Liiketoimintatiedon hallinnan prosessi

Monet tutkijat ovat kirjallisuudessa tuoneet esille, kuinka liiketoimintatiedon hallintaa voidaan mallintaa prosessina. Tämän takia kirjallisuudesta löytyy useita erilaisia malleja liiketoimintatie-don hallinnan prosesseista (Pirttimäki 2007). BI-prosessin painopiste on tyypillisesti enemmän yrityskeskeisissä asioissa ja analyyseissä sekä raakatietojen muuttamisessa toiminta kelpoiseksi

tiedoksi ja älykkyydeksi (Pirttimäki 2007). Shollo ja Galliers (2016) katsovat BI-järjestelmien tu-kevan jatkuvaa prosessia, jossa tiedot kerätään, tallennetaan ja sitten muunnetaan tiedoksi ana-lyysin avulla. Tämä liiketoimintatiedon hallinnan prosessi yleensä ymmärretäänkin jatkuvana ja systemaattisena toimintamenetelmänä, jolla yritys kerää, arvioi, analysoi, tallentaa ja levittää liiketoimintaa varten tarvittavaa yritystietoa (Gilad & Gilad 1985). BI-prosessi muodostuukin näi-den toimintojen systemaattisesta toteuttamisesta, minkä tarkoituksena on hankkia tietoa pää-töksenteon tueksi (Laihonen et al. 2013).

Pirttimäki (2007) lähestyy liiketoimintatiedon hallinnan prosessia syklin muodossa, joka yksin-kertaisesti hankkii, analysoi, tallentaa ja levittää olennaista tietoa ja sisältää elementtejä, joita tarvitaan arvokkaan yritystiedon tuottamiseen. Vitt et al. (2002) lähestyy käsitettä suorituskyvyn hallintakehyksenä, jatkuvana syklinä, jonka avulla yritykset asettavat tavoitteensa, analysoivat edistymistä, saavat oivalluksia, ryhtyvät toimiin, mittaavat menestystään ja aloittavat alusta. Kir-jallisuuden analyysi viittaa siihen, että teoreettiset prosessimallit ovat melko samanlaisia tois-tensa kanssa (Pirttimäki & Hannula 2004). Kuitenkin mallien keskuudessa on havaittavissa pieniä eroja. Merkittävimmät erot prosesseissa on vaiheiden määrässä, syklien rakenteessa, tietojen lähteessä sekä menetelmissä tiedon keräämiseksi, analysoimiseksi ja tallentamiseksi (Pirttimäki

& Hannula 2004). Näissä edellä mainituissa lähestymistavoissa prosessia pidetään syklimäisenä.

Perinteisesti prosessi onkin syklimäinen, mutta voi esiintyä myös suoraviivaisia malleja (Pirtti-mäki & Hannula 2004). Perinteisesti prosessimallista löytyy neljästä kahdeksaan vaihetta, missä tätä tiedustelutoimintaa harjoitellaan. (Pirttimäki 2007)

Kuva 2: Tyypillinen liiketoimintatiedon hallintaprosessi (mukaillen lähteestä Pirtti-mäki 2007).

Hyvin tyypillinen liiketoimintatiedon hallinnan prosessi on esitelty kuvassa 2. Prosessi on syklin muodossa ja sisältää viisi erilaista vaihetta. Tällainen viiden vaiheen malli perustuu useampiin lähteisiin (Choo 2002; Pirttimäki 2007; Fleisher & Bensoussan 2015). Prosessin ensimmäisessä vaiheessa päättäjien tietotarpeet määritellään (Choo 2002; Pirttimäki 2007). Prosessin alussa on tärkeää selvittää, mitä tietoa tarvitaan päätöksenteon tueksi, koska sitä tietoa tarvitaan ja mil-laisessa muodossa sitä tarvitaan (Laihonen et al. 2013). Tietotarpeiden määrittelyvaihe on tär-keä, sillä on välttämätöntä varmistaa, että päätöksenteossa käytetään vain olennaista tietoa (Pirttimäki 2007). Loppukäyttäjän saaman tiedon laatu riippuu paljolti siitä, kuinka hyvin tar-peista on alkuun keskusteltu (Choo 2002). Määrittelyvaiheen vähättely vaikuttaa suuresti lo-pussa syntyvään arvoon, joten se kannattaa tehdä alusta asti huolella. Määrittelyvaiheen tär-keyden takia määrittelyä joutuu yleensä tekemään myös kesken prosessin, jolloin se ei jää pel-kästään alkuvaiheeseen (Laihonen et al. 2013). Toisessa vaiheessa tietojen kerääminen on suu-ressa roolissa ja sitä tehdään luotujen tarpeiden perusteella (Pirttimäki 2007; Laihonen et al.

2013). Tietojenkäsittely vaiheessa tietoa arvioidaan, analysoidaan ja prosessoidaan erilaisten analyysityökalujen avulla (Pirttimäki 2007). Tietojen käsittelyä pitää tehdä sillä, aina hankittu tieto ei ole päätöksentekoon sopivaa sellaisenaan (Laihonen et al. 2013). Koska onnistuneet pää-tökset riippuvat paljolti analyysin laadusta, voidaan tätä vaihetta pitää yhtenä prosessin avain-vaiheista (Pirttimäki 2007). Tiedon levitysvaiheessa on tarkoituksena, että päätöksentekijät saa-vat mahdollisimman käyttökelpoista tietoa käyttöönsä. Tiedon pitää tulla käyttäjille oikeaan ai-kaan ja oikeassa muodossa, erilaisia kanavia hyödyntäen. (Laihonen et al. 2013) Laaja tietojen

Tietotarpeiden määrittely

Kerääminen

Käsittely Levittäminen

Käyttö

jakaminen lisää organisaation oppimista. Pystytään mahdollisesti luomaan uutta tietoa ja tietoa vaikeista ongelmista tai tilanteista. (Choo 2002) Viimeisessä vaiheessa, ennen kuin prosessi alkaa alusta, on tietojen käyttö. Viimeisessä vaiheessa nähdään, kuinka arvokas ja vakuuttava liiketoi-mintatiedon hallintaprosessi on ollut (Laihonen et al. 2013).

Huomattavaa on kuitenkin, että datan käsitteleminen tiedoksi ja tietämykseksi on iteratiivinen prosessi ja vaiheiden välinen vaihtelu ei aina ole suoraviivaista (Choo 2002). Ellei prosessista saatua tietoa hyödynnetä organisaatiossa mitenkään, laadukkaan ja täsmällisen raportin arvo ei realisoidu (Laihonen et al. 2013). Tietoa ja älykkyyttä pitää hyödyntää päätöksenteossa (Pirtti-mäki 2007). Saadulla tiedolla tulisi olla vaikutusta yrityksen toimintaan ja olla yrityksen proses-sien, päivittäisten toimintojen tai ongelmatilanteiden tukena, jotta arvoa voisi syntyä (Laihonen et al. 2013). Pelkkä tiedon käyttäminen organisaatiossa ei kuitenkaan riitä. Tiedon käyttäjillä pi-tää olla ymmärrys, miten sitä tietoa käytepi-tään päätöksenteossa, ongelmien ratkaisemisessa tai tilanteiden tulkitsemisessa (Choo 2002). Tiedon oikea käyttö on välttämätöntä prosessin muiden vaiheiden jatkuvalle parantamiselle (Choo 2002).

Järjestelmällisen prosessin tarkoituksena onkin tunnistaa trendit ja löytää uusia liiketoiminta-mahdollisuuksia (Pirttimäki 2007). Vitt et al. (2002) kertoo, kuinka liiketoimintatiedon hallinta-prosessissa tehdään sekä pieniä, että suuria oivalluksia analyysin avulla. Lopulta nämä oivalluk-set ehdottavat tapoja parantaa liiketoimintaa, ja niitä kokeilemalla voidaan mitata mitkä toimi-vat ja mitkä ei. Mittausten avulla saadaan enemmän tietoa analyysiä varten ja sykli alkaa uudes-taan. (Vitt et al. 2002) Tätä BI-prosessia on kuvattu monella eri tavalla mutta kaikille oleellisinta on tiedon jalostaminen ja sitä kautta arvon tuottaminen organisaatiolle.

Liiketoimintatiedon hallinnan prosessiin liittyy vahvasti myös liiketoimintatiedon hallinnan pro-jekti. BI-projekteja voi olla monenlaisia, kuten tässä tutkimuksessa, jokainen projekti on oman-laisensa. BI-projekti voidaan määritellä joukoksi aktiviteetteja, jotka päätyttyä voivat auttaa yri-tystä päätöksenteossa. Näiden projektien avulla voidaan auttaa yriyri-tystä ratkaisemaan heidän erilaisia ongelmiansa heidän toiminnassaan. (Teixeira et al. 2019) Toisaalta BI-projektit voivat muistuttaa paljonkin ohjelmistokehitysprojekteja. Toisin kuin sovelluskehitys, BI-projektit ovat integrointia ja konfiguraatioita kaupallisille työkaluille, joiden mukauttaminen tapahtuu taus-talla olevissa tietomalleissa. Nämä projektit vaativat useiden tietolähteiden ja sovellusten yhdis-tämistä niin, että ne toimivat saumattomasti yhdessä. (Kisielnicki & Misiak 2017) BI-projektien luonne riippuu projektitiimin kyvystä suunnitella, ratkaista ongelmia, ymmärtää ideoita, oppia ja menestyä (Rechenthin, 2013).

Kun BI-projektia lähdetään tekemään ensimmäisenä, määritetään sen tavoitteet ja vaatimukset (Moss & Atre 2003). Vaatimuksien esille tuominen on erittäin tärkeä tehtävä, koska BI-projektit perustuvat palvelukeskeisiin järjestelmiin organisaatioiden strategisilla alueilla, joten virheet ja puutteet voivat aiheuttaa vakavia seurauksia (Menéndez & Silva 2016). Tarkoituksena on myös selvittää syyt tämän BI-sovelluksen rakentamiselle sekä onko tavoitteet strategisen liiketoimin-nan tavoitteiden mukaisia (Moss & Atre 2003). Nämä asetetut tietovaatimukset voivat kuitenkin muuttua projektin aikana (Kisielnicki & Misiak 2017). Vaatimusten muuttuminen voi vaikeuttaa projektia tai ainakin muuttaa joitakin toimintatapoja projektissa. BI-projekteja suunnitellessa sen budjettia, työtä tai resursseja voidaan usein aliarvioida (Moss & Atre 2003). Projektin laa-juutta voi olla vaikea hahmottaa, mistä tämä aliarvioiminen voi johtua. Kuten kaikissa projek-teissa myös BI-projekprojek-teissa ei voi välttyä takaiskuilta. Liiketoimintatiedon hallinnan sovellukset ovat niin resurssi intensiivisiä parhaissakin olosuhteissa, minkä takia takaiskut voivat olla hyvin-kin mahdollisia. (Moss & Atre 2003)