Kiinteistöpalvelut ja kiinteistöjohtaminen

Määritelmät

Suomen kiinteistötyönantajat ry (2019) määrittelee kiinteistöpalveluiden tarkoittavan kiin-teistöjen kuntoon ja arvon säilymiseen liittyviä hoito- ja ylläpitopalveluita. Tällaisia palve-luita ovat esimerkiksi kiinteistöhuolto, tekniset palvelut, energianhallintapalvelut, siivous ja ulkoalueiden hoito. Lisäksi kiinteistöpalveluiden piiriin kuuluvat myös erilaiset toimitila- ja käyttäjäpalvelut, joiden avulla luodaan puitteet kiinteistöjen ja toimitilojen käyttäjille.

Tästä esimerkkinä on aula-, kokous- ja turvapalvelut. (Kiinteistötyönantajat ry 2019) Kiinteistöpalveluiden tarjoajan pääasiallinen asiakas on kiinteistön omistaja, jonka vas-tuulla on kiinteistöjohtaminen. Atkin & Brooks (2015) esittävät, että kansainvälinen kiin-teistöjohtamisen liitto määrittelee kiinkiin-teistöjohtamisen ammattina, joka käsittää useita ra-kennetun ympäristön toiminnallisuuden varmistamiseen liittyviä aloja yhdistämällä ihmi-siä, paikkoja, prosesseja ja teknologiaa (Atkin & Brooks 2015). Atkin & Brooks (2015) mainitsevat, että yleisenä määritelmänä toimialalle pidetään Barrettin & Baldryn (2003) määritelmää, jossa kiinteistöjohtaminen on integroitu lähestymistapa rakennusten ja inf-rastruktuurin operointiin, ylläpitoon, kehittämiseen ja adaptointiin, jonka myötä voidaan luoda organisaation tavoitteita tukeva ympäristö. Näin ollen kiinteistöjohtaminen vaikut-taa kiinteistössä toimivan organisaation kykyyn toteutvaikut-taa sen tavoite ja mahdollisuuksiin optimoida kustannuksia ja resursseja, sekä tuottaa palveluita. Araszkiewicz (2017) mai-nitseekin, että taloudellisesti katsoen kiinteistöjohtamisen tarkoitus on vapauttaa raken-nuksen käyttäjät ongelmista, jotka eivät liity suoraan sen ydinliiketoimintaan. Kiinteistö-johtaminen pyrkii luomaan lisäarvoa yritykselle ydinliiketoimintaa tukevien prosessien kustannusten pienentymisen kautta ja tätä kautta lisäämään organisaation ja yksilöiden tehokkuutta (Araszkiewicz 2017). Kommunikaatio ja informaation kulku ovat avainase-massa kiinteistöjohtamisen tavoitteiden saavuttamisessa.

Kiinteistöjohtamisen tarkoituksena on tarjota tukea organisaatioiden ydinliiketoiminnalle tuottamalla erilaisia palveluita. Kiinteistöpalveluiden toimiala linkittyy näin ollen vahvasti kiinteistöjohtamiseen, sillä usein kiinteistöpalveluiden tarjoaminen on kiinteistöjohtajan vastuulla. Kiinteistöjohtaja vastaa vuokralaisille ja käyttäjille siitä, että kiinteistöpalvelut ovat asiamukaiset. Näin ollen palveluiden tarjoaja vastaa toimistaan asiakkaalleen, eli kiinteistön omistajalle, ja kiinteistön omistaja tilojensa kunnosta kiinteistönsä käyttäjille.

Selvyyden vuoksi todetaan, että kirjallisuudessa kiinteistöpalveluiden ja kiinteistöjohta-misen erottaminen toisistaan ei ole suoraviivaista, sillä usein katsotaan, että kiinteistö-palvelut ovat osa kiinteistöjohtamiseen kuuluvaa työtä. Tämä päällekkäisyys käy ilmi myös Suomen kiinteistötyönantajat ry:n (2019), Barrettin & Baldryn (2003) j Araszkiewic-zin (2017) määritelmistä. Näin ollen molempia toimialoja on syytä tarkastella rinnakkain.

Tehtävät

Kiinteistöpalveluihin liittyy keskeisesti kiinteistön kunnon varmistamiseen ja ylläpitoon liit-tyvät palvelut. Kiinteistöjohtajan vastuulla onkin huollon johtaminen (englanniksi mainte-nance management). Huollon johtamisen tarkoituksena on hallita ja optimoida kiinteistön elinkaarta kokonaisvaltaisesti. Tällä tarkoitetaan prosessia, joka pyrkii taloudellisesti maksimoimaan kiinteistön käyttökelpoisuuden ja luotettavuuden elinkaaren aikana, sekä varmistamaan että kiinteistön huollettavuus ja turvallisuus vastaavat vaadittua tasoa (Pintelon & Parodi-Hertz 2008).

Kobbacy & Murthy (2008) esittävät, että kiinteistön ylläpitoon tarvitaan strategisen, takti-sen ja operatiivitakti-sen tason toimia, jotka ovat: 1) ylläpitostrategia, 2) ylläpidon suunnittelu ja aikatauluttaminen ja 3) ylläpidon toteuttaminen. Ylläpitostrategian tarkoituksena on lii-ketoimintastrategian kanssa linjata päätökset ylläpidon toteuttamisesta ja tarjota päätök-sentekijöille ratkaisuja erilaisiin käytäntöihin, kuten hajonneiden osien korvaamiseen.

Huoltojen suunnittelu ja aikatauluttaminen tarkoittaa ylläpidon käytäntöjen laatimista esi-merkiksi historiallisen datan pohjalta, tai toimialan standardien mukaisesti. Toimeenpano tarkoittaa suunniteltujen huoltojen ja ylläpitotoimien toteuttamista.

Iso osa kiinteistön omistajan ylläpitovelvollisuuksista liittyy kiinteistön huoltoon ja toon. Cotts (1999, s. 216) jaottelee kiinteistön omistajan näkökulmasta huollon ja ylläpi-don osa-alueet seuraavasti:

• Kiinteistön ylläpito tarkoittaa työtä, joka vaaditaan siihen, että kiinteistö säilyy käyttökelpoisena siltä vaaditun eliniän ajan. Tämä sisältää esimerkiksi kausittai-sia tai satunnaikausittai-sia tarkastukkausittai-sia, säätöjä, koneiden rasvausta, puhdistamista, maalausta ja osien vaihtamista. Kiinteistön ylläpidon tarkoituksena on estää rik-koutumiset ja pienentää huoltojen tarvetta, mutta sen ei ole itsessään tarkoitus pitkittää kiinteistön elinikää tai tuoda kiinteistöön merkittävää lisäarvoa.

• Kiinteistöhuolto tarkoittaa työtä, jonka avulla palautetaan hajonneet, tai vaurioi-tuneet osat kiinteistöstä takaisin normaaliin käyttötilaan. Huollot voidaan luoki-tella pieniin, tai merkittäviin huoltoihin. Pienet huollot liittyvät kiinteistön ylläpitoon ja ovat kestoltaan lyhyitä. Suuret huollot tarkoittavat kestoltaan pidempiaikaisia töitä, jotka vaativat enemmän resursseja kuin kiinteistölle on yleensä varattu.

Suuret huollot pitkittävät yleensä kiinteistön elinikää, mutteivat nosta sen arvoa.

Perusjakona on, että kiinteistöhuoltoa tehdään tarpeesta ja kiinteistön ylläpitoa tehdään ennakoivasti.

• Korvaaminen tarkoittaa kiinteistöhuoltoa, jossa jokin kiinteistön kiinteä osa kor-vataan toisella saman asian suorittavalla osalla. Esimerkiksi kiinteistön ilmastoin-tilaite voidaan korvata uudella. Korvaamisen tarve voi nousta esiin esimerkiksi vanhentumisen tai hajoamisen seurauksena.

Kiinteistöhuolto on eräs keskeisimmistä kiinteistöpalveluiden toiminnoista. Puķīte & Gei-pele (2017) mainitsevat kiinteistöhuollon olevan joukko toimintoja, jotka suoritetaan kiin-teistön rakenteista ja palveluista huolehtimiseksi, ja tarkoitettujen ominaisuuksien toimin-takyvyn varmistamiseksi kiinteistön elinkaaren aikana. Kiinteistöhuolto voidaan myös määritellä työnä, jonka tarkoituksena on säilyttää, palauttaa tai kehittää kiinteistön jo-kaista osaa, sekä ylläpitää kiinteistön rakennetta ja ympäristöä hyväksyttyjen standar-dien mukaisesti ja arvon säilyttämiseksi. Se sisältää toimintoina kehittämisen, kunnosta-misen, päivittämisen ja korjaamisen. (Plavina & Geipele 2013)

Alner & Fellows (1990) mainitsevat kiinteistöhuollon tarkoituksen olevan: 1) varmistaa kiinteistöjen ja niihin liittyvien palveluiden kunnon, 2) varmistaa, että kiinteistöt ovat ter-veellisiä käyttää, 3) varmistaa, että kiinteistön olosuhteet vastaavat vaatimuksia, 4) suo-rittaa kiinteistön arvon säilyttämiseen vaadittava työ ja 5) suosuo-rittaa kiinteistön laadun säi-lyttämiseen vaadittava työ.

Kiinteistöhuoltoon liittyy isoja strategisia tavoitteita ja kysymyksiä, kuten esimerkiksi ka-tastrofaalisten hajoamisten välttäminen ja kiinteistön osien huollon suunnittelu siten, että kiinteistön käyttöikä säilyy vaaditun ajan. Kobbachy & Murthy (2008) mainitsevat, että kiinteistön huoltostrategia on yleensä luonteeltaan jompikumpi seuraavista:

• Korjaava huolto tarkoittaa strategiaa, jossa organisaatio tilaa huollon vasta, kun sen tarve ilmenee. Tämän strategian mukaan omaisuutta käytetään lähtökohtai-sesti hajoamispisteeseen asti. Tämä on kenties perinteisin menetelmä, ja sen mukaan huollot nähdään yleensä lähinnä välttämättömänä pahana. Ei-kriittisten laitteiden kohdalla strategiaa voidaan käyttää edelleen. Strategian käyttöä puol-taa näkemys, jonka mukaan huolto ei itsessään tuota asiakkaalle lisäarvoa, vaan arvo syntyy vasta huollon kohteen toimivuuden kautta.

• Ennakoiva huolto tarkoittaa strategiaa, jossa huoltoja pyritään tekemään enna-koivasti, jotta vältytään hajoamisilta ja poikkeustilanteilta. Esimerkiksi laitteen huoltohistorian ja vastaavien laitteiden huolloista muodostettujen tilastojen pe-rusteella voidaan määritellä aikaperiodi, jonka lopussa laite todennäköisesti tulee

hajoamaan. Tällöin laitteiston huolto suoritetaan ennen tämän periodin loppua.

Strategia perustuu siis siihen, että laite luultavasti vaatii huollon kyseisenä en-nustettuna ajanhetkenä. Tällöin huoltokäyntejä tehdään kuitenkin enemmän kuin on välttämättä tarpeen, ja tarpeettomat huollot aiheuttavat ylimääräistä haittaa käyttäjille sekä kustannuksia omistajille. Ennakoiva huolto soveltuu parhaiten lait-teistoille, joiden elinikä on varsin selkeästi tiedossa ja joiden hajoaminen aiheut-taisi merkittävää haittaa. Lisäksi ennakoiva huolto on usein toimiva, jos laitetta ei ole järkevää korjata, vaan se täytyy lähtökohtaisesti korvata. Tällöin laitteen kor-vaaminen tietyin väliajoin on järkevää, jotta vältytään ylimääräisiltä ongelmilta.

Usein suunnitellut ennakoivat huollot kuitenkin epäonnistuvat huonon tiedonhal-linnan takia.

Huoltoon ja ylläpitoon liittyvien toimien lisäksi kiinteistöihin liittyy yleensä myös lukuisia muita palveluja, joita kiinteistön omistajien tulee johtaa toiminnassaan. Organisaatiosta riippuen nämä palvelut ovat joko vuokralaisten tai kiinteistöjohtajan vastuulla, jolloin näistä palveluista saattavat vastata eri toimittajat. Tämän vuoksi kiinteistön omistajalla on paljon vastuuta kokonaisuuden hallitsemisessa. Cotts (1999, s. 232) listaa erilaisia, erityisesti liikekiinteistöihin ja toimistorakennuksiin liittyviä kiinteistöpalveluita seuraa-vasti:

• Vartiointi ja turvallisuus tarkoittaa kiinteistöjen turvallisuuden varmistamista kaikkina vuorokaudenaikoina. Tämä tarkoittaa esimerkiksi hälytysjärjestelmiä (palohälytykset, murtohälytys, koneiden ongelmien raportointi), ympärivuoro-kautista valvontaa, järjestyksenpitoa ja tietoturvan varmistamista.

• Viestintä tarkoittaa esimerkiksi kiinteistön verkko- ja puhelinpalveluita, kuten kiinteistön puhelinvaihdetta.

• Kopiointipalvelut tarkoittavat yleensä toimistoissa ja työpaikoilla tarvittavien tu-lostimien ylläpitoa ja niiden sijaintia. Tutu-lostimien sijainti on olennainen kysymys isoissa organisaatioissa, joissa saatetaan tulostaa huomattavia määriä paperia päivässä.

• Arkistojen hallinta tarkoittaa erilaisten asiakasyrityksen arkistoitavien materiaa-lien (esim. tilinpäätökset ja asiakastiedot) hallinnointia ja siihen liittyviä haasteita

• Liikkuminen ja tavarantoimitus tarkoittaa esimerkiksi parkkipaikkojen olemas-saoloa ja sijaintia, sekä työpaikkakuljetuksia (kuten shuttle-bussit)

• Ruokapalvelut tarkoittavat kiinteistössä sijaitsevien ruokailumahdollisuuksien järjestämistä. Ruoan valmistustilat ovat kohtuullisen kalliita, ja ruoka pilaa hel-posti pintamateriaaleja ja huonekaluja. Tämän vuoksi ruokapalvelut vaativat jat-kuvaa ylläpitoa, ja investointia ei luonnollisesti haluta tehdä turhaan.

• Taideohjelmat tarkoittavat kiinteistön sisäistä koristelua ja tätä kautta viihtyisyy-den nostamista. Tähän liittyviä elementtejä voivat olla esimerkiksi erilaiset pat-saat ja taulut, sekä muut kiinteistön viihtyvyyttä nostavat ominaisuudet.

• Lastenhoito tarkoittaa esimerkiksi työpaikan kiinteistöön tai sen läheisyyteen jär-jestettävää lastenhoitomahdollisuutta

• Terveys ja liikuntapalvelut tarkoittavat esimerkiksi kiinteistön kuntosaleja, hie-rontahuoneita ja saunoja