Tämän työn aineisto kerättiin kyselylomakkeella ja kohdeyrityksessä toteutetun haastattelun avulla. Näitä tiedonkeruumenetelmiä on esitelty seuraavana.
5.2.1 Kyselytutkimus
Pääasiallinen aineiston keruu päätettiin toteuttaa kyselytutkimuksen avulla. Kyselytutkimus laadittiin kirjallisuuteen tutustumisen perusteella ja sitä laatiessa otettiin huomioon yrityksen tavoitteet siitä, mitä tutkimuksella haluttaisi selvittää. Kyselyn lähettämishetkellä Effector Mobile -toiminnallisuus oli käytössä apuvälinepalveluiden osalta viidessä eri organisaatiossa:
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä (PPSHP), Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirissä (LPSHP), Lapin sairaanhoitopiirissä (LSHP), Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä (PSSHP) sekä Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymässä (PHHYKY). Nämä sairaanhoitopiirit, joissa kysely päätettiin toteuttaa, on esitelty kuvassa 12.
Kuva 12 Sairaanhoitopiirit, joissa kysely toteutettiin
Kyselytutkimus lähetettiin yrityksen Effector-pääkäyttäjille saatekirjeen kanssa, jossa pyydettiin heitä puolestaan jakamaan kyselyä oman sairaanhoitopiirinsä Mobile-käyttäjille.
Saatekirje on nähtävillä liitteessä 4. Näin ollen kysely lähetettiin 29 henkilölle, jotka puolestaan jakoivat kyselyä omassa organisaatiossaan. Lopulta kysely tavoitti 38 henkilöä, joista 33 aloitti vastaamaan kyselyyn ja lopullisia vastauksia saatiin 26 vastaajalta. Kokonaisuudessaan kysely oli auki 8.2.2021-10.3.2021. Välissä lähetettiin kaksi muistutusta, sekä vielä kolmas muistutus kohdennettuna erääseen organisaatioon, sillä heiltä ei oltu vielä saatu yhtäkään vastausta.
Kopiot muistutuksista on nähtävissä niin ikään liitteessä 4.
Yleisemmällä tasolla kysymykset jaoteltiin muutamaan eri kategoriaan: taustakysymyksiin, käyttöönoton taustatietoihin, kokemuksiin muutoksista ja organisaation tukeen, kokemuksiin käyttöönottoprosessista, saavutettuun henkilökohtaiseen hyötyyn, ideaalin käyttöönottoprosessin selvittämiseen sekä palautteeseen sovelluksesta itsessään. Itse kyselylomake on nähtävissä liitteessä 6. Taulukossa 4 ja 5 on koostettuna kysymykset kategorioittain ja esitelty kunkin kysymyksen tavoite tässä diplomityössä. Lisäksi taulukosta on nähtävissä, montako vastausta kukin vastaaja pystyi valitsemaan kyseiseen kysymykseen.
Ensimmäiset kysymykset koostuivat taustakysymyksistä, joiden avulla pyrittiin selvittämään vastaajan ’suhdetta’ Effectoriin (työpöytäsovellus) ja Effector Mobileen. Kyselyssä ei todettu tarpeelliseksi tiedustella demografisia taustatietoja, sillä kirjallisuuskatsauksessa näiden tekijöiden vaikutus on katsottu verrattain pieneksi. Lisäksi kartoitettiin tietoa siitä, kuinka säännöllistä vastaajan Effectorin käyttö on. Näissä kysymyksissä vastaaja valitsi vastausten listasta itseään parhaiten kuvaavan vaihtoehdon. Lisäksi tietoa kerättiin käyttäjän roolista ja käyttöyhteydestä.
Taustakysymysten jälkeen kyselyssä tiedusteltiin perehdytystapoja, miten kunkin vastaajan kohdalla Effector Mobile on otettu käyttöön. Lisäksi tietoa kerättiin myös siitä, minkälaiseksi käyttäjät kokivat kyseisen perehdytystavan. Mahdollisten kehityskohteiden löytämiseksi käyttäjiltä tiedusteltiin myös sitä tapaa, mikä olisi heidän mielestään kaikkein paras perehdyttämistapa. Lisäksi tietoa kerättiin samaa vai eri mieltä -tyyppisillä kysymyksillä, joissa käyttäjät valitsivat omaa näkemystään parhaiten kuvaavan vaihtoehdon. Näitä kysymyksiä jaoteltiin neljään eri kategoriaan ja kysymysten avulla pyrittiin selvittämään kyseisessä organisaatiossa läpikäydyn käyttöönottoprosessin ominaispiirteitä.
Taulukko 4 Kyselylomakkeen sisältö ja tavoitteet
1 Selvittää, mikä on vastaajan suhde Effectoriin.
2. Missä sairaanhoitopiirissä
työskentelet? 1 Kuinka vastaukset poikkeavat
organisaatioittain.
Mobile -sovellusta työssäsi? 1 Mobile-sovelluksen käyttötiheys – kuinka tuttu Mobile on.
7. Miten sinut perehdytettiin Effector Mobilen käyttöön?
Useat sallittu
Millä tavalla kukin vastaaja perehdytettiin Mobilen käyttöön.
8. Mikä perehdytystavoista on mielestäsi paras ja mitä suosittelisit muille?
1 Selvittää, mikä perehdytystavoista nähtiin tehokkaimmaksi.
9. Millä tavalla opettelisit mieluiten käyttämään uutta sovellusta, jos saisit valita?
16. Minkälainen on mielestäsi ideaali käyttöönottoprosessi?
Useat
sallittu Selvittää kunkin käyttäjän toiveet hyvää käyttöönottoprosessia kohtaan.
Tuotekehitys
17. Mikä kaipaamasi ominaisuus puuttuu vielä Effector Mobilesta?
Avoin Selvittää, mitä ominaisuuksia käyttäjät vielä kaipaisivat sovellukseen.
18. Mobile-sovellus on mielestäsi… Useat sallittu
Selvittää, mitä mieltä käyttäjät ovat sovelluksesta tällä hetkellä.
Taulukko 5 Kyselylomakkeen sisältö ja tavoitteet
• Olen motivoitunut käyttämään Effector Mobile-sovellusta
• Ymmärrän Effector Mobile-sovelluksen aikaansaamat hyödyt organisaatiossani
Tavoitteena selvittää, miten vastaajat kokevat muutoksen ja Effector Mobile sovelluksen käytön.
Selvittää, millä tavalla organisaatio on selventänyt hankinnan syitä ja perustellut käyttöönottoa.
• Organisaatiossamme oli käytössä riittävästi resursseja käyttöönottoon.
Selvittää, onko Effector Mobilen päivittäinen tuki riittävää ja onko käyttöönottoon varattu tarpeeksi aikaa ja resursseja.
12. Käyttöönotto- prosessi
• Effector Mobilesta tiedotettiin riittävästi ennen käyttöönottoa.
• Sain osallistua käyttöönottoprosessiin
• Pystyin itse vaikuttamaan siihen, milloin alan käyttämään sovellusta
• Sain riittävästi tukea ja opastusta Mobilen käyttöönottoon.
• Käyttöönotossa huomioitiin riittävästi loppukäyttäjät.
• Ymmärsin, mitä minulta vaaditaan käyttöönotossa
Selvittää, millä tavalla vastaajat kokevat pystyneensä osallistumaan Effector Mobilen käyttöönottoon ja onko Polycon yrityksenä osannut toisaalta painottaa tiedottamisen merkityksellisyyttä ja ovatko nämä kehotukset saavuttaneet käytännön tason. Selvittää, onko läpi erilaisten/eri tasoisten tekijöiden mahdollistettu tarpeeksi aikaa itse sovelluksen opetteluun, sekä selvittää, ovatko organisaation resurssit käyttöönottoon koettu riittäviksi.
14.
Henkilökohtainen hyöty
• Effector Mobile sujuvoittaa työtehtäviäni.
• Koen, että Effector Mobilen käytön opettelu oli vaivan väärti.
• Mobilen käyttöönotto aiheutti minulle stressiä.
• Käytän mielelläni Effector Mobilea.
Selvittää, millaista hyötyä käyttäjät kokevat saavuttaneensa sovelluksen käyttöönotolla.
Selvittää, millaiseksi he kokevat käyttöönoton myötä tapahtuneen sovelluksen käytön. Selvittää yleistuntuma sovelluksen käytöstä.
Taulukossa 4 esitettyjen kysymysten lisäksi käyttäjille annettiin täydennettäväksi vastausmatriisi, jossa oli lukuisia kysymyksiä, jaoteltuna eri kategorioihin. Matriisit olivat kysymyksinä numero 10, 12 ja 14. Näihin kysymyksiin vastaajilla oli käytössään viisiportainen asteikko, josta he valitsivat soveltuvimman vaihtoehdon heidän omasta näkökulmastaan.
Taulukossa 5 on jaoteltu nämä kysymykset niiden teemojen mukaan omiin kategorioihin. Tämä kategorisointi poikkeaa hieman kysymyslomakkeella olleesta järjestyksestä. Samoja kategorioita hyödynnetään myös QFD-analyysissa.
5.2.2 Haastattelu
Kyselyn lisäksi aineistoa kerättiin haastattelun avulla ja haastattelun kohteena oli Polyconin palvelupäällikkö, joka on useassa organisaatiossa toiminut projektipäällikkönä yrityksen läpiviemissä Effector Mobilen käyttöönottoprojekteissa. Kysymykset on esitetty liitteessä 5.
Haastattelu järjestettiin Teamsin kautta 4. toukokuuta 2021. Yrityksen sisäistä tietoa on kerätty myös kevään 2021 aikana toteutetun käyttöönottoprojektin aikana, havainnoiden tyypillisiä menettelytapoja. Haastattelun tarkoituksena on selvittää tyypillinen senhetkinen käyttöönottoprosessi. Haastattelun tuloksia hyödynnetään aiemmin esitellyn QFD-prosessin neljännessä vaiheessa, kun selvitettävänä on yrityksen oma sisäinen prosessi.