Tässä pienellä testihenkilömäärällä tehdyssä tutkimuksessa saatiin viitteitä siitä, että prosessikuvausta, esim. tehtäväpohjaista arkistonmuodostussuunnitelmaa, on mahdollista käyttää osaamisen siirtämisen apuna. Varsinkin silloin se on mahdollista, kun halutaan siirtää tietoja siitä, mitä tehtäviä on tehtävä ja missä järjestyksessä ne tulee suorittaa.
Yleinen ongelma prosessikuvauksien kannalta on niiden ajantasainen ylläpito eli muutetaanko kuvaukset samanaikaisesti kun prosessi muuttuu. EKKYssä tämän asian ratkaiseminen on vielä kesken, mutta ratkaisun suhteen ollaan luottavaisia tai kuten EKKYn laatupäällikkö Pekka Turunen sen sanoo: ”Prosessien päivittämiseen liittyvistä vastuista ei ole vielä sovittu. EKKYssä ylläpitoon liittyvät vastuut määritetään, kun toimintajärjestelmä on prosessikuvausten osalta siinä vaiheessa sekä kun prosessien omistajista on päätetty. Päivittäminen ei pitäisi olla suuri ongelma, koska prosessit eivät muutu ”läheskään päivittäin”… ja toisaalta muutoksia prosessien kulkuun voivat tehdä vain esim. prosessin omistajat / tulosalueiden johtoryhmät yhdessä (tästä vielä sovittava).” Myöskään EKKYn AMSin ajantasaisena pitämistä ei ole vielä ratkaistu.
Jos prosessikuvauksien päivityksen ongelmia ei ratkaista, kuvauksiin sitoutunut osaaminen on vanhentunutta ja niiden käyttäminen osaamisen siirtämiseen vaarantaa prosessien sujuvuuden. On pohdittava myös sitä, miten prosessit muuttuvat: hallitusti yhteisesti sovittujen sääntöjen mukaan (prosessin muutosprosessi määritetty), mikä auttaa myös kuvausten ajantasaisena pysymistä vai hallitsemattomasti (vanha prosessi ei jostain syystä toimi ja sitä muutetaan sen kummemmin ajattelematta), mikä eriyttää prosessin ja sen kuvauksen toisistaan hyvinkin nopeasti. Jos siis kunnallisessa organisaatiossa prosessit kuvataan erikseen esimerkiksi toimintajärjestelmään ja tehtäväpohjaiseen AMSiin, organisaation prosesseista voi syntyä toisistaan poikkeavia kuvauksia. Siksi kuvaukset pitäisi tehdä vain yhteen järjestelmään (esim. toimintajärjestelmä), josta ne siirretään sellaisenaan muihin niitä käyttäviin järjestelmiin (mm. tAMS)
ajantasaisesti. EKKYssäkin ratkaisu löytynee prosessien kuvaamisen ja asiakirjahallinnon/arkistonmuodostuksen läheistä yhteistyötä.
Ongelmallista on siis myös tAMSin ajantasainen ylläpito. Kansallisarkiston ylitarkastaja Raili Oittisen mukaan (sähköposti 3.11.2009): ”…yhteistyö substanssiasiantuntijoiden kanssa on ainut oikea toimintamenettely ja -tapa, jolla sitä voidaan pitää ajan tasalla. Mikäli olisi prosessijohtaminen käytössä, niin prosessien omistajat ovat tärkeimmät asiakirjahallinnon yhteistyökumppanit.”
Hän siis esittää samantapaista ratkaisua kuin Pekka Turunen EKKYssä toimintajärjestelmän suhteen. Jotta tämä toteutuisi kaikissa tAMSia käyttävissä organisaatioissa, olisi hyvä tutkia ja julkaista, minkälaisia hyviä käytäntöjä on olemassa sellaisissa organisaatioista, joissa tAMSin ajantasaisuuteen liittyvät ongelmat ratkaistu. Mikäli organisaatioissa on jo käytössä eAMS, myös siihen liittyvät hyvät käytännöt olisi mahdollista selvittää samalla.
Koska prosesseja kuitenkin kuvataan työpaikoilla, olisi syytä pitää huoli siitä, että kuvaukset kattavat koko prosessin vaikka ne eivät olisikaan erityisen yksityiskohtaisia. Julkishallinnon prosessikuvauksien yhteydessä on vaarana se, että prosessien tuotoksena syntyvien asiakirjojen elinkaari jää huomioimatta.
Tämän välttämiseksi prosessien kuvaaminen tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan on järkevää – joko suoraan tai toimintajärjestelmän kautta. Se myös säästää aikaa ja muita resursseja, koska kumpikin on tehtävä, sekä prosessikuvaukset että tAMS.
Kuvauksien tekemisen tärkeyttä kuvastaa myös se, että keskusteltaessa eri julkishallinnon organisaatioissa työskentelevien henkilöiden kanssa tästä tutkimuksesta sen tekemisen aikana, nousi usein esille, miten vähän organisaatiossa käytetään prosessikuvauksia ja/tai AMSia työtehtävien tekemisen ohjaamiseen. Monessa paikassa prosessien kuvaaminen oli kuitenkin nyt aloitettu ja keskustelukumppanit pitivät sitä erittäin hyvänä asiana. Heidän mielestään työntekijät saavat prosessien kuvaamisesta paljon hyötyjä mm. uusien työntekijöiden perehdyttämiseen tai sairaslomalle joutuneen työntekijän tehtävien
suorittamiseen hänen poissaolonsa aikana. Tätä kautta prosessien kuvaaminen ja kuvauksien käyttäminen lisää jopa työssä viihtymistä ja jaksamista. Myös asiakirjojen koko elinkaaren ymmärtämistä he pitivät tärkeänä.
Aiemmin on mainittu eAMS. Arkistolaitoksen tiedotteen (15.8.2007) mukaan Kansallisarkiston vetämän, kesällä 2007 käynnistyneen kuntien eAMS-projektin tarkoituksena on rakentaa kunnille sähköinen AMS-malli (eAMS). Hankkeen tavoitteena on kehittää ”väline, joka ohjaa tiedon käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä eri tietojärjestelmissä” sekä nopeuttaa ”sähköiseen tiedonhallintaan, asianhallintaan ja arkistointiin siirtymistä”. Sähköinen asianhallinta tarkoittaa sitä, että asiakirjat ovat sähköisessä muodossa koko elinkaarensa ajan. SÄHKE2-määräys edellyttää, että ”pakolliseksi määriteltyjen asiakirjallisten tietojen elinkaaren hallintaa ohjaavien metatietojen on tallennuttava tietojärjestelmiin sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman, eAMS:n, ohjaamana jo operatiivisen käsittelyn aikana”. Toisin sanoen metatietojen luominen ja tallentaminen alkaa heti asiakirjaa luotaessa ja jatkuu koko sen elinkaaren ajan (SÄHKE2, 2008).
eAMS eli sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma tuo siis tulevaisuudessa lisähaasteita julkishallinnon organisaatioille. Se toteutetaan sähköisenä ja säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa, jolloin sovellukseen/tietojärjestelmään on tallennuttava tietoa AMSiin tehdyistä muutoksista. eAMSiin tallennetaan asiakirjojen säilytysmuodot ja säilytysmuodoissa tapahtuvat muutokset elinkaaren eri vaiheissa ja mikäli tietoa tai tiedostoa säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, arkistonmuodostussuunnitelmaan liitetään konvertointia ohjaavaa toiminnallisuutta, joka määritellään valintalistaa käyttäen, esim.: ”doc-tiedosto konvertoidaan tiff-tiedostoksi asian lopullisen päätöstoimenpiteen yhteydessä”
(Arkistolaitos 2009.) Vaikka eAMS onkin haasteellinen toteuttaa (mm. tietojen siirto operatiivisista järjestelmistä arkistojärjestelmiin ei onnistu kaikista tietojärjestelmistä ilman metatietojen täydentämistä tai uudelleen määrittelyä), se saattaa ratkaista arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaisuuteen liittyviä
ongelmia, koska se toteutetaan pelkästään sähköisenä. Siksi organisaatioiden kannattaisi valmistautua eAMSin käyttöönottoon lähitulevaisuudessa.
6 YHTEENVETO
Tämän työn tavoitteena oli tutkia, voiko prosessikuvausta käyttää osaamisen siirtämisen apuna sekä sitä, minkä tyyppistä osaamista prosessikuvaukseen voidaan sitoa ja mikä osa sitoutuneesta osaamisesta voidaan siirtää osaksi toisen henkilön osaamista. Tutkimuskysymyksiin pyrittiin vastaamaan luomalla testiaineisto yhdistämällä Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän toimintajärjestelmä IMSiin tehdyt prosessikuvaukset samaan prosessiin liittyvien asiakirjojen käsittelytietoihin, jotka saatiin asiakirjalähtöisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta AMSista. Näin muodostetun tehtäväpohjaisen arkistonmuodostussuunnitelman tAMSin perusteella pyydettiin neljää testihenkilöä kirjoittamaan itselleen ohje prosessissa kuvattujen palkanlaskijan tehtävien suorittamiseksi niin, että ohje käsittää sekä työtehtävät että tehtävien suorittamisesta syntyvien asiakirjojen käsittelyohjeet. Näistä ohjeista syntyi tutkimusaineisto.
Julkishallinnon prosessien kuvaaminen tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan on järkevää, koska organisaatioiden on tehtävä sekä prosessikuvaukset että tAMS. Yhdistämällä ne samaan asiakirjaan säästetään aikaa ja muita resursseja ja samalla varmistetaan se, että prosesseista ei ole olemassa toisistaan poikkeavia kuvauksia. Jos se ei ole mahdollista, tAMSiin pitäisi ainakin saada ajantasaiset kuvaukset suoraan siitä järjestelmästä, johon ne tehdään. Tallennetaanpa kuvaukset mihin järjestelmään hyvänsä, niiden pitäminen ajantasaisina voi osoittautua ongelmaksi, jos organisaatioon ei ole kehitetty toimivaa menetelmää sen toteuttamiseksi.
Tutkimusaineiston analysoinnin perusteella voitiin havaita, että osa prosessikuvaukseen sitoutuneesta osaamisesta näyttäisi siirtyvän testihenkilöiden tekemiin ohjeisiin. Pelkkien ohjeiden avulla työtehtäviä ei olisi voinut suorittaa
täysin oikein, mutta niistä olisi saanut apua tehtävien oppimiseen sekä tukea tehtävien jatkuvaan suorittamiseen. Siirtyvää osaamista oli se, mitä tehtäviä oli tehtävä ja missä järjestyksessä ne oli suoritettava. Sen sijaan lisätietoja ja ohjeita kaivattiin, kun piti ymmärtää miten tehtävä oli suoritettava. Voidaan siis todeta, että syntyneen tutkimusaineiston perusteella prosessikuvauksia voidaan käyttää osaamisen siirtämisen apuna, mutta pelkästään niiden varaan osaamisen siirtymistä ei voida jättää vaan tarvitaan myös asiantuntijoiden apua sekä lisäohjeita ja -malleja.
LÄHTEET
Aaltonen, M. & Heikkilä, T. (2003). Tarinoiden voima: miten yritykset
hyödyntävät tarinoita? Talentum Media Oy. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy
Ackoff, R. L. (1989). From Data to Wisdom. Journal of Applied Systems Analysis, Vol. 16, pp. 3–9
Aguilar-Savén, R. S. (2004). Business process modelling: Review and framework.
International Journal of Production Economics. Vol. 90, No 2, pp. 129–149.
Saatavilla: Elsevier SD Freedom Collection
Ala-Harja, M. (toim.) (1993). Laatuhaaste. Laatuajattelua julkishallintoon.
Valtionvarainministeriö / Tuottavuus- ja laatutyön tukihanke & Suomen Kuntaliitto / Kunta ja laatu -projekti. 4. painos (1995). Painatuskeskus Oy
Ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositus (2008).
http://www.oph.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/oph/embeds/46734_amma tillisen_koulutuksen_laadunhallintasuositus.pdf. Viitattu 13.10.2009
Argyris, C. & Schön, D. A. (1996). Organizational Learning II Theory, Method and Practice. Addison-Wesley Publishing Company, Inc. USA
Arkistolaitoksen tiedote (15.8.2007).
http://www.narc.fi/Arkistolaitos/ajankohtaista/tiedotteet/eams_150807.htm.
Viitattu 9.12.2009
Arkistolaitos (2009). Arkistonmuodostussuunnitelma AMS. http://www.ams-opas.fi/. Viitattu 16.9.2009
Bateson G. (1987). Steps to an Ecology of Mind (2nd edn). Macmillan: New York.
Bellinger, G., Castro, D. & Mills, A. (2004). Data, Information, Knowledge, and Wisdom. http://www.systems-thinking.org/dikw/dikw.htm. Viitattu 17.9.2009
Bereiter, C. & Scardamalia, M. (1993). Surpassing ourselves: An inquiry into the nature and implications of expertise. Chicago: Open Court
Borgman, M. & Packalén, E. (2002). Parhaat käytännöt työyhteisön kehittämiseen. Tampere: Tammer-Paino Oy
Denning, S. (2004). Telling Tales. Harvard Business Review. Vol. 82, No. 5, pp.
122–129. Saatavilla: EBSCO - Business Source Elite
EKKY (2009). Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän Internet-sivut. www.ekky.fi.
Viitattu 9.12.2009
Finlex (2009a). Arkistolaki 23.9.1994/831.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831. Viitattu 16.9.2009
Finlex (2009b). Asetus arkistolaitoksesta 23.9.1994/832.
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940832. Viitattu 16.9.2009
Finlex (2009c). Laki ammatillisesta koulutuksesta 21.8.1998/630.
http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/1998/19980630. Viitattu 13.10.2009
Hannus, J. (1993). Prosessijohtaminen. Ydinprosessien uudistaminen ja yrityksen suorituskyky. HM&V Research Oy. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy
Henkilöstöraportti 2008. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä
Hirsjärvi, S., Remes, P. & Sajavaara, P. (2003). Tutki ja kirjoita. 6.–9. painos, alkuperäinen 1997. Tekijät ja Kirjayhtymä Oy. Vantaa: Dark Oy
Hyrkäs, E. (2009). Osaamisen johtaminen Suomen kunnissa. Väitöskirja. Acta Universitatis Lappeenrantaensis 338. Lappeenrannan teknillinen yliopisto.
Lappeenranta: Digipaino
IDS Scheer (2009). Yritystason prosessisuunnittelun kulmakivi. http://www.ids-scheer.com/fi/ARIS/ARIS_Ohjelmistot/ARIS_Design_Platform/38678.html.
Viitattu 22.9.2009
IMS Business Solutions Oy (2009). Prosessien hallinta.
http://www.ims.fi/22/prosessien+hallinta. Viitattu 22.9.2009
Jalava, U. & Vikman, A. (2003). Työ ja oppiminen yrityksissä. Ongelmista ratkaisuihin. Werner Söderström Osakeyhtiö, Helsinki. Vantaa: Dark Oy
Jensen, P. E. (2005). A Contextual Theory of Learning and the Learning Organization. Knowledge and Process Management. Vol. 12, No 1, pp. 53–64.
Saatavilla: Wiley Interscience
Kauppinen, M. (2005). Miten käy palvelukyvyn? Kuntien valmistautuminen väestömuutoksen vaikutuksiin. Yhteistyö, uudistuvat palvelurakenteet ja työhyvinvointi kuntastrategioiden ytimiksi. Suomen Kuntaliitto.
http://hosted.kuntaliitto.fi/intra/julkaisut/pdf/p060411081937D.pdf. Viitattu 7.7.2009
Koskinen, K.U. & Pihlanto, P. (2006). Competence Transfer from Old Timers to Newcomers Analysed with the Help of the Holistic Concept of Man. Knowledge and Process Management. Vol. 13, No. 1, pp. 3–12. Saatavilla: Wiley Interscience
Kuntien eläkevakuutus (2009).
http://www.keva.fi/default.asp?modul=News&News_id=1478&lang=fi&menu1_i d=2&menu2_id=519&cid=2. Viitattu 6.10.2009
Laamanen, K. & Tinnilä, M. (2002). Prosessijohtamisen käsitteet.
Metalliteollisuuden Kustannus Oy. Tampere: Tammerpaino Oy
Lecklin, O. (2006). Laatu yrityksen menestystekijänä. Talentum Media Oy ja Olli Leclin. Hämeenlinna: Karisto Oy
Leymann, H. & Kornbluh, H. (toim.). Socialization and learning at work.
Avebury. Newcastle
Niemelä, S. (1998). Elinikäinen oppiminen ja osaamisyhteiskunnan haasteet.
Teoksessa Sallila, P. & Vaherva, T. (toim.) Arkipäivän oppiminen.
Aikuiskasvatuksen 39. vuosikirja Kansanvalistusseura ja Aikuiskasvatuksen Tutkimusseura. BJT Kirjastopalvelu Oy. Saarijärvi: Gummerus Kirjapaino Oy
Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1995). The Knowledge-Creating Company – How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press.
Nonaka, I., Toyama, R. & Konno, N. (2000). SECI, Ba and Leadership: a Unified Model of Dynamic Knowledge Creation. Long Range Planning. Vol. 33, No. 1, pp. 5–34. Saatavana: Elsevier
Polanyi, M. (1983). The Tacit Dimension. Uusittu painos, alkuperäinen 1966.
Doubleday & Company, Inc., USA
QRP Software (2009). Prosessijohtamisen toteuttaminen.
http://www.qpr.fi/Prosessijohtamisen-ratkaisut.html. Viitattu 22.9.2009
Sanchez, R. (2004). Understanding competence-based management: Identifying and managing five modes of competence. Journal of Business Research. Vol. 57, No 5, pp. 518–532. Saatavilla: Elsevier SD Freedom Collection
Sköld, M. (1989). Everyday learning: The basis for adult education. Teoksessa Leymann, H. & Kornbluh, H. (toim.) Socialization and learning at work. Avebury.
Newcastle
Stewart, T. (1998). The Cunning Plots of Leadership. Fortune, September 7
Ståhle, P. & Grönroos, M. (1999). Knowledge Management – tietopääoma yrityksen kilpailutekijänä. WSOY – Kirjapainoyksikkö. Porvoo
SÄHKE2 (2008). Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Määräys 19.12.2008.
http://www.narc.fi/Arkistolaitos/a/tiedostot/PDF/normiteksti.pdf. Viitattu 17.12.2009
Toimintakertomus 2008–2009. Etelä-Karjalan ammattiopisto.
http://www.ekamo.fi/info/refs/ekamo_tk08.pdf. Viitattu 9.12.2009
Toivonen, V-M. & Asikainen, R. (2004). Yrityksen hiljainen osaaminen – kehittämisen uusi taso. ai-ai Oy. Helsinki: Hakapaino
Tuomisto, J. (1998). Arkipäivän oppiminen aikuiskasvatuksen ja elinikäisen oppimisen kontekstissa. Teoksessa Sallila, P. & Vaherva, T. (toim.) Arkipäivän oppiminen. Aikuiskasvatuksen 39. vuosikirja. Kansanvalistusseura ja
Aikuiskasvatuksen Tutkimusseura. BJT Kirjastopalvelu Oy. Saarijärvi:
Gummerus Kirjapaino Oy
Vaahtio, E-L. (2005). Rekrytointi menestystekijänä. Helsinki: Edita Publishing Oy
Vartiainen, M., Teikari, V. & Pulkkis, A. (1989). Psykologinen työnopetus.
Tekijät ja Otakustannus. Hämeenlinna: Karisto Oy.
Virtanen, P. & Wennberg, M. (2005). Prosessijohtaminen julkishallinnossa.
Helsinki: Edita Prima Oy
LIITE 1. Tehtävänanto
LIITE 2. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit
LIITE 3. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit / Tukipalvelujen tuottaminen
LIITE 4. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit / Tukipalvelujen tuottaminen / Henkilöstöhallinto
LIITE 5. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit / Tukipalvelujen tuottaminen / Henkilöstöhallinto /Palvelussuhdeasioiden hoito
LIITE 6. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit / Tukipalvelujen tuottaminen / Henkilöstöhallinto /Palvelussuhdeasioiden hoito /
Palvelussuhteen aloitus
LIITE 7. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit / Tukipalvelujen tuottaminen / Henkilöstöhallinto /Palvelussuhdeasioiden hoito /
Palvelussuhteen kesto
LIITE 8. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän prosessit / Tukipalvelujen tuottaminen / Henkilöstöhallinto /Palvelussuhdeasioiden hoito /
Palvelussuhteen päättyminen
LIITE 9. Testauksessa käytetty Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän tehtäväpohjainen AMS / Palvelussuhdeasioiden hoito, sivut 1–12
LIITE 10. Kysymyslomake