SWOT tulee sanoista strengths, weaknesses, opportunities ja threats, jotka ovat suomennettuna vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat (Hill & Westbrook 1997, 46). SWOT-analyysi on yksi suosituimmista apuvälineistä yrityksen strategisten toimenpiteiden määrittämisessä. SWOT-analyysissä selvitetään yrityksen sisäiset vahvuudet ja heikkoudet sekä ulkoiset mahdollisuudet ja uhat.
(Coman & Ronen 2009, 5677) SWOT-analyysissä huomataan usein, että vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat voivat olla samoja asioita. Tämä johtuu asioiden subjektiivisesta arvioinnista. (Lindroos & Lohivesi 2006, 217)
SWOT-viitekehystä voidaan hyödyntää myös tarkastellessa taloushallinnon sähköistymistä. Seuraavaksi tarkastellaan sähköisen taloushallinnon SWOTia tilitoimistojen näkökulmasta.
2.4.1 Vahvuudet
Taloushallinnon ala koki muutoksen henkilökohtaisten tietokoneiden saapuessa osaksi työtä (Yadav 2015, 19). Nykyinen teknologia mahdollistaa taloudellisten tapahtumien tunnistamisen, mittaamisen, tallentamisen ja raportoinnin sähköisesti, ilman paperia (Ashcroft 2005, 16). Sähköisessä muodossa olevaa tietoa on kaiken kaikkiaan nopeampaa sekä tehokkaampaa käsitellä, siirtää, varastoida sekä esittää kuin tavanomaista, ei sähköisessä muodossa olevaa, tietoa (Lahti & Salminen 2008, 18). Yritysten on näin ollen mahdollista parantaa tehokkuuttaan ja tiedostojen turvallisuutta (Mongeon 2008, 6).
Perinteiset kirjanpitojärjestelmät ovat yleensä hitaita liiketoiminnan suorittajia.
Sähköiset kirjanpitojärjestelmät suorittavat liiketoimintoja automaattisesti. (Gullkvist
2002, 91) Ohjelmilla on keskeinen asema taloushallintoalan kehityksessä.
Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto on tuonut tilitoimistoille kilpailuetua, mutta kun yhä useampi tilitoimisto ottaa käyttöönsä sähköisen taloushallinnon, ystävällinen asiakaspalvelu ja ohjelmistojen käyttökokemus ratkaisevat kilpailukyvyn ylläpitämisessä. (Siivola et al. 2015, 15-16) Tenhusen (2013, 26-27) mukaan tilitoimistojen tarjoama asiakaspalvelu on ennen ollut niin sanottua tukitoimintaa, mutta nykyisin asiakkaat pitävät tällaista palvelua suuremmassa arvossa kuin itse perustuotetta, eli kirjanpitopalvelua. Tilitoimistojen tarjoamat strategisen suunnittelun palvelut edesauttavat pieniä ja keskisuuria yrityksiä nousemaan kansainvälisille markkinoille. Luottamus tilitoimiston ja asiakkaan välillä vahvistuu, kun asiakaslupaukset täytetään. Taloushallinnon toimintojen ulkoistaminen sähköisen taloushallinnon avulla luo kaiken lisäksi kustannussäästöjä (Mäkinen & Vuorio 2002, 14). Kustannussäästöjä syntyy molemmille, asiakasyritykselle ja tilitoimistolle. Säästöt ovat sekä taloudellisia että ajallisia (Jaatinen 2009, 147).
Rutiinityön poistuessa yrityksellä jää aikaa muuhun. Uudet työt lisääntyvät, ja päällekkäisiä työvaiheita poistuu sähköisen taloushallinnon myötä. Sähköisyys luo näin ollen lisäarvoa tilitoimistoille. Taloudellinen hyöty sähköisen taloushallinnon käyttöönotosta ulottuu tilitoimiston lisäksi muun muassa asiakkaille, työntekijöille ja tilitoimiston yhteistyökumppaneille asti (Jaatinen 2009, 151, 178; Siivola et al. 2015, 7, 19).
Mäkisen ja Vuorion (2002, 39) mukaan työntekijöiden työtyytyväisyys lisääntyy, kun työstä tulee antoisampaa. Työt jakautuvat tasaisemmin kalenterivuoden aikana automaation ansiosta (Jaatinen 2009, 179). Alalla käynnissä oleva muutos voidaan nähdä työntekijöiden mahdollisuutena kehittää osaamistaan (Tenhunen 2013, 29).
Myös raportointi on ajantasaisempaa (Siivola et al. 2015, 20). Juuri mahdollisuus tuottaa välittömästi raportteja yrityksen toiminnasta on suurin etu mitä taloushallinnon sähköistymisestä saadaan (Yadav 2015, 19).
Sähköisten tiedostojen sekä kirjanpito-ohjelmien säilyttäminen on turvallisempaa kuin perinteinen paperinen arkistointi, eikä sähköisiä tiedostoja pystytä tuhoamaan yhtä nopeasti kuin paperisia tiedostoja. Tiedostoja voidaan myös säilyttää ajallisesti
hyvin kauan. Tiedostot ovat tallessa, vaikka yrityksen tietokoneet kaatuisivat. Tiedot tallennetaan sähköiseen tietokantaan, joten manuaaliselle tallennukselle ei ole tarvetta. (Yadav 2015, 20, 22-23)
2.4.2 Heikkoudet
Sähköistymisen myötä talouden asiantuntijoiden roolit muuttuvat. Tämä saattaa johtaa epäselvyyteen kullekin henkilölle kuuluvista työtehtävistä. Tähänkin on mahdollista varustautua kunnollisella suunnittelulla ja perehdytyksellä. (Mongeon 2008, 6)
Taloushallinnon sähköistymisen takia yritysten on uudelleensuunniteltava strategiansa. Uusi strategia vaatii lisäksi työntekijöiden kehitystyötä. Työntekijöille olisi syytä luoda kehittämisohjelmia sekä uusia työkaluja asiakkaiden palvelemiseksi. (Tenhunen 2013, 27) Uusien työtapojen ja ohjelmistojen käytön opettelu on väistämätöntä taloushallinnon ammattilaisille. Yleensä siirtyminen sähköisiin järjestelmiin tarkoittaa myös ohjelmiston vaihtoa. Siksi onkin syytä arvioida uudelleen töiden kulku siten, että mahdollisuudet sähköistymisessä huomioidaan. (Siivola et al. 2015, 24-25)
Työtä saattaa yhtäkkiä olla enemmän kuin mihin on resursseja, koska siirryttäessä uuteen järjestelmään ei voida olla täysin varmoja, mitä pystytään suorittamaan ja missä ajassa. Siirtymisen kohti sähköistä taloushallintoa tulisi näin ollen olla asteittaista ja suunniteltua. Työntekijöitä tulee ohjata muutoksessa. (Mongeon 2008, 6)
Täsmällisestä työnjaosta tulee lisäksi sopia erikseen tilitoimiston ja asiakkaan välillä.
On mahdollista, etteivät kaikki tilitoimiston asiakkaat, erityisesti pienet yritykset, halua muutoksia perinteiseen palvelumalliin. Tästä johtuen tilitoimiston tulee löytää keinoja myös muutosvastaisten asiakkaiden palvelemiseksi. (Siivola et al. 2015, 25) Yritykset ovat riippuvaisia internetyhteydestä. Internet ei kuitenkaan ole turvallinen ympäristö ja siitä johtuen erilaiset viruksentorjuntaohjelmat ynnä muut ovat välttämättömyys. Erilaiset hakkerit saattavat yrittää hakkeroitua sähköposteihin ja muuttaa järjestelmiä käyttökelvottomiksi. Yritykset hyödyntävät palomuureja
tietokoneverkostojen suojelemiseksi. (Yadav 2015, 23, 25) Suojakeinot aiheuttavat kuitenkin yritykselle kustannuksia.
2.4.3 Mahdollisuudet
Taloushallinnon ulkoistaminen on helpompaa sähköisen taloushallinnon ansiosta, ja asiakasyrityksilläkin jää aikaa oman osaamisensa kehittämiseen. Asiakkaan ja tilitoimiston välinen yhteistyö syvenee entisestään, kun molemmat pääsevät samanaikaisesti käsiksi samoihin tiedostoihin. Sähköisen taloushallinnon ansiosta käyttäjillä on nimittäin samanaikaisesti pääsy tietotekniikkajärjestelmiin ajasta ja paikasta riippumatta. Tästä johtuen töiden järjestely on myös joustavampaa tilitoimiston ja asiakkaan välillä. (Siivola et al. 2015, 23-24; Yadav 2015, 22)
Sähköinen taloushallinto on ekologinen vaihtoehto, sillä tarve paperin tulostamiselle ja arkistoinnille vähentyy huomattavasti. Samalla vähenee myös tarve matkustaa, kun mahdollisuudet etätyölle kasvavat. (Siivola et al. 2015, 20, 24) Tilitoimistot pystyvät näin ollen vastaamaan asiakkaiden tarpeeseen ’vihreästä’ toiminnasta (Mongeon 2008, 6).
Sähköinen taloushallinto luo uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Sähköinen taloushallinto on tuonut mukanaan myös kansainvälisiä mahdollisuuksia yritystoimintaan, sillä sähköisen tiedonsiirron ja kommunikoinnin avulla on helpompaa ja aikaa säästävää käydä kauppaa kansainvälisellä tasolla (Yadav 2015, 20, 24).
Taloushallinnon sähköistymisen ansiosta tilitoimistoille mahdollistuu resurssien tuottavampi suuntaaminen sekä tilaisuus myydä asiakkaille tallennustyön lisäksi myös muuta. Sähköistyminen edesauttaa asiakaskannattavuuden paranemista, kun työn tehostuessa samalla henkilöstömäärällä on mahdollista palvella useampia asiakkaita. Työkuvan muuttuessa parantuvat mahdollisuudet saada houkuteltua alalle nuoria osaajia, jotka tahtovat kehittyä alan ammattilaisiksi. (Siivola et al. 2015, 25-26)
Yhteenvetona voidaan todeta, että nopea kasvu, liiketoiminnan kehittäminen ja yritysarvon kasvatus mahdollistuvat. Tilitoimiston kehitys ja kasvu mahdollistuvat
lisäksi osaavan ohjelmistotoimittajan avulla, josta tulee yrityksen tärkeä yhteistyökumppani. (Siivola et al. 2015, 25-26)
2.4.4 Uhat
Taloushallinnon sähköistyessä tilitoimistojen on tärkeää kiinnittää huomiota hinnoitteluunsa. Esimerkiksi tuntiperusteisessa hinnoittelussa vaarana on, että toimintojen tehostumisesta saatu hyöty on vain asiakkaan hyöty vähentyneen tuntilaskutuksen takia. Tilitoimistojen on löydettävä sopivampi hinnoittelumalli, jotta molemmat osapuolet hyötyvät. (Siivola et al. 2015, 26)
Yhä useammat asiakkaat vaativat sähköistä taloushallintoa. Asiakasmenetys on suuri uhka, jos tilitoimisto ei pysty tätä asiakkaille tarjoamaan. (Siivola et al. 2015, 26) Suurimpina esteinä tai viivästyksinä sähköisten järjestelmien käyttöönotossa pienten ja keskisuurten yritysten keskuudessa ovat olleet ajanpuute, yhteistyökumppaneiden epävalmius ottaa uusia järjestelmiä käyttöön, järjestelmän ylläpitokustannukset sekä tiedon turvallisuuteen liittyvät seikat. (Gullkvist & Ylinen 2006)
Tilitoimistojen tulee paneutua huolella ohjelmistotoimittajan oikeaan valintaan, sillä ohjelmistotoimittajasta tulee tilitoimistolle tärkeä pitkäaikainen yhteistyökumppani (Siivola et al. 2015, 26). Riskinä sähköisissä järjestelmissä on myös se, että järjestelmä voi kaatua esimerkiksi palveluntarjoajasta johtuvat ongelman takia (Gullkvist 2002, 91). Sähköistä taloushallinto käyttävät yritykset ovat siis riippuvaisia palveluntarjoajista.
2.4.5 Yhteenveto SWOT-analyysistä
Taulukossa 1 on yhteenveto taloushallinnon sähköistymisestä tilitoimistojen näkökulmasta tehty SWOT-analyysi. Taulukosta on mahdollista saada yleiskuva taloushallinnon sähköistymisen hyödyistä ja haitoista tilitoimistoille.
Taulukko 1. SWOT-analyysi
• Pääsy tietojärjestelmiin ajasta ja paikasta riippumatta
• Asiakaspalvelun parantuminen
• Taloudelliset kustannussäästöt
• Rutiinityöt poistuvat
• Päällekkäisiä työvaiheita poistuu
• Työtyytyväisyys lisääntyy
• Töiden tasaisempi jakautuminen kalenterivuoden aikana
• Raportoinnin ajantasaisuus
• Tiedostojen säilyttämisen turvallisuus
• Ei tarvetta manuaaliselle tallennukselle
Heikkoudet
• Epäselvyys työtehtävistä
• Uusien työtapojen ja
ohjelmistojen käytön opettelu
• Puute resursseista työmäärän kasvaessa
• Tilitoimiston ja asiakkaan samanaikainen pääsy
• Nuorten osaajien houkuttelu alalla
Kuten voidaan huomata, hyviä puolia on huomattavasti enemmän kuin huonoja puolia. Tilitoimistojen kannattaisi näin ollen panostaa vahvasti sähköistymiseen. Silti monissa tilitoimistoissa suhtaudutaan negatiivisesti alalla tapahtuvaan muutokseen.
Seuraavassa luvussa käydään läpi aikaisemmista tutkimuksista saatuja tuloksia taloushallinnon asiantuntijoiden asennoitumista taloushallinnon sähköistymiseen.