Ajoneuvologistiikan kuljetusvaurioiden käsittelyprosessin kuvaaminen ja kehittäminen

Linus Treuthardt

Ajoneuvologistiikan kuljetusvaurioi- den käsittelyprosessin kuvaaminen ja kehittäminen

Metropolia Ammattikorkeakoulu Insinööri (AMK)

Ajoneuvotekniikka Insinöörityö

15.8.2021

Tekijä: Linus Treuthardt

Otsikko: Ajoneuvologistiikan kuljetusvaurioiden käsittelyprosessin kuvaaminen ja kehittäminen

Sivumäärä: 26 sivua

Aika: 15.8.2021

Tutkinto: Insinööri (AMK)

Tutkinto-ohjelma: Ajoneuvotekniikka Ammatillinen pääaine: Jälkimarkkinointi

Ohjaajat: Lehtori Juho Vallivaara

Kohdeyrityksen logistiikkajohtaja

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata ja kehittää erään automaahantuonnin kuljetusvaurioiden käsittelyprosessi. Kuljetusvaurio on kuljetuksen aikana kuljetetta- vaan autoon muodostunut vaurio. Kuljetusvaurio voi estää auton suunnitellun luovu- tusajankohdan asiakkaalle.

Prosessin kehittäminen alkoi kohdeyrityksen toimintatapojen sekä seurantajärjestel- mien tarkastelulla, joilla kerättiin ja tarkasteltiin kuljetusvaurioihin liittyvää tietoa. Sel- keällä ja helppokäyttöisellä seurantajärjestelmällä kerätyllä datalla pystytään kohden- tamaan kehitystoimet paremmin. Kohdeyrityksen tikettijärjestelmässä, jolla jälleen- myyjät reklamoivat vaurioista maahantuontiin, oli havaittavissa puutteita. Tikettijärjes- telmän ja Qlik-raportin välillä ei ollut automaattista tiedonsiirtoa. Automaattisella tie- donsiirrolla sekä selkeällä tikettijärjestelmällä tarkasteltava data on nopeammin ja selkeämmin saatavilla. Tekemällä tikettijärjestelmä yksiselitteisemmäksi, reklamaa- tion tekijän ja sen käsittelijän työ helpottuu, koska epäselvyydet reklamaatiossa vähe- nevät.

Seurantajärjestelmien antamalla tiedolla voidaan kohdentaa käytössä olevia resurs- seja tehokkaammin. Esimerkiksi jos autoissa havaitaan naarmuja usein samassa pai- kassa, voitaisiin suositella suojateippauksien uudelleen sijoittamista. Suojateippien asentaminen luovutushuollon yhteydessä ennen viimeistä kuljetusta varten on kus- tannustehokas ja nopea keino ennaltaehkäistä korin maalivaurioita.

Avainsanat: Autologistiikka, kuljetusvaurio, seurantajärjestelmä

Author: Linus Treuthardt

Title: Description and Development of the Delivery Damage Re- port Processes in Vehicle Logistics

Number of Pages: 26 pages

Date: 15 Aug 2021

Degree: Bachelor of Engineering

Degree Programme: Automotive Engineering

Professional Major: Automotive After Sales Engineering Instructors: Juho Vallivaara, Senior Lecturer

Logistics Director of the Commissioner

The purpose of this thesis was to describe and develop the delivery damage handling process of a car importer. Delivery damage means that a damage has occurred dur- ing transportation. This kind of damage is crucial because it may prevent the car be- ing delivered to the customer at the scheduled time.

The development of the process began with examining the operating methods and monitoring systems of the target company. These systems collect and examine infor- mation related to transport damage. With the data collected with a clear and easy-to- use monitoring system it is possible to target development activities more effectively.

There seemed to be some shortcomings in the company´s ticket system, which is used by the authorized dealers to report delivery damages to the importer. There was no automatic data transfer between the Qlik report and the ticket system. Com- munication between the two systems is crucial to be able to focus more on the data itself. With automatic data transfer and a better ticket system time is used more effi- ciently. This leads to quicker response times and more accurate decisions.

By using the data collected from the monitoring systems it is possible to target the re- sources more effectively. For example, if scratches are found in the same location on cars, some protective vinyl could be applied on those hot spots to prevent them. Ap- plying protective vinyl on easy-to-scratch places during the pre-delivery inspection before the last transport is cost- effective and quick way to prevent smaller paintwork damages.

Keywords: Vehicle Logistics, Delivery damage, Monitoring systems

Sisällys

1 Johdanto 1

2 Yleisiä käsitteitä 2

2.1 Prosessi 2

2.2 Tehokkuus 2

2.3 Riskit 3

2.4 Qlik Sense 3

2.5 CABAS 4

3 Kohdeyrityksen autologistiikka 4

3.1 Kuljetusyrityksen toiminta 4

3.2 Kuljetusvaurioiden tarkastaminen ja dokumentointi 5

3.3 Kuljetusvaurioiden ilmoittaminen 5

4 Kuljetusvaurio 6

4.1 Korivauriot 6

4.2 Varustepuutteet 8

4.3 Tuotantoperäiset poikkeamat 8

5 Kuljetusvaurion käsittelyprosessi 10

5.1 Käsittelytavat 12

5.2 Tarkastaminen 12

5.2.1 Auton vastaanottaminen 13

5.2.2 Vaurioista ilmoittaminen ja dokumentointi 14

5.3 Ajoneuvon korjaaminen 15

5.3.1 Korivauriot 15

5.3.2 Varustelupuutteet 18

5.3.3 Tuotantoperäiset poikkeamat 19

5.3.4 Laskuttaminen 20

6 Kehitysideat 21

6.1 Kuljetusvaurioiden ehkäiseminen 21

6.2 Seuranta 22

6.3 Korjaukseen valmistautuminen 24

6.4 Maahantuonnin tarkastukset 24

6.5 Johtopäätökset 25

Lähteet 26

1 Johdanto

Tässä opinnäytetyössä kuvataan erään automaahantuojan kuljetusvaurioiden korjausprosessi ja sen tehostaminen. Kuljetusvauriolla tarkoitetaan kuljetuksen aikana autoon syntyvää vaurioita. Tästä syystä esimerkiksi varustelupuutteita ei voida käsitellä kuljetusvaurioina. Vaurioiden suuruus ja vakavuus voi vaihdella aina puuttuvista lisälämmittimen kaukosäätimestä täysin tuhoutuneeseen ajo- neuvoon. Kuljetusvaurioiden muodostumisen riski kasvaa sitä suuremmaksi, mitä enemmän autoja kuljetetaan.

Yhä suurempien tuotantomäärien kompensoimiseen tarvitaan yhä tehokkaam- pia ja nopeampia tapoja kuljettaa autot asiakkaille. Tehokkuuden ja volyymien kasvaessa riskit vaurioiden sattumiseen kasvavat. Tämän takia on erityisen tär- keää minimoida riskit vaurioiden syntymiselle sekä tehostaa kuljetusvaurioiden korjausprosesseja. Kuljetusvaurioista syntyy lisäkustannuksia aina niin auton valmistajalle, maahantuojalle kuin kuljetuksen järjestäjälle.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää kuljetusvaurioiden käsittelypro- sessin vahvuudet sekä niiden parannuskohdat ja niiden perusteella pohtia te- hokkaampia toimintatapoja. Työ aloitettiin tarkastelemalla menneen vuoden vaurioituneiden autojen tilastoja. Tilastojen tutkimisen aikana havaittiin juuri tie- don välittämiseen liittyvät haasteet. Myös vauriotietojen keruu reklamaatioista koettiin työlääksi. Prosessikaaviot on laadittu olemassa olevien ohjeiden poh- jalta.

Kuljetusvaurioiden käsittelyn ja läpiviennin tehostaminen ei välttämättä anna kaikkia avaimia kustannustehokkaampaan toimintamalliin. Kuljetusvaurioiden ennaltaehkäisyn kehitystoimet tulee kohdistaa kuljetuksien suunniteluun ja val- misteluun. Selkeillä toimintatavoilla sekä tarkastuslistoilla vähennetään kuljetuk- sien aikana tapahtuvien inhimillisten virheiden määrää.

2 Yleisiä käsitteitä

Tarkoin laaditulla toimintaprosessilla työ yhdenmukaistetaan ja pyritään tasai- seen ja laadukkaaseen tekemiseen. Prosessi on päämäärää edistävien toimin- tojen kokonaisuus, jolla hyödynnetään käytössä olevia resursseja mahdollisim- man tehokkaasti. Toimintaprosessin päämääränä on nostaa työn laatua sekä tehokkuutta. (Prosessi – miksi ja miten kehittää? 2020.)

Prosessin suunnittelu alkaa asiakkaan tarpeiden kartoittamisella, jonka jälkeen mietitään, miten päämäärä saadaan saavutettua omien käytössä olevien re- surssien avulla.

Prosessi on toisiinsa liittyvien tapahtumien ja tehtävien muodos- tama kokonaisuus, joka alkaa asiakkaan tarpeesta ja päättyy asiak- kaan tarpeen tyydyttämiseen (Prosessien kehittäminen 2021).

Hiottu ja toimiva toimintaprosessi tarkoittaa autotaloissa hyvää asiakaskoke- musta ja toimivaa palvelua. Hyvin toimivan prosessin vaikutukset näkyvät asiak- kaalle saakka. Myös palvelun tarjoajien työ helpottuu, kun toimitaan prosessin mukaisesti. Toimintaprosessin hiominen vie aina aikaa sekä muita resursseja arkisesta tekemisestä, mutta suunnitteluun käytetty panostus näkyy tehokkaam- pana tekemisenä, kun se on saatu toteutettua.

2.2 Tehokkuus

Tehokkuus on yleinen termi prosessin tai asian suorittamiselle mahdollisimman vähässä ajassa. Tehokkuutta mitataan käytettyjen resurssien ja ajan välisenä suhteena. Jos saman työn tekee toinen nopeammin ja pienemmällä energialla, on hän tehokkaampi työssään. Tekemisen aikana sattuneesta vahingosta koi- tuu ylimääräistä, mikä puolestaan heikentää kokonaistehokkuutta. Esimerkiksi autoalalla tehokkuutta voidaan mitata sen perusteella, kuinka nopeasti ja vaivat-

tomasti auto saadaan toimitettua asiakkaalle tilausvaiheesta luovutukseen. Te- hokkaan toiminnan edellytyksenä on, että prosessit on määritelty huolella ja niitä noudatetaan.

Yritykset kehittävät omaa toimintaansa sekä kilpailukykyään paremman kilpailu- kyvyn saavuttamiseksi. Kilpailukyvyn edellytyksenä on hyvä tuote sekä palvelu.

Yrityksien välisen kilpailun tuloksena on tehokkuuden parantaminen. Yksi keino parantaa tehokkuutta on suunnitella ja toteuttaa hyvät toimintaprosessit. (Pro- sessien kehittäminen Logistiikan Maailma 2021.)

2.3 Riskit

Tietoisia riskejä otetaan jatkuvasti niin yksityis- kuin työelämässä. Riskien tun- nistamisen jälkeen voidaan arvioida, onko riskiä kokonaiskuvan kannalta kan- nattavaa ottaa vai ei. Riskejä analysoimalla löydetään usein kohtia, mitä ei ha- luta tapahtuvan. Riskejä yritetään tästä syystä aina minimoimaan, joko poista- malla riskialttius yhtälöstä tai siirtämään se toisaalle.

Riskien hallinnan perusteena on analysoida tietyn ajanjakson tapahtumia. Ana- lyysin perusteella laaditaan tai ylläpidetään prosessi, jossa on usein riskien arvi- ointia, laskentaa, tunnistamista sekä seurantaa. Esimerkiksi tunnistamalla riski voidaan laskea sen kannattavuus ja seurannalla voidaan tarkastella menneitä laskentoja ja tehdä näiden perusteella uusia päätöksiä. (Riskien hallinta 2021.) Tietynlaisella riskien ottamisella voidaan isossa mittakaavassa saada pieniä säästöjä aikaan. Ensiarvoisen tärkeää on kuitenkin arvioida riskien suuruudet sekä niiden teoreettiset hyödyt tai haitat.

2.4 Qlik Sense

Qlik Sense on datan tarkasteluun sekä visualisointiin tarkoitettu työkalu, jonka avulla datan analysointi helpottuu (Qlik Sense Enterprise 2021).

Qlik Sensen avulla voidaan tarkastella esimerkiksi kuljetusvaurioista kerättyä dataa erilaisien suodattimien kautta, jonka avulla saadaan tietynlainen tieto hel- pommin esille.

2.5 CABAS

CAB Groupin tarjoama CABAS-laskentajärjestelmä on standardoitu järjestelmä mm. autojen korikorjauksien laskentaan. Useat vakuutusyhtiöt vaativat korikor- jaamoiden tekevän korjauskustannukset CABAS-järjestelmällä, sillä sen avulla saadaan kaikki tarvittavat ohjeajat mm. maalaukselle, oikaisuille, vetotöille sekä irto-osien vaihdoille. Tietokannasta saadaan nämä tiedot lähes joka autoon riip- pumatta sen merkistä tai mallista. (CAB Korjaamo 2021.) Ohjeaikojen lisäksi järjestelmä laskee ja kertoo, mihin muihin osiin jokin korjaus tai osan vaihto vai- kuttaa, mikä helpottaa korjauksen kokonaiskulujen laskemista. Kokonaiskustan- nuksien laskenta tapahtuu järjestelmän sisällä, joten osien vaihtojen laatujen ja määrä sekä kustannukset näkyvät samalla laskelmalla, mikä helpottaa esimer- kiksi vakuutusyhtiön työtä (CAB Korjaamo 2021).

3 Kohdeyrityksen autologistiikka

Maahantuonnin kanssa yhteistyötä tekevän kuljetusyrityksen toiminta on hyvin laajaa. Yrityksen kautta toteutetaan Suomen sisäisiä siirtoja sekä maahan saa- puvien autojen luovutushuoltoja ja varusteluja. Tämänkaltainen yhteistyö lisää monien prosessien tehokkuutta. Esimerkiksi tieto, milloin autot valmistuvat va- rustelusta ja ovat valmiita kuljetukseen, liikkuu saumattomasti. Samoin autojen varusteluun saapumisesta ja sen aloittamisesta voidaan sopia helposti, kun kul- jetukset ja varustelu tehdään saman yrityksen prosessin mukaan.

Kuljetusyritys suorittaa maahantuonnin ja kaikkien sen jälleenmyyntipisteiden kautta ostettujen autojen luovutushuollot, varustelut sekä maahantulotarkastuk-

set. Kaikkien näiden toimintojen ulkoistaminen erilliselle yritykselle antaa enem- män aikaa sekä tilaa varsinaiselle auton käytönaikaiselle huolto- ja korjaustoi- minnalle.

3.2 Kuljetusvaurioiden tarkastaminen ja dokumentointi

Maahan saapuneet autot toimitetaan yhteysvaraston yhteydessä olevaan varus- telukeskukseen. Varustelukeskus varustelee ja suorittaa autolle luovutushuol- lon. Luovutushuollon tarkoituksena on varmistaa auton oikeanlainen toiminta sille määrätyssä paikassa. Suoraan asiakkaille toimitettavat autot laitetaan ajo- valmiiksi. Tämä tarkoittaa, että se poistetaan kuljetustilasta, luetaan vikamuisti ja tarkastetaan nesteiden oikea määrä. Kaikki normaalista poikkeava kirjataan tarkastuslomakkeeseen, ja jos poikkeamia ei saada luovutushuollon yhteydessä korjattua, ne tulee korjata ennen asiakasluovutusta. Esimerkiksi tuotannossa on voinut tapahtua häiriö, joka on aiheuttanut puutteellisen johtosarjan kytkennän.

Vauriot ja viat kirjataan tarkastuksen jälkeen järjestelmään, joka on käytössä va- rustelukeskuksella, jälleenmyyjillä sekä maahantuojalla. Tähän järjestelmään kirjataan auton vauriot, puutteet sekä tapahtumat, jotka on jo tehty korjauksen eteen.

3.3 Kuljetusvaurioiden ilmoittaminen

Kuljetusyrityksen toiminnan kannalta on erittäin tärkeää viestiä kaikista vahin- goista määräajassa maahantuonnille. Oikea-aikaisella viestinnällä todennetaan autoissa sattuneiden vahinkojen korjauskustannusvelvolliset. Vaurioista viesti- tään suoraan maahantuonnin Kuljetusvaurio-osastolle. Se kirjaa vaurion maa- hantuonnin ja jälleenmyyjän käytössä olevaan järjestelmään.

4 Kuljetusvaurio

Kuljetusvauriolla tarkoitetaan auton koriin, sisäpuolelle tai sen varusteisiin sattu- neita vaurioita tai puutteita kuljetuksen aikana. Auton kuljetus alkaa heti auton valmistuttua tehtaalta ja päättyy, kun maahantuoja tai jälleenmyyjä on vastaan- ottanut auton. Tämä tarkoittaa sitä, että jos autoa esimerkiksi varustellaan en- nen jälleenmyyjäliikkeeseen saapumista, varustetta ei voida enää käsitellä kul- jetusvauriona, jos se esimerkiksi naarmuuntuu. Auton vastaanottaneen tahon on tästä syystä myös käsiteltävä erilaisia puutteita ja vaurioita eri tavoin riippuen varusteen asennusvaiheesta ja vaurion tapahtumahetkestä.

Kuljetusvaurio voi olla auton puuttuva tehdasvaruste, naarmu ovessa tai rikkou- tunut ikkuna. Vaurio voi muodostua kuljetuksen aikana ulkoisista tekijöistä tai in- himillisestä virheestä. Vaurioiden muodostuminen on mahdollista aina, kun ajo- neuvoja siirretään. Kuljetuksien ja kuljetuksissa käytettävien etappien määrä vaikuttaa myös kuljetusvaurioiden muodostumisen todennäköisyyteen. Luonnol- lisesti mitä vähemmän autoa tarvitsee kuljettaa, sitä epätodennäköisempää vaurioiden muodostuminen tulee olemaan.

4.1 Korivauriot

Autojen kosmeettiset virheet estävät monesti auton luovuttamisen asiakkaalle suunnitellusti. Auton luovuttamisen viivästymisellä saattaa olla suuriakin rahalli- sia seurauksia. Esimerkiksi esittelyautojen osalta tulevat ajot suunnitellaan ja varataan jo hyvissä ajoin ennen kuin auto on saapunut. Tästä syystä korivauri- oiden dokumentointi ja eteenpäin viestiminen on erittäin tärkeää ennakoinnin kannalta.

Kuljetusvaurioiden laatu vaihtelee laajalti. Korivaurioita syntyy usein autoja kul- jetusvälineeseen siirrettäessä. Kuljetustehokkuuden takia esimerkiksi autojen- kuljetusautot ovat hyvin ahtaita. Autojen väliin ei jää paljoa tilaa, joten autoja lastaavan henkilön on oltava todella tarkka. Tästä syystä etenkin autojen pusku-

rit vaurioituvat herkästi. Tällaisissa tilanteissa riskiä lisää entisestään toimitus- aikojen minimointi. Inhimillisiä virheitä sattuu sitä enemmän, mitä vähemmän ai- kaa on. Aikataulujen tiukentaminen ja riskien lisääntymisen on asia, johon tulisi kiinnittää huomiota, jotta vältettäisiin niin sanotuilta turhilta virheiltä.

Autojen koriin kohdistuvat vauriot eivät ole yksinomaan inhimillisien tekijöiden tulosta. Vaurioita syntyy myös syistä, joita ei voida välttää, kuten sääilmiöistä, äkillisistä mekaanisista vioista tai suojapeitteiden rikkoutumisista. Autojen vauri- oitumista näiden syiden seurauksena yritetään välttää parhaalla ja kustannuste- hokkaimmalla tavalla.

Autot suojataan kevyin peittein tehtaalta lähtiessä, jotta voidaan vähentää pie- nempien maalivaurioiden syntymisen todennäköisyyttä. Peitteillä vähennetään ulkopuolen osalta hiekan, pölyn sekä muiden pienien partikkeleiden kiinnitty- mistä maalipinnalle. Autoja siirtäessä esimerkiksi kuljettajan vaatteet saattavat pyyhkäistä pintaa, jolloin likainen tai hiekkainen pinta naarmuuntuisi helposti.

Myös sisätilojen herkimmät kohdat, kuten kynnykset, lattiat ja pinnat, joihin jou- dutaan koskemaan kuljetuksen aikana, suojataan.

Autojen korissa tai rakenteissa ilmenevät vauriot ovat kustannuksiltaan isompia.

Korivaurioiden korjaaminen vie korjaamolta aikaa muiden asiakastöiden tekemi- seltä, mikä puolestaan ruuhkauttaa muuta tekemistä.

Korivaurioiden korjaus arvioidaan tapauskohtaisesti vauriokorjaamon sekä kul- jetusvauriota käsittelevän tiimin välillä. Korivaurioiden korjaaminen tehdään aina kustannustehokkaimmalla tavalla. Esimerkiksi osa lievemmistä maalipinnan epätäydellisyyksistä voidaan kiillottaa mekaanisesti luovutuspesun yhteydessä.

Osa vaurioista voi olla niin vakavia, että ajoneuvo joudutaan maalaamaan koko- naan uudestaan. Auton tulee olla korjauksen jälkeen uutta vastaavassa kun- nossa. Vastaavuuteen tulee päästä huolimatta vaurion vakavuudesta. Täysin korjauskelvottomassa tilanteessa voidaan harkita täysin uuden vastaavan auton

tilaamista tuhoutuneen tilalle. Tämä on kuitenkin viimeinen vaihtoehto. Korjaus- kustannuksien ylittäessä 50 % auton arvosta, katsotaan auto lunastuskun- toiseksi.

4.2 Varustepuutteet

Uusien autojen luovutushuollon yhteydessä autoihin lisätään jälkiasenteiset va- rusteet. Jälkiasenteiset varusteet on jaettu kahteen kategoriaan. Jälkiasennetta- vien varusteiden puutteista ei reklamoida kuljetusvaurioina, sillä ne on lisätty tehtaan varustelun jälkeen. Maahantulon yhteydessä tehtävää tarkiastusta, luo- vutushuoltoa sekä varustelua vaihetta kutsutaan PDI:ksi, joka on lyhenne eng- lannin kielisistä sanoista Pre Delivery Inspection.

PDI-varusteet ovat varusteita, jotka asennetaan jokaiseen autoon luovutushuol- lon yhteydessä. Luovutushuolto sekä varusteet lisätään aina auton saapuessa maahan varustelukeskukselle riippumatta auton tulevasta kohteesta. Näitä va- rusteita ovat muun muassa varoituskolmiot, huomioliivit, ensiapulaukku sekä re- kisterikilven teline.

PDI:stä poikkeavat varusteet, tulee tilata erikseen auton varustelun yhteydessä.

Nämä varusteet ovat täysin vapaasti valittavissa. Tähän luokkaan kuuluu lähes mitä tahansa, mitä voi kuvitella, mutta yleisimpiä vapaasti valittavia varusteita henkilöautoihin ovat vetokoukut, ikkunoiden tummennukset, polttoainekäyttöiset lisälämmittimet sekä eturoiskeläpät. Myös vapaasti valittavat talvirenkaat lue- taan jälkiasenteiseksi varusteeksi. Näiden varusteiden puutteet ja väärinasen- nukset käsitellään varustelukeskuksen välillä, ei kuljetusvaurioina. Varusteiden puutteista ilmoitetaan ensin varusteluhenkilöstölle maahantuonnissa.

4.3 Tuotantoperäiset poikkeamat

Autojen tuotannossa tapahtuvia poikkeamia, kuten se, että autoon asennettai- siin esimerkiksi muusta korista poikkeavan väriset sivupeilien ulkokuoret, tapah- tuu harvoin. Autojen valmistuksen eri vaiheissa käytettävien varmistuksien ja

prosessien ansiosta näitä poikkeamia esiintyy vähemmässä määrin. Tällaisien prosessipoikkeamat käsitellään takuina, sillä nämä eivät ole muodostuneet var- sinaisesti kuljetuksen aikana tai seurauksena.

Tehdasvarusteiden puuttuminen tai rikkoutuminen sen sijaan käsitellään kulje- tusvauriona. Tällaisia tapauksia voi olla esimerkiksi tehtaalla asennetun lisäläm- mittimen kaukosäätimen puuttuminen.

Hyvä esimerkki tuotantoperäisestä sähköviasta on avaimettomalla lukituksella varustellusta autosta. Erään auton kuljettajan oven avaimeton lukitus ei toimi- nut. Luovutushuollon yhteydessä tämä oli huomioitu ja dokumentoitu. Auton saapuessa maahantuontiin se vietiin normaalin prosessin mukaan korjaamolle jatkotutkimuksiin, sillä luovutushuollossa ei ollut aikaa tarkempiin tutkimuksiin.

Huollossa havaittiin, että ovenkahvan tunnistimelle vievä johto ei ollut kunnolla kiinni. Tämänkaltaisia korjauksia käsitellään takuutöinä.

5 Kuljetusvaurion käsittelyprosessi

Kuljetusvauriot käsitellään maahantuonnin laatiman käsittelyprosessin mukaan.

Jokainen vaurio, puute tai muu poikkeama käsitellään omanaan. Vaurioista teh- dään reklamaatio, jolla selvitetään vaurion aiheuttanut osapuoli sekä korjauslas- kun maksaja.

Kuvassa 1 on esitetty kuljetusvaurioiden käsittelyprosessi. Vauriot ja puutteet on jaettu kolmeen osaan, korivaurioihin, laatupoikkeamiin sekä puuttuviin varus- teisiin.

Kuva 1. Kuljetusvaurioiden käsittelyprosessit.

Kuvassa 2 on esitetty vuoden 2020 kuljetusvaurioiden muodostumisen prosen- tuaalinen osuus kaikista toteutuneista uusien autojen kuljetuksista kuukausit- tain. Kuvaajassa on otettu huomioon kaikki kirjatut kuljetusvauriot.

Kuva 2. Vaurioituneiden autojen prosentuaalinen määrä kaikista toimitetuista autoista kuukausittain vuonna 2020.

Kuljetusvaurioita muodostuu kuukausitasolla kappalemääräisesti hyvin tasai- sesti. Kuukausittaisien toimituksien määrän kasvaessa vaurioiden prosentuaali- nen osuus pienenee. Kun kuljetusten lukumäärä vähenee ja vaurioiden luku- määrä pysyy ennallaan, niin vaurioitumisen todennäköisyys kasvaa. Vuoden- ajalla ei ole nähtävissä suurta vaikutusta vaurioiden muodostumiseen. Vuosita- solla on havaittavissa hienoista prosentuaalista laskua vaurioiden muodostumi- siin. Tämä voisi viitata siihen, että jälleenmyyjät pyrkivät saamaan myynnin vas- taamaan tavoitettaan, jolloin kuljetuksia muodostuu myös enemmän. Tällöin suhteellinen vaurioiden muodostuminen on pienempää.

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Vaurioituneiden autojen prosentuaalinen osuus kaikista toimitetuista autoista.%

Toimituskuukausi

Toimitukset / vaurioiden määrä 2020

5.1 Käsittelytavat

Kuljetusvaurioiden käsittely voidaan tehdä monella eri tapaa. Käsittelyprosessi voidaan esimerkiksi ulkoistaa kokonaan vakuutusyhtiölle, joka vastaa vaurioi- den käsittelystä ja laskutusluvan antamisesta. Vakuutusyhtiön käsitellessä rek- lamaatiot haasteena on saada tietoon vaurioon liittyvät yksityiskohdat. Myös kuljetusyrityksen vakuutusmaksut tulevat nousemaan huomattavasti johtuen siitä, että kaikki pienetkin vauriot siirtyvät vakuutuksen piiriin. Tästä syystä isom- pien yrityksien on kannattavaa käsitellä vauriot itse, ennen kuin vakuutusyhtiöltä anotaan korvauksia. (Tuotepäällikkö 2021.)

Nykyisessä hybridimallissa auton maahantuoja käsittelee kuljetusvaurion ja anoo korjauksesta aiheutuneiden kulujen kompensaatiota joko suoraan kulje- tusyritykseltä tai vakuutusyhtiöltä riippuen vaurion sekä omavastuun suuruu- desta. Hybridimallilla vaurioita käsittelevä taho tietää paremmin käytännöt sekä kaluston, joita vauriot koskevat. Myös samassa konsernissa toimivien korikor- jaamoiden kanssa kommunikointi on helpompaa.

Vaurioiden laajuudesta riippuen korjaukset voivat olla hyvinkin monimutkaisia.

Maahantuonnin henkilökunta tuntee lähtökohtaisesti oman kaluston monimuo- toisuuden paremmin kuin vakuutusyhtiö. Tämän tiedostaminen auttaa ymmärtä- mään korjauksien vaatimuksia, mitä ymmärrystä kolmannella osapuolella ei välttämättä ole. Vaurioreklamointien käsittely onkin näin helpompaa ja yksinker- taisempaa, kun maahantuoja itse antaa laskutusluvat sekä toimintaohjeet.

5.2 Tarkastaminen

Ajoneuvojen tarkastaminen jokaisen kuljetuksen jälkeen on tärkeää. Kuljetuk- sissa muodostuneiden vaurioiden tapahtumahetki voidaan tarkasti määrittää ai- noastaan, jos ajoneuvon kunnosta pidetään tarkkaa kirjaa jokaisen siirtymän jäl- keen. Vaurion kirjaamisella voidaan myös osoittaa hyvin tarkasti, kenelle vauri- oista koituvat kustannukset voidaan kohdistaa. Kyseisen maahantuojan saapu-

vat autot tulevat erillisen varustelukeskuksen varustelun kautta. Varustelukes- kus vastaanottaa autot laivarahdin jälkeen, joten autojen suojapeitteiden irrotta- minen jää sille. Tästä syystä pääsääntöisesti varustelukeskus suorittaa maa- hantulotarkastuksen jokaiselle autolle. Kaikki auton huomioitavat seikat kirja- taan lomakkeeseen. Lomake tulostetaan auton kyytiin, josta jälleenmyyjä tai maahantuoja voi tarkastaa ne auton puutteet ja vauriot, jotka on jo havaittu.

5.2.1 Auton vastaanottaminen

Saapunut ajoneuvo tulee tarkastaa saman arkivuorokauden aikana sen toimi- tuksesta. Saapunut ajoneuvo tarkastetaan ulkopuolen vaurioiden osalta silmä- määräisesti siinä paikassa, johon se on kuljetusyrityksen toimesta toimitettu.

Tarkastus aloitetaan lukemalla maahantulolomakkeen kohdat. Lomakkeen huo- miot tarkastetaan, jotta nähdään, onko nämä saatu korjattua jo luovutuspesun yhteydessä. Auton kori tarkastetaan muiltakin osin samalla. Erityisen tärkeää on tarkastaa auton helmat ja puskureiden alaosat, jotka eivät suoraan ole nähtä- villä. Myös auton maalipinnan yleinen kunto tarkastetaan huolellisesti. Esimer- kiksi junarahdilla kuljetettavissa saattaa esiintyä lentoruosteen aiheuttamia vau- rioita. Lentoruosteen aiheuttamat vauriot voivat olla varsin vähäisiä, mutta var- sinkin jos lentoruosteinen auto pestään heikosti ja se tämän jälkeen viettää pit- kän ajan varastossa, alkaa vaikutus olemaan suurempi. Tässä vaiheessa on hyvä tarkastaa varsinkin talviaikaan, että autossa on oikean kokoiset ja laatuiset talvirenkaat asennettuna.

Saapuneet ajoneuvot viedään tämän jälkeen luovutuspesuun. Luovutuspesu si- sältää auton sisäpuolen suojapeitteiden irrottamisen sekä auton pesemisen si- sältä ja ulkoa. Ulkopuolen suojapeitteet irrotetaan jo varustelukeskuksessa. Pe- sulan henkilökunta tarkastaa myös maahantulotarkastuslomakkeeseen merkityt huomiot. Se voi suorittaa auton kevyemmät kiillotustyöt jo luovutuspesun yhtey- dessä. Auton vastaanottajan tehtävä on tämän jälkeen tarkastaa jäljelle jäänei- den virheiden määrä ja laatu, jos niitä on.

Auton sisäpuolelle siirryttäessä auton verhoukset, somistelistat sekä ohjauspyö- rän ja vaihdevalitsimen nahkapinnat tarkastetaan. Kaikki poikkeamat tulee do- kumentoida. Sisäpuolen varusteiden puuttuminen sekä verhouksien vauriot on- uuden auton kohdalla vielä helppo tarkastaa ja todentaa.

Sisäpuolella tulee huomioida erityisesti kaikki irto-osat, esimerkiksi kangasmat- tot, 12 voltin pistokkeiden kannet sekä Isofix-kiinnikkeiden suojat tulee olla. Au- ton muut PDI-varusteet tarkastetaan auton sisältä samalla. PDI-varusteisiin las- ketaan varoituskolmio, ensiapulaukku, huomioliivit, kumimatot, lumiharja, park- kikiekko sekä mahdolliset öljypullot ja roiskeläpät. Jos auto on tullut normaalin varustelun kautta, nämä varusteet tulee autosta löytyä. Auton hanskalokerosta tarkastetaan, että siellä on autotietokansio. Kansiossa on auton käyttöohjekirja, takuutodistus sekä liikkumisturvaesite.

Auton sisäpuolen varusteiden osalta ainoastaan lisälämmittimen-kauko-ohjain, kangasmatot tai vastaavat tehtaalla lisättävät varusteet käsitellään kuljetusvau- riona. Muut varusteet, jotka on asennettu jälkeenpäin, ovat puolestaan varuste- lupuutteita.

5.2.2 Vaurioista ilmoittaminen ja dokumentointi

Autoissa havaitut vauriot tulee aina valokuvata siinä paikassa, mihin auto on kuljetuksen jälkeen jätetty. Auton vaurioista tulee ottaa vähintään neljä hyvää kuvaa. Auto kuvataan niin, että siitä ilmenee auton sijainti ja vaurion sijainti au- tossa. Lisäksi otetaan tarkka lähikuva vauriosta sekä kuva, jossa näkyy auton tunniste. Monesti uusissa saapuneissa autoissa ei ole vielä rekisterikilpiä kiinni, joten tunnisteeksi riittää rekisterikilven kohdalle kirjoitetut 4 numeroa. Nämä neljä numeroa kertovat ajoneuvon valmistenumeron neljä viimeistä numeroa.

Puutteista ja vaurioista ilmoitetaan sähköpostitse kuljetusvaurioita hoitavalle osastolle. Reklamaatioon kirjataan auton merkki, malli, rekisterinumero tai ko- missionumero sekä itse vaurio. Reklamaatioon tulee liittää kuvat vaurioitu-

neesta autosta. Osasto arvioi auton korjaustarpeen mukaan oikean korjausme- nettelyn. Auto voidaan esimerkiksi määrätä korikorjaamolle tarkempaan kor- jausarvioon.

5.3 Ajoneuvon korjaaminen

Ajoneuvojen puutteet ja korjaukset tehdään aina mahdollisimman pian niiden havaitsemisesta. Korjaukset tehdään aina merkkikohtaisissa korjaamoissa vain alkuperäisiä varaosia ja tarvikkeita käyttäen. Vaurioiden korjauksen jälkeen au- ton tulee olla uudenveroisessa kunnossa.

5.3.1 Korivauriot

Korivaurioiden korjaaminen suoritetaan vaurion suuruudesta riippuen kahdella eri tavalla. Pienemmät maalipinnan lommot tai naarmut voidaan suoristaa ja kiil- lottaa autoa maalaamatta ja osia tilaamatta. Tämän kaltaiset toimenpiteet voi- daan suorittaa jo luovutuspesun yhteydessä, jolloin aikaa käytetään tehok- kaasti. Kun auto vastaanotetaan pesun jälkeen, korin kunto tarkastetaan vielä kertaalleen.

Korivaurio, jossa pitää uusia osia ja maalata autoa uudestaan, suoritetaan aina valtuutetussa merkkikorjaamossa. Auto toimitetaan korjaamolle kustannusar- vion tekemiseen ja ajan varaukseen. Auton vauriot dokumentoidaan ja tästä tehdään kuljetusvaurion käsittelytiketti.

Korjaamo tekee vauriosta reklamaation kuljetusvauriotiimille. Reklamaatioon kir- jataan kuvaus vauriosta, liitetään vaurion kuvat sekä CABAS-laskelma. Tähän tulee myös kirjoittaa, onko vauriosta erillistä mainintaa maahantulotarkastuslo- makkeessa tai rahtikirjoissa. Vasta kun maahantuonnin henkilö on käsitellyt rek- lamaation, voidaan antaa laskutus- ja korjauslupa.

Joissain vakavimmissa tilanteissa auto jätetään suoraan korjaamon pihaan odottamaan korjausvuoroaan. Tällöin auto odottaa korjaamon pihalla, kunnes

se on korjattu. Jos vaurio on riittävän vähäinen, voidaan sillä jatkaa ajamista.

Tässä vaihtoehdossa on erityisen tärkeää dokumentoida olemassa oleva vau- rio, ennen ajoon lähtemistä, jotta voidaan todeta, että kyseessä on kuljetusvau- rio eikä ajossa tullut.

Kuvassa 3 on esimerkki kuljetusvaurioituneesta auton takapuskurista. Esimer- kin vaurion korjaus tehtiin kuvan 4 prosessin mukaisesti.

Kuva 3. Esimerkki kuljetusvauriosta takapuskurissa. (Kuva otettu itse työtilan- teessa.)

Kuvassa 4. on esitetty perinteisen kuljetusvaurion käsittelyprosessi.

Kuva 4. Kuljetusvaurion käsittelyprosessi korivaurion osalta.

Sisäpuolen somistelistojen vahingoittuminen kuljetuksen aikana käsitellään suu- relta osin samalla lailla kuin ulkopuoliset vauriotkin. Vaurio kuvataan ja doku-

mentoidaan kuljetusvaurioihin. Käsittelyn jälkeen voidaan auto viedä korjaa- molle, missä vaurioitunut osa vaihdetaan uuteen. Sisätilan listojen ja osien vaih- taminen on helpompaa ja nopeampaa kuin ulkopuolen, sillä niitä ei tarvitse maalata. Huoltotöiden läpivienti on myös yleisesti nopeampaa kuin korikorjaa- molla.

5.3.2 Varustelupuutteet

Autot varustellaan tehtaalla vakio- sekä lisävarustein. Näiden varusteiden lisäksi autoihin lisätään asiakkaan toiveiden mukaiset jälkiasennettavat lisävarusteet, kuten vetokoukku tai ikkunoiden tummennuskalvot. Varusteiden asentamisaika määrittelee, käsitelläänkö se kuljetusvauriona vai varustelupuutteena. Varuste, joka on asennettu tehtaalla ja on tämän jälkeen vaurioitunut tai kadonnut, voi- daan käsitellä kuljetusvauriona. Tällainen varuste voi olla esimerkiksi tehdas- asenteinen lisälämmittimen kaukosäädin. Puuttuvan tai vaurioituneen osan uu- siminen suoritetaan hyvin samanlaisella toiminnalla kuin muutkin vauriot. Kor- jaamon tulee tehdä reklamaatio Kuljetusvaurio-osastolle, joka antaa laskutuslu- van ja -osoitteen. Korjaus suoritetaan aina merkkikohtaisessa huoltoliikkeessä.

Kuvassa 5 on esitetty puuttuvan PDI-varusteen uudelleen tilaamisen toiminta- prosessi.

Kuva 5. Puuttuvan PDI-varusteen käsittelyprosessi.

5.3.3 Tuotantoperäiset poikkeamat

Tuotantoperäiset poikkeamat ovat auton valmistusvaiheessa tapahtuneista vir- heistä johtuvia epäkohtia auton maalipinnassa tai varusteissa. Jotta näitä poik- keamia tulisi asiakkaille asti mahdollisimman vähän, kaikki autot tarkastetaan vielä kokoonpanon jälkeen, kun auto on valmistunut. Tarkastuksista huolimatta joskus käy ilmi, että autossa on esimerkiksi toinen sivupeili erisävyinen tai auton mallimerkintä on vajavainen.

Kun laatupoikkeama on tapahtunut ennen kuljetusketjun alkamista, korjausku- luja ei synny kuljetuksen suorittaneelle yritykselle eikä suoraan jälleenmyyjälle- kään, sillä nämä käsitellään takuukorjauksina. Tästä huolimatta jälleenmyyjän tulee reklamoida ja havaita nämä viat, kuten kuljetusvauriotkin.

Kuvassa 6 on esitetty laatupoikkeaman prosessi. Laatupoikkeamat käsitellään vastaavalla tavalla kuin muut takuun alaiset korjaukset.

Kuva 6. Laatupoikkeaman käsittelyprosessi.

5.3.4 Laskuttaminen

Korjaamot laskuttavat kaikkien töiden osalta maahantuontia. Maahantuonnin kuljetusvaurioita käsittelevän tiimin tehtävänä on eritellä vaurion havaitsemisen yhteydessä, mihin tämä tulee laskuttaa. Korjauksesta syntyvien kustannuksien edelleen laskuttaminen tehdään yleensä joko kuljetusyritykseltä tai vakuutusyh- tiöltä riippuen laskun suuruudesta.

Vaurioita ja puutteita voidaan käsitellä erilaisin menetelmin. Siinä missä kulje- tuksen aikana syntynyt naarmu käsitellään kuljetusvauriona, erivärinen korin osa käsitellään takuutyönä.

Kuljetusvaurio-osasto antaa jokaiselle korjauskohteelle erikseen laskutusluvan.

Se katsoo, täyttääkö vaurion laatu, paikka sekä ilmoitusaika kuljetusvaurion kri- teerit. Jos kuljetusvauriosta ilmoittamisen määräaika täyttyy, voidaan reklamaa- tio hylätä, jolloin vaurion korjauskustannukset osoitetaan auton senhetkiselle omistajalle. Tästä syystä on hyvin tärkeää ilmoittaa vaurioista määräaikaan mennessä.

Korjaamo osoittaa korjauslaskun aina maahantuonnin kuljetusvauriotiimille.

Tiimi käsittelee ja osoittaa laskun jälleenmyyjälle, jos reklamaatiota ei olla tehty määräaikaan mennessä tai se on tehty väärin. Kuljetusyritykselle se osoitetaan, jos vaurio on tapahtunut sen toiminnan aikana ja se voidaan todentaa. Vakuu- tusyhtiölle lasku osoitetaan silloin, kun vaurion korjauskustannukset ylittävät omavastuuosuuden. Varsinkin kalliimpien autojen vaurioiden korjauskustannuk- set ylittävät tämän rajan, jolloin lasku osoitetaan vakuutusyhtiölle.

6 Kehitysideat

Kuljetusvaurioiden käsittelyprosessin kehittäminen alkaa tarkastelemalla nykyi- sen toimintamallin epäkohtia. Kehityskohteiden tehokkaaseen selvittämiseen tarvitaan kuljetusvaurioista kerättyä tietoa, jonka pohjalta voidaan tehdä muu- toksia.

6.1 Kuljetusvaurioiden ehkäiseminen

Vaurioiden ehkäisyn keinona voidaan ehdottaa kuljetusaikojen pidentämistä esi- merkiksi 15 minuutilla, jolloin kuljettajan on mahdollista varmistaa kuorma kun- nolla ja käyttää riittävää tarkkuutta autojen lastaamisessa. Autojen siirrot ovat keskimäärin suhteellisen pitkiä, joten muutaman kymmenen minuutin kiirehtimi- sellä ei ole muutoin suurta merkitystä. Tässä ajassa voidaan suorittaa esimer- kiksi viimeinen yleistarkastus rahdin kiinnityksestä. Tarkastuslista voisi pitää si- sällään kiinnityksien varmistamisen sekä autojen lukituksien varmistamisen. Au- tojen lukitsemisella varmistettaisiin se, ettei esimerkiksi auton takaluukku pääse aukeamaan kesken ajon.

Kuljetusyrityksen sisällä tulisi käydä säännöllisin väliajoin henkilökunnan kanssa läpi uudistukset ja toimintamallien muutokset. Säännöllisillä koulutuksilla var- mistetaan, että henkilöstö osaa välttää vahinkoja ja ennen kaikkea ymmärtää, miksi niiden välttäminen on niin tärkeää.

Autojen päälle asetettavien suojapeitteitä käytettäessä voidaan ehkäistä pie- nempiä vaurioita. Suojapeitteiden asentamisen autoihin on ensisijaisesti tarkoi- tus pienentää isompien törmäyksien vaikutuksia sekä estää pieniä naarmuja syntymästä maalipinnalle. Suojapeitteet pidetään autoissa, kunnes nämä saa- puvat maahan. Luovutushuollon yhteydessä suurin osa peitteistä irrotetaan, jol- loin auto voidaan pestä ja tarkastaa. Tarkastamisen jälkeen olisi hyvä uudelleen asettaa joitakin suojateippejä autojen ulkopuolelle. Peitteiden ja teippien kohdis- taminen oikeisiin kohtiin pienentäisi riskiä naarmuuntumisesta. Toistuvia naar- muuntumisen kohteita havaittiin autojen mallista kuljetuksen ajankohdasta riip- pumatta. Kuljettajan oven ikkunalistan takaosassa ilmeni naarmuuntumista useina kertoina. Yksinkertaisen teipin asettaminen vielä ennen kotimaan kulje- tusta poistaisi tämän ongelman. Naarmut syntyvät silloin, kun kuljettaja purkaa autot rekasta pois. Jotta näkyvyys olisi parempi, hän kurottaa ikkunasta katso- maan peruutuksen ajaksi. Tällöin kuljettajan hiha nojaa auton ulkopuolelle, mikä on aina vähintään pölyinen. Näiden pienempien teippauksien tekeminen on hy- vin nopeaa, ja se voitaisiin tehdä heti auton pesujen jälkeen.

6.2 Seuranta

Vaurioiden muodostumisen seurannalla voidaan tarkastella, minne ja missä vauriot muodostuvat. Kunnollisen seurantajärjestelmän datan avulla voitaisiin tarkastella, mitkä ovat osa-alueita, joihin tulee keskittyä. Oikealla kohdentami- sella saadaan pitkällä aikavälillä mahdollisesti karsittua toistuvia, samantyyppi- siä vaurioita.

Seurantadataa voitaisiin kerätä korjaamojen ja jälleenmyyjien tekemistä kulje- tusvauriotiketeistä. Tikettijärjestelmän täyttöjärjestelmään tulisi lisätä klikattavia

kohteita, joissa vauriot sijaitsevat. Lisäksi korjaamoiden tekemien CABAS-las- kelmien perusteella lisätään vaurion kustannukset. Vaurion sijainti pitää pystyä merkitsemään riittävän tarkasti, jotta siitä voidaan tehdä jälkikäteen päätelmiä suuremmassa mittakaavassa. Suoran datan saaminen tikettijärjestelmästä ja sen liittäminen Qlik-järjestelmään, nopeuttaisi ja helpottaisi maahantuojan koko- naisarvion tekemistä. Auditoinneissa tulee myös auton valmistajalle esittää sel- keää dataa vaurioiden määristä.

Nykyisen mallin mukaan kaikki vaurioiden korjauskustannukset, vauriokohdat ja muut arvot täytetään manuaalisesti Exceliin, mistä muodostetaan Qlik-raportin kaaviot ja yhteenvedot. Tämän automatisointi antaa työntekijöille aikaa vaurioti- kettien läpikäyntiin, mikä puolestaan pienentää korjausluvan odotusaikaa ja näin vähentää auton seisonta-aikaa.

Selkeiden vauriomäärien ja niiden hajonnan avulla myös kuljetusyritykselle voisi asettaa tavoitteita vaurioiden vähentämiseksi. Tavoitteiden saavuttamisella olisi suora yhteys esimerkiksi bonuksiin tai muihin kannustimiin. Jos kuljetusyrityk- sellä esiintyy toistuvia samankaltaisia vaurioita, voisi niihin paneutua tarkemmin ja etsiä niihin ratkaisuita. Vaurioiden vähentäminen on myös kuljetusyritysten selkeä intressi, sillä se vähentää korjauskustannuksien ja vakuutusmaksujen määrää.

Vaurioiden määrälle ja laadulle tulee pystyä asettamaan mittareita. Auton val- mistaja vaatii, että maahantuojalla on olemassa järjestelmä ja datapankki, josta nähdään suoraan, kuinka paljon vaurioita syntyy.

Vaurioiden määrää, suuruutta ja ajanjaksoa on tärkeää pysyä seuraamaan ja mittaamaan. Mittareilla voidaan seurata tarkasti poikkeamia tilastoissa ja tehdä tarvittavia korjauksia ja parannuksia prosessiin. Qlik-järjestelmä mahdollistaa monenlaisen datan visualisoinnin sekä tarkastelun. Järjestelmän avulla voidaan vertailla mm. suoraan eri vuosien saman ajankohdan vaurioiden määrää sekä laatua. Tämä nopeuttaa ja helpottaa uudistuksien päätöksenteossa.

6.3 Korjaukseen valmistautuminen

Muodostuneiden vaurioiden dokumentointi ja viestiminen seuraavalle vastaan- ottajalle on todella tärkeää tehokkaassa toiminnassa. Nykyisen mallin mukaan auton korjaustoimia aletaan valmistelemaan vain erillisillä viesteillä ja vasta kun auto on saapunut vastaanottajalle. Tätä toimintamallia voisi kehittää niin, että ennen kuin kuljetusyritys lähtee tuomaan autoa vastaanottajalle, se lähettäisi ennakkotietona autosta hyvät kuvat ja tarkat vauriokuvaukset. Tällä tavoin vas- taanottaja pystyy ennakoimaan auton korjaustarpeet ja varaamaan ajan huol- losta. Kun huolto tai korikorjaamo on saanut tarpeelliset tiedot, voitaisiin rikkou- tuneet varaosat tilata ennakkoon. Vähemmin kysyttyjen varaosien toimitusajat ovat yhdestä arkipäivästä viikkoon, joten jo kahden päivän ennakoimisella voi- daan osasta riippuen vähentää auton seisonta-aikaa.

6.4 Maahantuonnin tarkastukset

Maahantuoja tekee saapuville autoilleen tarkastuksen sähköiseen lomakkee- seen. Lomakkeen vauriomerkinnät merkataan nykyisen toimintaperiaatteen mu- kaan puutteisiin sekä vaurioihin. Nämä tiedot jäävät yksinään tarkastuksen teh- neelle taholle. Tämä tarkoittaa, että vaurioiden dokumentointi pitää erikseen lä- hettää kuljetusvaurioita käsittelevälle työryhmälle

Tarkastusta tehtäessä vaurio- että puutemerkintöjen lähettäminen suoraan lo- makkeesta Kuljetusvaurio-osastolle vähentäisi huomattavasti aikaa. Tämä var- mistaisi myös vauriosta ilmoittamisen eteenpäin, sillä varsinkin hyvin kiireiseen aikaan erillisen viestin lähettäminen saattaa jäädä muiden töiden ohella teke- mättä. Maahantuonnin käytössä olevaan tarkastusjärjestelmään tulisi lisätä trig- gereitä, joilla voisi automatisoida kuljetusvaurioreklamaation tekemisen.

Tällä mallilla voisi täydentää kuljetusyrityksen käytössä olevaa järjestelmää, si- ten että kuljetusvaurion sattuessa se muodostaisi sähköpostiviestin seuraavalle myös maahantuonnin esittelyautoihin. Nykyisellä järjestelmällä auton myyjä saa

tiedon vaurion sattuessa, mutta esittelyautoilla ei ole merkattua myyjää. Esittely- auto-osastolle tulisi tulla tieto vauriosta, jotta korjauksille ehditään järjestää riit- tävästi aikaa.

Ulkoisien vaurioiden tarkastaminen ja dokumentointi ei ole aina mahdollista au- ton jättöpaikassa. Autossa voi olla esimerkiksi alijäähtyneestä vedestä muodos- tunut jääkerros, tai auto voi olla muuten niin likainen, että sitä ei voida jättöpai- kassa tarkastaa. Auton kunto tulisi dokumentoida ja sen siirto perustella, niin että autossa havaittu vaurio pystytään hyväksymään kuljetusvaurioksi vielä siir- ron jälkeen. Selkeät korissa olevat puutteet tulee tästä huolimatta kuitenkin pys- tyä dokumentoimaan.

6.5 Johtopäätökset

Olennaisimpana osana kuljetusvaurioiden kehitystyötä olisi parantaa ja uudistaa vaurioiden reklamaatiojärjestelmä. Järjestelmän heikkouksena on tällä hetkellä se, ettei siinä ole vauriokarttaa eikä kustannusarviota, josta menisi tieto suoraan Qlik-järjestelmään.

Reklamaatioista saatava data pitää saada siirrettyä suoraan Qlik-järjestelmään ilman käsin tehtävää tietojen siirtoa. Tällä tavoin säästetään aikaa, joka voitai- siin käyttää tietojen analysointiin. Analysoimalla vaurioista kerättyä tietoa pääs- tään selvittämään tarkemmin vaurioitumisen syyt. Paremmilla tiedoilla saadaan kehittämistoimenpiteet kohdennettua myös oikein. Vain oikeanlaisella tiedon analyysilla ja sen perusteella tehdyillä kehitystyöllä saadaan prosessin tehok- kuutta nostettua.

Lähteet

CABAS Korjaamo. Verkkoaineisto. CAB Group. <https://cabgroup.se/fi/ajoneu- vot/tuotteet/vauriokorjaamo/cabaskor-

jaamo.4.1ec71a301768412a3bb132f5.html>. Luettu 15.8.2021.

Prosessien kehittäminen. Verkkoaineisto. Logistiikan Maailma. <https://www.lo- gistiikanmaailma.fi/tuotanto/prosessien-kehittaminen/>. Luettu 6.8.2021.

Prosessi – miksi ja miten kehittää? Verkkoaineisto. MCS-Management Consul- ting Services Oy. <https://mcs.fi/prosessi-miksi-ja-miten-kehittaa/>. Luettu 4.8.2021.

Riskienhallinta. Verkkoaineisto. Logistiikan Maailma. <https://www.logistiikan- maailma.fi/sopimukset/riskienhallinta/>. Luettu 6.8.2021.

Tuotepäällikkö. 2021. Kohdeyritys, Vantaa. Keskustelu 10.5.2021.

What is Qlik Sense? Verkkoaineisto. Qlik Sense Enterprise.

<https://help.qlik.com/en-US/sense-kubernetes/Subsystems/Hub/Con- tent/Sense_Hub/Introduction/WhatIs.htm>. Luettu 1.8.2021.