Talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmän laadinta

Toimeksiantajayritykselle on laadittu talouden suunnittelu- ja seurantajärjes-telmä, jonka avulla yrityksen talouden tilaa pystytään ennustamaan ja tarkkaile-maan taloudellisten tunnuslukujen avulla. Seurantajärjestelmän suunnittelussa tietolähteenä on hyödynnetty budjetointia koskevaa kirjallisuutta ja malliesimerk-kejä tuloslaskelmista ja budjetointipohjista. Inspiraatiota on otettu muun muassa Tuomas Lomakan opinnäytetyöstä, jossa hän on suunnitellut kohdeyritykselle rul-laavan budjetin ja budjettivertailupohjan (Lomakka 2011, 35). Malliesimerkkien pohjalta on lähdetty hahmottelemaan kohdeyritykselle soveltuvaa seurantapoh-jaa. Varsinainen työ on toteutettu Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmalla.

Talouden seurantajärjestelmä jakautuu kahteen välilehteen: seurantaan sekä budjetointiin. Molemmat taulukot on suunniteltu alustavasti tammikuusta joulu-kuuhun. Seuranta-välilehdelle (liite 1) syötetään tiedot tuloslaskelman pohjalta,

jonka perusteella valmiit kaavat laskevat tärkeimmät tunnusluvut valmiiksi tauluk-koon. Taulukon viereen on myös luotu valmiit kaavat katetuottolaskelmaan. Toi-sella välilehdellä on budjetointi-taulukko (liite 2), johon siirtyvät toteutuneet luvut suoraan seuranta-välilehdeltä. Taulukkoon merkitään budjetoidut luvut, jonka pohjalta valmiit kaavat laskevat toteutuneen ja budjetoidun luvun erotuksen eu-romääräisenä sekä prosentuaalisesti.

Talouden seuranta -välilehti perustuu tuloslaskelmasta saataviin lukuihin, joiden pohjalta järjestelmä laskee oleellisimmat talouden tunnusluvut. Seuraavalla väli-lehdellä on budjetointipohja, joka perustuu nollapohjabudjetointiin, koska aikai-sempia lukuja ei aloittavalla yrityksellä ole vielä saatavilla. Budjetointipohjaan siir-tyy talouden seuranta -välilehdeltä toteutuneet luvut suoraan, ja taulukko vertaa lukuja budjetoituihin lukuihin. Budjetoidut luvut yrittäjä syöttää itse taulukkoon.

Taulukko laskee toteutuneiden ja budjetoitujen lukujen erotuksen automaattisesti sekä euromääräisenä että prosentteina.

Taulukkoa on tarkoitus täydentää toteutuneen tuloslaskelman lukujen pohjalta, mutta taulukkoa voi hyödyntää myös etukäteen talouden suunnittelussa, syöttä-mällä siihen arvioituja lukuja. Taulukkoa pystyy siis lähteä hyödyntämään jo heti liiketoiminnan suunnitteluvaiheessa, syöttämällä taulukoihin erilaisia lukuja ja ko-keilemalla niiden käyttäytymistä. Taulukon avulla liiketoimintaa voidaan suunni-tella etukäteen, vaikka toteutuneita lukuja ei vielä pystytä tietää ennen toiminnan alkua. Kun liiketoiminta on lähtenyt käyntiin ja ensimmäinen tilikausi tullut pää-tökseensä, tulisi tilinpäätöksestä syöttää toteutuneet luvut taulukkoon, jonka pe-rusteella näkee kokonaisvaltaisen todellisen taloudellisen tilanteen.

Kun taulukkoon on saatu syötettyä toteutuneet luvut, järjestelmä laskee valmiiksi asetetuista kaavoista talouden keskeisimmät tunnusluvut. Yrittäjän ei tarvitse käyttää itse aikaa tunnuslukujen laskemiseen, vaan ne ovat selkeästi esillä tau-lukon yhteydessä. Pelkät tunnusluvut eivät itsessään vielä kerro kovin paljon, vaan käyttäjän täytyy myös ymmärtää, mitä ne tarkoittavat käytännössä. Teoria-osuudessa on käyty läpi jokaisen tunnusluvun muodostuminen ja tarkoitus.

Seurantajärjestelmään on luotu jokaiselle kuukaudelle oma sarakkeensa. Lähtö-kohtana on suunnitella ja seurata talouden tilaa vähintään kuukausitasolla, koska aloittavalle yritykselle sekin on suhteellisen pitkä aika. Talouden seurantaa olisi varsinkin aluksi hyödyllistä tehdä lyhyemmälläkin aikavälillä, jopa viikoittain. Lii-ketoiminnan kehityksen suunnitteleminen ja seuraaminen on tärkeää, jotta mah-dollisiin eroihin ja yllätyksiin voitaisiin puuttua mahdollisimman aikaisin. Tarkalla ja jatkuvalla seurannalla tavoitteiden saavuttaminen on todennäköisempää.

Koska kyseessä on aloittava yritys, ei seurantajärjestelmään luonnollisesti ole saatu aikaisempia lukuja pohjaksi, kuten pidempään toimineet yritykset usein te-kevät. Toiminnan alkaessa liiketoiminnasta saatuja lukuja voi verrata esimerkiksi toimialan keskivertolukuihin. Kun liiketoiminta on käynnistynyt, pystytään toteutu-neita lukuja käyttämään tulevaisuudessa budjetoinnin pohjana.

Talouden seurantajärjestelmä on suunniteltu mahdollisimman yksinkertaiseksi ja helppokäyttöiseksi, jotta sen käyttäminen ja lukujen tulkitseminen olisi mahdolli-simman tehokasta. Järjestelmä ei ole perinteisessä tuloslaskelma-muodossa, vaan siihen on poimittu tuloslaskelman tärkeimmät rivit sekä lisätty talouden tun-nuslukujen laskukaavoja rivien väliin tekemään taulukosta kattavan ja pelkistetyn kokonaisuuden. Yrittäjän tarvitsee vain syöttää tarvittavat luvut tuloslaskelmasta taulukkoon oikeille sarakkeille. Taulukko laskee näiden lukujen perusteella auto-maattisesti tunnusluvut ja syöttää ne valmiiksi toisella välilehdellä olevaan budje-tointi-taulukkoon.

Talouden seurannan tunnusluvut

Seurantajärjestelmän oheen on luotu kaavoja erilaisille tunnusluvuille, joiden avulla yrityksen on helpompi seurata liiketoiminnan kehitystä, kannattavuutta ja kustannusten jakautumista. Tunnuslukujen laskennassa tärkeää on, että ymmär-retään mitä ne kertovat ja mihin ne vaikuttavat.

Tunnusluvut on pyritty pitämään mahdollisimman yksinkertaisina ja helppo lukui-sina, jotta niiden tulkitseminen on nopeaa ja vaivatonta. Jotta tunnuslukuja

pys-tytään arvioimaan, olisi niitä hyvä verrata johonkin muuhun arvoon, kuten esimer-kiksi yrityksen aikaisempiin lukuihin tai aloittavalla yrityksellä muiden toimialalla toimivien yritysten lukuihin tai ohjearvoihin.

Talouden seurantajärjestelmään on lisätty erilaisia kannattavuutta mittaavia tun-nuslukuja, jotka järjestelmä laskee automaattisesti sinne syötettyjen arvojen pe-rusteella. Tuloslaskelmasta nähdään valmiiksi myyntikate, käyttökate sekä liike-voitto, ja niiden alapuolelle on luotu uudet kaavat, jotka laskevat myös tunnuslukujen prosentuaaliset osuudet. Prosenttien perusteella on usein hel-pompi seurata liiketoiminnan kehitystä kuin euromääräisillä luvuilla.

Seurantajärjestelmän oheen on luotu katetuottolaskelmapohja, johon tiedot päi-vittyvät suoraan seuranta-taulukon luvuista. Katetuottolaskenta on yksinkertainen väline kannattavuuden seurantaan, ja erityisesti pienelle yritykselle oiva apuvä-line helppoutensa vuoksi. Katetuottolaskelmasta on johdettu kaavat myöskin ka-tetuottoprosentin, kriittisen pisteen, varmuusmarginaalin sekä varmuusmarginaa-liprosentin laskentaan. Laskelma päivittyy automaattisesti, kun uuden kuukauden luvut päivitetään tuloslaskelmaan.

Tilikauden valinta

Toimeksiantajayritys ei ole vielä päättänyt tilikauden pituutta, joten talouden seu-rantajärjestelmä on luotu alustavasti tammikuusta joulukuuhun. Jos tilikausi tulee olemaan joku muu, taulukkoon pystyy muokkaamaan kuukaudet eri järjestykseen tilikauden mukaan.

Toimeksiantajayrityksen tilikauden pituuden valintaan vaikuttavat monet asiat.

On otettava huomioon muun muassa poistojen tehokas hyödyntäminen, alkuin-vestointien määrä ja toiminnan sesonkiluonteisuus. Tilikausi ei välttämättä kan-nata olla tyypillisenä pidetty 12 kuukautta tammikuusta joulukuuhun. Tilinpäätök-sen ajankohta voisi olla hyödyllistä ajoittaa hiljaisempaan ajankohtaan ravintola-alalla kiireisen loppuvuoden sijasta, kuten esimerkiksi kevääseen. Taloushallin-non asiantuntija Tuija Aitto-oja toteaa tekstissään:

Kalenterivuoden vaihtuminen on monelle yritykselle kiireisintä tai juuri parhaimman sesonkiajan jälkeistä aikaa. Vuodenvaihteessa yrityksillä on usein tase pullollaan varaston saldoa, myyntisaatavia ja ostovelkoja sekä kädet täynnä keskeneräisiä töitä. Tilikauden vaihtumisen sijoittaminen sesonkiajan ulkopuolelle voisi näyttää yrityksen taloudellisen tilanteen kannalta aivan toisenlaiselta: pankkitili onkin pullollaan rahaa ja myynti-saamiset, ostovelat sekä varasto ovat pienimmillään. (Aitto-oja 2015.)

Huolella valittu tilikausi ei siten ole tärkeä vain hyvien lukujen vuoksi. Mahdolli-simman kiireetön ja suunnitelmallinen aika ennen tilikauden vaihdetta ja tilikau-den vaihteen jälkeen on erityisen tärkeää hyvin hoidetulle yritystoiminnalle. Tar-vittavien tositeaineistojen ja dokumenttien kasaaminen tilinpäätöstä varten voi olla aikaa vievää työtä, väsyneenä ja kiireisenä sitä ei kukaan mielellään tee. Li-säksi kevät on tilitoimistojen ja tilintarkastajien kiireisintä aikaa, ja asiantuntijoiden tukea ja neuvoa saa nopeammin kiireettömänä aikana. (Aitto-oja 2015.)