Suvi-Tuulia Yrjänä
AIKA TULOREKISTERIN TULON JÄLKEEN
Opinnäytetyö
CENTRIA-AMMATTIKORKEAKOULU Liiketalouden koulutus
Maaliskuu 2021
TIIVISTELMÄ OPINNÄYTETYÖSTÄ
Centria-
ammattikorkeakoulu
Aika
Maaliskuu 2021
Tekijä/tekijät Suvi-Tuulia Yrjänä Koulutus
Liiketalouden koulutusohjelma
☒ AMK
☐ YAMK Työn nimi
Aika tulorekisterin tulon jälkeen Työn ohjaaja
Hannu Kari
Sivumäärä 25 + 1 Työelämäohjaaja
Suomessa otettiin käyttöön 1.1.2019 tulorekisteri. Tulorekisteri on Valtiovarainministeriön ja Vero- hallinnon yhteinen hanke, jonka tarkoitus on vähentää hallinnollista taakkaa yrityksiltä. Tarkemmin tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka sisältää kattavat palkka-, etuus- ja eläketiedot yksilötasolla. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, millaisena muutoksena tilitoimistot kokivat tulorekisterin käyttöönoton ja käytön. Lisäksi selvitettiin, millaisia ajatuksia tulorekisteri he- rätti.
Teoriaosuus koostuu kahdesta eri pääluvusta. Ensimmäisessä luvussa käsitellään sitä, mikä on tulore- kisteri, ja sen vaiheita. Toisessa luvussa syvennytään tulorekisterin käyttöön tilitoimiston palkanlas- kennan näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa aineistonkeruumuotona käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua.
Tutkimustulosten mukaan palkanlaskijat kokivat tulorekisterin käyttöönoton positiivisena, koska se poisti vuoden vaihteen kiiresuman ja moneen paikkaan ilmoittamisen. Uhaksi nousi tiedonkäyttäjien osaamistaso tulorekisterin käytössä.
Asiasanat
Hallinnollinen taakka, palkkatietoilmoitus, tulorekisteri
ABSTRACT
Centria University of Applied Sciences
Date
March 2021
Author
Suvi-Tuulia Yrjänä Degree programme
Business Administration Name of thesis
TIME AFTER THE INCOMES REGISTER Centria supervisor
Hannu Kari
Pages 25 + 1 Instructor representing commissioning institution or company
The Incomes Register was introduced in Finland on 1 January 2019. The Incomes Register is a joint project of the Ministry of Finance and the Tax Administration, which aims to reduce the administra- tive burden on companies. More specifically, the Incomes Register is a national electronic database that contains comprehensive information on salary, benefits and pensions at the individual level. The purpose of this thesis was to find out what kind of changes the accounting offices experienced in the introduction and use of the Incomes Register. In addition, it was studied what kind of ideas the Inco- mes Register evoked.
The theoretical part consist of two different chapters. The first chapter discusses what the Incomes Register is and its stages. The second chapter delves into the use of the Incomes Register from the point of view of the accounting firm's payroll. The study was carried out as a qualitative study, in which a semi-structured thematic interview was used as the data collection format.
According to the survey results, payroll officers perceived the introduction of the Incomes Register as positive, as it eliminated the year-end rush and reporting to many places. The level of competence of information users in the use of the Incomes Register became a threat.
Key words
Administrative burden, earnings payment report, Incomes Register
TIIVISTELMÄ ABSTRACT SISÄLLYS
1JOHDANTO ... 1
2TULOREKISTERI ... 3
2.1Mikä on tulorekisteri ... 3
2.2Tulorekisterin vaiheet ... 5
3TULOREKISTERI TILITOIMISTON NÄKÖKULMASTA ... 7
3.1Tietojen ilmoittaminen ... 7
3.2Korjaukset tulorekisteriin ... 9
4TUTKIMUKSEN TOTEUTUS ... 12
4.1Tutkimusmenetelmä ... 12
4.2Aineistonkeruumenetelmä ... 12
4.3Aineiston analysointi ... 13
4.4Haastattelulomake... 13
4.5Tutkimusprosessi... 14
5TUTKIMUSTULOSTEN ESITTELY ... 16
5.1Aika ennen tulorekisteriä ... 16
5.2Tulorekisteri osana työtä ... 18
5.3Muutokset ... 19
5.4Ajatukset tulorekisteristä ... 20
6JOHTOPÄÄTÖKSET JA YHTEENVETO ... 23
6.1Hallinnollinen taakka ennen tulorekisteriä ... 23
6.2Hallinnollinen taakka tulorekisterin käyttöönoton jälkeen ... 23
6.3Muutokset ... 24
6.4Ajatukset ja odotukset ... 24
6.5Yhteenveto ... 25
LÄHTEET ... 26
LIITTEET KUVIOT KUVIO 1. Aikaa vievimmät ilmoitukset ... 16
KUVAT KUVA 1. Tiedon käyttäjät ... 4
KUVA 2. Palkkatietoilmoituksen sisältö ... 8
KUVA 3. Tulorekisterin raportit ... 9
1 JOHDANTO
Laki tulotietojärjestelmästä tuli voimaan 16.1.2018. Varsinainen järjestelmä eli tulorekisteri otettiin käyttöön 1.1.2019. Eri toimijat tulivat mukaan vaiheittain, vuoden 2021 alussa viimeiset käyttäjät tuli- vat mukaan. Tulorekisteri tarjoaa ajantasaisen arkiston ansioista, etuuksista ja eläketiedoista tietojen käyttäjien päätöksentekoprosesseille. Viranomaiset ja muut tietojen käyttäjät voivat käyttää vain niitä rekisterimerkintöjä, joihin heillä on oikeus ja joita he tarvitsevat. Tulorekisterin tietoja paljastetaan vain, jos kyseisellä käyttäjällä on oikeus tietoihin sovellettavan lain perusteella. (Valtiovarainministe- riö 2015; Tulorekisteri 2020; Parviainen 2018.)
Tulorekisteri on myös suunniteltu estämään varjotalouden kasvu. Tulorekisteri mahdollistaa raporttien puutteiden havaitsemisen hyvin pian maksun jälkeen. Lisäksi ei ole enää mahdollista raportoida tietoja vain tietyille viranomaisille, koska jokaisen raportin tiedot ovat kaikkien tulorekisteritietojen käyttäjien saatavilla. Koska raportteja käytetään useiden datakäyttäjien prosesseissa, kaikki niiden puutteet havai- taan nopeammin ja ne voidaan siten korjata tehokkaammin. (Tulorekisteri 2020.)
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on perehtyä siihen, miten uuden järjestelmän käyttö koetaan ja helpot-taako se raportointivelvoitteita. Tilitoimistot siirtyivät kerran vuodessa tehtävästä raportoinnista maksutapahtumien raportointiin. Tutkimuksessa kartoitetaan myös tuntemuksia ja odotuksia tulorekis- teristä.
Tämän opinnäytetyön tutkimuskysymyksiä ovat:
1.Kuinka suureksi tilitoimistot kokevat aikaisemman hallinnollisen taakan palkkahallinnon osalta?
2.Kuinka paljon tulorekisterin käyttöönotto on keventänyt tai lisännyt palkkahallinnon työtaakkaa?
3.Millaisena tilitoimistot kokevat muutoksen?
4.Millaisia ajatuksia tulorekisteri herättää?
Tutkimusmenetelmäksi valittiin haastattelu, koska haluttiin saada selville, kuinka järjestelmän käyttäjä ajattelee ja suhtautuu järjestelmään. Tutkimus suoritettiin puolistrukturoituna haastatteluna. Tässä haastattelutavassa on olemassa valmiit kysymykset, mutta haastattelija voi tilanteen mukaan jättää ky- symättä kysymyksiä, muuttaa kysymyksien järjestystä tai kysyä kysymyksiä, joita nousee mieleen haastattelun aikana. (Ojasalo, Moilanen & Ritalahti 2015, 108.) Haastateltavilta kysyttiin ajasta ennen
tulorekisteriä ja ajasta käyttöönoton jälkeen. Haastattelukysymyksillä haluttiin saada selville, mil- laiseksi raportointivelvoite koettiin, kun tulorekisteriä ei ollut ja tiedot toimitettiin kerran vuodessa vi- ranomaisille. Tämän jälkeen kysyttiin, millaiseksi raportointivelvoite koetaan tulorekisterin tultua käyttöön: helpottiko se työtaakkaa vai lisäsikö se työajan käyttöä raportoinnin osalta. Haastateltavilta kysyttiin myös, millaisia ajatuksia tulorekisteri heissä herättää.
2 TULOREKISTERI
Tässä luvussa perehdytään siihen, mikä on tulorekisteri ja mikä sen tarkoitus on. Samalla selvitetään, keillä on oikeus käyttää tietoa tulorekisteristä ja kenellä on velvollisuus raportoida tulorekisteriin. Lo- puksi käydään läpi tulorekisterin historian vaiheet.
2.1 Mikä on tulorekisteri
Tulorekisteri on Valtiovarainministeriön ja Verohallinnon yhteinen hanke, jonka tarkoitus on vähentää hallinnollista taakkaa yrityksiltä. Tarkemmin tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka sisältää kattavat tiedot palkka-, etuus- ja eläketiedot yksilötasolla. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin re- aaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Tiedon tuottajia vuodesta 2019 lähtien ovat työnantajat, säätiöt, yh- distykset, asunto-osakeyhdistykset ja muut toimijat, joilla on velvollisuus ilmoittaa palkkatietoja. Il- moitukset tulorekisteriin toimittaa joko tiedon tuottaja itse tai hänen valtuuttamansa taho sähköisen käyttöliittymän kautta. Aluksi tulorekisteriin toimitetaan vain palkkatiedot, mutta vuodesta 2021 eteen- päin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot. (Tulorekisteri 2020; Tulotietojärjestelmälaki 2018; Parvi- ainen 2018; Vehviläinen 2015.)
Tulorekisterin tietojen käyttäjät tulevat mukaan kolmessa vaiheessa (KUVA 1). Ensimmäisessä vai- heessa vuoden 2019 alusta lähtien käyttäjinä olivat Verohallinto, KELA, Työllisyysrahasto, työeläke- laitokset ja Eläketurvakeskus. Toisessa vaiheessa vuoden 2020 alusta lähtien tietojen käyttäjien määrä nousi huomattavasti. Mukaan tulivat muun muassa työttömyyskassat ja Tilastokeskus. Vuoden 2021 alusta lähtien mukaan tulee vielä ulosottoviranomainen. Tulorekisteriin ilmoitetut tiedot ovat lain tulo- tietojärjestelmästä 2 §:n perusteella salassa pidettäviä. Tietoihin sovelletaan myös GDPR-asetusta.
Henkilö ei silti voi estää tietojen toimitusta tulorekisteriin vetoamalla tietosuoja-asetukseen. Tiedon tuottajalla on velvollisuus ilmoittaa tiedot tulorekisteriin. Henkilötasontietoja pääsevät näkemään vain käyttäjät, joiden työtehtäviin kuuluu kyseisten tietojen käsittely. Käyttäjätahoille on luotu erilaisia roo- leja, joissa tietoihin pääsy on erilainen. (Tulorekisteri 2020; Tulotietojärjestelmälaki 2018; Ahtokivi 2019; Valtiovarainministeriö 2015.)
KUVA 1. Tiedon käyttäjät
Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö on tulotietojärjestelmän rekisterinpitäjä. Yksikkö määrittelee tar- kemmin lain perusteella ilmoitettavat tulot ja päättää tietojen välittämisestä ja luovuttamisesta eri käyt- täjä tahoille. Yhdessä Verohallinnon kanssa Tulorekisteriyksikkö ylläpitää tulotietojärjestelmää ja vas- taa kyseisen järjestelmän ylläpidosta ja tietoturvasta. (Tulorekisteri 2020; Tulotietojärjestelmälaki 2018.)
Työnantajien on toimitettava tiedot maksetuista palkoista vain kerran tulorekisteriin, josta tiedot tarvit- sevat osapuolet voivat saada ne. Tulorekisteri korvaa yleisimmät raportointivelvoitteet. Jos tulorekiste- riin toimitetaan myös täydentäviä tietoja, se korvaa myös monet palkkatodistukset ja muut raportit, jotka työnantajien on tällä hetkellä toimitettava esimerkiksi etuushakemuksissa. Tiedot voidaan lähet- tää tulorekisteriin teknisen käyttöliittymän avulla. Tämä viittaa palkkajärjestelmän ja tulorekisterin vä- liseen sähköiseen linkkiin, jonka avulla maksutiedot voidaan raportoida suoraan palkkajärjestelmästä
tulorekisteriin ilman, että tietoja raportoivan osapuolen tarvitsee kirjautua erilliseen tulorekisteripalve- luun. Tämä vähentää raportointiprosessiin liittyvän manuaalisen työn määrää. (Tulorekisteri 2020; Tu- lotietojärjestelmälaki 2018.)
Tulevaisuudessa tulonsaajien omat ansiotiedot, eläketiedot ja tiedot maksetuista etuuksista ovat hel- posti saatavissa yhdestä paikasta reaaliajassa. Tulonsaajat voivat käyttää tulorekisterin verkkopalvelua selaamaan omia tulotietojaan tai mitä tahansa tietoja, joihin heillä on oikeus käyttää. Ensimmäistä ker- taa tulonsaajilla on reaaliaikainen pääsy katsomaan tietoja tulojen maksamisesta ja etuuksista. He voi- vat myös käyttää tulorekisteriä tarkistaakseen, onko heidän työnantajansa noudattanut raportointivel- voitteita. Tämä ei ole ollut mahdollista aikaisemmin ja mahdollisia laiminlyöntejä ei ole havaittu ennen kuin tulonsaajat ovat saaneet seuraavana vuonna veroilmoituksen tai eläkeselvityksen. (Tulorekisteri 2020.)
Tulorekisterin tietoja käyttävät osapuolet voivat etsiä suoraan tulorekisteristä yksittäisten tulonsaajien tulotietoja. Tietojen käyttäjille annetaan pääsy tietoihin silloin, kun he tarvitsevat sitä päätöksenteko- prosesseihinsa. Ainoastaan tiedot, joita jokaisella käyttäjällä on oikeus käyttää, ilmoitetaan tulorekiste- ristä. (Tulorekisteri 2020; Tulotietojärjestelmälaki 2018.)
2.2 Tulorekisterin vaiheet
Tulorekisterin historia ulottuu vuoteen 2004, jolloin Kauppa- ja teollisuusministeriö aloitti lainsäädän- nön yritysvaikutusten arviointia koskevan SÄVY-hankkeen. Hankkeen tavoitteena oli edistää yritys- vaikutusten huomioimista lainsäädäntöä valmistellessa, kehittää arviointimenetelmiä ja osallistua yri- tysvaikutusten arviointiin liittyvään kansainväliseen työskentelyyn. Syksyllä 2017 SÄVY-hanke tilasi Valtion taloudellisesta tutkimuskeskukselta selvityksen lainsäädännöstä aiheutuvasta hallinnollisesta taakasta yrityksille. Selvityksen vertailujen mukaan kansainvälisesti Suomessa hallinnollinen taakka yrityksillä on melko alhainen. Kokonaiskuva näyttää hyvältä, mutta kaikilla lainsäädännön osa-alueilla tila ei ollut tämä. Verotuksessa ja työnantaja toimimisessa oli parannettavaa. (Työ- ja elinkeinoministe- riö 2011.)
Euroopan komission REFIT-ohjelma sijoittuu samoihin aikoihin SÄVY-hankkeen kanssa. REFIT-oh- jelman tavoitteena on EU:n lainsäädännön yksinkertaistaminen ja sääntelyn kustannusten vähentämi-
nen. Ensimmäinen strategiakatsaus käytiin marraskuussa 2006, jonka jälkeen esiteltiin tavoite ja toi- mintaohjelma tavoitteeseen pääsemiseksi. Toimintaohjelman tarkoitus oli vähentää hallinnollista taak- kaa 25 prosentilla vuoteen 2012 mennessä. Tämä tavoite toteutui aikataulussa. Suomi käynnisti ke- väällä 2009 valtioneuvoksen päätöksellä toimintaohjelma hallinnollisen taakan vähentämiseksi. Tämän toimintaohjelman tavoite oli sama kuin REFIT-ohjelman, vähentää hallinnollista taakkaa 25 prosentilla vuoteen 2012 mennessä. Vertailuarvoksi otettiin vuosi 2006. Painopisteiksi toimintaohjelmaan valittiin muun muassa verotus, taloushallinnon raportointi ja tilastointi. Toisin kuin EU:n toimintaohjelma, kan- sallinen toimintaohjelma ei saavuttanut tavoitettaan. Hallinnollista taakkaa saatiin vähennettyä noin prosentin verran. (European commission.)
Varsinaisen tulorekisterin toteutusselvitys toteutettiin keväällä 2015. Toteutuksessa oli mukana 15 Elinkeinoelämän keskusliiton, Suomen Yrittäjien ja Taloushallintaliiton jäsenyritystä sekä julkisen sektorin palkkahallinnon toimijaa. Toteutusselvityksen tarkoituksena oli selvittää, mikä osa tarvitta- vista tiedoista oli jo palkkahallinnon järjestelmissä ja mikä osa syntyy automaattisesti palkkahallinnon omien tarpeiden mukaan. Vuoden 2016 syksystä vuoden 2018 loppuun mennessä suoritettiin tulorekis- terin määrittely, suunnittelu, toteutus ja testaus. 1.1.2019 tulorekisteri otettiin käyttöön. Aluksi tulore- kisterin käyttäjiä on vain muutama ja vasta vuoden 2020 alusta käyttäjien määrä lisääntyy. (Keskus- kauppakamari 2015.)
3 TULOREKISTERI TILITOIMISTON NÄKÖKULMASTA
Tässä luvussa käydään läpi tulorekisterin tuomia muutoksia tilitoimiston arkeen. Ensimmäisenä pereh- dytään ilmoituksien muuttumiseen vuosi-ilmoituksista maksuperusteisiksi ilmoituksiksi. Samalla käy- dään läpi, mitä palkkatietoilmoitus pitää sisällään ja miten se toimitetaan tulorekisteriin.
Tämän luvun toisessa osassa käydään läpi tulorekisteriin tehtäviä korjauksia ja korjaamisvelvoitteita.
Tällä hetkellä korjaukset voidaan tehdä reaaliajassa, mutta erilaisiin korjauksiin on olemassa omat toi- mintatapansa.
3.1 Tietojen ilmoittaminen
Suurin muutos tilitoimistojen ja varsinkin palkanlaskennan näkökulmasta tulorekisterin tullessa käyt- töön oli vuosi-ilmoitusten poistuminen. Niillä ilmoitettiin vuoden edellisvuoden aikana maksetut pal- kat ja muut suoritukset verottajalle tammikuussa. Vuosi-ilmoituksien tilalle tulivat palkkatietoilmoi- tukset. Palkkatietoilmoitus sisältää tiedot yhdelle tulonsaajalle samana maksupäivänä maksetuista pal- koista ja muista suorituksista. Palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään viiden kalenteripäivän jäl- keen maksupäivästä. Palkkatietoilmoituksen voi antaa kahdella eri tavalla, joko käyttäen teknistä raja- pintaa tai käyttäen sähköistä asiointipalvelua. Palkanlaskentaohjelmat käyttävät teknistä rajapintaa ja palkkatietoilmoitukset lähtevät yleensä palkanmaksun yhteydessä tulorekisteriin. (Tulorekisteri 2020;
Tulotietojärjestelmälaki 2018.)
KUVA 2. Palkkatietoilmoituksen sisältö
Kerran kuukaudessa annetaan työnantajan erillisilmoitus, jolla ilmoitetaan tulorekisteriin kyseisen kuu- kauden maksettujen palkkojen perusteella lasketun työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä.
Jos työnantajalla ei ole ollut palkanmaksua kyseisen kuukauden aikana, annetaan tulorekisteriin Ei pal- kanmaksua-ilmoitus. Tämä ilmoitus on annettava palkanmaksua seuraavan kuukauden 5. päivään men- nessä. Ilmoituksen voi antaa joko käyttäen teknistä rajapintaa tai sähköistä asiointipalvelua. (Tulore- kisteri 2020.)
Vuosina 2019–2020 myöhästyneistä ilmoituksista ei peritä lain mukaista myöhästymismaksua, ellei ilmoittaja osoita ilmeistä piittaamattomuutta ilmoitusvelvollisuuden suhteen. Tiedon käyttäjät voivat kuitenkin määrätä muita seuraamuksia myöhästyneiden ilmoitusten johdosta. Siirtymäajan eli 2019–
2020 jälkeen myöhästymismaksu muodostuu riippuen myöhästymisajasta. 1–45 päivää myöhässä ai- heuttaa 3 euron päiväkohtaisen myöhästymismaksun siihen saakka, kun tiedot ovat tulorekisterissä.
Maksimimäärä päiväkohtaista myöhästymismaksua on 135 €. Jos ilmoitusta ei anneta ja myöhästymis- aika ylittää 45 päivää myöhästymismaksun 135 € lisäksi maksuun lisätään 1 % myöhässä ilmoitetun veronalaisen suorituksen määrästä tai eläkkeen perusteena olevan työansion määrästä riippuen siitä, kumpi on suurempi. Kalenterikuukaudelta voidaan määrätä enintään 15 135 € myöhästymismaksua.
(Tulorekisteri 2020.)
Tulorekisteristeristä voi suorituksen maksaja tilata raportteja tiedoista, jotka se on antanut tulorekiste- riin. Raportin voi tilata vain niistä ilmoituksista ja tiedoista, joihin tilaajalla on valtuudet. Näitä raport- teja voi tilata sähköisessä asiointipalvelussa, latauspalvelussa tai teknisen rajapinnan kautta. Sähköinen asiointipalvelu ja latauspalvelu vaativat, että tilaajalla on joko kaupparekisteriin tai yritys- ja yhteisö- tietojärjestelmään merkitty toimielinrooli tai hänelle on annettu valtuutus palkkatietojen ilmoittami- seen. Raporttien avulla voidaan täsmäyttää tietoja ja varmistaa, että kaikki tiedot ovat menneet oikein tulorekisteriin. (Tulorekisteri 2020.)
KUVA 3. Tulorekisterin raportit
3.2 Korjaukset tulorekisteriin
Maksaja tai tiedonlähettäjä on vastuussa tulorekisteriin toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta ja nii- den oikaisemisesta tarvittaessa. Jos tulorekisterin virheelliset tiedot perustuvat maksajan raporttiin, maksajan on korjattava ilmoittamansa virheelliset tiedot. Jos tulonsaaja huomaa tulorekisterissä häntä koskevia virheellisiä tietoja, tulonsaajan on tehtävä oikaisupyyntö asianomaiselle tietojen ilmoittajalle.
Tulorekisterin tiedot korjataan pääsääntöisesti korvausmenetelmällä. Tämä tarkoittaa, että alkuperäistä ilmoitusta muutetaan siten, että kaikki ilmoituksentiedot lähetetään uudelleen, mukaan lukien alkupe- räisessä ilmoituksessa olleet oikeat tiedot uusien ja muutettujen tietojen lisäksi. Korvaava ilmoitus teh- dään samasta maksupäivästä kuin alkuperäinen. (Tulorekisteri 2020; Tulorekisteri 2021.)
Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata niin kauan kuin ne säilyvät tulorekiste- rissä. Tietoja säilytetään tulorekisterijärjestelmässä kymmenen vuoden ajan sitä vuotta seuraavan vuo- den alusta, jona tiedot rekisteröitiin. Yleensä tämä on sama aika, jonka työnantajat ovat velvollisia säi- lyttämään palkanlaskennan ja kirjanpidon tiedot. Tulorekisteriin ilmoittaminen ei korvaa työnantajan kirjanpitotietojen tai muun aineiston tallennusvelvollisuutta. On kuitenkin huomattava, että joillakin tietojen käyttäjillä voi olla oikeus hankkia tietoja tulorekisteristä alle kymmenen vuoden ajaksi esimer- kiksi muutoksenhakumääräaikojen tai etuuksien myöntämisessä huomioon otettujen ajanjaksojen vuoksi. Tulorekisteristä ei löydy ennen vuotta 2019 maksettujen ansioiden tietoja. (Tulorekisteri 2020;
Tulorekisteri 2021.)
Maksajan on korjattava kaikki virheelliset ilmoituksensa ilman aiheetonta viivytystä. Tämä tarkoittaa, että virheelliset ilmoitukset on korjattava heti, kun virhe havaitaan. Korjauksen lykkääminen esimer- kiksi seuraavaan palkanmaksuun ei ole sallittua. Määräajat tietojen ilmoittamiselle tulorekisteriin eivät koske tietojen korjaamista. Virheelliset tiedot saattavat aiheuttaa tulonsaajalle taloudellista vahinkoa, esimerkiksi jäännösveroja, tai viivästyttää päivärahojen maksamista. (Tulorekisteri 2020; Tulorekisteri 2021.)
Perusteettomasta edusta on ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun tiedon lähettäjä on saanut tiedon perusteettomasta edusta. Perusteettomalla edulla tarkoite- taan virheellisesti maksettua palkkaa tai etuutta, johon tulonsaajalla ei ole oikeutta. Perusteeton etu ta- pahtuu, kun maksu suoritetaan esimerkiksi väärin perustein, väärälle henkilölle tai väärässä määrässä.
Jos seuraava palkanmaksu suoritetaan kuukauden kuluessa perusteettoman edun havaitsemisesta, mak- saja voi toimittaa tietoja perusteettomasta edusta tämän palkanmaksun aikana. (Tulorekisteri 2020; Tu- lorekisteri 2021.)
Tiedot takaisinmaksetuista summista on ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä sen päi- vän jälkeen, jona on saatu tieto palautetun etuuden maksamisesta, sen maksajasta ja perusteettomasta edusta, johon maksu liittyy. Viiden päivän aikaraja alkaa siitä, kun vastaanotettu maksu on yhdistetty kirjanpitoon ja palkkasummaan tulonsaajalta kerättyihin tuloihin. Jos maksukuukautta koskevia tietoja korjataan vasta maksukuukautta seuraavan kuukauden kahdeksannen päivän jälkeen, seuraamuksia voi joissain tilanteissa seurata. (Tulorekisteri 2020; Tulorekisteri 2021.)
Joissain tapauksissa ilmoituksia ei voi korvata vaan ne täytyy mitätöidä, jotta korjaus tulorekisteriin onnistuu. Ilmoituksien mitätöinnillä tarkoitetaan tietojen poistamista tulorekisteristä. Maksaja voi pois- taa lähetetyn ilmoituksen tai raportin kokonaan, jos se on virheellinen. Poisto kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen tulorekisterin raporttiviitteen tai maksajan raporttiviitteen perusteella. Oikein lähetettyjen raporttien tarpeetonta mitätöimistä tulisi välttää. Suositus on, että edellinen ilmoitus mitätöidään ja uusi ilmoitus toimitetaan samana päivänä. (Tulorekisteri 2020; Tulorekisteri 2021.)
4 TUTKIMUKSEN TOTEUTUS
Tässä luvussa perustellaan tutkimusmenetelmän valinta ja esitellään aineistonkeruu- ja analysointime- netelmä. Näiden jälkeen esitellään haastattelulomakkeen suunnittelu ja testaus. Lopuksi esitellään tut- kimusprosessi vaihe vaiheelta.
4.1 Tutkimusmenetelmä
Tutkimusmenetelmällä tarkoitetaan systemaattista toimitapaa, jolla vastataan asetettuihin tutkimusky- symyksiin. Tutkimusmenetelmät voidaan jakaa kahteen kategoriaan: laadullisiin ja määrällisiin tutki- muksiin. Tähän työhön valittiin menetelmäksi laadullinen tutkimus, sillä siinä pyritään yleensä löytä- mään vastaukset kysymyksiin ”mitä?” ja ”miten?”. Laadullisessa tutkimuksessa voidaan korostaa asi- anomaisten omia merkityksiä ja tulkintoja. Näin ymmärretään paremmin tutkittavaa kohdetta ja selittä- mään sen käyttäytymisen ja päätösten syitä. Laadullisessa tutkimuksessa on siedettävä monimutkai- suutta. Asiat eivät aina ole selvässä syy-seuraus-suhteessa, vaan ne liittyvät ja kietoutuvat toisiinsa mitä moninaisimmin tavoin. (Kallinen & Kinnunen 2021.)
Määrällisessä tutkimuksessa käytetään yleensä täsmällisiä ja laskennallisia menetelmiä. Tämä tutkimus- menetelmä edellyttää riittävän suurta ja edustavaa otosta tutkimuskohteesta liittyen. Määrällisessä tutki- muksessa tuloksia pyritään yleistämään tutkittuja havaintoyksikköjä suurempaan joukkoon tilastollisen päättelyn keinoin. Tämän takia tämä tutkimusmenetelmä ei sovellu tähän työhön, koska tutkimustulok- sissa ei pyritä yleistettävyyteen. (Kallinen & Kinnunen 2021.)
4.2 Aineistonkeruumenetelmä
Tässä tutkimuksessa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua, jossa ky- symykset olivat kaikille samat, mutta kysymysten järjestystä voitiin vaihtaa tai kysyä haastattelun aikana mieleen nousevia kysymyksiä.
Laadullisessa tutkimuksessa pyritään keräämään aineistoa, joka mahdollistaa mahdollisimman monen- laiset tarkistelut. Määrällisessä tutkimuksessa tutkijalla on käytettävissään vain vastausvaihtoehdot, joista tutkittava on valinnut jonkun. Tässä tilanteessa aineistoa ei voida tarkistella monesta näkökul- masta. (Kallinen & Kinnunen 2021.)
4.3 Aineiston analysointi
Aineistoa voidaan analysoida usealla eri menetelmällä. Perinteisiä menetelmiä ovat koodaus, teemoit- telu ja tyypittely. (Kallinen & Kinnunen 2021.)
Koodaamisessa aineiston osia yhdistellään ja erotellaan jonkin ominaisuuden mukaan. Aineiston saman- kaltaiset osat luokitellaan yhteen ja tälle luokalle annetaan yhteisen ominaisuuden mukainen nimi. Koo- daamista voisi ajatella aineiston yksinkertaistamisena ja saattamisena hallittavaan muotoon. Kuitenkin järjestelemällä aineistoa siitä voidaan tehdä monimutkaisempi ja uusia näkökulmia voi tulla esiin. (Kal- linen & Kinnunen 2021.)
Teemoittelussa aineistosta paikannetaan tutkimusongelman kannalta olennaiset aiheet eli teemat. Tee- moittelun tärkein sääntö on, että teemat syntyvät analyysin tuloksena eivätkä tutkijan ole tutkijan ennalta päättämät teemat, joihin aineiston palaset sovitetaan. Tätä analysointimenetelmää käytetään tässä työssä aineiston analysointiin. (Kallinen & Kinnunen 2021.)
Tyypittelyssä analysoidaan ilmiöitä ja luokitellaan niitä tiettyjen ominaisuuksien tai yhteisten piirteiden perusteella informatiivisiksi tyypeiksi. Tyyppien muodostukseen Eskolan ja Suorannan (Eskola & Suo- ranta 2008, 182–183) mukaan on kolme tapaa:
- Tyyppiesimerkki, joka kuvaa koko aineistoa
- Ideaalityyppi, joka on koottu sellaisista asioista, jotka esiintyvät suuressa osassa tai kaikissa ai- neistoissa
- Mahdollisimman laaja tyyppi, joka on mahdollinen, mutta ei todennäköinen kuva aineistosta.
4.4 Haastattelulomake
Haastattelulomaketta suunniteltaessa on ensin määritettävä tutkimuksen tarkoitus ja tämän jälkeen se, millaista tietoa kerätä, jotta tutkimuksen tarkoitus ja tavoite täyttyisivät. Haastateltavien ominaisuudet
ja aikaisemman kokemukset on selvittävä haastattelun aikana, koska ne määrittävät niitä merkityksiä, joita he ilmiöille antavat. Tämän takia haastattelulomakkeella kysyttiin koulutustaustasta ja alalla toimi- misen pituudesta. On mahdollista, että haastateltavalla ei ole kokemusta ajasta ennen tulorekisteriä ja näin hänellä on eri perspektiivi asiaan kuin monta vuotta alalla toimineella.
Haastattelulomaketta (LIITE 1) testattiin ja muotoiltiin yhdessä alalla pitkään toimineen palkanlaskijan kanssa. Kyseinen palkanlaskija on vastaa useamman ison yrityksen palkanlaskennasta ja toimii pereh- dyttäjän roolissa työpaikallaan. Häneltä saatiin hyviä ideoita siihen, millaisia asioita kannattaisi kysellä ja mitä taustatietoja olisi hyvä kerätä haastateltavilta. Testauksen aikana huomattiin, että haastattelu kan- nattaa jakaa teemoihin. Tämä selkeytti haastattelua ja haastattelunrunko eteni sulavasti. Täten aineisto oli helpommin vertailtavissa toisiinsa. Muutamia kysymyksiä karsittiin pois ja osaa kysymyksistä sel- keytettiin.
4.5 Tutkimusprosessi
Alkuperäinen suunnitelma oli toteuttaa haastattelut kasvotusten, mutta vallinneen koronatilanteen takia haastattelut siirrettiin pidettäväksi etänä. Yhtenä vaihtoehtona oli myös lähettää kysymykset haastatel- taville sähköpostilla ja he olisivat vastanneet niihin. Tämä tapa ei tuntunut sopivalta tähän tutkimukseen, koska lisäkysymyksiä tai tarkennuksia ei olisi pystynyt tekemään. Haastateltavat toimivat palkanlaskijan rooleissa eri puolella Suomea eri yritysten palveluksissa.
Haastattelut tehtiin kesän ja syksyn 2020 aikana. Lomat ja vallitseva koronatilanne venyttivät haastatte- lujen aikatauluja, joten monesti haastattelu jouduttiin siirtämään toiseen ajankohtaan. Haastattelut tehtiin pääosin työpäivän aikana ja tämä vähän lyhensi haastattelujen kestoa. Keskimäärin haastatteluun kului vartti. Haastatteluja tehtiin kahdeksan ja näistä haastatteluista kolme tehtiin englanniksi. Haastattelut pidettiin joko Microsoft Teamsissa tai Google chatissä, riippuen siitä kumpi järjestelmä haastateltavalla oli käytössään.
Haastattelut nauhoitettiin ja kirjoitettiin puhtaaksi haastattelun jälkeen. Jokaiselta haastateltavalta pyy- dettiin lupa haastattelun nauhoittamiseen. Suomenkieliset haastattelut puhtaaksi kirjoitettiin käsin Wor- diin ja tämän jälkeen jaoteltiin Excel-taulukkoon vastausten tarkempaa analysointia varten. Englannin- kielisiin haastattelujen puhtaaksi kirjoittamiseen käytettiin Wordista löytyvää puheentunnistusta. Tämän
jälkeen teksti tarkistettiin ja korjattiin mahdolliset virheelliset kohdat, jotka puheentunnistus oli tulkinnut väärin.
Aineiston kattavuus ja riittävyys täyttyivät nopeasti kaikissa teemoissa. Haastatteluissa nousi hyvin eri- laisia näkökulmia teemoihin, vaikka kaikki haastateltavat toimivat samoissa työtehtävissä. Ennen haas- tattelujen aloittamista oli mietitty, pitäisikö haastateltavien joukkoon ottaa mukaan muutama muu ta- loushallinnon työntekijä, joilla tulorekisteri liittyy jollain tavalla työnkuvaan. Saadun aineiston perus- teella tähän ei ollut tarvetta.
5 TUTKIMUSTULOSTEN ESITTELY
Tässä luvussa esitellään ja analysoidaan tutkimuksen tuloksia, jotka perustuvat kahdeksalle henkilölle tehtyihin haastatteluihin. Haastattelut tehtiin etänä vallitsevan tilanteen takia. Haastattelujen alussa sel- vitettiin haastateltavien taustoja, koska näillä on suuri merkitys tutkimuksen kannalta.
Haastateltavista seitsemän oli naisia ja yksi mies. Ikäjakauma oli varsin laaja: 22 ikävuodesta 59 ikä- vuoteen. Koulutustaustassa oli jakauma myös laaja. Merkonomeja oli kolme, restonomeja yksi, kauppa- tieteiden maistereita yksi, insinöörejä yksi ja kaksi filosofian maisteria. Työtehtävinä kaikilla oli palkan- laskenta, osalla kuului työnkuvaan myös kirjanpitoa. Haastatelluista viisi oli laskenut palkkoja yli 10 vuotta, yksi yli 5 vuotta ja kaksi yli vuoden.
5.1 Aika ennen tulorekisteriä
Ensimmäisen teeman tarkoitus on kartoittaa haastateltavien ajatuksia ja kokemuksia ajalta ennen tulo- rekisteriä. Ennen tulorekisteriä ilmoitukset tehtiin kerran vuodessa vuosi-ilmoituksena useampaan eri paikkaan. Vuosi-ilmoituksia laadittiin eläkevakuutusyhtiöille, Työttömyysvakuutusrahastolle, tapatur- mavakuutusyhtiöille ja Verohallinnolle. Haastateltavilta kysyttiin, mikä tai mitkä ilmoituksista veivät eniten aikaa ja kuinka suuren osan työajasta ilmoitukset vievät.
Aikaa vievimmiksi ilmoituksiksi koettiin vuosi-ilmoitukset ja Tilastokeskuksen kyselyt, kuten kuviosta 4 käy ilmi. Vuosi-ilmoituksien teko ajoittui tammikuulle, joten se aiheutti kiiresuman kyseiselle kuu- kaudelle.
KUVIO 4. Aikaa vievimmät ilmoitukset.
” Tammikuussa tehtävät vuosi-ilmoitukset lisäsivät kiirettä jo muutenkin kiireisiin päiviin. Nämä olivat työläitä.”
” Vuosi-ilmoitukset, välillä todella työläitä ja kaikki samaan aikaan.”
” Tilastokeskuksen kyselyt voivat olla todella työläitä ja viedä paljon työaikaa.”
Neljä haastatelluista koki palkkatodistukset, että palkkatodistuksien teen työläänä. Nämä ilmoitukset voivat viedä aikaa, jos työsuhde on ollut rikkonainen tai henkilölle on maksettu bonuksia tai palkki- oita. Välillä asioita joudutaan selvittämään useamman vuoden taakse.
”Palkkatodistukseen saa hukattua hyvän määrän työaikaa, jos työhistoria on ollut rikkinäinen tai jos henkilölle on maksettu bonuksia.”
” Bonusten ja muiden palkkioiden selvittäminen palkkatodistuksiin vie välillä jäätävän määrän aikaa.”
”Parhaimmissa tapauksissa on kyselty palkkatietoja viiden vuoden ajalta, kun työntekijä on tehnyt keikkatöitä.”
5
2
7
4
1 0
1 2 3 4 5 6 7 8
Vuosi-ilmoitukset Ay-maksut Tilastokeskuksen kyselyt
Palkkatodistukset Ei mikään
Aikaa vievimmät ilmoitukset
Vain yksi haastateltava koki, etteivät mitkään ilmoitukset vieneet hirveästi aikaa, koska heillä käytössä olevasta järjestelmästä pystyi suoraan lähettämään ilmoitukset. Ilmoituksien teko ei siis lisännyt hänen työmääräänsä ratkaisevasti.
Teemassa selvitettiin myös palkanlaskennan ja ilmoituksien teon suhdetta. Haastatelluista 5 näki, että heillä meni keskimäärin 90 % ajasta palkanlaskentaan ja 10 % ilmoitusten tekoon. 2 haastatelluista palkanlaskentaan meni 75 % ajasta ja 25 % ilmoitusten tekoon. 1 haastatellulla työajasta 95 % meni palkanlaskentaan ja 5 % ilmoitusten tekoon.
” Riippuu hirveästi millaisia yrityksiä on laskettavana. Jos on simppeleitä, niin
ilmoituksia ei kauaa mene, mutta jos on haastavia, niin sitten menee aikaa. Itse arvioisin suhteen olevan 90/10.”
” Itsellä menee suhteella 75/25. Sen verran vaativia ja kaikki erikoistapaukset sisältäviä yrityksiä, että ilmoituksien kanssa saa olla tarkkana.”
”Ohjelma hoitaa ja mä vaan tarkistan luvut.”
Vastaukset olivat hyvin samansuuntaisia ja käytössä olleet järjestelmät näyttivät vaikuttavan siihen, millaiseksi ilmoittaminen koettiin. Vain yksi haastateltava ei kokenut ilmoituksien tekoa työläänä, mutta tähän vaikutti järjestelmä, joka hänellä oli käytössään.
5.2 Tulorekisteri osana työtä
Tässä teemassa selvitettiin, kuinka tulorekisteri koetaan osana omaa työtä. Kaikki vastaajat kokivat, että työmäärä ilmoitusten osalta väheni lopulta, kun tulorekisteriä oli ollut käytössä vuoden. Ensim- mäinen vuosi koettiin opetteluna tulorekisterin kanssa. Ohjelmista lähtivät ilmoitukset sähköisinä tulo- rekisteriin, mutta ilmoituksissa saattoi olla virheitä, joita jouduttiin myöhemmin korjaamaan.
” Opetteluahan eka vuosi oli. Aina ei oikein ymmärretty miten pitää jokin asia ilmoittaa tulorekisteriin ja miksi ilmoitukset saattoivat hylkääntyä.”
” Enemmän olisi saanut olla koulutusta aiheesta. Miten asiat pitää ilmoittaa ja miten ilmoitetaan poikkeukselliset asiat.”
” Joitain asiakkaita päästiin vasta joulukuussa 2019 täsmäyttämään tulorekisterin osalta ja korjattavaahan löytyi. ”
Ajanhallinnan kannalta vastaajista suurin osa oli samoilla linjoilla, että nyt palkanlaskentaan menee 90–95 % ajasta ja 5–10 % ilmoituksien tekoon. Vain yhdellä haastateltavalla ajankäyttö oli pysynyt samana ja työajasta meni 75 % palkanlaskentaan ja 25 % ilmoituksiin.
” Ihanaa, kun ei enää tarvitse kirjoitella palkkatodistuksia vaan työttömyyskassat saavat tiedot tulorekisteristä.”
”Kelakin saa tiedot tulorekisteristä eikä erillisiä hakemuksia tarvise tehdä vaan hakemuksen voi tehdä tulorekisterin kautta.”
”Itsellä sellaisia yrityksiä laskettavana, että vieläkin menee aikaa tuohon ilmoittamiseen.
Erikoistapaukset eivät aina ole helpoimpia ilmoittaa tulorekisteriin.”
Vastausten perusteella näyttää, että tulorekisteri on helpottanut työtaakkaa. Tähän kuitenkin vaikuttaa se, millaisia yrityksiä on laskettavana ja millaisia tietoja palkkatietoilmoituksilla ilmoitetaan tulorekis- teriin. Tulorekisterillä on pitkät ohjeistukset erikoistilanteiden varalla, mutta vie paljon työaikaa pereh- tyä niihin.
5.3 Muutokset
Tässä teemassa selvitettiin millaisia muutoksia tulorekisteri toi tilitoimiston arkeen. Tässä teemassa selvitettiin millaisia muutoksia tulorekisteri toi tilitoimiston arkeen. Käytettäviin ohjelmistoihin tuli muutoksia tulorekisteriin ilmoittamista varten. Korjaukset ja mitätöinnit pystyy tekemään ohjelmisto- jen kautta, mutta ne eivät välttämättä näy reaaliajassa tulorekisterissä. Ohjelmistot myös varoittavat, jos palkkatietoilmoituksella on korjattavaa. Tällä vältetään myöhempi korjaamistarve.
” Itse koen hyvänä, että järjestelmä varoittaa virheistä palkkatietoilmoituksella. Samoin että korjauksen voi tehdä järjestelmässä eikä tarvitse kirjautua tulorekisteriin sitä varten.
Se ei ole aina se helpoin eikä mukavin paikka tehdä ilmoituksia.”
Toisena muutoksena nousi esille, että tulorekisterin ansiosta palkkatiedot voidaan täsmäyttää joka kuu- kausi. Tämä helpottaa työtä, koska vuoden vaihteessa voi olla varma, että palkkatiedot ovat oikein tu- lorekisterissä ja tiedonkäyttäjät saavat ne sieltä. Enää ei tammikuussa täsmäytetä koko vuotta ja ilmoi- teta erikseen moneen eri paikkaan.
”Tammikuun työmäärän väheneminen. Kun täsmäyttää joka kuukausi, niin tietää ettei mitään yllätyksiä tule.”
Kolmantena muutoksena tuli esille palkkailmoituksien ja -todistuksien väheneminen. Näihin ilmoituk- siin on voinut mennä paljon aikaa, mutta tulorekisteristä työttömyyskassat ja Kela saavat samat tiedot helpommin.
” Nyt kun on ollut näitä lomautusaaltoja, niin tulorekisteri on näyttänyt kyntensä. Jos kaikille lomautetuille olisi pitänyt tehdä palkkatodistus, niin siihen olisi mennyt koko työaika.”
”Palkkatodistuksia ei ole tarvinnut tehdä niin paljoa, kuin yleensä. Tulorekisteri on osittain poistanut tuon homman palkanlaskijoilta.”
5.4 Ajatukset tulorekisteristä
Viimeisessä teemassa kartoitettiin, millaisia ajatuksia tulorekisteri herätti haastateltavissa. Suurin osa haastateltavista suhtautui positiivisesti tulorekisteriin ja näki sen helpottaneen heidän työtaakkaansa.
Osa koki tulorekisterin ohjeiden olevan vaikeaselkoisia ja niitä pitäisi yksinkertaistaa. Muutama koki, että tulorekisterin toimintakatkot haittaavat välillä ilmoituksien tarkistamista tai korjaamista. Yksi vas- taaja nosti esille, että tulorekisteri oli alhaalla eikä päässyt tarkistamaan, olivatko viimeiset korjaukset menneet tulorekisteriin oikein.
” Öisin tehtävät päivitykset ovat okei, mutta keskellä päivää oleva katko haittaa, jos tarvitsisi esimerkiksi raportin tilinpäätökseen. Sitähän ei saa ennen kuin tulorekisteriin taas pääsee.”
” Välillä raporttien saaminen tulorekisteristä kestää tolkuttoman kauan. Usein onneksi ne saa muutamassa minuutissa.”
”Vielä kun saisi raportit reaaliajassa. Jos tekee korjauksia järjestelmän kautta muutokset tulevat raporteille vasta seuraavana päivänä.”
Haastattelussa nousi esille myös, että ihmiset sekoittavat tulorekisterin ja verottajan toisiinsa. Moni haastateltava oli törmännyt tilanteeseen, että työntekijä oli luullut verokorttien tulevan tulorekisterin kautta suoraan palkanlaskentaan. Tähän on saattanut vaikuttaa se, että ennen tulorekisterin käyttöönot- toa uutisoitiin tulorekisterin poistavan verokorttirumban. Valitettavasti näin ei ole vielä käynyt ja vasta vähän aikaa on ollut mahdollista hakea verokorttia järjestelmän kautta suoraan verottajalta ympäri vuo- den. Aikaisemmin tämä on ollut mahdollista vain kerran vuodessa ja silloinkin on saatu alkuperäiset verokortit.
” Asiakkailla menee koko ajan tulorekisteri ja verottaja sekaisin. Tulorekisteristä ei tule meille verotustietoja, vaan me toimitamme sinne tietoja.”
” Verottaja meni ilmoittamaan, että nyt voi rajapinnan kautta hakea viimeisimmät ennakonpidätystiedot. Jostain syystä ihmiset luulivat, että nyt muutosverokortteja ei tarvitse toimittaa vaan ne saadaan automaattisesti. Se on ohjelmisto kohtaista.”
Mielenkiintoisin uhka, joka nousi haastattelussa, oli, osaavatko tiedonkäyttäjät käyttää tulorekisteriä.
Varsinkin nyt poikkeusaikana tulorekisterin olisi pitänyt näyttää vahvuutensa, mutta muutama haasta- teltava oli törmännyt erikoisiin tilanteisiin. Monesta työttömyyskassasta on tullut palkkatodistus-pyyn- töjä, vaikka samat tiedot saataisiin nopeammin tulorekisterin kautta. Yksi oli törmännyt Kelan koh- dalla, että Kelan virkailija oli hakenut vain osan hakemuksen tiedoista ja pyysi lopuista selvitystä pal- kanlaskennasta. Haastateltava oli laittanut Kelaan uudestaan tiedot, jotka palkkatietoilmoitus sisälsi ja jotka löytyivät tulorekisteristä.
” Kelan käsittelijät eivät aina osaa hakea kaikkia tietoja vaan välillä tulee kysymyksiä tiedoista, jotka kyllä löytyvät tulorekisteristä.”
” Itse törmäsin ongelmaan, että työttömyyskassalta tuli selvityspyyntö lomista, jotka oli ilmoitettu tulorekisteriin. Ainoa vaan, että kyseisiä lomia ei sieltä löytynyt eikä sinne ollut ilmoitettu. Vastaus oli, että käsittelijä oli katsonut väärin. Herää huoli, osaavatko kaikki käyttää sitä.”
6 JOHTOPÄÄTÖKSET JA YHTEENVETO
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, vähensikö tulorekisteri tilitoimistojen työtaakkaa. Sa- malla selvitettiin, millaisia muutoksia tulorekisterin tuleminen aiheutti ja millaisia ajatuksia tulorekis- teri nosti esiin.
6.1 Hallinnollinen taakka ennen tulorekisteriä
Ennen tulorekisterin käyttöönottoa hallinnollinen taakka koettiin suureksi. Vuosi-ilmoitukset moni vastaaja koki hyvin aikaa vieväksi, ja ne lisäsivät kiirettä tammikuun osalta. Vastaajilta meni keski- määrin 13 % työajasta ilmoituksien tekoon. Tähän vaikutti suuresti, millaisia yrityksiä oli laskettavana ja millaisilla ohjelmistoilla palkkoja laskettiin. Joillain yrityksillä ilmoitukset voitiin lähettää suoraan ohjelmistosta ja tämä vähensi ilmoituksiin menevää työaikaa.
Ilmoituksista vuosi-ilmoitukset ja palkkatodistukset koettiin vastaajien keskuudessa työläiksi. Varsin- kin palkkatodistukset ovat työläitä, jos työntekijällä on ollut rikkonainen työura tai hänelle on maksettu erilaisia bonuksia tai palkkioita. Lisäksi tilastokeskuksen kyselyt nähtiin raskaina, näihin kyselyihin ei valitettavasti tulorekisteri tuonut helpotusta, koska tulorekisteristä saatava tieto ei ole oikeanlaista.
6.2 Hallinnollinen taakka tulorekisterin käyttöönoton jälkeen
Tulorekisterin käyttöönoton jälkeistä vuotta vastaajat pitivät harjoitteluvuotena. Vastaajat kuitenkin kokivat, että hallinnollinen taakka oli vähentynyt tulorekisterin käyttöönoton jälkeen. Koulutusta olisi saanut olla enemmän tulorekisterin käyttöön ja ohjeistusta myös. Joissain asiakkuuksissa päästiin hyö- dyntämään tulorekisteriä palkanlaskennan osalta vasta joulukuussa 2019.
Yhtä vastaajaa lukuun ottamatta kaikilla työaikaa kului vähemmän ilmoitusten tekoon kuin ennen tulo- rekisteriä. Nyt vastaajat arvioivat keskimäärin aikaa kuluvan 7,5–11,9 % ilmoituksien tekoon. Tähän- kin vaikutti se, kuinka yksinkertaisi palkkatietoilmoituksilla lähetettävät tiedot ovat. Jos ilmoituksella täytyy ilmoittaa harvinaisempia tai erikoisempia tietoja, niiden tekemiseen menee enemmän aikaa.
Tämäkin oli ohjelmistokohtaista.
6.3 Muutokset
Ohjelmistoihin tulleet muutokset koettiin hyvinä ja ne helpottivat tulorekisteriin toimitettavien tietojen korjaamista. Osa koki, että ohjelmiston kautta oli helpompi tehdä muutoksia tulorekisteriin kuin tulore- kisterissä itsessään. Se koettiin myös hyvänä, että ohjelmisto varoitti, jos palkkatietoilmoituksella oli jotain varoitettavaa. Näin säästyttiin korjaamisilta. Joissain tapauksissa joudutaan palkkatietoilmoituk- set kuitenkin mitätöimään, että oikeat tiedot saadaan tulorekisteriin.
Toisena hyvänä muutoksena koettiin se, että nyt palkkatiedot täsmäytettiin joka kuukausi ja näin var- mistuttiin, että tiedonkäyttäjillä on varmasti oikeat tiedot käytettävissä. Kelan hakemukset hoituvat tu- lorekisterin kautta, joten niitäkään ei tarvitse erikseen tehdä.
Kolmanneksi muutokseksi nostettiin palkkatodistuksien määrän väheneminen. Jos poikkeusolojen ai- kaan olisi pitänyt tehdä jokaiselle lomautetulle palkkatodistus, tähän olisi kulunut paljon aikaa. Vastaa- jan kiittelivät tätä muutosta tulorekisterin käyttöönoton jälkeen. Työttömyyskassat ja Kela saavat palk- katiedot suoraan tulorekisteristä ja vain epäselvemmissä tilanteissa tarvitsee tehdä selvityksiä.
6.4 Ajatukset ja odotukset
Tässä vastaajat nostivat esille ongelman tulorekisterin käyttökatkoja koskien. Päivityksen pyrittiin te- kemään öisin, jolloin ne eivät häiritsisi. Satunnaisia käyttökatkoja esiintyy päivisin ja nämä saattavat aiheuttaa ongelmia raporttien saamisessa tai ilmoituksien jättämisessä. Vastaajat nostivat myös ongel- maksi sen, että verottaja ja tulorekisteri sekoitetaan toisiinsa, vaikka kyseessä on kaksi eri instanssia.
Vastaajat näkivät uhkana tulorekisteriä ajatellen, osaavatko kaikki tiedonkäyttäjät käyttää sitä oikein.
Monet tiedonkäyttäjät hakevat tietoa tulorekisteristä, mutta onko heillä tarpeeksi tietoa ja osaamista, että he saavat oikean tiedon. Vastaajat olivat huomissaan tästä, koska se voi vaikuttaa työntekijöiden toimeentuloon.
6.5 Yhteenveto
Haastateltavien vastauksien perusteella voi päätellä, että tulorekisteri on jo lunastanut joitain sille ase- tettuja odotuksia. Tulorekisterin koettiin helpottaneen työtaakka ilmoituksien osalta. Haastateltavat kuitenkin nostivat kuitenkin yhdeksi ongelmaksi monimutkaiset ohjeet ja sen, ettei tietoja voinut kor- jata reaaliajassa. Ehkä näihin tulee vielä muutos. Tulorekisteri hakee vielä osittain paikkaansa ja näki- sin, että tulevaisuudessa siitä saadaan enemmän hyötyä irti.
Tulorekisterin kehittäminen on vielä kesken ja sillä on vielä odotuksia, joita se ei ole vielä täyttänyt.
Nyt vuonna 2021 kaikki tiedonkäyttäjät ovat mukana, mutta käyttäjiä pitäisi kouluttaa käyttämään tu- lorekisteriä. Haastatteluissa nousi esille, ettei kaikki olleet saaneet koulutusta tulorekisterin käyttöön vaan olivat itsenäisesti etsineet ohjeita käyttöönsä.
LÄHTEET
Ahtokivi, I. 2019. Tulorekisteri laajenee kahdessa vaiheessa. Verkkouutiset.fi. Saatavissa:
https://www.verkkouutiset.fi/tulorekisteri-laajenee-kahdessa-vaiheessa/. Viitattu 1.3.2020.
Eskola, J. & Suoranta, J. 2008. Johdatus laadulliseen tutkimukseen (8. p.). Tampere: Vastapaino.
European commission. REFIT – making EU law simpler and less costly. Saatavissa: https://ec.eu- ropa.eu/info/law/law-making-process/evaluating-and-improving-existing-laws/refit-making-eu-law- simpler-and-less-costly_en. Viitattu 1.3.2020.
Kallinen, T. & Kinnunen, T. Etnografia. Teoksessa Jaana Vuori (toim.) Laadullisen tutkimuksen verk- kokäsikirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. Saatavissa: https://www.fsd.tuni.fi/fi/palve- lut/menetelmaopetus/kvali/#analyysitavan-valinta-ja-yleiset-analyysitavat. Viitattu 31.1.2021.
Keskuskauppakamari 2015. Lainsäädännön arviointineuvoston vähennettävä byrokratiaa. Saatavissa:
https://kauppakamari.fi/2015/12/07/lainsaadannon-arviointineuvoston-vahennettava-byrokratiaa/. Vii- tattu 1.3.2020.
Ojasalo, K., Moilanen, T. & Ritalahti, J. 2015. Kehittämistyön menetelmät: Uudenlaista osaamista lii- ketoimintaan. 3.-4. painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy.
Parviainen, A. 2018. Mikä ihmeen tulorekisteri? Yritysten pitää ottaa uusi järjestelmä käyttöön jo vuo- denvaihteessa – vain osa on siihen valmis. YLE. Saatavissa: https://yle.fi/uutiset/3-10485682. Viitattu 1.3.2020.
Tulotietojärjestelmälaki. 12.01.2018/53. https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180053.
Tulorekisteri 2020. Sähköinen tietokanta tulotiedoille. https://www.vero.fi/tulorekisteri/. Viitattu 1.3.2020.
Tulorekisteri 2021. Tietojen korjaaminen tulorekisterissä. https://www.vero.fi/tulorekisteri/yritykset-ja- organisaatiot/yksityiskohtaiset-tulorekisterin-ohjeet/62789/tietojen-korjaaminen-tulorekiste-
riss%C3%A45/. Viitattu 20.3.2021
Työ- ja elinkeinoministeriö. 2011. Yritysvaikutusarviointien seurantatyöryhmän loppuraportti.
https://tem.fi/documents/1410877/3346190/Yritysvaikutusarviointien+seuran- taty%C3%B6ryhm%C3%A4n+loppuraportti+18042011.pdf. Viitattu 23.12.2020.
Valtiovarainministeriö. 2015. Kansallinen tulorekisteri otetaan käyttöön vuonna 2019. Saatavissa:
https://vm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/kansallinen-tulorekisteri-otetaan-kayttoon-vuonna-2019. Vii- tattu 1.3.2020
Vehviläinen, M. 2105. Veronpalautuksille loppu? Näin verot peritään jatkossa. Kauppalehti. Saatavissa:
https://www.kauppalehti.fi/uutiset/veronpalautuksille-loppu-nain-verot-peritaan-jatkossa/48c823ca- 82ff-3d0f-be47-478b4313e589. Viitattu 1.3.2020.
LIITE 1 Haastattelulomake
Haastattelurunko
Taustatiedot 1.Sukupuoli 2.Ikä
3.Koulutus ja kurssit
4.Työtehtäväsi / Työnimikkeesi
5.Kuinka kauan olet työskennellyt palkkahallinnon parissa?
Teema 1: Aika ennen tulorekisteriä
6.Mikä / mitkä palkkahallinnon ilmoituksista veivät eniten aikaa?
7.Millainen suhde fyysisellä palkanlaskennalla ja ilmoitusten antamisella oli sinun mielestäsi palkka- hallinnossa ennen tulorekisterin käyttöönottoa?
Teema 2: Kansallinen tulorekisteri
8.Kuinka tutuksi tulorekisteri on tullut käyttöönoton jälkeen?
9.Millaisia ajatuksia tulorekisteri herättää?
10.Millainen suhde fyysisellä palkanlaskennalla ja ilmoitusten antamisella on mielestäsi tulorekisterin käyttöönoton jälkeen?
11.Millaiseksi koet palkkahallinnon arjen tulorekisterin mukaan tultua?
