12
Yliopistokirjasto yhteistyökumppanina
Mika Holopainen
Yliopistokirjastojen verkostoituminen ja yhteistyö muiden toimijoiden kanssa on lisääntynyt voimakkaasti viime vuosina. Esittelen tässä artikkelissa joita- kin yhteistyöhön perustuvia hankkeita ja palveluja, joita viime vuosina on toteu- tettu Helsingin yliopiston kirjastossa. Joidenkin palvelujen tuottamisessa voi- daan tavanomaisen yhteistyön sijasta puhua strategisesta kumppanuudesta.
V
erkostoitumisen merkitys kirjastoille on ko- rostunut 2000-luvun alkuvuosista lähtien. Asi- antuntijaverkostoille ja niissä tuotettavalle yh- teistyölle asetettavia tavoitteita ovat esimerkiksi kustannussäästöt, toimintakapasiteetin lisäämi- nen, uusien palvelujen ja palvelukokonaisuuk- sien lisääminen ja kehittäminen, riskien jakami- nen ja minimointi sekä olemassa olevien resurssi- en ja erikoisosaamisen hyödyntäminen. Verkos- toitumisen lähtökohtana on kaikkien osapuolten hyötyminen, mutta tämä edellyttää myös kaikki- en vahvaa sitoutumista. (Haasio 2000, 10-12.)Tietoprosessit ja strateginen kumppanuus
Yhden kiinnostavan näkökulman verkostoitumi- seen ovat esittäneet Maija-Leena Huotari ja Mir- ja Iivonen (2004). He esittelevät oman tulkin- tansa siitä, kuinka yliopistokirjastot voivat toi- mia strategisina kumppaneina yliopiston tieto- prosesseissa. Strateginen kumppanuus tarkoittaa verkostoitumista, jossa yhden tai useamman or- ganisaation tai yksikön kompetenssit yhdistämäl- lä saavutetaan tilanne, johon yksikään osapuoli ei yksin pystyisi.
Huotari ja Iivonen jaottelevat Normannin ja Ramirézin (1994) mallia käyttäen tietoprosessit kolmeen ryhmään: generatiivisiin, produktiivi- siin ja representatiivisiin.
Generatiivisissa tietoprosesseissa luodaan uutta tietoa ja innovaatioita. Yliopistokontekstissa kyse
on perinteisistä tutkimukseen liittyvistä toimin- noista. Kirjaston osalta toimintamahdollisuuk- sia ovat Huotarin ja Iivosen mukaan esimerkiksi kokoelmien kehittäminen, elektronisten aineis- tojen tuottaminen sekä tietopalvelu ja neuvon- ta. Myös tilan ja monitieteisten kokoelmien tar- joaminen käyttöön ovat merkittävää osallistumis- ta tietoprosesseihin.
Produktiivisissa tietoprosesseissa uutta tietoa hyö- dynnetään ja käytetään uusien tai parannettu- jen palveluiden perustana. Yliopistossa tällaisia prosesseja ovat esimerkiksi opetus ja tieteellinen viestintä. Kirjaston näkökulmasta produktiivisia tietoprosesseja edustavat informaatiolukutaidon opetus, oppimateriaalien ylläpito, päivitys ja di- gitointi sekä pääsyn tarjoaminen erilaisiin infor- maatioresursseihin.
Representatiivisissa tietoprosesseissa tuotettu tieto siirtyy asiakkaalle tai sitä konstruoidaan yhdessä asiakkaan kanssa. Yliopistossa tämä tarkoittaa eri- tyisesti julkaisemiseen ja opetukseen liittyviä toi- mintoja. Myös kirjaston palveluissa kyse voi ol- la julkaisemisesta, lisäksi vaikkapa tietoaineisto- jen jakeluun ja tietokantojen tuottamiseen liitty- vä luettelointi ja sisällönkuvailu edustavat repre- sentatiivisia tietoprosesseja.
Huotari ja Iivonen tuovat artikkelissaan esiin monia mahdollisuuksia, joita yliopistokirjastoil- le tarjoutuu tietoprosessien vahvistamiseksi. Toi- saalta kirjastojen entistä merkittävämpi asema strategisena kumppanina edellyttää Huotarin ja Signum 6/2015
13
Iivosen mukaan proaktiivisen roolin omaksumis- ta, tiiviimpää yhteistyötä ja verkostoitumista sekä uudenlaisen kumppanuuskulttuurin kehittämis- tä. Kumppanuuskulttuuri puolestaan edellyttää kirjaston ja sen sidosryhmien keskinäistä luotta- musta ja vastavuoroisuutta.
Pitkäjänteistä suunnittelua ennen toteutusta
Huotarin ja Iivosen artikkelin julkaisemisen jäl- keen, noin kymmenen vuoden aikana, on ehti- nyt tapahtua monia muutoksia niin yliopistoissa kuin niiden kirjastoissa. Taloudellisen tilanteen kiristyminen on osaltaan vaikuttanut organisaa- tioissa tehtyihin muutoksiin ja yhteistyön lisään- tymiseen; toiminnan tehostamisesta eri keinoin on tullut välttämätöntä.
Toisaalta kyse ei ole ollut vain reagoimisesta ja äkillisistä muutoksista. Monissa yliopistokirjasto- jen tuottamissa palveluissa voidaan taustalla näh- dä pitkäjänteinen suunnittelu- ja kehitysvaihe, jonka aikana on – usein hankkeiden tai projek- tien muodossa – tehty selvityksiä ja pilotointia.
Palveluiden varsinainen toteutus osana kirjaston normaalia palvelutoimintaa on yleensä tapahtu- nut vasta myöhemmin.
Esimerkkinä pitkän syklin suunnittelusta voi- daan pitää Helsingin yliopiston kirjaston tutki- musdatapalveluiden toteutukseen liittyviä vaihei- ta. Tutkimusdatan saatavuuden selvittämiseksi perustettiin Helsingin yliopistossa vuonna 2008 työryhmä rehtorin päätöksellä. Kyseinen työryh- mä ehdotti puolestaan erillisen toimielimen pe- rustamista, tavoitteena oli tuolloin valmistella toimenpiteitä tutkimusdatan hallinnan, käytön ja säilytyksen edistämiseksi.
Toimielimen vetovastuu tuli kirjastolle, jossa käynnistettiin tutkimusdataa koskeva projekti vuonna 2011. Projektiin sisältyi pilotti, jossa sel- vitettiin tutkimusdataan liittyviä käytäntöjä, ky- symyksiä ja ongelmia tutkimusprosessin eri vai- heissa. Työryhmän loppuraportissa ehdotettiin kirjastolle merkittävää roolia datanhallinnan tu- kemisessa, tuottamalla muun muassa neuvon-
taan, koulutukseen ja viestintään liittyviä palve- luita (Isaksson et al. 2012). Työryhmän tekemät selvitykset ja ehdotukset olivat perustana, kun Helsingin yliopistossa ryhdyttiin myöhemmin valmistelemaan tutkimusdatapolitiikkaa ja siihen liittyviä toimenpiteitä ja palveluita.
Tutkimusdatapalveluissa yhteistyö toteutuu
Helsingin yliopiston tutkimusdatapolitiikka jul- kistettiin helmikuussa 2015 (ks. Helsingin yli- opisto 2015a). Siihen liittyvässä toteuttamissuun- nitelmassa kirjastolle oli määritelty useita tehtäviä ja vastuualueita yhdessä muiden yliopiston yksi- köiden kanssa (Helsingin yliopisto 2015b). Kir- jaston tutkimusdatatiimi onkin aktiivisesti pyr- kinyt toteuttamaan kirjastolle asetettuja tehtäviä.
Tärkeää on kirjaston yhteistyö yliopiston mui- den toimijoiden, kuten tietotekniikkakeskuk- sen ja tutkimushallinnon sekä tutkimuseettisistä ja lakiasioista vastaavien asiantuntijoiden kans- sa. Näiden toimijoiden kesken on perustettu yli- opiston sisäinen Datatuki-verkosto, jonka puit- teissa eri yksiköiden edustajat tarjoavat omaa asi- antuntemustaan tutkijoiden käyttöön. Verkos- to on myös työstänyt yhteistä palvelumallia vuo- den 2015 kuluessa.
Edellä kuvatun verkostomaisen toiminnan osalta voidaan puhua vahvasta yhteistyöstä tai jo- pa strategisesta kumppanuudesta. Tätä on edes- auttanut kirjaston aktiivisuus pidemmän aikavä- lin suunnittelu- ja pilotointivaiheissa, jolloin on samalla luotu verkostoja ja luottamusta eri toi- mijoiden välille.
Helsingin yliopiston kirjaston tuottamien tut- kimusdatapalveluiden valikoima on nähdäkse- ni sovellettavissa kaikkiin Huotarin ja Iivosen kuvaamiin tietoprosessin muotoihin. Tutkijoille tarjottava data-asioiden neuvonta edustaa gene- ratiivisia tietoprosesseja, kun taas tutkimusdataa käsittelevä kirjaston opetus kytkeytyy produktii- visiin tietoprosesseihin. Lisäksi representatiivisia tietoprosesseja ovat esimerkiksi tiedotus data-ar- kistoista ja niiden sisältämistä aineistoista sekä
Signum 6/2015
14
tarvittaessa datan tallennus ja kuvailu organisaa- tion omaan tietokantaan.
Kirjaston asiantuntijat tutkimuksen tukena
Laajemmasta näkökulmasta yliopistokirjastojen roolia tutkimuksen edistämisessä on tarkasteltu viime vuosina embedded librarianship -käsitteen alla. Käsite pitää sisällään tieteenalavastuut ja nii- hin liittyvän aktiivisen yhteistyön tutkijoiden tai tutkimusryhmien kanssa. Palvelumuotoja voivat olla esimerkiksi tiedottaminen erilaisista tietore- surssista ja opastaminen niiden käytössä.
Helsingin yliopiston kirjastossa vuosina 2009- 2011 toteutettu Solmu-hanke sisälsi pilotteja, joissa kirjaston asiantuntijat osallistuivat tutki- musryhmien toimintaan ja tarjosivat apua tie- donlähteiden käyttöön saamisessa sekä aineiston- hallintasuunnitelmien laatimisessa. Samalla tut- kimusryhmille laadittiin palvelutarjotin eli tär- keiden palveluiden kokonaisuus. Solmu-hanke tarjosi kaiken kaikkiaan runsaasti tietoa ja ko- kemuksia siitä, millä tavoin kirjastoammattilai- set voivat antaa omaa panostaan tehokkaammin tutkijoiden käyttöön. (Engeström et al. 2012.)
Solmu-hankkeen jälkeen ”solmumaista” työ- metodia on pyritty jatkamaan tarpeen mukaan.
Esimerkiksi kirjaston tutkimusdatatiimin tarjo- ama neuvonta aineistonhallintasuunnitelmien laatimisessa voi sisältää tapaamisia ja palavereja, joissa perehdytään tarkemmin tutkimuksen aika- na kerättävän aineiston erityiskysymyksiin ja py- ritään löytämään niihin ratkaisuja. Tällainen uu- dentyyppinen neuvonta- ja tietopalvelu edustaa Huotarin ja Iivosen jaottelussa lähinnä generatii- visia tietoprosesseja.
Digigradujen prosessista kumppanuutta
Kirjastolta vahvaa teknistä osaamista edellyttänyt projekti on Helsingin yliopistossa toteutettu jär- jestelmä, jossa digitaaliset pro gradu -tutkielmat voidaan opiskelijan tekemän tallennuksen jälkeen arvostella, hyväksyä ja arkistoida saman prosessin
eri vaiheissa. Lisäksi gradu voidaan julkaista, mi- käli tekijä prosessin lopussa hyväksyy verkkojul- kaisusopimuksen. (Holopainen 2015.)
Järjestelmän teknisestä toteutuksesta on vastan- nut kirjaston tietojärjestelmäasiantuntija, mut- ta suunnittelu on vaatinut tiivistä yhteistyötä eri tiedekuntien opintohallinnon kanssa. Teknisen prosessin toteutus on edellyttänyt laitoskohtaises- ti sovittavaa työnkulkua sekä rooleja henkilöille, jotka tavalla tai toisella osallistuvat gradujen ar- vosteluun tai muuhun käsittelyyn.
Kirjaston roolina on järjestelmää koskevan suunnittelun ja teknisen ylläpidon lisäksi gradu- jen käyttöön liittyvä asiakasneuvonta sekä palve- luiden jatkokehitys. Parhaillaan käynnissä on jat- kokehitysprojekti, jossa pyritään luomaan proses- si gradujen pitkäaikaissäilytykseen. Tässä projek- tissa kirjaston kumppaneina ovat yliopiston kes- kusarkisto ja tietotekniikkakeskus.
Huotarin ja Iivosen tietoprosessimallin näkö- kulmasta edellä kuvattuun sisältyy niin genera- tiivisten, produktiivisten kuin representatiivisten tietoprosessien piirteitä. Järjestelmän käyttöön- otto merkitsee digitaalisiin opinnäytteisiin siir- tymistä koko yliopiston mittakaavassa1. Kyse on generatiivisesta tietoprosessista, joka tukee gra- duihin liittyvän uuden tiedon tuottamista.
Samalla kyse on produktiivisesta prosessista, jossa tuotettu järjestelmä ja sen ylläpito tarjoaa laajamittaisesti pääsyn digitaalisiin opinnäyttei- siin. Kyse on myös representatiivisesta prosessis- ta, jossa digitaaliset opinnäytteet julkaistaan avoi- mesti verkossa tai saatetaan asiakkaiden käytettä- väksi kirjaston työasemilla.
Yhteistyö ja kumppanuus lisääntymässä
Tässä artikkelissa on kuvattu vain muutamia esi- merkkejä yhteistyön ja kumppanuuden eri muo- doista Helsingin yliopiston kirjastossa. Monia muitakin esimerkkejä olisi voinut mainita. Ja on
1 Tavoitteena on saman prosessimallin toteutus kaikissa Helsingin yliopiston tiedekunnissa. Vuoden 2015 lopussa jo suurin osa tiedekunnista on ottanut prosessin käyttöön.
Signum 6/2015
15
toki huomattava, että erilaiset rahoitusta saaneet hankkeet sekä vakiintunut toiminta järjestöjen ja seurojen työryhmissä muodostavat suurimman osan verkostomaisesta yhteistyöstä.
Todennäköisesti erilaiset verkostoitumisen ja kumppanuuden muodot yliopistokirjastojen ja muiden toimijoiden välillä lisääntyvät entises- tään tulevaisuudessa. Yliopisto- ja korkeakoulu- kirjastoilla on yhä enemmän yhteisiä intressejä muun muassa avoimen tieteen tukemisessa. Tä- hän liittyen on parhaillaan käynnissä Tuuli-han- ke, jossa tuotetaan kirjastojen ja tutkimusorgani- saatioiden yhteistyönä verkkotyökalu aineiston- hallintasuunnitelmien laatimiseen (ks. Kuusnie- mi 2015). Samaa pyörää ei kannata keksiä uu- destaan, vaan hyviä toimintamalleja ja käytäntö- jä voidaan jakaa kaikille – tai tuottaa niitä yhteis- työssä muiden kanssa.
Lähteet:
Engeström, Y. et al. (2012). Solmu-työskentely kirjas- tossa -hankkeen loppuraportti. Saatavilla: www.hel- sinki.fi/kirjasto/files/1113/5209/4837/Solmutyoskente- ly_kirjastossa_loppuraportti_2012.pdf
Haasio, A. (2000). Asiantuntijaverkostot ja niiden mer- kitys. Teoksessa Ari Haasio ja Juha Piukkula (toim.) Verkostoituvat kirjastot. Helsinki: BTJ. 9-28.
Helsingin yliopisto (2015a). Tutkimusdatapolitiikka.
Saatavilla: www.helsinki.fi/kirjasto/fi/avuksi/tutkimus- datan-hallinta/tutkimusdatapolitiikka/
Helsingin yliopisto (2015b). Helsingin yliopiston tut- kimusdatapolitiikka: Toteuttamissuunnitelma 2015- 2017. Saatavilla: notes.helsinki.fi/halvi/asianhallin- ta/dynasty/rehtori.nsf/7f3ce4ff8eaffe0bc2257c43002 e385c/308338f2aa5e7174c2257dea002e4562/$FILE/
Rehtorin%20p%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s%20 18_2015%20Liite%203.pdf
Holopainen, M. (2015). Digigraduille uusi proses- si – tallennus, arvostelu ja arkistointi yhdessä put- kessa. Verkkari, 1/20015. Saatavana: blogs.helsinki.
fi/verkkari-lehti/digigraduille-uusi-prosessi- tallennus- a’rvostelu-ja-arkistointi-yhdessa-putkessa
Huotari, M-L. & Iivonen, M. (2004). Yliopistokirjas- ton strateginen kumppanuus yliopiston tietoproses- seissa. Informaatiotutkimus, 23 (3). S. 70-83. Saatavil- la: ojs.tsv.fi/index.php/inf/article/viewFile/2216/2054 Isaksson, E. et al. (2012). Helsingin yliopiston kirjas- ton tutkimusdataprojekti. Loppuraportti. Versio 1.2.
Saatavilla: http://hdl.handle.net/10138/36222
Kuusniemi, M. E. (2015). Tuuli – työkalu tutkimuksen datanhallinnan suunnitteluun. Portti-verkkolehti. Saa- tavilla: http://portti.avointiede.fi/tutkimusdata/tuuli- tyokalu-tutkimuksen-datanhallinnan-suunnitteluun Normann, R. & Ramiréz, R. (1994). Designing inter- active strategy. From value chain to value constellati- on. Chichester: John Wiley & Sons.
Tietoa kirjoittajasta
Mika Holopainen, tietoasiantuntija Helsingin yliopiston kirjasto Email. Mika.holopainen@helsinki.fi
Signum 6/2015
