Kustannushallinta, -arviointi ja -ohjaus

Kustannushallinta

Projektin kustannushallinta sisältää kustannusarvioinnin ja –ohjauksen sekä budjetoin-nin (PMBok 2004, 157). Projektin kustannushallintaan kuuluu myös kustannusarvion muutoksia aiheuttavien tekijöiden tunnistamisen ja niiden hallinnan. Muutosten hallinta käsittää muutosten kirjaamisen ja muutosten vaikutuspiirissä olevien sidosryhmien tie-dottamisen. Kustannushallintaan on olemassa työkaluja ja menetelmiä, joista (PMBok 2004, 171-172):

1) Kustannusten muutosten hallintajärjestelmä määrittää kustannusarvion muutta-misen menettelytavat. Järjestelmän sisältö koostuu lomakkeista, dokumentaati-osta, jäljittämisjärjestelmistä ja muutosten hyväksymisen tasoista.

2) Toiminnan mittausanalyysi määrittää kustannusvaihteluvälin. Menetelmä on eri-tyisen käyttökelpoinen kustannusten ja resurssien hallintaan.

3) Ennustaminen sisältää arvion tai ennusteen laatimisen projektin kustannuksista.

4) Projektin toiminnan tarkastelussa verrataan kustannuksia, tehtäviä tai tehtäväko-konaisuuksia budjetin ylityksiin ja alituksiin.

5) Projektin hallinnan ohjelmistoilla tarkastellaan usein suunnitellun arvon suhdetta todellisiin kustannuksiin sekä ennustetaan muutosten vaikutusta.

6) Vaihtelun hallintamenetelmällä määritetään, kuinka kustannusvaihtelu hallitaan.

Usein kustannusten suurempi vaihteluväli sallitaan projektin alussa kuin lopussa.

Kustannushallinnan kannalta on tärkeää, että päätöksiä pystytään tekemään projektin alusta saakka. Investointipäätöstä tehtäessä on otettava huomioon myös muita kuin ta-loudellisia tekijöitä, kuten mm. strategiat ja päämäärät sekä resurssien saatavuus. Toteu-tusvaiheessa vaikutusmahdollisuudet kokonaiskustannuksiin ovat rajalliset. Suurimmat kustannuksia alentavista päätöksistä voidaan tehdä projektin määrittely ja suunnittelu-vaiheissa (kuva 13). (Smith et al. 2006 et al., 80; Smith & Jaggar 2007, 34; Kankainen

& Junnonen 2001, 42; Haahtela 1981, 74)

Kustannusohjaus

Kustannushallinta perustuu joko kustannusten arviointi- tai ohjausteoriaan. Arviointi-teorian mukaan hankkeen kustannukset arvioidaan ja kustannuksiin ei pyritä vaikutta-maan hankkeen edetessä. Ohjausteorian mukaan hankkeelle asetetaan kustannustavoite, jonka toteutumista seurataan jatkuvana prosessina. Ohjausteorian mukaan erot kustan-nustavoitteeseen analysoidaan ja hanketta pyritään ohjamaan kustankustan-nustavoitteeseen hankkeen aikana tehtävillä päätöksillä (kuva 14). Huomattavaa on, että kustannuksia ei ohjata vaan ohjaus kohdistetaan hanketta koskeviin suunnitelmiin. (Haahtela & Kiiras 1980, 21-22; RIL 2006, 14)

Hankkeen alkuvaiheissa kustannusten ennakoinnin ja arvioinnin sijasta tulee käsitellä hankkeen tavoitteiden asettelua, koska tietoisuus hankkeesta on laajuutta lukuun

otta-Suhteellinen kustannus

Kustannusten kumuloituminen

Investointipäätös

Aika Päätöksen teon askeleet

Esisuunnittelu Suunnittelu Työsuunnittelu Rakentaminen

Hankkeen arviointi ja ratkaisun luominen

Toteutus ja käyttöönotto

Kuva 13. Vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin ovat suuremmat projektin alussa mitä sen lopussa. Projektin kannalta on oleellista, että päätöksiä tehdään hankkeen alusta saakka (muokattu lähteestä Smith 2006 et al., 80; Kankainen & Junnonen 2001, 42).

Mahdollisuus alentaa kustannuksia

Kustannusten määräytyminen

matta vähäistä. Tavoitteet kuvataan käyttäjän tulevana toimintaympäristönä²¹, tilaajan hintatavoitteena, hankkeen aikatauluna ja muina ei mitattavina vaatimuksina. (Haahtela 1981, 28; Haahtela & Kiiras 2008, 27)

Rakennushankkeen kustannusohjaus on tavoitejohtamista, jossa talouden hallinnan päämääränä on saavuttaa asetetut tavoitteet kohtuullisilla menoilla. Hankkeen taloudel-lisuuden hallinta perustuu tavoitteiden määrittämiseen ennen suunnittelua ja rakentamis-ta. Tavoitteet perustuvat hankkeen kannattavuuteen. Tätä asetelmaa tulee lähestyä tavoi-tejohtamisen keinoilla, jotka ovat tavoitteen asettaminen eli ohjelmointi ja tavoitteiden mukainen suunnitteleminen. Kustannustavoitteen asettamisen lähtökohtana käytetään käyttäjän ja tilaajan toiminnallista informaatiota. (Haahtela & Kiiras 2008, 27; Penna-nen & Ballard 2008; 591)

Kustannusohjaus kohdistuu hankkeen ohjelmointivaiheessa tilaajiin ja käyttäjiin ja suunnitteluvaiheessa suunnittelijoihin ja suunnitelmiin. Kustannusohjauksen lähtökoh-tana ohjelmointivaiheessa on taloudellisen palautteen antaminen käyttäjien ilmaistaessa toiminnallisia tarpeitaan. Palautteen avulla käyttäjä sitoutetaan hankkeen tavoitteisiin ja kustannuksiin. (Haahtela & Kiiras 2008, 28)

Kustannustavoitteen asettamiseen liittyy käsitteet sallittu kustannus ja odotettu kustan-nus²². Sallittu kustannus määrittää sen, mitä tilaaja on valmis maksamaan tuotteesta ja odotettu kustannus määrittää sen, millä kustannuksilla tilaajan toiminnalliset tarpeet

21 Talonrakentamisessa toimintaympäristöinä ymmärretään tiloja ja niiden laajuutta ja ominaisuuksia.

22 Sallitulla kustannuksella ymmärretään tässä tutkimuksessa englannin kielistä termiä ”Allowable cost”

ja odotetulla kustannuksella termiä ”Expected cost”.

Hankkeelle asetettu kustannustavoite

Arviointiteorian mukaan kustannustavoitteen ylittämiseen ei puututa, vaan arvioidaan sen aiheuttamat muutokset loppukustannuksiin

Ohjausteorian mukaan suunnitelma ohjataan

kustannustavoitteeseen tai sen alle Ohjattu

Kuva 14. Hankkeen ohjausteorian mukaisesti suunnitelmien ohjauksella pyritään hankkeen kustannustavoit-teeseen tai sen alle. (vrt. Haahtela & Kiiras 1980, 21; RIL 2006, 15)

pystytään täyttämään. Odotettu kustannus perustuu hyvään rakentamistapaan ja tavoit-teita vastaaviin kustannuksiin. Hanke ei käynnisty, mikäli toiminnallisin perustein mää-ritetty odotettu kustannus ylittää tilaajan maksukyvyn tai tuotteen arvon käyttäjälle. Täl-löin hankkeen tavoitteita muutetaan niin, että hankeen kustannukset laskevat tai tuotteen arvo kasvaa. Hankkeelle asetetaan kustannustavoite, kun odotettu kustannus on yhtä suuri tai pienempi kuin sallittu kustannus. (Pennanen & Ballard 2008, 592-593; Ballard 2006, 84; Ballard 2007, 6)

Kustannustavoitteen asettaminen vaatii nopeaa palautetta ja tehokkaita työkaluja. Talon rakennusalalla työkaluina on käytetty tietomalleja, tavoitehinta- ja

rakennusosa-arviomenettelyjä. Talonrakennushankkeen kustannustietojärjestelmän²³ ohjelmointivai-heessa käytetään tavoitehintamenettelyä ja suunnitteluvaiohjelmointivai-heessa käytetään rakennusosa-arviomenettelyä. Tavoitehintamenettely kuvaa rakennushankkeen tilaajalle ja käyttäjälle tarkoituksen mukaisella tavalla toimintaympäristönä, joka koostuu tiloista ja niiltä ha-luttavista ominaisuuksista. Rakennusosa-arvio kuvaa rakennuksen suunnittelijoille tar-koituksen mukaisella tavalla, rakennusosina. (Haahtela & Kiiras 2008, 28)

Tavoiteohjatulla suunnittelulla saavutetaan kaksi merkittävää etua. Sillä voidaan määrit-tää hankkeen kustannukset ohjelmointivaiheessa niin, ettei kustannustavoitetta ylitetä jatkosuunnitteluvaiheessa. Toisaalta tavoiteohjatulla suunnittelulla suunnitteluratkaisua ohjataan ja niiden kustannukset pidetään tavoitteen mukaisina, jolloin vältytään hank-keen sisällön karsimiselta. (Lindholm 1994, 15)

Infrahankkeissa kustannusarviointi on asteittain tarkentuva prosessi, jota tehdään hank-keen kaikissa elinkaaren vaiheissa. Kustannusarviointi on rakenteeltaan hierarkkinen, jonka ylin käsite on hankeosa. Hankeosa koostuu rakennusosista, jotka vastaavasti koostuvat panoksista. Hankkeen kustannusohjaus perustuu hankkeelle hankeosahinnas-tojen avulla määritettyyn kustannustavoitteeseen. Hankeosahinnastot laaditaan lasken-nallis-empiirisesti²⁴ vastaamaan käypää tarjoushintatasoa ja edustamaan hyvien suunnit-teluratkaisujen mukaisia kustannuksia. Hanke- ja rakenneosiin perustuvilla kustannus-arvioilla pystytään vertaamaan eri suunnitteluratkaisujen välisiä kustannuseroja. (RIL 2006, 45- 50).

23 Talonrakennuksen kustannustietojärjestelmän avulla hallitaan hankkeen taloutta. Kustannustietojärjes-telmässä yhdistyvät talouden hallintaa koskevat teoria, ajattelutapa, menetelmät ja hintatiedot. (Haahtela

& Kiiras, 2008, 13)

24 Laskennallis-empiirisessä menetelmässä hankeosien suunnitelmaratkaisujen erot kuvataan laskennalli-sesti ja hankeosien kustannukset määritetään empiriaan perustuvilla kustannustiedoilla (Montin, Pekka.

2009; Lindholm 1994, 55; Pussinen 1997, 7-8)

Talonrakennuksen kustannustietojärjestelmän lähtökohtana on tilojen, rakennusosien ja yksityisten tuotteiden hankintahinnat. Rakennuksen hintaan vaikuttaa tarjoushintataso ja suunnitteluratkaisujen kalleus. Tarjoushintatasoa ei pidä sekoittaa suunnitteluratkaisujen kalleuden ajalliseen muutokseen, johon vaikuttaa muutokset määräyksissä ja suunnitte-lukäytännöissä²⁵. Talonrakennushankkeissa suunnitteluratkaisujen kalleuden on todettu nousevan pitkällä aikavälillä noin 2 prosenttia vuodessa. (Haahtela & Kiiras 2008, 14 -15)

Talonrakennuksen kustannustietojärjestelmään vaikuttavia tietoja testataan empiirisen aineiston perusteella tiloille asetettavien vaatimusten, suunnitelmaratkaisujen kalleuden ja rakentamisen hintatason suhteen. Testeissä havaitut muutokset indeksoidaan ja esite-tään indeksipistelukuna. (Haahtela & Kiiras 2008, 16)