Henkilöstöhallinnon tavoitteet organisaation vuorovaikutuksessa

Tutkielman ensimmäisen tutkimuskysymyksen tavoitteena oli selvittää henkilöstöasiantuntijoiden käsityksiä henkilöstöhallinnon tavoitteista organisaation vuorovaikutuksessa. Henkilöstöhallinnon tavoitteena on aineiston mukaan kehittää, tehostaa ja uudistaa organisaation vuorovaikutusta.

Henkilöstöhallinnon tavoitteiden hahmottaminen organisaation vuorovaikutuksessa ei kuitenkaan ollut haastateltavien mukaan yksiselitteistä, sillä haastatteluissa ilmeni, ettei vuorovaikutukselle itsessään ollut varsinaisia selkeitä tavoitteita, vaan siihen liittyvät tavoitteet sisältyivät laajempaan tilanneyhteyteen. Näin ollen haastateltavat kertoivat vuorovaikutuksesta ja siihen liittyvistä tavoitteista toistuvasti joissain tilanneyhteydessä, kuten esimiestyön kehittämisessä tai organisaatiokulttuurin uudistamisessa, sillä vuorovaikutuksen analysointia kontekstistaan irrallisena ei nähty tarkoituksenmukaisena. Aineistosta on kuitenkin havaittavissa tilanneyhteydestä riippumatta selkeitä, toistuvia päämääriä siitä, millaista vuorovaikutusta tavoitellaan ja millaisin keinoin.

Keskeisiä keinoja tavoitteiden saavuttamisessa kuvaillessaan haastateltavat kertoivat henkilöstöhallinnon vastuusta suorittaa tuloksellisesti henkilöstöhallinnon keskeisimmät, konkreettiset työtehtävät sekä panostaa arjen vuorovaikutukseen organisaatiossa. Tavoittelemisen arvoista vuorovaikutusta organisaatiossa kuvailtiin puolestaan kolmella keskeisellä ilmiöllä, jotka olivat luottamus, avoimuus ja aitous. Seuraavaksi esitellään tarkemmin, millä keinoin tavoitteelliseen vuorovaikutukseen tähdätään ja miten tavoiteltua, ihanteellista vuorovaikutusta kuvaillaan.

Haastateltavien kuvaillessa henkilöstöhallinnon tavoitteisiin liittyviä vastuita ja tehtäviä organisaation vuorovaikutuksessa, nousi toistuvasti esille konkreettisia työtehtäviä, joita ei olisi haastateltavien mukaan mahdollista edes toteuttaa, ellei vuorovaikutus olisi läsnä tehtävän suorituksessa. Näitä keskeisiä, konkreettisia työtehtäviä olivat muun muassa ohjeistusten laatiminen ja niistä viestiminen, henkilöstö- ja esimiesviestintä, rekrytointiprosessi, kouluttaminen, työyhteisön monipuoliset kehittämisprosessit, henkilöstötutkimukset, konsultointi ja puheeksiotto.

Henkilöstöhallinnon toimenkuvan kuvailtiin perustuvan siihen, että lähestulkoon taukoamatta ollaan vuorovaikutuksessa jonkun kanssa tai johonkin suuntaan tai vähintään tehdään valmistelevaa työtä, jossa vuorovaikutuksen huomioiminen ja pohtiminen ovat merkittävässä osassa. Tällöin tarkoituksena on pyrkiä edistämään organisaation vuorovaikutusta vaikuttamalla siihen, kuinka muut organisaation jäsenet ovat vuorovaikutuksessa keskenään, kuten seuraavat esimerkit osoittavat.

H4B: -- on semmosta ehkä vuorovaikutusta edistävää viestintää että me niin ku esimiesten kautta halutaan edistää sitä et he taas vuorovaikuttaa enemmän oman porukkansa kanssa --

H1B: -- mä kuulun ite johtoryhmään niin toki mä vaikutan sitä kautta jo sit meidän johtoryhmän jäsenten henkilöstöviestintää ja niinku yleisesti

Haastateltavat kertoivat arjen vuorovaikutuksen olevan merkittävä osa organisaation kokonaisvaltaista vuorovaikutusta, ja he painottivat henkilöstöhallinnon olevan läsnä moniulotteisesti arkipäiväisessä vuorovaikutuksessa ja sen myötä yhteydessä koko organisaatioon. Tämä arjen

vuorovaikutus muodostui haastateltavien mukaan aidoista jokapäiväisistä kohtaamisista organisaation henkilöstön kanssa ja työntekijöiden yksilöllisestä huomioimisesta.

Vuorovaikutuksessa oleellisena kuvailtiin aitoa luonnollisuutta sekä mutkatonta heittäytymistä arkiseen, jokapäiväiseen vuorovaikutukseen, kuten seuraava esimerkki osoittaa.

H3A: joo ja ylipäätään sellanen avoin lähestymistapa kaikkeen ja voidaan ihan tossa ohimennen kysyä kuulumisia et miten porukka jakselee ja näin et se on edelleenki siihen arkeen sellasta arkeen kytkettyä ja sillai ujutettua monesti se viestintä siitä ei niin ku tarvi erikseen tehdä asiaa täällä et se tulee luontevasti siinä kaiken muun ohessa

Haastatteluiden välillä oli kuitenkin eroja siinä, kuinka organisaatioiden arkista vuorovaikutusta kuvailtiin ja miten he kertoivat osallistuvansa siihen ja kuinka tehokkaana he sen näkivät. Eräässä haastattelussa haastateltavat kertoivat, kuinka organisaation monivaiheiset prosessit ja kankeat rakenteet sekä vaikeuttavat että heikentävät arkipäiväistä vuorovaikutusta. He keskustelivat tavoitteesta, jossa monimutkaiset käytänteet ja rakenteet tulisi poistaa sekä työntekijöitä tulisi kannustaa hoitamaan asiat joustavammin oman harkinnan mukaisesti. Tämän lisäksi organisaatiossa tulisi olla tarjolla vaihtoehtoisia tapoja hoitaa asiat tilanteen mukaan sujuvimmalla tavalla, minkä suunnittelussa ja edistämisessä henkilöstöhallinnon on mahdollista olla mukana. Eräässä haastattelussa puolestaan haastateltavat keskustelivat siitä, miten he ovat erityisen tiiviisti ja tehokkaasti mukana organisaation arkisessa vuorovaikutuksessa, sillä he eivät ole kertomustensa mukaan keskittyneet viestimään hallinnollisista asioista, kuten perinteinen henkilöstöhallinto yleisesti. Kyseiset haastateltavat toivat esille heidän mukaansa edistyksellisen ja perinteistä poikkeavan tapansa toimia henkilöstöhallinnon tehtävässä korostaen yhteisöllistä arjen vuorovaikutusta ja tilanteiden käsittelyä yksilökohtaisesti. Heidän organisaatiossaan ei ollut valmiiksi luotuja toimintamalleja tai kaavamaisia prosesseja asioiden läpikäyntiin vaan tilanteet käsitellään ratkaisukeskeisesti ja ihmiset kohdataan yksilöllisesti, kuten seuraava esimerkki havainnollistaa.

H3B: -- siinä viestinnässä aina jotenki korostuu se niin ku ihmisläheisyys et tavallaan meil ei oo sitä prosessia kun se ongelma tulee esiin et mihin se ihminen sit ajautuu vaan et meillä on enemmänki se et no lähetään kattoon kaikki tavallaan on mahdollista --

Näin ollen aineiston mukaan organisaation päivittäisen vuorovaikutuksen ohjeistaminen, määrääminen ja rajoittaminen tekee vuorovaikutuksesta prosessimaista suorittamista, jolloin aito, spontaani motivaatio jää uupumaan. Tällöin henkilöstöhallinnon tavoitteena on haastateltavien mukaan kehittää organisaation vuorovaikutusta muokkaamalla sitä, miten organisaation vuorovaikutusta rajoitetaan, ohjeistetaan ja ohjaillaan. Näiden edellä mainittujen konkreettisten tavoitteiden lisäksi aineisto osoittaa henkilöstöhallinnon tavoitteissa kolme ilmiötä, joita

haastateltavat pyrkivät tavoitteellisesti vahvistamaan organisaation vuorovaikutuksessa. Näitä ilmiöitä ovat luottamus, avoimuus ja aitous. Luottamuksen luomista ja ylläpitämistä edistettiin avoimuudella ja aitoudella. Samalla vuorovaikutuksessa koetun luottamuksen kuvattiin lisäävän aitoutta ja avoimuutta, joten näiden kolmen tekijän voidaan nähdä vahvistavan toinen toistaan. Useat haastateltavat kuvailivat kyseisten ilmiöiden konkretisoituvan vuorovaikutuksessa rehellisyytenä, kunnioittavana suorapuheisuutena ja rennon mutkattomana keskusteluilmapiirinä. Luottamuksen ja avoimuuden kerrottiin madaltavan kynnystä ottaa asia kuin asia puheeksi, sillä luottamuksellisessa vuorovaikutusympäristössä uskalletaan aidosti keskustella asioista asianmukaisesti. Haastateltavien vastauksista oli havaittavissa kokemus siitä, miten asioiden ääneen sanominen ja purkaminen eli mieltä painavista asioista keskusteleminen vähentää vuorovaikutussuhteiden jännitteiden liiallista voimistumista ja kärjistymistä, jolloin sekä paineiden että kuormituksen muodostumista voidaan ennaltaehkäistä myös työhyvinvoinnin näkökulmasta. Vuorovaikutuksessa ilmenevät luottamus, aitous ja avoimuus luovat aineiston mukaan perustan henkilöstöhallinnon tavoitteelliselle toiminnalle organisaation vuorovaikutuksessa. Seuraavassa luvussa käsitellään edellä esiteltyjen tavoitteiden pohjalta muodostettuja rooleja, joita henkilöstöhallinnolla on organisaation vuorovaikutuksessa.