintayksikkö osaa luoda puitteet esimer-kiksi kilpailutettavalle palvelulle, mutta substanssi osaa huomioida sellaisia erityistar-peita ja huomioita, joita hankintayksikkö ei välttämättä osaa ottaa huomioon. Substanssin osallistaminen lisäksi tutkimuksen tuloksissa yhteistyöhön kuuluu myös erilaisten kon-sultointipalveluiden käyttö. Palveluiden kirjo ja laajuus riippuvat olennaisesti hankin-tayksikön omista resursseista ja tarvittaessa konsultointipalveluilla voidaan viedä läpi
koko hankintaprosessi tai tarvittaessa vain esimerkiksi sopimusluonnosten laatiminen.
Palveluiden käyttö kuitenkin vaatii sitä, että tunnistetaan omassa osaamisessa tai resurs-seissa puutteita.
4.2.3 Toimitusverkoston hallinta
Tarjouskilpailun valmistelussa prosessiosaaminen on tutkimuksen tulosten mukaan vahva toimitusverkoston hallinnan osaamisalue. Hankintakokemus tutkimuksen mukaan edistää valmistelutyötä. Samojen palveluiden kilpailutus, prosessien toisto ja laajemmin hankinnan elinkaaren hallinta vahvistavat uusia kilpailutus asetelmia. Myös reklamaati-oiden käsittely yksittäisenä tekijänä antoi tutkimuksen mukaan vahvistusta hankinnoista vastaavien henkilöiden osaamista.
Hankintakokemuksen lisäksi kokonaisuuksien hallinta paranee useiden hankintaproses-sien jälkeen. Kokonaisuukhankintaproses-sien hallinnassa on tärkeä erottaa sekä suuret linjat, että pikku-tarkka työ, kilpailutuksen tarkoituksena on hankkia palvelutarpeisiin vastaava tuote tai palvelu, jolloin sosiaali- ja terveyspalveluissa laatu täytyy ja vaatimukset täytyvät olla korkealla. Prosessiosaamisessa ja laajojen kokonaisuuksien hallinnassa myös ajanhallinta ja kyky aikatauluttaa edistävät tarjouksen valmistelua sekä koko hankintaprosessia.
”Ottaa kokonaiskuvan huomioon, ja on niinkun määrätietoinen, tarkka ja huolellinen kaikessa mitä tekee että ei semmonen mikä menee riman alta.”
(H4)
Haastattelun aineistosta käy ilmi, että toimitusverkoston hallinnassa markkinoiden osaa-minen edistää hankintayksikön toimintaa. Markkinoiden tietämyksellä tarkoitetaan esi-merkiksi kysynnän ja tarjonnan suhdetta, onko esiesi-merkiksi kilpailua olemassa vai jou-tuuko hankintayksikkö valitsemaan vain pakolliset vaatimukset täyttävän palvelun. Osaa-misen näkökulmasta haastateltavat nostivat esiin myös taidon käyttää markkinakartoi-tusta tai tietopyyntöä esiselvityksenä tarjouskilpailun valmistelussa.
”No kyllähän se on se että sä tiedät paljonko siitä palvelusta kannattaa maksaa, mitä vie voin milläkin osa-alueella vaatia palveluntuottajalta niin että se ei nosta hintaa. Sehän on se markkinakartotuksen, ja kaikki tietysti että sitä enemmän sä voit vaatia mitä enemmän on sitä kilpailua.” (H1)
Hyväkään tietopyyntö tai markkinakartoitus ei kuitenkaan auta, mikäli hankintayksiköllä ei ole osaamista arvioida, paljon palveluista tulisi maksaa tai miten vaatimukset vaikutta-vat kokonaishintaan. Käsittelen talousnäkökulmaa tarkemmin kappaleessa 4.2.3.
4.2.4 Hankinnan tukitoimet
Hankinnan tukitoimia ei täysin voi erottaa tarjouskilpailun valmistelun osaamisesta. Ky-symys on ensisijaisesti yhteistyöstä, mutta hankintatiimin näkökulmasta kutenkin ydin-osaamista, jota onnistunut valmistelu edellyttää. Taloudellista osaamista voidaan haastat-teluaineiston perusteella lähestyä kahdesta suunnasta 1.) ydinosaamisen ja 2.) talouden tuntemuksen näkökulmista. Taloushallinnon ydinosaamisen hyödyntäminen oman toi-minnan kustannusten laskemisessa auttaa esimerkiksi tietopyyntöjen vastausten analy-soinnissa tai myöhemmässä vaiheessa tarjousten vertailussa.
“Koska julkisen sektorin työntekijät, jos esimerkiksi ollaan vaikka hallinto-tieteiden maistereita tai oikeushallinto-tieteiden maistereita, niin voi kysyä kuinka paljon siihen koulutukseen liittyy taloudellista osaamista tai alueita. Sama sairaanhoitopuolen ihmisillä jotka hoitaa. Tuolla harvemmin varmaan am-mattikorkeakoulussa erikoissairaanhoitajan kursseilla on hirveesti talous- ja finanssimatematiikkaa, tai yleensä kustannuslaskentaa tai rahoitusta ja laskentatoimintaa.” (H3)
Talouden tuntemus haastateltavien mukaan korostuu hankinnoissa. Oikealla koulutuk-sella tai muulla perehtymisellä rahoitusalaan ja laskentatoimeen antaa täysin erilaiset val-miudet toimia hankinnan tukena.
Haastatteluaineistosta käy ilmi myös teknisen osaamiseen vaatimukset. Oletusarvona on, että hankintayksikkö hallitsee kilpailutuksen teknisen puolen. Kilpailutusprosessissa timusten määrittely koettiin määräävänä tekijänä teknisenä taitona. Ensinnäkin miten vaa-timukset ilmaistaan tarjouspyyntöön, riippuu siitä, mikä on palvelun käyttäjäkunta ja toi-sekseen oletus siitä, ketkä tulevat tarjoamaan tarjouspyyntöön. Osaamisen näkökulmasta kysymys on myös substanssin tuntemuksesta, mutta taitona on, kuinka jokin saadaan tii-vistettyä sellaiseksi, että se hyödyttää sekä palvelun loppukäyttäjää, että tarjouskilpailua.
Suoraan kilpailevien yritysten esitteistä otetut vaatimukset eivät ole innovatiivisia ja voi-vat pahimmillaan johtaa markkinaoikeuteen selvitettäväksi onko jotain kilpailuun osal-listuvaa suosittu. Lisäksi tärkeänä vaatimusmäärittelyssä koettiin haastatteluaineiston pe-rusteella riittävä kilpailuun osallistuvien määrä. Poissulkevat vaatimukset eivät saisi olla sellaisia, että jäljelle jää vain yksi tarjoaja.
“No siinä vaiheessa tietysti mietitään sitä, että se ei oo niinkun poissulkevia että tänne jää vain yksi toimittaja kuka pystyy tarjoamaan.” (H4)
Haastateltavat kokivat sähköisen osaamisen osana tarjouskilpailua myös tärkeänä. Julki-sissa hankinnoissa sähköiset palvelut ovat olleet viime vuosina nouseva trendi ja nyky-päivänä tarjouspyyntöjä sekä koko hankintaprosesseja voidaan tehdä sähköisesti. Kau-palliset hankintapalvelut kuitenkin vaativat osaamista, jotta niitä osataan hyödyntää. Esi-merkiksi hankintojen suunnittelu sähköisesti mahdollistaa organisaatioiden keskitettyjen hankintojen toteutumisen, jolloin kustannusvaikuttavuus lisääntyy ja toisaalta mahdollis-taa sähköisen vuorovaikutuksen organisaatioiden välillä.
Haastatteluissa tuli ilmi myös riskienhallinnan näkökulma. Teknisenä osaamisena kyky ottaa huomioon mahdolliset riskit liittyen esimerkiksi kilpailutettavaan kokonaisuuteen ovat tärkeitä. Eräs haastateltava kuvaa osaamisen kohdistuvan nimenomaisesti siihen, että osaa huomioida vaatimukset niin, että sopimuskaudella myös ongelmatilanteet on huo-mioitu. Ongelmatilanne palveluissa voisi esimerkiksi tarkoittaa lääkäripalveluiden vara-miesjärjestelmän huomioimista tai muuta missä hankittava kokonaisuus ei toimikaan käy-tännön asiakastarpeisiin.
4.2.5 Liiketoimintaosaaminen
Liiketoiminta osaamisessa korostui haastateltavien keskuudessa strateginen osaaminen.
Riskienhallinnan keskittyessä riskinäkökulmaan sopimuksissa kohdistuu sopimushallin-nan tuntemus sopimuksen vaatimussisällön ulkopuolelle. Sopimushallintaosaaminen näyttäytyi esimerkiksi tilanteissa, joissa tapahtuu yritys ostoja tai muita vastaavia sopi-musoikeudellisia kysymyksiä, joissa kolmas osapuoli saa sopimuksen itselleen ja lopettaa sopimuksen eli palvelujen tarjoamisen. Vastaajien mukaan sopimusten näkökulmasta täl-lainen tilanne on uusi ja osaamista tarvitaan entistä tarkemmin myös määrittelemään sitä,
kuinka vastaavissa tilanteissa menetellään ja mitkä ovat palvelunjärjestäjän mahdollisuu-det näissä tilanteissa.
“Eli isot yritykset ostaa nyt näitä pieniä yrityksiä. Ja nythän siellä niissä hankintasopimuksissakaan ei välttämättä osattu ennakoida sitä tota, se on eri asia jos jatkaa sitä toimintaansa. Ihan normaali sopimuksen siirtyminen kolmannelle taholle. Mutta sitten kun he lopettaa sen toiminnan, niin mikä oikeus heillä sitten niihin asiakkaisiin sitten on. Eli nää on ihan uusia asi-oita meille, ihan oikeesti, nyt koko ajan tulee eteen.” (H1)
Osaaminen näyttäytyy sopimushallinnassa tutkimuksen tuloksissa myös olemassa ole-vien sopimusten hyödyntämisenä. Eräs haastateltava kuvaa tilannetta siten, että mikäli sopimusten valmistelussa on tullut virheitä tai jäänyt pois tärkeitä asioita, tulisi osata tul-kita muita olemassa olevia sopimuksia ja verrata niitä valmisteilla olevaan. Tällöin sopi-musosaamisella vältetään samanlaisten virheiden syntyminen sosiaali- ja terveydenhuol-lon palveluita hankittaessa. Tulee muistaa, että palvelun voi kuitenkin saada myöhemmin käyttöön, mutta hankinnan näkökulmasta lisäoptioiden ostaminen ei ole julkisen hankin-nan kannalta kustannusvaikuttavaa toimintaa.
Strateginen osaaminen esiintyi haastateltavien mukaan myös taitona ajatella strategisesti.
Tietopyynnöt, markkinakartoitukset ja muut esivalmistelut helpottavat osaltaan hankin-tojen valmistelua, mikäli niitä osataan käyttää. Osaava hankintoja tekevä voi myös hyö-dyntää toimittajien osaamista sen suhteen, kuinka hankinta tulisi toteuttaa ja mahdollista on järjestää erilaisia toimittajatapaamisia tai käyttää muita järjestelyjä helpottamaan han-kintayksikön valmistelua.
Tarjouskilpailussa resurssit ovat arvokas tekijä, ilman niitä hankintatiimin on vaikea ope-roida. Resurssien hallinnassa johdolla ensisijainen velvollisuus ymmärtää substanssin tär-keys tarjouskilpailun valmistelussa. Kiire on nykypäivän arkea työelämässä, mutta ilman töiden järjestelyä ja priorisointia hankinta voi epäonnistua jossain sen elinkaaren vai-heessa.
“No varmaan tuolla substanssin puolella se, että johtaja ymmärtää tai hei-dän pään johto ymmärtää irrottaa sen tarvittavan henkilötyömäärän sieltä päästä. Että aika usein se on jätetty, että meilläkin on kiire, mutta sielläkin on kiire koko ajan kaikilla, niin se että se osaaminen pystytään irrottamaan niihin hankintoihin tarvittavissa määrin.” (H3)