Järjestelmään liittyvät haasteet

Tässä osiossa käydään läpi haasteita, joita järjestelmän luontiin ja käyttöön liittyy. Järjestel-mään liittyviä haasteita käytiin läpi erityisesti Laineen ja Raition sekä Gävertin haastatteluissa, mutta myös Kettusen haastattelussa nousi esiin joitakin haasteita.

Teoriassa nousi esille, että sääntelyn puute aiheuttaa haasteita teknologian käytölle. Raitio kui-tenkin mainitsi, että ainakaan lainsäädännön ei pitäisi olla esteenä järjestelmän luonnille. Laine taas muistutti, että järjestelmää luotaessa tulee ottaa huomioon kirjanpitolain säädökset, jotta järjestelmä olisi lainmukainen. Tämän lisäksi järjestelmän tietosuoja sekä tietoturva tulee var-mistaa.

Laine ja Raitio kuitenkin nostivat esiin, että ISA-standardit voivat luoda haasteita järjestelmän hyödyntämiselle. Laine mainitsi standardien ongelmaksi, että ne eivät ota huomioon teknolo-gian kehittymistä. Esimerkiksi ohjelmistorobotiikalla tehtyä tarkastusta voi olla hankala sovit-taa ISA-standardeihin. Kuitenkaan varsinaista estettä ISA-standardit eivät järjestelmälle luo.

Mahdollisena ongelmana Raitio näkee, että automaattisen järjestelmän tuottamat tulokset eivät ole riittävät dokumentaation osalta, joka johtuu ISA-standardien huonosta teknologian huomi-oon ottamisesta. Tämä voi johtaa siihen, että tilintarkastaja joutuu tekemään ylimääräistä do-kumentaatiota, jotta tilintarkastusevidenssin riittävyydestä saadaan varmuus. Haasteena stan-dardeissa on se, että ne koskevat kaikkea tilintarkastusta maailmalla ja valtiot ovat erilaisessa kehitysvaiheessa. Täten standardeja on vaikea luoda sellaisiksi, jotka ottavat huomioon valtioi-den erilaiset kehitysvaiheet. Laine nosti tilintarkastajan pyytämät pankkivahvistukset esimer-kiksi sääntelyn tuottamista haasteista. Suomessa on siten kehittynyt pankkijärjestelmä, että tie-dot voitaisiin suoraan tarkistaa sen avulla, mutta kansainvälisen sääntelyn takia pankeilta tulee pyytää erillinen vahvistus tiedoista. Tilintarkastusalan standardit voivat siten Laineen ja Raition mukaan rajoittaa järjestelmästä saatuja hyötyjä.

Sääntelyn aiheuttamista haasteista huolimatta Laineen ja Raition mielestä tällaisten järjestel-mien kehittämistä ei tule lopettaa. ISA-standardien ongelmat tulevat esiin nimenomaan tilintar-kastajien työssä, mutta järjestelmää ei heidän mielestään rakenneta eikä pitäisikään rakentaa tilintarkastajaa varten. Tällöin tilintarkastukseen liittyvät haasteet eivät saa niin suurta merki-tystä.

Kettunen nosti haastattelussa esiin, että järjestelmän luominen sekä sen ylläpitäminen on talou-dellisesti kallista lyhyellä tähtäimellä. Pitkällä aikavälillä se kuitenkin luo merkittäviä liiketoi-minnallisia etuja ja kokonaissäästöjä. Myös Gävert näkee haasteena järjestelmälle, että sen ra-kentaminen on raskas prosessi. Erityisesti, kun kyseessä on suuri ja laaja järjestelmä. Sen sijaan pienempien uudistusten ja uusien innovaatioiden avulla voidaan edetä paremmin.

Lisäksi Kettunen sekä Raitio nostivat esiin, että järjestelmään tuleville organisaatioille tulisi löytää kannuste tulla mukaan järjestelmään, mikä voi osoittautua haasteeksi järjestelmän

luomiselle. Raitio viittasi haastattelussa muihin vastaaviin digitaalisiin järjestelmähankkeisiin, joissa ongelmaksi on tullut se, että hankkeen hyötyjä ei ole mietitty loppuun saakka tai sitten järjestelmien konkreettisia hyötyjä ei olla osattu tuoda esille. Kettunen kuitenkin mainitsi jul-kishallinnon mahdollisen intressin järjestelmää kohtaan, sillä verohallinto saa tiedot kaikista transaktioista, jotka tehdään järjestelmän kautta. Se saa tiedot automaattisesti, jolloin verohal-linnolla on reaaliaikaiset tiedot kaikista suoritetuista transaktioista. Tämä todennäköisesti edis-tää julkishallinnon kiinnostavuutta järjestelmää kohtaan. Raitio ja Gävert kuitenkin epäilevät julkishallinnon intressiä, sillä Raitio toi esiin sen, että verohallinto on investoinut runsaasti oh-jelmistorobotiikkaan, jonka avulla he saavat jo paljon tietoja. Lisäksi Gävert mainitsi, että ve-rohallinnolla on jo lukuoikeus suurten yritysten taloushallintoon, jolloin lukuoikeus laajenisi vain hieman.

Gävert näkee järjestelmän ongelmallisena, sillä se luo IT-yrityksille mahdollisuuden rahante-komahdollisuuden. Jos on olemassa ainoastaan yksi järjestelmä, niin kyseessä on monopoli, jolloin esiin nousevat monopoleihin liittyvät ongelmat. Tällöin järjestelmän kehittäjä tai omis-taja voi hinnoitella palvelun vapaasti monopoliaseman myötä. Tähän voitaisiin mahdollisesti vaikuttaa julkishallinnon mukanaololla, mutta tulisi selvittää millaisessa roolissa julkishallin-non tulisi olla. Toisaalta, jos järjestelmiä on useita rinnakkain, jolloin päästään eroon monopo-liasemasta aiheutuneista ongelmista, haasteeksi tulee, miten toimitaan, kun yritykset kuuluvat eri järjestelmiin. Tällöin lisähaasteita luo se, että näiden järjestelmien välillä tulisi olla toimiva tiedonvälitys.

Gävert uskoo, että monopoliasemaa rajoittavia kilpailevia järjestelmiä saadaan aikaan, kun on aidosti kilpailevia palveluntuottajia. Esimerkiksi taloushallinnossa voisi olla useita lohkoket-juja rinnakkain, jolloin ei syntyisi monopoliasemia ja yhteiskunnan kustannustehokkuus säi-lyisi. Tällöin saataisiin myös hyöty, että olisi useita tietojärjestelmiä, joista tiedot voitaisiin var-mentaa. Tilintarkastajalla tulisi olla oikeus suoraan asiakkaansa järjestelmän kautta kytkeytyä lohkoketjuun ja lukea siinä olevia tietoja. Tietojen pohjalta voitaisiin sitten luoda tilinpäätös, jota verrataan tilintarkastettavaksi annettuun tilinpäätökseen.

Sekä Gävert että Raitio nostivat suureksi haasteeksi yhteisten standardien kehittämisen, jolloin tiedot ovat tietyssä rakenteellisessa muodossa. Raitio näkee, että teknologian puolesta standar-dien luonti ei ole ongelma, mutta eri osapuolilla on usein haasteita löytää yhteistä tahtotilaa luoda yhteisiä standardeja. Jotta yhteisiä standardeja saataisiin luotua, osapuolille täytyisi olla niistä konkreettista hyötyä ja pitäisi pystyä tuomaan se heille esille. Gävert lisäksi korosti

rakenteellisen ja standardoidun esitysmuodon tärkeyttä, sillä se on välttämätöntä, että voidaan hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa tilintarkastuksessa.

Kettunen mainitsi haasteeksi myös teknologian tuntemattomuuden. Teknologia on uutta, jolloin sitä ei välttämättä uskalleta käyttää ennen kuin sen toimintavarmuudesta ja hyödynnettävyy-destä on saatu enemmän varmuutta:

”Ei olla vielä todistettu, että tämä toimii tosielämässä virheettömästi.” (Kettunen)

Koska alkuun järjestelmän toimivuuteen ei luoteta, niin todennäköisesti tarkastetaan aina jär-jestelmästä saadut tiedot, mikä vie aikaa. Kuitenkaan teknologia itse ei ole ongelmana, vaan se, miten valmis toimiala on hyödyntämään kyseistä teknologiaa:

”Prosessien kokeilu, eli että päästään siihen, että saadaan tarpeeksi kypsyyttä digitalisoituihin prosesseihin, niin se on haaste. Prosessien kypsyys on erittäin tärkeä asia, kun puhutaan täm-möisistä fundamentaalisista prosesseista. Sen takia me nähdään, että kaikki mitä me tehdään tällä alueella, niin niitä ei voida jättää vielä yksin pelkästään tämän verkon harteille.” (Kettu-nen)

Laine ja Raitio mainitsivat haasteena järjestelmän hyödyntämiselle pienille tilintarkastusyhtei-söille ja yksin toimiville tilintarkastajille uuteen teknologiaan liittyvän osaamisen vaatimuksen.

Tilintarkastajan tulisi ymmärtää digitaalisia järjestelmiä ja niissä käytettävää teknologiaa, jol-loin tilintarkastajan kiinnostuneisuus teknologiaa kohtaan on suuressa roolissa. Raitio lisäksi nosti esiin isojen tilintarkastusyhteisöjen etulyöntiaseman osaamisen suhteen, sillä niissä pää-vastuullinen tilintarkastaja kokoaa tilintarkastustiimin, jonka kanssa hän suorittaa tilintarkas-tuksen. Päävastuullinen voi hankkia tiimiin erilaista osaamista, jolloin itse päävastuullisen ei tarvitse osata kaikkea. Tästä syystä isojen tilintarkastusyhteisöjen on helpompi hyödyntää täl-laista järjestelmää.

Laine nosti lisäksi järjestelmän käytettävyyden asiaksi, joka vaikuttaa tilintarkastajien mahdol-lisuuksiin hyödyntää järjestelmää. Mikäli käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja vaatii tilintar-kastajalta ainoastaan vähän vaivaa, parantavat ne pienten tilintarkastusyhteisöjen sekä yksin toimivien tilintarkastajien mahdollisuuksia hyödyntää järjestelmää. Mitä enemmän tilintarkas-taja joutuu tekemään itse, sitä vaikeampaa järjestelmän hyödyntäminen on. Ongelmaa voidaan kuitenkin vähentää kouluttamalla.

Osaamiseen liittyvien haasteiden johdosta Laine näkee, että tilintarkastajille tulisi luoda mah-dollisuus käyttää järjestelmää ilman omaa ohjelmistorobottia. Tällöin tarkastuksen suorittava

ohjelmistorobotti tulisi rakentaa siten järjestelmään, että sitä voi hyödyntää myös tilintarkasta-jat, jotka tekevät tarkastusta manuaalisesti. Tämä voitaisiin toteuttaa esimerkiksi siten, että ti-lintarkastaja saa järjestelmän palvelumaksun maksettuaan käyttöoikeuden ohjelmistorobottiin.

Kyseisen palveluntarjoajan tulisi kuitenkin olla jokin muu organisaatio kuin tilintarkastusyh-teisö.

Gävert näkee lisäksi ongelmallisena tiedon poistamisen vaikeuden. Kuittien säilytysaika on riippuen valtiosta viidestä kymmeneen vuoteen. Kuten teoriassa esitettiin, lohkoketjussa tiedot säilyvät ikuisesti, sillä edellisiä lohkoja ei voi poistaa rikkomatta lohkoketjun rakennetta ja sa-malla koko lohkoketjua. Siten transaktioiden tiedoista tulisi ikuisia, mikä on haasteena lohko-ketjujen käyttöön transaktioiden tallennuspaikkana. Sama ongelma koskee myös tässä esiteltyä järjestelmää. Kettusen mukaan järjestelmässä tietojen poisto tapahtuu tuhoamalla kokonaan transaktioketjut kaikilta noodeilta, jotka ovat olleet osallisina poistettaviin transaktioihin. Käy-tännössä työ olisi sen verran suuri, että sitä ei olisi kannattavaa toteuttaa, jolloin tiedot säilyisi-vät ikuisesti järjestelmässä lyhyemmistä säilytysvaatimuksista huolimatta.

Gävert uskoo, että järjestelmän hyödyt voitaisiin saavuttaa helpommallakin keinolla. Esimer-kiksi Visman järjestelmä toimii siten, että kun halutaan varmistaa pdf-muodossa oleva lasku, joka on sähköisesti allekirjoitettu, niin tiedoston alareunassa olevan linkin kautta päästään net-tisivulle, joka avaa käyttäjän ja palveluntarjoajan palvelinten välille protokollan, jossa palve-luntarjoaja pyytää liittämään kyseisen pdf-tiedoston ja lähettämään sen palvepalve-luntarjoajalle. Pal-veluntarjoajalla taas on ohjelmisto, joka tunnistaa tiedoston ja vertaa sitä alkuperäiseen tiedos-toon. Tämän jälkeen tiedoston varmennusta pyytänyt käyttäjä saa vastauksen, esimerkiksi onko asiakirja viimeisin versio tai onko asiakirja väärennetty.

Gävertin mielestä osto- ja myyntilaskujen varmennus voisi toimia samalla tavalla kuin Visman järjestelmä toimii. Kuitenkin sillä erotuksella, että välissä ei olisi mitään monopoliasemassa olevaa tai muuten kaupallista toimijaa, vaan sen sijaan yhtiöiden taloushallintojärjestelmissä olisi ohjelmistorobotti. Tiedon tiivistämistä ei tarvittaisi, kun käytössä olisi vastapuolen vah-vistus -menetelmä. Siinä toimittaisiin siten, että varmennettava dokumentti lähetettäisiin transaktion vastapuolelle tarkastettavaksi. Kun tieto olisi rakenteellisessa muodossa, vastapuo-len ohjelmistorobotti vastaisi, onko heillä oleva dokumentti identtinen verrattuna kyselyn lä-hettäjän vastaavaan dokumenttiin. Tällöin tarvittaisiin ainoastaan linkki, joka toteuttaa proses-sin, ja protokolla siihen, miten linkkejä tulisi käyttää. Vastapuolen vahvistus -menetelmän an-siosta ei tarvitsisi rakentaa suurta järjestelmää tiedon varmentamisen ympärille.

5.5 Vaikutukset tilintarkastajiin

Laineen mielestä järjestelmä vaikuttaisi samalla tavalla tilintarkastajan työhön kuin automaatio yleisesti, eli tilintarkastajan rutiininomaiset tehtävät pystyttäisiin tekemään tehokkaammin ja nopeammin. Tällöin tilintarkastaja voisi tarjota asiakkaalleen enemmän lisäarvoa tuottavia pal-veluita tilintarkastuksen ohessa. Kuten teoriassakin tuli esiin, niin samoin Laine uskoo, että järjestelmän avulla voidaan siirtää tilintarkastajien käyttämää aikaa ostojen ja myyntien tarkas-tamisesta eriin, jotka vaativat tilintarkastajalta ammatillista harkintaa, kuten riskien arviointiin ja analysointiin. Tällöin tilintarkastajan työ voi olla mielekkäämpää. Tilintarkastajan tulisi kui-tenkin vielä varmentaa asiakkaan transaktiot, mutta tilintarkastajat voisivat varmentamisen ohella tarjota lisäarvoa asiakkailleen aikaisempaa enemmän. Laine kuitenkin nosti esiin sen, jos alussa iso osa yhtiöistä on järjestelmän ulkopuolella, voi se hankaloittaa tilintarkastajan työtä.

Tällöin tilintarkastaja joutuu suunnittelemaan erikseen, kuinka hän toteuttaa tilintarkastuksen niiden transaktioiden osalta, jotka ovat tehty järjestelmän kautta ja miten niiden osalta, jotka on tehty järjestelmän ulkopuolella. Tällöin tilintarkastaja saattaa joutua tekemään samoja asioita kahteen kertaan, mikä hankaloittaa tilintarkastuksen toteuttamista.

Samoin kuin teoriassa myös Laine ja Raitio nostivat esiin, että tässä esitetty järjestelmä vaatii tilintarkastajilta uudenlaista osaamista. Tilintarkastajien tulisi ymmärtää digitaalisia järjestel-miä ja niissä käytettävää teknologiaa. Tällöin myös tilintarkastajan kiinnostuneisuus teknolo-giaa kohtaan on merkittävässä roolissa. Tilintarkastajia tulisikin kouluttaa, jotta he voisivat hyö-dyntää uutta teknologiaa.

Vaikka järjestelmän avulla voitaisiin vähentää tilintarkastajan tehtäviä, niin Gävert ei usko, että teknologian avulla voitaisiin poistaa tilintarkastuksen tarvetta, sillä teknologiasta huolimatta väärinkäytöksiä voidaan tehdä. Lisäksi uusi teknologia luo uusia väärinkäytöksen mahdolli-suuksia, joita ei välttämättä ennakolta osata ottaa huomioon. Tilintarkastukseen kuuluu myös hallinnon tarkastus, mitä ei teknologialla voida korvata. Samoin Laine kyseenalaisti tämän nä-kemyksen, sillä tilintarkastukseen liittyy paljon muutakin, mitä järjestelmän avulla ei voida var-mentaa.

6 JOHTOPÄÄTÖKSET