Sosiaali- ja terveydenhoitoalan työntekijöiden
perehdyttäminen vuorovaikutuksen näkökulmasta
Katriina Lius Viestinnän maisterintutkielma Kevät 2018 Kieli- ja viestintätieteiden laitos Jyväskylän yliopisto
JYVÄSKYLÄNYLIOPISTO
Tiedekunta – Faculty
Humanistis-yhteiskuntatieteellinen Laitos – Department Kieli- ja viestintätieteiden Tekijä – Author
Katriina Lius Työn nimi – Title
SOSIAALI- JA TERVEYDENHOITOALAN TYÖNTEKIJÖIDEN PEREHDYTTÄMINEN VUOROVAIKUTUKSEN NÄKÖKULMASTA
Oppiaine – Subject
Viestintä Työn laji – Level
Maisterintutkielma Aika – Month and year
Kevät 2018 Sivumäärä – Number of pages
80+10 Tiivistelmä – Abstract
Tämän maisterintutkielman tavoitteena oli tarkastella sosiaali- ja terveydenhoitoalalla työsuhteensa aloittavien uusien työntekijöiden perehdyttämistä vuorovaikutuksen näkökulmasta. Tutkimuksessa tarkasteltiin perehdytyksessä ilmenevää vuorovaikutusta sekä perehdyttäjän että perehdytettävän näkökulmasta. Perehdytyksissä vuorovaikutusta tarkasteltiin tiedon rakentumisen,
vuorovaikutussuhteiden muodostumisen sekä organisaatiokulttuuriin tutustumisen kautta.
Laadullisen tutkimukseni aineisto muodostui seitsemästä haastattelusta ja kahdesta perehdytyksen havainnoinnista. Haastattelut olivat puolistrukturoituja teemahaastatteluja, ja havainnointilomake ohjasi perehdytyksien havainnointia. Tutkimusaineisto analysoitiin sisällönanalyysilla, tarkemmin ottaen teemoittelemalla aineistoa.
Tuloksista käy ilmi, että niin tiedon rakentumista, vuorovaikutussuhteiden muodostumista kuin organisaatiokulttuuriin tutustumista esiintyi monipuolisesti perehdytyksen eri vaiheissa. Tulosten perusteella tiedon rakentuminen voidaan jakaa tiedon hakemiseen ja tiedon antamiseen. Tiedon hakemisessa korostuivat tiedon kysyminen, kirjalliseen materiaaliin tutustuminen sekä tiedon hakeminen työnteon lomassa. Tiedon antaminen keskittyi puolestaan viralliseen ja epäviralliseen tietoon. Vuorovaikutussuhteiden muodostuminen voidaan jakaa työyhteisön
vuorovaikutussuhteisiin, työtovereiden vuorovaikutussuhteisiin ja työyksikön ilmapiiriin. Myös tiedon rakentuminen oli keskeinen osa-alue vuorovaikutussuhteiden muodostumista. Työyksikön vuorovaikutus oli sekä virallista että epävirallista. Organisaatiokulttuuria lähestyttiin organisaatiolle tyypillisten arvojen ja tapojen kautta. Lisäksi uusien työntekijöiden aiemmat työpaikat sekä työn hektisyys vaikuttivat siihen, miten organisaatiokulttuuria alettiin omaksua.
Asiasanat – Keywords
Perehdyttäjä, perehdyttäminen, uusi työntekijä, viestintä, vuorovaikutus Säilytyspaikka – Depository
Jyväskylän yliopisto/Jyväskylän yliopiston kirjasto Muita tietoja – Additional information
Sisällys
1 Johdanto ... 5
2 Perehdyttäminen vuorovaikutuksen näkökulmasta ... 8
2.1 Teoreettisia näkökulmia ... 8
2.2 Tiedon rakentuminen ... 13
2.3 Vuorovaikutussuhteiden muodostuminen työpaikalla ... 17
2.4 Organisaatiokulttuuriin tutustuminen ... 21
3 Tutkimuksen toteutus ... 25
3.1 Tutkimustehtävä ja tutkimuskysymykset ... 25
3.2 Tutkimuskohde ... 26
3.3 Tutkimusmenetelmä ja aineistonkeruu ... 29
3.3.1 Havainnointi ja sen toteutuminen kohdeorganisaatiossa ... 30
3.3.2 Teemahaastattelu ja haastattelujen toteutus ... 34
3.4 Tutkimusaineiston käsittely ja analysointi ... 36
3.5 Tutkimuseettiset kysymykset ... 38
4 Tulokset ... 41
4.1 Tiedon rakentuminen vuorovaikutuksessa ... 41
4.1.1 Tiedon hakeminen ... 41
4.1.2 Tiedon antaminen ... 45
4.2 Vuorovaikutussuhteiden muodostuminen ... 49
4.3 Organisaatiokulttuuriin tutustuminen ja sosiaalistuminen ... 54
4.3.1 Organisaatiolle ominaiset arvot ja tavat ... 55
4.3.2 Aiempien työpaikkojen merkitys organisaatiokulttuuriin sopeutumisessa ... 58
4.3.3 Kiireen vaikutukset organisaatiokulttuuriin tutustumisessa ... 61
5 Pohdinta ... 64
6 Päätäntö ... 71
6.1 Tutkimuksen arviointi ... 71
6.2 Jatkotutkimusehdotukset ... 73
Kirjallisuus ... 75
Liitteet ... 81
Liite 1 Haastattelurunko perehdytettäville ... 81
Liite 2 Haastattelurunko perehdyttäjille ... 83
Liite 3 Havainnointilomake ... 85
Liite 4 Havainnointi- ja haastattelukutsu ... 86
Liite 5 Tietoinen suostumus ... 89
1 Johdanto
Ensimmäinen päivä uudessa työpaikassa on lähes poikkeuksetta unohtumaton.
Perehdytys järjestetään usein uuden työntekijän ensimmäisenä työpäivänä, jolloin perehdyttämisen onnistumisella on suuri merkitys. Perehdyttämisessä ei kyse ole ainoastaan tiedon siirtämisestä tai uusien työtehtävien opettamisesta työntekijälle.
Perehdytyksessä työntekijälle kerrotaan organisaation tavoista ja arvoista, toisin sanoen organisaatiokulttuurista. Yhtä lailla myös vuorovaikutussuhteiden
muodostuminen alkaa perehdytyksessä. Vuorovaikutus onkin
perehdyttämisprosessin kiinteä elementti, toisin sanoen perehdyttämisen voidaan nähdä rakentuvan vuorovaikutuksessa. Vaikka perehdyttämisen tärkeyttä
korostetaan, kokevat uudet työntekijät saamansa perehdytyksen kuitenkin usein puutteelliseksi. (Ahokas & Mäkeläinen 2015, 5.) Perehdyttämisessä saatetaan esimerkiksi jättää vähälle huomiolle se, miten työntekijällä jo olevat tiedot ja taidot kohtaavat uudessa työssä tarvittavien tietojen ja taitojen kanssa (Lashley & Best 2002, 13). Hyvin hoidetun perehdyttämisen seurauksena uusi työntekijä sitoutuu ja
asennoituu myönteisesti niin työtä kuin työyhteisöäkin kohtaan. Hyvin hoidettu perehdyttäminen myös ylläpitää työmotivaatiota ja hyvinvointia (Ahokas &
Mäkeläinen 2015, 5). Perehdyttäminen voidaankin nähdä laajana prosessina, jolla on vaikutuksia paitsi ammatilliseen osaamiseen, myös työmotivaatioon ja
työhyvinvointiin liittyviin seikkoihin (Miettinen, Kaunonen, Peltokoski ja Tarkka 2009, 82).
Tämän tutkimuksen tavoitteena on tarkastella uusien työntekijöiden perehdyttämistä vuorovaikutuksen näkökulmasta. Olen kiinnostunut siitä, millaista perehdyttäminen sosiaali- ja terveydenhoitoalalla on: millaista vuorovaikutus on perehdyttämisessä ja millaisena perehdyttäminen näyttäytyy. Sosiaali- ja terveydenhoitoalalla kiire on jatkuvaa ja ilmapiiri voi olla stressaava. Siksi haluankin sijoittaa tutkimukseni juuri tälle alalle nähdäkseni, kuinka paljon aikaa perehdyttämiselle jää ja millaista
perehdyttäminen ylipäänsä on. Uusien työntekijöiden perehdyttämistä
vuorovaikutuksen näkökulmasta on myös tietääkseni tutkittu verrattain vähän.
Rajaan tutkimukseni perehdyttämisen kahteen ensimmäiseen päivään, jolloin tulen tarkastelemaan tiedon rakentumisen, vuorovaikutussuhteiden muodostumisen ja organisaatiokulttuuriin tutustumisen ensimmäisiä vaiheita. Tässä tutkimuksessa ollaan kiinnostuneita siitä, miten yhteisiä merkityksiä muodostetaan ja miten tietoa rakennetaan perehdytyksessä. Lisäksi tutkimuksen avulla halutaan selvittää, miten vuorovaikutussuhteita aletaan muodostamaan uudessa organisaatiossa ja millä tavalla organisaatiokulttuuriin tutustutaan perehdytyksen aikana. Tutkimuksessani havainnoin uusien työntekijöiden perehdytyksiä sekä haastattelen niin
perehdytettäviä kuin heidän perehdyttäjiäänkin.
Perehdytys toimii myös perustana organisaatioon ja työyhteisöön sosiaalistumiselle.
Koska sosiaalistuminen on pitkäaikainen prosessi, ei sosiaalistumista ole tässä työssä mahdollista havaita näin lyhyen tarkastelujakson aikana. Tarkastelen kuitenkin tutkimuksessani organisaatioon sosiaalistumisen ensimmäisiä vaiheita, sillä sosiaalistuminen alkaa heti uuden työntekijän ensimmäisestä työpäivästä.
Perehdyttämiseen kuuluu usein myös kirjallista materiaalia, kuten
perehdytyskansioita tai erilaisia ohjemonisteita. Tutkimukseni pääpaino on perehdytyksissä ilmenevässä vuorovaikutuksessa, jolloin en tule tarkastelemaan perehdyttämiseen kuuluvia kirjallisia dokumentteja erillisinä osa-alueinaan.
Niin sanotun virallisen perehdyttämisen lisäksi myös epävirallinen perehdyttäminen on tärkeää, jotta uusi työntekijä voi tuntea kuuluvansa työyhteisöön. Tässä työssä olenkin kiinnostunut sekä virallisesta että epävirallisesta perehdyttämisestä.
Viralliseen perehdyttämiseen lukeutuu muun muassa organisaatioon ja työtehtäviin perehdyttäminen, kun taas epäviralliseen perehdyttämiseen kuuluvat uuden
työntekijän sopeuttaminen työyhteisön kirjoittamattomiin normeihin ja sääntöihin.
(Elovainio 1992, 11.) Tässä työssä määrittelen viralliseen perehdytykseen lukeutuvan muun muassa työtehtäviin ja työyhteisöön perehdyttämisen sekä perehdytyskansion läpikäymisen ja epäviralliseen perehdytykseen puolestaan organisaation
kirjoittamattomat käytänteet ja tavat, jotka voivat tulla esiin esimerkiksi lounaskeskusteluissa ja erilaisissa tapaamisissa työtovereiden kesken.
Perehdytyksellä on siis vaikutusta siihen, millaiset tiedot uusi työntekijä saa
työtehtäviensä suorittamista varten, kuinka hän sosiaalistuu organisaatioon ja miten uusi työntekijä alkaa omaksumaan uuden työpaikkansa arvoja ja normeja.
Perehdytyksessä muodostetaan yhteisiä merkityksiä vuorovaikutuksessa toisten kanssa. Ne tavat, joilla olemme toistemme kanssa vuorovaikutuksessa, vaikuttavat siihen, miten merkityksiä muodostamme. Yhteisten merkitysten muodostaminen on tärkeää, jotta tiedostamme esimerkiksi organisaation arvot ja normit ja osaamme toimia näiden periaatteiden mukaisesti.
2 Perehdyttäminen vuorovaikutuksen näkökulmasta
2.1 Teoreettisia näkökulmia
Englanninkielisessä tutkimuskirjallisuudessa perehdyttämisestä käytetään muun muassa termejä orientation, induction ja onboarding. Perehdyttämisellä voidaan puolestaan suomenkielisessä tutkimuskirjallisuudessa tarkoittaa esimerkiksi työyhteisöön perehdyttämistä, työpaikkaan perehdyttämistä ja työhön
perehdyttämistä. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan sekä virallista että epävirallista perehdyttämistä vuorovaikutuksen näkökulmasta. Tarkastelen perehdyttämistä sekä työtehtäviin että työyhteisöön perehdyttämisen näkökulmista. Työssä keskitytään siihen, miten tietoa rakennetaan, millä tavalla vuorovaikutussuhteita aletaan muodostamaan ja miten organisaatiokulttuuriin tutustutaan perehdytyksessä.
Keskityn tutkimuksessani uusien työntekijöiden perehdyttämisen kahteen ensimmäiseen päivään
Wanousin (1992, 2-3) kehittelemän mallin mukaan organisaatioon liittymiseen sisältyy neljä vaihetta, joita ovat rekrytointi ja työntekijöiden valinta (niin kutsutut ennakkovaiheet) sekä organisaatioon liittymisen jälkivaiheisiin kuuluvat
perehdyttäminen ja sosiaalistuminen. Vaikka organisaatioon liittymisen vaiheet on eritelty, lomittuvat erityisesti ennakkovaiheen alueet toisiinsa. Näitä prosesseja saattaakin olla vaikea erotella toisistaan, koska ne vaikuttavat toisiinsa hyvin dynaamisella tavalla. (Porter, Lawler & Hackman 1975, Wanousin 1992 mukaan.) Organisaatioon liittymisen voidaan nähdä olevan kaksipuolinen prosessi, jossa yksilöt valitsevat organisaatiot ja organisaatiot valitsevat yksilöt (Wanous 1992, 19). Tässä tutkimuksessa keskitytään organisaatioon liittymisen jälkivaiheisiin eli
perehdyttämiseen ja sosiaalistumiseen.
Wanous (1992, 3) tarkastelee mallissaan uuden työntekijän perehdyttämistä ja sosiaalistumista sekä yksilön (uuden työntekijän) että organisaation näkökulmasta.
Perehdyttämiseen, josta Wanous (1992, 3) käyttää termiä ensimmäinen sopeutumisen prosessi (the process of initial adjustment), lukeutuu yksilön
näkökulmasta stressin hallitseminen uudessa työpaikassa aloittamiseen liittyen ja organisaation näkökulmasta uusiin työntekijöihin liittyvien emotionaalisten ja tiedollisten tarpeiden käsittely. Sosiaalistumisesta Wanous (1992, 3) käyttää määritelmää vastavuoroisen sopeutumisen prosessi (the process of mutual adjustment). Yksilön näkökulmasta sosiaalistumiseen sisältyy muun muassa
organisaatioon liittymiseen kuuluvien tyypillisten vaiheiden läpikäymistä, kun taas organisaation näkökulmasta sosiaalistumisessa pyritään vaikuttamaan uusiin työntekijöihin erilaisten taktiikoiden avulla. Sekä perehdyttämiseen että sosiaalistumiseen liittyvällä sopeutumisella tarkoitetaan uuden työntekijän ja organisaation sopeutumista toisiinsa. (Wanous 1992, 3-4.)
Paitsi että perehdyttäminen on äärimmäisen tärkeää uudelle työntekijälle hänen työssä pärjäämisensä vuoksi, on perehdyttämisen onnistumisella seurauksia myös kohdeorganisaatiolle. Perehdyttämisellä on oma vaikutuksensa siihen, kuinka mielekkääksi perehdytettävä työtehtävänsä kokee ja kuinka hän sopeutuu uusiin rooleihinsa ja työyhteisöön sekä organisaation käytänteisiin ja tapoihin.
Tutkimuksissa on myös todettu, että perehdytys, joka on hyvin suunniteltu ja strukturoitu, ehkäisee suurelta osin työntekijöiden ennenaikaista vaihtuvuutta työpaikalla (Lashley & Best 2002, 13). Peltokoski, Vehviläinen-Julkunen ja Miettinen (2015) tarkastelivat tutkimuksessaan hiljattain uudessa työpaikassa aloittaneiden sairaanhoitajien ja lääkäreiden käsityksiä terveydenhoitoalalla toteutettavasta perehdyttämisestä. Tutkimuksen tuloksissa korostui esimiehen merkittävä rooli perehdyttämisprosessissa; paitsi että perehdyttäjällä on vastuu perehdyttämisen järjestämisestä (Kauhanen 2012, 150-151), vaikuttaa esimies muun muassa alaisen työtyytyväisyyteen.
Uuden työntekijän perehdyttäminen on terminä haastava, sillä toistaiseksi ei ole olemassa yhteistä ymmärrystä siitä, mitä kyseisellä käsitteellä tarkoitetaan.
Käsitykset siitä, milloin perehdyttäminen tapahtuu, mitkä ovat perehdyttämisen päämäärät ja mitä metodeja perehdyttämisessä käytetään, eivät ole vielä
yksiselitteisesti määriteltyjä. Vaikkei yksimielisyyttä perehdyttämisen määritelmästä vielä ole, on useilla organisaatioilla silti jonkinlainen perehdyttämisohjelma uusille työntekijöille. (Wanous 1992, 166.) Ensimmäinen tekijä perehdyttämisen
määrittelyssä on tunnistaa, milloin uuden työntekijän perehdyttäminen alkaa ja milloin se päättyy. Useissa tutkimuksissa perehdyttämisen on nähty kestävän yhden päivän, jotkut perehdyttämisohjelmat taas ovat kestäneet ainoastaan osan yhdestä päivästä. (Wanous 1992, 166.) Toinen tekijä perehdytystä määriteltäessä on perehdyttämisen päämäärä. Kolmas tekijä uusien työntekijöiden perehdyttämisen määrittelyssä puolestaan liittyy siihen, miten organisaatiossa käsitellään uuteen työntekijään liittyvää stressiä. Stressiä pyritään hallitsemaan erilaisten tekniikoiden avulla, jotka keskittyvät stressin aiheuttajiin sekä siihen, miten henkilöt ajattelevat omasta stressistään ja miten henkilöt reagoivat stressin oireisiin. (Wanous 1992, 167.) Tutkimusten mukaan uudet työntekijät kokevat stressiä eniten heti uudessa työpaikassa aloittamisen jälkeen.
Bauerin (2010, 2) mukaan perehdyttäminen voidaan jakaa neljään erilliseen tasoon, joita ovat alimmalta tasolta ylimmälle tasolle sääntöjen noudattaminen (compliance), selventäminen (clarification), kulttuuri (culture) ja yhteydet (connections). Sääntöjen noudattamiseen lukeutuvat organisaation toimintaperiaatteiden ja sääntöjen
opettaminen työntekijälle, selventämisessä puolestaan halutaan varmistaa, että
työntekijät ovat selvillä uudesta työstään ja ymmärtävät työhönsä kuuluvat odotukset.
Kulttuuri ymmärretään tämän tason mukaan laajaksi kategoriaksi, johon sisältyy niin virallisia kuin epävirallisiakin organisaation normeja. Tässä maisterintutkielmassa käytän organisaatiokulttuurin käsitettä viittaamaan organisaatiolle tyypilliseen kulttuuriin, jossa uusi työntekijä alkaa omaksua organisaatiolle tyypillisiä tapoja ja käytänteitä. Yhteydet ovat puolestaan Bauerin (2010, 2) määritelmän mukaisesti työntekijöiden keskenään luomia, keskeisiä interpersonaalisia vuorovaikutussuhteita.
Näiden vuorovaikutussuhteiden myötä työntekijät toimivat myös tiedonlähteinä toisilleen.
Paitsi että perehdyttämisen tarkoituksena on ensisijaisesti perehdyttää uusi
työntekijä tuleviin työtehtäviinsä, on perehdyttämisellä myös sosiaalinen tehtävänsä.
Perehdytyksessä uusi työntekijä pyritään saamaan tuntemaan itsensä tervetulleeksi organisaatioon ja työyhteisöön esittelemällä hänet työtovereille ja organisaation muille työntekijöille. Lyhyissä, vain vähän aikaa kestävissä perehdytyksissä
organisaatiot saattavat hyödyntää teknologiaa perehdyttämisessä. (Bauer 2010, 10.) Tässä työssä tulen kuitenkin keskittymään perinteiseen kasvokkaiseen
vuorovaikutukseen ja autenttisiin perehdyttämistilanteisiin.
Niin tiedon rakentumisen, vuorovaikutussuhteiden muodostumisen kuin
organisaatiokulttuurin omaksumisen prosessit alkavat perehdyttämisessä. Myös organisaatioon sosiaalistuminen alkaa työntekijän ensimmäisestä työpäivästä, ja niin omien kuin työyhteisön muiden jäsenten roolien muodostaminen ja hahmottaminen alkaa niin ikään perehdytyksessä. Perehdyttämisessä annetaan ikään kuin tietynlaiset toimintamallit ja raamit siihen, miten organisaatiossa tulee toimia ja millainen
vuorovaikutuskäyttäytyminen on hyväksyttävää. Jotta merkitykset oikeanlaisesta tavasta toimia välittyisivät uudelle työntekijälle, tarvitaan tehokasta ja
tarkoituksenmukaista vuorovaikutusta. Perehdyttämisen onnistuminen onkin pitkälti kiinni juuri siitä, millaista vuorovaikutus perehdytyksessä on. Perehdyttämisen onnistuminen ja perehdytyksen kokemukset heijastuvat työntekijän tulevaan
työuraan ja vaikuttavat siihen, miten hän työtään suorittaa ja kuinka mielekkäänä hän työnsä kokee. Perehdyttämisen vuorovaikutusnäkökulmaa ei siis pidä suotta
aliarvioida.
Vaikka perehdytyksessä tärkeää onkin välittää uudelle työntekijälle työssä tarvittavat tiedot ja taidot, on perehdyttäminen muutakin kuin pelkkää tiedon antamista;
perehdyttämisen voidaan ajatella koostuvan useista vuorovaikutustilanteista, joissa muodostetaan yhteisiä merkityksiä. Vuorovaikutuksen - ja perehdytyksen - voidaan näin ollen ajatella olevan yhdessä rakentuva ilmiö. Barnett Pearcen ja Vernon Cronen luomassa merkitysten yhteensovittamisen teoriassa (Coordinated Management of Meaning, CMM) vuorovaikutusta tarkastellaan merkitysperusteisesta näkökulmasta.
Teorian pääoletuksena on, että sosiaalinen todellisuus rakentuu vuorovaikutuksessa toisten kanssa. Merkitysten yhteensovittamisen teoriaa voidaankin soveltaa
arkipäivän tilanteisiin ja erityisesti perehdyttämiseen. Ollessamme
vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa, täytyy meidän ensin luoda asioille
yhteiset merkitykset. Yhteiset merkitykset ja toimintatavat muodostamalla pystymme muun muassa välttämään konflikteja. Esimerkiksi eri organisaatioissa meillä täytyy olla yhteiset merkitykset muun muassa siitä, mikä organisaation organisaatiokulttuuri on ja mitkä ovat kohdeorganisaatiolle tyypilliset tavat ja arvot. Onkin tärkeää, että yhteisten merkitysten muodostaminen ja merkityksistä neuvotteleminen aloitetaan heti perehdytyksessä, sillä perehdytys toimii perustana tiedon rakentumiselle, vuorovaikutussuhteiden muodostumiselle ja organisaatiokulttuurin omaksumiselle.
Se, millaiset merkitykset olemme eri asioille luoneet, voi vaikuttaa muun muassa työyksikön ilmapiiriin ja työtehtävien toteutukseen.
Vaikka vuorovaikutuksessa on kyse merkitysten tuottamisesta, ei tämä Pearcen (2009) mukaan kuitenkaan tarkoita vain passiivista viestien vastaanottamista, vaan me käymme jatkuvaa vuoropuhelua ja neuvottelua toisten henkilöiden kanssa asioiden eri merkityksistä ja omista sosiaalisista todellisuuksistamme. Merkitysten yhteensovittamisen teoria korostaakin tapoja, joilla olemme vuorovaikutuksessa toistemme kanssa. Perehdyttämisessäkin sekä jaetaan että rakennetaan yhteistä tietoa, jolloin viestinnän ja vuorovaikutuksen tavat korostuvat; myös esimerkiksi organisaatiokulttuuri ja organisaation jäsenten väliset suhteet rakentuvat
vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa. Merkitysten yhteensovittamisen teorian kenties keskeisin väite on, että sosiaalista todellisuutta (kuten kulttuureja ja suhteita) rakennetaan vuorovaikutuksessa. Paitsi että rakennamme omaa sosiaalista
todellisuuttamme vuorovaikutuksessa toisten kanssa, muokkaa sosiaalinen todellisuus samalla meitä. Ymmärtääksemme esimerkiksi toisen henkilön
vuorovaikutuskäyttäytymistä, täytyy meidän samalla ymmärtää tämän henkilön sosiaalista todellisuutta. (Pearce 2009, 6-7.) Voidaankin ajatella, että meistä jokaisella on oma käsityksemme meitä ympäröivästä maailmasta, jolloin yhteisten merkitysten muodostaminen voi olla toisinaan haasteellista. Paitsi että merkityksillä on
hierarkkiset rakenteensa (Pearce 2009, 19), on merkitysten muodostuminen kontekstisidonnaista (Pearce 2001), jolloin huomiota keskitetään siihen, kenen
kanssa ja missä tilanteissa yksilö on vuorovaikutuksessa. Perehdytyksen aikana ollaan usein vuorovaikutuksessa eri ihmisten kanssa - niin perehdyttäjän, kollegoiden kuin
muidenkin yksikön työntekijöiden kanssa. Myös tilanteet ovat perehdytyksessä vaihtelevia, sillä perehdytystä voi tapahtua niin potilastoimenpiteissä, kansliassa tietojärjestelmiin tutustuessa kuin lounastauolla kahvihuoneessa.
Merkitysten yhteensovittamisen teoria on tulkinnallinen teoria (Pearce 2009, 4). Se, millainen sosiaalinen todellisuutemme on, vaikuttaa myös siihen, millaista
vuorovaikutuksemme on. Toisin sanoen sosiaalisen todellisuuden laadukkuudella on vaikutuksia oman vuorovaikutuksemme laadukkuuteen (Pearce 2001). Elämä onkin täynnä merkityksiä, joita meidän täytyisi hallita, jotta sosiaalinen todellisuutemme olisi mielekäs (Pearce 2009,4). Omaa vuorovaikutustaan on lisäksi tärkeää mukauttaa eri tilanteisiin: mukauttamalla vuorovaikutuksen malleja luodaan parempia
sosiaalisia todellisuuksia (Pearce 2009, 9). Myös perehdytyksessä oman
vuorovaikutuskäyttäytymisen mukauttaminen on tärkeää, sillä tavoilla, joilla olemme keskenämme vuorovaikutuksessa, on suuri rooli merkitysten muodostumisessa ja sosiaalisen todellisuuden rakentumisessa. Annamme arjessamme asioille eri merkityksiä, ja erilaiset merkitykset ja tulkinnat niistä voivat johtaa esimerkiksi väärinymmärryksiin. Merkitykset myös muuttuvat tilanteittain. (Pearce 2009, 5.) Tämän takia yhteisten merkitysten luominen, vaikkapa juuri sosiaali- ja
terveydenhoitoalalla järjestettävissä perehdytyksissä on tärkeää, jotta vältetään esimerkiksi potilaiden väärät hoitotoimenpiteet. Onkin siis tärkeää kiinnittää huomiota siihen, miten yhteisiä merkityksiä luodaan ja rakennetaan.
2.2 Tiedon rakentuminen
Työsuhteen alussa tietoa haetaan useista lähteistä, ja uuden työntekijän tiedon hakeminen keskittyy erityisesti esimiehiin ja työtovereihin. Vuorovaikutuksella esimiesten ja työtovereiden kanssa pyritään paitsi hankkimaan tarpeellista tietoa, myös vähentämään työhön liittyvää epävarmuutta. Uudessa organisaatiossa ja työssä aloittamiseen liittyy usein epävarmuutta niin uuteen rooliin kuin organisaatiossa vaadittuihin tietoihin ja taitoihin liittyen. Tiedon rakentuminen onkin tärkeää
epävarmuuden vähentämisessä, ja uuden työntekijän tiedon hakeminen alkaa heti ensimmäisenä päivänä uudessa työpaikassa (Wallace 2009, 171). Tiedon
rakentuminen kuuluu olennaisena osana työntekijän perehdyttämiseen, ja työntekijä voi saada perehdyttämisen aikana niin virallista kuin epävirallistakin tietoa. Tässä opinnäytetyössä olen kiinnostunut tarkastelemaan sitä, miten tietoa rakennetaan perehdytyksessä. Tulen siis tarkastelemaan sitä, millaista tietoa uusi työntekijä saa, mistä lähteistä hän tietoa hankkii ja missä tilanteissa uudelle työntekijälle tietoa annetaan. Tulen tarkastelemaan myös niin sanottua virallista ja epävirallista tietoa:
kuinka nämä tiedon muodot eroavat toisistaan ja millainen merkitys virallisella ja epävirallisella tiedolla on työntekijän perehdyttämiselle. Virallisella tiedolla tarkoitan organisaatiossa yleisesti kaikkien työntekijöiden saatavissa olevaa, luotettavaa ja aidoksi todistettua tietoa. Epävirallisen tiedon rinnastan tässä tutkimuksessa niin sanottuun hiljaiseen tietoon, jota ei ole suoraan kirjattu mihinkään organisaation virallisiin dokumentteihin, vaan joka siirtyy eteenpäin organisaation jäsenten välillä usein käytänteiden kautta.
Uudet työntekijät hakevat aktiivisesti tietoa, jotta he sopeutuisivat paremmin paitsi organisaatioon ja uusiin rooleihinsa siellä, myös organisaatiokulttuuriin liittyviin arvoihin ja normeihin. (Miller 2012, 127.) Vaikka useisiin organisaatiossa tapahtuviin vuorovaikutustilanteisiin kuuluu tiedon hakemista, on tiedon hankkiminen erityisen tärkeää ja merkityksellistä juuri uuteen organisaatioon liittymisen alkuvaiheessa.
Alkuvaihe saattaa olla lisäksi kriittisintä aikaa myös uuden työntekijän roolien oppimisen kannalta. Se, kuinka nopeasti ja helposti uusi työntekijä oppii roolinsa organisaatiossa, voi vaikuttaa myös uusien työntekijöiden urapolkuihin. (Miller &
Jablin 1991, 94.) Uudet työntekijät kokevatkin suurta rooleihin ja uraan liittyvää epävarmuutta eniten uuteen organisaatioon liittymisen alkuvaiheessa kuin missään myöhemmässä vaiheessa työuraansa. Toisaalta, uusien työntekijöiden epävarmuus rooleihin liittyen riippuu myös heidän käyttämistään taktiikoista tiedon hakemisessa.
(Miller & Jablin 1991, 101.) Tiedon hakeminen onkin uuden työsuhteen alussa
erilaista kuin myöhemmässä vaiheessa. Uudessa työpaikassa aloitettaessa työntekijät hakevat tietoa hyvin harkitusti, kun taas työskenneltyään pidemmän aikaa työntekijät ovat jo sopeutuneet rooleihinsa ja organisaatioympäristöön, mikä puolestaan
vaikuttaa tiedon hankkimisen muotoihin (Miller & Jablin 1991, 94). Uusien työntekijöiden täytyykin hankkia tietoa niin työtehtäviinsä kuin organisaation kulttuuriin liittyen. Taidot ja menettelytavat omaksumalla uusi työntekijä kykenee suorittamaan työnsä, ja organisaatiokulttuuria ymmärtämällä ja siihen sopeutumalla hän pääsee käsiksi organisaation arvoihin ja normeihin. (Miller 2012, 122-123.)
Uudessa organisaatiossa aloittaminen on merkityksellistä paitsi uudelle työntekijälle itselleen, myös hänen työtovereilleen (Jablin 2001, 757). Vaikka työsuhteen alussa epävarmuutta esiintyy erityisesti uusilla työntekijöillä, tuntevat myös virassa jo kauemmin olleet henkilöt epävarmuutta uuteen työntekijään liittyen. Epävarmuutta vähentääkseen työsuhteessa jo pidemmän aikaa olevat hakevat uusista työntekijöistä tietoa. Nämä tiedonhaussa käytettävät taktiikat voivat kuitenkin erota uusien
työntekijöiden käyttämistä taktiikoista. Niin kutsutut vanhemmat työntekijät
saattavat myös tavoitella informaatiota uusista työntekijöistä toisten, työsuhteessa jo kauemmin olleiden työtovereiden kautta. (Gallagher & Sias 2009, 26.) Vaikkakin virassa jo kauemmin olleet kollegat tuntevat aluksi epävarmuutta uuteen työntekijään liittyen, toimivat he kuitenkin tärkeinä tiedonlähteinä uusille työntekijöille (Sias &
Wyers 2001, 550).
Miller ja Jablin (1991, 92) ovat selvittäneet, mitkä tekijät vaikuttavat uuden työntekijän tiedon hakemiseen sekä millaisia taktiikoita työntekijät informaatiota hankkiessaan käyttävät. Erityisesti he nostivat esille epävarmuuden sekä sosiaaliset kustannukset (social costs). Vaikka uuteen työuraan liittyvää epävarmuutta pyritään vähentämään vuorovaikutuksella toisten kanssa, liittyy tiedon hakemiseen myös niin kutsuttuja sosiaalisia kustannuksia. Uudet työntekijät voivat olla esimerkiksi hyvin huolissaan negatiivisista seurauksista (kustannuksista), joita tiedon hankkiminen saattaa aiheuttaa. Millerin ja Jablinin (1991, 97) tutkimuksesta kävi ilmi, että uudet työntekijät kokivat itsensä hyvin epävarmoiksi esittäessään kysymyksiä esimiehilleen, sillä he kokivat, että heidän olisi pitänyt jo tietää kysyttävä asia ja he pelkäsivät
välittävänsä itsestään kuvan huonona työntekijänä. Myös työntekijät, jotka hakivat useasti tietoa työtovereiltaan, saattoivat tuntea itsensä toisia työntekijöitä vähemmän päteviksi ja itsevarmoiksi. Vaikkakin sosiaaliset kustannukset vaikuttavat tiedon
hakemisen tapoihin, voi myös tiedon hakeminen vaikuttaa käsityksiin sosiaalisista kustannuksista. (Sias & Wyers 2001, 568.)
Uuden työntekijän käyttämät tavat informaation hakemisessa on jaettu Millerin ja Jablinin (1991) mukaan seitsemään eri luokkaan. Näitä tapoja ovat suorat ja
epäsuorat kysymykset, niin sanotut kolmannet osapuolet, rajojen koetteleminen, niin kutsuttu keskustelujen kätkeminen (disguising conversations), havainnoiminen sekä tarkkaileminen. Nimensä mukaisesti suoria kysymyksiä käyttämällä uusi työntekijä tavoittelee tietoa kysymällä suoria kysymyksiä tiedon kohteilta. Tämä taktiikka edellyttää suoraa vuorovaikutusta tiedon kohteina olevien henkilöiden kanssa, ja taktiikkaa käytetään usein uusien työntekijöiden keskuudessa silloin, kun heidän on helppo lähestyä tiedon kohteina olevia henkilöitä. Epäsuoria kysymyksiä tai
vihjauksia käyttämällä työntekijät yrittävät esimerkiksi hankkia tietoa aiheista, jotka ovat heille kiusallisia. Kolmansia osapuolia puolestaan käytetään tiedon lähteinä silloin, kun uudet työntekijät kokevat itsensä epävarmoiksi kysymään tietoa tiedon varsinaiselta kohteelta. Informaatiota kysytään tällöin “toissijaiselta” lähteeltä (kuten työtoverit) mieluummin kuin ensisijaiselta lähteeltä (esimerkiksi esimies). (Miller &
Jablin 1991, 103-106.)
Rajoja koettelemalla uusi työntekijä tavoittelee tietoa koettelemalla tai tekemällä poikkeuksia organisaation sääntöihin sekä tarkkailemalla tästä syntyneitä reaktioita.
Keskustelujen kätkemisellä puolestaan tarkoitetaan sitä, kun uusi työntekijä pyrkii saamaan tiedon hakemisen näyttämään keskusteluun luonnollisesti kuuluvalta osalta (Miller & Jablin 1991, 108). Havainnoimisessa tietoa tavoitellaan katselemalla
käyttäytymistä tietyissä tilanteissa (esimerkiksi sitä, miten työtoverit käyttäytyvät).
Myös rooleihin liittyvää tietämystä hankitaan usein havainnoinnin kautta. Tarkkailun avulla tietoa pyritään puolestaan hankkimaan ymmärtämällä aiemmin havainnoitua käyttäytymistä, kuten työtovereiden käymiä keskusteluja. (Miller & Jablin 1991, 110- 113.) Uudet työntekijät käyttävätkin siis hyvin erilaisia menetelmiä tiedon
hankkimisessa, ja tiedon hankkimisen menetelmät riippuvat siitä, millaista informaatiota uusi työntekijä kulloinkin tarvitsee. (Miller 2012, 127-128.) Tässä opinnäytetyössä tulen tarkastelemaan, millaisia taktiikoita perehdytettävät käyttävät
tietoa hankkiessaan ja noudattavatko he esimerkiksi joitain edellä mainituista Millerin ja Jablinin tiedon hankkimisen luokista.
2.3 Vuorovaikutussuhteiden muodostuminen työpaikalla
Vuorovaikutussuhteen yksiselitteinen määritteleminen on haastavaa, sillä vuorovaikutussuhdetta voidaan lähestyä useista eri näkökulmista. (Trenholm &
Jensen 2008, 29.) Trenholmin ja Jensenin (2008) mukaan vuorovaikutussuhteet syntyvät ja muokkaantuvat osapuolten tietoisuudesta toisistaan.
Vuorovaikutussuhteet kehittyvät koordinoidussa vuorovaikutuksessa, ja
vuorovaikutussuhteisiin kuuluu myös suhteen osapuolten välistä neuvottelua. Tässä tutkimuksessa vuorovaikutussuhde nähdään kahden henkilön välisenä suhteena, joka muodostuu ja rakentuu näiden henkilöiden välisessä vuorovaikutuksessa.
Vuorovaikutussuhteet ovat usein pitkäkestoisia, ja niiden muodostumiseen tarvitaan riittävästi aikaa. Tässä opinnäytetyössä vuorovaikutussuhteita ja niiden
muodostumista tarkastellaan uuden työntekijän näkökulmasta, kahden ensimmäisen perehdytyspäivän ajan. Tavoitteena on saada selville, millä tavalla
vuorovaikutussuhteita aletaan muodostamaan uudessa organisaatiossa.
Työpaikan vuorovaikutussuhteilla on suuri merkitys paitsi itse työntekijöille, myös varsinaiselle työpaikalle. Nämä vuorovaikutussuhteet vaikuttavat myös
työntekijöiden tiedon hankkimiseen. (Sias 2005, 377.) Perehdytyksessä perehdytettävä pääsee tutustumaan lähemmin omaan perehdyttäjäänsä sekä työtovereihinsa. Perehdytyksen järjestäminen on uuden työntekijän esimiehen vastuulla, mutta uuden työntekijän perehdyttäjänä voi toimia esimiehen sijaan myös hänen alaisensa tai jokin sellainen työtiimi, jossa perehdytettävä tulee
työskentelemään (Kauhanen 2012, 150-151). Perehdytyksen aikana uusi työntekijä pääseekin luomaan uuteen työpaikkaansa liittyviä ensimmäisiä
vuorovaikutussuhteita. Esimiehen ja alaisen väliset vuorovaikutussuhteet ovat
merkittäviä koko työsuhteen ajan, ja niillä voi olla monenlaisia vaikutuksia esimerkiksi työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Työtovereiden kanssa uusi työntekijä tulee puolestaan viettämään merkittävän osan koko työurastaan, jolloin merkityksekästä on näiden vuorovaikutussuhteiden laatu ja muoto.
Työntekijän vuorovaikutussuhteella esimieheensä on suuria vaikutuksia paitsi työntekijän sosiaalistumiseen, myös tulevaan työuraan. Esimies-alaissuhteessa tiedonvaihdolla on tärkeä rooli. Erityisesti uudet työntekijät tukeutuvat esimiehiinsä ja heidän tietoonsa organisaation sosiaalisiin suhteisiin liittyen sekä pyrkiessään hallitsemaan työtehtäviin liittyvää epävarmuutta ja kykyään suoriutua kyseisistä tehtävistä. Esimiehillä onkin avainasema tiedon välittämisessä uusille työntekijöille heidän liittyessään uuteen organisaatioon, koskien erityisesti organisaatioon,
osastoon ja jaostoon liittyvää tietoa sekä tietoa perehdytettävän rooleista, tavoitteista ja työtehtävistä organisaatiossa. (Jablin 2001, Siasin 2014 mukaan.) Myös se,
millainen suhde esimiehellä ja alaisella on, kytkeytyy työntekijän esimieheltään saamaan tiedon määrään ja laatuun (Sias 2005, 388).
Tiedon rakentuminen ei ole kuitenkaan yksisuuntaista, pelkästään uuden työntekijän informaation hankkimista esimieheltään. Tiedon rakentuminen perustuukin
vastavuoroisuuteen. Siinä missä työntekijät hakevat tietoa esimiehiltään, tukeutuvat myös esimiehet alaisiinsa tiedon rakentumisen suhteen. Alaisiltaan saamansa tiedon avulla esimiehet kykenevät tekemään johtamiseen liittyviä, tietoon perustuvia päätöksiä. (Sias 2009, 25.)
Sias ja Wyers (2001) tutkivat hiljattain perustettuja kasvuyrityksiä (newly formed expansion organizations) ja niissä tapahtuvaa työntekijöiden epävarmuutta ja tiedon hakemista. Tutkimuksesta käy ilmi, että työntekijät tunsivat epävarmuutta muun muassa vuorovaikutussuhteisiin sekä työtehtävissä suoriutumiseen liittyen.
Epävarmuutta vähentääkseen työntekijät tukeutuivat tietoa hakiessaan työtovereihin ja esimiehiin sekä organisaation kirjoitettuihin materiaaleihin ja aikaisempaan
työkokemukseensa. (Sias & Wyers 2001, 555.) Sias (2005, 379) määrittelee
työtovereiden vuorovaikutussuhteiden olevan sellaisia työtovereiden välisiä suhteita,
joissa kellään ei ole virallista (formal) valtaa toisiinsa nähden. Työtovereiden välisiä vuorovaikutussuhteita on merkittävää tarkastella jo siitä syystä, että ne muodostavat suuren osan koko työpaikan vuorovaikutussuhteista. Työntekijällä on tyypillisesti vain yksi esimies, mutta työtovereita hänellä on yleensä useita. Työtovereiden keskinäisillä vuorovaikutussuhteilla onkin merkittävä vaikutus organisaation prosesseihin ja yksilön kokemuksiin.
Kramin ja Isabellan (1985) mentorointiin keskittyneessä tutkimuksessa vertaisten (peers) väliset vuorovaikutussuhteet jaettiin kolmeen erilliseen luokkaan. Näitä luokkia olivat tiedonvaihto- (information peer), kollegiaalinen- (collegial peer) ja erityinen vertaissuhde (special peer). Tiedonvaihtosuhteet ovat organisaatioissa hyvin tyypillisiä. Tiedonvaihtosuhteet ovat vuorovaikutussuhteita, jotka keskittyvät lähinnä organisaatioon ja työtehtäviin liittyvän tiedon vaihtoon. Kollegiaaliset suhteet ovat tiedonvaihtosuhteita intiimimpiä, ja ne sisältävät usein työhön ja perhe-elämään liittyviä aiheita. Erityiset vertaissuhteet ovat vertaissuhteiden kaikkein läheisin ja henkilökohtaisin muoto, ja tällaisissa vuorovaikutussuhteissa henkilökohtaiset aiheet (kuten perhe-elämä) kuuluvat keskeisesti vuorovaikutukseen. (Kram & Isabella 1985, 121.) Omassa tutkimuksessani voidaan ajatella, että perehdyttämisen aikana
vertaissuhteet ovat tiedonvaihtosuhteita. Perehdyttämisen yksi kulmakivistä on informaation hankkiminen ja sen saaminen, ja perehdytyksen aikana vuorovaikutus toisten kanssa keskittyy lähinnä työssä tarvittavan informaation hakemiseen ja sen antamiseen.
Työntekijöiden sopeutumiseen uuteen organisaatioon vaikuttaa yhtenä osatekijänä työtovereiden vuorovaikutussuhteet. Organisaatioon sopeutumiseen vaikuttavat yhtä lailla myös muun muassa työssä koettava tyytyväisyys, työhön sitoutuminen ja stressi.
Vaikka työntekijöiden vuorovaikutussuhteet auttavat usein stressin sietämisessä, voivat nämä vuorovaikutussuhteet yhtä lailla toimia stressin aiheuttajina. (Sias 2009, 74-75.) Stressiä voidaan luonnollisesti kokea myös itse työhön liittyvistä asioista sekä organisaatioympäristöön vaikuttavista seikoista. Vaikka työtovereiden väliset
vuorovaikutussuhteet voivat pahimmillaan olla kuormittavia stressin aiheuttajia, ovat
työtoverit silti tutkimusten mukaan yksi tärkeimmistä sosiaalisen tuen tarjoajista.
(Sias 2009, 70.)
Kuten merkitysten yhteensovittamisen teorian yhteydessä tuli ilmi, muodostamme vuorovaikutuksessa erilaisia merkityksiä eri asioille. Erityisesti uudessa työpaikassa aloitettaessa sekä omista että toisten työntekijöiden rooleista voi olla epäselvyyksiä, jolloin on tärkeää, että myös rooleista luodaan vuorovaikutuksessa yhteiset
merkitykset. Roolien monitulkintaisuuden ja epäselvyyden onkin havaittu voivan aiheuttaa stressiä ja pahimmillaan jopa loppuunpalamista. (Miller, Joseph & Apker 2000, 202.) Työntekijöihin, kuten esimerkiksi terveydenhoitoalan työntekijöihin, kohdistuu usein monia, samanaikaisia rooliodotuksia, jotka heidän tulisi täyttää.
Tällaiset rooliodotukset saattavat olla ristiriidassa henkilön omien roolien kanssa, jolloin on tärkeää, että rooleista pystytään neuvottelemaan. Apker (2001, 133) on myös huomioinut vuorovaikutuksen tärkeyden rooleihin ja roolikäyttäytymiseen liittyen. Vuorovaikutuksella on merkitystä siinä, miten (uudet) työntekijät
ymmärtävät rooliensa muutokset sekä miten he selviytyvät näistä muutoksista. Roolit ovatkin muokkaantuvia ja muuttuvia. Kun uusista työntekijöistä tulee organisaation täysivaltaisia jäseniä, mukauttavat he roolejaan joko yksilön henkilökohtaisiin tai organisaation tarpeisiin nähden. (Apker 2012, 63-64.) On kuitenkin huomioitava, että roolien omaksuminen vie oman aikansa, eikä uudessa organisaatiossa uusista
rooleista välttämättä synny heti selkeää kuvaa. Uuteen organisaatioon liityttäessä opetellaan uusia rooleja, jotka voivat erota hyvinkin paljon henkilön aikaisemmista, esimerkiksi aiemmissa työpaikoissa omaksutuista rooleista. Vaikka roolit voivat vaihdella paljonkin, on uusilla työntekijöillä kuitenkin yleensä tietynlaisia käsityksiä siitä, miten uusi rooli pitäisi täyttää. Aiemmat yksilön työkokemukset vaikuttavat siihen, miten hän omaksuu roolit uudessa työpaikassa. (Ashfort 2000, 201-202.)
2.4 Organisaatiokulttuuriin tutustuminen
Organisaatioon liittymiseen lukeutuu monia vaiheita, joista yksi tärkeä vaihe on sosiaalistuminen (socialization). Sosiaalistuminen on pitkä prosessi, jota yksilö rakentaa vuorovaikutuksen kautta: organisaatioon liittymisen muihin vaiheisiin verrattuna sosiaalistuminen on kaikkein pitkäkestoisin ja monitahoisin.
Sosiaalistumisella voikin näin ollen olla kauaskantoisia seurauksia. Tässä työssä tarkastellaan uusien työntekijöiden perehdyttämistä kahden ensimmäisen päivän ajan, jolloin sosiaalistumista ei pystytä vielä havainnoimaan. Sosiaalistuminen alkaa kuitenkin heti ensimmäisestä päivästä organisaatioon liittymisestä - ensimmäisestä perehdytyspäivästä - jolloin sosiaalistumista on tärkeää tarkastella myös
perehdyttämisen näkökulmasta. Sosiaalistumiseen kuuluvat ne tavat ja keinot, joilla uusi työntekijä sopeutuu organisaatioon, sillä uuden työntekijän täytyy opetella uusia rooleja, normeja ja arvoja. (Wanous 1992, 187.) Uusia rooleja, normeja ja arvoja opettelemalla ja ne omaksumalla uusi työntekijä sopeutuu organisaatioon paremmin.
Sopeutuminen voi vaikuttaa myös työntekijän työhyvinvointiin ja siihen, miten hän työnsä toteuttaa. Uusien työntekijöiden sosiaalistuminen on tärkeä vaihe myös heidän sopeutumisessaan organisaation kulttuuriin. Mitä enemmän työntekijät sopeutuvat organisaatioon, sitä enemmän myös heidän ymmärryksensä
organisaatiokulttuurista lisääntyy. (Keyton 2005, 142-143.)
Organisaatioon liittyminen ja sosiaalistuminen toimivat myös perustana jäsenyydestä neuvottelemiselle. McPhee kehitti kollegoineen (McPhee & Iverson, 2009; McPhee &
Zaug, 2000, Millerin 2014 mukaan) neljän virtauksen mallin (four flows), joka kuvaa niitä viestinnällisiä funktioita, joista organisaation nähdään koostuvan. Yksi näistä funktioista eli virtauksista on jäsenyydestä neuvotteleminen, jonka mukaan
organisaatio muodostuu siihen liittyvistä ja siitä poistuvista henkilöistä. (Miller 2014, 90.) Jäsenyydestä neuvottelemiseen lukeutuu muun muassa kysymysten esittämistä ja tiedon jakamista sekä toisilta (esimerkiksi kollegoilta) oppimista. Vaikka jäsenyydestä neuvottelemista tapahtuu erityisesti organisaatioon liittymisen vaiheessa, voivat
jäsenyyden muodot vaihdella aina organisaatiosta poistumiseen asti. (Miller 2014, 90- 91.)
Myers ja Gailliard (2016) ovat tutkineet sosiaalistumista terveysalan organisaatiossa.
Artikkelissaan he toteavat, kuinka nykyajan terveysalan työntekijät kokevat työssään erilaisia haasteita aina muuttuvasta ympäristöstä ikääntyviin ihmisiin ja nopeasti uudistuviin teknologioihin, jotka vaativat työntekijöiltä yhä korkeampaa koulutusta ja harjoittelua. Hierarkkiset rakenteet, työyhteisön vuorovaikutussuhteet sekä kontaktit ja vuorovaikutus asiakkaisiin ovat terveydenhuollon kontekstissa erilaiset kuin muilla toimialoilla, ja ne vaikuttavat näin organisaatioon sosiaalistumiseen. Konteksti
vaikuttaa myös muun muassa organisaation roolien luonteeseen ja tavoitteisiin.
(Myers & Gailliard 2016, 32.) Sairaalaorganisaatiota onkin tämän vuoksi
mielenkiintoista tutkia, sillä sairaala erilaisine rakenteineen ja hierarkkioineen antaa perehdyttämisen tarkastelulle aivan toisenlaiset lähtökohdat.
Uuden työntekijän sosiaalistumisessa organisaatioon hän samalla sopeutuu myös organisaation kulttuuriin. Kuten organisaatioon sosiaalistuminen, myös
sosiaalistuminen organisaatiokulttuuriin alkaa työntekijän ensimmäisenä työpäivänä.
(Keyton 2005, 140.) Eri tieteenaloilla organisaatiokulttuuri nähdään eri tavoin, ja sille on olemassa lukuisia eri määritelmiä. Esimerkiksi Schein (2004) näkee
organisaatiokulttuurin paitsi muuttuvaisena ilmiönä, jota luodaan ja muovataan yhdessä vuorovaikutuksessa toisten kanssa, myös joukkona erilaisia rakenteita, normeja ja sääntöjä, jotka vaikuttavat omaan käyttäytymiseemme. Monimutkaiseksi organisaatiokulttuurin määrittelemisen tekee sen laajuus, sillä organisaatiokulttuuriin voidaan nähdä lukeutuvan esimerkiksi organisaatiossa kulkevat tarinat, erilaiset perinteet ja viestintään liittyvät säännöt. (Miller 2012, 84.) Organisaatiokulttuuria voi olla haastavaa omaksua, sillä niin sanottuja virallisia dokumentteja
organisaatiokulttuurista organisaatioissa harvemmin on, ja näin ollen organisaatiossa jo työskentelevien voi olla vaikeaa ilmaista organisaation arvoja ja normeja uudelle työntekijälle. (Miller 2012, 123.) Kasvokkain tapahtuvassa perehdyttämisessä
organisaatiokulttuurin esitteleminen uudelle työntekijälle on kuitenkin luonnollisesti
tehokkaampaa kuin organisaatiokulttuurista kertominen oppaiden ja esitteiden avulla. (Keyton 2005, 142).
Termiä organisaatiokulttuuri käytetään yleisesti sateenvarjokäsitteenä kuvaamaan ajattelutapaa, jossa organisaation kulttuurillisista ja symbolisista piirteistä ollaan erityisen kiinnostuneita. Kulttuurin nähdään tällöin muodostuvan sosiaalisessa todellisuudessa merkitysten neuvottelemisen ja vuorovaikutuksen kautta. (Alvesson 2002, 3-4, Miller 2012, 84.) Viestinnän tutkimuksessa organisaatiokulttuuri
ymmärretään yhdistelmäksi artefakteja, arvoja ja olettamuksia, jotka tulevat esiin organisaation jäsenten vuorovaikutuksessa; tämän vuoksi organisaatiokulttuuri onkin sekä muuttuvaa että monimutkaista. (Keyton 2005, 1-2).
Artefaktit ovat aistittavissa ja nähtävissä olevia asioita, joihin kiinnitämme todennäköisesti organisaatiossa ensimmäisenä huomiota. Artefakteja ovat muun muassa organisaation normit, tavat, käytänteet ja olettamukset. Artefakteista juuri normeilla on erityinen rooli organisaatiokulttuuria tarkasteltaessa. Normit voivat olla esimerkiksi malleja tietynlaisesta käyttäytymisestä tai viestinnästä, jotka ilmaisevat sitä, miten ihmisten tulisi käyttäytyä tietyssä tilanteessa. (Keyton 2005, 23-24.)
Erityisesti uudet työntekijät reagoivat organisaation artefakteihin ensimmäisenä, sillä artefaktit ovat niitä asioita ja seikkoja, joita organisaatiossa nähdään ja kuullaan. Tässä työssä määrittelen artefaktit Scheinin (2004) mukaan koskemaan kaikkia niitä
nähtävissä, kuultavissa ja koettavissa olevia ilmiöitä, joita yksilö kohtaa uuteen
kulttuuriin tutustuessaan. Näin ollen artefakteiksi voidaan lukea esimerkiksi vaatetus sekä organisaation teknologia, arvot ja erilaiset rituaalit. Terveydenhoitokontekstissa esimerkiksi työntekijöiden pukukoodi on yksi esimerkki artefakteista. Lääkärit
käyttävät työssään valkoisia takkeja, ja nähdessämme valkoista takkia käyttävän työntekijän miellämme hänet heti lääkäriksi. (Apker 2012, 184.) Kahden
perehdytyspäivän aikana organisaation artefaktit eivät välttämättä ehdi vielä
hahmottua uudelle työntekijälle, mutta työssäni tarkastelenkin sitä, millaisia artefakteja uusi työntekijä on tässä ajassa ehtinyt organisaatiossa hahmottamaan ja millä tavalla organisaation artefaktit näyttäytyivät perehdytettäville.
Arvoilla tarkoitetaan strategioita, tavoitteita ja periaatteita, jotka luovat suuntaviivat organisaatiokäyttäytymiselle. Yleisimmät työhön ja organisaatioihin liitetyt arvot ovat esimerkiksi kunnioitus, sitoutuminen ja kunnianhimo. Olettamukset ovat puolestaan itsestään selviä, organisaation jäsenille iskostuneita uskomuksia, joista työntekijöiden ei ole enää tarvetta keskustella. Tällaiset uskomukset voivat liittyä organisaation työntekijöiden vuorovaikutussuhteisiin, asiakkaisiin tai vaikkapa työhön, jota he suorittavat. (Keyton 2005, 25-28.)
Vaikka organisaatiokulttuuri muodostuukin artefakteista, eivät organisaation jäsenet kuitenkaan keskustele niistä suoraan. Organisaation artefaktit paljastuvatkin
työntekijöiden viestinnässä. Yksittäiset arvot tai olettamukset eivät kuitenkaan luo organisaatiokulttuuria, vaan organisaatiokulttuuri tulee esille kaikkien organisaation jäsenten vuorovaikutuksessa. (Keyton 2005, 28.) Organisaatiolle tyypilliset arvot tulevatkin usein esille työntekijöiden käyttäytymisessä ja vaikuttavat myös siihen, millaista viestintä ja vuorovaikutus organisaatiossa on. Olettamukset puolestaan
muodostavat organisaatiokulttuurin ytimen; ne vaikuttavat organisaation artefakteihin ja arvoihin (Apker 2012, 184-185).
Organisaatiokulttuuri on siis käsitteenä laaja, eikä organisaatiokulttuuria pystytä omaksumaan lyhyen ajan sisällä. Organisaatiokulttuuriin tutustuminen aloitetaan kuitenkin perehdytyksessä, ja se, millä tavalla organisaatiokulttuurista jaetaan tietoa perehdytettävälle, voi vaikuttaa suuresti siihen, millä tavalla uusi työntekijä alkaa muun muassa organisaation arvoja ja normeja myöhemmin omaksumaan. Tässä
opinnäytetyössä tarkoitan organisaatiokulttuurilla niitä arvoja, normeja, tapoja ja artefakteja, jotka tulevat esille työntekijöiden vuorovaikutuksessa ja joita on
mahdollista havaita jo organisaatioon liittymisen alkuvaiheessa. Olen kiinnostunut siitä, millä tavalla uudelle työntekijälle jaetaan tietoa organisaatiokulttuurista ja mitä
perehdyttäjät ja perehdytettävät kokevat kuuluvan organisaation kulttuuriin.
3 Tutkimuksen toteutus
3.1 Tutkimustehtävä ja tutkimuskysymykset
Tämän tutkielman laajempana tavoitteena on tarkastella, millaista uusien työntekijöiden perehdyttäminen on vuorovaikutuksen näkökulmasta.
Perehdyttämistä vuorovaikutuksen näkökulmasta tarkastellaan tiedon rakentumisen, vuorovaikutussuhteiden muodostumisen sekä organisaatiokulttuuriin tutustumisen kautta. Olen kiinnostunut perehdytyksessä saatavan tiedon muodoista ja siitä, millaisissa tilanteissa tiedonvaihtoa tapahtuu. Vuorovaikutussuhteiden
muodostumista tarkastelemalla tahdon tietää, millä tavalla vuorovaikutussuhteita aletaan muodostaa uudessa organisaatiossa ja millaista työyhteisön vuorovaikutus on.
Olen lisäksi kiinnostunut organisaatiolle ominaisista arvoista ja tavoista sekä kohdeorganisaatiolle tyypillisistä artefakteista ja niiden näkymisestä organisaation arjessa.
Tutkielman tavoitteiden pohjalta on johdettu seuraavat tutkimuskysymykset:
1) Millä tavalla tietoa rakennetaan ja miten merkityksiä muodostetaan perehdytyksessä?
Ensimmäisen tutkimuskysymyksen avulla pyritään selvittämään, millaista
vuorovaikutus on perehdyttämisessä tiedon rakentumisen suhteen ja millä tavalla perehdytyksessä muodostetaan yhdessä merkityksiä. Olen kiinnostunut erityisesti siitä, mitä kautta ja millä menetelmillä tietoa haetaan, millaista tietoa
perehdytettävälle annetaan ja millaisista lähteistä tietoa saadaan.
2) Miten vuorovaikutussuhteet muodostuvat uudessa työpaikassa?
Toisen tutkimuskysymyksen avulla pyritään tietämään, millä tavalla uuden työntekijän vuorovaikutussuhteet alkavat muodostumaan uudessa työpaikassa.
3) Millä tavalla uusi työntekijä tutustuu ja alkaa omaksua organisaatiokulttuuria perehdyttämisessä?
Kolmannen tutkimuskysymyksen avulla selvitetään, millä tavalla
organisaatiokulttuuriin tutustutaan ja miten organisaatiokulttuuria aletaan omaksua perehdyttämisessä. Millä tavalla organisaation tavat, rutiinit ja käytänteet alkavat rakentua vuorovaikutuksessa?
3.2 Tutkimuskohde
Tämä tutkielma sijoittuu sosiaali- ja terveydenhoitoalalle, tutkimuskohteen ollessa Keski-Suomen sairaanhoitopiiriin tulevat uudet työntekijät sekä heidän
perehdyttäjänsä. Kiinnostuksenkohteenani oli seurata vakituiseen työsuhteeseen tulevia henkilöitä, toisin sanoen muita työntekijöitä kuin opiskelijoita tai
harjoittelijoita. Opiskelijat eivät voi toimia työtehtävissä itsenäisesti, vaan he toimivat rajoitetuin oikeuksin. Koin, että tämä vaikuttaisi myös perehdyttämisen
järjestämiseen ja näin ollen omaan tutkimukseeni. Aineiston ja koko tutkimukseni luotettavuuden kannalta on tärkeää, että havainnointini rajoittuu laillistettuihin hoitotyön ammattihenkilöihin. Tämän vuoksi rajasin tutkimukseni vakituiseen työsuhteeseen tulevien uusien työntekijöiden perehdyttämiseen, kohderyhmän ollessa sairaanhoitajat. Lisäsin tarkastelualueeseeni myös perehdyttäjien havainnoimisen, sillä tällä tavoin pystyin mielestäni parhaiten tarkastelemaan perehdyttämistä vuorovaikutuksen näkökulmasta - onhan perehdyttäjillä kenties suurin rooli muun muassa siinä, miten perehdytettävä rakentaa tietoa organisaatiosta ja työtehtävistään ja miten hän alkaa muodostaa vuorovaikutussuhteita. Kohderyhmä rajautui Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä työskentelevän yhteyshenkilöni kanssa käydyn keskustelun pohjalta. Kohderyhmän valintaan vaikuttivat myös
sairaanhoitopiirillä aloittavien uusien työntekijöiden lukumäärä ja ajankohta sekä eri ammattikuntien perehdyttämisen havainnointiin vaikuttavat luvat ja anomukset.
Olen saanut olla mukana toteuttamassa erinäisiä projekteja sosiaali- ja
terveydenhoitoalalla, ja kyseinen alue kiinnostaa minua henkilökohtaisesti erityisesti.
Intresseistäni johtuen halusin sijoittaa tutkimukseni juuri terveydenhoitoalalle ja kerätä aineistoni mahdollisuuksien mukaan Keski-Suomen alueelta.
Yhteydenottopyyntöjen seurauksena selvisi, että Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä oli mahdollista seurata vakituiseen työsuhteeseen tulevien, eri ammattikuntien henkilöiden perehdyttämistä. Keski-Suomen sairaanhoitopiiri on myös tunnettu tutkimus- ja koulutustoiminnastaan.
Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän omistaa 21 keskisuomalaista kuntaa.
Sairaanhoitopiiri jakautuu hallinnollisesti kuuteen toimialueeseen, jotka jakautuvat edelleen 25 vastuualueeseen. Suoritin tutkimukseni kenttävaiheen Jyväskylässä Keski-Suomen keskussairaalassa, joka on Keski-Suomen sairaanhoitopiirin
erikoissairaanhoitoa antava yksikkö. Osastoja sairaanhoitopiirissä on kaikkiaan 20.
Sairaanhoitopiirissä oli vuoden 2014 lopussa 3 800 työntekijää, joista hoitohenkilöitä oli 2 229 (Keski-Suomen sairaanhoitopiirin verkkosivut, 15.8.2017).
Perehdyttämisen kesto voi vaihdella paljonkin organisaatioittain. Esimerkiksi Bauerin (2010, 2) mukaan perehdyttäminen voi kestää ajallisesti muutamista tunneista jopa muutamiin kuukausiin. Miettisen, Kaunosen, Peltokosken ja Tarkan (2009, 78) tutkimuksessa perehdyttämisen kesto vaihteli hoitotieteen opiskelijoilla useimmiten yhdestä päivästä kolmeen viikkoon. Wanous (1992, 166) puolestaan määrittelee perehdytyksen kestävän yhden viikon ajan siitä, kun uusi työntekijä on liittynyt organisaatioon. Tässä tutkimuksessa tulen seuraamaan uusien työntekijöiden perehdyttämistä kahden kokonaisen päivän ajan, sillä perehdytys ei ole kohdeorganisaatiossani irrallinen tilanne vaan etenee työn lomassa.
Perehdyttäminen toteutetaan Keski-Suomen sairaanhoitopiirin yksiköissä samoin periaattein: perehdytys aloitetaan uuden työntekijän ensimmäisenä työpäivänä, ja perehdytys kestää kokonaisuudessaan noin kolme päivää - työntekijän aiempi työkokemus sekä tiedot ja taidot tosin voivat vaikuttaa tapauskohtaisesti
perehdyttämisen kestoon puolin ja toisin. Tavoitteena on, että uusi työntekijä aloittaa varsinaiset työt suhteellisen nopeasti perehdytyksen lomassa. Toisin sanoen
perehdytys lomittuu työhön, ja uudet työntekijät ottavat esimerkiksi niin sanottuja omia potilaita jo perehdytyksen aikana. Esimies (osastonhoitaja) ottaa perinteisesti uuden työntekijän vastaan, mutta varsinaisen perehdyttämisen järjestää uuden työntekijän kollega. Perehdyttämisen pääpaino on vuorovaikutuksessa, mutta
perehdyttämiseen lukeutuu myös kirjallisia materiaaleja, jotka tukevat perehdytystä.
Tutkimukseni keskittyi Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kolmeen työyksikköön ja näissä järjestettyihin perehdytyksiin. Työyksiköt valikoituivat tutkimukseeni sillä perusteella, että näissä yksiköissä järjestettiin uusien työntekijöiden perehdytyksiä silloin, kun aineistonkeruu oli itselleni ajankohtaista.
Havainnoinnin suorittaminen Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä edellytti kirjallisen tutkimusluvan hakemista ja tutkimussuunnitelman laatimista. Kun
kohdeorganisaation yhteyshenkilöni oli käsitellyt ja hyväksynyt
tutkimuslupahakemukseni ja tutkimussuunnitelmani, alkoi tutkittavien henkilöiden rekrytointi perehdyttämisten ajankohdat huomioiden. Havainnoitavat henkilöt on valittu tutkimukseeni yhteyshenkilön kautta, joka rekrytoi minulle tutkimukseni kannalta relevanteimmat tiedonantajat. Keski-Suomen sairaanhoitopiiriin tulevien uusien työntekijöiden selvittäminen alkoi elokuussa, ja aineisto kerättiin 6.11. - 21.11.2017 välisenä aikana.
Tutkimustiedote eli havainnointi- ja haastattelukutsu ja tutkijan yhteystiedot (liite 4) lähetettiin uusille työntekijöille sähköpostin välityksellä heti, kun tutkimukseen osallistuneet henkilöt selvisivät. Tutkimukseen osallistuneet henkilöt olivat tämän jälkeen yhteydessä tutkijaan ja täyttivät tietoisen suostumuksen. Tietoinen suostumus (liite 5) on tehty Keski-Suomen sairaanhoitopiirin eettisen toimikunnan
lausuntopyyntölomakkeen pohjalta, jonka olen muokannut omaan tutkimukseeni sopivaksi.
Tutkimukseeni osallistuneet uudet työntekijät olivat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin ulkopuolelta rekrytoituja työntekijöitä. Tutkimukseeni osallistui kaikkiaan seitsemän henkilöä: kolme perehdytettävää ja neljä perehdyttäjää. Tutkimushenkilöt olivat iältään 22-42 -vuotiaita, perehdytettävien ikähaarukan ollessa 22-41 vuotta ja perehdyttäjien 27-42 vuotta. Kaikki perehdyttäjät ja perehdytettävät olivat naisia ja koulutukseltaan sairaanhoitajia, tosin yksi perehdytettävä oli perehdytyksen
järjestämisajankohtana vielä sairaanhoitajaopiskelija. Tämä opiskelija valmistui kuitenkin melko pian perehdytyksen jälkeen sairaanhoitajaksi.
Neljästä perehdyttäjästä kolme oli perehdyttänyt aiemminkin uusia työntekijöitä.
Kaikki perehdyttäjät olivat perehdytettävien kollegoita, ja heillä kaikilla oli perehdytyksen yhteydessä myös omia potilaita, toisin sanoen perehdyttäjät
osallistuvat normaalisti potilashoitoon perehdyttämisvastuusta huolimatta. Kaikilla perehdytettävillä oli puolestaan aiempaa työkokemusta vastaavanlaisesta työstä, joko varsinaisena työntekijänä tai harjoittelijana. Osalle perehdytettävistä Keski-Suomen sairaanhoitopiiri oli ennestään tuttu muun muassa harjoittelujen vuoksi, mutta jokainen perehdytettävä aloitti työsuhteensa kohdeorganisaatiossa uutena työntekijänä.
3.3 Tutkimusmenetelmä ja aineistonkeruu
Tutkielmani on luonteeltaan kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Laadullinen tutkimus jakautuu moneen alamuotoon, joista yksi on etnografinen tutkimus. Tässä maisterintutkielmassa aion tarkastella sosiaali- ja terveydenhoitoalalle saapuvien uusien työntekijöiden perehdyttämistä etnografisia aineistonkeruutapoja soveltaen.
Perinteisestä laadullisesta tutkimuksesta etnografia poikkeaa muun muassa siinä, että etnografiassa havainnointi on perinteistä laadullista tutkimusta pitkäkestoisempaa, ja tutkija myös elää tutkimuskohteensa elämää. Mukana eläminen ja kokeminen antavat näin ollen tutkimuskohteesta syvällisen kuvan tutkijalle. (Kananen 2014, 7.)
Perinteinen etnografinen tutkimus vaatisi siis huomattavasti pidempää
osallistumisjaksoa ja tutkimuskohteen tarkastelua, mutta oman tutkimukseni
laajuuden ja aikataululliset seikat huomioon ottaen toteutan tutkimukseni tyypilliselle etnografiselle tutkimukselle hieman pienemmässä mittakaavassa niin havainnoinnin kestoa kuin tutkimukseni laajuuttakin ajatellen. Omassa maisterintutkielmassani tulen tekemään havainnointien lisäksi myös teemahaastatteluja. Koska kyseessä on laadullinen tutkimus, tarkoituksenani ei ole hankkia mahdollisimman kattavaa aineistoa, vaan aineiston koon sijaan keskeisintä tutkimuksessani on tarkastella perehdyttämistä kokonaisvaltaisesti.
Koska olen kiinnostunut työyhteisössä tapahtuvasta vuorovaikutuksesta ja perehdyttämisestä vuorovaikutuksen näkökulmasta, en tule tarkastelemaan
perehdytyskansioita tai muita perehdyttämiseen kuuluvia kirjallisia dokumentteja, vaan keskityn varsinaiseen perehdytykseen ja siinä ilmenevään vuorovaikutukseen.
Mikäli kirjallista aineistoa tullaan käymään läpi perehdytyksessä, tulen huomioimaan sen aineistonkeruun yhteydessä, mutta en itse tule tarkastelemaan perehdyttämiseen liittyvää kirjallista materiaalia.
3.3.1 Havainnointi ja sen toteutuminen kohdeorganisaatiossa
Havainnointeja voidaan toteuttaa eri tavoilla. Tyypillisesti havainnointi jaetaan
osallistuvaan ja ei-osallistuvaan havainnointiin. Osallistuvassa havainnoinnissa tutkija itse on aktiivinen toimija, kun taas ei-osallistuvassa havainnoinnissa tutkijan rooli on puolestaan havainnoida ympäröivää tilannetta. Havainnointi voi olla myös hyvin systemaattista tai vaihtoehtoisesti strukturoimatonta ja jäsentelemätöntä. (Saaranen- Kauppinen & Puusniekka, 2006.) Havainnoinnin etuihin lukeutuu tilanteen aitous, jolloin ilmiö tapahtuu luonnollisessa ympäristössään (Kananen 2014, 79).
Havainnoinnin etuihin lukeutuu myös niin sanottu hiljainen tieto, jota ei välttämättä muulla tavoin voitaisi tavoittaa. Tämän vuoksi havainnointi oli oman tutkimukseni kannalta keskeisin vaihtoehto kerätä aineisto, sillä tällä tavalla pääsin itse
tarkastelemaan perehdytyksessä ilmenevää vuorovaikutusta. Kuten Hirsjärvi, Remes
ja Sajavaara (2000, 200) toteavat, on havainnointi erinomainen menetelmä juuri vuorovaikutusta tutkittaessa.
Havainnointi menetelmänä sisältää kuitenkin myös omat ongelmansa. Eniten havainnointia on kritisoitu siitä, että havainnoija saattaa häiritä tutkimustilannetta omalla läsnäolollaan. Muut läsnäolijat voivat häiriintyä tutkijan läsnäolosta, jolloin tilanteen kulku voi muuttua. Havainnoinnin toteuttaminen on myös aikaavievää.
(Hirsjärvi, Remes ja Sajavaara 2000, 200-201.) Tutkimustiedon kerääminen
havainnointia käyttämällä voi myös olla ongelmallista, sillä tutkija ei aina välttämättä tiedä, mihin asioihin hänen tulisi kiinnittää huomiota havainnoinnissa (Kananen 2014, 80). Tämän välttämiseksi tein etukäteen havainnointilomakkeen, jonka tarkoituksena oli helpottaa suuntaamaan katse mahdollisimman moneen tutkimuksen kannalta merkitykselliseen asiaan. Pyrin myös olemaan havainnoinneissa mahdollisimman näkymätön, jotten olisi vaikuttanut perehdyttämiseen millään tavalla.
Havainnointilomakkeesta tulen kertomaan lisää myöhemmin.
Tutkimuksessani seurasin uusien työntekijöiden perehdyttämistä kahden päivän ajan, ja tein havaintoja ulkopuolisena henkilönä. En siis osallistunut kenttätilanteisiin (esimerkiksi potilaiden hoitotoimenpiteisiin), joissa havainnoitavat henkilöt toimivat, vaan olin tilanteissa ulkopuolinen toimija. Pyrin vaikuttamaan läsnäolollani
mahdollisimman vähän perehdyttämiseen ja seuraamieni henkilöiden
käyttäytymiseen. Havainnointimuistiinpanot toteutin kirjaamalla kaikki oleelliset, havainnoinneissa esiin tulleet asiat ja huomiot etukäteen laatimaani
havainnointilomakkeeseen (liite 3).
Lomakkeeseen kirjaamani havainnot olivat muun muassa virallisen tiedon
rakentumiseen tai organisaatiokulttuuriin tutustumiseen liittyviä huomioita. Olin tehnyt havainnointilomakkeen muistikirjaan, jota kuljetin mukanani koko
havainnointijakson ajan. Muistikirjaa oli helppo kuljettaa mukana, eikä havaintojen merkitseminen aiheuttanut häiriötä perehdytettävälle tai perehdyttäjälle. Alun perin suunnittelin toteuttavani havainnointien merkitsemisen tablet-laitteelle tai
älypuhelimelle, mutta muistikirjan käyttäminen poisti pelot tiedostojen mahdollisen
katoamisen varalta, eikä minun tarvinnut huolehtia teknologisten laitteiden
toimivuudesta, akun kestosta tai laitteisiin mahdollisesti tulevista häiriöistä. Useilla sairaalan osastoilla vaaditaan lisäksi esimerkiksi matkapuhelimen sulkemista osastolla vierailun ajaksi, jotta vältetään hoitotoimenpiteissä käytettäviin laitteisiin tulevat mahdolliset häiriöt. Tämä olisi poissulkenut myös oman älypuhelimeni käytön.
Havainnointi toteutettiin kokonaisuudessaan neljänä päivänä, kahta eri perehdytystä seuraten. Yhtä perehdyttämistä havainnoin kahden päivän ajan. Havainnoin siis yhtä uutta työntekijää sekä hänen perehdyttäjäänsä kaksi päivää, ja havainnoinnin aloitin heti perehdyttämisen ensimmäisenä päivänä. Perehdyttämisen havainnoiminen ainoastaan yhden päivän ajan ei anna tarpeeksi laaja-alaista kuvaa perehdyttämisestä, joten halusin seurata perehdytystä myös toisena päivänä. Perehdytyksen seuraamisen kestosta päätimme yhdessä yhteyshenkilöni kanssa. Henkilöt, joita havainnoin, tulivat organisaation ulkopuolelta, jolloin he olivat tällöin täysin uusia työntekijöitä.
Havainnointi ulottui kokonaisen työpäivän ajalle, sillä oletuksena oli, että perehdytys lomittuu työhön eikä perehdytystä voida erottaa erilliseksi tilanteeksi.
Tein itselleni etukäteen useita lomakkeita, jotta huomioiden kirjaaminen ylös olisi ollut mahdollisimman nopeaa ja sujuvaa. Havainnointilomaketta valmistellessani ja havainnointeihin valmistautuessani haasteeksi muodostui lomakkeen rakenne ja tapa, jolla merkitsisin havainnot ylös. Jokaisen perehdytettävän havainnointi tulisi
kestämään noin 8 tuntia per päivä, jolloin perehdytykseen liittyviä huomioita - toisin sanoen aineistoa - tulisi valtava määrä jo pienen ajan sisällä. Ennen perehdytysten seuraamista harjoittelin havainnointitilannetta etukäteen. Kuvittelin mielessäni, millainen perehdytys mahdollisesti on ja mitä kaikkea perehdytyksessä voisi tulla ilmi vuorovaikutuksen näkökulmasta. Niin sanottujen ylimääräisten havaintojen eli tutkimukseni kannalta epärelevanttien havaintojen merkitsemisen välttämiseksi kertasin mielessäni, mitkä kaikki asiat miellän kuuluvan esimerkiksi
organisaatiokulttuuriin tutustumiseen tai mitä mielestäni on virallisen tiedon rakentuminen.
Yritin muodostaa etukäteen käsityksen uuden työntekijän perehdyttämisestä ja siitä, kuinka paljon tutkimukseni kannalta relevanttia materiaalia oikein tulisi. Toteutin havainnointien kirjaamisen siten, että siirryin täyttämään uutta lomaketta aina noin 15 minuutin välein. Tämä mahdollisti sen, että jokainen lomake pysyi suhteellisen selkeänä havainnointien merkitsemiseksi, toisin sanoen aineistoa ei ehtinyt tulla tässä ajassa liian paljoa yhtä lomaketta kohden. Kuitenkin 15 minuuttia oli riittävän pitkä aika, jotta sain kerättyä tarpeeksi oleellisia huomioita perehdytyksistä.
Havainnointilomakkeeseen merkitsin varsinaiseen havainnointiin liittyvien
huomioiden lisäksi perehdytyksessä läsnä olleet henkilöt, perehdytyksen ajankohdan päivämäärineen, paikkoineen ja kellonaikoineen sekä tilat, joissa perehdytystä
tapahtui. Aina, kun perehdytyksen aikana kohdattiin uusia henkilöitä tai kun perehdytettävä vaihtoi paikkaa, merkitsin asian ylös omaan lomakkeeseeni.
Tarkoituksenani ei ollut merkitä varsinaisia kellonaikoja ylös eikä esimerkiksi sitä, kuinka montaa kertaa jokin tietty asia tapahtui - olihan tarkoituksenani seurata, mitä perehdyttämisessä tapahtuu. Kirjasin kuitenkin tutkimukseni kannalta
merkittävimmät kellonajat ylös: mitä perehdyttämisen alussa tapahtui ja mihin perehdyttäminen päättyi. Mikäli perehdytyksessä tapahtui jotakin vuorovaikutuksen kannalta merkityksellistä, merkitsin kyseisen tapahtuman kellonajan ylös.
Täytin havainnointilomaketta koko havainnointijakson ajan. Puhtaaksikirjoitettua havainnointimateriaalia kertyi 38 sivun verran Arial-kirjasintyypillä, fonttikoolla 11 ja rivivälillä 1,15. Kirjoitin niin havainnointimuistiinpanot kuin
havainnointilomakkeisiin kirjoittamani huomiot puhtaaksi heti jokaisen havainnoinnin jälkeen, jotten unohtaisi mitään oleellisia seikkoja. Asioiden merkitsemisen täytyi tapahtua itse havainnoinneissa hyvin nopeasti, sillä
kirjoittaminen ei saanut viedä liikaa aikaa tai huomiota havainnointien tekemiseltä.
Käytinkin muistiinpanoissani muun muassa tiettyjä lyhenteitä, kuten P=perehdyttäjä ja T=tulokas, säästämään aikaa kirjoittamiselta. Tässä tutkimuksessa käytän termejä tulokas ja perehdytettävä synonyymeinä. Tulokkaalla ja perehdytettävällä tarkoitan siis Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä uutena työntekijänä aloittanutta sosiaali- ja terveydenhoitoalan ammattilaista, jonka perehdytystä olin havainnoimassa. Kirjainta X käytin kuvaamaan uusien työntekijöiden entisiä työ-, opiskelu- tai
harjoittelupaikkoja. Pyrin kirjoittamaan jokaisesta perehdytyksestä mahdollisimman tarkasti. Läsnäolevien henkilöiden, paikkojen ja tilojen sekä tutkimukseni kannalta oleellisten teemojen lisäksi havainnoin muun muassa työyksikön ilmapiiriä ja työyhteisössä olevien henkilöiden keskinäistä vuorovaikutusta. Havainnointien aikana tein myös itselleni merkintöjä aiheista, joista halusin kysyä haastatteluissa lisää tai jotka jäivät minulle jollain tapaa epäselviksi.
3.3.2 Teemahaastattelu ja haastattelujen toteutus
Koska halusin selvittää perehdyttämiseen osallistuneiden henkilöiden omia kokemuksia perehdytykseen liittyen, oli teemahaastatteluiden toteuttaminen mielestäni parhain tapa tällaisten tietojen hankkimiseen. Teemahaastattelu nostaa tutkittavien tulkinnat sekä heidän asioille antamansa merkitykset esille.
Teemahaastattelu myös korostaa sitä, että merkitykset syntyvät vuorovaikutuksessa.
(Hirsjärvi & Hurme 2009, 47-48.) Haastatteluiden avulla pyrin myös vahvistamaan näkemäni luotettavuuden ja selvittämään sellaisia asioita, joita havainnoinnissa ei voi nähdä. Haastattelujen avulla pystyin myös sijoittamaan haastateltavan puheen
laajempaan kontekstiin. Halusin kuulla myös perehdytyksen toteuttaneiden
henkilöiden näkemyksiä perehdyttämisestä, joten haastattelin myös perehdyttäjiä.
Teemahaastattelut pidettiin havainnointien jälkeen. Haastatteluja oli yhteensä seitsemän, ja ne olivat kestoltaan 38 min. - 1h 20 min. Teemahaastatteluiden tueksi toteutin teemahaastattelurungon sekä perehdytettäville että perehdyttäjille
ohjaamaan haastattelun kulkua (haastattelurunko liitteet 1 & 2). Teemahaastattelut olivat puolistrukturoituja haastatteluja, joissa kysymykset olivat kaikille
haastateltaville samat, mutta jossa vastauksia ei oltu sidottu tiettyihin
vastausvaihtoehtoihin. Koska käsittelin tutkimuksessani myös perehdytettävien ja perehdyttäjien kokemuksia, oli tällainen haastattelutyyppi mielestäni sopivin
tutkimustani ajatellen. Teemahaastattelut noudattivat haastattelurungon linjaa, mutta varsinaisissa haastattelutilanteissa tein tarvittaessa muutoksia haastattelurunkoon
