Konfiguraationhallintajärjestelmän käyttötarkoitus on monipuolinen. Esimerkki tästä voisi olla konfiguraationhallintajärjestelmän sisällä oleva tieto, jota käytetään finanssipuolen omaisuudenhallintajärjestelmälle tarkkojen omaisuudenhallintaprosessien raportoimiseksi. Konfiguraationhallintajärjestelmä sisältää tietoa rakenneosista ja niiden välisistä suhteista sekä kaikista niihin liittyvistä häiriöistä, ongelmista, tunnetuista virheistä ja julkaisudokumenteista.
Konfiguraationhallintajärjestelmään voidaan sisällyttää myös muuta organisaatiota koskevaa tietoa kuten tietoja työntekijöistä, toimittajista, asiakkaista ja käyttäjistä (Office of Government Commerce, 2007). Konfiguraationhallintajärjestelmä koostuu
17
yleensä neljästä kerroksesta: Esittelykerros (joka sisältää eri näkymiä eri ryhmille), tiedon prosessointikerros (raporttien ja kyselyiden luominen), tiedon integraatiokerros (tiedon koonti ja järjestäminen) ja tietokerros (sisältää tietoa eri lähteistä kuten konfiguraatiotietokannasta, havainto- ja inventointityökaluilta tai projektitietoa) (Bon et al., 2007).
Konfiguraationhallintajärjestelmä voi saada tietoa useammasta fyysisestä konfiguraatiotietokannasta, jotka yhdessä muodostavat federoidun konfiguraatiotietokannan (Federated Configuration Management Database, FCMDB).
Muina tietolähteinä konfiguraationhallintajärjestelmä käyttää esimerkiksi definitiivisiä mediakirjastoja. Konfiguraationhallintajärjestelmä pyrkii siihen, että sen tietokannoissa olisi mahdollisimman paljon liiketoiminnan kannalta olennaista ja päivitettyä tietoa, ilman kahdennuksia. Palveluiden kehittyessä niiden elinkaaren aikana kehittyy myös niiden konfiguraatiotieto. Tämä tieto yhdistetään integroiduiksi tietueiksi, jota eri sidosryhmät käyttävät koko palvelun elinkaaren ajan. Tämän takia konfiguraationhallintajärjestelmän tulee rakentua oikeanlaisen tiedon ympärille toimittaakseen muille palvelunhallintaprosesseille tilanteeseen sopivat kysely- ja raportointityökalut käytettäväksi (Office of Government Commerce, 2007).
Nykypäivän isoissa ja monimutkaisissa järjestelmissä ei organisaatioiden ole järkevää ylläpitää vain yhtä konfiguraatiotietokantaa, koska tämän skaalautuvuuden rajat tulisivat nopeasti vastaan. Tämän takia organisaatioiden olisi järkevää pitää osaa rakenneosatiedoistaan paikallisesti tallennetuissa paikoissa ja loppuja tietojaan etäisellä tallennuspaikalla. Tiedon tallennuspaikan ei tulisi näkyä loppukäyttäjälle, vaan tietoon pitäisi päästä käsiksi nopeasti ja vaivattomasti yhden rajapinnan kautta (Keel et al., 2007). Alla olevassa kuvassa (Kuva 3.) on mallinnettu IT-infrastruktuuri, joka voidaan lisätä konfiguraatiotietokantaan.
18
Tulostin
Tietokone-1
Tietokone-2 Tietokone-3
Tietokone-4
Tietokone-5
Kannettava tietokone-2
Tietokone-7
Tietokone-8 Tietokone-9 Tietokone-10 Tietokone-11
Palvelin
Kannettava tietokone-1
Kannettava tietokone-3
Modeemi
Käyttäjä
Reititin
Kuva 3. Esimerkki IT-infrastruktuurin mallintamisesta (Servicetonic, 2018, mukaillen).
Monilla organisaatioilla on jo käytössään tiettyjä elementtejä konfiguraationhallinnasta, kuten arkistot dokumenteista, laskentataulukoita tai paikallisia tietokantoja, joita voidaan käyttää konfiguraationhallintajärjestelmässä.
Konfiguraatiotietokantojen lataamiseksi ja ylläpitämiseksi tulisi kehittää automatisoituja prosesseja, joilla voitaisiin vähentää virheiden määrää sekä optimoida kustannuksia. Erilaisia työkaluja kuten havainnointityökaluja, auditointityökaluja ja verkonhallintatyökaluja voidaan käyttää, jotta konfiguraatiotietokannat saataisiin täytettyä. Näitä työkaluja voidaan myös käyttää konfiguraatiotiedon vertaamiseen konfiguraationhallintajärjestelmän ja tuotantoympäristön välillä (Office of Government Commerce, 2007).
Koska muut ITSM-prosessit (kuten häiriön-, ongelman-, muutoksen-, julkaisun-, palveluntason- ja saatavuudenhallinta) hyödyntävät konfiguraatiotietokannan tietoa, tulee tiedon, jolla konfiguraatiotietokanta toteutetaan (konfiguraatiotietokannan ulottuvuus), olla tarkasti määritetty. Tämän määrittämiseksi tulisi organisaatioiden miettiä, mitkä kaikki asiat sisällytetään konfiguraatiotietokannan ulottuvuuteen.
19
Otetaanko kaikki laitteisto kuten tulostimet, näytöt, näppäimistöt tai henkilökunta mukaan? (Office of Government Commerce, 2005). Konfiguraatiotietokantaa ei tulisi nähdä pelkästään tietokantana, joka sisältää tietoa organisaation rakenneosista, vaan ratkaisuna, joka mahdollistaa kriittisten liiketoimintafunktioiden toteuttamisen IT:n tuella (BMC Software, 2005).
Konfiguraatiotietokanta on paljon muuta kuin vain tietokanta, johon tallennetaan tietoa eri laitteistojen ja ohjelmistojen rakenneosista. Todellinen konfiguraatiotietokanta on meta-tietokanta tai tietokantojen tietokanta. Se tarjoaa kontekstia IT-infrastruktuurin sisällön kuvauksien kartoittamiseen, jotka on tallennettu muihin tietokantoihin. Jotkut organisaatiot pitävät konfiguraatiotietokantoinaan Excel-taulukoita, itse luotuja relationaalisia tietokantoja tai Visiolla luotuja kaavioita, kun taas todellinen konfiguraatiotietokanta on definitiivinen. Toisin sanoen, konfiguraatiotietokannan sisällä olevaa tietoa ei tulisi tarvita varmistaa tai todentaa.
Konfiguraatiotietokannan tarkoituksena on olla uskottava lähde konfiguraation rakenneosille (Marquis, 2007).
Konfiguraatiotietokanta täytetään erilaisilla rakenneosilla, jotka voivat olla esimerkiksi: fyysisiä artefakteja, IT-omaisuutta, -palveluita ja näiden komponentteja, turvallisuuskomponentteja tai dokumentaatiota kuten palvelutasosopimus, proseduureja, ohjekirjoja, teknisiä määrittelyjä, organisaatiokarttoja, lisenssejä, ihmisiä ja projektisuunnitelmia. Konfiguraatiotietokannassa sijaitsevat rakenneosat sijaitsevat fyysisesti jossain muualla. Konfiguraatiotietokantaan lisättävät rakenneosat sisältäisivät versionumeron, julkaisupäivän, tekijän sekä muun tarpeellisen tiedon (Office of Government Commerce, 2005; Bon, 2006).
Konfiguraatiotietokannan tarkkuuden parantamiseksi tulisi kaikki siihen liittyvät virheet tunnistaa ja laskea. Varmin tapa löytää virheitä olisi tehdä pistotarkistuksia tai tieto-auditointeja konfiguraatiotietokannalle. Toisin sanoen konfiguraatiotietokannassa olevaa tietoa verrataan muihin tietoihin (kuten havainnointityökalun tietoihin) virheiden löytämiseksi (Klosterboer, 2007). Kuvassa (Kuva 4.) on listattu konfiguraatiotietokannan virheiden havainnointikeinoja.
20
Kuva 4. Virheiden aktiivinen etsiminen konfiguraatiotietokannasta (Klosterboer, 2007, mukaillen).
Pistokokeen otoskoon tulisi kattaa 5 prosenttia tietokannan koosta. Jos virheitä ei löydetä, voidaan tätä otoskokoa pienentää ja jos virheitä löydetään, voidaan sitä kasvattaa, kunnes virheitä aiheuttavat syyt löydetään. Joka kerta kun muutosta ehdotetaan, tulisi arvioida miten muutos vaikuttaa konfiguraatiotietoihin. Usein muutoksen ehdotuksen yhteydessä mahdollisia virheitä paljastuu konfiguraatiotietoa tarkastellessa. Yleensä häiriön ilmetessä sitä hoitavat henkilöt paneutuvat syvälle organisaation tiettyyn osa-alueeseen. Tällöin olisi hyvä panostaa löydösten vertaamiseen CMDB-tietoja vasten. Mitä useampi henkilö tuntee olevansa vastuussa konfiguraatiotietokannan tarkkuudesta, sitä tarkempi se tulee olemaan (Klosterboer, 2007).
Kaikki rakenneosista johtuvat häiriöt on mahdollista paikantaa nopeasti konfiguraatiotietokannassa olevan tiedon perusteella, koska sen sisälle on tallennettu IT-infrastruktuurin rakenneosat ja niiden väliset suhteet. Konfiguraatiotietokannassa sisältävästä tiedosta voidaan luoda palveluraportteja, joita voidaan käyttää esimerkiksi
21
palveluiden parantamiseksi. Esimerkkinä tästä voisi olla yhden palvelun rakenneosien seuraaminen konfiguraatiotietokannassa, joka voisi mahdollisesti paljastaa meille, että kyseinen palvelu ei olisi täysin konfiguraatiotietokannan ulottuvuuden sisällä (jotain rakenneosaa esimerkiksi tarjottaisiin ulkoisen toimittajan puolesta, eikä sitä olisi kirjattu konfiguraatiotietokantaan). Tämä kyseinen palvelu ei olisi täysin tuettu ja sen puuttuvat rakenneosat tulisi liittää konfiguraatiotietokantaan ja sen ulottuvuuteen (Office of Government Commerce, 2005).
Kun konfiguraatiotietokannan laajuus on määritetty oikein, voidaan määrittää rakenneosien elinkaarten elementit. Tärkeä päätös tässä vaiheessa on päättää, että otetaanko keskeneräiset rakenneosat konfiguraatiotietokantaan vai ei. Mukaan ottaminen takaisi paremman kontrollin rakenneosia koskeviin muutoksiin ja niiden siirtyminen tuotantoympäristöön sujuisi sulavammin. Toisaalta tämä kuormittaisi rakenneosien tilojen valvontaa ja mahdollisesti laajentaisi konfiguraationhallinnan ulottuvuutta suhteessa tuotteen elinkaareen (Office of Government Commerce, 2005).
Konfiguraatiotietokannan avulla organisaatiot pystyvät paremmin kohdistamaan IT-resurssejaan tukemaan liiketoimintojensa tarpeita. Konfiguraatiotietokanta auttaa organisaatioita hallitsemaan IT-infrastruktuuria asiakaskeskeisestä näkökulmasta, koska konfiguraatiotietokannasta saatava tieto auttaa pitämään tarjottujen palveluiden tason optimaalisella tasolla. Konfiguraatiotietokannan avulla varmistetaan rakenneosien kontrollointi ja saavutetaan valmius auditoinnille. Näin konfiguraatiotietokanta luo pohjaa muiden IT-palvelunhallintaprosessien toteuttamiselle ja käyttöönotolle (BMC Software, 2005).