Hiljainen ja muistinvarainen tieto

Käsitteen määrittelyn kannalta hiljainen tieto on monimuotoinen, eikä siitä ole ole-massa täsmällisiä ja yksiselitteisiä määritelmiä. Tutkijat määrittelevät sitä monin eri tavoin ja käsitteen kompleksisuus on laajalti tunnustettua.³⁵⁷ Hannele Koivusen

357 Toom 2008, 33. Hiljaisen tiedon (tacit knowledge) käsitettä ja filosofiaa kehittäneen Michael Polanyin teoriassa keskeinen tiedon käsite on traditio, jolla Polanyi kuvaa tiedon siirtämistä sosiaa-lisessa kontekstissa. Traditio on yksilön ulkopuolinen arvojen järjestelmä, johon sisältyy yhteisön hil-jaisen tiedon kokemusvarasto. Sekä kieli että traditio ovat sosiaalisia järjestelmiä, jotka ovat sidoksissa toisiinsa ja joiden taustaa vasten yksilö luo oman hiljaisen tietonsa ja omat merkityksensä. Yksilön

181 (1997/2000, 78-79) antaman laajan määritelmän mukaan hiljaiseen tietoon sisältyy kaikki se geneettinen, ruumiillinen, intuitiivinen, arkkityyppinen ja kokemusperäi-nen tieto, jota ihmisellä on ja jota ei voida ilmaista verbaalisin käsittein. Wanda Orlikowski (2002) puolestaan määrittelee hiljaista tietoa enemmänkin tekemisen kautta. Orlikowskin mukaan eksplisiittistä ja hiljaista tietoa on vaikea erottaa toisis-taan. Tekeminen on tietämistä ja tietäminen muodostuu jatkuvasti käynnissä ole-vassa sosiaalisessa ja käytännöllisessä toiminnassa.³⁵⁸ Työelämäyhteydessä hiljaista tietoa on mahdollista lähestyä nimenomaan tekemisen kautta. Marjut Pohjalaisen (2013, 1) mukaan työelämässä hiljaisella tiedolla tarkoitetaan yleensä kokemuksen synnyttämiä tietoja ja taitoja, jotka auttavat työn tekemisessä. Tällöin hiljaisen tiedon käsite lähestyy asiantuntijuuden käsitettä.

Käytän itse hiljaisen tiedon käsitettä konkreettisesti ja käytännönläheisesti. Osa hiljaisesta tiedosta voidaan nostaa muiden käyttöön suullisesti, kirjallisesti tai näyt-tämällä työprosesseja, osa tiedoista ja taidoista jää vain kantajansa käyttöön. Erään näkökulman mukaan hiljainen tieto voidaan tehdä eksplisiittiseksi, käsitteelliseksi tiedoksi tiimissä eli tutkimuskohteeni tapauksessa työyhteisössä tapahtuvan dialogisen prosessin kautta. Kysymys on kokemuksellisen ja käytännöllisen tiedon "näkyväksi tekemisestä". Hiljaisesta tiedosta puhutaan myös osana niin sanottuja äänettömiä taitoja, joilla tarkoitetaan pitkäaikaisesta kokemuksesta sekä oikeiden ja virheellisten päätelmien antamista käsityksistä kehittyneitä taitoja. Kun oppimisessa ja ammatti-taidossa on saavutettu riittävä osaamisen taso, toiminta on lähes tiedostamatonta.

Näennäisestä hiljaisuudestaan huolimatta tämä tiedon laji näkyy toiminnassa ja vaikuttaa ihmisessä koko ajan.³⁵⁹

Edellinen kuvastaa hyvin myös omaa tapaani käsittää hiljaista ja kokemuspe-räistä tietoa tutkimuskohteessani, jossa taitojen oppimisesta kerrotaan paljon työssä oppimisen ja työpaikan tradition kautta. Aineistossa on kerrontaa työn oppimisesta

henkilökohtainen tieto ei ole sama kuin hänen subjektiivinen tietonsa, vaan siihen sisältyy paljon kollektiivista hiljaista tietoa. Tämä yhteisöllinen hiljainen tieto siirtyy yksilölle jäljittelyn, samas-tumisen ja tekemisen kautta. Traditio siirtää toimintamalleja, ohjeita ja sääntöjä, arvoja ja normeja.

Arvot eivät ole subjektiivisia vaan osa tällä tavoin siirtyvää hiljaista tietoa. Koivunen 1997/2000, 83-84. Michael Polanyin tuotannosta ja tacit knowledge -käsitteestä ks. esim. Koivunen 1997/2000, 76-84; Virtanen 2014.

358 Orlikowski 2002, 249-271; Hakala 2006, 115.

359 1990-luvulla erityisesti Ikujiro Nonaka ja Hirotaka Takeuchi tekivät tunnetuksi ajatusta siitä kuinka tietämys ja sen jakaminen tapahtuu hiljaisen (subjektiivisen, "tacit") tiedon ja eksplisiittisen (objektiivisen) tiedon vuorovaikutuksessa. Tietämyksen jakaminen tapahtuu yksilöiden välisessä sosi-aalisessa prosessissa neljällä eri tavalla, joissa tieto muuttuu koko ajan: 1) Sosialisaatio (hiljaisesta tie-dosta hiljaiseen tietoon); 2) Ulkoistaminen (hiljaisesta tietie-dosta eksplisiittiseen tietoon); 3) Yhdistä-minen (eksplisiittisestä tiedosta eksplisiittiseen tietoon); 4) SisäistäYhdistä-minen (eksplisiittisestä tiedosta hil-jaiseen tietoon). Nonaka - Takeuchi 1995, 61-70; Helakorpi 2001, 169-171.

182

vanhemmilta työntekijöiltä sekä työn oppimisesta käytännön työtä tehden.³⁶⁰ Hiljai-sen tiedon oppimisessa voidaan Matti Vuorensyrjän (2000b, 130) mukaan tunnistaa kolme eri väylää: oppikirjat, osaamisyhteisössä jaetut kokemukset (sosialisaatio) ja yksilön omakohtaiset kokemukset. Omassa aineistossani esille nousevat erityisesti sosialisaation ja omien kokemusten kautta oppiminen ja sen seikan korostaminen, että tietoja ja taitoja on vaikea tai mahdoton tavoittaa kirjallisten lähteiden kautta.

Myös Karen F. Gracy (2004, 338-339) on tehnyt samanlaisen havainnon tutkies-saan elokuvien pelastamistyötä: työprosesseihin liittyvää tietoa on vain vähän kirjal-lisessa muodossa.

Tutkimuskohteen työprosesseihin sisältyvä kokemuksen kautta opittu ja niin sa-nottu hiljainen tieto sekä muistinvaraisuuteen perustuva tietämys olivat jo haastat-telujen tekovaiheessa omaan työelämäkokemukseeni pohjautuva ennakko-oletus.

Vaikka en sijoittanut teemarunkoon hiljaista ja kokemusperäistä tietoa käsitteleviä suoria kysymyksiä, tuli kerronnassa kuitenkin paljon näihin liittyviä kuvauksia.

Erityisesti asia nousi esille juuri työn oppimista koskevassa kerronnassa.

Kerronnasta on havaittavissa, että muistinvaraisessa tiedonhallinnassa erotetaan työprosesseja ja aineistojen sisältöjä koskeva tieto. Tietotekniikka on nimenomaan tullut korvaamaan sisältötietojen hallittavuutta, sen sijaan kokoelmienhoidon, kon-servoinnin ja restauroinnin työprosesseissa on paljon muistinvaraista ja hiljaista tietoa.

Sijoitan analyysissä kerronnasta löytyvät hiljaisen ja muistinvaraisen tiedon tee-mat kolmen otsikon alle: 1) Työprosessien tiedot, 2) Aineistosisältöjen tiedot ja 3) Tiedon katoaminen ja työtapamuutokset. Lisäksi käsittelen eri työntekijäsuku-polvien kokemuksia hiljaisesta tiedosta.

1. Työprosessien tiedot

Haastatteluaineistojen kerronnasta ilmenee, että perinteisissä työprosesseissa on edelleenkin paljon vanhemmilta työntekijäsukupolvilta opittua sekä oman työssä oppimisen kautta hankittua hiljaista ja kokemusperäistä tietoa. Ehkä selvimmin käsityötä muistuttavissa työprosesseissa on vaikeasti sanoin ilmaistavaa tietoa. Toi-saalta vaikuttaa siltä, että tieto on tarvittaessa muunnettavissa sanalliseksi. Tätä kuvaavat runsaat maininnat henkilöistä, jotka ovat opettaneet työhön. Hiljainen tieto on enemmänkin piilevää ja odottamassa olevaa tietoa, joka tuodaan esille

360 Hiljaisesta tiedosta ks. myös Vuorensyrjä 2000b, 121-130; Sinikara 2007, 46.

183 tarvittaessa, tavallisimmin neuvontaa muistuttavissa tilanteissa tai työtä koskevissa pohdinnoissa kollegan kanssa.

Muutamat haastateltavat kertovat yrityksistä muuttaa omatoimisesti hiljaista tietoa näkyvään muotoon, esimerkiksi kuvailemalla omia työprosesseja kirjallisesti.

Taustalla voi olla esimerkiksi ajatus omasta eläkkeelle jäämisestä tai kirjallisesta apuvälineestä työn opettamisessa toisille, esimerkiksi avustaville työntekijöille. Vai-keus muuttaa työprosessitietoa eksplisiittiseen muotoon tulee kuitenkin hyvin esiin kommenteissa. Omaa tietämystä ei yrityksistä huolimatta kovin helposti pysty laitta-maan kirjalliseen muotoon. Tiedon siirtämisessä toisille työntekijöille on aineistoni mukaan käytetty eksplisiittistä kirjallista muotoa hyvin vähän. Oppipoikamestari -suhde on ollut tavallinen tapa oppia ammatti, joten kirjallisen aineiston puuttuessa opettaminen on tapahtunut suullisesti ja näyttämällä työprosessit käytännössä sosialisaation tapaan.

2. Aineistosisältöjen tiedot

Sisältötietojen muistamista ulkoa pidetään tärkeänä lähinnä aineistojen käytön kan-nalta (esimerkiksi asiakaspalvelu ja esityssarjojen suunnittelu). Kokoelmatietojen tunteminen luo "vahvan vaiston" ja hyödyttää suunnittelussa erilaisten kokonaisuuk-sien hallintaa. Muistinvarainen tieto mahdollistaa tietojärjestelmää paremmin asia-yhteyksien luomisen ja luovan ajattelun. Sen sijaan kokoelmatyössä sisältötietojen ulkoa muistamista ei pidetä niinkään tärkeänä ja ymmärretään, että laajojen tietojen hallitseminen muistinvaraisesti on mahdotonta. Kokoelmienhallinnassa tietokantaa pidetään parhaana ja yleisesti myös ainoana mahdollisena tapana hallita aineistoja.

Tietojärjestelmien tulo on merkittävästi vähentänyt muistinvaraisen kokoelmien-hallinnan ja sisältötuntemuksen merkitystä. Muistinvaraisuuteen perustuvaa tietoa pidetään epävarmana, kun taas tietojärjestelmästä saadaan tarkkaa tietoa. Tätä kaut-ta tietotekniikka muutkaut-taa myös hiljaisen tiedon roolia työyhteisössä. Toisaalkaut-ta sisäl-tötuntemuksen hiljainen tieto ei sekään kokonaan katoa. Kaikilla kokoelmatyötäkin tekevillä kertyy omaa muistinvaraista tietoa: "Tietenkin jonkin verran sitten muistiinsakin voi luottaa." (H28, 1).

3. Tiedon katoaminen ja työtapamuutokset

Eräänlaisena aktiivisesti käytössä olevan hiljaisen tiedon vastakohtana voidaan nähdä hiljaisen ja muistinvaraisen tiedon katoaminen. On tavallista, että työntekijät

184

ja joskus jopa kokonaiset organisaatiot unohtavat ja poisoppivat asioita tietoisesti tai kadottavat tietoa tahattomasti. Esimerkiksi organisaatiounohdus-käsitteellä kuva-taan organisaation tietämyksen tahallista tai tahatonta kadottamista. Unohtamisen vaikutukset voivat olla positiivisia tai negatiivisia ja yleensä seurauksena on organi-saation toimintatavan muutoksia.³⁶¹ Kirjastoalalta löytyy reagointia tietämyksen katoamista vastaan jo 1790-luvun lopulta lähtien. Kirjastonhoitajan ammattitaito oli aiemmin perustunut kirjantuntemukseen ja muistinvaraiseen sisällöllisten kokonai-suuksien hallintaan, mutta vähitellen kirjastonhoitoa alettiin viedä käytännön työn välityksellä siirtyneestä perinteestä kirjatuiksi säännöiksi. Samalla kirjastonhoitajia kehotettiin pitämään kuolevaisuutensa mielessään ja järjestämään työnsä niin, että ne ovat seuraajillekin selviä. Aineistojen hallinnan menetelmiksi tulivat esimerkiksi luettelot, luokitukset, hyllyjärjestykset ja sisällönkuvailu. Muutoksen taustalla vai-kutti tieteiden eriytyminen ja julkaisujen määrän kasvu sekä siitä aiheutuva valinnan ja järjestämisen tarve.³⁶² Uudemmassa tutkimuksessaan myös kirjaajien työproses-seista on todettu, etteivät ne enää ole haavoittuvaisia henkilöstömuutosten vuoksi vaan työprosesseja on kehitetty henkilöistä riippumattomiksi.³⁶³

Negatiivisesta tiedon kadottamisesta ja sitä seuranneista työtapojen muutoksista on kerrontaa myös omassa aineistossani. Erityisen ongelmalliseksi hiljainen ja muistinvarainen tieto ja sen katoaminen tulevat, jos työntekijä jättää työnsä. Han-kalimmat tilanteet syntyvät kuolemantapausten yhteydessä. Kerronnasta ilmenee, että tällaisen tapauksen seurauksena materiaaleja on jouduttu luetteloimaan alusta alkaen, vaikka pohjana olisi ollutkin jonkinlaisia manuaalisia listauksia ja kortistoja.

On myös todennäköistä, että ainakin osa aineistojen taustatiedoista on samassa yhteydessä kadonnut kokonaan. Tällaiset tapaukset voivat kuitenkin ikävistä koke-muksista huolimatta kehittää kokoelmienhoitoa ja auttaa tilanteen kokeneita ym-märtämään järjestelmällisen luetteloinnin ja arkistonhoidon tärkeyttä. Jälkikäteen voidaan kommentoida, ettei yksi työntekijä saa olla arkiston hallinnan kannalta täysin korvaamaton. Vuonna 2003 tutkimassani arkistossa kokoelmienhoidon ja luetteloinnin tavata olivat jo niin vakiintuneita, ettei enää olisi mahdollista jättäytyä arkistojen hallinnassa muistinvaraisen tiedon varaan. Työprosessien henkilösidon-naisuutta on näin ollen pystytty vähentämään.

361 Onnismaa 2008b, 124.

362 Vakkari 1992, 4-5, 100-104 ja 116-117.

363 Kallberg 2013, 187.

185 Eri työntekijäsukupolvien kokemuksia hiljaisesta tiedosta

Kokonaisanalyysin lisäksi kävin kerronnasta läpi eri työntekijäsukupolvien suhdetta hiljaiseen ja muistinvaraiseen tietoon. 1970- ja 1980-luvuilla tulleiden kokemukset aineistoja ja sisältöjä koskevasta hiljaisesta ja muistinvaraisesta tiedosta eivät eroa kovin paljon toisistaan. Monet muistavat hyvin ajan, jolloin arkiston hallinnassa sekä itse että muut pärjäsivät pitkälti hyvällä muistinvaraisella tiedolla. 1970-luvulla tulleilla kerronnassa on kuitenkin omakohtaisemman kokemuksen sävy. Myös 1980-luvulla tulleet kertovat vielä itse muistavansa aikoja, jolloin tietoa ei yksin-kertaisesti ollut saatavilla muussa kuin muistinvaraisessa muodossa: "...muistan niin pitkälle kun ei oikeastaan juurikaan tuolta dokumenttiosastolta ollut luettelointijärjestelmässä aineistoa - se oli todella arkistonhoitajan muistin varassa." (H20, 2) Kerronnassa esiintyy nimellä mainiten henkilöitä, joilla muistetaan olleen erinomaiset kyvyt hallita laajoja arkistokokonaisuuksia muistinvaraisesti. Lisäksi voi havaita ihailua hyvämuistisia henkilöitä kohtaan: arkiston hallinta muistamalla on aidosti ollut oman aikansa ammattilaisuutta.

Muistinvaraisuuden syynä oli tietojen puuttuminen yksinkertaisesti siitä syystä, että aineistoja ei oltu ehditty dokumentoimaan, eivätkä tiedonhallinnan menetel-mätkään olleet vielä kovin kehittyneitä. Dokumentoinnin puutteellisuuden syynä oli myös se, että arkiston historian alkuaikoina toiminta painottui dokumentointia enemmän aineistojen hankintaan. Toisaalta dokumentointi puuttui, koska aineisto-jen ja tietoaineisto-jen käyttö oli vähäistä ja muistettavat tietomäärät olivat kohtuullisia hallittavaksi muistinvaraisesti.

1970-1980-luvuilla työnsä aloittaneet työntekijät ovat vielä itse olleet mukana osallisina ja toimijoina "muistinvaraisessa kaudessa". Kerronnasta huomaa, että van-hempi työntekijäsukupolvi kertoo omakohtaisia kokemuksia muistinvaraisen tiedon käytöstä, sen sijaan vähemmän aikaa työskennelleet kertovat tarinoita henkilöistä, joita on pidetty esimerkkeinä "kävelevistä tietokoneista" tai henkilöistä, joilla "kaikki oli päässä". Ero on selvä 1990-luvulla tulleiden kokemuksiin, jotka ovat tulleet suoraan ns. tietokoneaikakauteen. Heiltä ei juuri löydy kerrontaa kokoelmatietojen koko-naisvaltaisesta muistinvaraisesta hallinnasta. Sen sijaan tarinat "muistihirmuista" ovat kulkeneet aina uusimmille työntekijöille saakka.

Kertomuksissa tulee esille yksityiskohtia siitä, kuinka "muistinvaraisella kaudella"

muistamisen tueksi on luotu erilaisia sääntöjä esimerkiksi siitä missä kohtaa arkistoa mikäkin aineisto sijaitsi. Muistijärjestelmät ovat usein olleet vahvasti sidoksissa fyysiseen ympäristöön: tietty hylly, tietty lava, tietty kohta pinkassa jne. Kerron-nassa ei kritisoida arkiston muistinvaraisen hallinnan tapaa, mutta myönnetään että niin ei ainakaan enää vuonna 2003 pitäisi olla ja epäillään, että kukaan todella

186

pystyisi muistamaan tuhansia yksikköjä yksityiskohtaisesti. Muistinvaraisuuden huo-nona puolena pidetään mm. henkilösidonnaisen tiedon haavoittuvuutta ja katoami-sen vaaraa. Puhutaan myös korvaamattomista henkilöistä, erityisesti siinä sävyssä, että kenenkään ei pitäisi olla korvaamaton. Kerronnassa voidaan myös verrata itseä henkilöihin, jotka muistivat kokoelmat ulkoa: "Mutta enhän mä semmoseen pysty - enkä mä tiedä tarviiko edes." (H7, 11)