Osa 3 Hoitohenkilökunnan työajankäytön seuranta
2. Ruokahuollon toteuttaminen ja työajan käyttö osastoilla
Opiskelija Paula Ojala / Leena Ahonen
Hoitotyön koulutusohjelman opinnäytetyö / syksy 2013
Koko teksti luettavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013100915954
Taustaa
Hoitotyö on yhtenäinen kokonaisuus. Aika, paikka ja tilanne ratkaisevat sen, mitkä työtehtävät ovat olennaisimpia. Hoitotyö toimii sekä hoitavasti että terveyttä edistävästi. Yksi keskeisimmistä perustarpeista on ruoka ja siihen liittyvät toiminnot. Tärkeää on, että hoitotyötä toteutetaan tavalla, joka edistää potilaan perustarpeiden tyydyttymistä. (Kristoffersen, Nort-vedt & Skaug 2006.) Onnistunut ravitsemushoito edellyttää suunnitelmal-lisuutta ja monen ammattiryhmän yhteistyötä. Useasta eri tutkimukses-ta käy ilmi, että ruokahuoltoon ja sen järjestämiseen käytetään päivittäin paljon aikaa, kokonaistyöajoista katsottuna ruokahuollon toteuttaminen nousi lääkehoidon ja raportoinnin jälkeen yhdeksi eniten aikaa vieneeksi hoitotyön toiminnoksi. (Eloranta 2007; Heinonen 2009; Meriläinen 2003
& Peltokorpi 2007.) Potilasmäärien lisääntyessä ajankäytön oikea kohden-taminen korostuu entisestään (Lindqvist 2008). Työajan käyttö tarkoit-taa aikaa, jonka hoitajat kuluttavat eri hoitotyön tehtäviin työpäivän aika-na. Työajaksi luetaan työhön käytetty aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. (Kuntatyönantajat 2013.)
Tarkoitus
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää eri ammattiryhmien ruokahuol-toon osallistumista ja ajan käyttöä Forssan seudun terveydenhuollon kun-tayhtymän kahdella osastolla; kirurgisella osastolla ja kuntoutusosastolla.
Tavoite
Tuottaa tutkimustulosten avulla tietoa ruokahuollosta niin, että tuloksia voidaan jatkossa hyödyntää kehittämisessä.
Tutkimusmenetelmä
Opinnäytetyö toteutettiin kvantitatiivisella eli määrällisellä tutkimusme-netelmällä. Aineisto kerättiin seitsemän päivän ajalta työajanseurantalo-makkeella. Lomake sekä mittari kehitettiin tätä opinnäytetyötä varten.
Tutkimustehtävät
1. Miten ruokahuollon toteuttamiseen käytetty työaika jakautuu eri työvaiheisiin?
2. Miten ruokahuollon toteuttamiseen käytetty työaika jakautuu eri ammattiryhmien kesken?
3. Miten ruokahuollon toteuttamiseen käytetty työaika jakautuu aamu- ja iltavuorossa?
Tulokset
Ruokahuoltoon käytetyn ajan jakautuminen eri vaiheisiin kuntoutusosastolla ja kirurgisella osastolla
Ruokahuollon vaiheet Tunnit (t) Prosentit (%) Tunnit (t) Prosentit (%)
Kuntoutusosasto Kirurginen osasto
Esivalmistelut 9,36 12 10,41 15
Ruoanjakaminen 26,96 35 36,74 51
Potilaan avustaminen ruokailussa 25,66 33 3,99 6
Ruoan pois kerääminen 14,41 18 18,65 26
Ruokatilauksen tekeminen 1,83 2 1,66 2
Yhteensä 78,2 t 100 % 71,5 t 100 %
Kuntoutusosastolla ruokahuollon eri vaiheisiin käytettiin viikossa yhteen-sä 78,2 tuntia. Aamuvuorossa ruokahuoltoon käytettiin aikaa viikossa yh-teensä 46,8 tuntia. Iltavuorossa ruokahuoltoon käytettiin aikaa viikossa yhteensä 31,4 tuntia.
Kirurgisella osastolla ruokahuollon eri vaiheisiin käytettiin viikossa yh-teensä 71,5 tuntia. Aamuvuorossa ruokahuoltoon käytettiin aikaa viikos-sa yhteensä 39,3 tuntia. Iltavuorosviikos-sa ruokahuoltoon käytettiin aikaa vii-kossa yhteensä 32,2 tuntia.
Kuntoutusosastolla eniten aikaa ruokahuoltoon käyttivät perushoitajat ja lähihoitajat 56,4 tuntia (72 %). Seuraavaksi eniten aikaa ruokahuoltoon käyttivät sairaanhoitajat 13,3 tuntia (17 %). Ruokahuoltoon osallistuivat myös laitoshuoltajat (5 %), fysioterapeutit (2 %), opiskelijat (2 %) ja kyl-vettäjät (2 %).
Kirurgisella osastolla eniten aikaa ruokahuoltoon käyttivät perushoitajat ja lähihoitajat 38,08 tuntia (53 %). Sairaanhoitajat käyttivät ruokahuol-lon vaiheisiin aikaa 21,5 tuntia (30 %). Opiskelijat osallistuivat myös ruo-kahuollon toteuttamiseen (7,75 tuntia, 11 %). Laitoshuoltajat osallistuivat ruokahuollon toteuttamisessa yhteen vaiheeseen, tarjottimien pois kerää-miseen, johon he käyttivät viikossa aikaa yhteensä 4,08 tuntia (6 %).
Osastoilla työskentelevästä henkilökunnasta kaikki osallistuivat ruoka-huollon toteuttamiseen. Molemmilla osastoilla eniten aikaa ruokahuol-toon käyttivät perushoitajat ja lähihoitajat. Ammattiryhmien välillä mer-kityksellinen ero on sairaanhoitajien osallistuminen ruokahuoltoon.
Merkelin (2011) tekemän tutkimuksen perusteella sairaanhoitajat kokivat tehtäviinsä kuuluvan paljon sellaista, mikä ei vastannut heidän ammatil-lista koulutustaan ja mitä tehtävien suorittamisessa ei myöskään tarvittu.
Sairaanhoitajat toivoivat kehittämisellä voitavan hioa työnjakoa ja muut-taa tehtäviä niin, että he pystyisivät käyttämään työajasmuut-taan suuremman osuuden potilaiden välittömään hoitotyöhön.
Sosiaali- ja terveysalalla oli vuonna 2011 melkein 400000 työllistä, 16 pro-senttia kaikista työllisistä. Työvoiman rakenne alalla, jossa yli 50-vuotiai-ta on 37 prosenttia, merkitsee lähitulevaisuudessa suur50-vuotiai-ta poistumaa eläk-keelle jäämisien johdosta. Sosiaali- ja terveysalalla tulee olemaan vuoteen 2025 mennessä ainakin 20000 työntekijän vaje. Nykyisellä kehityskululla ei alan työvoimatarpeita saada tyydyttämään tarjonnan lisäyksellä.
Toi-Ruokahuoltoon käytetyn ajan jakautuminen ammattiryhmien kesken kuntoutusosastolla ja kirurgisella osastolla
Ammattiryhmät Tunnit (t) Prosentit (%) Tunnit (t) Prosentit (%)
Kuntoutusosasto Kirurginen osasto
Laitoshuoltajat 4,16 5 4,08 6
Perushoitajat/ Lähihoitajat 56,36 72 38,08 53
Sairaanhoitajat 13,33 17 21,5 30
Opiskelijat 1,5 2 7,75 11
Fysioterapeutit 1,58 2 – –
Kylvettäjät 1,25 2 – –
Yhteensä 78,2 t 100 % 71,5 t 100 %
minnan tehostaminen ja alan sekä palvelurakenteen muutokset ovat vält-tämättömiä palvelujen takaamiseksi. (Koponen, Laiho & Tuomaala 2012.)
Johtopäätökset
Kuten aiemmatkin tehdyt tutkimukset ovat osoittaneet, ruokahuoltoon käytetään päivittäin paljon aikaa. Suurin ero osastojen välillä näkyy sii-nä, että kuntoutusosastolla työaika jakaantui suurimmaksi osaksi ruoan jakamisen ja potilaan avustamisen välille, kun taas kirurgisella osastol-la suurin osa ajasta käytettiin ruoan jakamiseen. Olisiko kirurgisen osas-ton ruokahuoltoa mahdollista ulkoistaa, varsinkin kun potilaan avustami-seen kuluu osastolla vain vähän aikaa? Ruokahuollon muut vaiheet pys-tyisi suorittamaan esimerkiksi catering-alan koulutuksen saanut henkilö.
Kehittämisehdotukset
Ruokahuollon kohdalla olisi yleisesti hyvä miettiä työnjakoa ja sitä, min-kä ammattiryhmien on tarpeellista osallistua sen toteuttamiseen. Hoita-jien tarve kasvaa koko ajan ja sen vuoksi on erityisen tärkeää saada irro-tettua hoitajia hoitotyöhön.
Lähteet
Eloranta, P. 2007. Hoitohenkilökunnan työn sisältö ja työajan käyttö vanhainkodis-sa. Turun yliopisto. Hoitotiede. Hoitotieteen laitos. Pro gradu -tutkielma.
Heinonen, R. 2009. Hoitohenkilökunnan työn sisältö ja työajan käyttö terveyskes-kuksen vuodeosastolla. Turun yliopisto. Hoitotiede. Hoitotieteen laitos.
Pro gradu -tutkielma.
Koponen, E-L., Laiho, U-M. & Tuomaala, M. 2012. Mistä tekijät sosiaali- ja terveys-alalle – työvoimatarpeen ja -tarjonnan kehitys vuoteen 2025. Työ- ja elinkei-noministeriö. Helsinki. http://www.tem.fi/files/34537/sosiaali-_ja_terveys-ala.pdf
Kristoffersen, N., Nortvedt, F & Skaug, E-A. 2006. Hoitotyön perusteet. Tanska:
Edita Publishing Oy.
Kuntatyönantajat. 2013. Kunnallinen yleinen virka- ja työyhteisösopimus KVTES 2012–2013. http://flash.kuntatyonantajat.fi/kvtes-2012-2013/html/#/4/
Lindqvist, H. 2008. Laitoshuoltaja työn kehittäminen sairaalan ravitsemushoidossa.
Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Palvelujen tuottamisen ja johtamisen kou-lutusohjelma. Opinnäytetyö. https://publications.theseus.fi/bitstream/hand-le/10024/3824/Lindqvist_Hilkka.pdf?sequence=1
Meriläinen, S. 2003. Dementoituneen potilaan hoitotyö -ajankäytöntutkimus pitkä-aikaissairaanhoidon vuodeosastoilla. Kuopion yliopisto. Hoitotieteen laitos.
Hoitotyön johtaminen. Pro gradu -tutkielma.
Merkel, T. 2011. Hoitotyöntekijöiden työnjako ja työn sisältö Helsingin terveyskes-kuksen sairaaloiden vuodeosastoilla. Kuopion yliopisto. Sosiaali- ja terveys-johtamisen laitos. Terveyshallintotiede. Pro gradu -tutkielma.
Hoitotarvikkeiden
tilausprosessit
Osa 4
Hoitotarvikkeiden tilausprosessit
Ahonen Leena & Valkonen Milla
HyvoT-projektissa tarkoituksena oli tarkastella hyvinvoinnin logistiikkaan liittyviä proses-seja. Projektissa toteutettiin kaksi opiskelijoiden tekemää projektityötä: Tilausprosessi- osat 1 ja 2. Tarkastelun kohteena oli selvittää, miten yhteistyökumppaneina toimivat yk-siköt tilaavat materiaaleja FSTKY:n keskusvarastolta ja millaisia muita tilaustapoja heillä mahdollisesti on käytössä. Saatujen tietojen perusteella prosessi mallinnettiin, sitä analy-soitiin ja sen pohjalta annettiin yksiköille kehittämisehdotuksia.
Taustaa
FSTKY:n Materiaalihallintoyksikön tehtävänä on huolehtia keskitetysti kuntayhtymän hankinnoista, varastotoiminnasta ja vaatehuollosta. Kes-kusvarasto toimittaa tarvikkeet myös Forssan ja ympäristökuntien palve-lukeskuksille. (FSTKY n.d.)
Keskusvaraston läpi kulkee tavaravirta, josta voidaan erottaa kaksi käsit-telyprosessia. Ensimmäisessä prosessissa on tavaran vastaanottamiseen liittyvät toimenpiteet, kuten vastaanotto, tarkastaminen, lajittelu, merkin-tä ja tavaroiden siirmerkin-täminen hyllypaikalle. Käsittelyprosessin toinen osa sisältää tavaran lähetykseen liittyviä toimenpiteitä keräilyä, pakkaamis-ta, lähetyksen valmistelua ja toimituksen lähetyksen. (Sakki 2001, 70.) Varastotyöskentelyn työvaiheita katsottaessa keräily on vaiheista ehkäpä tärkein. Käsi-keräilyperiaatteella toimivissa varastoissa keräilytyön osuus varastotyön kokonaiskustannuksista on miltei puolet. Laadukkuus keräi-lyvaiheessa on nähtävissä toimitusaikojen pitävyydessä sekä virheettö-mässä toimituksessa. Keräilytoiminnan tehokkuuteen ja varastotyön kus-tannuksiin vaikuttaa varaston tuotesijoittelu. Tuotteet sijoitellaan usein sen mukaan, mihin kohdistuu eniten keräilykertoja. Esimerkiksi sellaiset tuotteet, joita on jokaisessa keräysluettelossa, tulee sijoittaa lähelle keräi-lijöitä. (Ritvanen, Inkiläinen, von Bell & Santala 2011, 86–87.)
Pakkauksen tehtävänä on suojata pakkauksen sisällä olevia tuotteita me-kaanisilta, kemikaalisilta, biologisilta ja ilmastollisilta rasituksilta. Tuot-teen tyyppi, pakkausmateriaali sekä asiakastarpeet asettavat tuotTuot-teen pakkaamiselle rajoituksensa. Pakkaamiseen vaikuttavat myös kestävyys, muoto ja tilavuus. Pakkaamisen laatutekijöitä ovat muun muassa pak-kausmateriaalien järkevä käyttö, selvät pakkausmerkinnät sekä sovittu-jen toimitusaikataulusovittu-jen noudattaminen. Pakkauksessa käytettäviä
ma-teriaaleja ovat mm. kartonki, kovalevy, muovi, pahvi, puu ja vaneri. Lava-kuorma on ryhmäpakkaus, jossa yksittäin pakatut tuotteet on koottu yh-deksi kuormaksi lavalle. Pakkaukset voidaan siirtää myös rullakkoon, jos-sa niiden siirtely tapahtuu paremmin suurempana kokonaisuutena. (Rit-vanen ym. 2011, 68–69, 72.)
Vaurioituneista tuotteista aiheutuu usein epäsuoria kustannuksia, joita ovat lisäselvitykset ongelmasta sekä asiakastyytyväisyyden heikentymi-nen. Suojamuovin käyttöä on tärkeä pohtia suhteessa kuljetusvaurioihin, pakkaamisessa käytettävien materiaalien vähentäminen ei johda kustan-nusten lisääntymiseen. Pakkausten määrän vähentämisellä parannetaan samalla ympäristönsuojelua kuin kustannustenhallintaa. Pakkausmateri-aalien selkeällä valinnalla ja materiaalin käytön vähentämisellä voidaan huomattavasti pienentää kustannuksia. (Ritvanen ym. 2011, 74, 101.) Jakelulla on merkittävä osa yhteiskunnan niin sosiaalisessa ja kulttuu-rillisessa kuin kaupallisessa toiminnassa. Jakeluketju on usean peräkkäi-sen yritykperäkkäi-sen muodostama ketju. Tilaus-toimitusketjun hallinnan toimi-vuus on ihmisten hyvinvoinnin edellytys riippumatta siitä, kuka on vas-tuussa tuotteiden tuotannosta, miten kustannukset katetaan sekä kenelle hyödykkeiden tarjonta kohdistuu. Viimeisellä yrityksellä perinteisessä ar-voketjussa on suora kontakti asiakkaaseen, jonka asema on korostumassa kilpailun kiristyessä ja epävarmuuden lisääntyessä. Vahvin asema muut-tuvassa arvokentässä on ketjun tai verkoston sillä osalla, jolla on loppuasi-akkaat hallussaan. (Haapanen, Vepsäläinen & Lindeman 2005, 193–194.) Prosessikuvausten avulla voidaan kuvata organisaation toimintatapo-ja, mikä auttaa järjestämään yhteistyötä toisten organisaatioiden kanssa.
Prosessikuvaukset auttavat palveluiden kehittämisessä, tulosten mittaa-misessa, tietoturvariskien kartoittamisessa ja laadun arvioinnissa. Pro-sessikuvausten avulla voidaan kerätä hiljaista tietoa ja asettaa toiminnan arvioinnissa käytettäviä mittareita. (JUHTA 2012.)
Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi. Prosessikuvauksessa pyritään osoitta-maan, mitä nämä toiminnot ovat ja miten ne linkittyvät toinen toisiinsa.
Lisäksi osoitetaan, mikä taho on vastuussa mistäkin toiminnasta. Pro-sessin kuvaaminen on osa proPro-sessin kehittämistä ja useimmiten se lähtee kehittämistarpeen havaitsemisesta. HyvoT-projektissa tilanne on osittain päinvastainen: kuvasimme prosesseja ja pyrimme sitä kautta löytämään kehittämiskohteita.
1. Tilausprosessi-projektityö osa 1
Tilausprosessi-projektityön osa 1 toteutettiin keväällä 2012 hoitotyön- ja logistiikan opiskelijoiden toimesta. Toteutukseen osallistui molemmista koulutusohjelmista yksi luokka. Heidät jaettiin pienryhmiin, joissa jokai-sessa oli edustaja kummaltakin alalta.
Yhteistyökumppanit
Tarkasteltavat toimipisteet olivat:
– FSTKY poliklinikka – FSTKY osaamiskeskus – Ypäjän palvelukeskus
– Palvelukeskus Intalankartano – Ruisluodon palvelukeskus, hoiva 1 – Ruisluodon palvelukeskus, hoiva 2 – Heikanrinteen palvelukeskus
Opiskelijat kävivät tutustumassa kohdeyksikköönsä yhden iltapäivän ajan.
Tämän käynnin aikana he esittivät hoitohenkilökunnan edustajalle/edus-tajille kysymyksiä ja selvittivät tilausprosessin tällä tavoin.
Toteutus
Selvitettyään tilausprosessin kussakin yksikössä opiskelijat piirsivät sii-tä kaavion MS Visio -ohjelmalla. Kaavioissa näkyi prosessin kulku, toi-minnan työvaiheet, toiminnot ja niistä vastaavat toimijat sekä työn kul-ku. Prosessia analysoitaessa kaavioista oli helppo havaita epäkohtia ja ke-hittämiskohteita.
Hyvinvoinnin toimitusketjuja analysoitaessa kiinnitettiin huomiota muun muassa seuraaviin seikkoihin:
– onko prosessissa pullonkauloja, jotka hidastavat koko prosessin toimintaa?
– tehdäänkö jokin asia prosessin aikana moneen kertaan?
– tekevät hoitotyön ammattilaiset tehtäviä, jotka eivät varsinaisesti vastaa heidän koulutustaan?
– voidaanko manuaalisia työvaiheita korvata teknisiä ratkaisuja käyttämällä?
– mihin työvaiheisiin kuluu paljon aikaa?
– onko prosessissa toimintoja, jotka eivät tuo mitään lisäarvoa prosessille?
– pysähtyykö tieto jossain vaiheessa prosessia?
– voiko työaikaa säästää jossain vaiheessa prosessia?
– onko työvaiheiden määrää mahdollista vähentää?
Tulosten läpikäyminen ja jalkauttaminen
Opiskelijoiden kesken pidettiin seminaari 4.4.2012, jossa kukin ryhmä esitti oman yksikkönsä tilausprosessin. Seminaarissa kaikkien yksiköiden tilausprosessikaaviot jaettiin kaikille, ja opiskelijoiden tehtävänä oli miet-tiä, miten prosesseja voitaisiin yhtenäistää tai millainen olisi ihanteellinen tilausprosessi. Yhtenäistetyssä/ihanteellisessa prosessissa sai käyttää sel-laisia osioita, jotka ovat jo olemassa, mutta myös selsel-laisia, joita ei vielä ole.
Asiakasseminaariin 13.4.2012 kutsuttiin FSTKY:n edustaja sekä kaikkien kohdeyksiköiden edustajat. Asiakasseminaarissa opiskelijaryhmät esitti-vät kohdeyksikkönsä nykyisen tilausprosessin. Lisäksi kaksi ryhmää esit-ti yhtenäistetyn/ihanteellisen esit-tilausprosessin.
Tämän projektityön analysoinnin tuloksena saadut kehitysideat on toimi-tettu mukana olleille yksiköille.
Opiskelijapalaute
Projektityö oli laatuaan ensimmäinen, joka toteutettiin kahden eri koulu-tusohjelman (hoitotyö ja logistiikka) opiskelijaryhmien yhteistyönä. Opis-kelijoilta saatu palaute oli pääosin positiivista. Opiskelijat myös kokivat, että asian opiskelu projektityön muodossa on mielenkiintoisempaa kuin asian opiskelu normaaleilla oppitunneilla, mikä on hyvä asia tulevaisuu-den projektitöitä suunniteltaessa.
Yksittäisten opiskelijapalautteiden perusteella tämän tyyppistä projek-tiopiskelua voisi kehittää muun muassa miettimällä muuhun opetukseen nähden sopiva ajankohta, aikataulu ja arvioida työn kuormittavuutta. Li-säksi yhteisen kielen löytämiseksi ammattikieltä ja käsitteitä sekä käytet-täviä tietokoneohjelmia voisi käydä läpi ennen toteutuksen aloitusta. Huo-miota tulisi kiinnittää myös opiskelijoiden sitoutumisen tasoon pienryh-mätyöskentelyssä.
Toimintamalli ja sen arviointi
Projektityö eteni pääpiirteissään oheisen kuvan mukaisesti. Projektityö suunniteltiin etukäteen opettajien ja projektityöntekijöiden toimesta. Kohdeyksiköt oli valittu ja niitä oli valmiiksi kontaktoitu. Projektityöstä kirjoitettiin tehtävänanto, johon oli kuvattu kaikki tehtävät, jotka opiskelijat tulevat projektityön aikana tekemään. Tehtävänanto oli kirjoitettu niin tarkalla tasolla, että yksittäinen ryhmä pystyi toteuttamaan projektityön tukeutuen pelkästään tehtävänantoon.
Projektityö eteni siten, että ensin opiskelijat tekivät aiheeseen liittyvät pohjustavat tehtävät.
He tutustuivat kohdeyksikköönsä etukäteen Internetin välityksellä ja valmistautuivat vierailuun miettimällä, mitä kysymyksiä esittävät. Valmistelevat tehtävät olivat hyvät, sillä muuten opiskelijat eivät olisi valmistautuneet niin hyvin vierailuun eivätkä vierailun aikana olisi ehkä osanneet esittää niin paljoa kysymyksiä.
Projektityön tulosten onnistuminen
Prosessikuvaukset onnistuivat pääpiirteissään hyvin. Kaikki kuvaukset oli tehty siten, että niistä sai selville, miten prosessi kohdeyksikössä etenee. Kuitenkin vastaisuudessa on hyvä muistaa, että esimerkiksi vierailuun valmistautuminen on erittäin tärkeässä roolissa, jotta opiskelijat onnistuvat kuvausten piirtämisessä. Tässä projektityössä vierailuun
valmistauduttiin melko hyvin, mutta aina löytyy kehitettäviä osa-alueita. Kun
insinööriopiskelijat laitetaan vierailulle hoitotyön yksikköön, tulee vierailun aikana paljon sanoja ja termejä, jotka eivät ole insinööriopiskelijoille tuttuja. Näin ollen yksi vierailuun
Projektityö eteni pääpiirteissään oheisen kuvan mukaisesti. Projektityö suunniteltiin etukäteen opettajien ja projektityöntekijöiden toimesta. Koh-deyksiköt oli valittu ja niitä oli valmiiksi kontaktoitu. Projektityöstä kirjoi-tettiin tehtävänanto, johon oli kuvattu kaikki tehtävät, jotka opiskelijat tu-levat projektityön aikana tekemään. Tehtävänanto oli kirjoitettu niin tar-kalla tasolla, että yksittäinen ryhmä pystyi toteuttamaan projektityön tu-keutuen pelkästään tehtävänantoon.
Projektityö eteni siten, että ensin opiskelijat tekivät aiheeseen liittyvät pohjustavat tehtävät. He tutustuivat kohdeyksikköönsä etukäteen Inter-netin välityksellä ja valmistautuivat vierailuun miettimällä, mitä kysy-myksiä esittävät. Valmistelevat tehtävät olivat hyvät, sillä muuten opiske-lijat eivät olisi valmistautuneet niin hyvin vierailuun eivätkä vierailun ai-kana olisi ehkä osanneet esittää niin paljoa kysymyksiä.
Projektityön tulosten onnistuminen
Prosessikuvaukset onnistuivat pääpiirteissään hyvin. Kaikki kuvaukset oli tehty siten, että niistä sai selville, miten prosessi kohdeyksikössä ete-nee. Kuitenkin vastaisuudessa on hyvä muistaa, että esimerkiksi
vierai-luun valmistautuminen on erittäin tärkeässä roolissa, jotta opiskelijat on-nistuvat kuvausten piirtämisessä. Tässä projektityössä vierailuun valmis-tauduttiin melko hyvin, mutta aina löytyy kehitettäviä osa-alueita. Kun in-sinööriopiskelijat laitetaan vierailulle hoitotyön yksikköön, tulee vierailun aikana paljon sanoja ja termejä, jotka eivät ole insinööriopiskelijoille tut-tuja. Näin ollen yksi vierailuun valmistautumisen osa-alue olisi hyvä olla myös erilaisiin termeihin, joihin vierailun aikana voidaan törmätä, tutus-tuminen.
1.1 Prosessien analysointi
Prosessit analysoitiin asiantuntijoiden toimesta. Seuraavassa on analyy-si kohdeykanalyy-siköittäin ja tämän jälkeen yhteenveto tilausprosesseista koko-naisuutena.
FSTKY Poliklinikka
FSTKY:n poliklinikalla on käytössä FSTKY:n tarjoama hyllytyspalvelu, joka perustuu siihen, että jokaiselle tuotteelle on määritetty tilauspiste ja tilauserä. Kun hoitaja ottaa tuotetta hyllystä ja tuotteen tilauspiste alit-tuu, hän laittaa tilauskortin niille varattuun koriin. Näin kaikkien tuottei-den, joiden tilauspiste on alittunut, tilauskortit kertyvät koriin. Tästä va-rastovastaava noutaa kortit ja tekee tilauksen keskusvarastolle. Keskusva-rasto käsittelee tilauksen ja edelleen vaKeskusva-rastovastaava purkaa tuotteet yk-sikön varastoon.
Poliklinikalla tilausprosessi näyttää etenevän jouhevasti, hoitohenkilö-kunnan aikaa ei tuhlata liikaa tilauksen tekoon. Kun tilauspiste ja tilau-serä on määritetty valmiiksi, ei jokaisen tilauskerran yhteydessä tarvitse miettiä tilataanko tuotetta vai ei, ja paljonko tilataan, jos tilaus päätetään tehdä. Tässä hyllytyspalvelumallissa tieto tilattavista tuotteista siirretään kuitenkin käsin järjestelmään, ja tässä onkin yksi potentiaalinen kehitys-kohde. Mikäli FSTKY laajentaa tulevaisuudessa hyllytyspalveluaan, kan-nattaa heidän harkita esim. viivakoodein toimivaa tilausjärjestelmää.
FSTKY Osaamiskeskus
Osaamiskeskuksella hoitohenkilökunta on vastuussa tuotteiden tilauspro-sessiin kuuluvista tehtävistä. Vaikka tilausprosessi kuvattuna vaikuttaa yksinkertaiselta, on kuitenkin huomattava että se sisältää vaiheita, joihin tuhlataan hoitohenkilökunnan aikaa turhaan.
”Henkilökunta kirjaa tilauslistaan tilattavia tuotteita”. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun hoitaja hakee jotain tuotetta ja hän havaitsee että tuote loppuu tai on loppumassa, hänen tulee kirjoittaa tilaustarve
tilaus-listaan ylös. On kuitenkin syytä miettiä, kuinka usein hoitaja unohtaa kir-jata tarpeen, tai kirjaa sen epätäydellisenä, esim. S koon hanskoja pitää ti-lata vs. hanskoja pitää titi-lata.
Osastolla on 3–4 nimettyä hoitajaa, joista yksi tekee aina vuorollaan ti- lauksen. Ideaalitilanteessa tämän hoitajan tulisi siis vain kirjata tilaus-järjestelmään tilauslistaan kertyneet tuotteet. Käytännössä hoitajan pi-tää kuitenkin tarkistaa varastojen tilanne, koska tilauslistaan ei aivan so-keasti voi luottaa. Lisäksi, prosessikuvauksesta ei tule ilmi se, että tilauk-sen yhteydessä keybox-järjestelmään tulee syöttää tuotteen tilausnumero.
Kun hoitaja kirjoittaa tarpeen vihkoon, hän todennäköisesti kirjoittaa ”S koon vinyylihanska”. Tilausta tehdessä tälle on kuitenkin etsittävät myös tuotenumero. Tämä on myös tilausta tekevien hoitajien tehtävä.
Hoitaja myös purkaa kuorman, ja purku tapahtuu, kuten prosessikuvauk-sessa sanotaan, päivän mittaan. Näin tavarat voivat seisoa jonkun aikaa purkua odottamassa. Kuvauksesta ei käy ilmi se, tarkastetaanko kuorma välittömästi sen saapuessa, vai purkamisen yhteydessä. Mikäli kuormaa tarkistetaan samalla kun sitä puretaan, käy varmasti joskus siten, että joku on ehtinyt jo ottaa kuormasta tuotteita ennen kuin ko. tuotetta on tarkistettu ja näin saapumistarkastukseen tulee virheitä.
Osaamiskeskuksen tilausprosessi voi hoitohenkilökunnan osalta tuntua toimivalta, koska tilauksista huolehtivat aina samat työntekijät. Kuiten-kin tilausprosessissa on paljon vaiheita, joita voisi helpottaa jo ihan pie-nillä panostuksilla.
Ypäjän palvelukeskus
Ypäjän palvelukeskuksessa tuotteiden tilaaminen FSTKY:n keskusva-rastolta toimii hyvin samantapaisesti kuin FSTKY:n osaamiskeskuksel-la. Myös Ypäjällä puutteita kerätään ylös ja tämän puutelistan avulla teh-dään tilaus. Tilaus kuitenkin tehteh-dään FSTKY:n keskusvarastolle sähkö-postille, eikä keybox-järjestelmällä. Vastuu tilausprosessista on hoitohen-kilökunnalla.
Palvelukeskus Intalankartano
Palvelukeskus Intalankartanossa tilausprosessi toimii saman periaatteen mukaisesti kuin Ypäjän palvelukeskuksessa. Tilaaminen on hoitohenki-lökunnan vastuulla, tilaustarpeita kerätään ylös vihkoon ja tämän perus-teella tilataan tuotteet. Koska aina ei voida olla varmoja, että vihkoon on muistettu kirjata kaikki tuotteet, varastot tarkistetaan vielä ennen tilausta.
Intalankartanossa huomion arvoista on kuitenkin se, että he tekevät ti- lauksia myös suoraan toimittajille, koska saavat näin tuotteet
halvemmal-la kuin FSTKY:ltä tihalvemmal-lattaessa. Näin hoitohenkilökunta joutuu tekemään tarviketilauksia useampaan eri paikkaan. Tästä aiheutuu pakostakin hoi-tohenkilökunnalle lisätyötä, kun kaikkea ei tilatakaan yhdestä paikasta.
Ruisluodon palvelukeskus, hoiva 1
Ruisluodon hoiva 1:n tilausprosessi noudattaa Ypäjän palvelukeskuksen ja Intalankartanon tilausprosessia. Hoitajat huolehtivat tilausprosessis-ta. Hoiva 1:n prosessissa esiin nousee kuitenkin seikka, että huoltomie-het käyvät hakemassa kiireellisiä tavaroita FSTKY:ltä. Tämä kertoo siitä, että normaalien tilausten yhteydessä ei ole osattu varautua oikein tuottei-den menekkiin. Toki hyvinvointikentällä tarpeissa voi tulla hyvinkin äkil-lisiä kulutuspiikkejä, joihin on lähes mahdoton varautua. Prosessikuvaus ei kerro sitä, kuinka usein tällaisia äkillisiä tarpeita syntyy. Hoiva 1:n lausprosessissa korostuu se tosiasia, että hoitohenkilökunta huolehtii ti-lausprosessista aina sen loppuun asti; hoitohenkilökunta vie kuormalavat ulos, huolehtii tyhjät rullakot oikeille paikoilleen, vie pahvit keräyspistee-seen ja huolehtii kääremuovit sekajätteekeräyspistee-seen. Näiden tehtävien osalta voi miettiä, miten ne liittyvät varsinaiseen hoitotyöhön.
Ruisluodon palvelukeskus, hoiva 2
Ruisluodon hoiva 2:n tilausprosessi toimii hieman eri tavalla, kuin saman palvelukeskuksen hoiva 1 tilausprosessi. Hoiva 1 vastaa nimenomaan tuot-teiden tilaamisesta FSTKY:ltä ja huolehtii palvelukeskuksen varastosta.
Hoiva 2 käyttää tuotteita tästä palvelukeskuksen varastosta ja antaa tietoa tuotteista, joita he tarvitsevat. Varastovastaava tilaa tuotteet FSTKY:n kes-kusvarastolta. Tätä on pyritty mallintamaan prosessikuvauksessa, mutta tällaisen tilanteen mallintaminen on haastavaa.
Hoiva 1:n ja 2:n prosessikuvauksissa ei kuitenkaan käy ilmi se, että varas-tossa pidetään jonkinlaista kirjaa siitä, kumpi osasto on tuotteita ottanut varastosta. Ja tämän listan mukaisesti kustannuksia jaetaan. Tällainen kustannusten jako käsityönä aiheuttaa paljon käsityötä ja vaivaa.
Heikanrinteen palvelukeskus
Heikanrinteen palvelukeskuksessa varastosta ja tilauksista vastaa yksi henkilö. Prosessikuvauksessa ei valitettavasti käy ilmi se, onko tämä va-rastosta huolehtiva henkilö hoitotyöntekijä vai joku muu. Tällainen yhteen
Heikanrinteen palvelukeskuksessa varastosta ja tilauksista vastaa yksi henkilö. Prosessikuvauksessa ei valitettavasti käy ilmi se, onko tämä va-rastosta huolehtiva henkilö hoitotyöntekijä vai joku muu. Tällainen yhteen