Empiirisen tutkimuksen avulla etsitään tässä työssä vastausta seuraavaan tutkimusongelmaan:
Mitkä ERP-järjestelmän ominaisuudet vaikuttavat loppukäyttäjien mukaan järjestelmän käyttöön?
Empiirinen tutkimusprosessi alkoi tutkimusmenetelmän valinnasta, josta siirryttiin suoraan aineistonhankintamenetelmän valintaan. Menetelmävalintojen jälkeen muodostettiin haastattelurunko, joka on keskeinen haastattelua ohjaava instrumentti. Haastattelurunko koostettiin huolellisesti ja sitä testattiin muutamaan otteeseen. Koskisen ym. (2005, 108) mukaan haastattelurungolla on kaksi keskeistä funktiota: Sen tarkoitus on antaa haastattelulle hahmotelma ja varmistaa, että kaikki kysymykset tulee esitettyä. Toiseksi sen avulla voidaan varmistaa, että haastattelu sujuu mahdollisimman luontevasti. Haastattelurunko muodostui perustiedoista ja kahdesta pääteemasta. Perustietoihin kuului suljettuja kysymyksiä, kuten ikä ja tutkinto, mutta teemojen kohdalla kysymykset olivat avoimia. Teemojen muodostamisen apuna käytettiin Wixomin ja Toddin (2005) määrällistä tutkimusta, jossa yhdistettiin kaksi erilaista tutkimussuuntausta yhdeksi malliksi tarjoamaan täydellinen ymmärrys järjestelmien ominaisuuksien vaikutuksesta sen käyttöön.
Laadullisen tutkimuksen tavoite on selvittää, millaisena tutkittava ilmiö näyttäytyy tutkimukseen osallistuvan näkökulmasta, eli tässä tapauksessa ERP-järjestelmän loppukäyttäjien näkökulmasta.
Haastateltaviksi pyrittiin valitsemaan mahdollisimman monipuolisesti loppukäyttäjiä useilta toimialoilta ja eri ERP-järjestelmien parista. Jotta pystyttäisiin keräämään mahdollisimman paljon tietoa tutkittavasta aiheesta, on haastateltavilla oltava tietoa ja kokemusta järjestelmän käytöstä.
Tällä tarkoitetaan sitä, että tutkimuksen haastateltavat valikoitiin tietoisesti ja harkitusti. Kaksi viidestä haastateltavasta on järjestelmän pääkäyttäjiä ja loput kolme peruskäyttäjiä.
Haastateltavien tarkan valikoinnin avulla saadaan esille sellaisia keskenään erilaisia näkökulmia järjestelmän ja tiedon ominaisuuksista, joita haastateltavat pitävät tärkeinä. Pääkäyttäjät käyttävät huomattavasti enemmän järjestelmää kuin peruskäyttäjät, joten on tärkeää saada molempien näkökulma tutkimukseen. Haastateltavat valittiin sekä suurista että keskisuurista yrityksistä.
Tutkimuksessa ei keskitytä yhden tietyn järjestelmän toimintaan, ja siksi jokainen haastateltavista edustaa eri ERP-järjestelmää. Tällä toimella pyritään takaamaan mahdollisimman monipuolinen näkemys loppukäyttäjien suhteesta ERP-järjestelmään.
Tutkimukseen valikoitui viisi henkilöä, joista kaksi oli miehiä ja kolme naisia. Haastatteluista neljä tehtiin haastateltavien toivomissa tiloissa, jotka olivat vaihtelevasti heidän työpaikkojensa neuvotteluhuoneita tai kahviloita. Näiden lisäksi yksi haastattelu toteutettiin Skypen välityksellä.
Kaikki haastattelut nauhoitettiin älypuhelimeen, minkä jälkeen ne lähetettiin tietokoneelle ja tallennettiin suojattuun pilvipalvelimeen asianmukaisin tunnistein. Haastattelut kestivät 25 minuutista 75 minuuttiin, ja ne toteutettiin tammi-maaliskuussa 2019. Haastattelukysymyksiä ei lähetetty etukäteen haastateltaville, sillä haluttiin varmistaa se, että heidän vastauksensa ovat spontaaneja eivätkä liian pitkälle etukäteen harkittuja. Osa haastateltavista halusi, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tämä toteutettiin siten, ettei haastateltavien tai heidän yritystensä nimiä mainita tutkimuksessa, ja tästä syystä kaikki haastattelut ovat tutkielmassa anonyymeina.
Luottamuksellisuus varmistettiin jo haastattelun litterointivaiheessa, eli silloin, kun äänite purettiin tekstimuotoon. Teksti anonymisoitiin poistamalla kaikki suorat tunnistetiedot. Kuitenkin joitakin tutkimuksen kannalta olennaisia epäsuoria tunnistetietoja, kuten se, onko haastateltava pääkäyttäjä vai ei, jätettiin näkyviin. Haastateltaville annettiin koodinumerot ”haastateltava 1”-tyylisesti, mikä helpottaa tekstin ymmärtämistä. Taulukossa 1. on listattu haastateltavien epäsuoria taustatietoja.
Taulukko 1. Haastateltavien taustatiedot
Haastateltava 1 työskentelee prosessiteollisuuden parissa tuoteinsinöörinä. Hänellä on monen vuoden kokemus erilaisista ERP-järjestelmistä. Yritykseen räätälöity SAP on nyt viimeisin käytössä oleva järjestelmä. Hänen on käytettävä työssään ERP-järjestelmää päivittäin, ja hän pitää itseään kokeneena käyttäjänä. Kokemusta SAP:n käytöstä on kertynyt reilut kaksi vuotta.
Pakollisuuden sanelemien tehtävien lisäksi hän käyttää ERP-järjestelmää myös vapaaehtoisesti.
Haastateltava on suorittanut ylemmän korkeakoulututkinnon.
Haastateltava 2 työskentelee tehdaspäällikkönä laivateollisuuden toimialalla. Hän oli mukana ja hänellä oli iso rooli uuden järjestelmän käyttöönottoprosessissa. Hän toimii uuden järjestelmän pääkäyttäjänä. Uusi käyttöönotettu järjestelmä on räätälöity IFS ERP-järjestelmä.
Haastatteluhetkellä hänellä oli kokemusta järjestelmän käytöstä noin vuosi. Haasteltava käyttää järjestelmää päivittäin, ja se muodostaa ison osan hänen työnkuvastaan. Ensimmäisen haastateltavan tavoin hän on suorittanut ylemmän korkeakoulututkinnon.
Haastateltava 3 toimii kirjanpitäjänä vaatteiden vähittäismyynnin parissa. Yrityksellä on käytössään räätälöity Dynamics Microsoft Navision ERP-järjestelmä. Haastateltava on käyttänyt järjestelmää jo seitsemän vuoden ajan. Hänen tehtävänsä ERP-järjestelmän näkökulmasta on luoda järjestelmän avulla raportteja ylemmän johdon päätöksenteon tueksi. Hänen työnkuvaansa kuuluu järjestelmän päivittäinen käyttö, mutta hän käyttää sitä muiden tavoin myös vapaaehtoisesti helpottamaan työntekoaan. Haastateltava on suorittanut alemman korkeakoulututkinnon.
Haastateltava 4 työskentelee kontrollerina sekä ohjelmistokehittäjänä terveys- ja sosiaalipalveluiden toimialalla. Yrityksellä on käytössään räätälöity Fatman ERP-järjestelmä, joka on vasta hiljattain hankittu, joten käyttöönottoprosessi on osittain vielä kesken. Haastateltava on
Haastateltavat Aika Paikka Kesto Koulutus ERP-järjestelmä Käyttö Haastateltava 1 21.1.2019 Kouvola 25 min Ylempi korkeakoulu SAP 2 v Haastateltava 2 22.1.2019 Kouvola 32 min Ylempi korkeakoulu IFS 1 v Haastateltava 3 30.1.2019 Helsinki 34 min Alempi korkeakoulu Microsoft Dynamics NAV 7 v Haastateltava 4 1.2.2019 Helsinki 70 min Ylempi korkeakoulu Fatman 1 v Haastateltava 5 26.3.2019 Skype 25 min Ylempi korkeakoulu Netsuite 1v
ollut mukana järjestelmän käyttöönotossa alusta alkaen. Hän on järjestelmän pääkäyttäjä ja samalla ohjelmistokehittäjä, joten hänellä on laajaa osaamista järjestelmän parissa. Haastateltava on suorittanut ylemmän korkeakoulututkinnon.
Haastateltava 5 työskentelee taloushallinnon alueella suuressa yrityksessä, jossa otettiin käyttöön pilvipohjainen NetSuite ERP-järjestelmä vajaa vuosi ennen haastatteluhetkeä. Hän aloitti yrityksessä työskentelyn hieman käyttöönoton jälkeen, joten kokemusta järjestelmästä on kertynyt vajaa vuosi. Haastateltava käyttää järjestelmää päivittäin lähinnä siksi, että se kuuluu hänen työnkuvaansa. Hän mainitsee käyttävänsä sitä välillä myös vapaaehtoisesti, mutta koska järjestelmä on uusi ja sen käyttö vielä haparoivaa, motivaatio järjestelmän ylimääräiseen käyttöön ei ole korkea. Haastateltava on suorittanut ylemmän korkeakoulututkinnon.
Haastatteluiden puhtaaksi kirjoittaminen eli litterointi aloitettiin heti niiden alettua. Litterointi haluttiin suorittaa aina pikaisesti haastattelun jälkeen haastattelutilanteen ollessa vielä tuore.
Litteroinnin valmistuttua siirryttiin aineiston analysointiin, joka aluksi toteutettiin teemoittain, mutta analysoinnin edetessä teemoja yhdisteltiin ja pyrittiin etsimään yhtäläisyyksiä ja syvempiä merkityksiä. Tuloksissa esitetään teemoja ja niiden yhteydessä tärkeimpiä haastattelusitaatteja, joiden tarkoitus on havainnollistaa käsiteltävää asiaa, jotta saadaan mahdollisimman selkeä kuva ilmiöstä.