4.2 Tiedon ja tietämyksen hallinta rakentamisprosesissa
4.2.3 Epävarmojen tietojen hallinta
Menestyksekäs tiedon hallinta rakentamiseen liittyvillä osapuolilla vaatii henkilöitä, joilla on tietämys18 asioista. Henkilöiden ja osapuolten päätöksenteko perustuu tietä-mykseen, jonka taustalla vaikuttavat informaatiot ja tiedot. Tiedolla käsitetään organi-soimatonta ja prosesorgani-soimatonta tietoa. Informaatio on päätöksentekoa helpottava tieto-jen kertymä ja ryhmittyminen. Toisin kuin tieto, informaatio ottaa huomioon tietotieto-jen väliset suhteet, relaatiot. Tietämys on koulutuksen tai kokemuksen kautta hankittu ym-märrys, tietoisuus tai tuntemus asioista. (Awad & Ghaziri 2004, 36-55; Anumba et al.
2005, 51)
18 Tässä asiayhteydessä tietämyksellä käsitetään englanninkielistä termiä ”knowledge”, informaatiolla termiä ”Information” ja tiedolla termiä ”Data”.
Vaatimusmalli(t)
Suunnittelu-malli(t) Toteutusmalli(t) Toteumamalli(t) Ylläpitomalli(t) Tuotemallin vaiheet –karkea taso
Rakennuksen ja rakennusprosessin elinkaaren aikaiset tiedot
Tavoitteet
Kuva 10. Tuotemallintamisen vaiheet talo- ja infrarakentamisessa (vrt. Penttilä et al. 2006a, 29; Infra 2010).
Tuotemallin vaiheet - infrarakentaminen
Lähtötieto-malli
Suunnittelu-malli Toteutusmalli Toteumamalli Ylläpitomalli Jäännösarvo-malli
Infrahankkeiden menestyksellinen hallinta perustuu usein hyvään muutosten hallintaan, koska projektin lähtötiedot ovat epävarmoja ja niiden varmentaminen tapahtuu hitaasti.
Flanaganin ja Normanin mukaan vaikeinta ei ole löytää tekniikoita tai työkaluja riskien ja epävarmuuden analysoimiseen vaan vaikeinta on hyväksyä se, että epävarmuus on luonnollinen osa toimintaa (Flanagan & Norman 1993, 23).
Tässä tutkimuksessa epävarmojen lähtötietojen hallintaa on lähestytty niistä johtuvien kustannusriskien vähentämisen kautta. Riskien vähentäminen koostuu sen korvaamises-ta korvaamises-tai vaikutuksen ja todennäköisyyden vähentämisestä (kuva 11). Vähentämisen lisäksi riskit voidaan joko jakaa, siirtää tai pitää ennallaan. Jotta riskejä voidaan vähentää, on ne tunnistettava, priorisoitava ja arvioitava. Arviointi sisältää riskien todennäköisyyden
RISKIEN ARVIOINTI (Risk Control)
- riskien tunnistaminen
- todennäköisyyden ja vaikutuksen arviointi - priorisointi
Riskien kontrolloinnin toimenpiteet
Vähentäminen korvaaminen
todennäköisyyden vähen-täminen
vaikutuksen vähentäminen Ennallaan pitäminen
”Self Finance”
Jakaminen ja siirtäminen sopimusteknisin keinoin
Tunnistamattomat riskit
RISKIEN HALLINTA (Risk Management)
Kuva 11. Riskien hallinta prosessin kaksi tasoa: Arviointi ja hallinta. (muokattu lähteestä Cooke 2007, 73;
Fellows et al. 2002, 151)
ja vaikutuksen arvioimisen. Projektin osapuolten on myös ymmärrettävä, että kaikkia riskejä ei pystytä tunnistamaan ja sitä kautta kontrolloimaan. Riskien hallinnan pääteh-tävä onkin varmistaa, että tällaiset riskit hallitaan. (Cooke & Williams 2007, 73).
Riskien tunnistaminen sisältää hanketta koskevien riskien ja epävarmuuksien tunnista-misen. Merkittävien riskien tunnistamisen apuna käytetään yleensä lopputuloksen vaih-telun mittaamista, jonka työkaluina voidaan käyttää Monte-Carlo ja Delphi tekniikoita sekä herkkyysanalyysejä. (Fellows et al. 2002, 251-252)
Riskien tunnistamista voidaan lähestyä myös olettamusanalyysin kautta, jossa tehdyt olettamukset perustuvat aikaisempaan kokemukseen ja tietoon. Analyysissä riskit jae-taan neljään eri kategoriaan todennäköisyyden ja vaikutuksen suhteen (kuva 12). Mor-ledgen mukaan riskit, joilla on suuri vaikutus ja korkea todennäköisyys, on otettava ris-kien hallinnan piiriin. (Morledge et al. 2006, 159; Kendrick 2003, 166)
Riskien jakaminen ja siirtäminen hankkeen eri osapuolten välillä tehdään yleensä sopi-musteknisin keinoin. Siirtämisellä käsitetään esimerkiksi aliurakoitsijoiden käyttöä eli riski siirretään toisen osapuolen kannettavaksi. Pääperiaatteena riskien jakamisessa ja siirtämisessä on se, että se osapuoli joka pystyy hallitsemaan tietyn riskin, ottaa vastuun siitä. Riskien jakamiseen ja siirtämiseen kuuluu myös se, että mikäli urakoitsija ei pysty hallitsemaan riskiä, tilaaja ottaa vastuun siitä. (Fellows et al. 2002, 252)
Vaikutus
Todennäköisyys
1. Suuri vaikutus –korkea todennäköisyys 2. Pieni vaikutus – alhainen todennäköisyys 3. Pieni vaikutus – korkea todennäköisyys 4. Suuri vaikutus – alhainen todennäköisyys
1
Kuva 12. Aikaisempaan kokemukseen ja tietoon perus-tuva riskien kategorisointi. (Morledge & al. 2006, 159)
3
2 4
Riskien vähentäminen ja välttäminen käsittää rakennushankkeissa lähinnä uudelleen suunnittelua tai merkittäviä muutoksia hankkeeseen. Ääritapauksessa riskien välttämi-nen voi johtaa koko hankkeesta luopumiseen. Riskien hyväksymivälttämi-nen johtaa yleensä hintojen nousemiseen. (Fellows et al. 2002, 253; Flanagan & Norman 1993, 61; Mor-ledge et al. 2006, 167; Kelly et al. 2004, 303)
Lichtenberg (Lichtenberg 2000, 34-36) on tarkastellut epävarmuuksiin liittyvien mah-dollisuuksien hyödyntämistä ja riskien hallintaa menetelmän avulla, joka tunnetaan ni-mellä osittamisperiaate19. Menetelmä käsittää kvalitatiivisen ja kvantitatiivisen vaiheen.
Kvalitatiivisessa eli laadullisessa vaiheessa muodostetaan avainhenkilöistä analysointi-ryhmä, jonka ensimmäinen tehtävä on käydä läpi projekti, sen tavoitteet, ominaisuudet, laajuus ja muut ehdot. Lisäksi laadullinen vaihe sisältää epävarmuutta aiheuttavien teki-jöiden tunnistamisen. Kvantitatiivisessa eli laskennallisessa vaiheessa luodaan ja määri-tetään hallinnan perusrakenne, esimääri-tetään laskelma käyttäen tilastollisia menetelmiä, tar-kennetaan kriittisiä tietoja sekä laaditaan toimintasuunnitelma.
Epävarmuuksien lähteiden tunnistamisesta Lichtenberg on todennut, että usein keskity-tään vain riskeihin ja niistä johtuviin negatiivisiin vaikutuksiin. Riskien ja negatiivisten vaikutusten lisäksi tunnistamisen pitää sisältää myös epävarmuudesta johtuvien positii-visten asioiden tunnistamisen, koska hyvät kehitysideat syntyvät usein tulevaisuuden ennakoimisesta. (Lichtenberg 2000, 62)
Lichtenberg (Lichtenberg 2000, 86-94) lähestyy epävarmojen parametrien käsittelyä hierarkiaan perustuvan tekijöiden kuvaamisen ja kolmipistemenetelmän avulla. Hie-rarkkinen kuvaaminen perustuu ylätason tekijöiden osittamisen lähtötietojen kannalta oleellisiin alatasoihin (top-down). Kolmipistemenetelmän lähtökohtana on epävarmojen tekijöiden (numeroiden) pienin, suurin ja todennäköisin arvo sekä näiden perusteella muodostettu keskiarvo. Lukuun liittyvä epävarmuus kuvataan vaihteluvälinä, jonka ne-liötä kutsutaan prioriteettiluvuksi20. Prioriteettilukujen perusteella tunnistetaan suurim-mat epävarmuutta aiheuttavat tekijät, jotka toimivat jatkotarkastelussa epävarmuuden pienentämisen perustana. Osittamisperiaatteen mukaan suurimmat epävarmuutta aiheut-tavat tekijät ositetaan pienempiin osatekijöihin, joille määritetään omat prioriteettiluvut.
Osittamisprosessi päätetään, kun suurimmat prioriteettiluvut kuuluvat tekijöille, joiden epävarmuutta ei voida pienentää. Osittamisen jälkeen analysointiryhmä päättää epävar-muutta vähentävistä toimenpiteistä niille tekijöille, joiden epävarepävar-muutta ei voi pienentää enää osittamalla.
19 englanninkielinen termi ”Successive Principle”
20 englanninkielinen termi ”Priority Figure”