Organisaatioiden muutokset

Organisaatioiden rakenteissa ja toimintatavoissa toimintaympäristön muutokset näkyvät erityisesti keskittymisenä ydintoimintoihin, toimintojen ja palveluiden ulkoistamisena sekä pyrkimyksenä vähentää organisaatioiden hierarkisuutta. Yhtenä trendinä on ollut havaittavissa organisaatioiden koon ja toimintatapojen muuttuminen. (Heikkilä ym.

2001, s. 12.) Monikansalliset yritykset kasvavat voimakkaasti osin yritysfuusioiden ja

Esimerkkejä pääkaupunkiseudun/Suomen menestyksestä kansainvälisissä vertailuissa:

Marraskuussa 2000 Fortune- lehden ja Arthur Andersen Cosultingin tutkimuksessa Helsinki arvioitiin Euroopan kolmanneksi parhaaksi kaupungiksi yritystoimintaa ajatellen (Arthur Andersen 2000).

Vuonna 2001 World Economic Forum sijoitti Suomen kansainvälisessä vertailussa kärkeen sekä tulevai­

suuden kasvunäkymiä että nykytilaa kuvaavilla kilpailukyky indikaattoreilla (WEF 2001).

Huhtikuussa 2001 IMD (International Institute For Management Development) sijoitti Suomen kolman­

neksi maailman kilpailukyky-vertailussa. Vertailussa mitattiin sitä, kuinka kilpailukykyinen ”ilmasto” eri maissa yrityksille pystytään tarjoamaan. (IMD 2001.)

Syyskuun 2001 Jones Lang LaSallen E-REGI (European Regional Economic Growth)- indeksivertailussa Helsinki oli kolmas. Indeksillä ennakoidaan tulevia ”voittaja”-ja ’häviäjä”- sijainteja Euroopassa (huo­

mioitu ennakoitu kasvu, hyvinvointi sekä yritystoimintaympäristö). (Jones Lang LaSalle 2001b.)

92

yhteenliittymien seurauksena. Toisaalta toimintojen yhä laajempi ulkoistaminen johtaa uusien palveluja tarjoavien pienyritysten syntyyn ja vertikaaliseen yhteistyöhön eri yritysten välillä. (Lizieri ym. 1997, s. 4.) Kehityksen seurauksena yhä useammin organi­

saatiota rakennetta voidaan kuvata pikemminkin verkostona (web of enterprise), kuin hierarkkisena pyramidina. Yritysten väliset rajat hälvenevät, kun yrityksen eri toimin­

toja hoitaa laaja alihankinta-ja yhteistyöverkosto. (Warhurst ym. 1998, s. 2.)

Mitkä ovat tämän kehityksen seuraukset toimitilojen kannalta? Ainakin RICSrin Isossa- Britanniassa tekemien tutkimusten mukaan tukitoimintojen tai palvelujen ulkoistaminen ei johda tilatarpeen merkittävään vähenemiseen. Tämä johtuu lähinnä siitä, että ulkoistetut toiminnot ovat tyypillisesti FM-palveluja (siivous, vartiointi, catering yms.), joiden itsensä tilatarve ei ole merkittävä, ja jotka tapahtuvat palvelun tuottajasta riippu­

matta palveluja käyttävän yrityksen omissa tiloissa. Myös suomalaisten asiantuntijoiden näkemykset ovat samansuuntaisia. Pienet konsultti- ja palveluyritykset voivat usein ainakin osittain ratkaista tilatarpeensa toimimalla asiakasyritysten tiloissa. Tällöin suurten yritysten toimitilatarve saattaa tätä kautta jopa kasvaa. (Heikkilä ym. 2001, s.

13.)

Kehityksen vaikutukset näyttäisivät kohdistuvan lähinnä toimitilojen laadullisiin tekijöihin. Pienille verkottuneille yrityksille on usein luonnollisin ja hedelmällisin ympäristö esimerkiksi yrityspuisto, teknologiakylä tai yrityshautomo, jossa tukiverkos­

ton tarjoavat samanhenkisten yritysten läheisyys, erityyppisten yrityspalvelujen saata­

vuus sekä lisäksi hyvät yhteydet asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin. Yritysten koon ja verkottumisen vaikutukset kohdistuvat siis enemmän toimitilojen laatuun kuin niiden kokonaismäärään. Korkeatasoisten, hyväsijaintisten ja monipuolisia palveluja tarjoavien teknologiakylien ja yrityspuistojen kysynnän kasvu on suomalaisten asiantuntijoiden mielestä todennäköisempi, kuin pienten erillisten toimitilojen tarpeen lisääntyminen.

(Heikkilä ym. 2001, s. 13.) Toimintojen eriytyminen

Samalla kun teknologia on yhä enemmän osa toimistojen prosesseja, niin ennakoidaan tapahtuvan toimintojen eriyttämistä. Toteutuessaan tämä tarkoittaa sitä, että rutiini tason tehtävät erotellaan toimista, jotka vaativat korkeatasoisempaa taitoa ja itsenäisyyttä.

(Byng-Maddick 1999.) Työvoiman jakautuminen asettaa myöskin eri toimintojen käyttämille toimistotiloille erilaisia vaatimuksia. Keskeisissä tehtävissä työskentelevälle ydintyövoimalle voidaan haluta tilat, jotka palvelevat mahdollisimman tehokkaasti näiden toimintoja, jolloin sitoutumishalukkuus on suuri (ydintilat). Näiden tilojen joustavuuspyrkimyksen liittyvät lähinnä toiminnallisiin ominaisuuksiin, eikä sopimuk­

selliseen joustavuuteen (omistus tai pitkä vuokrasopimus). Tällaiset tilat ja rakennukset

ovat usein keskeisessä roolissa yrityksen imagon ja yrityskulttuurin muodostamisessa.

Ydintyövoiman ulkopuoliselle henkilöstölle tarjotaan ajatusmallissa puolestaan tiloja, joiden käyttö ja sopeuttaminen muuttuviin tarpeisiin on joustavaa (periphery-tilat) ja ääritapauksessa pyritään ”maksa mitä käytät” -periaatteeseen (2nd periphery -tilat).

(Heikkilä ym. 2001, s. 14.) Johtamismallit

Tyypillistä uusille työn johtamismalleille ja organisaatiomuodoille voidaan katsoa olevan hierarkisuuden väheneminen ja toimivan kommunikaation ja yhteistyön varmistaminen yrityksen koko henkilöstön välille. Uudistusten taustalla on pyrkimyksen sekä työn tuottavuuden että työnteon laadun parantamiseen. Uusissa johtamismalleissa on keskeisenä tavoitteena päästä suurempaan avoimuuteen ja tehokkaampaan kommuni­

kointiin. Uudet organisointimallit ja niissä tapahtuvat nopeat muutokset asettavat entistä kovempia vaatimuksia toimitiloille, joilla on havaittu olevan ratkaiseva rooli organisaa­

tioiden muutosprosessien onnistumisessa. (Heikkilä ym. 2001, s. 16-17.)

Organisaatioiden toimintojen korostaminen on johtanut siihen, että toimistotiloilta ei haeta pelkästään kustannustehokkuutta, vaan myöskin toimintaprosessien tehostamista.

Samalla tilan lopullisen käyttäjän, työntekijän, mieltymykset tullaan mitä ilmeisimmin huomioimaan entistä voimakkaammin. Yksioikoiset tilatehokkuuden tunnusluvut, jotka korostuivat 1980-luvun lopulla ja 1990-luvulla, saanevat rinnalleen työntekijän tyyty­

väisyyden ja toimintojen tehokkuuden kautta tuottavuutta hakevia näkemyksiä.

Käytännössä tämä johtanee siihen, että kovat tunnusluvut, kuten toimitilakustannukset tai tilatehokkuus eivät ole enää ensisijaisia kriteerejä toimistotilojen valinnassa, vaan tilaa saatetaan käyttää runsaamminkin, jos tämä mahdollistaa työntekijöiden paremman viihtyvyyden. Käyttäjän huomioon ottaminen korostunee pääasiassa kuitenkin vain avain-ja ydinhenkilöstön tilaratkaisuissa. (Heikkilä ym. 2001, s. 17-18.)

Perinteisessä hierarkkisessa toimistossa organisaation rakenteen pystyi usein päättelemään toimiston pohjaratkaisuista: toimistohuoneen koko ja sijainti ilmensi pitkälti henkilön asemaa ja statusta organisaatiossa. Tällaisessa toimistoratkaisussa useasti johtohenkilöillä on paras toimistohuoneen paikka, vaikka henkilöt ovat usein eniten poissa toimistolta. Keskellä kerrosta, kaukana ikkunoista on puolestaan työpisteet rutiinitason tekijöille, vaikka he työskentelevät koko ajan toimistolla. Tällainen ratkaisu perustuu statuskulttuurin ilmaisemiseen. Sen sijaan uuden toimistokulttuurin osana tällaiset ilmaisut vähenevät: ihmisten asema yhteisössä määräytyy sen perusteella mitä he tuottavat, ei työpöydän koon tai sijainnin perusteella. (Byng-Maddick 1999.) Tämä ajattelu paistaa läpi esimerkiksi Radiolinjan uuden pääkonttorin eri henkilöstö- yksiköiden sijoittelussa: parhaat näköalat pääkonttorin ylimmissä kerroksissa on annettu

94

yksiköille, joilla on toimintaa talossa ympäri vuorokauden, ei suinkaan ylimmälle johdolle (Rautiainen 2001, s. 40).

Modulaarisuus

Useiden yritysten toimistoissa näkyy yhä useammin modularisuusajattelu. Tämä näkyy erityisesti joidenkin kansainvälisten yritysten kuten Ciscón ja Sunin sisustuksessa ja tilaratkaisuissa. Näissä yrityksissä toimisto on ajateltu ”brandina”. Toiselta mantereel­

takin tuleva työntekijä tietää miten liikkua talossa kun tilaratkaisu on tutunoloinen.

Sama lähtökohta on business park -konseptin taustalla eli niissä tehdyt ratkaisut ovat hyvin usein samankaltaisia kaikkialla. Esimerkiksi Stella-business parkin tilaratkaisut eivät ole kovin radikaaleja, vaan pyrkimyksenä ollut modulaarisuus ja tätä kautta melko tasa-arvoiset tilat. (Orkoneva 2000, s. 8.)

Toimitilojen merkitys

Samalla kun tulevaisuudessa toimistotyössä eri organisaatioissa tapahtuu yhä kiivaammin muutoksia, niin samalla myös yhä useampi yritys näkee toimitilat tärkeänä resurssina, jolla on merkitystä paitsi kustannusrakenteeseen, myös työntekijöiden viihtyvyyteen, prosessien tehokkuuteen ja työn tuottavuuteen (Heikkilä ym. 2001, s. 5).

Kehityksen myötä toimitiloille asetetaan entistä kovempia vaatimuksia ja samalla toimitilojen merkitys kasvaa. Toimitilojen on tuettava kulloinkin organisaatioissa vallitsevia organisaatiorakenteita ja työskentelytapoja sekä pystyttävä vastaamaan niissä tapahtuviin muutoksiin nopeasti (Heikkilä ym. 2001, s. 34).