Tässä kappaleessa kuvataan, että miten reaaliaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönotto on kokonaisuudessaan vaikuttanut kuhunkin ammattiryhmään.
Kätilöt
Naisten akuuttikeskuksen kätilöt kirjaavat synnytyssalissa vastasyntyneen tiedot synny-tystietojärjestelmään, jonka myötä vastasyntynyt saa henkilötunnuksen. Henkilötunnus tulee pienellä viiveellä. Kätilöt tulostavat henkilötunnuksella varustetun rannekkeen, joka laitetaan vastasyntyneelle. Tämän jälkeen vastasyntynyt siirretään Naisten osastolle tai Vastasyntyneiden teho-osastolle riippuen vastasyntyneen tarpeesta. Syntymäilmoituksen tekeminen on toiminnallisesti ja visuaalisesti samanlaista kuin ennen. Synnytystietojär-jestelmään lisätään vastasyntynyt sukupuolen, päivämäärän ja kellonajan kera, joiden pe-rusteella synnytystietojärjestelmä antaa henkilötunnuksen. Ennen reaaliaikaisen synty-mäilmoituksen käyttöönottoa, järjestelmä antoi välisikaisen henkilötunnuksen ja käyt-töönoton myötä järjestelmän antaa lopullisen henkilötunnuksen. Ennen muutosta van-hemmille kerrottiin, että rannekkeessa oleva henkilötunnus on väliaikainen ja lopullinen henkilötunnus tulee myöhemmin.
”Samalla tavalla me toimitaan siellä synnytyssalissa, kuin silloin kun se oli väliaikainen-kin. Napin painalluksella aikaisemmin tuli väliaikainen ja nyt tulee lopullinen hetu.”
Naisten akuuttikeskuksen kätilöt myös kirjaavat vastasyntyneen sisään KYSiin master-tietojärjestelmän kautta kello 21–07 välillä, sillä tällä aikavälillä osastonsihteerit eivät ole paikalla. Vastasyntyneen sisäänkirjaaminen kuuluu muina aikoina osastonsihteereiden vastuulle. Tilanne ja toimintamalli Naisten akuuttikeskuksen kätilöiden näkökulmasta on ollut samanlainen myös ennen reaaliaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönottoa, eikä
käyttöönotolla ollut vaikutusta heidän työhön. Vastasyntyneet ovat niin lyhyen ajan syn-nytyssalissa, henkilötunnusten väliaikaisuus ei oikein vaikuta Naisten akuuttikeskuksen kätilöiden työhön.
Naisten osaston kätilöt eivät tee syntymäilmoituksia, vaan Naisten osastolle tullessa vas-tasyntyneellä on jo henkilötunnus. Naisten osastolle vastasyntynyt siirtyy parin tunnin kuluttua syntymästä synnytyssalilta, mikäli hän ei ole tehohoidon tarpeessa. Kätilöt hoi-tavat vastasyntynyttä muutaman päivän ajan ja henkilötunnus on keskeinen osa hoitoa, sillä vastasyntynyt yksilöidään henkilötunnuksen avulla. Naisten osastolla vastasyntynyt ja äiti yöpyvät muutaman päivän ennen kotiin pääsyä, jossa vastasyntyneelle tehdään nor-maaliin seurantaan kuuluvia toimenpiteitä. Ennen reaaliaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönottoa vastasyntyneet tulivat Naisten osastolle väliaikaisen henkilötunnuksen kanssa ja käyttöönoton jälkeen he tulevat lopullisen henkilötunnuksen kanssa.
Naisten osaston kätilöiden näkökulmasta reaaliaikainen syntymäilmoitus on helpottanut heidän työtään. Muutos näkyy eniten, kun tehdään laboratorion kanssa yhteistyötä. Kun vastasyntyneeltä otetaan näytteitä, tarkistetaan hänen toisessa ranteessa olevasta rannek-keesta oma henkilötunnus ja toisesta äidin henkilötunnus. Ennen muutosta vastasynty-neen henkilötunnus oli saattanut muuttua Naisten osastolla yöpymisen aikana, jolloin syntyi ristiriita henkilötunnuksen kanssa. Tällaisissa tilanteissa vastasyntyneelle piti etsiä muuttunut henkilötunnus ja poistaa ristiriidat, ennen kuin päästiin eteenpäin. Muutoksen myötä henkilötunnus on jo osastolle tullessa lopullinen, eikä muutu osastolla olo aikana.
Muutos on parantanut potilasturvallisuutta, sillä väliaikaisestä henkilötunnuksesta johtu-vat ristiriidat on poistunut henkilötunnuksen reaaliaikaistumisen myötä.
”Muutoksen myötä henkilötunnus on heti oikea, eikä siinä pääse enää ristiriitoja synty-mään, joka on lisännyt potilasturvallisuutta.”
Vastasyntyneen henkilötunnus joskus kiinnostaa myös vanhempia ja he saattavat kysyä, että onko henkilötunnus lopullinen vai ei. Muutoksen myötä heille pystyy sanomaan, että se on lopullinen. Väliaikaisestä henkilötunnuksesta ei ole kuitenkaan kokonaan päästy vielä eroon. Joka puolen yön aikaan on katko reaaliaikaisessa syntymäilmoituksessa.
Kat-kon aikana synnytysjärjestelmään kirjatut vastasyntyneet saavat väliaikaisen henkilötun-nuksen. Näitä kuitenkin tulee harvoin ja väliaikaisestä henkilötunnuksista tulee ilmoitus synnytystietojärjestelmän synnytyspäiväkirjaan.
”Joskus vanhemmat kysyivät, että onko hetu lopullinen ja silloin pystyy sanomaan että on lopullinen.”
Osastonsihteerit
Osastosihteerit eivät ole hoitosuhteessa vastasyntyneen kanssa, mutta he kirjaavat vasta-syntyneen sisään KYSiin master-järjestelmän kautta, jonka jälkeen tieto on käytettävissä myös muualla KYSissä. Osastonsihteereiden toimenkuvaan kuuluu myös vastasyntynei-den tietoja koskeva yhteyvastasyntynei-denpito Maistraatin kanssa.
Ennen reaaliaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönottoa Naisten akuuttikeskuksen osas-tonsihteerit kävivät edellisen päivän syntyneet läpi ja toimittivat tiedot yksitellen VRK:lle. Osastonsihteerit eivät olleet suoraan VRK:n yhteydessä, vaan he lähettivät tie-dot tietojärjestelmän kautta. Kätilön kirjattua vastasyntyneen tietie-dot synnytystietojärjes-telmään, järjestelmä antoi väliaikaisen henkilötunnuksen. Synnytystietojärjestelmään kir-jatuista vastasyntyneistä tuli ilmoitus osastonsihteereiden käytössä olevaan sähköiseen synnytyspäiväkirjaan. Ilmoituksen tultua osastonsihteerit kirjasivat vastasyntyneen sisään KYSiin väliaikaisella henkilötunnuksella, josta se kulkeutui muihin järjestelmiin. Lopul-linen henkilötunnus tuli muutamassa päivässä, joka päivittyi automaattisesti KYSin jär-jestelmiin.
”Meillä on semmoinen kun synnytyspäiväkirja, mikä on tavallaan sihteereillä koko ajan auki.”
Siinä vaiheessa, kun lopullinen henkilötunnus tuli vastasyntynyt oli jo siirretty joko Nais-ten osastolle tai Vastasyntyneiden teho-osastolle riippuen hänen tilanteesta. Vastasynty-neen siirryttyä esimerkiksi Vastasyntyneiden teho-osastolle tarkastettiin osastonsihteerei-den toimesta vastasyntyneen tiedot ja tulostettiin tarralomakkeet väliaikaisella henkilö-tunnuksella rannekkeita varten. Henkilötunnuksen tilaa jouduttiin seuraamaan muutamia
päiviä ja lopullisen henkilötunnuksen tultua sama työ jouduttiin tekemään uudestaan, tu-lostettiin uudet tarrat ja vaihdettiin rannekkeet.
”Vastasyntyneet lähes poikkeuksetta siirtyivät toiselle osastolle väliaikaisen henkilönuksen kanssa, sillä Naisten akuuttikeskuksessa vastasyntyneet viipyivät vain parin tun-nin ajan synnytyksen jälkeen.”
Lopullisen henkilötunnuksen tultua saattoi tulla ongelmia henkilötunnusten yhdistymisen kanssa. Henkilötunnusten yhdistymättömyys aiheutti ongelmia hoitopuolella, esimerkiksi verikeskuksen kanssa, koska vastasyntyneen tiedot eivät täsmänneet eri järjestelmissä.
Näissä tapauksissa teho-osastolla olevat vastasyntyneet jouduttiin käymään läpi uudel-leen ja tekemään korjaavat toimenpiteet. Muilta sairaanhoitopiireiltä tulleiden vastasyn-tyneiden osalta tilanne oli työläämpi, sillä KYSin tullessa hänelle luotiin uusi väliaikainen henkilötunnus ja lopullisen henkilötunnuksen perään jouduttiin tiedustelemaan syntymä-sairaasta useampaan otteeseen.
”Meidän piti käydä koko osaston lapset tavallaan uudestaan läpi ja ottaa pois ne vanhat tarralomakkeet ja panna uudet tilalle.”
Reaaliaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönoton myötä vastasyntynyt saa lopullisen henkilötunnuksen saman tien kätilöiden kirjattua vastasyntyneen tiedot synnytystietojär-jestelmään. Naisten akuuttikeskuksen osastonsihteereiden käytössä olevaan synnytyspäi-väkirjaan myös tulee saman tien lopulliset tiedot. Muutoksen myötä osastonsihteereiden ei siis enää tarvitse kirjata vastasyntyneitä sisään väliaikaisella henkilötunnuksella KY-Siin tai lähettää seuraavana päivänä tietoja VRK:lle. Osastonsihteerit voivat kirjata vas-tasyntyneet sisään lopullisilla tiedoilla, joka on poistanut henkilötunnusten yhdistymis-tarpeet ja sitä kautta yhdistymisvirheet. Muilta sairaanhoitopiireiltä tulevien tehohoitoa tarvitsevien osalta tilanne on myöskin helpottunut, sillä KYSin tullessa heillä pääsääntöi-sesti on jo lopullinen henkilötunnus. Vastasyntyneet, jotka eivät ole oikeutettuja saamaan suomen henkilötunnusta, kuten esimerkiksi pakolaiset, heidän osalta edelleen joudutaan toimimaan väliaikaisella henkilötunnuksella ja tiedot joudutaan ilmoittamaan viranomai-sille manuaalisesti.
Mikäli ennakkoon tiedetään vastasyntyneen tarvitsevan tehohoitoa, lääkärit saattavat kir-jata hänet Vastasyntyneiden teho-osaston tietojärjestelmään tulossa olevaan tilaan päivä-määrällä, jolloin hänen on määrä syntyä ja tehdä määräyksiä. Näissä tapauksissa pitää aina ensin päivittää vastasyntyneen henkilötunnus Vastasyntyneiden teho-osaston tieto-järjestelmään ja sen jälkeen kirjata vastasyntynyt sisään KYSiin. Mikäli näin ei tehdä, vastasyntyneelle syntyy tuplatiedot. Osastonsihteerin tietävät miten toimia riippuen mihin osastoon vastasyntynyt on kohdistettu. Monesti osastonsihteereille saatetaan ilmoittaa etukäteen hoitajien toimesta, että vastasyntyneelle on tehty ennakkoon määräyksiä ja hä-nen tiedot tulee ensin päivittää teho-osaston tietojärjestelmään.
Mikäli väliaikaisella henkilötunnuksella ei ollut tehty toimenpiteitä, esimerkiksi labora-torio lähetteitä, niin tietojen päivitys onnistui osastonsihteereiden toimesta teho-osaston tietojärjestelmään. Jos väliaikaisella henkilötunnuksella oli tehty toimenpiteitä, tietojen yhdistämisestä piti aina soittaa Toimittajan tukipalveluun, joiden toimesta henkilötunnus yhdistettiin eri järjestelmissä. Vaikka tilanne on ollut samanlainen ennen ja jälkeen reaa-liaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönoton, on reaareaa-liaikaisen syntymäilmoituksen käyt-töönotto kuitenkin helpottanut selvittelyjen ja työvaiheiden määrä, sillä muutoksen myötä tietoja ei tarvitse enää yhdistää. Riittää, että vastasyntynyt kirjataan ensin teho-osaston tietojärjestelmään, jonka pystyy tekemään osastonsihteerit, eikä ole tarvetta ottaa Toimit-tajan tukipalveluun yhteyttä.
”Jos väliaikaisella hetulla ei ollut tehty toimenpiteitä, labroja tai muuta sellaista niin tietojen päivitys oli helpompaa.”
Vastasyntyneiden teho-osaston hoitajat
Vastasyntyneiden teho-osaston hoitajat hoitavat tehohoitoa tarvitsevia vauvoja ja henki-lötunnus on olennainen osa heidän hoitoa. Vastasyntyneiden teho-osaston hoitajat eivät itse joudu anomaan henkilötunnuksia, vaan tehoon tullessa vastasyntyneellä on jo joko lopullinen tai väliaikainen henkilötunnus.
Ennen muutosta vastasyntyneet tulivat teholle väliaikaisen henkilötunnuksen kanssa ja lopullisen henkilötunnuksen saaminen kesti useita päiviä. Lopullinen henkilötunnus päi-vittyi vastasyntyneiden teho-osaston tietojärjestelmään pääsääntöisesti automaattisesti.
Aina oli kuitenkin varmistettava, että onko tietojen päivitys onnistunut. Yleinen tilanne ennen reaaliaikaisen syntymäilmoituksen käyttöönottoa oli, että vastasyntyneellä oli te-holle tullessa väliaikainen henkilötunnus, sillä he tulivat suoraan synnytyssalilta.
Mikäli lopullinen henkilötunnus ei ollut päivittynyt teho-osaston tietojärjestelmään, se aiheutti haasteita, sillä tiedon kulku eri järjestelmien välillä ei toiminut. Esimerkiksi, la-boratoriopyyntöjen tekeminen ei onnistunut teho-osaston tietojärjestelmän kautta, koska lähde- ja kohdejärjestelmissä oli eri henkilötunnus. Pyynnöt piti tehdä erikseen laborato-riojärjestelmän kautta ja tiedot piti kirjata uudelleen. Vastaavissa vikatilanteissa, jossa tiedot ei ollut päivittynyt automaattisesti piti olla Toimittajan tukipalveluun yhteydessä.
”Jos henkilötunnus ei ollut yhdistynyt, silloin tuli se ongelma nimenomaan, se tuli myös tuonne potilaan hoitoon kun tieto ei yhdisty, silloin herkee kulkemasta tiedot kaikkiin mui-hin järjestelmiin”
Reaaliaikaisen syntymäilmoituksen myötä vastasyntyneellä on jo teho-osastolle tullessa lopullinen henkilötunnus, eikä henkilötunnusta tarvitse missään vaiheessa yhdistää ma-nuaalisesti. Reaaliaikaisen syntymäilmoituksen myötä vastasyntyneiden henkilötunnuk-sen käsittely ja siihen liittyvä tiedonkulku on teho-osaston hoitajien näkökulmasta paran-tunut. Myös henkilötunnusten yhdistymättömyydestä aiheutuneet ongelmat ovat poistu-neet. Poikkeuksena on kuitenkin esimerkiksi pakolaisvauvat, jotka eivät saa henkilötun-nusta. Pakolaisten osalta edelleen joudutaan toimimaan väliaikaisella henkilötunnuksella, joka sisältää manuaalista työtä ja saattaa aiheuttaa katkoja tiedonkulussa. Myös eri sai-raanhoitopiireiltä tulevien vastasyntyneiden osalta on välillä haasteita tiedonkulussa, sillä henkilötunnusta ei välttämättä löydy teho-osaston järjestelmästä ja silloin joudutaan pe-rustamaan väliaikainen henkilötunnus. Pakolaisiin ja muiden sairaanhoitopiirien alueilta tulleisiin liittyvät haasteet eivät kuitenkaan liity KYSissä käyttöönotettuun reaaliaikai-seen syntymäilmoitukreaaliaikai-seen, vaan niiden taustalla on muita syitä.
Reaaliaikaisen syntymäilmoituksen tuoma muutos on jo aika hyvin sisäistetty ja toiminta on mukautunut sen mukaan, mutta siinä on edelleen parantamisen varaa. Esimerkiksi muilta sairaanhoitopiireiltä tulleiden vastasyntyneiden osalta edelleenkin saatetaan toimia
vanhalla toimintamallilla ja perustaa heille väliaikainen henkilötunnus, vaikka lopullinen henkilötunnus olisikin olemassa jo KYSin tullessa.