3.5 Oikeus itseään koskevaan tietoon ja tietojensa tarkastamiseen
3.5.6 Julkisuuslain mukaisen tiedon pyytämisen ja antamisen tapa
Tiedon pyytäjälle on asetettu velvollisuus yksilöidä tietopyyntö riittävästi siten, että viran-omainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 13.1 §). Tiedon pyytäjää on sa-man säännöksen mukaan kuitenkin avustettava yksilöimään asiakirja. Asianosaisjulkisuus voidaan toteuttaa asianosaisen tai viranomaisen aloitteesta. Asiakas voi pyytää saada tiedon viranomaisen asiakirjan sisällöstä (JulkL 13 §), ja asiakirjan sisällöstä annetaan tieto
suulli-187 Ks. Mäenpää 2017, s. 352.
188 Paaso 2007, s. 45.
189 HE 30/1998 vp, s. 70. Ks. myös Voutilainen (2019a, s. 432), joka huomauttaa, että erityisesti viranomais-toiminnassa on tärkeää selvittää, mikä tarkoitus tietopyynnöllä on, koska tietojen antamista koskevat menette-lyt poikkeavat julkisuuslain 11 §:n ja 12 §:n ja toisaalta EU:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan säännöksissä.
190 Ks. esim. EOAK 27.6.2018 dnro EOAK/2657/2017; EOAK 20.7.2018 dnro EOAK/1468/2018.
191 Ks. Posio 2008, s. 238.
192 Ks. Paaso 2007, s. 42.
193 Kattelus 2006, s. 699.
194 Posio 2008, s. 7 ja 287.
195 Ks. esim. EOAK 20.7.2018 dnro EOAK/1468/2018, jossa kantelijalle oli toimitettu häntä itseään ja lastaan koskevia asiakirjoja vasta, kun EOA:n kansliasta oli lähetetty sosiaalitoimelle selvityspyyntö kantelun joh-dosta. Kantelijaa oli ratkaisun mukaan aluksi pyritty avustamaan pyydettyjen tietojen yksilöimisessä, mutta sen jälkeen tiedot oli jätetty antamatta, samoin kuin julkisuuslain mukainen ohjaus.
sesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunnelta-vaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste (JulkL 16 §). Tieto on annettava pyydetyllä tavalla, paitsi jos pyynnön noudattaminen aiheuttaa kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle asiakirjo-jen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi (JulkL 16.1 §).196 Täten esimerkiksi asian suullinen selostaminen ei riitä, jos asiakas pyytää jäljennöstä asiakirjasta.197
Asiakirjan antamisesta päättää julkisuuslain 14.1 §:n mukaan pääsääntöisesti se viranomai-nen, jonka hallussa asiakirja on. Usein sosiaalihuollon asiakkaat ottavat yhteyttä siihen ta-hoon tai henkilöön, jonka kanssa ovat asioineet asiassaan. Jos sosiaalihuollon viranomaiselta pyydetään asiakirjaa, jonka jokin toinen viranomainen on laatinut tai joka muutoin kuuluu toisen viranomaisen käsiteltävänä olevaan asiaan, asia voidaan siirtää tämän oikean viran-omaisen ratkaistavaksi (JulkL 15.1 §). Asiakkaan tulee siis asiansa käsittelyyn myös silloin, kun pyyntö on alun perin kohdistettu väärälle viranomaiselle.
Jos pyydetyn tiedon antamisesta kieltäydytään, tulee ilmoittaa tiedon pyytäjälle kieltäytymi-sen syy; antaa tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaikieltäytymi-sen ratkaistavaksi198; tiedustella asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi vi-ranomaisen ratkaistavaksi sekä antaa tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista (JulkL 14.3 §).199 Asia on lain 14.4 §:n mukaan käsiteltävä viivytyksettä. Tieto tulee antaa viimeis-tään kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai viimeisviimeis-tään kuukauden kulu-essa, jos asiakirjoja on paljon, niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat muutoin erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän. So-siaalihuollon asiakirjat ovat salassa pidettäviä, joten pääsääntöisesti tieto tulee antaa kuu-kauden kuluessa pyynnön saapumisesta. Tieto tulee kuitenkin pyrkiä antamaan
mahdolli-196 Tällainen syy ei ole Mäenpään (2019, kohta Kohtuuton haitta) mukaan viranomaisen huonosti hoidettu asiakirjahallinto tai kopioinnista koituva työmäärä.
197 Ks. Mäenpää 2019, kohta Vaihtoehtoiset tiedon antamistavat. Paaso (2007, s. 48–49) sen sijaan katsoo, että verbaalista viestintää voidaan pitää pääsääntönä palvelujen toteuttamisen yhteydessä käytävässä viestinnässä.
Hänkin huomauttaa, että pääsääntönä asiakirjapohjaisen informaation antamisessa on sen antaminen pyyde-tyssä muodossa.
198 Säännöksessä tarkoitetaan sitä viranomaista, jonka hallussa asiakirja on ja joka JulkL 14.1 §:n mukaan päättää asiakirjan antamisesta.
199 Ks. OKV 12.1.2017 dnro OKV/68/1/2016, jossa apulaisoikeuskansleri korostaa asiakkaan oikeutta saada asiakirjapyyntöön kielteinen, valituskelpoinen päätös, jos asiakkaalle ei anneta hänen pyytämiään tietoja. Myös AOA:n sijainen korostaa kielteisen tiedonsaantipäätöksen perusteluvelvollisuutta (16.5.2019 dnro EOAK/3411/2018).
simman pian, eikä vasta kuukauden kuluessa, paitsi jos kyse on erityisen vaikeasta tapauk-sesta.200 Kielteisestä päätöksestä voi valittaa suoraan hallinto-oikeuteen (JulkL 33 §), eikä siitä siten tarvitse tehdä ensin oikaisuvaatimusta, toisin kuin suurimpaan osaan sosiaalihuol-toa koskeviin muihin päätöksiin, kuten palvelun myöntämistä koskevaan päätökseen.
Asiakirjaa voidaan pyytää suullisesti tai kirjallisesti, koska pyynnön muodosta ei ole sää-detty.201 Viranomainen ei voi esimerkiksi edellyttää tietyn lomakkeen käyttämistä tietopyyn-nön tekemisessä eikä sitä tarvitse tehdä kirjallisesti, kuten ylimmät laillisuusvalvojat muis-tuttavat ratkaisukäytännössään.202 Julkisuuslain mukaisen pyynnön voi tehdä asiamiehen tai avustajan välityksellä.
Tapauksessa EOAK 27.6.2018 dnro EOAK/2657/2017 oli kyse lastensuojeluasiakirjojen saantipyynnöstä, johon ei vastattu huolimatta siitä, että asiakkaan asiamies tiedusteli ja kiirehti asian käsittelyä useaan otteeseen. Asiamies pyysi myös kaupunkia tekemään muutoksenhaku-kelpoisen päätöksen tietojen antamisesta, mikäli tietoja ei toimiteta. Vaikka tietopyynnössä oli yksilöity, että kyse on julkisuuslain 11 §:n mukaisesta asianosaisen tietopyynnöstä ja tieto-pyynnön yhteydessä oli toimitettu valtakirja asiamiehen toimintaa varten, sosiaalitoimi oli kä-sitellyt pyynnön henkilötietolain mukaisena tarkastuspyyntönä. Tietoa ei ollut annettu, koska asiakas ei ollut pyytänyt sitä itse. EOA muistutti kaupunkia siitä, ettei julkisuuslakiin sisälly henkilötietolain mukaisia edellytyksiä tietopyynnön esittäjästä eli siitä, että tieto voidaan pyy-tää vain henkilökohtaisesti. Tällaista henkilökohtaisen pyynnön edellytystä ei sisälly myös-kään nykyiseen yleiseen tietosuoja-asetukseen tai tietosuojalakiin.
Apulaisoikeuskansleri korosti pyynnön vapaamuotoisuutta ratkaisussaan 28.12.2016 dnro OKV/1610/1/2015 ja OKV/635/1/2016. Vaikeavammainen asiakas oli tehnyt kuljetuspalve-luihin liittyvän oikaisuvaatimuksen yhteydessä asiakirjapyynnön, joka liittyi kuljetuspalvelu-päätöksen perusteena oleviin aluetaksin tietoihin. Pyyntöä ei ollut huomattu, koska se esitettiin oikaisuvaatimuksen yhteydessä. Asiakas pyysi myöhemmin tiedot erillisellä lomakkeella,
jol-200 Ks. Mäenpää 2019, kohdat Mahdollisimman pian ja Kaksi viikkoa – kuukausi ja Voutilainen 2019a, s. 547.
Apulaisoikeuskansleri on korostanut aikarajojen merkitystä ratkaisussaan 28.12.2016 dnro OKV/1610/1/2015 ja dnro OKV 635/1/2016; eduskunnan oikeusasiamies huomautukseen johtaneessa ratkaisussaan EOAK 8.4.2014 dnro 302/4/13; apulaisoikeusasiamies ratkaisussaan 27.6.2018 dnro EOAK/2657/2017 ja apulaisoi-keusasiamiehen sijainen ratkaisussa 16.5.2019 dnro EOAK/3411/2018.
201 Pyynnön muodosta ei säädetä myöskään GDPR:ssä tai tietosuojalaissa. Kumotun henkilötietolain 28.1 §:n mukaan pyyntö tuli esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
202 Ks. OKV 19.8.2014 dnro OKV/1640/2012 ja OKV/1645/1/2013; OKV 28.10.2015 dnro OKV/1153/1/2014;
OKV 16.8.2016 dnro OKV/1668/1/2015; EOAK 11.12.2012 dnro 3990/4/10; EOAK 16.5.2019 dnro EOAK/3411/2018. Ks. myös Voutilainen 2019a, s. 433 ja 530.
loin hän sai pyyntöönsä kielteisen päätöksen sillä perusteella, ettei tietoja voida eritellä asia-kaskohtaisesti, vaan pyydetty laskuliite sisältää muitakin kuljetuspalveluasiakkaita koskevia salassa pidettäviä tietoja. Hänelle annettiin kuitenkin oikeus saada tiedot palveluyksikön toi-mistossa, ja apulaisoikeuskansleri piti menettelyä asianmukaisena. Apulaisoikeuskansleri muistutti ratkaisussa julkisuuslain mukaisen pyynnön vapaamuotoisuudesta, jolloin tieto-pyyntö olisi tullut tunnistaa jo oikaisuvaatimuksen yhteydestä. Asiakkaan ei tarvitse ikään kuin helpottaa viranomaisen työtä otsikoimalla tietopyynnöt tietyllä tavalla, vaan on viranomaisen vastuulla tunnistaa tietopyyntö, oli se missä muodossa hyvänsä. Asiakkaalta voidaan tarvitta-essa pyytää lisätietoja asian käsittelemiseksi.