Arkistolainsäädäntö ei määrittele hyvää tiedonhallintatapaa. Julkisuuslain-säädännön mukaan viranomaisen tulee kuitenkin hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyy-destä, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietoon vaikuttavista tekijöistä koko niiden elinkaaren ajan. Näin ollen hyvä tiedonhallintatapa vaikuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon suunnitteluun ja toteuttamiseen. Myös jul-kisuuslainsäädännön hyvää tiedonhallintatapaa koskevat säädökset on otet-tava huomioon asiakirjahallinnossa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa tulee-kin muokata sitä mukaa, kun organisaatiossa tapahtuu muutoksia tai kun syntyy muita tarpeita muuttaa arkistointia. Jatkuva toiminnan valvonta, seu-ranta ja arviointi takaavat palvelujen laadun ja kehittämisen tason. Jatkotoi-menpiteenä on mahdollista vertailla nyt luotua arkistonmuodostussuunni-telmaa vastaavanlaiseen toisen kuntarakennuttajan suunniarkistonmuodostussuunni-telmaan.
Hyvän tiedonhallintatavan kehittämiseen kuuluu myös toiminnan arviointi.
Tämän tutkielman lähtökohtana on ollut yhden kunnan toimitilapalveluiden arkistoinnin kehittäminen. Tavoitteena on ollut niin laadun kuin myös te-hokkuuden turvaaminen sähköisen asiakirjahallinnan yleistyessä. Asiakirja-hallinto on yhteydessä organisaation toimintaprosesseihin. Asiakirjoilla on asiakirjahallinnon kautta elinkaarensa tai säilytysaikansa, aineiston arvon tai fyysisen kokonaisuuden lisäksi merkittävä rooli osana organisaation tehtä-vien hoitoa ja niiden kehittämistä.
Kuntaorganisaatiossa eri osastojen ja toimielimien asiakirjojen säilytysaikaa määriteltäessä on tarkoituksenmukaista, että samankaltaisia aineistoja kos-kevat samat säilytysajat siitä riippumatta, minkä osaorganisaation asiakir-joista on kysymys. Tästä syystä tässä tutkielmassa laaditun arkistonmuodos-tussuunnitelman yhdenmukaisuuden tarkastaa ja hyväksyy kunnan arkisto-toimen johtovastuullinen arkistonsihteeri ennen käyttöönottoa.
Suunnitelmi-en käyttöön vahvistaminSuunnitelmi-en tapahtuu kunnan hallintokäytänteidSuunnitelmi-en mukaises-ti.
Kunnan on turvattava hyvän tiedonhallintatavan toteutuminen myös muu-tostilanteissa esimerkiksi kuntaliitosten yhteydessä. Tällöin suunnitelmalli-sen arkistonmuodostuksuunnitelmalli-sen vuoksi asiakirjahallintoa koskevat muutokset on välttämätöntä suunnitella riittävän ajoissa ja huolella. Savonlinnan seutu-kunta on ollut ja on jatkossakin seutu-kuntaliitosten myötä jatkuvassa muutosti-lanteessa. Kunnan toimintojen uudelleen organisoituessa voidaan yhteneväi-sellä arkistonmuodostuksella helpottaa toimintoja.
Muutos on ollut leimaa antava piirre myös siinä, miten arkistonmuodostusta toteutetaan. Selkein muutostekijä on tietotekniikka ja sen yleistyminen, mut-ta myös halitmut-tavana olevien asiakirjojen mut-tai tiedon ja määräysten määrä on kasvanut huomattavasti. Asiakirjojen arkistoinnissa on siirrytty tekstinkäsit-telyn, taulukkolaskennan, kortisto-ohjelmien ja yksittäisten pöytämikrojen maailmasta tietoverkkojen, asiankäsittelyjärjestelmien, monimutkaisten tie-tokantojen ja multimedian maailmaan, joka on kansainvälinen. Mitä toden-näköisimmin arkistoinnin yhä lisääntyvät sähköiset muodot ja tietopalvelut tulevat lisääntymään ja muuttamaan viranomaisten arkistonmuodostusta.
Asiakirjojen sähköisen säilytyksen osalta tulee huomioida tallenteen fyysi-nen säilymifyysi-nen niin, että tiedot säilyvät tallennusvälineillä vahingoittumat-tomina. Tietojen tulee myös säilyä niille määritellyn säilytysajan käyttökel-poisina ja ymmärrettävinä tiedostomuotojen, formaattien, ohjelmistojen ja laitekannan, muuttuessa. Sähköinen säilytys on toteutettava niin, että tiedot säilyvät turvassa valtuudettomilta muutoksilta. Asiakirjanhallinta onkin jat-kuva prosessi, jossa asiakirjatiedon hallintaa tulee tarkastella organisaation toiminnan ja sen kehittämisen näkö-kulmasta huomioiden niin lisääntyvät sähköiset kuin myös erilaiset asia- ja asiakirjaprosessit.
Tämän tutkielman arkistonmuodostussuunnitelmaa on tarkoitus laajentaa jatkossa niin, että se käsittää toimitilapalveluiden kiinteistönpidon mm.
isännöintiin ja vuokraukseen liittyvät asia-kirjat ja aineistot.
Tämä nyt laadittu arkistonmuodostussuunnitelma kaikkine liitetietoineen on vapaasti eri tahojen hyödynnettävissä.
Lähteet Internetlähteet
Arkistolaitos. (2011a): Keskeiset käsitteet. [viitattu 2.8.2011]. Saatavissa:
<URL: http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkaisuluettelo/d-verkko-oppaat/arkistot-yhteiskunnan-toimiva-muisti/keskeiset-kaesitteet/.
Arkistolaitos. (2011b): Arkistolaitos säilyttää asiakirjallista kulttuuriperin-töä. [viitattu 2.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/.
Arkistolaitos. (2011c): Asiakirjojen käyttörajoitukset. [viitattu 2.8.2011].
Saatavissa: <URL: http://www.arkisto.fi/fi/aineistot/asiakirjojen-kaeyttoerajoitukset/.
Arkistolaitos. (2011d): Asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus. [viitattu 2.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkaisuluettelo/d-verkko-oppaat/arkistot-yhteiskunnan-toimiva-muisti/arkistonmuodostusprosessi-ja-sen-osat-3/.
Arkistolaitos. (2011e): Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpito-tehtävien asiakirjat. [viitattu 4.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/normit/saeilytettaevaet-kunnalliset-tuki--ja-yllaepitotehtaevien-asiakirjat-liite/.
Arkistolaitos. (2011f): Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hä-vittämisestä 8.6.1989. [viitattu 3.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/fi/valtionarkiston-paeaetoes-kunnallisten-asiakirjojen-haevittaemisestae/.
Arkistolaitos. (2011g): Asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus. [viitattu 3.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkaisuluettelo/d-verkko-oppaat/arkistot-yhteiskunnan-toimiva-muisti/arkistonmuodostusprosessi-ja-sen-osat-2/.
Arkistolaitos. (2011h): Kunnallisen asiakirjahallinnon opas. Suositus AL/10550/07.01.01.00/2011 19.4.2011. [viitattu 2.8.2011]. Saatavissa:
<URL: http://wiki.narc.fi/kao/index.php/Etusivu.
Arkistolaitos. (2011i): Seulonta. [viitattu 3.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/tehtavat/seulonta/.
Arkistolaitos. (2011j): Julkisen hallinnon sähköiset palvelut. [viitattu 4.8.2011]. Saatavissa: <URL: http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkisen-hallinnon-saehkoeiset-palvelut/.
Arkistolaitos. (2011k): Sähköinen säilyttäminen. [viitattu 1.10.2011]. Saata-vissa<URL:
http://www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot/usein-kysytyt-kysymykset/asiakirjahallinto/saehkoeinen-saeilyttaeminen/.
Arkistolaitos. (2011m): Näkökulmia arkistonmuodostussuunnitelman tieto-sisältöön, rakenteeseen, laadintaan, ylläpitoon ja käyttömahdollisuuksiin.
[viitattu 10.10.2011]. Saatavissa<URL:
http://www.arkisto.fi/normit/arkistolaitoksen-suositus-arkistonmuodostussuunnitelman-periaatteiksi-asiakirja/#3 .
Lainsäädäntö, määräykset ja suositukset ArkistoL (184/1981): Arkistolaki 20.2.2981/184.
ArkistoL (831/1994): Arkistolaki 23.9.1994/831.
ArkistoA 85/1939: Asetus julkisista arkistoista annetun lain täytäntöön-panosta ja soveltamisesta 24.3.1939/85.
ArkistoA 1012/1982: Arkistoasetus 23.12.1981/1012.
AsetusA (832/1994): Asetus arkistointilaitoksesta 23.9.1994/832.
Asetus 1030/1999: Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030.
Botska, M. (2001): Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Kiinteistötoimi ja rakentaminen 5. Helsinki: Suomen Kuntaliit-to.
HenkilötietoL (523/1999): Henkilötietolaki 22.4.1999/523.
KirjanpitoL (1336/1997): Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336.
L (18/1939): Laki julkisista arkistoista 20.1.1939/18.
L (621/1999): Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621.
Maankäyttö- ja rakennusA.1999: Maankäyttö- ja rakennusasetus 10.9.1999/895.
Maankäyttö- ja rakennusL. 1999: Maankäyttö- ja rakennuslaki 5.2.1999/132.
Valtionarkisto (1989): Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hä-vittämisestä, osa 4 Tekninen hallinto. 8.6.1989.
VM (21/1/2000): Valtionvarainministeriön tietoturvallisuus- ja
tie-tosuojanäkökohdat huomioon ottava yleisohje tarpeettomiksi tulleiden tieto-aineistojen hävittämisestä 19.4.2000.
Kirjat
Aalto, I., Peltomäki, S. ,Westermarck, I. (2001): Palveleva toimisto. Helsin-ki: WSOY.
Aalto, L., Westermarck, I. (1997): Toimistotyö. Helsinki: WSOY.
Itälä, R., Latva-Koivisto, P, Roos, C-M., Toivonen, R. (2000): Pureeko ajan hammas, arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat. Liikearkistoyhdistys ry:n julkaisuja 17. Liikearkistoyhdistys: Helsinki.
Lybeck, J. et al (2006): Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahal-linnon ja arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitoksen toimituksia 2. Arkistolai-tos: Helsinki. [viitattu 1.8.2011]. Saatavissa: <URL:
http://www.arkisto.fi/uploads/Palvelut/Julkaisut/asiakirjahallinnon_oppikirj a.pdf.
Pohjola, M., Hakala, P., Harvilahti, L. (toim.) (2008): Arkistot kuntoon.
Yhdistyksen arkistokäsikirja. Tieteellisten seurain valtuuskunta: Vaasa.
Rastas, P. (1994): Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. 2, uudistettu painos.
Opetushallitus: Helsinki.
Toivanen, A. (2002): Tietotekniikka ja yhdistykset. Helsinki: WSOY.
Valtonen, M.R. (2005): Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoin-nista: asiakirjahallinnan näkökulma. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 10. Hel-sinki.
Kirjallinen kommentointi
Paula Kokkonen, toimitilapäällikkö, Savonlinnan kaupunki, Merja Ralli-Laamanen, arkistosihteeri, Savonlinnan kaupunki.
Erkki Teittinen, Haahtela-kehitys Oy, Helsinki.