5
Suomen tieteellisen kirjastoseuran vuosi 2016 – viestintää ja toiminnan ohjausta uudistamassa
Jarmo Saarti ja Susanna Nykyri
Viime vuoden keskeisenä tavoitteena oli seuran viestintäsuunnitelman laadinta ja viestinnän uudistustyön käynnistäminen. Tämän lisäksi uudistettiin seuran säännöt ja valmisteltiin seuran strategian laadintaa. Viestintäsuunnitelman kes- keisenä tavoitteena on jäsenviestinnän uudenaikaistaminen ja monipuolistami- nen ja osana tätä päätimme aloittaa puheenjohtajiston katsaukset seuran toi- mintaan.
Seuran säännöt ja strategian valmistelu
Seuran hallitus päätti käydä läpi seuran säännöt ja uudistaa ne toimintaa selkeämmin tukeviksi (ks. voimassa olevat säännöt, STKS 2016). Sään- töjen muutoksen voi jakaa kahtia. Ensinnäkin ne päivitettiin yhdistyslain mukaisiksi ja hallituksen valinta tehtiin joustavammaksi poikkeustilantei- den varalta (hallituksen jäsenten kesken kautta ta- pahtuvat vaihdokset). Tämän lisäksi sisältöä päi- vitettiin meidän päiviimme sopivammaksi. Hy- vänä esimerkkinä on kirjeenvaihtajajäsenen sta- tuksen poistaminen – aikanamme, jolloin saam- me tietoa maailman ja alan tapahtumista reaali- aikaisena, ei perinteisen kirjeenvaihtajan roolille tuntunut enää olevan tarvetta.
Sääntöjen uudistaminen antaa hyvän pohjan seuran strategian valmistelulle. Huomasimme, et- tä seurallamme ei ole voimassa olevaa, sen toimin- taa ohjaavaa strategiaa. Tässä yhteydessä kuulim- me sisarseuraamme, Suomen kirjastoseuraa, jon- ka toiminnanjohtaja Rauha Maarno kävi esitte- lemässä hallitukselle heidän strategiaprosessiaan.
Tämän tilaisuuden jälkeen päätimme, että Suo- men tieteellisen kirjastoseurankin kannattaa pyr- kiä mahdollisimman avoimeen ja nopeaan strate- gian valmisteluun. Tämä ensinnäkin sen vuoksi, että seuran jäsenistön äänen kuuluminen strate- gian linjauksissa on tärkeää, jotta asiakirja alkai-
si aidosti ohjata seuran toimintaa. Toiseksi siksi, että alamme ja toimintaympäristömme muutos- vauhti on niin nopeaa, ettei strategian valmiste- luun kannata tuhlata vuosia.
Hallituksen kuluvan vuoden ensimmäisessä kokouksessa linjasimme strategian aikataulun ja työvaiheet. Helmikuuhun mennessä on tavoit- teena, että hallituksella on valmiina ensimmäi- nen esitys strategiaksi. Työryhmien ja jäsenistön kanssa käytävä keskustelu ajoitettiin maalis-huh- tikuulle, jolloin asiakirja voitaisiin tuoda hyväk- syttäväksi kevätkokoukseen toukokuussa 2017.
Samalla pääsemme testaamaan verkkotyökaluja jäsenistön palautteen keräämisessä.
Työryhmien toimintaa uudistamassa
Työryhmien toiminta on seuran näkyvyyden ja vaikuttavuuden kannalta keskeistä. Tämän vuok- si seuran hallitus ja työryhmien vetäjät ovat jo muutaman vuoden ajan pitäneet yhteisiä suun- nittelupalavereja vuosittain ja lisäksi kukin halli- tuksen jäsen on mukana yhden työryhmän toi- minnassa. Viestintäsuunnitelmaa yhdessä laadit- taessa todettiin, että kukin työryhmä tarvitsee viestintävastaavan, joka helpottaa seuran viestin- täsuunnitelman toteuttamisessa. Nämä valittiin- kin viime vuonna.
6
Toinen merkittävä asia, jossa hallitus ja työ- ryhmien vetäjät ovat tehneet yhteistyötä, on se- minaarien teemojen miettiminen, mahdollisten yhteisseminaarien suunnittelu ja seminaarien ai- katauluttaminen. Tässä olemme parina viimei- senä vuonna edenneet hyvää vauhtia eteenpäin.
Samalla työryhmien toiminta-aluetta ja jopa ko- koonpanoja on muutettu. Tässä näkyy tieteellis- ten kirjastojen tehtävän ja erityisesti kokoelma- työn muuttuminen – puhetapa on muuttunut tietoaineistoksi ja aineiston saatavuudeksi enti- sen kausijulkaisu- ja kaukopalvelupuheen sijasta.
Seminaarien suunnittelussa haasteena on ol- lut etäyhteyksien käyttö. Viime vuodesta alka- en Tieteiden talo on alkanut varustaa joitakin ti- lojaan videoneuvotteluyhteyksillä, joten saatam- me päästä jossakin seminaarissa testaamaan tätä- kin teknologiaa jo vuonna 2017. Lisäksi olem- me miettineet hallituksen ja työryhmien kans- sa syksylle 2017 Suomi 100-vuotisjuhliin liitty- vää seminaaria. Toiveissa on, että seuran tekeillä oleva historiateos valmistuu loppuvuodesta, jol- loin seminaarin voitaisiin yhdistää myös kirjan julkaiseminen.
Monipuolistuva viestintä
Seuran jäsenlehti Signum koki suuria muutoksia viime vuonna, jolloin pitkään lehteä ansiokkaas- ti päätoimittanut Päivikki Karhula siirsi kapulan Johanna Lahikaiselle. Toimitustyössä Lahikaisella on apunaan toimitussihteeri Minna Marjamaa ja toimituskunta. Lisäksi seuran hallitus ja työryh- mät osallistuvat viestintään ja sen kehittämiseen aiempaa aktiivisemmin.
Viime vuonna lehti siirtyi ilmestymään painet- tuna aiemman kuuden kerran asemesta neljästi vuodessa. Vastaavasti verkkoviestintää kehitetään paitsi monipuolisten kanavien ja juttutyyppien niin myös sisällöntuottajien osalta, ja osa kirjoi- tuksista laaditaan vain verkossa ilmestyviksi. Leh- den ja viestinnän uudistamista edistää myös leh- den käyttämän OJS-julkaisujärjestelmän (Open Journal System) meneillään oleva kehitystyö ja sen tarjoamat uudet mahdollisuudet. Monipuo- listuva viestintä onkin omiaan lisäämään seuran toiminnan näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.
Laajenevaa yhteistyötä
Seura on aktiivisesti jatkanut ja syventänyt sekä Seuran puheenjohtaja Jarmo Saarti luovuttaa STKS:n kunniamerkin Päivikki Karhulalle. Uusi pää- toimittaja Johanna Lahikainen ojentaa kukat.
7
laajentanut kansallista yhteistyötä. Seura aset- ti yhdessä Informaatiotutkimuksen yhdistyksen (ITY ry) kanssa ehdokkaat Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) hallitusjäseneksi, ja sai sin- ne edustuksen tammikuussa 2017 alkaneelle kol- mivuotiskaudelle. TSV muodostuu 274 tieteel- lisestä seurasta ja neljästä tiedeakatemiasta, ja se on riippumaton asiantuntijaelin tieteenharjoitta- mista ja tiedepolitiikkaa koskevissa asioissa. Sen tehtävänä on edistää tieteellisten yhteisöjen yh- teistoimintaa, tieteellistä tiedonvälitystä ja jul- kaisutoimintaa sekä tutkimustiedon tunnetuk- si tekemistä ja sen käyttöä yhteiskunnassa (ks. li- sää TSV 2016).
Viime vuonna myös suomalaisten alan seuro- jen yhteistyö oli aktiivista. Puheenjohtajisto piti yllä jatkuvaa yhteyttä. Erityisenä yhteisen vaikut- tamisen kohteena olivat alaamme kohdistuneet taloudelliset leikkaukset ja lainsäädännön kehit- täminen. Euroopan tasolla pyrimme vaikutta- maan yhteistyössä myös kirjasto- ja tietopalvelu- alaan vaikuttavaan lainsäädäntöön mm. tekijän- oikeuteen ja digitaaliseen aineistoon liittyvissä ky- symyksissä. Tästä yhteistyöstä kehkeytyi myös al- kuvuodesta 2017 pidettävä meppien lobbausko- kous e-aineistoihin ja tekijänoikeuksiin liittyen, jossa erityisenä teemana on kirjastojen oikeudet digitaalisissa aineistoissa.
Seura on myös aktiivinen kansainvälinen toimi- ja, ja osallistuu mm. IFLAn, LIBERin ja EBLI- DAn toimintaan. Viime vuonna ehkä merkittä- vin ponnistus oli osallistuminen Helsingissä jär- jestetyn LIBER konferenssin suunnitteluun ja to- teuttamiseen. Seuramme ja suomalaiset alan toi- mijat saivat hyvin näkyvyyttä konferenssin yhte- ydessä julkaistulla Signumin englanninkielisellä erikoisnumerolla.
Uudistuva toimintaympäristö vaatii uudenlaista toimintaa
Parhaillaan menossa oleva tieteen tekemisen ta- pojen uudistuminen kohti avointa ja digitaalis- ta tieteen tekemistä vaatii myös seuralta integ- roitumista tähän toimintaympäristöön. Strate- giatyö ja viestinnän uudistaminen tarjoavat tä- hän hyviä työkaluja.
Tutkimus- ja korkeakoululaitoksen muutos säästöpaineineen antavat aihetta seuran vaikut- tamistoiminnalle. Lisäksi erityisesti Euroopan tasolla on tapahtumassa merkittävää säädöstyötä sekä tekijänoikeuksissa että tutkimuspolitiikassa, joten lobbaamiseenkin on tarjolla runsaasti aihei- ta ja tilaisuuksia.
Viitteet
STKS 2016 = Suomen tieteellinen kirjastoseura, Yh- distyksen säännöt, URL: http://www.stks.fi/wp- content/uploads/2017/01/STKS_säännöt_281216.pdf (Viitattu 18.1.2017)
TSV 2016 = Tieteellisten seurain valtuuskunta, Toi- minta, URL: https://www.tsv.fi/fi/toiminta (Päivitetty 13.5.2016, viitattu 18.1.2017)
Tietoa kirjoittajista:
Jarmo Saarti, kirjastonjohtaja STKS:n puheenjohtaja Itä-Suomen yliopisto jarmo.saarti@uef.fi
Susanna Nykyri, tietoasiantuntija STKS:n varapuheenjohtaja Helsingin yliopiston kirjasto susanna.nykyri@helsinki.fi
