Etäkäyttö sai hyvä arvosanat, (kts.
havaintojen ja laadullisten vastauks
että etäkäyttöä oli kehitetty ja kehitetään edelleen käytöstä saatavan palautteen pohjalta. Etäkäytön kehittäm
ongelmien ja haasteiden ilmetessä ei ole mitään vertailupohjaa niiden selvittämiselle. Pitää ottaa huomioon mm. yrityksen ulkopuoliset käyttäjät eli alihankkijat ja etäyhteyksien konfigurointi heidän verkkoihinsa.
asioita, joita pitää miettiä järjestelmän käytön ja käyttöönoton kannalta etäkäytön tuodessa lisää muuttujia prosessiin.
elä käyttänyt, siinä on kynnys. Pelkään että on ongelmia minkä selvittelyssä voi mennä aikansa ja joutuu käyttämään sitten ulkopuolisen apua”.
Tämä on harmillista ainakin globaalissa käyttäjäorganisaatiossa koska kaikki käyttötapaukset pitäisi olla kaikille käyttäjille mahdollisia, ilman minkään käyttöönottokynnyksen ylittämistä. Kaikilla pitäisi olla
tietoisuus siitä, että etäkäyttö on ihan yhtä oiva tapa käyttää järjestelmää kuin paikallinenkin käyttö. Jos kuitenkaan näin ei ole niin siinä tapauks
käyttäjäkunnalle hyvä selvittää toiminnalliset ja ei toiminnalliset vahvuudet ja heikkoudet (kuten tässäkin tapauksessa verkkohitaus) järjestelmän etäkäytön
Histogrammi EDMS –järjestelmän etäkäytöstä.
Etäkäyttö sai hyvä arvosanat, (kts. kuvio 18) vaikkakin tämä oli en vastauksien osalta hieman yllättävää. Kävikin ilmi, että etäkäyttöä oli kehitetty ja kehitetään edelleen käytöstä saatavan palautteen pohjalta. Etäkäytön kehittämisessä on ongelmana muun muuassa se, että ongelmien ja haasteiden ilmetessä ei ole mitään vertailupohjaa niiden selvittämiselle. Pitää ottaa huomioon mm. yrityksen ulkopuoliset käyttäjät eli alihankkijat ja etäyhteyksien konfigurointi heidän verkkoihinsa.
asioita, joita pitää miettiä järjestelmän käytön ja käyttöönoton kannalta etäkäytön tuodessa lisää muuttujia prosessiin.
elkään että on ongelmia minkä selvittelyssä voi mennä aikansa ja joutuu käyttämään sitten ulkopuolisen apua”.
Tämä on harmillista ainakin globaalissa käyttäjäorganisaatiossa koska ille käyttäjille mahdollisia, ilman aikilla pitäisi olla myös tietoisuus siitä, että etäkäyttö on ihan yhtä oiva tapa käyttää järjestelmää kuin paikallinenkin käyttö. Jos kuitenkaan näin ei ole niin siinä tapauksessa olisi toiminnalliset vahvuudet ja heikkoudet (kuten tässäkin tapauksessa verkkohitaus) järjestelmän etäkäytön
) vaikkakin tämä oli en osalta hieman yllättävää. Kävikin ilmi, että etäkäyttöä oli kehitetty ja kehitetään edelleen käytöstä saatavan palautteen isessä on ongelmana muun muuassa se, että ongelmien ja haasteiden ilmetessä ei ole mitään vertailupohjaa niiden selvittämiselle. Pitää ottaa huomioon mm. yrityksen ulkopuoliset käyttäjät eli alihankkijat ja etäyhteyksien konfigurointi heidän verkkoihinsa. On siis paljon asioita, joita pitää miettiä järjestelmän käytön ja käyttöönoton kannalta
Etäkäytön toteutusta on myös kritisoitu:
”On toteutettu väärin, ei pelkkä applikaatio julkaistu vaan desktoppi (virtuaalikone).
Applikaatiossa voidaan exceliä ja kaikkea muuta käyttää, desktopissa ei.” ”Toivottavasti on parantunut. Oli paljon ongelmia aikoinaan kun käytettiin palvelimia niin siellä oli vanhoja kirjastoja, jotka olivat erilaisia kuin varsinaisessa ympäristössä ja niiden yhteensopivuus ei toiminut”. ”On aikalailla internetin nopeudesta riippuvainen, on valtavan hidas – tarkoittaa työn keskeytymistä ja ottamista yhteyttä pc tukeen.” ”Käyttö ei ole niin juohevaa kuin voisi olla – kun käyttö menee monen palomuurin ja palvelimien kautta niin se aina heikentää toimivuutta.”
Suurin osa käyttäjistä on siis ajantasalla siitä, mistä ongelmat johtuvat ja tämä helpottaa niiden asioiden ratkomista PC sekä EIT tuessa. On jopa harkittu tai toivottu etäsovelluksen vaihtamista toiseen, mutta se ei välttämättä ole paras ratkaisu. Ongelmista pitää tiedottaa ja antaa kehittäjille parasta mahdollista tietoa järjestelmän käytöstä kokonaisuudessaan, jotta kehittäjäorganisaatio pysyy ajantasalla siitä missä maailmassa käyttäjät elävät.
Ei siis näin:
”Yksittäisiä kaatumisia ei raportoida koska se on meille etäkäyttäjille arkipäivää”.
Haastatteluiden pohjalta voidaan todeta, että järjestelmästä on pyritty tekemään mahdollisimman hyvä käytettävyydeltään. Todetaan, että kun on oikeat ihmiset, eli tulevat käyttäjät kehittämässä järjestelmää niin silloin järjestelmästä saadaan hyvä ja käytettävä. Mielipiteitä käytettävyydestä on tietenkin niin monta kuin on vastaajiakin, mutta löytyy sieltä yhteneväisyyksiäkin.
Käytäessä läpi käytettävyyteen liittyviä vastauksia huomaa, että käyttöönottoprosessi on ollut ehkä liian pitkä. Asiat, joidenka tiedostaminen auttaisivat järjestelmän käytössä ja käyttöönotoprosessissa on selvästikin unohdettu matkan varrella. Nyt ei puhuta pelkästä käyttökoulutuksesta, vaan itse järjestelmään liittyvästä logiikasta ja filosofiasta. Järjestelmää ei nähdä näin niinkuin eräs vastaaja toteaa liitteessä 4.
Käyttöliittymään liittyvät edut ja haitat tiedostetaan siis ainakin joidenkin kehityksestä vastaavien osalta, mutta loppukäyttäjältä se tieto on unohtunut tai jäänyt tiedostamatta. Yhtämieltä ollaan siitä, että Comosin osalta järjestelmässä pitäisi tehdä siivoustalkoot. Kehittämisen myötä Comosiin on jäänyt paljon turhaa, joka vain sekoittaa käyttäjien työtä. Vaarana voi olla, että turhiin kenttiin/tabeihin mennään syöttämään tietoa, josta se ei jalostu minnekään, kuten liittessä 4 sanottiin. Siivousta ei tietenkään voi tehdä kuka tahansa vaan järjestelmäkehityksestä vastaava, joka tuntee järjestelmätoimittajan tuottaman ohjelman logiikan sekä yritykseen räätälöidyn järjestelmäosuuden.
Järjestelmän vasteaikoja sekä ketteryyttä haluttaisiin myös parantaa, koska jotkut toiminnot kestävät kauan toteutua. Koetaan, että: ”On pikkuisen kankea ja hidas, ei pyöri tiimalasi..”. Järjestelmää ei kuitenkaan voi kaikilta osin syyttää.
Järjestelmän käyttömahdollisuudet ovat moninaiset ja sen historia organisaatiossa on kovin nuori. Järjestelmästä käytetään tiettyjä toimintoja ja sen jälkeen siirrytään työskentelemään jollain toisella järjestelmällä. Ajatellaan, että:
”Systeemi on vähän sellainen, että jos jonkun asian oppii ja ei tarvitse kahteen viikkoon käyttää niin on hyvin todennäköisestä, että sen unohtaa.”
tai siihen ei välttämättä vielä olla päästy sisälle, kun koetaan, että: ”Kokonaisuus on hajallaan”.
On kuitenkin paljon asioita joita voisi käytettävyyden parantamiseksi tehdä. Todetaan, että:
”Käyttöliittymää ei ole pyritty profiloimaan käyttäjän mukaan. Profilointia voisi tehdä hyvin paljon enemmänkin. Kaikille kaikki data näkyvissä turhan paljon informaatiota suhteessa siihen työtehtävään”.
Haastatteluissa tuli usein esille myös toiminto, jota kaivattaisiin Comosin moduuleihin. Tälläinen etsintätyökalu oli monella mielessä, joka voisi olla vaikkapa yleis ”search” –nappula tai valinta, jolla pystyisi järjestelmästä hakemaan tarvitsemansa tiedon esim. KKS koodin avulla. Yllätyksekseni huomasin erään keskustelun päätteeksi, että tälläinen jopa olisi järjestelmästä löydettävissä, mutta sen käyttäminen kaataa järjestelmän. Toinen toiminto, josta keskusteltiin oli tietokantahakupohjien tuottaminen yhteisiksi työkaluiksi.
Näidenkin toimintojen / ideoiden toteuttamisessa on todennäköisesti esteenä ollut resurssipula.
”On jouduttu puutteisiin reagoimaan nopeasti ja tekemään puolihuolimattomasti”.
Tietojenkäsittelyn helppouteen liittyvissä vastauksissa on paljon sellaista mikä liittyy järjestelmän pitkäaikaiseen käyttöön (kts. kuvio 19, s. 55).