Jyväskylän kaupunki - Konsernihallinto
KILPAILUTTAMISPALVELUIDEN LOMAKKEET - TIETOSUO-
JASELOSTEET
KONSERNIHALLINNON / KILPAILUTTAMISPALVELUIDEN REKISTERIT TIETOSUOJASELOSTEET
EU:n yleinen tietosuoja-asetus Tietosuojalaki
Ilmoittautumis-, kysely- ja yhteydenottolomakkeet ... 4
4
Ilmoittautumis-, kysely- ja yhteydenottolomakkeet
Jyväskylän kaupunki, Kaupunginhallitus Rekisterin yhteyshenkilö
Titteli: Hankintapäällikkö Nimi: Annika Temonen
Puhelinnumero: 014 266 8787
Sähköpostiosoite: tietosuoja@jyvaskyla.fi
Tietosuojavastaava
Jyväskylän kaupungin tietosuojavastaava Nimi: Liina Kuusela
PL 193
40101 JYVÄSKYLÄ p. 014 266 2487
Sähköposti: tietosuoja@jyvaskyla.fi
Rekisterin nimi
• kilpailuttamispalveluiden ilmoittautumiset, kyselyt ja reklamaatiot (Forms, Webropol)
• palvelualoitelomake
• yritysesittelylomake
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lakiperusta
Henkilötiedoista muodostuu rekisteri.
Saatujen yhteydenottojen sekä toteutettujen ilmoittautumisten ja kyselyiden käyttötarkoitus
5
Rekisteritietoja käytetään Kilpailuttamispalveluille tulleiden yhteydenottojen kartoittamiseen ja mahdollisten jatkokeskustelujen käynnistämiseksi toimittajien kanssa:
- yhteyshenkilön tietoja hyödynnetään lomakkeeseen liittyvässä yhteydenpidossa ja tiedottamisessa.
Perusteet:
- henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn täyttämällä ilmoittautumis-, kysely- tai yhteydenottolomakkeen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) 6 artikla 1 kohta a).
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää
- ilmoituksen tekijän etu- ja sukunimen - puhelinnumeron
- sähköpostiosoitteen sekä
- ilmoituksen tekijän lisäämät muut lomakekohtaiset tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki rekisteriin saatavat tiedot saadaan lomakkeen tekijältä eli rekisteröidyltä itseltään.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin pe- rustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekisteihin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6
Rekisteritietojen säilytysaika ja sen perusteet
Tietoja säilytetään kolme (3) vuotta lomakkeen vastaanottamisen jälkeen yhteyshenkilön henkilökohtaisella tietokoneella Excel/Word/PDF -raporttitiedostona, jonka jälkeen tiedot tu- hotaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja saa käyttää vain selosteessa kuvattuun tehtävään.
Henkilötietoja saavat käsitellä vain työntekijät, viranhaltijat tai tekniset ylläpitohenkilöt, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Pääsy tietoihin on henkilökohtaisilla käyt- töoikeuksilla, millä varmistetaan, että tiedot ovat suojassa luvattomalta ja yhteen sopimatto- malta käsittelyltä. Lisäksi kaikilta kaupungin työntekijöiltä edellytetään vaitiolovelvollisuutta, perehtymistä tietosuoja- ja turvaohjeisiin. Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti ja ohjeiden noudattamista valvotaan osana sisäistä valvontaa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on:
- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä - oikeus saada pääsy omiin tietoihin
- oikeus oikaista tietoja
- oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa / oikeus tulla unohdetuksi - oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus - oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukais-
ta perustetta.
Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy kaupungin verkkosivuilta kohdasta tietosuoja ja re- kisteröidyn oikeudet.
7
Rekisteröidyn oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
Tämä tietosuojaseloste toimii informaatioasiakirjana henkilötietojen käsittelystä.
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, onko hänen tietojaan tallennettu henkilörekisteriin ja mitä tietoja hänestä henkilörekisterissä on. Henkilön tulee esittää tarkastuspyyntö, jossa tar- kastettavat tiedot ovat yksilöitynä. Pyyntöjä varten on laadittu lomakkeet, jotka ovat saatavilla Jyväskylän kaupungin palvelupisteissä ja kaupungin verkkosivuilla kohdassa tietosuoja ja re- kisteröidyn oikeudet.
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen kiel- täytymistodistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekis- teröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Tarkastusoikeus on maksutonta kerran vuodessa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kan- sallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia. Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800
00521 HELSINKI
Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6 krs 00520 HELSINKI p. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi
