Henkilöstöriskit

2.6.4. Henkilöstöriskit

Henkilöstöriskit muodostavat moniulotteisen kehyksen koskien kaikkia henkilöstöryhmiä johdosta vuokratyöntekijöihin asti. Henkilöstöriskejä ovat ne riskit, joita henkilöstö voi aiheuttaa yritykselle tai jotka aiheutuvat henkilöstölle. Henkilöstön aiheuttamia riskejä ovat yritykselle tärkeän tiedon paljastaminen huolimattomuuden takia tai tahallisesti, erilaiset työssä tehdyt virheet ja vahingot sekä piittaamattomuus ja osaamattomuus. Jopa työntekijän vapaa-ajan harrastukset ja terveydentila voivat vaikuttaa yrityksen toimintaan työntekijän puutteellisen työpanoksen takia. Henkilöriskienhallinta on siten monipuolinen kokonaisuus, jota varten yrittäjän täytyy tuntea monia lakeja, velvoitteita ja käytäntöjä. Henkilöstö on yrityksen keskeinen voimavara sekä uhka ja mahdollisuus. Työnantajan velvollisuudet henkilöriskien hallintaan ovat pitkälti lainsäädännössä määriteltyinä. Henkilöriskejä tulee kartoittaa ja johtaa sekä niistä tulee huolehtia ennakoiden. Työnantajan kuuluu huolehtia, että henkilöstö on riittävän hyvin perehdytetty ja sillä on ammattitaitoa työn tekemiseen.

Työyhteisön on toimittava ja työntekijöiden henkilökemioiden on tarpeellista kohdata. Koska pienyrityksissä henkilökunta käsittää vain pienen joukon osallisia, henkilöriskit korostuvat tässä skaalaluokassa erityisesti kiteytyen hyvin läheisesti ydinryhmän pysyvyyteen ja yhdessä toimimiseen. (Ilmonen ym. 2016, 27 - 28; Juvonen ym. 2014, 29, 60 – 86.)

Työsuhdeasiat ja rekrytointi

Työsuhdeasiat kattavat työntekijän työsuhteen koko elinkaaren rekrytoinnista työsuhteen lopettamiseen sekä mahdollisesti tätä seuraavien eri syistä johtuvien sitoumuksien yli.

Työsopimuksen laatimisen ja irtisanomisen sekä näiden yksityiskohdat ovat laissa ja työehtosopimuksissa hyvin pitkälle säädeltyjä, mikä edellyttää yritykseltä koosta riippumatta säädösten osaamista, jottei rikkomuksista syntyisi riskitekijöitä. Toisaalta työvoimaa rekrytoitaessa on harkittava, minkälainen henkilö soveltuu yrityksen palvelukseen.

Työnhakijan koulutus, osaaminen ja ammattitaito täytyy arvioida tehtävään soveltuvaksi.

Rekrytointi ja perehdyttäminen sitovat myös olemassa olevia resursseja, joka puolestaan aiheuttaa sivukustannuksia. Riskinä rekrytoinnissa voi olla, että valittu henkilö vaihtaakin nopeasti uuteen työpaikkaan tai ei sovellu työnkuvaan, jolloin on kyseessä väärä henkilövalinta aiheuttaen kitkakuluja prosessin uudelleen käynnistämisen takia. On syytä huomioida, että uusi työntekijä hyvin tyypillisesti omaksuu kaiken merkittävän (negatiivisen että positiivisen) ensimmäisen puolen vuoden aikana uudesta työpaikastaan, joten perehdyttämisvaiheen onnistuminen on riskienhallinnan kannalta erittäin merkityksellistä. (Ilmonen ym. 2016, 27 – 28; Juvonen ym. 2014, 69; Ilmoniemi ym. 2009, 362 – 363; Santanen ym. 2002, 88.)

Henkilötietosuoja

Yrityksen on taattava työntekijöidensä, kuten myös muiden liitosryhmien osalta, näiden laillinen tietosuoja, mikä pettäessään aiheuttaa yritykselle sanktioituvan tietosuojariskin (EU tietosuojauudistus 2018). Tämä edellyttää, että työsuhteen elinkaari on huomioitava myös tietosuojanäkökulmasta, jotta työntekijän henkilötietojenkäsittely (poisto järjestelmistä) hoituu lainmääräämällä tavalla.

Työterveys ja – turvallisuus

Työturvallisuuslaki (738/2002) velvoittaa työnantajaa arvioimaan ja suunnittelemaan varotoimet kaikista työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle aiheutuvista vaaroista ja uhkista. Työnantajan tulisi jo työnopastuksessa perehdyttää työntekijänsä työturvallisuuden osalta työpaikan oloihin, työn terveysvaaroihin, käytettävien laitteiden toimintoihin, työpaikan varomääräyksiin sekä tuotantotoiminnan menettelytapoihin. Perehdytyksestä, sen yleisistä järjestelyistä ja suorittavan työnjohdon pätevyydestä, on vastuussa ylin johto. Santalahti &

Mäkeläinen (2001) suosittelevat laajennettavan lain periaatteita käyttöön yleisesti työpaikan työturvallisuusajattelussa työsuojeluriskien, kuten työn psyykkisen rasituksen,

minimoimiseksi. Työympäristön riskikentällä on painoarvoa EU tasolla, joka on neuvoston direktiivillä (89/391/ETY) säätänyt ohjeistusta toimenpiteistä työntekijöiden turvallisuuden ja terveyden parantamisen edistämiseksi työssä. Euroopan työterveys- ja turvallisuusvirasto huomioi yhä merkittävämmin PK -sektorin yritystoiminnan, ja siten työympäristön riskien tunnistamiseen ja arviointiin on saatavilla valmiita verkkopohjaisia työkaluja. (Euroopan työterveys- ja turvallisuusvirasto 2018; Ilmonen ym. 2013, 25.)

Työhyvinvointi

Työhyvinvointi hyvin hoidettuna parantaa yrityksen tuloksellisuutta ja kannattavuutta. Kun henkilöstö pysyy terveenä, sairauspoissaolot ovat vähäisiä ja kustannukset pienet. Hyvinvoiva henkilöstö ja työyhteisö ovat siten tuottavuuden perusedellytys mahdollistaen laadukkaan asiakaspalvelun ja -tyytyväisyyden. Työhyvinvointi on myös tärkeä kilpailutekijä, jotta osaava henkilöstö pysyy työpaikalla. Hyvinvointi koostuu työn, työympäristön sekä vapaa-ajan kokemuksista. Hyvinvointi on monesta tekijästä riippuvainen, kuten fyysisestä, psyykkisestä ja sosiaalisesta toimintakyvystä. Väsymystä ja turvallisuutta tulee tunnistaa riskienhallinnassa usealta kannalta. Tehtävien luonne, rutiinit ja päätöksenteko sekä tehokkuus ovat hyvinkin yhteydessä toisiinsa. Väsymys ja riskitaso eivät suoraan korreloi keskenään, mutta väsymyksen taustalla olevat yksilöstä, ympäristöstä ja huonoista työoloista johtuvat tekijät on syytä pitää mielessä riskien hallinnassa ja arvioinnissa. Työntekijöiden vireystila vaikuttaa suoraan työn tuottavuuteen ja tuloksiin, vaikka muut tunnistetut riskit eivät toteutuisikaan. Selviä syy-seurausmittareita tähän ovat työtapaturmien, sairauspoissaolojen, tuotantohäiriöiden ja aineellisten vahinkojen määrät. Työhyvinvoinnin riskienhallintakeinoina toimivat säännölliset esimies-alaiskeskustelut, joissa voidaan käsitellä työhön ja siinä suoriutumiseen liittyvistä asioista. Hyvä ilmapiiri edistää yrityksen sisäistä tiedonkulkua. Työhyvinvoinnissa tärkeä sidosryhmä on työterveyshuolto, jota säätää työterveyshuoltolaki (1383/2001). Lain mukaan työterveydenhuollon sisältöön kuuluu työn ja työolosuhteiden, terveellisyyden ja turvallisuuden selvittäminen ja arviointi. (Saarijärvi 2015, 25, 114; Juvonen ym. 2014, 64, 80–

83; Ilmonen ym. 2013, 25.)

Inhimilliset tekijät

Inhimillisillä tekijöillä (englanninkielinen vastine human factors) tarkoitetaan ilmiöitä ja asioita, jotka vaikuttavat työntekijän tehokkuuteen ja laatuun, ja saattavat siten ilmetä yritykselle riskitekijöinä. Työntekijä, ihminen, vaikuttaa organisaation toimintaan oman

yksilöllisen persoonansa, taitojensa ja ominaisuuksien kautta. Eroavaisuudet johtuvat ihmisen psykologisesta kognitiivisesta käyttäytymisestä, jota ohjaavat aiemmat kokemukset, niistä rakentuneet moninaiset sisäiset mielikuvat (kielteiset tai positiiviset), mieltymykset, arvot, asenteet ja mallit omalle ajattelulle, jotka myös muuttuvat ajan kuluessa. Näillä tekijöillä on suuri merkitys, miten yksilöt ympäristön havainnot huomioivat, käsittelevät ja tekevät niistä omia johtopäätöksiä, esimerkiksi ajatteluvirheenä havaitessaan vaaratilanteen. Samat tekijät vaikuttavat yksilön toiminnan erilaisuuteen yksin toimiessaan verrattuna ryhmässä käyttäytymiseen. Riskien arvioimisen suhteen jokainen yksilö saattaa siis subjektiivisesti käyttäytyä hyvinkin eri lailla samassa standardoidussa tilanteessa eri ajankohtana, joten tämä riski tulisi huomioida ja minimoida esimerkiksi työnohjausta ja -koulutusta suunniteltaessa virheiden välttämiseksi. Vaikuttavia tekijöitä ovat jonkin osallisen (työntekijän) huolimattomuus tai tahallinen seurauksellinen arvaamattomuus hyötymistarkoituksessa ja sen seuraukset, kuten kilpailuvaikutus, petos, imagotekijät. (Flink ym. 2007, 13, 33 – 123, 197, 225;

Santanen ym. 2002, 61, 230.)