2004-tutkimuk-sen mukaan
tietohallinnon
viestintä on
on-nistunut, kun
liikkeenjohto
ja tietohallinto
käyvät
sään-nöllistä
vuoro-puhelua.”
välillä. Vain neljä prosenttia vastaajista oli ehdottomasti toista mieltä. Tämä selittynee tiukoilla
IT-alihankki-jasopimuksilla, joissa määritellään usein myös yhteistyön viestinnän vastuut – joko tietoisesti tai sattumalta.
Myönteisen tuloksen antoi myös tutkimuksen kysymyssarja, jossa tie-dusteltiin, minkälaisista asioista tietohal-linto-osasto katsoo viestivänsä hyvin sisäisille asiakkailleen.
Tuloksen mukaan tietohallinnot viestivät ahkerimmin sisäisille asiak-kailleen tarjolla olevista palveluistaan, tietohallintoasioissa tapahtuvista muutoksista, IT-startegiasta ja visiosta sekä tietohallinto-osastolle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta.
Mutta kummin päin asia on – onko mahdollista viestiä liikaa, vai viestitään-kö kaikissa organisaatioissa aina liian vähän? Onko loppukäyttäjä kuin herk-kusieni: parempi pitää pimeässä ja syöt-tää sonnalla? Vastaus piilee laadussa: on tärkeää viestiä oikeita asioita, oikeille kohderyhmille ja oikeaan aikaan.
ATK-osastosta palveluntarjoajaksi Tietohallinnon viestinnän tärkeimmäksi tavoitteeksi vastaajat nimesivät uusien teknologisten hyödyntämismahdol-lisuuksien välittämisen organisaatiolle.
Melkein yhtä tärkeitä tavoitteita olivat sisäisten asiakkaiden odotusten hallinta ja imagon muuttaminen ATK-osastosta palveluntarjoajaksi. Tämä moderni ajatus on omaksuttu suurissa valtion laitoksissakin jo.
Tietohallintoviestinnän tavoitteista nousivat esille myös tietoturva-asiat, liiketoimintajohdon ja tietohallinnon välinen vuoropuhelu, tietohallinnon strategisten valintojen tunnetuksi teke-minen sekä viestinnällisten perusasioi-den asianmukainen tekeminen.
Monilla tietohallintoyksiköillä on esimerkiksi intranetiin tarvittava tekno-logia erinomaisesti hallussaan – mutta ei saatavilla ketään, joka jaksaisi tai osaisi kirjoittaa sisältöä. Toissa vuonna päivitetty intra on surullinen näky.
Meri Martikainen viestintäkonsultti Thinking Business
meri.martikainen@thinking-business.net
SIVU 4 Management Value Bulletin
JATKOA SIVULTA 3 Ulkopuolisen avun käyttö sallittu!
Suomen Tiedottajien Liiton vuonna 2003 teettämän tutkimuksen mukaan yritysten tai yhteisöjen viestinnässä käytettiin viestintätoimiston tai muun ulkopuolisen apua 80 prosentissa kyse-lyyn vastanneista yrityksistä.
IMPACT 2004-viestintätutkimuksen mukaan ulkopuolinen viestintäasian-tuntija olisi tietohallinnolle hyödyksi erityisesti koulutuksessa ja valmen-nuksessa, tutkimuksessa (esimerkiksi tietohallinnon viestinnän toimivuuden tutkiminen) sekä verkkoviestinnässä.
Viestintäkonsulteilta tai -toimistoilta on mahdollista saada esimerkiksi avain-henkilö-valmennusta kiperiin viestintä-tilanteisiin. IT-johtoryhmälle räätälöity
“Toimittajatkin ovat vain ihmisiä”
–mediasuhteiden kurssi on mielestäni aivan täyspäinen ja varteenotettava idea.
On eri asia olla asiantuntija, tai viestiä asiantuntijuutta vaativista asioista. Kaik-kea ei tarvitse osata.
Kääritään hihat ja käydään hommiin
Tutkimuksen mukaan tietohallinto-osastoilla on melko hyvä käsitys siitä, minkälaisista asioista pitäisi juuri nyt viestiä. Tietohallinnon palveluista viestiminen, sisäinen viestintä muutos-tilanteissa, IT-strategiasta viestiminen ja projektiviestintä muun muassa nousevat selvinä tarpeina esiin. Mutta kuka niitä toteuttaa?
Vain kuudella prosentilla vas-taajista tietohallintoviestintä onnistui kokonaisuudessaan kiitettävästi vuon-na 2003. Siitä voidaan päätellä, ettei kaikista tarvittavista asioista ole ehditty, osattu tai voitu viestiä.
Viestintä tietohallintoasioista ei ole yhdentekevää, tarpeetonta tai helppoa.
Kuka haluaa kuulua siihen kärkijouk-koon, jonka asiantuntijaviestinnän tila kohenee vuonna 2004?
“Joka toisella
vastaajista
tietohallinnon
viestintä
onnis-tui vain
tyydyt-tävästi vuonna
2003.”
Management Value Bulletin
AE THINKING BUSINESS GROUP
SISÄLTÖ 1/2005 JOHTAMINEN
1 IT Governance –viitekehykset Suomessa 2005
3 Tietohallinnon muuttuva rooli
IT Governancesta eli hyvän IT- johtamisen ja -hallinnon mallista on nyt Suomessa aktiivisesti väitelty muutamia vuosia. Tyypillisesti keskustelu lopulta päättyy syväl-liseen pohdintaan IT Governancen määrittelystä. Miksikö näin? – ehkä loppujen lopuksi on huomattu, ettei IT Governance sinänsä tuo mitään uutta. Puhutaan pitkälle samoista asioista mutta hieman uusilla nimillä ja jäsennyksillä.
Seuraavaksi päätään nostavat eri IT Governance viitekehykset.
Viitekehyksistä Suomeen vahvim-min ovat jalkautuneet COBIT®sekä ITIL.
COBIT® tarjoaa liikkeenjohdolle strategisen tason työkalun yhteisen näkemyksen muodostamiseen
esimerkiksi yhtiö johtoryhmä- ja hallitustasolla. COBIT on lyhenne sanoista Control Objectives of IT and Related Technologies.
ITIL tuo taktiselle ja operatii-viselle tasolle viitekehyksen sovellet-tavaksi operatiivisten IT-prosessien kehittämiseen. Molemmat viiteke-hykset tarjoavat näkökulman pros-esseihin ja niiden nykytilan tunnista-miseen - kypsyysnäkökulmasta. ITIL on lyhenne sanoista Information Tehnology Infrastucture Library.
Laimenna viitekehyksiä maun mukaan, tarjoile ja nauti
COBIT® ja ITIL kertovat mihin or-ganisaation tulisi hyvää IT johtamista ja hallintoa kehittäessään kiinnittää huomiota mutta ne eivät anna vas-tausta kysymykseen miten konkreet-tisesti tulisi toimia. Tämä miten kysymys jokaisen organisaation tulee tapauskohtaisesti ratkaista. Viiteke-hykset ovat tehty sovellettavaksi eikä suoraan käytettäväksi.
Todisteita ITIL:n epäonnistu-neista käyttöönotoista on jo valitet-tavasti olemassa. Muistettava on, että oikotietä onneen ei tässäkään asiassa ole. Parhaan avun viitekehyksistä ovat saaneet organisaatiot jotka ovat valjastaneet ne osaksi toimintata-pojen nykytilan arviointia ja muu-toshallinnan tueksi.
IT Governance –viitekehykset Suomessa 2005
IT-johtamisen viitekehykset kertovat mihin organisaation tulisi hyvää IT johtamista ja hallintoa kehittäessään kiinnittää huomiota.
Ne eivät kuitenkaan kerro, miten konkreettisesti tulisi toimia. Vii-tekehykset ovat tehty sovellettavaksi eikä suoraan käytettäväksi.
JULKAISIJA
AE Thinking Business Group Huopalahdentie 24
00350 Helsinki
www.thinking-business.net JATKUU SIVULLA 2
Kuva 1. COBIT ja ITIL viitekehykset liiketoiminnan näkökulmasta (Thinking Business)
© Thinking Business
SIVU 2 Management Value Bulletin
Tärkeintä on aloittaa kysymällä itseltään seuraavat kolme kysymystä:
1. Mikä on oikeasti IT johtamisemme haaste tänään?
2. Mitkä ovat meille soveltuvat konkreettiset ratkaisuvaihtoehdot?
3. Milloin ja kuinka käytännössä toimimme?
Vastuu hyvästä johtamisesta ja hal-linnosta kuuluu koko organisaation johdolle ja hallitukselle. Kysymyk-sessä ei ole siis tietohallintojohtajan tai päällikön ristiretki – koko or-ganisaation johdon tulee ymmärtää vastuunsa.
Hyvin johtamisen tavoitteena on päivän päätteeksi ohjata ja valvoa IT-investointeja, mahdollisuuksia, hyötyjä sekä riskejä. Suunnata IT:tä ja liiketoimintaa hyväksyen, että IT on kriittinen osa strategista suunnit-telua ja samalla keskeinen osa toimin-nan kattavaa johtamisjärjestelmää.
Paul Strassmann joka on yhdys-valtalainen arvostettu IT-Value guru lähetti terveisiä IT-johdolle sanoin:
”Tästä eteenpäin on tietohallinto-johdon aika alkaa tehdä rahaa ja lopettaa budjettirahojen aneleminen - tietohallintojohdon tulisi näyttää mitattavaa arvoa” . Tällä Paul Stras-smann osuvasti kehoittaa näkemään IT:n keskeisenä osana liiketoimintaa.
IT Governance on organisaa-tiossa ylimmän johdon vastuulla ja
luotaa pidemmälle tulevaisuuteen.
IT-johtaminen keskittyy vahvemmin päivittäisen operatiivisemman IT-toiminnan johtamiseen ja hallintaa.
Seuraavat teesit sopisivat yh-teenvetona kiinnitettäväksi johdon seinälle:
“IT Gover-nance on or-ganisaatiossa ylimmän joh-don vastuulla ja luotaa
pidemmälle tu-levaisuuteen.”
JATKOA SIVULTA 1
Esa Toivonen, CISA, LJK Managing Partner
Thinking Business Group
esa.toivonen@thinking-business.net 040-733 670
Liiketoiminnan ulottuvuus
Ulkoinen
Sisäinen
Nykyisyys Tulevaisuus Ajallinen ulottuvuus IT-johtaminen
IT Goverance IT-johtaminen ja IT Governance
Kuva 2. Governancen ja IT-johtamisen suhde (Weill&Roos 2004)
IT:n strateginen suuntaaminen:
” Suuntaaminen on jatkuva matka – ei päämäärä”
IT-hyötyjen syntyminen: ”Hyö-dyt on omistajille lupaus joka täytyy lunastaa”
Hyödyn mittaaminen: ”Jos pelaat etkä laske pisteitä – silloin vain harjoittelet”
Riskienhallinta: ”Suurimmat vaarat ovat siellä, missä et niitä huomaa”
Viitekehyksistä yhteenvetona voisi tiivistää, että operatiivisten IT-palve-luprosessien kehittämiseen ITIL viitekehys antaa hyvän lähtökohdan tunnistaa IT-prosessien puutteet.
COBIT osaltaan posititoituu stra-tegisen IT-johtamisen kehittämisen viitekehykseksi. Molemmista löytyy sovellettavaksi toisiaan täydentäviä osa-alueita.
Älä osta edullista Rolexia hengästyneeltä myyjältä ITIL ja COBIT osa-alueelle on tarjolla henkeä salpaavan paljon eril-laisia sovelluksia. Käyttöönotettavat IT Governancea tukevat ratkaisut on syytä punnita tarkoin ennen hankin-tapäätöstä.
SIVU 3 Management Value Bulletin
Maailman talous ja markkinat on vuosien saatossa kasvanut lopultakin siihen pisteeseen, että menestyksekäs liiketoiminta useilla aloilla edellyt-tää parempaa suunnitelmallisuutta, mitattavissa olevaa kehittymistä ja tarkkaa kustannusten hallintaa myös tietohallinnolta, -järjestelmiltä ja tietämyksenhallinnalta. Tietohal-linto ei kuitenkaan ole aikaisemmin ollut riittävän lähellä liiketoimintaa, että tällainen tarvittava kehitys voitaisiin luontevasti ja ongelmitta saattaa toteen. Näin ollen tietohal-linto ja siihen liittyvät asiat tulee ottaa suurennuslasin alle ja tarkastella minkälaisessa tilanteessa erinäisissä yrityksissa ollaan.
Positioituminen
Tietohallinnon merkitys liiketoimin-nan tavoitteiden saavuttamisessa on kasvanut merkittävästi erinäisillä toimialoilla. Tätä ei kuitenkaan ole kovin hyvin vielä tunnistettu useissa yrityksissä. Tietohallintoa ja tieto-järjestelmiä ei välttämättä nähdä sijoituksena, jota tulee hallita vaan kuluna, joka tulee pitää aisoissa.
Varmistaaksemme asianmukaisen tietohallinnon toiminnan ja resur-soinnin, tulee kunkin yrityksen ja tietohallinnon johdon läpikäydä sama määrittelypolku. Yhteisten kes-kusteluiden keskes-kusteluiden pohjalta tulisi määrittää miten tietohallinto tälläerää positioituu liiketoimintaan nähden ja miten asian tulisi olla.
Esim. asiantuntijaorganisaatioissa tietohallinnon merkitys liiketoimin-nan kehittämiselle on väistämättä strateginen. Matkalla kohti strategis-ta partneriutstrategis-ta on kuitenkin monstrategis-ta kompastuskiveä, jotka tulee pystyä voittamaan.
Strateginen partnerius tai
kump-pani ei kuitenkaan ole itseisarvo vaan positioituminen riippuu monesta tekijästä kuten yrityksen toimialasta, koosta, resursoinnista, elinkaaresta yms.
Viestintä
Riippumatta tietohallinnon positi-otumisesta liiketoimintaa nähden, viestintä on eräs isoimmista kompas-tuskivistä yritysten tietohallinnon, johdon ja loppukäyttäjien välillä.
Käsitykset ja odotukset poikkeavat toisistaan suuresti. Tämän tyyppisillä ongelmilla on usein myös merkit-tävät taloudelliset seuraamukset, joita ei kuitenkaan useimmiten osata nähdä, mitata tai arvioida.
Osana tuotetun arvon opti-mointia, tietohallintojohtajien olisi syytä aktivoitua viestinnässään ja ottaa se yhdeksi kehitysaiheeksi toi-mintasuunnitelmia tehdessään, sekä laatia mittarit, joilla viestinnän kehit-tymistä voidaan seurata ja ohjata.
Viestinnän tulee olla moni-kanavaista, ainakin aluksi, johtuen viestinnän luonteesta ja hyvin suuresta virhemarginaalista, jolloin viesti ei kohtaa kuulijaansa tavoitel-lussa aikaikkunassa. Samoin tulisi olla kohtalaisen innovatiivinen siinä, miten asiakkaita lähestytään, pyri-tään saamaan heidän huomionsa ja ymmärryksensä. Koska tietohallin-non toiminta ei ole yrityksessä itsei-sarvo, tietohallinnon viestien proses-sointi ei saa viedä asiakkaalta liikaa aikaa. Viestien tulee olla siis hyvin kohdistettu ja rakennettu. Helpom-min sanottu kuin tehty nykypäivän spam’ien rasittamassa arjessa. Siitä huolimatta on myös muistettava, että viestin vastaanottajalla on oma vastuunsa viestien suhteen, siinä missä lähettäjälläkin. Tämän vastuun
Tietohallinnon muuttuva rooli
Tietohallinto asemoituu yhä lähemmäksi liiketoiminnan ydintä.
Uusi rooli edellyttää liiketoiminnan ymmärtämisen lisäksi entistä kehittyneempää viestintää.
JATKUU SIVULLA 4