Knowledge management in a construction company

(1)

TEKNILLINEN KORKEAKOULU

Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunta Rakenne- ja rakennustuotantotekniikan laitos

Tuomas Angervoon

TIETÄMYKSEN HALLINTA RAKENNUSYRITYKSESSÄ

Diplomityö, joka on jätetty tarkastettavaksi diplomi-insinöörin tutkintoa varten.

Espoossa 20.5.2008

Valvoja: Professori Juhani Kiiras Rakentamistalous, TKK Ohjaaja: Diplomi-insinööri Ari Törrönen

NCC Rakennus Oy

(2)

Alkusanat

Tämä diplomityö on tehty NCC Rakennus Oy:n toimeksiannosta opinnäytetyönä diplomi-insinöörin tutkintoa varten. Työn valvojana on toiminut Teknillisen Korkeakoulun Rakentamistalouden laboratorion professori Juhani Kiiras ja ohjaajana NCC Rakennus Oy:n kehityspäällikkö diplomi-insinööri Ari Törrönen.

Tietämyksen hallinnan kehittäminen NCC Rakennus Oy:lle on ollut minulle haastava, mutta mieluinen aihe. Työtäni varten NCC on tarjonnut mitä loistavimmat puitteet ja moni yrityksestä on ollut aidosti kiinnostunut työni tuloksista. Haluankin kiittää ohjaajaani Ari Törröstä tästä mahdollisuudesta sekä työni ohjaamisesta oikeille urille. Professori Juhani Kiirasta haluan kiittää työni valvomisen lisäksi tarjoamastaan asiantuntemuksesta ja näkökulmista. Erityinen kiitos kuuluu myös Jari Valolle ja Frej Weurlanderille NCCJtä sekä Pekka Huoviselle Teknillisestä Korkeakoulusta arvokkaista vinkeistä työhöni liittyen.

Kiitos diplomityöhöni käytetystä ajasta kuuluu lisäksi hyvin monelle työkollegalleni, joita olen hyödyntänyt suorittaessani haastatteluita, järjestäessäni workshoppia tai muuten vain esittämällä työhöni liittyviä kysymyksiä. Lisäksi käymistämme taukokeskusteluista sain kokea käytännössä kahvipöytäkeskusteluiden merkityksen tiedon välitykseen yrityksen sisällä, vaikka onneksi keskustelujen pääpaino olikin työasioiden sijaan kaikessa muussa.

Haluan vielä kiittää opinnoissani tänne asti pääsemisestä opiskeluaikana tutuiksi tulleita ystäviäni, joiden kanssa olen voinut ottaa opiskeluajastani kaiken irti. Toivottavasti tapaamme vastaisuudessakin usein! Kiitos kuuluu myös perheelleni siitä tuesta ja kannustuksesta jota olen koko opiskeluaikani saanut.

Kiitoksista suurin kiitos kuuluu kuitenkin vaimolleni Ainolle, joka on jaksanut auttaa ja kannustaa minua opintojen! loppuunsaattamisessa.

Helsingissä 20.5.2008

Tuomas Angervuori

(3)

TEKNILLINEN KORKEAKOULU

Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunta

DIPLOMITYÖN TIIVISTELMÄ Tekijä:

Diplomityö:

Tuomas Angervuori

Tietämyksen hallinta rakennusyrityksessä Päivämäärä:

Professuuri:

20.5.2008

Rakentamistalous

Sivumäärä: 100 Koodi: Rak-63 Valvoja:

Ohjaaja:

Professori Juhani Kiiras

DI Ari Törrönen, NCC Rakennus Oy

Avainsanat: Informaation hallinta, rakennusprosessi, toimenkuva, tiedonhallinta, tietojärjestelmä, tietovarasto, tietämyksen hallintajärjestelmä, projektinhallinta

Diplomityössä tutkittiin tietämyksen hallinnan kehittämistä rakennusyrityksessä.

Tutkimus toteutettiin case-tutkimuksena NCC Rakennus Oy:lle ja työn painopisteenä oli tietämyksen hallinnan kehittäminen tietoteknisiä ratkaisulta hyödyntämällä.

Tutkimus suoritettiin perehtymällä yrityksen tietämyksen hallinnan nykytilaan. Tämän perusteella määritettiin rakennushankkeessa tehtävien päätösten tueksi tarvittavat tiedot sekä ratkaisumalli näiden tietojen välittämiseen.

Rakennushankkeen tehtävänkuvien sisältö määriteltiin teemahaastatteluilla, joiden perusteella voitiin määritellä henkilön toimessaan tekemät päätökset. Tuloksia tarkennettiin workshopissa, jossa määriteltiin tehtävänkuvien roolit rakennushankkeen sisältöön. Näin voitiin kohdistaa ja ajoittaa eri työntekijöiden työssään tarvitsemat tiedot. Lisäksi työssä kartoitettiin tiedon välitykseen käytettävät tietojärjestelmät.

Tutkimuksen perusteella havaittiin, että tietojen välityskäytännöt ovat puutteellisia.

Tiedon kulku yksikkörajojen yli tai työmaiden välillä ei toimi riittävän tehokkaasti.

Lisäksi käytössä olevat tietojärjestelmät koettiin erillisiksi järjestelmikseen ja sitä kautta työssä tarvittavien tietojen haku useista järjestelmistä koettiin hankalaksi.

Tuloksista kävi myös ilmi, että suurta osaa tietojärjestelmistä ei edes tunnettu, jolloin niiden sisältämät tiedot jäävät hyödyntämättä.

Ratkaisuksi tutkimuksen perusteella havaittuihin tietämyksen hallinnan ongelmakohtiin kehitettiin testisovellus tietämyksen hallintajärjestelmästä, jonka avulla yrityksen työntekijöiden on mahdollista hakea tehokkaasti työssään tarvitsemia tietoja.

Järjestelmä kokoaa muihin järjestelmiin kirjattuja havaintoja yhteen ja lajittelee havainnot rakennushankkeen vaiheiden ja tehtävien mukaisesti. Tällöin kullekin käyttäjälle tarjotaan juuri sitä tietoa, mitä kyseisessä tehtävässä tarvitaan.

Sovellusta testattiin käynnissä olevissa rakennushankkeissa ja palautteiden perusteella järjestelmän arvioitiin tehostavan oleellisen tiedon saantia. Tulosten perusteella arvioitiin tietämyksen hallinnan jatkokehitystoimenpiteitä yrityksessä. Ehdotettuja toimenpiteitä noudattamalla on mahdollista tehostaa hankkeista saatujen kokemusten jakamista yrityksessä sekä täsmentää työntekijöille annettavaa tehtävään liittyvää

ohjeistusta.

(4)

HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY ABSTRACT OF Faculty of Engineering and Architecture_____________________ MASTER’S THESIS Author: Tuomas Angervuori

Thesis: Knowledge management in a construction company

Date: May 20, 2008 Number of pages: 100

Professorship: Construction Economics and Code:

Management

Rak-63 Supervisor: Professor Juhani Kiiras

Instructor: M.Sc. Ari Törrönen, NCC Construction Ltd.

Key Words: Information management, construction process, job specification, data management, data warehouse, knowledge management system, project management

This research was aimed at development of knowledge management in a construction company. It was done as a case study for NCC Construction Ltd. The main focus was on the development of knowledge management using information technology. The research was focused on examining the current status of knowledge management. The objective was to determine the information needed as aid for decision making during the construction process and to provide efficient information transfer solutions.

The job specifications of the employees were examined by expert interviews in order to determine the decisions made in the construction process. The results were analyzed in a workshop where the roles of different jobs in a construction process were specified.

From this data it was possible to specify what kind of information employees in different roles need and at what phase of the construction process it should be offered to them. The research also included examining the use of information technology for transferring knowledge.

The study revealed that sharing experiences across units or between different construction sites is ineffective. The information systems used for knowledge sharing were seen as a number of complex systems where the needed information was not easily found. The results also revealed that many of the available information systems were not even known and the information in these systems was not utilized.

As a result, a test version of a knowledge management system was developed to solve problems in company’s knowledge management. The system joins information from various information systems and sorts the information according to construction process phases as tasks. This way the user will be provided with all the essential information needed for decision making.

The system was tested in active construction projects. According to the feedback the system made the essential information easier to find. Future development ideas for enhancing knowledge management were assessed the results of this study. Following the proposed actions enables more efficient experience sharing methods and more accurate task guidance for the employees.

(5)

Tuomas Angervuori

Tietämyksen hallinta rakennusyrityksessä Sivu 5

Sisällysluettelo

1 Johdanto...8

1.1 Tutkimuksen tausta... 8

1.2 Tutkimuksen tavoitteet ja rajaus...10

1.3 Tutkimusmenetelmät...10

2 Tietämyksen hallinta rakennusyrityksessä...11

2.1 Tietämyksen hallinta... 12

2.1.1 Määritelmiä...12

2.1.2 Organisatorisen tiedon luominen...14

2.1.3 Tietämyksen jakaminen...17

2.1.4 Tietämys projekteissa...18

2.2 Rakennushanke...23

2.2.1 Rakennushankkeen osapuolet...23

2.2.2 Rakennushankkeen kulku... 27

2.2.3 Urakkamuodot... 31

2.3 Yrityksen tietojärjestelmät...33

2.3.1 Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmät... 34

2.3.2 Tuotetiedon hallinta...36

2.3.3 Tietämyksen hallintajärjestelmä...39

2.3.4 Tietovarastot... 40

2.3.5 Palvelukeskeinen arkkitehtuuri...43

3 Case-yrityksen tietämyksen hallinta... 45

3.1 Tutkimuksen suorittaminen... 45

(6)

Tuomas Angervuori

3.2 Case-yrityksen liiketoiminnot... 47

3.3 Rakennushankkeen organisaatio...49

3.3.1 Osaprojektin johto... 51

3.3.2 Projektin johto... 53

3.3.3 Operatiivinen johto...56

3.4 Rakennushankkeen tehtävät... 60

3.4.1 Tarveselvitys-ja maanhankintavaihe... 60

3.4.2 Hankesuunnitteluvaihe... 61

3.4.3 Suunnitteluvaihe... 63

3.4.4 Tarjous-ja sopimusvaihe... 65

3.4.5 Tuotannon valmisteluvaihe... 66

3.4.6 Tuotantovaihe... 67

3.4.7 Viimeistely- ja käyttöönottovaihe...70

3.4.8 Käyttö- ja vastuuvaihe...72

3.5 Tietojärjestelmät...72

3.5.1 Toiminnanohjaus... 73

3.5.2 Aikataulu...74

3.5.3 Talous... 74

3.5.4 Hankinta... 75

3.5.5 Henkilöstö...75

3.5.6 Turvallisuus...76

3.5.7 Laatu ja ympäristö...76

3.5.8 Asiakkuudenhallinta...78

3.6 Ongelma-analyysi... 79

(7)

Tuomas Angervuori

4 Tietämyksen hallintajärjestelmän kehittäminen... 80

4.1 Tietämyksen hallintajärjestelmän testaus... 87

4.1.1 Käyttöesimerkki... 88

4.2 Testauksen tulokset... 89

4.3 Yhteenveto... 90

5 Yhteenveto ja johtopäätökset...91

5.1 Johtopäätökset...91

5.1.1 Vastaukset tutkimuskysymyksiin...91

5.2 Kritiikki... 92

5.3 Suositukset... 93

Lähdeluettelo... 95

Haastattelut...99

Workshop-osallistujat... 100

(8)

Tuomas Angervuori

1 Johdanto

1.1 Tutkimuksen tausta

”Tieto on valtaa. ” - Sir Francis Bacon

Tietämyksen hallinta on aihealue, johon monet suuryritykset ovat panostaneet voimakkaasti viime vuosien aikana. Tähän on ollut osaltaan syynä laajentuneet projektit, kiristyneet laatuvaatimukset sekä asiakkaiden vaatimus yksilöllisempiin tuotteisiin, jonka seurauksena projekteissa tarvittavan tiedon määrä on kasvanut.

Vastaavasti kehittyneet viestintäkanavat, kuten internet, ovat aikaansaaneet informaatiotulvan, jolloin oleellisen informaation löytyminen voi hankaloitua.

Onkin tutkittu, että organisaatioissa kuluu keskimäärin 16% työajasta tiedon etsimiseen sekä 60% työajasta dokumenttien käsittelyyn. Vastaavasti hyvin suuri osa organisaation dokumentoidusta tiedosta ei päädy työntekijöiden omista tietovarastoista yhteisesti saatavilla oleviin tietolähteisiin.1

Tietämyksen hallinta nähdäänkin usein avaintekijänä yritysten taloudelliselle menestykselle. Tietämyksen hallinnan avulla yritys voi esimerkiksi omaksua uusia, tehokkaampia toimintatapoja, joiden avulla tuotantoa voidaan tehostaa.

Toisaalta tehokkaalla tietämyksen hallinnalla varmistetaan, että tehdyt virheet eivät toistu, jolloin virheiden korjaamiseen tarvittavat kulut pienenevät ja asiakkaalle luovutettavien tuotteiden laatu paranee.

Rakennusyrityksissä tietämyksen hallinnan erityisongelmia aiheuttaa tuotannon hajautuminen eri työmaille sekä näille asiantuntijapalvelulta tarjoavaan pääkonttoriin. Tämän lisäksi rakennusprojektin osapuolet ovat jakautuneet erillisiksi autonomisiksi yksiköikseen, jotka tuottavat tietoa omiin tarpeisiinsa.2 Tästä johtuen kommunikointiin eri osapuolten välillä tulee kiinnittää huomiota.

1 Tyrväinen, P: Sisällönhallinta ja sitä tukevat järjestelmät (2004).

2 Junnonen, J-M: Rakennusyrityksen liiketoiminnan kehittyminen (1996), s. 11

(9)

Tuomas Angervuori

'm.

o

•Jr 1-T

Л S

Kauppakeskus Oulun Koralliriutta

■m.

Tiedonvälitys

„o«N,

.c

-Jrc Z9

Ф:

Yrityspuisto Tampereen Tahiti

-co

*•?

-cЛ7 3и .0

л

Hallinto

.9

•Jrг i

£

«r

Palveluyksiköt t9

»c

3 eS'

$

As Oy Helsingin Paratiisisaari

Kuva 1: Tietämyksen pirstaloituminen saarekkeiksi rakennusyrityksessä

Hajautuneen organisaation lisäksi rakennusteollisuuden erityispiirteenä on myös tuotteiden ainutkertaisuus ja pitkäikäisyys. Rakennusprojektiin vaikuttavia tekijöitä, kuten suunnitelmat, maapohja, aliurakoitsijat, suhdanne, on niin paljon, että kahta täysin samanlaista rakennusprojektia tuskin löytyy. Vastaavasti pitkä käyttöikä ja vastuut asettavat vaatimuksia tiedon pitkäaikaiselle arkistoimiselle.

Rakennushankkeessa tieto onkin usein hajanaista. Vaikka tietoa olisikin olemassa, olennaista tietoa voi olla hankala löytää koska se ei ole muiden osapuolten tai hankkeen tulevien vaiheiden kohdalla hyödynnettävissä.3

3 Väisänen, J: Rakennusyrityksen tietokokonaisuuksien määrittäminen (2007), s. 8

(10)

Tuomas Angervuori

1.2 Tutkimuksen tavoitteet ja rajaus

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää rakennusyrityksen liiketoimintaprosessit, niihin liittyvien toimenkuvien tehtäväsisällöt sekä mitä tietokokonaisuuksia eri osapuolet tuottavat tai tarvitsevat päätöksenteon tueksi rakennushankkeen eri vaiheissa.

Tutkimusongelmia ovat:

■ Minkälaisista osakokonaisuuksista rakennusprojekti koostuu?

■ Mitä osapuolia rakennusprojektissa on ja minkälaisia tehtäviä näillä on hoidettavana?

■ Minkälaista tietoa rakennusprojektissa tarvitaan eri vaiheissa päätöksien tueksi ja mistä nämä saadaan?

■ Minkälaista tietoa rakennusprojektissa tuotetaan ja minne nämä välitetään?

■ Miten parantaa oleellisen tiedon saantia oikeaan aikaan päätöksenteon tueksi?

■ Kuka vastaa tiedoista?

Työ toteutetaan case-tutkimuksena NCC Rakennus Oy:lle. Työn ratkaisu keskittyy tietämyksen hallinnan tietoteknisen ratkaisumallin toteuttamiseen.

Vastaavasti NCC Rakennus Oy:lle tehdyssä rinnakkaisessa diplomityössä perehdytään tarkemmin kysymykseen, mitä kokemustietoa ja osaamista olisi syytä siirtää projektista toisiin, sekä menetelmiä tietämyksen keräämisen toteuttamiseksi.4

1.3 Tutkimusmenetelmät

Tutkimus suoritetaan perehtymällä rakennusyrityksen tietämyksen hallinnan nykytilanteeseen ja määrittämällä rakennushankkeessa tehtävien päätösten tueksi vaadittavat tiedot. Tämä tapahtuu määrittämällä yrityksen työntekijöiden toimenkuvien sisältöjä, sekä määrittämällä työntekijöiden roolit rakennushankkeissa. Tutkimus suoritetaan haastattelemalla yrityksen keskeisimpien toimenkuvien työntekijöitä teemahaastatteluin. Näin on tarkoituksena määritellä eri toimenkuvien ydinosaamisten lisäksi sidokset muihin rakennusyrityksen työntekijöihin rakennusprosessin eri vaiheissa.

4 Kts. Lönnström, Dennis: Projektien välinen oppiminen rakennusyrityksessä (2008)

(11)

Tuomas Angervuori

Tämän lisäksi tarkoituksena on kartoittaa työssä tarvittavia salaisia tietoja sekä informaation välittämisen menetelmiä ja niissä esiintyviä ongelmia.

Tutkimuksen toinen vaihe sisältää toimenpide-ehdotukset tietämyksen hallinnan tehostamiseksi haastatteluissa havaittujen hyvien kokemusten ja puutteiden perusteella. Päätökset tehtävistä toimenpiteistä muodostetaan käymällä läpi nykytilatarkastelusta tehtyjä yhteenvetoja sekä näiden pohjalta esitettäviä ratkaisuja workshopissa. Esitettyjen toimenpide-ehdotusten toimivuus on tarkoitus varmistaa myös käytännön toteutuksen testauksella käytännössä.

2 Tietämyksen hallinta rakennusyrityksessä

Työn kirjallisuuskatsauksessa tutustutaan rakennusyrityksen tietämyksen hallintaan kolmesta lähtökohdasta: tutustutaan itse tietämyksen hallinnan teoriaan sekä tutustutaan rakennusyrityksen organisaatiomalliin ja rakennushankkeen sisältämiin prosesseihin. Lisäksi tutkitaan teknologian tuomia mahdollisuuksia tietämyksen hallintaan liittyen.

Kuva 2: Tietämyksenhallinnan osa-alueita (Lähde: Honeycutt, J: Tietämyksenhallinta, s.

xv)

(12)

Tuomas Angervuori

2.1 Tietämyksen hallinta 2.1.1 Määritelmiä

Käsitteet tieto, informaatio ja tietämys ymmärretään suomen kielessä eri yhteyksissä hieman eri tavoin. Tässä työssä käsitellään kuitenkin tietoa peruskomponenttina, josta tulkinnan kautta muodostetaan informaatiota ja tästä vastaavasti muodostetaan tietämystä yhdistämällä informaatio suurempaan kokonaisuuteen.

Ч-/

Kuva 3: Tiedon, informaation ja tietämyksen suhde (Muokattu lähteestä: Tyrväinen, P:

Sisällönhallinta ja sitä tukevat järjestelmät, koulutusmateriaali, s.4)

2.1.1.1 Tieto ja informaatio

Tieto (engl. data) voidaan käsittää olevan informaation (engl. information)

”raaka-aine” kun taas informaation katsotaan sisältävän tietoa tiedon merkityksestä. Esimerkiksi numero 155 on sinällään tietoa, johon voidaan liittää merkitys, kuten: toimiston kirjahyllyssä on 155 kirjaa.5 Informaatio on

5 Sundqvist, R: Introduction of Knowledge Management to an Organization - Concepts and a Pilot (1998), s. 6

(13)

Tuomas Angervuori

asiayhteysriippuvaista tietoa, johon vaikuttaa tiedon luomisen tilanne ja siihen liittyvien ihmisten sosiaaliset riippuvuudet.6

2.1.1.2 Tietämys

Tietämys (engl. knowledge) on informaatiota laajempi, henkilökohtaisempi ja samalla epätarkempi käsite. Käsitteeseen sisältyy itse tiedon lisäksi myös mm.

kokemukset tiedosta sekä ymmärtäminen, kuinka tietoa voidaan tulkita ja hyödyntää.7 Tietämyksessä voidaan siis puhua siitä, että tiedetään miksi jokin tieto on olemassa, mikä on tiedon tarkoitus ja miten sitä voidaan hyödyntää.

Toisaalta tietämykseen vaikuttaa myös tiedon käsittelijän uskomukset ja sitoutuminen, sillä keskeistä tietämyksessä on siihen liittyvä ihmisten toiminta.8 2.1.1.3Tietämyksen hallinta

Tietämyksen hallinta (engl. knowledge management). Käsitteellä on monta määritelmää, mutta yleisesti tietämyksen hallinnalla voidaan tarkoittaa oikean tiedon saattamista oikealle henkilölle oikeaan aikaan. Laajemmin tietämyksen hallinnan voidaan katsoa tarkoittavan tietämyksen tunnistamista, luomista, esittämistä ja jakamista organisaatiossa.9

2.1.1.4Hiljainen tieto

Hiljainen tieto (engl. tacit knowledge) tarkoittaa hyvin henkilökohtaista tietoa, jota on vaikea jakaa. Kyseessä on kokemuksen kautta saavutettava osaamista, jota ei voida täysin selittää sanallisesti tai piirroksin.10 Tällaista tietoa on usein pitkään organisaatiossa olleilla henkilöillä, joille on kertynyt paljon kokemusta työstään. Hiljaiseksi tiedoksi voidaan laskea myös kaikki sellainen arkistoitu tieto, mikä on vaikeasti haettavissa organisaation käyttöön tai mistä ei useasti edes tiedetä.11 Esimerkiksi pyörällä ajaminen on hiljaista tietoa; pyörällä ajamista ei voi opettaa sitä osaamattomalle sanallisesti tai piirroksin, pyörällä opitaan ajamaan vain harjoittelun kautta.

Hiljainen tieto voidaan jakaa vielä kahteen elementtiin, sisäistettyyn (engl.

embodied) ja sisäistämättömään (engl. not-yet-embodied). Sisäistetty tietämys on tietotaitoa, kuten leivän leipomiseen vaadittavan prosessin tunteminen.

6 Nonaka, I. et ai.: The Knowledge Creating Company (1995), s. 59 7 Davenport, T.H. et ai: Working knowledge (1998), s. 1-12

8 Nonaka, I. et ai.: The Knowledge Creating Company (1995), s. 58-59 9 http://whatiskm.com/, viitattu 21.2.2007

10 Anumba, C.J. et ai.: Knowledge Management in Construction (2005), s. 21

11 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat - Projektikokouksissa syntyvän tiedon hallinnan tehostaminen rakenteisen dokumentinhallinnan avulla (2002), s. 19

(14)

Tuomas Angervuori

Sisäistämätön tieto on puolestaan mentaalisia malleja, uskomuksia ja ymmärrystä, kuten itse idea leivän leipomisesta.12

2.1.1.5 Eksplisiittinen tieto

Eksplisiittinen eli käsitteellinen tieto (engl. explicit knowledge) on vastakohta hiljaiselle tiedolle. Eksplisiittinen tieto voidaan yksiselitteisesti ilmaista sanallisesti tai piirroksin ja täten eksplisiittinen tieto pystytään myös helposti varastoimaan ja välittämään eteenpäin.13

2.1.2 Organisatorisen tiedon luominen

Kuva 4: Organisaation tieto (Lähde: Kasvi, J: Organisaation muisti - tieto työn tukena, s.

32)

Tiedon luomiseen organisaatiossa on olemassa monia erilaisia määritelmiä.

Platonin klassisen tietoteorian mukaan tieto on hyvin perusteltu tosi uskomus.

Tästä johdettuna eräs määritelmä tietämyksestä kuuluu siten, että siihen kuuluvat:14

1. Alan tosiasiat, alan harjoittajien yleisesti hyväksymät tiedot, jotka on kirjattu oppikirjoihin ja ammattijulkaisuihin ja jotka muodostavat alan professorien luentojen perustan

2. Heurestinen tieto, kokemuksen ja hyvän arvostelukyvyn tuottama alan tieto

12 Kts. von Krogh, G. et ai: Knowledge Creation: A Source of Value (2000), s. 36-38 13 Leinikka, L: Prosessitieto verkottuneissa projekteissa - Tapaustutkimus

rakennusteollisuudesta (2005), s. 10

14 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat - Projektikokouksissa syntyvän tiedon hallinnan tehostaminen rakenteisen dokumentinhallinnan avulla (2002), s. 17

(15)

Tuomas Angervuori

Toisenlaisen näkemyksen mukaan tällainen jako subjektin ja objektin, tietäjän ja tiedetyn välillä on johtanut näkemykseen organisaatiosta informaation prosessointimekanismina, joka ei kuitenkaan selitä innovaatioita.15 Olennaisinta innovaatioiden kannalta onkin itse tiedon luomisen prosessi, jossa hankalasti muille välitettävä hiljainen tieto muutetaan eksplisiittiseksi tiedoksi ja takaisin hiljaiseksi tiedoksi.

Yksilöiden hiljainen tieto on organisaation tiedon luomisen perusta. Yksilötasolla luotu ja kerääntynyt tieto tulee ”mobilisoida” vahvistamalla ja muuntamalla se eksplisiittiseksi tiedoksi ja takaisin hiljaiseksi tiedoksi. Tätä tiedon muuntamisen prosessia voidaan kuvata tiedon spiraaliksi, jossa yksilötasolta lähtevä tieto laajenee ylöspäin laajempiin vuorovaikutusympäristöihin ylittäen kaikki osasto

ja organisaatiorajat.16

Hiljaisesta tiedosta...

...eksplisiittiseksi tiedoksi

Dialogi Sosialisaatio

(yhteisesti tunnettu tieto)

Ulkoistaminen

(Käsitteellinen tieto)

...hiljaiseksi tiedoksi

Eksplisiittisestä tiedosta...

Sisäistäminen'

(Operationaalinen tieto) ^

hdistäminen

(Systemaattinen tieto)

Tekemällä oppiminen

Kuva 5: Tiedon luomisen neljä vaihetta (Muokattu lähteestä: Nonaka, I et ai: The Knowledge Creating Company, s. 71)

15 Nonaka, I et ai: The Knowledge Creating Company (1995), s. 59-72 16 Surakka, S (toim.): Tietämyksen hallinta (1998), s. 10

(16)

Tuomas Angervoon

Sosialisaatiolla (engl. socialization) tarkoitetaan kokemusten jakamista. Tällöin ihmiset jakavat kokemuksiaan, jolloin hiljainen tieto välittyy muille osapuolille.17 Koska hiljainen tieto on aika- ja paikkariippuvaa, voidaan hiljaista tietoa jakaa vain kokemusten kautta. Tämä voi tapahtua esimerkiksi kokeneemman henkilön kansa työskennellessä sekä tämän työtapoja matkien. Johto voikin edistää sosialisaatiota luomalla työympäristön, joka antaa mahdollisuuden seurata kokeneita henkilöitä työn ja demonstraation kautta.

Toisaalta hiljaista tietoa, kuten maailmankuvia, mentaalisia malleja ja ihmistenvälistä luottamusta voidaan luoda ja jakaa myös epäformaaleissa tapaamisissa työpaikan ulkopuolella. Organisaatiot hankkivat usein hiljaista tietoa myös asiakkailtaan, alihankkijoiltaan, kilpailijoiltaan tai ulkopuolisilta asiantuntijoilta olemalla heidän kanssa vuorovaikutuksessa epävirallisissa palavereissa.18

Ulkoistamisella (engl. externalization) tarkoitetaan hiljaisen tiedon muuntamista eksplisiittiseksi tiedoksi. Tällöin hiljainen tieto pyritään esittämään metaforien, analogioiden, käsitteiden, hypoteesien ja mallien avulla.

Ulkoistaminen voi olla esimerkiksi huomioiden kirjaamista paperille. Nämä huomiot ovat kuitenkin usein epätarkkoja ja epäyhtenäisiä. Eroavaisuudet kannustavatkin yksilöiden välistä vuorovaikutusta ja dialogia.19

Johto voi kannustaa ulkoistamista kannustamalla luovaa ilmapiiriä sekä perustamalla laatupiirejä, joissa työntekijät voivat ehdottaa parannuksia valmistusprosessiin ilmaisemalla vuosien varrella keräämäänsä hiljaista tietoa.20 Yhdistäminen (engl. combination) on yksittäisten eksplisiittisten tietojen yhdistämistä laajemmiksi kokonaisuuksiksi. Yhdistelemällä, luokittelemalla, lisäämällä ja muotoilemalla uudelleen erilaista tietoa saadaan luotua uutta tietoa. Tiedon yhdistämistilanteita ovat esimerkiksi puhelinkeskustelut, tapaamiset ja dokumentit.21

Johto voi edistää yhdistämistä kokoamalla manuaaleja, tietokantoja ja dokumentteja organisaation tuotteista ja palveluista sekä kokoamalla tietoja

17 Nonaka, I et ai: The Knowledge Creating Company (1995), s. 62-64 18 Leinikka, L: Prosessitieto verkottaneissa projekteissa - Tapaustutkimus rakennusteollisuudesta (2005), s. 12-13

19 Nonaka, I et ai: The Knowledge Creating Company (1995), s. 64-67 20 Leinikka, L: Prosessitieto verkottaneissa projekteissa - Tapaustutkimus rakennusteollisuudesta (2005), s. 13

21 Nonaka, I et ai: The Knowledge Creating Company (1995), s. 67-69

(17)

Tuomas Angervuori

julkaistusta kirjallisuudesta. Myös tietoverkot ja tietokannat edesauttavat tietojen yhdistämistä 22

Sisäistämisessä (engl. internalization) eksplisiittinen tieto muunnetaan hiljaiseksi tiedoksi, eli opittu tieto sisäistetään osaamiseksi. Sisäistämistä voisi luonnehtia myös tekemällä oppimiseksi. Kun yksilöt sisäistävät sosialisaation, ulkoistamisen ja yhdistämisen avulla saadut kokemukset omiksi sanattomiksi tiedoikseen, niistä tulee arvokas voimavara. Tätä muuntumistapaa helpottaa jos tieto on dokumentoidussa muodossa.23

Yritysten koulutusohjelmilla voidaan auttaa harjoittelijoita ymmärtämään organisaatioita ja omaa asemaansa organisaatiossa. Sisäistämistä voidaan tukea funktionaaliset rajat ylittävillä tiimeillä.24

2.1.3 Tietämyksen jakaminen

Tietämyksen jakaminen organisaatiossa on keskeistä yrityksen menestymisen kannalta. Tästä huolimatta moni organisaatio tietämättään itse asiassa hankaloittaa tietämyksen jakamista sijoittamalla työntekijät omiin koppeihinsa eri kerroksiin. Eristämisen sijasta nimenomaan työntekijöiden väliseen vapaaseen vuorovaikutukseen tulisi panostaa, sillä nimenomaan epäviralliset kahvipöytäkeskustelut ovat merkittäviä tiedonvälityskanavia; vaikka osa keskustelusta on täysin työasioihin liittymättömistä asioista, kahvipöytäkeskusteluissa käydään myös hyvin paljon yrityksen toimintaan ja ongelmiin liittyvää keskustelua 25

Vaikka tietämys välittyy organisaation sisällä tehokkaasti sosiaalisissa kanssakäymisissä, ongelmana on se että tietoa kysytään mieluiten tutuilta ja lähellä työskenteleviltä, eikä suinkaan välttämättä henkilöltä, jolla olisi laajin tietämys asiasta. Tämä seikka korostuu etenkin suurissa yrityksissä.26 Tietämyksen välittämistä voidaankin edesauttaa järjestämällä tilaisuuksia, joissa työntekijät yli osastorajojen voivat vaihtaa tietojaan.27

Eräs keino erityisesti hiljaisen sekä moniselitteisen tietämyksen levittämiseen on toimenkuvien kierrättäminen. Esimerkiksi Japanissa on tavallista kierrättää

22 Leinikka, L: Prosessitieto verkottuneissa projekteissa - Tapaustutkimus rakennusteollisuudesta (2005), s. 13

23 Nonaka, I et ai: The Knowledge Creating Company (1995), s. 69-70 24 Leinikka, L: Prosessitieto verkottuneissa projekteissa - Tapaustutkimus rakennusteollisuudesta (2005), s. 14

25 Davenport, T. et ai: Working Knowledge (1998), s. 88-91 26 Davenport, T. et al: Working Knowledge (1998), s. 88-89 27 Kts. Davenport, T. et al: Working Knowledge (1998), s. 93-95

(18)

Tuomas Angervuori

johtoa tuotannon tehtävissä ja toisin päin, jolloin johdolle muodostuu kokonaiskuva koko tuotantoprosessista.28 Toisaalta yleistä on myös käytäntö jossa nuori työntekijä saa ohjaajakseen vanhemman ja kokeneemman henkilön.

Näin vanhemman sukupolven tietämystä saadaan siirrettyä nuoremmille työntekijöille.29

2.1.4 Tietämys projekteissa

Liiketoimintaprosesseissa on eroteltavissa informaation kannalta kaksi näkökulmaa: johdon päätösten ja toiminnan tukeminen sekä operatiivisen toiminnan tavoitteiden toteuttaminen.

Johtamisprosesseissa yritykset saattavat keskittyä liikaa laskentajärjestelmien tuottamaan taloudelliseen informaatioon. Yrityksen sisäisen tiedon keräämisen lisäksi olisi kerättävä ulkoista tietoa asiakkaista, kilpailijoista sekä markkinoista.30

Projektiin liittyvän tietämyksen voidaan kuvata sisältävän:31

Tuote Prosessi

• Perustietämys materiaalien ominaisuuksista ja

valmistustekniikoista, yms.

• Käytettävissä olevien

tuotantomenetelmien tai saatavilla olevien tuoteosien tunnistaminen

• Standardien, toimintatapojen, säännösten, patenttien, yms.

tunteminen

• Markkinoiden tunteminen

• Huipputeknologian tunteminen

• Kokemus projektiin liittyvästä relevantista toiminnasta, kuten tehtävistä, toimintatavoista

• Toimintamallit, joilla voidaan tehostaa ja järjestelmällistää suunnittelijoiden työtä

• Tekniikat ja menetelmät, joiden avulla suunnittelijat voivat kuvata ideoitaan mahdollistaen

kommunikoinnin

• Organisatoriset ja hallinnolliset tekniikat ja standardit

• Toimintatapojen sekä

apuvälineiden tunteminen, joiden avulla suunnittelijat voivat suorittaa tehtävänsä

28 Davenport, T. et ai: Working Knowledge (1998), s. 90 29 Davenport, T. et al: Working Knowledge (1998), s. 96

30 Calonius, M: Liiketoimintaprosessien nykytilan mallintaminen liiketoiminnan ja sitä tukevan tietotekniikan kehittämisessä (2003), s. 25-26

31 Marimo, J: Knowledge Management in Mechanical Engineering (2001), s. 8

(19)

Tuomas Angervuori

Projektiin sisältyvä tietämys jakautuu projektissa työskentelevien osapuolten kesken, jossa kullakin osapuolella on oma erikoisosaamisensa. Projektissa olevien osapuolien määrän kasvaessa monipuolistuu myös erikoisosaamisien kenttä. Tällöin on kiinnitettävä huomiota siihen, että jokainen osapuoli saa juuri häntä koskevat tiedot.

2.1.4.1 Tietämyksen elinkaari

Projekteihin liittyvän tietämyksen voi jakaa kolmeen osaan: tietämys projektista, projektissa oleva tietämys sekä projektista saatava tietämys.

Parhaat toimintatavat, projekteista oppiminen

Suunnittelu Dokumentit

Asiantuntijat Toimintatavat

Valvonta ja raportointi

Projektin hallinta

Tietämys projektista

Tietämys projektissa Projektista saatava tietämys

Kuva 6: Projekteihin liittyvä tietämys (Lähde: Damm, D et ai: Security issues of a knowledge medium for distributed project work, s. 40)

Tietämys projektista tarkoittaa esimerkiksi projektista olevia suunnitelmia, aikatauluja, organisaatiorakennetta ja työskentelytapoja. Myös organisaation kulttuurinen tietämys kuuluu hyvin pitkälti tähän luokkaan. Etenkin työskentelytapoihin liittyy paljon hiljaista tietämystä. Toisaalta monet projektiorganisaation osapuolet voivat olla kokeneita projektinjohtajia tai

(20)

Tuomas Angervuori

työntekijöitä, joilla on paljon hiljaista tietämystä projektin hallintaan liittyvissä

• • 32

asioissa.

Tietämys projektissa tarkoittaa projektin senhetkisen suorittamiseen liittyvää tietämystä, joka toimii projektin työn onnistuneen läpiviennin välineenä. Tällaista tietoa ovat mm. projektikokoukset, tehtävälistaukset ja tilanneraportit.32 33

Projektista saatava tietämys on aiemmista projekteista saatua tietämystä, jota voidaan hyödyntää tulevissa projekteissa. Tällaista tietämystä ovat esimerkiksi käytetyt työskentelytavat sekä tehdyt virheet ratkaisuineen ja seurauksineen.

Projektin tietämysalueista tällä alueella on eniten hiljaista tietoa ja siksi projektista saatavan tietämyksen hallinta on vaikeampaa kuin kahden muun edellä esitetyn alueen.34

Suunnitteluun ja prosessiin

liittyvä tietämys

Uusi tietämys

prosessista / T oiminta- kokemus Suunnitteluun \

ja prosessiin '

liittyvä tietämys Huolto-

historia

Kehitys, Toteutus

Tuotanto, Ylläpito

Seuraava projekti

Kuva 7: Tiedonkulku projektin elinkaaren vaiheiden välillä (Lähde: Pehu-Lehtonen, H:

Älykkäät pöytäkirjat, s. 23)

Tarvittava tietämys painottuu eri asioihin projektin elinkaaren aikana. Projektin alussa eli kehitysvaiheessa sekä toteutusvaiheen alussa keskeisiä asioita ovat projektin tavoitteet, vastuut, hinta- ja hankinta-asiat sekä projektiin liittyvät suunnitelmat. Toteutusvaiheessa tietämys painottuu tilannekatsauksiin ja niistä

32 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat (2002), s. 20 33 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat (2002), s. 20 34 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat (2002), s. 20

(21)

Tuomas Angervuori

seuraaviin muutoksiin. Projektin päätösvaiheessa tärkeitä asioita ovat projektin tulos, tuotteen käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja raportit sekä projektin osapuolilta saatu palaute.35

2.1.4.2Tietämys projektiorganisaatiossa

Projektiorganisaatiossa informaatio kerätään tapahtumapaikalta, eli työnjohtajilta ja -tekijöiltä. Mentäessä organisaatiossa ylöspäin informaation määrän tarve ja kiireellisyys pienenevät. Vastaavasti ohjeet ja päätökset kulkevat projektiorganisaatiossa alaspäin. Johdon tehtävä on huolehtia siitä, että riittävä määrä informaatiota kulkee organisaatiossa sitä tarvitseville osapuolille.36

irojukdeg jo^tt / \ yksikohtaiset irojektif \ / \ toimintaohjeet

Kuva 8: Projektiorganisaation informaatiotarve (Muokattu lähteestä: Ruuska, K: Projekti hallintaan, s. 149)

Projektissa tapahtuvaa viestinnän voidaan kuvata jakautuvan asiatietoon, toiminnalliseen tietoon sekä strategiseen tietoon. Asiatiedolla tarkoitetaan sitä, mitä asioista tiedetään, toiminnallisella tiedolla sitä, miten asiat toimivat ja strategisella tiedolla sitä, miksi asiat toimivat tietyllä tavalla. Vastaavasti tietotyypit jakautuvat kolmeen ulottuvuuteen, itse viestintäprosessiin, prosessissa kulkevaan informaatioon sekä siitä syntyvään tietämykseen 37.

35 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat (2002), s. 22 36 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat (2002), s. 21-22 37 Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat (2002), s. 5

(22)

Tuomas Angervuori

Prosessitaso Informaatiotaso Tietämystaso Asiatieto ■ Keitä prosessiin

osallistuu?

■ Mitä välineitä prosessissa käytetään?

■ Mitä

informaatiota prosessista syntyy?

■ Mitä tietoa prosessissa syntyy?

■ Kuka tarvitsee tietoa?

Toiminnallinen tieto

■ Mitä

prosessissa tapahtuu?

■ Mitkä ovat prosessin vaiheet?

■ Miten informaatio syntyy?

■ Miten tietämys syntyy?

Strateginen tieto ■ Miksi prosessia tarvitaan?

■ Miten prosessin tavoitteet

aiotaan saavuttaa?

■ Mikä on informaation tarkoitus?

■ Miten tarkoitus saavutetaan?

■ Miksi tietämystä tarvitaan?

■ Miten tieto pitäisi esittää?

Taulukko 1: Projekteissa syntyvän tiedon luokittelu (Lähde: Pehu-Lehtonen, H: Älykkäät pöytäkirjat, s. 5)

2.1.4.3 Verkostoituminen

Projektiorganisaation toiminnassa on tyypillisesti mukana useita yrityksiä, kuten toimittajia ja aliurakoitsijoita. Tällöin muodostuu organisaatioverkosto, jossa tuote ajatellaan tehtävän verkostoituneiden partnerien muodostamassa

”virtuaaliyrityksessä”.

Verkostojen hyvä toiminta perustuu tietojen jakamiseen, aitoon yhteistyöhön ja luottamukseen. Motiivina toiminnalle on yhteinen etu. Ryhmien väliset kontaktit ovat usein suoria ja tapahtuvat ilman välikäsiä. Tämä edellyttää vallan ja valtuuksien jakamista sekä henkilöstön aiempaa laajempaa osaamista ja teoreettista tietämystä.38

38Kasvi, J: Organisaation muisti (2000), s. 172-173

(23)

Tuomas Angervuori

2.2 Rakennushanke

Rakennushanke on projekti, jonka tarkoituksena on tyydyttää asiakkaan tilantarve eli tuottaa tiettyä toimintaa palveleva tila. Hanke alkaa, kun tila päätetään hankkia rakentamalla ja päättyy, kun uudisrakentamalla tai korjausrakentamalla rakennettu tila otetaan käyttöön.39

Rakennushankkeen tuote on yleensä uniikki, sillä toista täysin samanlaista rakennusta ei ole. Myös itse prosessi, jolla tuote valmistetaan on uniikki. Näin ollen hankkeen kuluessa täytyy innovoida sekä tuote että prosessi, jolla tuote valmistetaan.40

Projekti Prosessi

• projektipäällikkö • prosessin omistaja

• nimetty vastuuhenkilö • rooli

• tehtävä • toiminto tai vaihe

• tietty kalenteriin sidottu aikataulu • kesto

• projektisuunnitelma • prosessin kuvaus

• suorituskyvyn mitta on ero suunnitelmiin

• suorituskyvyn mitta on prosessin hajonta

• lineaarinen, ainutkertainen • syklinen, toistuva

>==> o

Kuva 9: Prosessin ja projektin erot (Lähde: Leinikka, L: Prosessitieto verkottuneessa projektissa, s. 24)

2.2.1 Rakennushankkeen osapuolet

Rakennushankkeessa on yleensä useita osapuolia, joilla on omat roolinsa rakennushankkeessa. Osapuolien määrään ja tehtäväkenttiin vaikuttavat mm.

hankkeen laajuus, vaativuus, kesto sekä ammattitaito.

Koska rakennushanke on uniikki, täytyy hankkeen kuluessa sekä innovoida tuote että prosessi, jolla tuote valmistetaan. Hankkeen osapuolien tavoitteet

39 Väisänen, J: Rakennusyrityksen tietokokonaisuuksien määrittäminen (2007), s. 14 40 Leinikka, L.: Prosessitieto verkottuneissa projekteissa (2005), s. 1

(24)

Tuomas Angervuori

voivat kuitenkin olla ristiriidassa keskenään.41 Näin ollen osapuolien tulee olla yhtä mieltä siitä millainen tuote tuotetaan sekä miten tämä tuote valmistetaan.

Johtoryhmät Laatutoiminta

Tukitoiminnot

Viiteryhmät

Operatiivinen projektityö

Kuva 10: Projektin osapuolien suhde (Lähde: Ruuska, K: Projekti hallintaan, s. 81)

2.2.1.1 Omistaja

Omistaja on osapuoli, joka investoi rakennushankkeeseen rahaa eri lähtökohtia ajatellen. Rakennus voidaan rakentaa palvelemaan tilaajan omaa käyttöä (esim.

teollisuuden tuotantolaitos), jolloin kyseessä on käyttäjä-omistaja. Sijoittaja- omistaja investoi rakennukseen saavuttaakseen tuottoa (esim. vuokra-asunnot).

Yhteiskuntaomistaja puolestaan tilaa rakennuksen palvelemaan kansalaisten yleisiä tarpeita (esim. kaupunkien vuokra-asunnot).42

41 Leinikka, L: Prosessitieto verkottuneessa projektissa (2005), s. 1 42 Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 32

(25)

Tuomas Angervooni

2.2.1.2 Käyttäjä

Käyttäjä on rakennuksen lopullinen käyttäjä. Käyttäjä edustaa sen toiminnan asiantuntemusta, jonka tilantarvetta varten hanke perustetaan. Käyttäjän esittämät toiminnalliset ja laadulliset vaatimukset ja tavoitteet ovat lähtökohtana hankkeelle. Käyttäjän organisaatiosta hankkeelle tärkeät tahot ovat toiminnasta ja kiinteistöhoidosta vastaavat tahot.43

Rakennuksen käyttäjiä voivat olla varsinaiset käyttäjät, kuten eri henkilöstö- tai asiakasryhmät, toiminnasta vastaava organisaatio tai kiinteistönpidon organisaatio. Ellei tulevia käyttäjiä ole tiedossa tai käyttäjät eivät voi osallistua hankkeeseen, käyttäjiä edustaa käyttäjien tarpeita ja rakennuksen tarkoitettua toimintaa hyvin tunteva asiantuntija.44

2.2.1.3Tilaaja

Tilaaja määrittää käyttäjän tavoitteiden mukaisesti hankkeelle toiminnalliset, tekniset ja laadulliset vaatimukset sekä arvioi hankkeen laajuuden ja kiireellisyyden. Tilaaja voi olla rakennuksen lopullinen käyttäjä tai ainoastaan hankkeen rahoittava osapuoli, joka aikoo myydä tilan eteenpäin eri käyttäjille.45 2.2.1.4 Rakennuttaja

Rakennuttaja vastaa projektin läpiviennistä käynnistäen hankkeen ja huolehtien hankkeen läpiviennistä sekä koordinoinnista. Rakennuttaja vastaa siitä, että käyttäjä saa käyttöönsä tarpeidensa mukaiset tilat. Rakennuttajatehtävästä huolehtii siihen perehtynyt organisaatio tai henkilö. Hankkeen laajuudesta ja tilaajan kyvystä riippuen tilaaja, käyttäjä sekä rakennuttaja voivat olla sama henkilö tai organisaatio.

Rakennuttaja käynnistää tilaajan aloitteesta hankkeen ohjelman suunnittelun, valitsee suunnittelijat, huolehtii rakentamiseen liittyvästä päätöksenteosta ja organisoinnista sekä vastaa hankkeen kustannusohjauksesta. Muita rakennuttajalle tärkeitä tehtäviä ovat hankkeen toteuttamisedellytysten selvittäminen, hankeaikataulun laatiminen, suunnittelun ja toteutuksen valvominen sekä tarvittavien päätöksien ja lupien hakeminen.46

43 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 5 44 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 5 45 Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 32-33 46 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 6

(26)

Tuomas Angervuori

2.2.1.5SuunnitteMjat

Suunnittelijat vastaavat rakennuksen toteutussuunnittelusta. Osapuoli muodostuu suunnittelijaryhmästä, jossa on edustettuna eri alojen suunnitteluasiantuntemus. Suunnitteluryhmän työn koordinoinnista vastaa maankäyttö- ja rakennuslain vaatima pääsuunnittelija, joka on arkkitehtisuunnittelusta vastaava suunnittelija.47

Perinteisessä talonrakennushankkeessa suunnitteluun osallistuvat arkkitehti-, rakennustekniset-, LVI- ja sähkösuunnittelijat sekä pohjatutkijat. Lisäksi kustannus- ja aikataulusuunnittelu sekä määrälaskenta tehdään hankeorganisaation toimesta tai ulkoistettuna.48

2.2.1.6Toteuttajat

Toteuttaja on rakennushankkeen osapuoli, joka rakennuttajan toimeksiannosta vastaa lopputuotteen konkreettisesta tuottamisesta. Rakennustyöt voidaan tehdä rakennuttajan omista resursseista ja rakennushankkeen luonteesta riippuen rakennuttavan organisaation omana työnä tai urakoitsijoita käyttäen.

Urakalla tehdyissä rakennustöissä urakoitsijat toteuttavat rakennussuunnitelmat rakennuttajan kanssa sovittujen sopimusten mukaisesti.49

Mikäli urakka teetetään yhdellä urakoitsijalla, kutsutaan tätä pääurakoitsijaksi.

Pääurakoitsija voi ostaa urakkasuorituksia aliurakoitsijoilta ja teettää toimeksiantosopimuksia esimerkiksi suunnittelusta. Jos rakennuttaja tekee useita urakkasopimuksia ja yksi urakoitsija nimetään pääurakoitsijaksi ja muut ovat sivu-urakoitsijoita. Kun pääurakoitsijaa ei nimetä, kaikki urakoitsijat ovat keskenään samanarvoisia osaurakoitsijoita.50

2.2.1.7Toimittajat

Toimittajilla tarkoitetaan rakennustarvikkeita ja -materiaaleja myyviä yrityksiä.

Rakennusmateriaalin ostaja eli materiaalihankintojen tekijä voi olla urakoitsija tai rakennuttaja.51

2.2.1.8 Viranomaiset

Viranomaisten rooli rakennushankkeessa on asettaa yhteiskunnan puolesta vaatimuksia suunnittelulle ja rakentamiselle. Viranomaiset valvovat suunnittelua ja rakentamista lakien, asetusten, eri asteisten kaavojen, yleisten ja paikallisten

47 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 7 48 Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 34 49 Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 35 50 Kts. Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 65-66 51 Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 35

(27)

Tuomas Angervoon

määräysten ja normien pohjalta. Viranomaisten päävastuu on rakennusvalvonnassa, jossa kiinnitetään huomiota rakennuksen teknilliseen toimivuuteen, turvallisuuteen ja terveellisyyteen sekä itse rakennustyön suorittamiseen.52

2.2.2 Rakennushankkeen kulku

Rakennushanke voidaan jakaa sekä sisällöllisesti että ajallisesti eri vaiheisiin.

Näitä vaiheita ovat tarveselvitys, hankesuunnittelu, rakennussuunnittelu, rakentaminen ja käyttöönotto.53 Vastaavasti rakennussuunnitteluvaihe voidaan jakaa luonnossuunnitteluksi ja toteutussuunnitteluksi.54

Rakentamisen vaiheet kuvataan usein peräkkäin tapahtuviksi (Kuva 11), mutta käytännössä vaiheet limittyvät kuitenkin jonkin verran päällekkäin (Kuva 12).

Näin on erityisesti suunnittelu- ja rakentamisvaiheen osalta,55 johtuen käyttäjän kykenemättömyydestä antaa yksilöityjä tilavaatimuksia suunnittelun alkuvaiheessa.56

Kuva 11: Rakennushankkeen kulku (Lähde: Sulankivi et ai: Nykyinen suunnittelu rakentamisprosessi, s. 9)

52 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1998), s. 9 53 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1998), s. 3

54 Kiiras, J. et ai: Rakentamisen johtamisen ja suunnittelun tehtävä luetteloiden kehittäminen (2007), s. 8

65 Sulankivi, K et ai: Nykyinen suunnittelu-rakentamisprosessi (2002), s. 9

56 Kiiras, J. et ai: Rakentamisen johtamisen ja suunnittelun tehtäväluetteloiden kehittäminen (2007), s. 59

(28)

Tuomas Angervuori

Kuva 12: Rakennushankkeen kulku käytännössä (Lähde: Sulankivi et ai: Nykyinen suunnittelu-rakentamisprosessi, s. 10)

Rakennushankkeessa tietoa syntyy prosessin eri vaiheissa tarkentuen asteittain. Hankkeen alussa tieto perustuu arvioihin ja tilastoihin, mutta suunnittelun edetessä tiedon oikeellisuus lisääntyy.57

Tiedon käyttö hankkeessa

" AS-budt- suunnitehnat

Tuotteen tarkentuva

tieto

Mààrâbtlwva. Ыаро>чатп Iwmomdu Käytettävät

tietorakenteet

Kuva 13: Tiedon tarkentuminen rakennushankkeessa (Lähde: Väisänen, J:

Rakennusyrityksen tietokokonaisuuksien määrittäminen, s. 29)

57 Väisänen, J: Rakennusyrityksen tietokokonaisuuksien määrittäminen (2007), s. 28-29

(29)

Tuomas Angervuori

2.2.2.1 Tarveselvitysvaihe

Yrityksen tai yhteisön tilantarpeen vuoksi tehdään tarveselvitys, joka käynnistää rakennusprosessin. Tarveselvityksessä hankepäätöksen pohjaksi tehdään selvitys, jossa perustellaan hankkeen tarpeellisuus, kuvataan tarvittavat tilat, tutkitaan tilantarpeen tyydyttämisen vaihtoehdot sekä arvostellaan eri ratkaisuiden edullisuus. 58 Vaiheessa selvitetään mm. toiminnan vaatimat mitoitusperusteet, mahdolliset tilahankintavaihtoehdot, hankkeen taloudelliset tavoitteet ja reunaehdot sekä kannattavuuslaskelmat ja hankkeen riskit.59

Tarveselvitysvaiheeseen osallistuvat käyttäjä, rakennuttaja ja tarvittaessa suunnittelijat. Tarveselvityksen tekeminen on käyttäjän tehtävä kun taas rakennuttajan tehtävänä on toimia hankkeen toteuttamisedellytysten arvioinnin asiantuntijana.60

2.2.2.2Hankesuunnitteluvaihe

Hankesuunnitteluvaiheessa määritellään rakennushankkeen laajuus-, laatu-, kustannus- ja aikatavoitteet tarveselvityksessä määriteltyjen taloudellisten ja arkkitehtonisten puitteiden pohjalta. Hankesuunnitelmassa vahvistetaan hankkeen tavoitteet, tilaohjelma, rakennuspaikka, kustannus ja ajoitus. Jos hankesuunnitelmaan sisältyy alustavia piirustuksia, mainitaan miltä osin ne ovat mahdollisesti jatkosuunnittelua sitovia.61

Hankesuunnitteluvaiheeseen osallistuvat käyttäjä, rakennuttaja ja suunnittelijat.

Käyttäjä esittää lähtökohdat ja tarpeet tulevan toiminnan kannalta sekä perustaa tarvittaessa hankesuunnittelua valvovan johtoryhmän. Rakennuttajan tehtävänä on toimia asiantuntijana hankkeen sisällön ja sen läpiviennin sekä organisoimisen kannalta. Suunnittelijan työ painottuu rakennussuunnittelun pohjaksi tarvittavien tietojen kokoamiseen ja muokkaamiseen. Myös arkkitehtisuunnittelijan mukaan ottaminen olisi hankkeelle edullista tilaohjelma- asiantuntemuksen takaamiseksi. Myös rakennesuunnittelija, LVIS-suunnittelija, kustannussuunnittelija, kiinteistönhoidon asiantuntija sekä mahdolliset muut suunnittelijat voivat tarvittaessa osallistua ennakkosuunnitteluun.62

Hankesuunnitteluvaiheessa selvitetään muun muassa rakennuspaikan ominaisuudet ja kunnallistekniikka, laaditaan hankkeelle budjetti ja arvioidaan

58 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 10

59 Kiiras, J et ai: Rakentamisen johtamisen ja suunnittelun tehtäväluetteloiden kehittäminen (2007), s. 136

60 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 10 61 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 11 62 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 11

(30)

Tuomas Angervuori

tuotot, selvitetään hankkeen rahoitus sekä laaditaan projektisuunnitelma ja ehdotus investointipäätökseksi.63

2.2.2.3 Rakennussuunnitteluvaihe

Rakennussuunnittelu on rakennuskohteen ympäristöön soveltuvan, arkkitehtonisen, toiminnallisen ja teknisen ratkaisun kehittämistä edellisissä vaiheissa määriteltyjen tavoitteiden ja puitteiden mukaan. Suunnittelulla on keskeinen merkitys hankkeen onnistumiselle. Suunnittelija käy rakennuttajan kanssa hankesuunnitelmassa esitetyt lähtökohdat ja tavoitteet ennen suunnittelun aloitusta. Hankkeesta laaditaan tekniset ja juridiset asiakirjat.

Niiden muoto ja tarvittava sisältö riippuvat hankkeen toteutustavasta.64

Rakennussuunnittelu jaetaan viiteen vaiheeseen, joita ovat: ehdotusvaihe (L1), luonnosvaihe (L2), pääpiirustusvaihe (T1), työpiirustusvaihe (T2) ja täydentävä suunnittelu (T3). Ehdotusvaiheessa valitaan suunnitelmista sopivin tilojen sijoittelu, massoittelu ja toiminnalliset ratkaisut luonnosten pohjaksi.

Luonnosvaihe sisältää asemapiirroksen, pohjapiirustukset, leikkaukset, selvitykset tilaohjelmasta sekä rakennusselostuksen. Pääpiirrosvaihe sisältää pääpiirustukset, mitoittamattomat työpiirustukset ja alustavat työselostukset sekä LVIS-, pohjatutkimus- ja kustannussuunnitelmat. Näistä suunnitelmista tulostetaan mm. rakennuslupa-asiakirjat. Täydentävässä suunnittelussa näitä suunnitelmia edelleen täydennetään.65

Rakennussuunnitteluun osallistuvat käyttäjä, rakennuttaja, suunnittelija ja viranomaiset. Käyttäjä seuraa suunnittelun vaiheita haluamallaan tavalla ja tarkkuudella ja hyväksyy suunnitelmat eri vaiheissa toiminnallisen ratkaisun osalta. Rakennuttaja suorittaa suunnittelijavalinnat yhteystyössä käyttäjän kanssa.

2.2.2.4 Rakentamisvaihe

Rakentamisvaiheessa rakennetaan suunniteltu kohde. Vaihe alkaa urakkasopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy kohteen luovuttamiseen rakennuttajalle. Rakennustyö tehdään valitun urakkamuodon mukaisesti ja solmittujen urakkasopimuksien mukaan. Velvoitteet ja vastuut määritetään sopimusasiakirjoihin, yleensä YSE 1998:n mukaisesti.66

63 Kiiras, J. et ai: Rakentamisen johtamisen ja suunnittelun tehtäväluetteloiden kehittäminen (2007), s. 136-137

64 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 12 65 Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 54-55 66 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 14

(31)

Tuomas Angervuori

Rakentamisvaiheen aikaisesta eri osapuolten suorittamasta rakennustyön valvonnasta laaditaan valvontasuunnitelma. Rakentamisvaiheen aikana järjestettävät työmaakokoukset toimivat kaikille toteuttamiseen osallistuville osapuolille paikkana, joissa voidaan sopia rakentamisen aikana eteen tulevista ongelmista. Kokouksissa seurataan myös työmaan etenemistä kunkin urakkasuorituksen osalta.67

Rakennuttaja vastaanottaa vastaanottotarkastuksessa valmiin rakennuksen urakoitsijalta ja luovuttaa rakennuksen käyttäjälle, jolloin vastuu rakennuksesta siirtyy käyttäjälle. Teknisten järjestelmien osalta vastaanoton valmistelu ja käyttöhenkilökunnan opastus aloitetaan jo ennen vastaanottotarkastusta, järjestelmien toimintakokeiden ja koekäyttöjen yhteydessä.

2.2.2.5 Käy ttöönottovai he

Käyttöönottovaiheessa tilaaja tai käyttäjä perehdytetään rakennuksen käyttöön.

Käyttöönottoon liittyvät olennaiset asiat on otettu huomioon jo hankesuunnittelun aikana. Koko rakennussuunnittelun ajan on tehty ja tarkennettu rakennuksen käyttöön ja huoltoon liittyviä ohjeita, joista kootaan käyttäjälle rakennuksen huoltokirja. Rakennuksen siirtyminen käyttäjän haltuun edellyttää rakennuksen kunnossapidon ja huollon järjestämistä, mahdollisten huoltosopimusten solmimista ja takuuajan toimenpiteiden järjestämistä.68

Valmistuneesta rakennustyöstä laaditaan jälkianalyysi, jonka avulla pyritään arvioimaan projektin onnistumisia ja epäonnistumisia. Analyysin tarkoituksena on luoda projektin osallistujille yhteinen näkemys onnistumiseen tai epäonnistumiseen johtaneista syistä. Jälkianalyysiin osallistuvat työmaan johto, projektin hankinta ja kustannuslaskenta.69

2.2.3 Urakkamuodot

Rakennushankkeen alussa tilaaja päättää, mitkä projektin tehtävät hän suorittaa itse ja mitkä hankkii ulkopuolisina palveluina. Päätettävänä on mm. hankitaanko suunnittelu ja rakentaminen yhtenä kokonaisuutena vai erikseen sekä toteutetaanko rakennustyöt yhtenä vai useana urakkana. Lisäksi urakkamuotoon vaikuttavat urakkahinnan maksuperuste (suoritus- tai kustannusperuste) sekä urakoitsijoiden väliset suhteet (alistus).70

67 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 14 68 RT 10-10387 Talonrakennushankkeen kulku (1989), s. 15 69 NCC Rakennus Oy toimintajärjestelmä

70 Kts. Vuorela, K. et ai: Johdatus rakentamistalouteen (1998), s. 62-69

(32)

Tuomas Angervoon

Urakkamuodon perustuessa suoritusvelvollisuuden laajuuteen, tilaaja voi päättää siirtääkö hän hankkeen toteutuksen vastuun urakoijalle hankesuunnittelun, luonnossuunnittelun tai toteutussuunnittelun jälkeen. Tilaaja voi myös huolehtia itse rakennustyön johtamisesta sekä hankintatoimesta (kuva

14).

locate J [poteetePJ

totona*-

motto

PÄAURAKKAMUODOT OSAURAKKAMUOOO!

(PJ-røkentaminen)

PJtoteatictan tehtävä»

Пакет. * IJ * Ra* lyöt 2 LUONNOSSUUNNinELU

4 HANKINTATOIMI JA TYÖMAAN JOHTAMINEN

5 RAKENNUSTYÖT 1 HANKESUUNNITTELU

3 TOTEUTUSSUUNNITTELU

Elote On

Joetta-

mokka

Kuva 14: Vastuujako eri urakkamuodoissa (Lähde: Peltonen, T.: Tilaajan riskit eri urakkamuodoissa, s. 11)

Perustajaurakoinnissa eli omaperusteisessa tuotannossa (myös gryndaus tai RS-prosessi) rakennusyritys perustaa asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön, merkitsee sen osakkeet ja solmii sen kanssa urakkasopimuksen.

Perustajaurakoitsija suunnitelee sekä rakentaa kohteen ja myy asunto- tai kiinteistöyhtiön osakkeet. Yleensä myynti aloitetaan jo rakennusaikana.

Asuntokohteen tapauksessa asiakas ostaa asunto-osakkeet asunto- osakeyhtiöltä.71

71 Väisänen, J: Rakennusyrityksen tietokokonaisuuksien määrittäminen (2007), s. 20

(33)

Tuomas Angervuori

2.3 Yrityksen tietojärjestelmät

Tiedonhallintajärjestelmien merkitys organisaatioiden tiedon välitykseen on merkittävä etenkin sellaisissa organisaatioissa, jotka toimivat maantieteellisesti laajalla alueella. Näissä tapauksissa sähköinen informaation välitys, kuten puhelin ja internet, voivat olla ainoita tehokkaita keinoja informaation välittämiseen koko organisaation tasolla.

Tietämyksen luomisen kannalta on oleellista, että on tarjottuna paikka, jossa voidaan tuoda esiin yhteyksiä tietojen välille. Kyseisen paikan ei tarvitse kuitenkaan olla fyysinen tila vaan oleellista on ihmisten ja yhteisöiden vuorovaikutuksen mahdollistava ympäristö. Tällaisien ympäristöjen muodostamiseen voidaan hyödyntää myös informaatioteknologiaa.72

Informaation välittämisessä tietojärjestelmien kautta piilee kuitenkin myös riski, sillä teknologia mahdollistaa lähinnä eksplisiittisen tiedon tallentamisen ja välittämisen organisaatiossa. Yrityksen hiljaisen tiedon välittäminen jääkin usein järjestelmiä suunniteltaessa huomioimatta.73 Vastaavasti eksplisiittinen tieto on yleisesti myös julkista tietoa joka on myös kilpailijoiden saatavissa olevaa tietoa.74 Näin ollen hiljaisella tiedolla voi olla suuri merkitys yrityksen kilpailuedun kannalta.

72 von Krogh, G. et al: Knowledge Creation: A Source of Value (2000), s. 93-94

73 Johannessen, J-А. et al: Mismanagement of tacit knowledge: the importance of tacit knowledge, the danger of information technology, and what to do about it (2001), s. 4-5 74 von Krogh, G.: Knowledge Creation: A Source of Value (2000), s. 91-92

(34)

Tuomas Angervuori

Valinta vaikuttaa Aiheuttaa

suuremman tarpeen

Tukee Kestävä

kilpailuetu

Tukee Puuttuminen

vaikeuttaa >

Jättää helposti varjoonsa

Hiljainen tieto Eksplisiittinen tieto

Informaation hall intaj är je s te lm ä

Kuva 15: Informaation suhde organisaation tietämykseen (Lähde: Johannessen, J-А. et ai: Mismanagement of tacit knowledge: the Importance of tacit knowledge, the danger of Information technology, and what to do about It, s. 6)

Yksi yleinen ongelma on projekteista saatavan tiedon varastoiminen moneen erilliseen järjestelmään, jotka eivät ole yhteensopivia keskenään.75 Tällöin eri järjestelmien sisältämien tietojen yhdistäminen ja ylipäätänsä oleellisen tiedon

löytäminen tietojärjestelmistä hankaloituu.

Informaatiosaarekkeiden synnylle on useita syitä. Useasti eri toiminnoille, kuten kirjanpito, tilaukset ja asiakastiedot tallennetaan omissa sovelluksissaan, joiden tiedot eivät ole yhteensopivia keskenään. Isommissa organisaatioissa epäyhteensopivuuksia voi olla jopa osastojen välillä, mikäli osastojen käyttämät ohjelmistot eroavat toisistaan.

2.3.1 Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmät

Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmällä (engl. Enterprise Resource Planning, ERP) tarkoitetaan järjestelmää jossa pyritään integroimaan yrityksen eri toimintaprosessit, kuten tuotanto, laskutus ja kirjanpito yhdeksi yhtenäiseksi järjestelmäksi. Tyypillisesti toiminnanohjausjärjestelmät koostuvat useista eri ohjelmakomponenteista, jotka hyödyntävät yhteistä tietovarastoa.76

75 76

Honeycutt, J: Tietämyksen hallinta (2001), s. 12-13 T-86.5141 Enterprise Architechtures, kurssimateriaali 2006

(35)

Tuomas Angervuori

Kuva 16: Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) rakenne (Muokattu lähteestä:

Davenport, T: Putting the Enterprise into the Enterprise System, http://polaris.umuc.edu/~fbetz/references/Davenport.html)

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii yrityksen toimintaprosessien ja toimintaprosesseihin liittyvien tietokokonaisuuksien määrittelemisen, jonka mukaiseksi käyttöön otettava toiminnanohjausjärjestelmä määritellään.

Toiminnanohjausjärjestelmä vaatii usein myös yrityksen toimintaprosessien sekä toimintaprosesseissa tuotettavan tiedon standardisointia vastaamaan toiminnanohjausjärjestelmän vaatimuksia, sillä toiminnanohjausjärjestelmän muokkausmahdollisuudet ovat rajalliset.77 Tämä voi olla ongelmallista yrityksille, joille yksilölliset toimintaprosessit ovat merkittävä kilpailutekijä. Toisaalta toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa mm. yrityksen sisäisien prosessien huomattavasti paremman integraation, minkä ansiosta yrityksen toimintaa voidaan tehostaa. Näin ollen toimintaprosessien yhtenäistämisestä saavutettavat hyödyt ovat usein haittoja merkittävämpiä.78

77 Davenport, T: Putting the Enterprise into the Enterprise System,

http://polaris.umuc.edu/~fbetz/references/Davenport.html (viitattu 5.10.2007) 78 TU-22.1177 ERP-ja APS-järjestelmien erikoiskurssi, kurssimateriaali 2007

(36)

Tuomas Angervuori

Controlling _Actual

(prell- mlmnory) requisition orde i

o|ien item open item CÓrJpl oid.| v-1 tunt nid

Actual

Logistic Invoice

rec.

«eliminar postmul Purchd!

order

Goods rec.

Purchase req.

Accounting

Treasury

Cash forecast

Kuva 17: Yrityksen toimintaprosessien integrointi (Lähde: T-86.5141 Enterprise Architectures, kurssimateriaali 2006)

2.3.2 Tuotetiedon hallinta

Tuotetiedon hallinnalla (engl. Product Data Management, RDM) tarkoitetaan yrityksen tuotteisiin liittyvän tiedon organisointiin, saantiin ja kontrolloimiseen sekä tuotetyypin ja -yksilön elinkaaren hallintaan liittyvää keskitettyä tiedonhallintajärjestelmää. Tuotetiedon hallintajärjestelmällä ylläpidetään tuotteisiin liittyvää suurta tietomäärää, sekä digitaalisina tiedostoina että paperidokumentteina.79 Hallinta toteutetaan useiden toisiaan täydentävän toiminnon avulla (kuva 18).

79Jalonen, R: Tuotetiedon hallinnan nykytilan kartoitusmenetelmä (1999), s. 49

(37)

Tuomas Angervuori

Kuva 18: Tuotetiedon hallinnan toimintoja (Lähde: Jalonen, R.: Tuotetiedon hallinnan nykytilan kartoitusmenetelmä, s. 50)

Tuotetiedon hallinta ei sisällä varsinaisesti tietoa tiettyjen toimintaprosessien vaiheista, mutta pyrkimyksenä on integroida tuotetietoa tuottavat sekä tarvitsevat järjestelmät. Tällöin saadaan tehostettua jo kertaalleen tehdyn työn uudelleenkäyttöä ja toisaalta varmistetaan oikean tiedon saaminen oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa. Tällä parannetaan organisaation eri toimintojen välistä yhteistyötä.80

80Jalonen, R: Tuotetiedon hallinnan nykytilan kartoitusmenetelmä (1999), s. 57

(38)

Tuomas Angervuori

Osto ja talous

tetiedon he#/¿

Markkinointi, myynti ja asiakaspalvelu nnitteluja -kehitys

valmistus

MRP järjestelmät

jø n

Tuotanto

,/edon Infrae«^

Asiakkaat

Projektin

hallinta

JL

Jatkuvat prosessit

Toimittajat Kuva 19: Tuotetiedon hallintajärjestelmään integroitavat organisaation tuotetietoa luovat ja käyttävät järjestelmät (Lähde: Jalonen, R.: Tuotetiedon hallinnan nykytilan

kartoitusmenetelmä, s. 58)

Tuotetiedon hallintajärjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän suurin yksittäinen haaste on ratkaista järjestelmien päällekkäisyydet (Kuva 20).81 Tuotetiedon hallintajärjestelmät ovat laajentuneet tukemaan organisaation liiketoimintaprosesseja samalla kun toiminnanohjausjärjestelmät ovat monipuolistuneet tukemaan mm. dokumenttien arkistointia, työnkulkuja ja projektin hallintamahdollisuuksia. Ratkaisuna onkin järjestelmien integrointi joko tiedonvaihdon avulla tai sisällyttämällä tuotetiedon hallintajärjestelmä kokonaisuudessaan osaksi toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuutta.82

81 Kasvi, J: Organisaation muisti - tieto työn tukena (2000), s. 104 82 Kasvi, J: Organisaation muisti - tieto työn tukena (2000), s. 105