Mitä tietoa johtamisessa tarvitaan?
Johanna Tulonen-Tapio, Eksote
Sessio 2: Kustannusten ja toiminnan mittareiden vertailu uudessa sotessa eri tuottajamalleissa
Tausta ja sidonnaisuudet
• Terveydenhuollon ja yleislääketieteen erikoislääkäri
• Lääkärikouluttajan erityispätevyys
• Avoterveydenhuollon johtava ylilääkäri ja
perusterveydenhuollon koulutusylilääkäri Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote
• Ei sidonnaisuuksia
5.12.2016
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 3
Budjetointi Tuottavuus
Prosessit
Monikäyttäjät
Tavoitteet
Ammattilaiset
Mitä tietoa johtamisessa tarvitaan?
• Mitä johdetaan? Pth, avoterv.h., terv.asemat, prosessit, kokonaisuus/osiot
• Keitä johdetaan? Henkilöstö, ihmiset, ammattilaiset (osaaminen)
• Mihin johdetaan? Tavoitteet, tulevaisuus, potilaat/asiakkaat
• Miten? Eri tasoilla, vaikuttavuus, tuottavuus, talous
• Miksi? Perustehtävä, terveyshyöty, väestö
• Ketkä tarvitsevat? Kaikki, esimiehet, ammattilaiset
• Ei milloin, vaan jatkuvasti ja ajantasaisesti
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 4
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 5
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 6
Quadruple Aim
Eksote kartalla
Etäisyyksiä Lappeenrannasta:
Helsinkiin 220 km Pietariin 230 km
Venäjän rajalle 35 km
Väestö n. 133 000
5.12.2016 ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
8
Hoiva Hoivajohtaja
Taina Jaako
Terveysasemien vastaanotot (Lappee + Läntinen)
Palvelupäällikkö Satu Simolin
Terveys- ja vanhustenpalvelut
Terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja Tuula Karhula
Avoterveydenhuolto Johtava ylilääkäri Johanna Tulonen-Tapio
Akuuttisairaala Sairaalan johtaja
Tarja Nylund
Tulosalueet
Tulosyksiköt
Terveysasemien vastaanotot (Imatra + Pohjoinen)
Vs. Palvelupäällikkö Hanna Turunen Suun terveydenhuolto
Ylihammaslääkäri Maarit Natunen
Kotona asumisen tuki ja lyhytaikaishoito
Palvelupäällikkö Hanna Rönkkönen
Kotihoito
Palvelupäällikkö Jaana Peltola
Hoiva- ja palveluasuminen Palvelupäällikkö Miia Inna
Ylilääkärit/erikoisalat
Ensihoito ja Tehosa Palvelupäällikkö Jan-Erik Palviainen
Päivystys ja Nova Ylilääkäri Afra Prokki Operatiivinen toiminta Ylilääkäri Veli-Matti Puolakka
Vuodeosastot
Palvelupäällikkö Kirsi Tapiola-Huomo Poliklinikat
Palvelupäällikkö Merja Lampinen Naisten ja lasten osaamiskeskus
Ylilääkäri Antti Valpas Ravitsemusterapeutit ja
ravitsemusneuvoja Laboratoriokeskus
Ylilääkäri, palvelupäällikkö Esa Leppänen
Kuvantamiskeskus Ylilääkäri, palvelupäällikkö
Heini Söder Ylilääkärit/terveysasemat
Medisiininen osaamiskeskus Ylilääkäri, palvelupäällikkö
Minna Linna
Terveys- ja hyvinvointiasemat
• Lappeen alue
– Armila, Joutseno, Sammonlahti ja Taipalsaari sekä Lauritsala
• Läntinen alue
– Lemi, Luumäki ja Savitaipale
• Imatran alue
– Honkaharju ja Mansikkala
• Pohjoinen alue
– Parikkala, Rautjärvi ja Ruokolahti
• Liikkuvat palvelut Mallu-auto (ja Malla-auto)
Asukkaita n. 133000
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 9
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 10
Eksoten arvot
• Mutkaton vuorovaikutus
• Yhdessä asiakkaan kanssa
• Halu ottaa vastuuta
• Rohkeus uudistua
ARVOT VISIO
STRATEGISET TAVOITTEET
PÄIVITTÄINEN JOHTAMINEN, PALKITSEMINEN
MITTARIT RAPORTOINTI
Yhteiset pelisäännöt, kulttuuri Yhteinen tavoite
Tavoitteisiin sidotut mittarit, raportointi, analysointi, vaikuttavuus, ennustaminen Kaikilla on johdon hyväksymät tavoitteet
Strategisten tavoitteiden tunnistaminen, palkitsemisjärjestelmä
Strateginen johtaminen
Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen
Mistä tietoa Eksotessa?
- Tiedolla johtamisen kojelauta - Luotsi –raportointijärjestelmä - Talous ja budjetti
- Effica-raportointi
- Eksoten asemat ja henkilöstö
- Terveysasemilla - Käyttäjälle
- Asiakastasolla kokonaisuus
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 13
Toimintakykyisenä kotona
Toimintakykyisenä kotona
INTEGROITU RAKENNE
DIGITALISAATIO MATALA KYNNYS
KESKITTÄMINEN HAJAUTTAMINEN
JOHTAMINEN PROSESSIT
Päivystyksen uudet mallit Uusi sairaala ja muu laitoshoito
Avohoidon uudet mallit Kotona
asumisen tuki ja kuntoutuksen
uudet mallit
ASIAKAS
Eksote
Digitaalisuus tukee koko
palvelujärjestelmän kehittämistä
Yksi potilas- ja asiakastieto-
järjestelmä
Merkittävä asiakashyöty:
valinnanvapaus maa- kunnassa ja kaikki palvelut
myös pienissä kunnissa
Yhteinen tietopohja
Merkittävä kustannus- ja laatutekijä:
voidaan johtaa kokonais- ketjuja maakunnassa kuten kuntoutusta ja
avh-hoitoa.
Raportointi ja kustannusseuranta kohderyhmittäin eri
palveluissa koko maakunnan alueella.
Nettipalvelut
Nettisairaanhoitaja, ajanvaraus, sähköinen
terveystarkastus, riskitestit ja monet muut
palvelut asiakkaan saatavilla 24/7
Kevyet toiminnan- ohjausratkaisut
Prosessien ja toiminnan ohjaus omilla, kevyillä,
selainpohjaisilla SAS- työkaluilla: tekee pullonkaulat näkyviksi ja
auttaa niiden poistamisessa.
Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen
Strategian tavoitteiden jalkauttaminen ja mittarit
• Asiakaslähtöiset palvelut ja prosessit, näkökulma
– Asiakkaan omatoimisuuden tukeminen – Palveluiden saatavuuden helpottaminen – Sosiaalisen osallisuuden lisääminen
• Ihmiset ja osaaminen, näkökulma
– Innostava ja vetovoimainen työpaikka
• Talous ja tuloksellisuus, näkökulma
– Tasapainoinen talous
Mittarit ja tavoitteet
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 17
Miten?
• henkilöstön yhteisissä työpajoissa potilaiden hoidon poluissa kehittämisen solmut ja mutkat suoremmiksi
kolme kehittämisen aluetta
– Hoidon suunnitelmallisuus – Saatavuus
– Sähköinen asiointi
yhteiset tavoitteet ja mittarien määrittely
• Oman tiedon tilaisuudet
• Mittaroinnin ja seurannan kehittäminen oman toiminnan ja laadun kehittämiseksi
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 18
Miksi tilastoin ja mitä teen? Keitä varten?
• Finstar 1990-luvulla:käynnit, labrat, rtg, toimenpiteet
• Effica 2015: omat tilastoidut tiedot omasta toiminnasta, missä toimin ja miten kirjaan?
henkilökohtaiset raportit
• Effica 2016 syksy: potilaiden hoitotasapaino lääkäreittäin, hoitajittain
Laaturaportit omasta työstä
• Tieto syntyy samalla, kun potilasta hoidetaan ja hoitoon liittyvät kirjaukset tehdään
sovittujen toimintamallien mukaisesti
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 19
Käyttäjä ja kirjatun/tilastoidun tiedon hyödyntäminen
Hyöty potilastyöhön sekä toisaalta oman työn seurantaan
• Tiedon haku
• Päätöksentuki yhteenvetoineen ja muistutteineen työn apuvälineenä
• Käyttäjäkohtaiset raportit
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 20
Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa
Tavoitteena käyttäjän helppo mahdollisuus oman työn toteuman monipuoliseen seurantaan organisaation määrittelemät strategiset mittarit huomioiden.
Toteutus:
• Pohjana EfficaRaportointi
• Linkki automaattisesti Suosikeissa, käyttöoikeus AD- tunnuksella
• Perusraportti syntyy suoraan raportin käynnistyksellä
• Lyhyt perehdytys ennen käytön aloittamista
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 21
Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa
Lääkäreiden raportit mm.
• Kontaktin sisältömerkinnät (sism001)_omat_hoitosuunnitelman teot
• Käynneillä_kirjatut_diagnoosit_(diag002)_omat_tapahtumat
• Käynnit_ja_muut_kontaktit_PTH_(käyn003)_omat_tapahtumat
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 22
Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa
Raporttien ryhmittelytasoiksi on määritelty nyt Yksikkö ja
Kontaktilaji. Muuttamalla
ryhmittelytasojen parametreja, voit tarkastella haluamastasi
näkökulmista tai luoda lisää ryhmittelytasoja.
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 23
Halutessaan käyttäjä voi itse muokata hakuvalintojaan
Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 24
Jatkossa käyttöä levitetään eri ammattiryhmiin muokaten raportteja vastaamaan kirjaamisen ja tilastoimisen painopisteisiin.
Lisäksi otetaan käyttöön kokoomaraportit ja hoidon laatumittarit
Lean- taulut
• Sovitut seurantamittarit ja tavoitteet näkyvillä ja kehittämisen apuna
• Tavoite: käydään läpi viikoittain
– Nähdään kehittämiskohteet – Innovoidaan ratkaisuja
– Yhteys eri tavoitteiden ja mittareiden välillä suunnittelun vaikutus koko toimintaan
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 25
Suunnittelun onnistuminen
• Yllättävät poissaolot ja niiden järjestelyt
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 26
T3 ja sähköinen asiointi
• Terveysasemakohtainen lääkäreiden ja hoitajien T3- mediaani, seurataan päivittäin
– Julkaistaan www.eksote.fi –sivuilla
– Henkilökohtaisia T3- aikoja ei käydä läpi yhteisesti
• Hyvis- portaalin kautta varattujen hoitajien akuutti- ja kiireellisten aikojen osuutta seurataan
– Tavoitteena tuoda sähköistä asiointia tunnetuksi ja parantaa sen markkinointia potilaille
– Sähköisen asioinnin muu kehitys Cognos- raportilta
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 27
Visualisointi
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 28
Ennaltaehkäisy
Operatiivinen toiminta Vaikuttavuus
Asiakasryhmäkohtainen tarkastelu –
esim.vammaispalveluiden asiakkaat
• Vammaispalveluiden budjetti n. 21 m€
• Vammaispalveluiden asiakkaiden
kokonaiskustannukset kaikissa palveluissa n. 38 m€
Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen
9 % 0 % 2 %
58 % 2 %
18 %
11 %
Kuntoutus Perhepalvelut
Aikuisten psykosos palvelut Vammaispalvelut
Avoterveydenhuolto Hoiva
Akuuttisairaala
Hoiva, akuutti-
sairaala ja kuntoutus muodostavat lähes puolet (38 %) kokonais- kustannuksista
Vammaispalvelujen kokonaiskustannukset vuonna 2013
Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen 0
2 000 000 4 000 000 6 000 000 8 000 000 10 000 000 12 000 000 14 000 000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Avh-potilaiden kustannukset
2011 2012 2013
22 %
0 % 1 %
3 % 3 %
28 % 43 %
Vuonna 2013 diagnosoitujen AVH-potilaiden kustannusten jakauma vuosi diagnoosista
Kuntoutus Perhepalvelut
Aikuisten psykosos palvelut Vammaispalvelut
Avoterveydenhuolto Hoiva
Akuuttisairaala
Asiakasryhmäkohtainen tarkastelu –
esim. aivoverenkiertohäiriöpotilaat
Aivoverenkiertohäiriöön sairastuneiden potilaiden sairastumista seuraavien 12 kk aikana käyttämien palveluiden
kokonaiskustannukset
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 33
1. Tiedon kerääminen
• Eksotessa kirjataan vuosittain tapahtumia n. 100 000 asiakkaalle
– N. 800 000 asumis/hoitopäivää – N. 2 500 000 kontaktia
– Kustannukset yhteensä n. 450 m€, – Henkilötyövuodet n. 4 000 htv
• Akuuttisairaalassa kirjataan vuosittain tapahtumia n. 50 000 asiakkaalle
– N. 100 000 hoitopäivää – N. 350 000 kontaktia
– Kustannukset yhteensä n.150 m€
– Henkilötyövuodet n. 1 000 htv
13% 14%
33% 25%
88% 86%
67% 75%
0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
Hoito/asumispäivät Kontaktit € htv
Akuuttisairaalan osuus Eksotessa
Akuuttisairaala Muu Eksote
Esimerkissä vuoden 2015 tiedot
2. Näkökulma organisaatiosta asiakkaaseen
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 35
Akuuttisairaalan kustannukset n. 150 m€
Akuuttisairaalan asiakkaiden kustannukset n. 300 m€
Esimerkissä vuoden 2015 tiedot
Akuuttisairaalan asiakkaiden muut palvelut
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K.Klemola 36
Akuutisairaala 100 %
Kuntoutus 17 %
Perhepalvelut 20 %
Aikuisten psykosos. Palvelut 12 %
Vammaisten palvelut 3 %
Avoterveydenhuolto 67 %
Hoiva 25 %
Vain akuuttisairaalan asiakkaita 14 %
Vaikka akuuttisairaalan asiakkaista vain 3% on vammaispalveluiden asiakkaita, niin toisesta suunnasta katsottuna tilanne muuttuu
=> Vammaispalvelujen asiakkaista 66% on
akuuttisairaalan asiakkaita
Esimerkissä vuoden 2015 tiedot
3. Asiakassegmentointi
• Asiakkaiden segmentoinnin perusteena käytettäviä tietoja
– Palvelujen käyttö
• Eksoten palvelut
• Kuntien palvelut (esim. erityisopetusryhmän oppilaat)
• Kelan palvelut (pitkäaikaistyöttömyys)
– Diagnoosit, toimenpiteet, käyntisyyt, sisältömerkinnät, laboratorioarvot…
– Ikä, sukupuoli, asuinpaikka – Kustannukset
– …
• Tavoitteena tarjota asiakkaille tarvittavat palvelut oikea- aikaisesti
– Esim. paljon palveluja käyttävät asiakkaat (kustannuksissa, palvelujen käytön määrässä, laaja-alaisessa palvelujen käytössä)
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 37
Asiakaskohtaiset kustannukset Eksotessa – akuuttisairaalan asiakkaat
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K.Klemola 38
Kalleimmat asiakkaat
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 39
80% Eksoten kustannuksista
25% Eksoten kustannuksista
Paljon palveluja käyttävät asiakkaat
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K.Klemola 40
Käynti terveysasemalla yli 12 kertaa 6 kuukauden aikana
Laaja-alaisesti palveluja käyttävät asiakkaat
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 41
Yli viiden eri palvelupaketin käyttöä 6 kuukauden
aikana
4. Tuki toiminnan ohjaukseen
• Pilottiprosessina ylipainoisten prosessi -> Aloitus palveluprosessille BMI:n perusteella, yli 18v
• Tuodaan palveluprosessin taustalle tietoja
– Liitännäissairaudet
• Käyntisyyt T90 Diabetes, tyyppi 2, R02 Hengenahdistus/Dyspnea, R96 Astma, P76 Masennustila + P03 Masennuksen tunne sekä käyntisyyryhmät K Verenkiertoelimet ja L Tuki- ja liikuntaelimet, N hermosto, P20 Muistihäiriö + P70 Dementia
– Monisairaat
• Yli 5 eri käyntisyyryhmää 6 kk:n aikana
– Sote-palvelujen käyttö
• Henkilöiden palvelujen kustannukset palvelupaketeittain
• Käyntejä päivystyksessä yli 5 kertaa/6kk, terveysasemilla yli 12 kertaa/6kk
• Yli 5 eri palvelupaketin käyttöä / 6kk
– Pärjääminen
• Pitkäaikaistyöttömyys, toimeentulotuki, onko kotihoidon asiakas, asuuko yksin, onko osoite poste restante
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 42
Tieto täytyy viedä asiakastyön tueksi
• Prosessin ohjaaminen taustatietojen avulla
– Onko liitännäissairauksia jotka vaikuttavat mahdollisuuksiin osallistua tarjottuihin palveluihin?
– Osallistuuko jo useisiin eri ryhmiin? Pitäisikö ohjata yksilöohjaukseen?
– Miten pärjää kotona ohjeistuksen kanssa? Onko tukea saatavilla?
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 43
Lisätietoja
• Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojohtamisen käsikirja
– Julkaisija: Sitra, Tekijät: Katja Klemola, Jussi Uusi-Illikainen, Tero Askola
http://www.sitra.fi/julkaisu/2014/sosiaali-ja-terveyspalveluiden-tietojohtamisen- kasikirja
• Tuottavuuden, vaikuttavuuden ja kustannusvaikuttavuuden arviointi alueellisesti integroiduissa sosiaali- ja terveyspalveluissa – palvelujen käyttöön perustuva malli ja esimerkkejä
– Väitöskirja LUT School of Business and Management, Katja Klemola http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-265-859-3
• Palvelupaketit (STM / THL / Sitra)
– Tiivistelmä: http://www.sitra.fi/julkaisu/2016/tiedosta-tekoihin
– Loppuraportti: http://www.sitra.fi/julkaisu/2016/sote-tiedosta-tekoihin – Käsikirja: https://www.sitra.fi/julkaisu/2016/palvelupakettikasikirja – Laatumittarit: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-302-727-5
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 44
