Asiakirjahallinnan päivitys SÄHKE2-määräyksen mukaiseksi

(1)

Hanna Ruokoniemi

ASIAKIRJAHALLINNAN PÄIVITYS SÄHKE2-MÄÄRÄYKSEN MUKAISEKSI

Rautjärven kunta

Opinnäytetyö

Tradenomi (ylempi AMK)

Tiedonhallinta ja sähköinen arkistointi

2021

(2)

Tutkintonimike Tradenomi (ylempi AMK) Tekijä/Tekijät Hanna Ruokoniemi

Työn nimi Asiakirjahallinnan päivitys SÄHKE2-määräyksen mukaiseksi Toimeksiantaja Rautjärven kunta

Vuosi 2021

Sivut 53 sivua, liitteitä 4 sivua Työn ohjaaja(t) Kirsi Jurvanen

TIIVISTELMÄ

Opinnäytetyössä tutkittiin, miten sähköisen asiakirjahallintajärjestelmän päivi- tys SÄHKE2-määräyksen mukaiseksi tehostaa ja selkeyttää asiakirjahallintoa Rautjärven kunnassa. Lisäksi arvioitiin käyttöönottoprojektin onnistumisia ja epäonnistumisia sekä annettiin ehdotuksia asiakirjahallinnon kehittämisestä jatkossa.

Asiakirjahallintajärjestelmä päivitettiin Dynasty 10 -versioon, jonka taustalla toimii metatiedot asiakirjoille tuottava tiedonohjausjärjestelmä. Asiakirjahallin- tajärjestelmän päivityksen lisäksi laadittiin tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu kunnan prosessikaavioihin ja arkistonmuodostussuunnitelmiin (AMS). Asiat ja asiakirjat on luokiteltu kolmiportaisen tehtäväluokituksen mukaisesti. Päivitysprojektista tehtiin projektisuunnitelma, johon kirjattiin projektin aikataulu, riskit ja tavoitteet. Tiedonohjaussuunnitelman osalta etukäteissuun- nittelu jäi tekemättä, ja sen vuoksi osa asiakirjoista jäi kokonaan määrittele- mättä.

Asiakirjahallintajärjestelmän päivityksen myötä kunnan asiakirjahallinta saatiin yhtenäisemmäksi ja selkeämmäksi luomalla uusia asiakirjojen mallipohjia sekä uudistamalla asioiden ja asiakirjojen nimeämiskäytänteitä. Tiedostojen siirron mahdollistuminen eri järjestelmien välillä nopeuttaa ja helpottaa käyttä- jien työtä. Kaikki kunnan sisäiset sekä saapuneet asiakirjat pyritään jatkossa tallentamaan asiakirjahallintajärjestelmään, eikä niitä säilytetä enää paperiver- sioina mapeissa. Uuden järjestelmän käytettävyys mobiililaitteilla mahdollistaa tehokkaan työskentelyn myös etätyössä.

Järjestelmän toimittaja ja kunnan pääkäyttäjät kouluttivat käyttäjiä sekä ennen järjestelmäpäivitystä että sen jälkeen. Koulutuksella havaittiin olevan suuri merkitys järjestelmän käyttöönotossa. Käyttäjiä tulee kouluttaa aina työnteki- jöiden vaihtuessa tai kun järjestelmään tulee uusia ominaisuuksia. Pelkkä tekninen käyttökoulutus ei kuitenkaan riitä, vaan käyttäjiä on koulutettava myös asiakirjahallinnassa.

Johdon esimerkillä on huomattava merkitys siinä, että myös peruskäyttäjät si- toutuvat asiakirjahallintajärjestelmän käyttöön. Mikäli käyttäjät eivät sisäistä asiakirjahallinnan hyötyjä koko organisaation kannalta, palataan helposti vanhoihin, tehottomiin käytänteisiin.

Asiasanat: tiedonohjaussuunnitelma, sähköinen asiakirjahallinto, Dynasty, SÄHKE2

(3)

Degree Master of Business Administration Author (authors) Hanna Ruokoniemi

Thesis title Document management update to comply with the SÄHKE2 regulation

Commissioned by Rautjärven kunta

Time 2021

Pages 53 pages, 4 pages of appendices Supervisor Kirsi Jurvanen

ABSTRACT

The thesis analyzed how the Electronic Document and Records Management System (EDRMS) update to comply with the SÄHKE2 regulation enhanced and clarify document management in the municipality of Rautjärvi. In addition, the successes and failures of the implementation project were evaluated, and suggestions were made for the further development of document management.

EDRMS was upgraded to Dynasty 10, which is based on an information management system that produces metadata for documents. In addition to updat- ing the EDRMS, a data management plan based on municipal process charts and archiving plans was built. Cases and documents were classified accord- ing to a three-level task classification. The project schedule, risks and objec- tives were recorded in the project plan. No advance planning was done re- garding the information management plan, and therefore, some of the documents remained undefined.

With the update of the EDRMS, the municipality’s document management was made more unified and clearer by creating new document templates and re- forming the naming practices of cases and documents. Enabling file transfer between different systems speeds up and simplifies users’ work. In the future, all internal and incoming documents will be stored in the EDRMS and they will no longer be stored as paper versions in folders. The usability of the new system on mobile devices also enables efficient remote work.

Users were trained by the system provider and municipal administrators both before and after the system upgrade. Training plays a major role in the system implementation. Users should be trained whenever employees change or when new features are added to the system. However, technical user training alone is not enough, users must also be trained in document management.

The example of the top management is important in that the basic users also commit to the use of the EDRMS. If users do not understand the benefits of document management for the entire organization, it is easy to return to old, inefficient practices.

Keywords: information management plan, Electronic Document and Record Document Management System EDRMS, Dynasty, SÄHKE2

(4)

SISÄLLYS

1 JOHDANTO ... 6

1.1 Toimeksiantajan kuvaus ... 6

1.2 Opinnäytetyön tarkoitus ja tavoite ... 6

1.3 Opinnäytetyön toteutus ... 7

2 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMAN LAATIMISESSA HUOMIOITAVA LAINSÄÄDÄNTÖ, MÄÄRÄYKSET JA SUOSITUKSET ... 8

2.1 Hallintolaki 434 / 2003 ... 8

2.2 JHS 152 Prosessien kuvaaminen ja JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot ... 9

2.3 JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne ... 10

2.4 Normit ISO/TR 26122 ja SÄHKE2 ... 12

3 ORGANISAATION ASIAKIRJAHALLINTO ... 12

3.1 Organisaatiojohdon tuki asiakirjahallinnossa ... 13

3.2 Tiedonhallintaa ja tiedon julkisuutta sekä tietosuojaa koskevat lait... 13

3.3 Asiakirjojen hallinta julkishallinnossa ... 15

3.4 Tiedonhallinta julkishallinnossa... 16

4 ASIAKIRJAHALLINNAN SUUNNITTELU ... 17

4.1 Designing and Implementing Recordkeeping Systems DIRKS ... 17

4.2 Arkistonmuodostussuunnitelma AMS ja tiedonohjaussuunnitelma TOS ... 20

5 SÄHKÖISET ASIAKIRJAJÄRJESTELMÄT JA METATIEDOT ASIAKIRJAHALLINNASSA ... 21

5.1 Sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien alkuvaiheet ... 21

5.2 Sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien vaatimusmäärittelyt ... 22

5.3 Asiakirjahallinnan metatiedot ... 24

6 SÄHKÖISEN ASIAKIRJAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO ... 26

6.1 Asiakirjajärjestelmän käyttöönoton hyödyt ... 26

6.2 Asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönoton ongelmat ... 27

(5)

7 TIEDON ORGANISOINTI JA LUOKITTELU ... 28

7.1 Tehtäväpohjainen luokitus ... 28

7.2 Muut luokitukset ... 30

8 ASIAKIRJAHALLINTAOHJELMISTON PÄIVITYSPROJEKTI RAUTJÄRVEN KUNNASSA ... 31

8.1 Asiakirjahallinnan tila projektin alussa ... 32

8.2 Projektisuunnitelma ... 33

8.3 Projektin eteneminen ja projektiriskit ... 34

9 RAUTJÄRVEN KUNNAN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA ... 36

9.1 Tiedonohjaussunnitelman rakenne ja luokittelu ... 36

9.2 Tiedonohjaussuunnitelman siirtäminen tiedonohjausjärjestelmään ... 39

10 DYNASTY 10 -ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO ... 40

10.1 Dynasty 10:n käyttöönoton onnistumiset ... 40

10.2 Dynasty 10:n käyttöönoton ongelmat ... 41

10.3 Dynastyn käyttö asiakirjahallinnassa käyttäjien näkökulmasta ... 43

10.4 Projektiin liittyvät asiakirjahallintakoulutukset ... 44

11 YHTEENVETO ... 45

11.1 Tavoitteiden toteutuminen ... 45

11.2 Kehittämisehdotukset ... 47

11.3 Lopuksi ... 48

LÄHTEET ... 49

(6)

1 JOHDANTO

1.1 Toimeksiantajan kuvaus

Opinnäytetyön toimeksiantaja on Rautjärven kunta, jossa työskentelin hallinto- sihteerinä konsernipalveluissa. Rautjärven kunta sijaitsee Etelä-Karjalassa, Etelä-Suomen läänissä. Rautjärvi kuuluu Imatran seutukuntaan. Naapurikuntia ovat Parikkala ja Ruokolahti. Myös Imatran, Lappeenrannan ja Savonlinnan kaupungit ovat kaikki 80 km:n säteellä Rautjärveltä. Kunnalla on myös yhteistä rajaa Venäjän kanssa yli 30 km.

Nykyinen Rautjärven kunta on perustettu vuonna 1973, jolloin Simpeleen kunta yhdistyi entiseen Rautjärven kuntaan. Simpele on nykyään Rautjärven kuntakeskus. Toinen merkittävä taajama-alue sijaitsee Rautjärven Aseman- seudulla. Rautjärvellä on n. 3200 asukasta, joista yli puolet asuu Simpeleen taajamassa.

Kunnalla on noin 120 työntekijää, jotka jakautuvat konsernipalveluihin, hyvin- vointipalveluihin ja elinympäristöpalveluihin. Toimipisteitä on useita.

Rautjärven kunnan asiakirjahallinnon järjestämisestä määrätään kunnan Hal- lintosäännössä (2019, 52–53 §). Kunnanhallituksen tehtävänä on vastata siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta kunnan eri teh- tävissä on määritelty. Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtäviin kuuluu johtaa asiakirjahallintoa kunnanhallituksen alaisena ja vastata asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

1.2 Opinnäytetyön tarkoitus ja tavoite

Opinnäytetyössä tarkoitus on selvittää, miten asiakirjahallintaa voidaan tehostaa ja helpottaa uuden asiakirjahallintajärjestelmän avulla Rautjärven kunnassa.

(7)

Tämä ongelma pyrittiin ratkaisemaan siten, että projektin alussa kuntaan laadittiin tiedonohjaussuunnitelma, joka on pohjana uudessa Dynasty 10 -asiakir- jahallintajärjestelmässä.

Opinnäytetyössä arvioidaan uuden asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönottoa:

mikä siinä onnistui ja mikä olisi pitänyt tehdä toisin. Tavoitteena oli myös sel- keyttää ja yhtenäistää asiakirjahallintaprosessia ja sen myötä selvittää, toiko uusi Dynasty-versio lisäarvoa kunnan asiakirjahallintoa ajatellen. Tätä selvitet- tiin kyselyiden avulla. Ensimmäinen kysely tehtiin Dynasty-käyttäjille ennen uuden version asentamista ja toinen sen jälkeen, kun uusi versio oli ollut käy- tössä kolme kuukautta. Opinnäytetyön tuloksena ovat kehittämisehdotukset, joiden avulla kunnan asiakirjahallintoa saadaan tehostettua jatkossa.

1.3 Opinnäytetyön toteutus

Teoriaosuudessa käsitellään tiedonhallintaa ohjaavaa lainsäädäntöä sekä tiedonohjaussuunnitelmaa ja asiakirjahallintoa koskevia suosituksia ja määräyk- siä. Lisäksi määritellään aiheeseen liittyvät keskeiset käsitteet. Näkökulmana on asiakirjahallinto julkishallinnon näkökulmasta.

Asiakirjahallinnosta on olemassa runsaasti kirjallista materiaalia. Olen valinnut niistä lähinnä julkishallintoon liittyviä lähdeaineistoja. Lähteinä on käytetty myös aiheeseen liittyviä lakeja ja asetuksia.

Koska kirjallisen lähdeaineiston saaminen oli COVID 19 -tilanteen takia melko hankalaa, lähdemateriaaliksi on haettu kansainvälisiä artikkeleita hakusanalla Electronic document and records management system EDRMS. Lähdemateri- aaliksi on valittu artikkelit, jotka käsittelevät EDRMS-järjestelmän käyttöönot- toa Iso-Britanniassa (the Estates Department of the British Library), Saksassa (European Central Bank) sekä Australiassa. Kaikissa näissä artikkeleissa on käsitelty uuden järjestelmän käyttöönottoa samasta näkökulmasta kuin opin- näytetyössäni eli mikä onnistui, mikä epäonnistui ja miten tutkimustuloksia voidaan käyttää hyödyksi jatkossa.

(8)

Opinnäytetyössä arvioidaan asiakirjahallinnan kehittämisprojektin etenemistä ja sen onnistumista sekä sitä, selkeyttikö tiedonohjaussuunnitelma sekä uusi Dynasty-versio kunnan asiakirjahallintaprosessia. Projektista on tehty projektisuunnitelma ja riskianalyysi, joita käsitellään opinnäytetyössä. Opinnäyte- työssä kuvataan jonkin verran tiedonohjaussuunnitelman rakennetta, mutta se ei ole työn varsinaisena aiheena.

Koska opinnäytetyö tehdään asiakirjahallinnon kehittämisprojektista, tutkimus- menetelmänä käytetään toimintatutkimusta. Toimintatutkimuksessa selvite- tään, miten jokin olemassa oleva asia saataisiin muutettua paremmin toimi- vaksi. Tutkimus on käytännönläheistä ja ongelmakeskeistä ja sen kehittämis- kohteina ovat työyhteisön toimintatavat ja toimintatilanne. Toimintatutkimus on osallistava tutkimusmenetelmä ja vaatii yhteistyötä tutkijan ja työyhteisön vä- lillä. Toimintatutkimuksen syklisesti toistuvia vaiheita ovat suunnittelu, havain- nointi / toiminta ja arviointi. (Ojansalo ym. 2018, 58–61.)

Toiminnallisen osuuden teen Dynastyn käyttäjien näkökulmasta. Rautjärven kunnasta Dynastya käyttää noin 20 henkilöä, joten käyttäjistä ei tarvitse rajata jotakin tiettyä ryhmää.

Koska tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokittelu on melko pitkä, käytän TOS-esimerkkinä vaalien asiakirjahallintaa. Opinnäytetyön liitteeksi tulee vaalien prosessikaavio, arkistonmuodostussuunnitelma sekä TOS-osuus. Tämän esimerkin olen valinnut siksi, että aihe on ajankohtainen vuonna 2021 kunta- vaalien vuoksi.

2 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMAN LAATIMISESSA HUOMIOITAVA LAINSÄÄDÄNTÖ, MÄÄRÄYKSET JA SUOSITUKSET

2.1 Hallintolaki 434 / 2003

Hallintolain tarkoituksena on toteuttaa ja edistää hyvää hallintoa sekä oikeus- turvaa hallintoasioissa (Hallintolaki 434/2003, 1 §). Hallintolaki toimii kunnan asiakirjahallintoprosessin pohjana. Laissa on määritelty hallintoasian käsittelyn eri vaiheet. Nämä vaiheet tulee kuvata myös asiakirjahallinnon prosessikaaviossa.

(9)

Asian käsittelyvaiheet liitteenä 1. olevassa prosessikaaviossa ovat - vireilletulo

- valmistelu

- käsittely / päätöksen teko

- toteutus (tiedottaminen, muutoksen haku)

- seuranta

Käsittelyvaiheissa kuvataan siinä syntyvät asiakirjatiedot ja niiden metatiedot.

Metatiedot ovat kuvaavaa ja tarkentavaa tietoa tiedosta. Metatietoa ovat esim.

asiakirjan nimi, sen laatija sekä laatimispäivämäärä. Niiden avulla voidaan hakea tietoa sähköisestä asiakirjahallintajärjestelmästä. Osa metatiedoista on pakollisia (esim. säilytysaika, asiakirjatyyppi ja julkisuusluokka) ja osa on orga- nisaatiokohtaisia. TOS on vaatimuksena sähköisen arkistoinnin käyttöönotolle.

Arkistolain 831 / 1994 1 §:n mukaan laki koskee arkistonmuodostajina mm.

kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä. Lain 7 §:n mukaan ” Arkistotoimen teh- tävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkiston- muodostajan tietoja asiakirjahallinnossa.” Vaatimukset on siis otettava huomioon myös tiedonohjaussuunnitelmaa laadittaessa.

2.2 JHS 152 Prosessien kuvaaminen ja JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot

JHS-järjestelmä lakkautettiin vuonna 2020 tiedonhallintalain voimaan tulon myötä. Voimassa olevia suosituksia on kuitenkin käytetty hyödyksi tässä projektissa. Tiedonohjaussuunnitelman pohjana ovat organisaation toiminnoista laaditut prosessikaaviot, jotka kuvaavat asiakirjahallintoprosessin vaiheita.

Suosituksen JHS 152 tarkoituksena on yhdenmukaistaa ja selkeyttää julkisen hallinnon prosessien kuvaamista.

(10)

Asiakirjahallintoprosessien kuvaamisen tulisi olla osa organisaation suunnitte- lua ja kehittämistä sekä pohjautua organisaation visioihin, strategioihin ja toi- mintaperiaatteisiin. Lisäksi johdon tulisi antaa selkeä toimeksianto ja tavoitteet sekä riittävät resurssit prosessien kehittämiseen. (JHS 152, 3.)

Erityisesti pienissä organisaatioissa TOS:n laatiminen ja kehittäminen jää usein yhden tai muutaman työntekijän vastuulle. Koko asiakirjoja käsittelevän henkilöstön tulisi kuitenkin perehtyä asiaan ja vastata omalta osaltaan oikean- laisen asiakirjahallinnon toteutumisesta.

Suosituksessa JHS 152 on prosesseja kuvattu neljällä eri kuvaustasolla: pro- sessikartta, toimintamalli (prosessitaso), prosessin kulku (toimintataso) ja työn kulku. Prosessin kulku -tasolla (jota on käytetty tämän raportin liitteinä 1 ja 2 olevissa prosessikaavioissa) kuvataan toiminnan työvaiheet, toiminnot ja niistä vastaavat toiminnot. (JHS 152, 7–8.)

JHS 143 -suosituksessa määritellyt metatietovaatimukset perustuvat asiakirjahallinnan yleisiin vaatimuksiin. Metatietoja tarkastellaan vaatimuksina, jotka viranomaisen tulee ottaa huomioon kehittäessään dokumenttien hallintaa osana tietoresurssien tuottamista, käyttöä ja käsittelyä. Suosituksessa on selvitetty metatietoelementtien merkitys ja sisältö. Elementit on jaettu paikallistamisen (Id-tunnus, sijaintipaikka) ja sisällönkuvailun (nimeke, aihe, kuvaus, kieli, koh- deyleisö, kattavuus, lähde, laji) mukaan. (JHS 143, 6–7.)

2.3 JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

Julkishallinnossa asiakirjatietoja tulee hallita siten, että niiden käsittelyssä täyt- tyvät lakien asettamat vaatimukset julkisuuden, salassapidon, säilyttämisen ja hävittämisen osalta. Tiedonohjaussuunnitelma tuottaa asiakirjahallinnon edel- lyttämät metatiedot automaattisesti asiakirjahallintajärjestelmään. TOS:n ra- kenneosia ovat luokka, käsittelyprosessin kuvaukset, toimenpiteet ja asiakirjat.

(JHS 191, 2.)

(11)

Tiedonohjaussuunnitelman rakenteen pohjana on julkisen sektorin tehtävä- luokitus, joka muodostaa luettelon lakisääteisistä sekä muista tehtävistä. Li- säksi voidaan käyttää palveluluokitusta, joka kuvaa tapaa, jolla tehtävät toteutetaan. (JHS 191, 10.)

Tehtäväluokittelu on jaettu päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin. Päätehtävät on julkishallinnon käyttämässä tehtäväluokittelussa jaettu 15 luokkaan. Tehtä- väluokittelu, joka löytyy esim. Kansallisarkiston Arkistowikistä, on seuraava:

00 Hallintoasiat 01 Henkilöstöasiat

02 Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta 03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen 04 Ulkopolitiikka ja kansainvälinen toiminta 05 Sosiaalihuolto

06 Terveydenhuolto

07 Tiedonhallinta ja viestintäpalvelut 08 Liikenne

09 Turvallisuus ja yleinen järjestys

10 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen 11 Ympäristöasiat

12 Opetus- ja sivistystoimi

13 Tutkimus- ja kehittämistoiminta 14 Elinkeino- ja työvoimapalvelut

Tehtäväluokittelu ei ole sitova, vaan sitä voidaan muokata organisaation oman tarpeen mukaan. Alun perin tiedonohjaussuunnitelman ajatuksena oli, että julkishallinnon organisaatiot voisivat käyttää yhteisiä suunnitelmia. Käytännössä se on osoittautunut melko mahdottomaksi. Samaa tehtäväluokittelua sen si- jaan käytetään esim. kunnissa.

(12)

2.4 Normit ISO/TR 26122 ja SÄHKE2

Asiakirjat ovat todisteita organisaation päämääristä ja tavoitteista sekä sen päätöksistä ja toimenpiteistä. Toimintaprosessin tunteminen auttaa asiakirjojen tuottamisessa ja ymmärtämisessä. Toimintaprosessia analysoimalla selvi- tetään, mitä asiakirjoja organisaatio tuottaa ja miten niitä hallinnoidaan. Sisäl- lyttämällä asiakirjaprosessi toimintaprosessien automatisointiin taataan asiakirjojen systemaattinen laadinta, tallennus ja hallinta. (ISO/TR 26122, 4.)

SÄHKE2 on Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen kä- sittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä. Siinä käsitellään tehtäväluokitusta, tie- donohjauksen periaatteita, metatietomallia, käyttöoikeuksia, asiakirjahallinnon käsittelyprosessia sekä sähköistä arkistointia. SÄHKE2 sisältää määräykset niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat vaatimuksena asiakirjojen pysyvälle säilyttämiselle ainoastaan sähköisessä muodossa. Pysyvä sähköi- nen arkistointi edellyttää arkistolaitoksen lupaa. (SÄHKE2 2009, 1–2.)

3 ORGANISAATION ASIAKIRJAHALLINTO

Asiakirjahallinto on osa organisaation tiedon hallintaa. Asiakirjahallinnon tehtä- vänä on määritellä minkälaisia asiakirjoja ja niihin liittyviä metatietoja asiakirja- hallintajärjestelmään tallennetaan, miten ne tallennetaan, organisoidaan ja säilytetään sekä miten asiakirjat voidaan hakea järjestelmästä. (Henttonen 2015, 161.)

Asiakirjahallinnon vastuulla organisaatiossa on asiakirjahallinnan suunnittelu ja ohjaus, toimintaperiaatteiden ja standardien määrittely, käyttöoikeuksien ja käytäntöjen määrittely sekä asiakirjojen hallintaan ja käyttöön liittyvien palvelujen tarjoaminen. Asiakirjahallintoon kuuluu myös asiakirjojen käytettävyydestä huolehtiminen, autenttisuuden ja todistusvoimaisuuden varmistaminen, suun- nitelmallinen hävittäminen tai pysyvään säilytykseen siirtäminen. (Henttonen 2015, 162.)

(13)

3.1 Organisaatiojohdon tuki asiakirjahallinnossa

Asiakirjahallinnon perusteet tulevat lainsäädännöstä, mutta myös organisaation johdon tuki on tärkeä (Henttonen 2015, 162). Johdon tuen puuttuminen on suuri riski asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotolle ja asiakirjahallinnon muutokselle. Parhaat tulokset järjestelmän käyttöönotossa saadaan yleensä silloin, kun organisaation johto on omalla esimerkillään tuonut järjestelmää esille. (Di Biagio & Ibiricu 2008, 175–176.)

Valitettavasti johdon tuki on usein puutteellista. Mielestäni se johtuu kiinnos- tuksen puutteesta sekä siitä, että asiakirjahallinto katsotaan välttämättömäksi pahaksi, joka vie aikaa organisaation muilta toiminnoilta. Monikaan ei osaa ottaa huomioon sitä, että puutteellinen asiakirjahallinto aiheuttaa ongelmia ja vie vielä enemmän aikaa myöhemmin, kun asiakirjoja ei ole tallennettu asiakirja- hallintajärjestelmään.

Asiakirjoilla on organisaation kannalta strateginen merkitys, koska asiakirjat toimivat todisteena tapahtuneesta, niistä on hyötyä toimintaprosesseissa ja päätöksenteossa sekä organisaation toiminnan seurannassa ja kehittämi- sessä. Lisäksi asiakirjoja voidaan hyödyntää sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä ja niiden avulla voidaan saada kilpailuetua. (Henttonen 2015, 162–163.) Asiakirjahallinnosta vastaavien tulisi selventää asiakirjojen tuotta- jille ja käyttäjille hallinnan hyviä puolia ja siten motivoida heitä hyvään asiakirjahallintaan.

3.2 Tiedonhallintaa ja tiedon julkisuutta sekä tietosuojaa koskevat lait Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 3 §:ssä säädetään viranomaisten tietoaineistojen käsittelystä sekä tiedonhallintamallin sisältämistä vä- himmäistiedoista. Tiedonhallintavelvoitteet on kerrottu kuvassa 1.

Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintamallia uudistettaessa on huomioitava tiedonhallinnon vastuut ja vaatimukset, tietoturva- ja tietoturvavaatimukset sekä tietoaineistojen muodostamista ja luovutustapaa koskevat vaatimukset.

(14)

Kuva 1. Viranomaisen tiedonhallintavelvoitteet (Mäenpää 2020, 276)

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta sääde- tään asetuksessa 1030/1999. Asetuksen mukaan viranomaisella tulee olla tieto käytössä olevista asiakirjarekistereistä sekä siitä, miten niihin tallennettu tieto löydetään. Lisäksi säädetään käsiteltäväksi tulleista asioista asiakirjare- kisteriin kirjattavat tiedot. Asiakkaan tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta ja edistämisestä on myös huolehdittava.

Useat julkisen organisaation asiakirjat sisältävät henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä säädetään Tietosuojalaissa 1050 / 2018. Kuntien asiakirjahallinnossa käsitellään erityisesti kuntalaisten henkilötietoja, mutta kunnanvaltuus- ton ja hallituksen esityslistoissa ja pöytäkirjoissa niitä ei juurikaan ole.

Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Näin ollen myös kunnan toiminnoissa syntyvät asiakirjat ovat julkisia. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hal- lussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen on itse laatinut tai joka on toimi- tettu viranomaiselle. Julkisuuslailla toteutetaan kunnan toiminnan avoimuutta ja annetaan kuntalaisille mahdollisuus julkisen vallan ja varojen käytön valvo- miseen. Kunnan tulee edistää kuntalaisten tiedonsaantia. Lisäksi kunnalla on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621 / 1999, 1–5 §)

Viranomaisen tiedonhallintavelvoitteet:

1. Toimiva tietohallinto

2. Asiakirjojen ja asioiden hallinta

3. Tietoaineistojen muodostaminen ja säilyttäminen 4. Tietoaineistojen turvallisuuden varmistaminen 5. Julkisuuslain määrittelemät tiedonhallintavelvoitteet

(15)

3.3 Asiakirjojen hallinta julkishallinnossa

Asiakirja on talteen otettu dokumentti, jonka avulla säilytetään ja siirretään tietoa. Asiakirja voi sisältää tekstiä, kuvaa ja/tai ääntä ja se voi olla paperinen tai sähköinen.

Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan asiakirjan elinkaaren hallintaa ja sen prosesseja. Asiakirjahallinto puolestaan on se hallinnon osa, joka vastaa organisaation asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta. Lisäksi se val- voo ja ohjaa asiakirjojen laatimista, vastaanottamista, säilyttämisen, käyttöä ja säilytysaikaa. Asiakirjajärjestelmä on tietojärjestelmä, johon asiakirjat tallennetaan ja jossa niitä käsitellään kaikissa elinkaaren vaiheissa. (SFS-ISO 15489- 1 2017)

Muussa kuin sähköisessä muodossa viranomaiselle saapuva asiakirja on muutettava sähköiseen muotoon, mikäli asiakirja on laissa määriteltävä pysy- västi säilytettäväksi tai arkistoitavaksi. Asiakirjan eheys ja luotettavuus tulee varmistaa. Viranomaisen laatimat asiakirjat on säilytettävä sähköisesti. Näistä velvoitteista voidaan poiketa tietoturvallisuusluokituksen näin vaatiessa. (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 19 §)

Asiakirjan saapuessa viranomaiselle, on siitä kirjattava asiakirjahallintajärjes- telmään asiakirjan yksilöivä tieto (diaarinumero), saapumistapa ja lähettäjä.

Mikäli asiakirja on viranomaisen laatima, kirjauksen tulee sisältää vähintään asiakirjan yksilöivä tieto, laatija ja laatimisajankohta. Lisäksi kirjataan asian vireille tuloaika, käsittelyn tila, viranomaisen toimenpiteet sekä käsittelijät. Jotta julkisuusperiaate toteutuisi, on viranomaisen kirjattava myös palvelujen tuotta- misen yhteydessä syntyvät asiakirjat. (Mäenpää 2020, 278–279.)

Julkishallinnon asiakirjahallintajärjestelmään kirjatut asiat ja asiakirjat ovat yleensä julkisia julkisuusperiaatteen mukaan. Yksittäiset asiat tai asiakirjat voidaan merkitä salassa pidettäviksi, mutta koko asiakirjahallintajärjestelmän sa- lassapito ei periaatteessa ole mahdollista. (Mäenpää 2020, 278.)

(16)

Henttosen (2014, 202–203.) mukaan kirjaaminen on keskeisimpiä toimintoja suomalaisen julkishallinnon asiakirjahallinnassa. Kirjaamisen merkitys perustuu kolmeen tekijään:

1. kirjaamisen hoitavat pääasiassa asiakirjahallinnan ammattilaiset, 2. asiakirja saa kirjaamishetkellä paikkansa tiedon organisoinnissa ja se

liitetään osaksi asiakirjahallintajärjestelmää ja lisäksi

3. kirjaaminen tehdään heti asiakirjan elinkaaren alkuvaiheessa ennen toimintaprosessin alkua.

Kirjaamisella on monta eri tarkoitusta. Diaarista nähdään asian käsittelyvaihe ilman, että asiakirjaa tarvitsee avata. Se toteuttaa myös julkisuusperiaatetta, koska diaarista voidaan seurata asian käsittelyä sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella. Päätearkistossa diaaria voidaan käyttää asiakirjahake- mistona. (Henttonen 2014, 204.)

Diaarilla tarkoitetaan rekisteriä tai luetteloa vireille laitetuista asioista. Diaari- numero on asiakirjahallinnan järjestysnumero.

Asiakirjahallinnan sähköistyminen on lisännyt kirjaamisen tarvetta. Aiemmin Suomessa on pyritty vähentämään kirjaamista, mutta sähköisen asioinnin ja sähköisten asiakirjojen lisääntyessä kirjaamisen merkitys on kasvanut. Säh- köisen asiakirjan kirjaus toimii todisteena asiakirjan saapumisesta. Kirjaami- sen yhteydessä asiakirjaan voidaan liittää metatiedot ja sen myötä ottaa asiakirja talteen asiakirjahallintajärjestelmään. (Henttonen 2014, 204.)

3.4 Tiedonhallinta julkishallinnossa

Toimiva tietohallinto on yksi organisaation toimintaedellytyksistä. Organisaa- tion toimintaprosesseissa käsitellään runsaasti erilaista tietoa, joka voi olla määräaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää. Osa tiedoista voi olla myös salassa pidettävää. Hyvä tiedonhallinta takaa, että salassa pidettävään tietoon ei pääse käsiksi kukaan ulkopuolinen ja toisaalta se on käytettävissä organisaatiossa sitä tarvitseville. Hyvän tiedonhallinnan edellytyksenä on myös niiden asiakirjojen poistaminen, joiden säilytysaika on päättynyt. Tämä helpottaa tiedon etsimistä ja tällöin noudatetaan laissa määriteltyjä säilytysaikoja. (Toivo- nen 2018, 47–48.)

(17)

Julkishallinnon tiedonhallinnassa on varmistettava tietoaineistojen yhdenmu- kaisuus, niiden laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely, jotta julkisuusperiaate toteutuu. Lisäksi tulee taata julkishallinnon tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta työtehtävät ja hallintopalvelujen tarjonta voidaan hoitaa hyvää hallintoa noudattaen. Tarkoituksena on myös edistää tieto- järjestelmien ja -varantojen yhteen toimivuutta. (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 1 §)

4 ASIAKIRJAHALLINNAN SUUNNITTELU

4.1 Designing and Implementing Recordkeeping Systems DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems DIRKS on Australian kansallisarkiston vuonna 2001 kehittämä asiakirjahallinnan suunnittelumene- telmä. DIRKS on projektityöskentelyyn sopiva menetelmä, joka on organisaa- tiolähtöinen, monialainen ja joustava. (Henttonen 2015, 165.)

Smithin (2007, 119–120) mukaan DIRKS perustuu toiminta – toiminta – tapah- tuma -analyysiin ja se voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiini:

1. Tiedon keruu dokumenteista ja haastatteluista

2. Toimintojen, toiminnan ja tapahtumien tunnistaminen ja dokumentointi 3. Luokittelujärjestelmän kehittäminen

4. Sidosryhmien yhdistäminen toimintaan ja toimintoihin 5. Riskien arviointi

6. Havaintojen kirjaaminen 7. Käyttöönotto.

Henttonen (2015, 166) jakaa menetelmän kahdeksaan eri vaiheeseen:

1. Alustava tutkimus 2. Toiminnan analyysi

3. Asiakirjoja koskevien vaatimusten tunnistaminen 4. Olemassa olevien järjestelmien arviointi

5. Vaatimuksiin vastaavien strategioiden määritteleminen 6. Asiakirjajärjestelmän suunnittelu

7. Asiakirjajärjestelmän toteutus ja käyttöönotto

(18)

8. Käyttöönottoa seuraava katselmointi.

Alustavassa tutkimuksessa kerätään tietoa organisaatiosta ja sen toimin- noista. Lisäksi selvitetään asiakirjahallinnan lähtökohdat ja riskit sekä odotuk- set asiakirjahallintaa kohtaan. Tutkimus perustuu haastatteluihin sekä kirjalli- sin lähteisiin. Tutkimuksen tuloksena saadaan käsitys organisaation toiminta- alueesta, intressiryhmistä, päätöksentekoprosesseista, johdon sitoutumisesta, riskeistä, asiakirjahallinnan merkityksestä, järjestelmien vahvuuksista ja heik- kouksista sekä projektin seuraavien vaiheiden toteutusvaihtoehdoista ja vaadi- tuista resursseista. Tässä vaiheessa on myös mahdollista tunnistaa muutoksia tarvitseva toiminta-alue organisaatiossa. (Henttonen 2015, 167–168.)

Toiminta-analyysissä selvitetään, millaisia asiakirjoja organisaatiossa tuote- taan sekä niiden liittyminen organisaation toimintaan. Tässä vaiheessa käyte- tään lähteinä valmiita analyysejä ja muita kirjallisia lähteitä sekä haastatteluja ja toiminnan seuraamista. Tutkimustuloksena saadaan luokitusjärjestelmä, joka kuvaa organisaation toimintoja ja tehtäviä, ja joka toimii pohjana esim. tie- donohjaussuunnitelmalle. Toiminta-analyysin tuloksena on myös raportti, jossa kuvataan toimintoihin ja tehtäviin liittyviä muutoksia ja riskejä sekä lain- säädäntöä. Lisäksi raportissa on kuvattu toimintoihin ja tehtäviin liittyvät yksi- köt ja intressiryhmät tai muut tahot. Analyysin avulla voidaan kehittää organisaatiolle sopiva asiakirjahallintaratkaisu. (Henttonen 2015, 168–169.)

Seuraavassa vaiheessa tunnistetaan asiakirjoja koskevia vaatimuksia ja käy- dään läpi projektin edellisissä vaiheissa syntynyttä tietoa. Vaatimukset jaetaan todennettaviin, toiminnallisiin ja yhteisöllisiin vaatimuksiin. Vaatimuksia määri- teltäessä tärkeintä on ottaa huomioon asiakirjahallinnollinen lainsäädäntö. Li- säksi voidaan tarkastella organisaation toimintaprosesseja ja niitä ohjaavia do- kumentteja. Yhteisöllisiä vaatimuksia voidaan selvittää organisaation ulkopuolelta tulleiden reklamaatioiden, auditoijien lausuntojen sekä erilaisten standardien avulla. Tuloksena on dokumentti asiakirjoihin liittyvistä vaatimuksista ja riskeistä. (Henttonen 2015, 169–170.)

(19)

Vaatimusten tunnistamisen jälkeen arvioidaan olemassa olevia järjestelmiä vertaamalla vaatimuksia asiakirjahallinnon tämänhetkiseen tilanteeseen. Hel- posti käy niin, että kolme edellistä vaihetta jätetään väliin ja projektissa hypä- tään suoraan tähän vaiheeseen. Sen vuoksi tuleekin miettiä, onko organisaation toiminta niin hyvin selvillä, että sitä ei tarvitse enää erikseen tutkia. Järjes- telmiä arvioitaessa selvitetään, minkälaisia asiakirjahallintajärjestelmiä organisaatiossa on jo käytössä, täyttävätkö ne tunnistetut vaatimukset ja minkälaisia toiminnallisuuksia järjestelmissä on. Lisäksi määritellään todelliset tarpeet ja raportoidaan järjestelmien heikkoudet ja vahvuudet. (Henttonen 2015, 170– 171.)

Järjestelmäarvioinnin jälkeen määritellään vaatimuksiin vastaavat strategiat.

Vaatimukset voi täyttää luomalla toimintaperiaatteet (käyttäjien ohjeistus ja vastuuttaminen), suunnittelemalla tai hankkimalla käyttäjien tarpeisiin sopiva järjestelmä, implementoinilla (vaikuttaminen järjestelmän käyttötapaan ja peri- aatteiden toteuttamistapaan) sekä standardeja hyödyntämällä. Mikäli asiakirjahallinnan vaatimuksia ei ole aiemmin saavutettu, tulisi tässä kohtaa pohtia syytä käytettyjen strategioiden epäonnistumiseen. (Henttonen 2015, 171– 173.)

DIRKS-menetelmä jatkuu asiakirjahallintajärjestelmän suunnittelulla. Voidaan suunnitella käytössä olevien käytänteiden ja sääntöjen muuttamista, nykyisten järjestelmien toiminnan parantamista henkilöstökoulutuksen tai vastuista tie- dottamisen avulla tai voidaan suunnitella kokonaan uuden järjestelmän käyt- töönottoa. Tämä vaihe voidaan yhdistää myös arviointivaiheeseen. (Hentto- nen 2015, 173–174.)

Analysoinnin ja suunnittelun jälkeen on vuorossa asiakirjahallintajärjestelmän toteutus ja käyttöönotto. Käyttöönottovaiheeseen tulisi kiinteästi yhdistää käyt- täjäkoulutus sekä muutosjohtaminen. Uusi järjestelmä voi suoraan korvata vanhan, molempia järjestelmiä voidaan käyttää jonkin aikaa yhdessä tai järjes- telmän vaihto voidaan tehdä porrastetusti. Käyttöönoton yhteydessä on muis- tattava järjestelmän valvonta ja ylläpitosuunnittelu. Käyttöönottoa seuraa kat-

(20)

selmointi, jonka avulla arvioidaan projektille asetettujen tavoitteiden saavutta- mista. Arviointi tulisi järjestelmän lisäksi tehdä koko asiakirjahallinnalle. (Hent- tonen 2015, 174–175.)

4.2 Arkistonmuodostussuunnitelma AMS ja tiedonohjaussuunnitelma TOS

1980-luvun alussa käyttöönotettu arkistonmuodostussuunnitelma AMS mielle- tään helposti pelkästään arkistointiin liittyväksi suunnitelmaksi, mutta se on myös keskeinen osa asiakirjahallintaa. Sähköisen asiakirjahallinnan yleisty- essä 2000-luvulla AMS on muuttunut eAMS:ksi tai tiedonohjaussuunnitel- maksi TOS. (Henttonen 2015, 176.) Arkistonmuodostussuunnitelma on tarkoitettu paperiasiakirjojen hallintaan.

AMS:n ydin on toiminnallinen luokittelujärjestelmä. Luokittelu on määritelty ISO 15489-1 -standardissa toimintojen ja / tai asiakirjojen systemaattiseksi tunnistamiseksi ja järjestämiseksi luokittain loogisesti määriteltyjen toimintatapojen ja käytänteiden mukaisesti. Toiminnallinen luokittelujärjestelmä perustuu asiakirjoja tuottavan organisaation toimintaan ja toimintatapoihin sekä kuvaa näitä toimintoja. (Henttonen & Kettunen 2011, 87.)

Arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa määritellään organisaation teh- tävät ja toimintaprosessit sekä niihin liittyvät aineistot. AMS:ssa määritellään asiakirjojen rekisteröintitapa, tiedot arkistoinnista, säilytysajat sekä tarvittaessa julkisuus- ja suojeluluokat. AMS:n tehtävänä on ohjata asiakirjojen tallentamista, arkistointia ja seulontaa. Se täyttää julkisuusperiaate- ja tietosuojavaati- mukset sekä auttaa poikkeusolojen valmisteluissa. AMS toimii myös tietopal- velun apuna ja seulontaesityksenä arkistointilaitokselle. (Henttonen 2015, 176–177.)

Tiedonohjaussuunnitelmassa kuvataan organisaation toimintaprosesseja kuten asioiden käsittely, toimenpiteet ja niistä syntyvät asiakirjat sekä organisaation ulkopuolelta tulevat asiakirjat. Toimintaprosessin eri vaiheisiin liittyville asioille, asiakirjoille ja toimenpiteille määritellään metatiedot. Organisaation ulkopuolelta tulevat asiakirjat ovat aina valmiita versioita, joten niitä ei voi enää

(21)

muokata, mutta niille määritellään metatiedot tallennuksen yhteydessä. Tie- donohjaussuunnitelmaan kannattaa määritellä vain tärkeimmät asiakirjatyypit.

Asiakirjasta voidaan kertoa tarkemmin TOS:n määrittelykentässä. (Toivonen 2018, 49.)

Tiedonohjaussuunnitelmaa käytetään erityisesti sellaisten asianhallintajärjes- telmien taustalla, joissa käsitellään runsaasti erilaisia asiakirjatyyppejä, joiden metatiedot poikkeavat toisistaan. Kun asianhallintajärjestelmään taustalla on tiedonohjaussuunnitelma, tallentuvat TOS:n määritellyt metatiedot automaattisesti uusille asioille, asiakirjoille ja toimenpiteille. (JHS 191 2–3, 7.)

Suosituksissa ei ole määritelty tiedonohjaussuunnitelman laajuutta, joten TOS voidaan laatia yhdelle tai useammalle organisaatiolle / tietojärjestelmälle. Tie- donohjaussuunnitelman rakenne eli tietomalli koostuu rakenneosista. Raken- neosia ovat: TOS:a kuvaavat tiedot, luokka ja käsittelyprosessin kuvaus (toimenpiteet ja asiakirjatyypit). Jokaiselle rakenneosalle on määritelty metatiedot. (JHS 191, 8–9.)

5 SÄHKÖISET ASIAKIRJAJÄRJESTELMÄT JA METATIEDOT ASIAKIR- JAHALLINNASSA

5.1 Sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien alkuvaiheet

Asiakirjahallintajärjestelmät ovat saaneet alkunsa 1990-luvun tutkimusprojek- teista. Sähköinen arkistointi taas on lähtöisin kirjastojärjestelmistä sekä tilas- tollisesta ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen tuottamasta data-aineistosta.

Tietotekniikan kehittymisestä huolimatta, asiakirja-aineiston yleisin säilytys- tapa oli kuitenkin paperi tai mikrofilmi. Varsinainen sähköisen asiakirjahallinnan kehittyminen alkoi Yhdysvalloissa siinä vaiheessa, kun Persianlahden sota vuonna 1991 aiheutti suuren tietopyyntömäärän, johon ei pystytty vasta- maan. (Henttonen 2015, 179–181.)

Yhdysvaltain puolustusministeriön työryhmän kehitti vuosina 1995–1997 The Desingn CriteriaStandard for Electronic Records Management Software Appli- cations -standardin (DoD 5015.2), jossa oli hyödynnetty Brittiläisen Columbian

(22)

(UBC) ja Pittsburghin yliopistojen tutkimusprojekteja. Näiden projektien tuloksena oli kaksi erilaista sähköisen asiakirjahallinnan mallia. Vaikka mallit erosi- vatkin toisistaan, oli molempien mallien tavoitteena varmistaa, että asiakirjojen eheys ja olennaiset ominaisuudet pystytään takamaan. UBC:n projekti nojasi enemmän perinteisiin menetelmiin ja siinä pyrittiin määrittelemään sähköisen asiakirjan ominaisuudet olemassa olevien asiakirjojen perusteella. Pitts- burghin projektissa ei tyydytty vanhaan, vaan siinä ominaisuuksien määrittely tapahtui kirjallisuusanalyysin avulla. (Henttonen 2015, 181–182.)

Projektien asiakirjakäsityksetkin erosivat toisistaan. Pittsburghin projektin mukaan asiakirjat syntyivät ennakolta määritellyissä prosesseissa ja asiakirjat olivat todisteita näistä transaktioista. Sähköinen asiakirja nähtiin objektina, jota ympäröi asiakirjan käyttöön tarvittava metatieto. Metatieto tuli lisätä asiakirjaan heti sen syntyhetkellä, jotta asiakirja olisi itsensä dokumentoiva ja tämän vuoksi helposti käytettävissä missä tahansa organisaatiossa ilman, että asiakirja olisi riippuvainen jostakin asiakirjajärjestelmästä tai asiakirjakokonaisuu- desta. Pittsburghin projekti määritteli myös yleiset vaatimukset, joiden mukaan asiakirjahallinnan tulee täyttää lainsäädännölliset vaatimukset, asiakirjajärjes- telmän on oltava käytössä valitulla tehtäväalueella ja toiminnan tuloksena on synnyttävä täydellisiä ja säilytysvalmiita asiakirjoja. (Henttonen 2015, 182– 183.)

UBC:n projekti ei edellyttänyt asiakirjan yhteyttä transaktioon, vaan sen mukaan asiakirjoja ovat kaikki luonnollisten ja juridisten henkilöiden luomat doku- mentit. Tärkeämpää on asiakirjan liittyminen toisiin asiakirjoihin. Myös tämä projekti määritteli malleja, joissa kuvattiin asiakirjojen tärkeimpiä ominaisuuksia. (Henttonen 2015, 183.)

5.2 Sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien vaatimusmäärittelyt Sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien vaatimusmäärittelyjä on sekä kansal- lisia että ylikansallisia. Toiset niistä ovat sitovia määrityksiä ja toiset suosituksia. Lisäksi niitä voidaan soveltaa yksityisellä ja/tai julkisella sektorilla. Yleensä vaatimusmäärittelyissä on kuitenkin seuraavia vaatimuksia:

(23)

• Asiakirjojen tallentaminen -> asiakirjalle määritellään tunnus, tallen- nusajankohta, metatiedot ja kuvailu, jonka jälkeen se siirretään säilytyk- seen

• Luokitusjärjestelmä -> asiakirjojen järjestelmällinen organisointi,

• Metatietojen tallentaminen

• Auditoinnin tuki -> asiakirjaprosessien seuranta

• Asiakirjojen käytettävyys osana organisaation toimintaprosesseja

• Asiakirjajärjestelmän käyttöoikeuksien hallinta

• Määriteltyjen säilytysaikojen mukainen toiminta (säilyttäminen, hävit- täminen) sekä

• Asiakirjojen säilyttäminen siten, että ne voidaan tarvittaessa siirtää uuteen järjestelmään tärkeitä tietoa menettämättä. (Henttonen 2015, 184–185.)

Asiakirjahallintajärjestelmän sisältö toimii todisteena tapahtuneesta toiminnasta. Järjestelmää tulee käyttää organisaation kaikissa toiminnoissa ja jokaisen toiminnon on luotava asiakirja. Muutoin todisteketju ei ole luotettava.

(Henttonen 2015, 186.)

Asiakirjahallintajärjestelmälle voidaan asettaa vaikka minkälaisia vaatimus- määrittelyjä, mutta tosiasia on, että järjestelmän toimivuus riippuu sen käyttä- jistä. Vaikka asiakirja olisikin olemassa, sen siirtämistä ja tallentamista asiakir- jahallintajärjestelmään pidetään usein turhana ja aikaa vievänä toimintana.

Tämä aiheuttaa asiakirjojen todistusvoimaisuuden vaarantumisen ja todiste- ketjun katkeamisen.

Eurooppalaista vaatimusmäärittelyistä tärkein on Model Requirements for the Management of Electornic Records (MoReq), jonka ensimmäinen versio on vuodelta 2001. Suomessa vastaava vaatimusmäärittely on vuonna 2005 il- mestynyt Sähke1, joka on tarkoitettu julkishallinnon asiankäsittelyjärjestelmille.

Näissä vaatimusmäärittelyissä on kuvattu järjestelmän toiminnalliset vaatimukset, metatietomalli sekä XML-siirtotiedostomäärittely. (Henttonen 2015, 187– 188.) Nykyisin käytössä on Sähke2-määritys, joka toimii tiedonohjausmallien pohjana.

(24)

Sähkeen mukaisissa asiakirjahallintajärjestelmissä on ”asia-toimenpide-asiakirja”-rakenne eli niissä on järjestelmään sisältyvä asiarekisteri, johon kirjataan saapuvat ja lähtevät asiakirjat asia perusteisesti. Asiarekisteriin lisätään mer- kintä asiakirjalle tehdystä toimenpiteestä (esim. pöytäkirja, sopimus), joka liit- tää asiakirjaan asiaan. Tallennusvaiheessa asiakirja saa myös metatiedot, jotka ohjaavat sen elinkaaren hallintaa. (Henttonen 2015, 188–189.) Kirjassa puhutaan arkistonmuodostussuunnitelmasta (AMS), mutta tällä hetkellä asia- kirjahallintajärjestelmät vaativat taustalle tiedonohjaussuunnitelman (TOS).

5.3 Asiakirjahallinnan metatiedot

Metatiedot kuvaavat asiakirjoja ja niiden kontekstia. Asiakirjahallinnan metatieto on kuvailevaa tietoa, jonka avulla tiedon löytyminen, valvonta, ymmärtä- minen ja säilyttäminen onnistuu ajan kuluessa. Metatietojen tarkoituksena on auttaa:

• tunnistamaan asiakirjojen muodostamat kokonaisuudet

• toimijoiden, tehtävien ja aineistojen yhteen liittämisessä

• asiakirjan rakenteen ja käytettävyyden säilyttämisessä

• asiakirjaprosessien hallinnassa

• asiakirjojen historian dokumentoinnissa

• tiedon löydettävyyden ja ymmärrettävyyden parantamisessa

• metatietojen antamisen dokumentoinnissa. (Henttonen 2015, 190.)

Asiakirja muodostuu sisällöstä, kontekstista ja rakenteesta. Jokaisen osan voi määritellä hieman eritavoin. Sisältö voi välittää informaatiota, kertoa toiminnasta tai sen voidaan katsoa määrittävän seikat, joista asiakirjan viesti muodostuu. Kontekstilla tarkoitetaan asiakirjan tarkoitusta, todistetta toiminnasta, tietoja asiakirjan syntymisestä ja käytöstä tai tietoja, jotka määrittelevät asiakirjan elinkaaren vaiheet. Rakenne tarkoittaa asiakirjan rakenteellisia osia, sen suhteita muihin asiakirjoihin tai asiakirjan fyysisiä piirteitä ja osien sisäisiä suhteita määrittäviä tietoja. (Henttonen 2015, 191.)

Sähköisessä asiakirjahallintajärjestelmässä metatietoja käytetään kuvaamaan asiakirjan toimintakontekstia, sen laatijaa ja laatimishetkeä yms. tietoa. Meta- tietoja voidaan lisätä asiakirjan eri käyttövaiheissa. Sähke-määräyksessä on

(25)

määritelty metatietojen rakenne ja tekninen esitystapa. Julkisen puolen asia- kirjahallintajärjestelmien sisältöä määrittelee Kuntien yhteinen tehtäväluokitus.

Metatietojen tyypeistä on olemassa erilaisia määrittelyjä. Gillilandin mukaan metatieto voi olla hallinnollista, kuvailevaa (tiedon tunnistaminen ja identifi- ointi), säilyttämiseen liittyvää, järjestelmän toimintaan tai käyttöön liittyvää tietoa. Metatietostandardin (SFS-ISO 23081-2) mukaan metatieto voi puolestaan olla tunnisteeseen, kuvailuun, käyttöön, käsittelysuunnitteluun, käsittelyhistori- aan tai suhteisiin liittyvää metatietoa.

SÄHKE2:n määrittelemät pakolliset metatiedot ovat: laatimispäivämäärä, iden- tifiointitunnus, kieli, julkisuusluokka (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 §), henkilötietojen sisältyminen, nimike, säilytysajan pituus ja peruste, säilytysajan päättyminen (jos määräaikainen), käsittelyprosessin tila, tehtävä, käsittelijän nimi, asiakirjan tyyppi sekä asiakirjan versio, mikäli niitä on useita.

Lisäksi mikäli asiakirja on salassa pidettävä pakollisia metatietoja ovat: salas- sapitoaika, päättymisaika, salassapitoperuste, turvallisuusluokka, omistaja, henkilö/rooli jolla oikeus käsitellä asiakirjaa, kuvaus oikeuksista.

Sähköisesti allekirjoitetuilla asiakirjoilla pakollisia metatietoja ovat lisäksi: tar- kastaja, tarkastuksen aika ja kuvaus.

Metatietojen määrä, pakollisuus, sisältö yms. seikat vaihtelevat eri järjestel- missä ja toimintaympäristöissä. Metatiedoista ei ole olemassa yhtä oikeaa mallia eivätkä ne ole yhteiskäyttöisiä eri järjestelmien kanssa. Lisäksi käyttäjät pitävät metatietojen lisäämistä asiakirjoille hankalana. (Henttonen 2015, 195.)

Sähköisissä asiakirjahallintajärjestelmissä metatiedot tulevat osaksi suoraan tiedonohjaussuunnitelmasta. Metatiedot ovat yleensä valmiiksi määriteltyjä, mutta joissakin tapauksissa käyttäjä voi valita arvot pudotuslistasta. Toiminto- luokka ja asiakirjatyyppi on kuitenkin valittava oikein, jotta asiakirja saa oikeat metatiedot. (Henttonen & Kettunen 2011, 88.)

(26)

6 SÄHKÖISEN ASIAKIRJAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO 6.1 Asiakirjajärjestelmän käyttöönoton hyödyt

Sähköisen asiakirjajärjestelmän perushyödyt kaikille käyttäjille ovat työnteon helpottuminen ja nopeutuminen, työn laadun paraneminen sekä tehdyn työn selvittäminen jälkikäteen. Muita hyötyjä voidaan jaotella seuraavasti (Johnston

& Bowen 2005, 134.):

1. Yksittäisen käyttäjän kannalta

• tiedon saatavuus tarvittaessa

• työn laadun, tehokkuuden ja hyödyn paraneminen

• syyttelyn ja väittelyn väheneminen kadonnutta tietoa etsittäessä

• todistusaineisto siitä mitä on tehty ja kuka on tehnyt.

2. Organisaation kannalta

• työnteon nopeutuminen

• tehtävän suorittaminen vähemmällä vaivalla

• prosessien laadun ja tulosten paraneminen

• rahavirtojen paraneminen

• tieto lakien ja määräysten noudattamisesta on tallennettu ja ar- kistoitu.

3. Yhteiskunnan kannalta

• organisaation prosessit ovat avoimia, paremmin ymmärrettä- vissä ja esitettävissä

• yrityksen sopeutuminen lakeihin ja määräyksiin

• elämän laadun paraneminen

• historiallisen tiedon saatavuus ja luotettavuus.

Paperiset asiakirjat voivat olla vain yhdessä paikassa, kun taas sähköisiä asiakirjoja voi katsella useampi käyttäjä yhtä aikaa (saavutettavuus). Johnsto- nin ja Bowenin (2005, 138) selvityksen mukaan mahdollisuus asiakirjojen etä- käyttöön mahdollistaa henkilöstön etätyöskentelyn, poissaolojen vähenemisen sekä paremman työtyytyväisyyden ja motivaation.

Sähköpostiviestien tallentaminen on ollut aikaa vievää ja hankalaa, koska tallentaminen on täytynyt tehdä manuaalisesti. Sähköpostisovelluksen ja asiakir-

(27)

jajärjestelmän integrointi helpottaa ja nopeuttaa työtä, koska viestit voi tallen- taa järjestelmään ilman välitallennusta käyttäjän koneelle. (Henttonen &

Kettunen 2011, 94.)

6.2 Asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönoton ongelmat

Asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönoton epäonnistumiseen on useita syitä:

järjestelmä ei ole käyttäjälähtöinen ja sen käytettävyys on huono, johdon tuki prosessille puuttuu, viestintä ei toimi eikä käyttäjiä ole koulutettu riittävästi. Mi- käli asiakirjahallintajärjestelmä on laadittu ainoastaan asiakirjahallinnan näkö- kulmasta, tulee järjestelmästä usein liian hankala käyttää. Jotta järjestelmästä saataisiin käyttäjäystävällinen, tulisi myös peruskäyttäjät ottaa mukaan järjes- telmän määrittelyyn. Tärkeää on, että luokitusjärjestelmän rakenne ja käytetyt termit ovat tuttuja kaikille käyttäjille. (Henttonen 2015, 196–197.)

Maguire (2005, 154–155) havaitsi British Libraryn asianhallintajärjestelmän käyttöönotossa, että vain noin kolmasosa potentiaalisista käyttäjistä todelli- suudessa käytti järjestelmää. Ne työntekijät, jotka käyttivät eniten aikaa järjes- telmän käytön opetteluun ja jotka käyttivät järjestelmää eniten, olivat myös niitä, jotka hyötyivät uudesta asiakirjahallintajärjestelmästä eniten. Muiden käyttäjien mielestä järjestelmä ei ollut käyttäjäystävällinen, asiakirjojen siirto sähköpostista järjestelmään sekä asiakirjojen löytäminen oli hankalaa. Lisäksi käyttäjät olisivat kaivanneet enemmän opastusta asiakirjakansioiden ja asiakirjojen nimeämiseen sekä yleensä ottaen asiakirjahallinnan käytänteisiin.

Myös Di Biagion ja Ibiricun (2008, 176) mukaan peruskäyttäjien tukeminen on välttämätöntä, jotta epävarmuuden tunteesta uuden järjestelmän suhteen päästäisiin yli. Käyttäjät eivät osaa katsoa muutosta organisaation näkökul- masta, vaan keskittyvät uuden järjestelmän käyttöön vain omaan työhönsä liittyvien konkreettisten hyötyjen kannalta. Asiakirjahallinnon tulisi olla kurin- alaista, jotta vanhat, huonot käytänteet eivät siirry uuden järjestelmän käyt- töön. Uusia käytänteiden noudattamista ja käyttäjien toimintaa tulisi seurata säännöllisesti, jotta voidaan varmistua uuden järjestelmän oikeanlaisesta käy- töstä.

(28)

Uutta järjestelmää käyttöönotettaessa puhutaan toiminnan muutosprosessista.

Johdon tulisi omalla esimerkillään näyttää muutoksen tarpeellisuus. Muutok- sesta tulee myös viestiä riittävästi ja kattavasti. Koulutusta tulee järjestää kattavasti kaikille käyttäjäryhmille. Mikäli koulutus ei ole riittävää, käyttäjät keksi- vät omia ratkaisuja tai palaavat vanhoihin käytänteisiin, eivätkä siirrä asiakirjoja uuteen järjestelmään. Asiakirjahallintajärjestelmää ja sen käyttöä tulee seurata jatkuvasti ja näin varmistua syötettyjen tietojen oikeellisuudesta.

(Henttonen 2015, 197–198.)

Työntekijöiden voi olla vaikea mieltää sitä, että sähköisen asiakirjahallintajär- jestelmän myötä muutokset toimintaprosesseissa ovat pysyviä ja jatkuvia.

Vanhaan palaaminen houkuttaa eikä uutta normaalia haluta hyväksyä. Jotta järjestelmäprojekti onnistuisi, on avainasemassa olevien henkilöiden oltava perillä projektin hyödyistä ja heidän on keskitettävä energiansa tulosten saa- vuttamiseen sekä muiden järjestelmän käyttäjien tukemiseen. (Wilkins ym.

2008, 49.)

7 TIEDON ORGANISOINTI JA LUOKITTELU 7.1 Tehtäväpohjainen luokitus

Asiakirjahallinnassa tietoa organisoidaan ryhmittelemällä asiakirjoja tai asioita jonkin tietyn luokituksen mukaisesti. Organisointiin liittyy eri toimintaympäris- töjä ja käyttäjäryhmiä. Toimintaympäristönä on ensin organisaatio ja sen jäl- keen päätearkisto. Asiakirjoja käsittelevät sekä asiakirjahallinnon ammattilaiset että muut käyttäjät. (Henttonen 2015, 211.)

Asiakirjatietoa voidaan luokitella organisaatiorakenteen, asiakirjatyypin, aiheen tai tehtäväpohjan mukaisesti. Eri luokituksia voidaan myös yhdistää kes- kenään, jolloin puhutaan hybridiluokituksesta. (Henttonen 2015, 218.)

Tehtäväpohjaisessa luokituksessa tieto on ryhmitelty organisaation tehtävien mukaisesti ja sen vuoksi se muodostaa asiakirjoista loogisen kokonaisuuden.

Tämä luokitustyyppi on pitkälti korvannut aiemmin yleisesti käytetyn asiakirja-

(29)

tyypin mukaisen luokituksen. Asiakirjan tarkoitus on toimia todisteena tapahtuneesta toiminnasta ja tämä luokitus liittää asiakirjan tehtäväluokkaan ja tukee muutoinkin asiakirjahallinnollisia toimintoja. (Henttonen 2015, 223–225.)

Organisaatiossa voidaan nimetä tehtäväluokat sopivaksi katsotulla tavalla.

Yleisesti käytössä ovat numerosarjat, joita voidaan jakaa alatasoihin. Jul- kishallinnossa suositellaan käytettäväksi arkistolaitoksen tehtäväluokitusta.

(Toivonen 2018, 52.)

Tehtäväpohjaisen luokituksen avulla muodostetaan luettelo organisaation laki- sääteisistä sekä muista tehtävistä. Kunnissa luokitus muodostuu kunnille an- netuista tehtävistä, kuntien itsehallintoon liittyvistä tehtävistä sekä muista teh- tävistä. Kuntien asiakirjahallinnossa voidaan käyttää myös toimintoihin sekä kuntalaisille annettuihin palveluihin perustuvaa palveluluokitusta. Kuvassa 2 on kuvattu kolmitasoista tehtäväluokitusta. (JHS 191, 10.)

Kuva 2. Kolmitasoinen tehtäväluokitus (JHS 191, 11)

Suomessa julkishallinnossa käytetään yleisesti tehtäväpohjaista luokittelua, koska tehtävät ovat lakisääteisyydestä johtuen melko lailla yhtenevät kaikissa Suomen kunnissa. Asiakirjoja myös syntyy runsaasti ja arkistojen koko kasvaa jatkuvasti. Tehtäväpohjaisella luokittelulla voidaan varmistaa asiakirjan pääty- minen oikeaan tehtäväkokonaisuuteen ja tällä tavalla säilytetään asiakirjan to- distusvoimaisuus. Tehtäväluokittelu toimii yleisesti myös sähköisen tiedonohjaussuunnitelman pohjana.

(30)

Kuten muillakin luokitustyypeillä, on tehtäväpohjaisella luokituksellakin omat hyvät ja huonot puolensa. Luokittelua ei pidetä kovinkaan käyttäjäystävälli- senä, koska se vaatii käyttäjältä syvällistä perehtymistä organisaation tehtä- viin. Oikeaa tehtävää voi olla vaikea löytää tai tehtävän valinta riippuu käyttä- jän näkökulmasta. Tehtäväpohjainen luokitus edellyttää johdon sitoutumista ja muutosjohtamista, mikäli se aiotaan ottaa tehokkaasti ja kokonaisvaltaisesti käyttöön organisaatiossa. Hyvänä puolena tässä luokittelussa on se, että tieto on helposti löydettävissä ja asiakirjojen omistajuus sekä todennettavuus on helposti selvitettävissä. Organisaatioiden tehtävät eivät muutu kovinkaan usein ja jos ne muuttuvat, on tehtävien lisääminen tähän luokitustyyppiin help- poa. (Henttonen 2015, 219, 227.)

7.2 Muut luokitukset

Organisaatiorakenteen mukainen luokitus on yksinkertainen ja helppokäyttöi- nen. Ongelmana on kuitenkin se, että organisaatiorakenteet muuttuvat ja asiakirjat olisi luokiteltava uudestaan muutosten jälkeen. Seurauksena voi olla tiedon jakautuminen usealle eri yksikölle ja esim. säilytysaikojen muuttuminen.

Kunnallishallinnossa tämä luokitustyyppi on ongelmallinen juuri sen vuoksi, että esim. lautakuntien määrä ja nimet saattavat muuttua joka valtuustokausi eli joka 4. vuosi.

Asiakirjatyypin mukainen luokitus eli virka-asiakaava on ollut aiemmin hyvinkin suosittu Suomessa ja sen mukaisesti luokiteltua arkistomateriaalia löytyy ar- kistolaitoksesta runsaasti. Asiakirjat on luokiteltu esim. pöytäkirjoihin, päätök- siin, talousasiakirjoihin yms. Tämäkin luokitus on helppokäyttöinen ja yksinkertainen, ja se sopii hyvin viranomaiskäyttöön. Ongelmana on tiedon organisoin- nin puutteet eli luokituksesta ei selviä organisaation tehtävät tai asiakirjojen si- sältö. (Henttonen 2015, 221.)

(31)

Tämä luokittelu sopinee silloin, jos asiakirjoja ei synny kovin paljon. Mikäli esim. pöytäkirjoja tuottavia yksiköitä on paljon, on jonkin tietyn yksikön asiakirjoja hankala löytää, mikäli niitä ei ole asiakirjatyypin lisäksi luokiteltu myös eri yksiköittäin.

Aiheenmukaisessa luokittelussa asiakirjat on koottu kokonaisuuksiksi aiheiden tai teemojen mukaan, jotka tulevat organisaation tehtävistä. Epäselvyyttä aiheuttaa se, pidetäänkö aiheina ainoastaan abstrakteja käsitteitä vai voidaanko aiheina pitää myös konkreettisia henkilöitä tai rakennuksia yms. Ongelmana on myös luokittelun subjektiivisuus, jonka vuoksi aiheen haussa tarvitaan risti- viittauksia. (Henttonen 2015, 222–223.)

Aiheenmukaisesta luokituksesta käytetystä englanninkielisestä termistä ”case files” tulee mieleen rikostutkimus, jossa asiakirjat voidaan luokitella tapaus- kohtaisesti. Amerikkalaisissa rikossarjoissa loppuun käsitellyn tapauksen asiakirjat ja muu todistusaineisto kerätään laatikkoon, joka sijoitetaan arkistoon asianumerolla varustettuna.

8 ASIAKIRJAHALLINTAOHJELMISTON PÄIVITYSPROJEKTI RAUTJÄR- VEN KUNNASSA

Rautjärven kunnan asiakirjahallintajärjestelmä Dynastyn päivitystä versiosta 6.3 versioon 10.0 alettiin suunnitella vuoden 2019 lopussa. Asiakirjahallinta- projektin tavoitteena oli saada käyttöön asiakirjahallintajärjestelmä, joka vastaa SÄHKE2-määräyksen vaatimuksia. Tiedonohjaussuunnitelman rakentaminen oli välttämätöntä ennen uuden asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönottoa.

Projekti oli myös yksi askel kohti mahdollisuutta hakea Kansallisarkiston lupaa sähköiseen arkistointiin.

Uuden järjestelmä toivottiin yhtenäistävän ja selventävän kunnan hajallaan olevaa asiakirjahallintoa. Tavoitteena oli myös vähentää turhaa työtä sen jäl- keen, kun kaikki asiakirjat löytyvät samasta paikasta. COVID 19 -epidemian ja etätyön lisääntymisen myötä asiakirjojen etäkäyttö muodostui yhdeksi tärke- äksi tavoitteeksi.

(32)

8.1 Asiakirjahallinnan tila projektin alussa

Rautjärven kunnassa oli käytössä vuonna 2014 käyttöönotettu Dynasty 6.3 - asiakirjahallintajärjestelmä. Tämä Dynasty-versio oli jo vanhentunut eikä sen pohjana ollut tiedonohjausjärjestelmää.

Osa asiakirjoista löytyi muualta kuin Dynastysta eivätkä ne olleet kaikkien työntekijöiden saatavilla. Esimerkiksi sopimuksia säilytettiin usein pelkästään paperiversiona mapissa. Lisäksi kaikki asiakirjat eivät päädy arkistoon, vaan ne jäävät työhuoneiden hyllyihin. Arkistot sijaitsevat kunnantalolla Simpeleellä, joten tarvittavat asiakirjat on käytävä hakemassa sieltä. Nämä edellä mainitut seikat vaikeuttavat tietojen ja asiakirjojen hakemista asiakirjahallintajärjestel- mästä.

Kunnan Arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS) on tehty vuosina 2015–2017.

Liitteessä 3 on esimerkkinä AMS 00 00 00 Vaalien järjestäminen. Kunnan laki- sääteiset toiminnot pysyvät melko stabiileina, joten arkistonmuodostussuunnitelmiin ei tarvitse tehdä muutoksia kovinkaan usein. Kunnan toiminnoista mm.

asiakirjahallinnasta on tehty prosessikaaviot, joista selviää eri toimintojen työnkulku ja toiminnoista vastaavat viranhaltijat / lautakunnat.

Kuva 3. Tiedonsiirto Dynasty 6.3. -versiossa

Dynastyn 6.3 -versiossa kaikki asiakirjat sekä metatiedot tallennetaan järjes- telmään manuaalisesti. Asiakirjoja voidaan julkaista sähköiseen kokousympä- ristöön (Cloud Meeting) sekä kunnan kotisivuille (kuva 3).

(33)

Asiakirjahallinnon käyttö- ja toimintatapaohjeita on tuotettu kunnassa. Lisäksi käytössä ovat esim. Innofactorin Dynastyn käyttöohjeet sekä arkistolaitoksen ohjeet asiakirjojen säilytysajoista ja arkistoinnista.

8.2 Projektisuunnitelma

Projektiryhmään kuuluivat tietohallintosihteeri/arkistointivastaava, hallintosihteeri sekä kaksi palvelusihteeriä. Lisäksi järjestelmätoimittajan puolelta oli mukana muutama henkilö. Tietohallintosihteeri ja hallintosihteeri ovat Dynastyn pääkäyttäjiä ja palvelusihteerit käyttäjiä. Projektiryhmään valittiin ne työnteki- jät, jotka tekevät eniten töitä asiakirjahallinnon parissa. Projektin ohjausryh- mänä toimi kunnan johtoryhmä (kunnanjohtaja ja toimialajohtajat).

Projektissa oli mukana viranhaltijoita ja työntekijöitä jokaiselta toimialalta (kon- sernipalvelut, hyvinvointipalvelut ja elinympäristöpalvelut). Projektiryhmän ul- kopuoliset henkilöt osallistuivat lähinnä tiedonohjaussuunnitelman laatimiseen, koska heillä oli tieto siitä, minkälaisia asiakirjoja milläkin toimialalla käsitellään.

Koska projektiryhmä oli pieni, kunnassa päädyttiin käyttämään Innofactorin valmista TOS-pohjaa. Innofactor vastasi myös Dynasty 10 -version päivittämi- sestä. Kulujen kurissa pitämiseksi tehtiin yhteistyötä Ruokolahden kunnan kanssa, koska heillä oli sama projekti menossa melko samalla aikataululla. In- nofactorin TOS-konsultti koulutti kummankin kunnan projektiryhmiä. Lisäksi pidettiin säännöllisiä etäpalavereja, joissa seurattiin projektin etenemistä.

Dynasty 10 -asiakirjajärjestelmän ja TOS-mallin käyttöönotto aloitettiin projek- tisuunnitelman tekemisellä. Suunnitelmassa kuvattiin järjestelmän

- tausta ja nykytilanne - projektin tehtävät - projektin tavoite

- järjestelmän toimittajan rooli projektissa - projektin työvaiheet

- henkilöresurssit ja projektiorganisaatio (ohjausryhmä, projektiryhmä) - kustannukset

(34)

- riskien hallinta.

Projektin tavoitteena oli rakentaa Rautjärven kunnalle SÄHKE2-määräyksen mukainen tiedonohjaussuunnitelma, päivittää asiakirjahallintajärjestelmä sekä asiakirjahallintaan liittyvä ohjeistus. Samalla edettiin kohti mahdollisuutta hakea lupaa sähköiseen arkistointiin. Lisäksi tavoitteena oli yhdenmukaistaa ja tehostaa asiakirjahallinnan käytänteitä sekä sitouttaa kunnan työntekijöitä asiakirjahallintajärjestelmän käyttöön.

Tiedonohjaussuunnitelma koskee 1.1.2021 alkaen vireille tulleita asioita sekä niistä syntyviä asiakirjoja. Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa Rautjärven kunnan asiakirjallisten tietojen käsittelyä, rekisteröintiä ja säilyttämistä. TOS sisältää tiedot kaikista kertyvistä paperisista ja sähköisistä asiakirjoista ja tietoaineis- toista.

Tavoitteeseen pääsemiseksi tarvittiin ajantasaiset prosessikuvaukset kunnan tehtävistä, tehtävien vaiheista ja niiden yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Prosessikuvaukset tehtiin siten, että projektiryhmä ohjasi ja opasti tehtäviä hoitavia henkilöitä kuvausten tekemisessä. Prosesseja kuvatessa et- sittiin samalla kehittämiskohteita kunnan toiminnoissa eikä vain kuvattu prosessien nykytilaa.

Tärkeimmät kriteerit projektin toteuttamisessa olivat laatu, kustannukset sekä aikataulu. Laatu oli ykköskriteeri johtuen siitä, että puutteellinen ja virheellinen tiedonohjaussuunnitelma saattaa aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä organisaation asiakirjahallinnalle ja arkityölle.

8.3 Projektin eteneminen ja projektiriskit

Projektisuunnitelmaan kirjattu aikataulu sekä projektin vaiheet ja niiden onnis- tuminen:

Projektiryhmä muodostettiin 23.12.2019 ja samalla aloitettiin projektisuunnitel- man laadinta. Projektin etenemisestä tiedotettiin ohjausryhmää (kunnan johto- ryhmä) säännöllisin väliajoin ja tiedot kirjattiin kaikkien työntekijöiden luetta- vissa oleviin muistioihin. Tavoitteeksi oli asetettu, että projektisuunnitelma on

(35)

valmis huhtikuussa 2020. Valmis suunnitelma esiteltiin ja hyväksyttiin kunnan johtoryhmässä 7.4.2020.

Projektiryhmä laati tiedonohjaussuunnitelman kevään ja kesän 2020 aikana.

Rautjärven kunnanhallituksen oli tarkoitus hyväksyä TOS elo-syyskuussa 2020, mutta jostain syystä TOS:a ei viety hallituksen käsittelyyn. Dynasty 10 päivitettiin ja otettiin käyttöön suunnitelman mukaan 4.1.2021. Projektin loppu- tulos esiteltiin johtoryhmälle helmikuussa. Projektin valmistuttua oli tarkoitus edetä hakemaan sähköisen arkistoinnin lupaa Kansallisarkistolta, mutta esim.

sähköistä allekirjoitusta ei vielä saatu käyttöön.

Kunnan työntekijöille järjestettiin COVID 19 -tilanteesta johtuen etäkoulutusta joulukuussa 2020. Lisäksi tammikuussa 2021 pidettiin palautepalaverit projek- tiryhmäläisten kesken sekä Innofactorin kanssa.

Projektisuunnitelmaan kirjattiin neljä mahdollista riskiä, jotka kaikki katsottiin erittäin merkittäviksi.

1. Sisäisten sidosryhmien kiireet vaikeuttavat projektin toimintaa Toimenpiteet:

• Projektista on olemassa riittävän korkealla tasolla tehdyt päätökset (esimerkiksi kunnan johtoryhmä).

• Esimiesten sitouttaminen projektiin.

• Sidosryhmien toimintatapojen harmonisoiminen ja yhteiseen tehtävään sitouttaminen/sitoutuminen.

• Tiedottaminen ja opastus.

2. Aikatauluissa ei pysytä -> aikataulu on epärealistisen tiukka Toimenpiteet:

• Organisaation sisäisin toimin varmennetaan, että työhön osallistuvalle henkilöstölle osoitetaan aikaa tehtäviin. Esimiehet sitoutetaan projektiin.

• Projektin aikataulu, työmäärät ja tehtäväjako sovitaan projektisuunnitel- massa ja projektisuunnitelmaa ylläpidetään.

• Tarkistuspisteet.

(36)

3. Projektin henkilöstön vaihdokset projektin aikana -> Projektille tärkeä työn- tekijä joutuu pitkäaikaisesti pois töistä tai vaihtaa työnantajaa.

Toimenpiteet:

• Projektista poistunut työntekijä pyritään korvaamaan mahdollisimman pian.

4. COVID 19 -pandemian aiheuttamat viivästykset ja poikkeustilanteet Toimenpiteet:

• Seurataan viranomaisten ohjeistusta.

• Etetyöt ja -palaverit

• Projektin aikataulun muuttaminen.

Projektisuunnitelmaan merkityt riskit eivät onneksi toteutuneet, vaan projekti saatiin vietyä läpi suunnitelman mukaan.

9 RAUTJÄRVEN KUNNAN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA 9.1 Tiedonohjaussunnitelman rakenne ja luokittelu

Tiedonohjaussuunnitelmaa lähdettiin rakentamaan olemassa olevien prosessi- kaavioiden (liitteet 1 ja 2) ja arkistonmuodostussuunnitelmien (liite 3) perusteella. Projektiryhmä selvitti mitä pääluokkia on tarpeen jättää tiedonohjaus- suunnitelmaan ja lisäsi TOSiin myös suurimman osan toiminnoista ja niihin liit- tyvistä asiakirjoista metatietoineen. Projektiryhmän tuella toimialajohtajat ja muut eri asiakirjahallinnon osa-alueista vastaavat työntekijät lisäsivät puuttu- vat toiminnot ja asiakirjat.

Kuntien asiakirjahallinnassa käytetään yleisesti Kansallisarkiston suosittele- maa tehtäväpohjaista luokitusta. Kyseistä luokitusta on käytetty myös Rautjär- ven kunnassa. Tiedonohjaussuunnitelmasta päätettiin jättää pois ne luokat (03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen, 05 Sosiaalihuolto, 06 Tervey- denhuolto ja 13 Tutkimus- ja kehittämistoimi), joihin kuuluvia palveluja / tehtä- viä Rautjärven kunta ei itse hoida. Nämä palvelut ostetaan naapurikunnilta tai

(37)

ne eivät kuulu kunnan tehtäviin. Käytössä olevat tehtäväluokat näkyvät kuvassa 4.

Kuva 4. Tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus (Rautjärven TOS)

Tehtäväluokitus on kolmiportainen esim. 00 Hallintoasiat, 00.00 Hallintoasioi- den ohjaus ja 00.00.00 Vaalien järjestäminen. Toiminnot on jaettu vireilletu- loon, valmisteluun, päätöksentekoon, tiedoksiantoon, muutoksenhakuun ja seurantaan. Vaaleihin liittyvät toiminnot näkyvät kuvassa 5.

Kuva 5. Tiedonhallintasuunnitelman kolmiportainen luokitus ja toiminnot (Rautjärven TOS)

Toimintojen alta löytyvät niihin liittyvät asiakirjat (kuva 6). Koska käytössä oli Innofactorin valmis TOS-pohja, suunnitelmaan oli valmiiksi määritelty suurin osa asiakirjoista. Hallintoasioiden asiakirjoihin ei tarvinnut tehdä kovinkaan

(38)

paljon muutoksia, mutta esim. rakennusvalvonnan asiakirjoihin tehtiin enem- män lisäyksiä ja muutoksia.

Kuva 6. Vaalien päätöksentekoon liittyvät asiakirjat (Rautjärven TOS 2020)

Kuva 7. Toimielimen päätös -asiakirjan metatiedot osa 1. (Rautjärven TOS 2020)

(39)

Kuva 7. Toimielimen päätös -asiakirjan metatiedot osa 2. (Rautjärven TOS 2020)

Asiakirjojen metatietojen määrittelyyn projektiryhmä käytti eniten aikaa tiedonohjaussuunnitelman rakentamisessa. Metatiedot oli jaettu perustietoihin, julkisuuteen ja salassapitoon, käyttöoikeuksiin, säilytykseen sekä muihin tietoihin. Dynastyyn liittyviä tietoja ei TOSiin määritelty. (kuvat 7 ja 8)

9.2 Tiedonohjaussuunnitelman siirtäminen tiedonohjausjärjestelmään Tiedonohjausjärjestelmä on selainpohjainen sovellus, joka toimii Dynasty- asiakirjahallintaohjelman taustalla. Järjestelmän avulla ylläpidetään tiedonohjaussuunnitelmaa ja tuotetaan tarvittavat metatiedot asiakirjoille.

Tiedonohjaussuunnitelman ensimmäinen versio siirrettiin tiedonohjausjärjes- telmään marraskuussa 2020. Järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus tehdä päi- vityksiä ja muutoksia tietoihin.